zasady zamawiania i rezerwacja imprez turystycznych

ZASADY ZAMAWIANIA I REZERWACJA PROGRAMÓW
Edukacyjnych/ Rekreacyjnych/ Sportowych
w Centrum Aktywnego Wypoczynku GWAREK
biuro
PROJEKTY EDUKACYJNE – Wioska św Mikołaja 2012
1. Szkoła lub Instytucja po zapoznaniu się z zasadami rezerwacji oraz programem projektu umawia się
telefonicznie na dany termin, poczym wysyła mailem lub faksem Formularz zgłoszeniowy
potwierdzający udział w organizowanej przez Centrum Aktywnego Wypoczynku GWAREK Wiosce
św. Mikołaja 2012.
2. Na formularzu należy wypełnić dokładnie wszystkie pola.
3. Formularz udziału w imprezie należy podbić pieczątką szkoły, podpisać i przesłać do ośrodka faksem
lub skan mailem. Jeżeli na formularzu będzie brakowało podpisów i pieczątki placówki zgłoszenie
uważa się za nieważne.
4. Ośrodek wysyła drogą mailową potwierdzenie realizacji usługi z dokładnym podaniem miejsca
zbiórki, godziny, planowanego zakończenia imprezy.
5. Rozliczenie następuje z przedstawicielem ośrodka w dniu realizowanego projektu. Płatności należy
dokonać gotówką za rzeczywistą liczbę uczestników biorącą udział w projekcie wg obowiązujących
stawek.
6. Fakturę VAT ośrodek wystawia na miejscu lub przesyła w ciągu 7 dni roboczych na podany adres.
WYCIECZKI/ KILKUDNIOWE WYJAZDU TYPU ZIELONE SZKOŁY
1. Szkoła lub Instytucja sprawdza telefonicznie dostępność terminów, poczym wysyła mailem lub
faksem formularz rezerwacyjny udziału w wycieczce/ zielonej szkole organizowanej przez nasz
Ośrodek.
2. Przy rezerwacji prosimy podać dokładnie: nazwę szkoły wraz z adresem, nazwisko nauczyciela
odpowiadającego za organizację wraz z mailem i numerem telefonu, dokładną nazwę imprezy,
termin oraz wiek i liczbę uczniów i opiekunów.
3. Ośrodek po otrzymaniu wstępnej rezerwacji i ustaleniu programu pobytu przygotowuje dla Państwa
umowę z warunkami uczestnictwa, którą należy wypełnić i podpisać oraz dostarczyć do siedziby
ośrodka lub przesłać pocztą tradycyjną.
4. Przy podpisaniu umowy należy dokonać wpłaty zaliczki na kwotę ustaloną wcześniej z biurem,
zaliczkę należy wpłacić na konto ośrodka i przesłać kopię dowodu wpłaty lub potwierdzenie wpłaty
– faksem lub skan mailem.
5. Jeżeli umowa nie zostanie podpisana i podbita przez szkołę oraz nie zostanie wpłacona zaliczka,
rezerwacja przedwstępna zostaje anulowana.
6. Pozostałą kwotę należy uiścić wg ustaleń z umowy, jednak nie później niż drugiego dnia pobytu.
Ośrodek dopuszcza możliwość odstępstw od tej zasady jednak uzgodnienia takie muszą zostać
zawarte w umowie.
7. Płatności należy dokonać za rzeczywistą liczbę uczestników biorącą udział w wycieczce / zielonej
szkole wg obowiązujących stawek na podstawie zawartej umowy.
8. Fakturę VAT ośrodek wystawia na miejscu lub przesyła w ciągu 7 dni roboczych na podany adres.
WYCIECZKI JEDNODNIOWE/IMPREZY INTEGRACYJNE
1. Szkoła lub Instytucja sprawdza telefonicznie dostępność terminu, poczym wysyła mailem lub
faksem formularz rezerwacyjny udziału w imprezie jednodniowej / integracyjnej organizowanej
przez nasz Ośrodek
2. Przy rezerwacji prosimy podać dokładnie: nazwę szkoły wraz z adresem, nazwisko nauczyciela
odpowiadającego za organizację wraz z mailem i numerem telefonu, dokładną nazwę imprezy,
termin oraz wiek i liczbę uczniów i opiekunów.
3. Ośrodek wysyła drogą mailową potwierdzenie realizacji usługi z dokładnym podaniem godziny
startu oraz szacowanym, czasem zakończenia.
4. Przy wycieczkach jednodniowych rozliczenie następuje w dniu imprezy z przedstawicielem ośrodka.
5. Płatności należy dokonać gotówką za rzeczywistą liczbę uczestników biorącą udział w projekcie wg
obowiązujących stawek.
6. Fakturę VAT ośrodek wystawia na miejscu lub przesyła w ciągu 7 dni roboczych na podany adres.
www.gwarek-mazury.pl