Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Marsz. J

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Warszawie
ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
tel. (22) 628 28 62; 628 78 42
e-mail: [email protected]
Warszawa, dn. 06. 02. 2014 r.
WK.0920.96.2013
Pan
Roman Smogorzewski
Prezydent Miasta Legionowo
ul. Marsz. J. Piłsudskiego 41
05-120 Legionowo
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 17.01.2014 r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. Poz. 1113 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004 r.
Nr 167, poz. 1747) w dniach od 15.11.2013 r. do 16.01.2014 r. przeprowadzona została
kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do dnia 30.06.2013 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
1. Stwierdzono:
raporty kasowe oraz dowód wpłaty nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za
sprawdzenie tych dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym
(str. 7 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać przepisu art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym dowód księgowy
powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
2. Stwierdzono:
według stanu na dzień 21.11.2013 r. zachodziła niezgodność stanu rzeczywistego druków
1
ścisłego zarachowania dowodów wpłaty – KP „kasa przyjmie” oraz dowodów wypłaty – KW
„kasa wypłaci” ze stanem wynikającym z księgi druków ścisłego zarachowania (str. 10
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z zasadami określonymi
w Instrukcji gospodarki, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, wprowadzonej
przez Prezydenta Miasta Legionowo zarządzeniem nr 32/2012 z dnia 20 lutego 2012 r.
(ze zm.).
3. Stwierdzono:
niezgodność obrotów i sald na kontach: 201, 234, 240 pomiędzy ewidencją syntetyczną
a ewidencją analityczną za 2012 r. (str. 11 protokołu kontroli);
niezgodność salda początkowego i obrotów na kontach 229 i 231 pomiędzy ewidencją
syntetyczną a ewidencją analityczną za 2012 r. (str. 11, 12 protokołu kontroli);
niezgodność obrotów i sald na kontach 201 i 240 pomiędzy ewidencją syntetyczną
a ewidencją analityczną wg stanu na dzień 30.06.2013 r. (str. 12 protokołu kontroli);
niezgodność salda końcowego na kontach 225 i 234 pomiędzy ewidencją syntetyczną
a ewidencją analityczną wg stanu na dzień 30.06.2013 r. (str. 12, 13 protokołu kontroli);
niezgodność obrotów po stronie Wn i salda końcowego na koncie 231 pomiędzy
ewidencją syntetyczną a ewidencją analityczną wg stanu na dzień 30.06.2013 r. (str. 13
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.
U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają
zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się
je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont),
komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Ponadto księgi rachunkowe prowadzić w sposób sprawdzalny, określony w art. 24 ust. 4
cytowanej ustawy.
4. Stwierdzono:
salda kont rozrachunkowych: 201, 225, 229, 231, 234, 240, ewidencji analitycznej
i syntetycznej nie odpowiadały obrotom tych kont i były ustalane jako tzw. „per saldo”, tj.
różnica pomiędzy obrotami po stronie Wn/Ma i Ma/Wn (str. 13 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
stosować reguły prowadzenia kont zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”, zgodnie z treścią
załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. Poz. 289).
5. Stwierdzono:
salda końcowe kont księgowych, wg stanu na dzień 31.12.2011 r. nie zostały ujęte w tej samej
wysokości jako bilans otwarcia na dzień 01.01.2012 r. (str. 15 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
księgi rachunkowe otwierać stanami kont mając na uwadze art. 5 ust. 1 zd. 2 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym
wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów
2
należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach
rachunkowych.
6. Stwierdzono:
do dnia 28.11.2013 r. nie dokonano zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego 2011
i 2012 (str. 15 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
księgi rachunkowe zamykać w terminie określonym w § 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. Poz. 289). Powyższej czynności dokonywać
w sposób określony w art. 12 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.).
7. Stwierdzono:
na dzień 31.12.2012 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji należności na koncie 201
„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w łącznej kwocie 2.432,05zł (str. 24 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym jednostki przeprowadzają na ostatni
dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: aktywów finansowych zgromadzonych
na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów
wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek,
z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości
wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia
i rozliczenia ewentualnych różnic.
8. Stwierdzono:
nieterminowe przeprowadzenie inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2012 r.:
należności w łącznej kwocie 26.397,43zł – konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami” (str. 24 protokołu kontroli);
aktywów finansowych w łącznej kwocie 57.580.000,00zł – konto 030 „Długoterminowe
aktywa finansowe” (str. 25 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 26 ust. 3 pkt 1 w związku z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym termin i
częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli
inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów
wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów
gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 niniejszej ustawy - rozpoczęto nie wcześniej
niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku,
ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą
spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń),
jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego
z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być
ustalony po dniu bilansowym.
3
9. Stwierdzono:
w decyzjach w sprawie wymiaru podatku leśnego:
przyjęto powierzchnie lasów niezgodne z danymi wynikającymi z wypisu z rejestru
gruntów;
opodatkowano podatkiem leśnym grunty oznaczone w ewidencji gruntów i budynków
symbolem B (str. 32 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
- przestrzegać zasad określonych w art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku
leśnym (Dz. U. z 2013 r. Poz. 465), zgodnie z którymi podstawę opodatkowania podatkiem
leśnym stanowi powierzchnia lasu, wyrażona w hektarach, wynikająca z ewidencji gruntów
i budynków,
- grunty opodatkowywać podatkiem od nieruchomości, co wynika z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy
z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz.
613 z późn. zm.),
- doprowadzić do zgodności danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi
wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków.
10. Stwierdzono:
dokonano odpisu podatku od nieruchomości przed doręczeniem decyzji w sprawie umorzenia
podatku (str. 38 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać zapisów § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów
podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), zgodnie
z którym do udokumentowania odpisów służą decyzje, biorąc pod uwagę art. 212 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. Poz. 749 z późn. zm.),
z którego wynika, że organ podatkowy, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili
jej doręczenia.
11. Stwierdzono:
w sprawozdaniach: Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2012 r., Rb-PDP z wykonania
dochodów podatkowych za okres od początku roku do dnia 31.12.2012 r. oraz Rb-27S za
okres początku roku do dnia 31.03.2013 r. wykazano kwotę umorzonych zaległości
podatkowych niezgodną z kwotą umorzonych zaległości podatkowych wynikającą
z wydanych decyzji w ww. okresach sprawozdawczych.
W toku kontroli dokonano korekt ww. sprawozdań (str. 38 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
w sprawozdaniach Rb-27S oraz Rb-PDP wykazywać „Skutki decyzji wydanych przez organ
podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres
sprawozdawczy” w zakresie umorzeń zaległości podatkowych, zgodnie z zasadami
określonymi w § 3 ust. 1 pkt 11 lit. a) i § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań
budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” stanowiącej
załącznik Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., Nr 20, poz. 103).
12. Stwierdzono:
nieterminowe dokonywanie wydatków publicznych wynikających z wcześniej zaciągniętych
zobowiązań (str. 50 protokołu kontroli).
4
Wnioskuję:
przestrzegać przepisu art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2013 r. Poz. 885 z późn. zm.), zgodnie z którym wydatki publiczne
powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych
zobowiązań. Zobowiązania regulować w terminach określonych w zawartych umowach,
mając na uwadze art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr
16, poz. 93 z późn. zm.), według którego wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia.
13. Stwierdzono:
nieterminowe wprowadzenie na majątek Miasta:
zakończonych inwestycji (str. 58, 59, 60 protokołu kontroli),
zakupów inwestycyjnych (str. 60, 61 protokołu kontroli),
gruntów skomunalizowanych decyzjami Wojewody Mazowieckiego (str. 85, 86
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U.
z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło
w tym okresie sprawozdawczym oraz § 18 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289).
14. Stwierdzono:
nieprawidłowe zastosowanie klasyfikacji środków trwałych oraz stawki umorzeniowej dla
wiat przystankowych (str. 60, 61 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
wiaty przystankowe klasyfikować w grupie 8 podgrupie 80 rodzaju 806 zgodnie
z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie
Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2010 r., Nr 242, poz. 1622) oraz stosować
stawkę umorzeniową 10% określoną w załączniku Nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.
o podatku dochodowym od osób prawnych (t. jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 z późn.
zm.).
15. Stwierdzono:
w protokołach postępowań w trybie przetargu nieograniczonego:
1.w przypadku zamówienia pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej w części ul. Polankowej
w Legionowie”:
w cz. 13 pkt 2 i 3 – nie wypełniono części dotyczącej oceny ofert, najkorzystniejszej
oferty oraz jej ceny brutto,
2. w przypadku postępowania pn. „Utrzymanie terenów zieleni miejskiej”:
w cz. 2 pkt 2 – błędnie wskazano kwotę wartości zamówienia,
w cz. 4 – niepoprawnie określono datę zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu
w Biuletynie Zamówień Publicznych (str. 65, 66 protokołu kontroli).
5
Wnioskuję:
pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 96 ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907
z późn. zm.), sporządzać zgodnie z § 2 oraz § 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego (Dz. U. z 2010 r. Nr 223 poz. 1458). Protokół z postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego wypełniać w sposób i w zakresie wynikającym z obowiązującego
wzoru.
16. Stwierdzono:
nieterminowe przekazywanie na rachunek Skarbu Państwa dochodów z tytułu udostępniania
danych osobowych (str. 80 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
przestrzegać przepisu art. 255 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2013 r. Poz. 885 z późn. zm.), zgodnie z którym zarząd jednostki
samorządu terytorialnego przekazuje pobrane dochody budżetowe związane z realizacją
zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu
terytorialnego odrębnymi ustawami, pomniejszone o określone w odrębnych ustawach
dochody budżetowe przysługujące jednostce samorządu terytorialnego z tytułu wykonywania
tych zadań, na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego
dotację celową, według stanu środków określonego na:
1) 10 dzień miesiąca - w terminie do 15 dnia danego miesiąca;
2) 20 dzień miesiąca - w terminie do 25 dnia danego miesiąca.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
Prezydent Miasta (Organ Podatkowy),
Skarbnik Miasta (Główny Księgowy Budżetu).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia
pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego
doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych
do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Prezydentowi prawo
zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
P R E Z E S
/-/
Wojciech Tarnowski
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a
6