Instrukcja dla Beneficjentów dotycząca wydatkowania środków

Instrukcja dla Beneficjentów dotycząca wydatkowania środków
pochodzących z zaliczki
Głównym założeniem udzielania zaliczek na projekty współfinansowane ze środków UE jest
wsparcie Beneficjenta w finansowaniu realizacji projektu w jego początkowej fazie. Zatem
zaleca się, aby środki pochodzące z zaliczki przeznaczane były na wydatki związane
z kluczowymi elementami projektu.
W celu poprawnego i sprawnego rozliczenia wydatków ponoszonych z wykorzystaniem
zaliczki wydatkowanie środków powinno przebiegać w szczególności z zachowaniem
następujących warunków:
1. Wypłata zaliczki dokonywana jest na wyodrębniony rachunek firmowy Beneficjenta.
Z rachunku tego mogą być dokonywane wyłącznie transakcje dotyczące wydatkowania
i rozliczania dofinansowania otrzymanego przez Beneficjenta w formie zaliczki (wraz
z wnioskiem o zaliczkę Beneficjent zobowiązany jest udokumentować, iż do niego należy
rachunek wskazany we wniosku o płatność zaliczkową). Płatności z tego rachunku mogą
być dokonywane wyłącznie na rzecz kontrahentów (dostawców/wykonawców).
2. Ponoszenie wydatków kwalifikowanych z udziałem środków zaliczki następuje
z zachowaniem procentu dofinansowania wskazanym w §2 ust. 5 umowy
o dofinansowanie oraz w proporcji pomiędzy środkami współfinansowania i środkami
europejskimi zgodnie z §2 ust. 6 (85% środki europejskie oraz 15% z Budżetu Państwa).
Oznacza to, iż płatności ponoszone z rachunku przeznaczonego do obsługi zaliczki mogą
być dokonywane wyłącznie na poczet wydatków przewidzianych w harmonogramie
rzeczowo-finansowym do wysokości przyznanego dofinansowania. Pozostałą część
należności Beneficjent reguluje ze środków własnych. Zatem płatność wszelkich
należności z udziałem zaliczki powinna odbywać się w dwóch przelewach.
UWAGA!
Niedopuszczalnym jest, by ze środków pochodzących z zaliczki ponoszone były wydatki
niekwalifikowane (np. koszty związane z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa, nie
związane z projektem). W ramach wydatkowania zaliczki należy zwrócić uwagę, by
koszty związane z obsługą rachunku były finansowane ze środków własnych Beneficjenta
(np. obciążenie konta głównego wszelkimi kosztami związanymi z obsługą rachunku
zaliczkowego).
PRZYKŁAD:
Beneficjent X
Wartość wydatków kwalifikowanych w ramach projektu: 100 000,00 PLN
Wartość przyznanego dofinansowania: 70 000,00 PLN
W ramach projektu przewidywane badania przemysłowe (wartość dofinansowania 70%
kosztów kwalifikowanych)
Zakres rzeczowy projektu:
Środek trwały I: 15 000,00 PLN
Środek trwały II: 20 000,00 PLN
Koszty osobowe (wynagrodzenia personelu projektu): 18 000,00 PLN
Zakup wyników badań: 47 000,00 PLN
Maksymalna wartość zaliczki o jaką może wnioskować Beneficjent X to: 35 000,00 PLN.
Strona 1 z 3
UWAGA!
Mając na uwadze główne założenie zaliczkowania projektów współfinansowanych ze
środków publicznych (EFRR i BP) zalecamy, aby punktem wyjścia do ustalenia wartości
wnioskowanej zaliczki była wartość wydatków, które Beneficjent zamierza z jej pomocą
sfinansować, nie zaś możliwa maksymalna dostępna wartość.
Beneficjent X złożył wniosek o płatność zaliczkową na kwotę 35 000,00 PLN, z której
zamierzał sfinansować zakup głównych elementów projektu w postaci 2 środków trwałych:
W powyższym przykładzie zaliczkę należy wydatkować w następujący sposób:
I ŚT: 15 000,00 PLN x 70% = 10 500,00 PLN
II ŚT: 20 000,00 PLN x 70% = 14 000,00 PLN
Kwoty 10 500,00 PLN oraz 14 000,00 PLN należy uregulować przelewem z rachunku
zaliczkowego bezpośrednio na rachunek wystawcy faktury, natomiast pozostałą należność
wynikającą z dokumentu księgowego (wkład własny Beneficjenta) należy dopłacić
z własnych środków również bezpośrednio na rachunek wystawcy faktury.
W przedstawionym przypadku, gdy Beneficjent występuje o płatność zaliczkową
z zamiarem sfinansowania zakupu 2 środków trwałych jako kluczowych wydatków
w projekcie zaleca się, aby wniosek o zaliczkę opiewał na kwotę 24 500,00 PLN.
3. Odsetki bankowe narosłe od przekazanych transz zaliczek, zgromadzone
na wyodrębnionym rachunku bankowym podlegają zwrotowi na rachunek bankowy
wskazany przez MCP (Beneficjent jest zobowiązany przedstawić kompletny wyciąg
z rachunku zaliczkowego obejmującego okres od momentu otrzymania zaliczki
do całkowitego jej wydatkowania).
4. Środki przekazane w ramach zaliczki stanowiące współfinansowanie (15% pochodzące
z BP) winny być wydatkowane w terminie do 31 grudnia roku budżetowego, w którym
zaliczka została wypłacona. W przeciwnym przypadku Beneficjent zobowiązany jest
zwrócić niewydatkowane środki na rachunek MCP nr 31 1240 6292 1111 0010 5125 2091:
- w terminie do 15 grudnia tego roku
lub
- w terminie do 15 dni od zakończenia realizacji projektu wskazanego w umowie –
nie później, niż w dniu złożenia wniosku o płatność końcową.
UWAGA!
W przypadku przekroczenia terminu przewidzianego na wydatkowanie zaliczki w części
stanowiącej współfinansowanie (15% pochodzących z BP) i jej zwrotu na rachunek MCP,
pozostałą część zaliczki stanowiącą środki europejskie (85%, które Beneficjent otrzymał
z Banku Gospodarstwa Krajowego) należy wydatkować zgodnie z poniższym przykładem:
Wartość zakupu wyników badań: 47 000,00 PLN
Poziom dofinansowania: 70%
Maksymalna kwota zaliczki z udziałem środków europejskich regulowana z konta
zaliczkowego:
(47 000,00 PLN x 70%) – 15%= 32 900,00 PLN -15% = 27 965,00 PLN
Strona 2 z 3
Z kolei po dokonaniu zakupu 2 środków trwałych oraz zwrotu niewykorzystanej części
zaliczki odpowiadającej współfinansowaniu (15% z BP) Beneficjentowi do wykorzystania
w ramach zaliczki pozostała kwota:
10 500,00 PLN - 15% = 8 925,00 PLN
W związku z powyższym z konta zaliczkowego Beneficjent powinien zapłacić kwotę
8 925,00 PLN. Pozostałą należność wynikającą z dokumentu księgowego (brakującą część
wydatków kwalifikowanych oraz wkład własny Beneficjenta) należy dopłacić
z własnych środków również bezpośrednio na rachunek wystawcy faktury.
Różnica pomiędzy wartością wydatków kwalifikowanych (47 000,00 PLN), a wydatkiem
poniesionym ze środków zaliczki (8 925,00 PLN) podlega rozliczeniu, zostanie
zrefundowana w ramach kolejnego wniosku o płatność.
5. Środki przekazane w ramach zaliczki stanowiące środki europejskie należy wydatkować
w terminie do dnia zakończenia realizacji projektu wskazanego w umowie
o dofinansowanie. W przeciwnym razie podlegają one zwrotowi na rachunek bankowy
wskazany przez MCP w terminie do 25 dni od zakończenia realizacji projektu
wskazanego w umowie o dofinansowanie, nie później niż w dniu złożenia wniosku
o płatność końcową.
6. W tytule przelewu stanowiącego zwrot niewykorzystanej części zaliczki należy podać
numer projektu, w ramach którego dokonywany jest zwrot. Kwota podlegająca zwrotowi
nie może zostać ponownie wypłacona w ramach zaliczki – kolejne transze dofinansowania
przekazywane są w formie refundacji.
7. Wydatkowanie lub rozliczenie (w tym zwrot) zaliczki w terminach późniejszych, niż
określone w pkt. 4 i 5 wiąże się z daleko idącymi konsekwencjami – w szczególności
naliczaniem odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania
Beneficjentowi środków na konto. Ponadto Beneficjent, który nie dochował terminów
wydatkowania i rozliczenia zaliczki podlega zgłoszeniu do rzecznika dyscypliny
finansów publicznych.
Strona 3 z 3