Finansowe aspekty zarządzania projektem

Finansowe aspekty zarządzania projektem

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Partnerskie Projekty Szkół
Zasady finansowania działań
podejmowanych w trakcie realizacji projektu
Spis treści
Ogólne zasady finansowe
Kursy walutowe w projekcie
Aspekty finansowe
Dokumentowanie projektu ze
szczególnym uwzględnieniem
wyjazdów zagranicznych
5. Rozliczenie projektu
6. Obniżenie kwoty dofinansowania
7. Co zrobić gdy zostały środki
finansowe?
1.
2.
3.
4.
PROGRAM COMENIUS
Ogólne zasady finansowe
Charakterystyka dofinansowania
 Dofinansowanie na 2 lata realizacji projektu
 Dofinansowanie w formie płatności ryczałtowej
 Przeznaczone na pokrycie wszystkich kosztów projektu
wynikających z jego realizacji tj.:
– działania związane z mobilnością (wyjazdami) do partnerów za
granicą (spotkania związane z projektem)
– działania lokalne w instytucji beneficjenta (działania edukacyjne,
praca w terenie, badania, itd.)
PROGRAM COMENIUS
Ogólne zasady finansowe
Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej
Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego
powinien być w stanie udowodnić, że działanie dla którego
udzielono wsparcia miało miejsce, nie jest natomiast
zobowiązany do przedstawiania wysokości poniesionych
wydatków
Jeżeli działanie, na które udzielono dofinansowania zostanie
zrealizowane
w
zadawalający
sposób,
pełna
kwota
dofinansowania zostanie zatwierdzona. W przypadku niepełnej
realizacji, wymagany będzie zwrot (części) udzielonego
dofinansowania na podstawie kryteriów określonych dla tego
typu projektu.
W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja może zaakceptować
brak realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie
spowodowane jest działaniem siły wyższej.
PROGRAM COMENIUS
Ogólne zasady finansowe
 Zalecane jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu
środków - sugerujemy rozważne wykorzystywanie
dofinansowania
 Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki
związane z realizacją projektu. Beneficjent sam określa
kwoty, jakie zostaną przez niego wydatkowane na
realizację poszczególnych działań w projekcie
 Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z
realizowanym projektem, zgodne z planem pracy i celami
danego projektu , tj. wszelkie środki finansowe, jakie
zostały przyznane beneficjentowi muszą być wykorzystane
wyłącznie na działania służące prawidłowej realizacji
projektu.
PROGRAM COMENIUS
Ogólne zasady finansowe
Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowalności oraz ponoszenie
kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie
trwania projektu
od 1 sierpnia 2012r. do 31 lipca 2014r.
Zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym
wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego
systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego
identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków
związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy.
PROGRAM COMENIUS
Ogólne zasady finansowe
80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało
po podpisaniu umowy finansowej
Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent
otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję
raportu końcowego.
Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub
w przypadku niewykorzystania części środków finansowych, należy
wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji.
Zwrot środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o
rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało
informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków.
PROGRAM COMENIUS
Kursy walutowe w projekcie
Po jakim kursie rozliczać wydatki?
Narodowa Agencja sugeruje aby koszty
poniesione w walucie obcej rozliczać
zgodnie z obowiązującą polityką kursową,
przyjętą w danej instytucji.
PROGRAM COMENIUS
Kursy walutowe w projekcie
Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać?
Płatność końcowa wypłacona przez NA, będzie przeliczona po
kursie aktualnym banku NA.
Sugerujemy by do 20% środków finansowych zastosować kurs np.
z dnia składania wniosku do OP o zabezpieczenie tej kwoty w
budżecie, a przy znacznych wahaniach w przyszłości dokonywać
korekty tego planu. Tylko w ten sposób można uniknąć znacznych
różnic kursowych.
Jeśli różnica jest dodatnia, będzie ona stanowiła zysk dla OP, jeśli
ujemna - stratę (koszt) OP.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Brak stawek kosztów utrzymania dla projektów
partnerskich
Zalecane stosowanie stawek dla polskich uczestników, będących
pracownikami instytucji beneficjenta za czas podróży zagranicznej
zgodnych z prawodawstwem polskim, tj. z:
Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19
grudnia 2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236
poz. 1991 z późn. zm.)
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Dieta
Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje
zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych
wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki różni się
wysokością w zależności od państwa docelowego. Wysokości diet dla
poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r.
Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
1) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) za niepełną dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę
wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje
posiłków:
1) śniadanie - 15% diety,
2) obiad - 30% diety,
3) kolacja - 30% diety,
4) inne wydatki - 25% diety.
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości
limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia. Wartość limitu,
tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został
delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany fakturą
(rachunkiem). W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje
zwrot wydatków do 25% limitu.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Rozliczenia uczniów
Ponieważ zarówno przepisy unijne jak i krajowe nie określają zasad
przyznawania diet dla uczniów, sugerujemy rozliczanie kosztów dla
uczniów wg wydatków rzeczywistych.
Uczniowie mogą być rozliczani również na podstawie uchwały OP
mówiącej o wypłaceniu diet wg Rozporządzenia Ministra Pracy i
Polityki Społecznej
W ramach programu nie funkcjonuje pojęcie "kieszonkowe dla
uczniów" .
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Zakwaterowanie uczniów
Ogólna zasada - uczniowie są zakwaterowani u rodzin uczniów
szkoły partnerskiej. Przyjmując szkołę partnerską w Polsce,
Państwo również zapewniają zakwaterowanie u rodzin swoich
uczniów, uczniom przyjeżdżającym.
Jeśli zakwaterowanie u rodzin nie jest możliwe szkoła powinna
posiadać wyjaśnienie od szkoły partnerskiej o braku możliwości
zakwaterowania uczniów u rodzin szkoły goszczącej. Na tej
podstawie mogą Państwo rozliczyć koszty zakwaterowania i
wyżywienia, mające pokrycie w otrzymanych fakturach.
PROGRAM COMENIUS
Ważne!!!
Dodatkowe obciążenia finansowe rodziców uczniów
uczestniczących w projekcie
W związku z interwencjami oraz pytaniami rodziców
kierowanymi do Narodowej Agencji przypominamy, że
niedopuszczalne jest obciążanie rodzin, goszczących w
swych domach zagranicznych uczniów, kosztami
dodatkowych atrakcji takich jak np. odpłatne wycieczki.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Opłata za partnerów – stanowisko KE
Stanowisko KE i NA w sprawie finansowania projektów jest następujące:
każdy beneficjent pokrywa z własnego dofinansowania działania w
ramach projektu realizowane przez swoich pracowników i uczniów. Unikamy
w ten sposób podwójnego finansowania niektórych działań oraz ewentualnych
nieporozumień w grupach partnerskich.
Jeśli uzgodniliście Państwo inne warunki, określające np. kto za kogo płaci i w
którym momencie i jest to akceptowane przez wszystkie organizacje biorące
udział w projekcie a koszty rozkładają się równomiernie to NA może
zaakceptować takie rozwiązanie. Należy jednak pamiętać, że potwierdzenie
takich ustaleń w formie pisemnej musi znaleźć się w dokumentacji projektu.
Ryzyko wycofania się któregoś z partnerów z ustaleń jest ryzykiem danej
grupy partnerskiej i ewentualne dodatkowe koszty winny być pokryte z innych
źródeł niż otrzymane dofinansowanie.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Inne koszty podczas podróży zagranicznej np. wizyta w
muzeum, wycieczka itp. – czy jest to koszt uprawniony?
Jest to uzależnione od tego jaki jest cel wycieczki i czy była ona
przewidziana w programie spotkania wyjazdowego. Jeśli wycieczka
jest jednym z działań dotyczącym realizacji projektu - można pokryć
ten koszt z otrzymanego dofinansowania, jeśli jednak wycieczka
stanowi wypełnienie wolnego czasu podczas trwania spotkania czyli
tzw. atrakcja - koszt ten powinien być pokryty z innych źródeł niż
dofinansowanie.
Z przyznanego grantu można zakupić podstawowe ubezpieczenie
podczas wyjazdu do partnera.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Zakup sprzętu
Jeśli sprzęt jest niezbędny do realizacji zaplanowanych działań, a szkoła takiego
sprzętu nie posiada na swoim stanie, lub posiada w stopniu uniemożliwiającym jego
wykorzystanie na rzecz projektu, można dokonać zakupu sprzętu elektronicznego w
ramach projektu np. aparat cyfrowy, kamera, tablica interaktywna itp.
Zakup sprzętu nie powinien być dokonany kosztem zaplanowanych działań.
Zakup innych sprzętów trwałych - można dokonać zakupu gablot lub tablic
korkowych, które posłużą do prezentacji efektów pracy oraz promocji.
Zakup biurek, krzeseł, regałów powinien być poczyniony z innych źródeł niż
otrzymane dofinansowanie.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Zakup usług
- transport
- catering
- pośrednictwo biur podróży
- usługi informatyczne (strony internetowe, videokonferencje)
- usługi szkoleniowe (kursy językowe) i inne
NA nie współpracuje z żadną z firm oferujących jakiekolwiek usługi. Wybór
usługodawcy pozostaje w zakresie i kompetencji beneficjentów.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Odsetki
Odsetki wygenerowane na koncie OP są dochodem własnym
OP i nie podlegają zwrotowi do Narodowej Agencji.
Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania można
wykorzystać na realizację projektu np. na pokrycie różnic
kursowych, prowizji lub utrzymanie konta
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Wynagrodzenie
Księgowa lub koordynator projektu mogą otrzymać wynagrodzenie
na podstawie np. umowy o pracę, dzieło, zlecenie czy na zasadzie
tzw. ”nadgodzin”. Podstawy prawne ustala Organ Prowadzący/
Dyrektor szkoły
Gadżety
NA nie narzuca żadnych limitów finansowych na wyprodukowanie
np. gadżetów, produktów końcowych. Należy jednak pamiętać o
zasadzie „ekonomiczności” w wydatkowaniu przyznanego grantu.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Co to znaczy wyjazd zagraniczny?
1. Wyjazd zagraniczny to wyjazd do innego państwa zrealizowany
w ramach Projektu Partnerskiego Comenius do organizacji
partnerskiej ostatecznie zaakceptowanej lub na wydarzenie
organizowane w ramach projektu lub sieci (np. Projekty Wielostronne,
Działania Towarzyszące) programu „Uczenie się przez całe życie” (lub
programu poprzedzającego)
2. Jeden wyjazd jednej osoby liczony jest jako jeden wyjazd zagraniczny
3. Dana osoba może odbyć kilka wyjazdów zagranicznych w czasie
trwania danego projektu partnerskiego.
4. Nie ma wymagań dotyczących minimalnego lub maksymalnego czasu
trwania wyjazdu zagranicznego.
5. Do obliczenia minimalnej liczby wyjazdów zagranicznych liczą się
tylko podróże do innych państw (wyjazd do partnera projektu w Polsce
nie liczy się do liczby wymaganych wyjazdów).
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Wyjazdy spełniające wymagania
•
Wyjazd zagraniczny w ramach dwustronnego partnerskiego
projektu musi dodatkowo spełnić następujące warunki:
 Wymiana klas musi trwać minimum 10 dni i obejmować uczniów, którzy w
trakcie wymiany mają ukończone 12 lat;
 Zachowanie minimalnej deklarowanej liczby uczniów określonej w Umowie
Finansowej(przy liczbie wyjazdów równej 12 – wymagany jednorazowy
wyjazd co najmniej 10 uczniów oraz przy liczbie wyjazdów równej 24 wymagany jednorazowy wyjazd co najmniej 20 uczniów)
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Wyjazdy spełniające wymagania c.d.
 pracownicy lub uczniowie organizacji będących uczestnikami
projektu;
 w przypadku uczestnictwa w wyjeździe zagranicznym osób ze
specjalnymi potrzebami – osoby towarzyszące, takie jak rodzice lub
opiekunowie
 wyjazdy zagraniczne, które odbyły się w czasie obowiązywania
Umowy Finansowej określonym w Art. 2.3 Umowy Finansowej
 odnoszące się do danego Projektu Partnerskiego Comenius
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Wyjazdy spełniające wymagania c.d.
Jeżeli dwa lub kilka krajów jest odwiedzanych
podczas jednego wyjazdu zagranicznego, taki
wyjazd liczony jest jako jeden, np. podróż z Polski
do Belgii, następnie z Belgii do Niemiec i z Niemiec
do Polski.
PROGRAM COMENIUS
Dokumentowanie wyjazdów
•
Beneficjent powinien zachować w dokumentacji
projektu, dowody potwierdzające realizację
mobilności. Są to:
1.
Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego.
Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien
zawierać:
•
•
•
•
•
Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji,
Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania,
Okres trwania wizyty roboczej,
Miejsce spotkania,
Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej
partnera goszczącego.
PROGRAM COMENIUS
Dokumentowanie wyjazdów
2. Dokumenty potwierdzające samą podróż. W zależności od środka
transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pociąg – bilety,
Samolot – karty pokładowe, ewentualnie bilety,
Samochód osobowy – prywatny – oświadczenie o wykorzystaniu
samochodu
prywatnego
Samochód osobowy – służbowy – oświadczenie o wykorzystaniu
samochodu
służbowego
Wynajęty autokar – faktura plus ewentualnie lista uczestników
Własny autokar – oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka
transportu
oraz ewentualnie lista uczestników
Autobus rejsowy – bilety,
Prom – bilety,
Inny środek transportu – do uzgodnienia z pracownikiem NA.
PROGRAM COMENIUS
Dokumentowanie projektu
W związku z realizowanym projektem powinien być
prowadzony w instytucji, w dowolnej formie
Dziennik Projektu
Zawiera
on
wszelkie
informacje
dotyczące
podejmowanych działań, oraz dokumenty takie jak:
zgody rodziców na udział uczniów w projekcie,
regulamin wyboru uczniów do udziału w projekcie,
regulaminy organizowanych konkursów dotyczących
projektu, protokoły ze spotkań z rodzicami, a także
imienne potwierdzenia wyjazdu zagranicznego itp.
PROGRAM COMENIUS
Dokumentowanie wyjazdów
Zalecane opisywanie dowodów źródłowych :
Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy:
 krótki opis czego dotyczy dany wydatek
 nr umowy, źródło finansowania
 wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w
ramach umowy nr
 zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i
rachunkowym,
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Faktury zagraniczne
Faktura zagraniczna powinna być przetłumaczona na język polski. Nie
wymagane jest tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego. Może to
zrobić pracownik, który odebrał fakturę wystawioną w języku obcym.
PROGRAM COMENIUS
Rozliczenie projektu
Beneficjent w raporcie końcowym przedstawia stan wykonania projektu, czyli
udowadnia, iż projekt, został zrealizowany, bez konieczności podawania wysokości
czy stopnia wykorzystania środków finansowych.
Ocena raportu końcowego czyli projektu ze strony Narodowej Agencji wynika
przede wszystkim z analizy merytorycznej raportu, z porównania wykonania planu
działań założonych przez beneficjenta we wniosku aplikacyjnym
Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego może zażądać na osobny
wniosek przesłania oryginałów dokumentów potwierdzających realizację
mobilności. W tym przypadku NA zwróci się do beneficjenta z oficjalnym pismem o
konieczności dosłania tej dokumentacji. Po analizie przesłanych dokumentów i
zatwierdzeniu ostatecznego rozliczenia Narodowa Agencja wypłaci końcową
płatność. Zwrot oryginalnych dokumentów nastąpi po przeprowadzeniu kontroli.
Oryginałów dokumentów nie należy przesyłać bez wezwania Narodowej Agencji.
PROGRAM COMENIUS
Obniżenie kwoty dofinansowania
Działania, wyjazdy i wyniki przedstawione w raporcie nie
pokrywają się z działaniami, wyjazdami i wynikami
przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie (Załącznik I) i
nie odnoszą się do danego partnerskiego projektu
Ostateczna kwota dofinansowania będzie w tym wypadku wynosić
zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty zaliczki
wypłaconej Beneficjentowi (Art. 3.1 Umowy Finansowej).
PROGRAM COMENIUS
Obniżenie kwoty dofinansowania
Nie zrealizowano wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i
spełniających
wymagania
wyjazdów
zagranicznych
wskazanych w Art. 3.1 Umowy finansowej
Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania za każdy wyjazd
zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez
NA, o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi.
Jeżeli nie zrealizowano żadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna
kwota dofinansowania będzie wynosić zero, a Narodowa Agencja
zażąda zwrotu pełnej kwoty wypłaconej zaliczki wypłaconej
Beneficjentowi.
PROGRAM COMENIUS
Obniżenie kwoty dofinansowania
Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania zgodnie z
ostateczną liczbą zaakceptowanych wyjazdów wg poniższego
przykładu:
•
•
•
•
•
•
Kwota dofinansowania: 12.000€
Minimalna wymagana liczba wyjazdów: 12
Szacunkowa kwota przypadająca na jeden wyjazd: 1.000€ (12.000€
podzielone przez 12)
Liczba zrealizowanych wyjazdów spełniających wymagania: 10
Ostateczna kwota dofinansowania: 10.000€ (12. 000€ – 2 x 1.000€)
W przypadku gdy wymiana klasowa nie spełnia kryteriów
wymagalności (czas trwania, liczba uczniów, wiek uczniów)
traktowana będzie jako mobilność nieuprawniona i część grantu
związana z takim wyjazdem podlegać będzie zwrotowi.
PROGRAM COMENIUS
Co zrobić gdy zostały środki finansowe?
Nadwyżkę można przeznaczyć na dodatkową mobilność
ale tylko do partnera/partnerów projektu. Wyjazd w innym celu
nie jest uprawniony.
Jeśli wyjazd nie jest możliwy z przyczyn leżących po stronie
partnera to nadwyżkę można wydać na tzw. "działania
lokalne" związane z tym konkretnym projektem. Można podjąć
dodatkowe działania, które nie były planowane ale będą
wiązać się z tematem projektu.
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane :
 spotkania partnerów projektu, seminaria, konferencje
 wyjazdy do organizacji partnerskich pracowników organizacji Beneficjenta i uczniów
uczestniczących w projekcie,
 wymiana doświadczeń i praktyk, z wykorzystaniem odpowiednich środków, a
szczególnie ICT (www, e-mail, videokonferencje)
 opracowanie, publikacja i rozpowszechnianie materiałów i dokumentacji
dotyczących działań prowadzonych w ramach projektu
 organizowanie wystaw, przedstawień, festynów zaplanowanych we wniosku
 prace w terenie, analizy i badania dot. tematyki projektu, etc.
 wykonywanie prac artystycznych i innych dot. tematyki projektu
 przygotowanie językowe osób zaangażowanych w realizację projektu, aby zapewnić
dobrą komunikację z partnerami w języku roboczym projektu
 rozpowszechnianie doświadczeń i efektów projektu (w tym publikacje,
materiały, strony internetowe, wystawy)
 wymiana doświadczeń z instytucjami w regionie, współpraca z innymi projektami dot.
podobnych obszarów tematycznych (np. włącznie z wyjazdami)
PROGRAM COMENIUS
Aspekty finansowe
W sprawach finansowych prosimy o kontakt z
Joanną Kaszewską
e-mail: [email protected]
Telefon: 224-631-147
lub z Koordynatorem Zespołu Rozliczeń Finansowych
panią Małgorzatą Sztarbałą
e-mail: [email protected]
Telefon: 224-631-134
PROGRAM COMENIUS
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Dziękuję za uwagę