RKD a podejmowanie decyzji w urzędach

Transkrypt

RACHUNEK KOSZTÓW A PODEJMOWANIE
DECYZJI W URZĘDACH
Modelowanie informacji kosztowej na potrzeby urzędów
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO
PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ
www.efektywnoscuslug.pl
Agenda
1. Prezentacja metody zarządzania kosztami Activity Based
Management (ABM) oraz metody kalkulacji kosztów Activity Based
Costing (ABC) ze szczególnym uwzględnieniem rozwiązań
możliwych do wykorzystania w urzędach.
2. Zarys modelu ABC dla urzędów i omówienie pierwszych efektów
przeprowadzonych prac.
3. Warsztaty - aktywne zaangażowanie uczestników w rozwiązywaniu
problemów związanych z kształtowaniem informacji kosztowej dla
urzędów.
4. Pytania i dyskusja.
Agenda
urzędów.
Klasyfikacja rachunków kosztów
SYSTEMATYCZNY RACHUNEK
KOSZTÓW
Obligatoryjna
sprawozdawczość
finansowa
POZAEWIDENCYJNE RACHUNKI
KOSZTÓW
Sprawozdawczość
wewnętrzna
Rozwiązywanie
problemów kontrolnych i
decyzyjnych
ZARZĄDZANIE ORGANIZACJĄ
Rysunek 1. Typy rachunku kosztów a potrzeby informacyjne organizacji
Źródło: [Nowak, Piechota, Wierzbiński, 2004]
Ramy koncepcyjne Activity Based Costing
(rachunku kosztów działań)
ZASOBY
OBIEKTY
KOSZTOWE
DZIAŁANIA
Tradycyjny rachunek kosztów
Rachunek kosztów działań
Rysunek 2. Rozliczanie kosztów w tradycyjnym rachunku kosztów oraz według
rachunku kosztów działań
Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Miller, 2000]
Ramy koncepcyjne Activity Based Costing
• Podstawowym celem nie jest odpowiedź na pytanie, jak dokonać
podziału kosztów dla celów sprawozdawczych i kontroli kosztów
poszczególnych miejsc powstawania kosztów, a odpowiedź na
pytania innego typu [Cooper, Kaplan, 2000]:
– Jakim działaniom służą zasoby organizacji?
– Jak kosztowne są działania organizacji oraz procesy
gospodarcze?
– Dlaczego organizacja musi realizować poszczególne działania i
procesy gospodarcze?
– Jaka część każdego działania dotyczy poszczególnych
produktów i klientów organizacji?
Geneza powstania Activity Based Costing
• Rachunek kosztów działań powstał jako odpowiedź na
niedoskonałości
tradycyjnego
rachunku
kosztów.
Krytyce
poddawane były zwłaszcza sposoby rozliczania kosztów
pośrednich, oparte o arbitralne klucze rozliczeniowe, prowadzące do
zniekształcenia informacji kosztowej.
• W trakcie ostatnich dziesięcioleci pojawiło się wiele czynników, które
doprowadziły do przekształceń w strukturze kosztów, przede
wszystkim zwiększając koszty pośrednie produkcji (np. koszty
amortyzacji, utrzymania jakości, badań i rozwoju, szkoleń
pracowniczych) oraz koszty pośrednie nieprodukcyjne (sprzedaży,
ogólnego zarządu).
Geneza powstania Activity Based Costing
• W tradycyjnym rachunku kosztów wiele z ponoszonych przez
organizacje kosztów (związanych zwłaszcza z marketingiem,
dystrybucją, administracją) nie znajduje odzwierciedlenia w
koszcie obiektów kalkulacyjnych (np. wyrobów) ze względu na
wymogi sprawozdawczości finansowej.
• Tradycyjne rachunki kosztów dają możliwość
ograniczonego zakresu informacji kosztowej.
pozyskania
Activity Based Costing (rachunek kosztów
działań) dla urzędów
Zasoby
Działania
Obiekty
kosztowe
Tradycyjne ujęcie kosztów
Wynagrodzenia
xxx zł
Amortyzacja
xxx zł
Rachunek kosztów działań (ABC)
Wydanie łącznego wymiaru zobowiązania
podatkowego dla nowego podatnika
xxx zł
Usługi obce
xxx zł
Wydanie decyzji zatwierdzającej podział
działki
Zużycie materiałów
xxx zł
Wydanie zgody na wycinkę drzewa
xxx zł
Podatki i opłaty
xxx zł
Inne usługi urzędu
xxx zł
Inne
xxx zł
Działania administracyjne urzędu
xxx zł
Zarządzanie urzędem
xxx zł
-------------------------------------Razem
xxx zł
xxx zł
-----------------------------------------------------------------Razem
xxx zł
Zasoby
Działania
Obiekty
kosztowe
Wynagrodzenia
Ubezpieczenia i inne
świadczenia na rzecz
pracowników
xxx zł
xxx zł
Pracownicy merytoryczni urzędu
xxx zł
Wynagrodzenia
xxx zł
Ubezpieczenia i inne świadczenia
xxx zł
Szkolenia
xxx zł
Powierzchnia biurowa
xxx zł
Przetwarzanie płac
xxx zł
Pracownicy pomocniczy urzędu
xxx zł
(…)
xxx zł
Kadra zarządzająca
xxx zł
(…)
xxx zł
Zasoby
Działania
Wynagrodzenia
xxx zł
Obywatel X
Amortyzacja
xxx zł
Wydanie łącznego wymiaru zobowiązania
podatkowego dla nowego podatnika
xxx zł
Usługi obce
xxx zł
xxx zł
Wydanie decyzji zatwierdzającej podział
działki
Podatki i opłaty
xxx zł
Wydanie zgody na wycinkę drzewa
xxx zł
Inne
xxx zł
Inne usługi urzędu
xxx zł
Obywatel Y
xxx zł
Obiekty
kosztowe
-------------------------------------Razem
xxx zł
xxx zł
xxx zł
(…)
xxx zł
-----------------------------------------------------------------Razem
xxx zł
Activity Based Management (zarządzanie
kosztami działań)
Perspektywa rozliczania kosztów
Zasoby
Rozliczenie
kosztów
zasobów
Perspektywa procesów
Czynniki
kosztotwórcze
Działania
Mierniki
efektywności
Działania
Rozliczenie
kosztów
działań
Rysunek 3. Dwuwymiarowy model krzyżowy
rachunku kosztów działań
Źródło: [Miller, 2000]
Nośniki
kosztów
zasobów
Obiekty
kosztowe
Nośniki
kosztów
działań
Activity Based Management (zarządzanie
kosztami działań)
ABC
ABM – zarządzanie
operacyjne
Wykonywanie
zadań w odpowiedni sposób
ABM – zarządzanie
strategiczne
Wybór
odpowiednich zadań
Rysunek 4. Wykorzystanie ABM do zarządzania operacyjnego i strategicznego
Źródło: [Kaplan, Cooper, 2000]
Agenda
→ kalkulacja kosztów zasobów
→ kalkulacja kosztów działań
→ kalkulacja kosztów obiektów kosztowych
→ model ABC dla urzędów wraz z pierwszymi efektami prac
→ korzyści z zastosowania ABC w urzędach
urzędów.
Kalkulacja kosztów zasobów
• Przykładowe zasoby urzędów:
Referenci
Powierzchnia biurowa
Kierownicy
Powierzchnia archiwum
Wójt
Energia elektryczna
Sekretarz
Woda
Segregatory
Energia cieplna
Papier biurowy
Usługi z zewnątrz
Serwery informatyczne
System informatyczny
Samochody osobowe
• Różnice w ujęciu kosztów według rodzajów a kosztami
zasobów:
• Z wybranym zasobem mogą się wiązać różne
koszty rodzajowe (typowym przykładem jest tutaj
zasób typu pracownik)
• Na kontach rodzajowych mogą znajdować się
koszty różnych zasobów (typowym przykładem jest
tutaj konto zużycie materiałów i energii)
• Zasobowy rachunek kosztów → koncepcja,
wprowadza rozliczenia na poziomie zasobów w ABC:
– W pierwszej kolejności definiuje się zasoby lub grupy
jednorodnych zasobów,
– Następnie przypisuje się im koszty rodzajowe,
– Kontem syntetycznym są więc w tym przypadku
zasoby, kontami analitycznymi konta rodzajowe
(wprowadzamy nowy system ewidencyjny).
• Urząd
→ koszty w
układzie
rodzajowym
Koszt
rodzajowy
Konto: Amortyzacja
Koszt
rodzajowy
Konto: Wynagrodzenia
Koszt
rodzajowy
Konto: Zakup materiałów i wyposażenia
Koszt
rodzajowy
Konto: Zakup pomocy naukowych,
dydaktycznych i książek
Koszt
rodzajowy
Konto: Zakup energii
Koszt
rodzajowy
Konto: Zakup usług remontowych
Koszt
rodzajowy
Konto: Zakup usług telekomunikacyjnych
Koszt
rodzajowy
Konto: (…)
• Urząd
→ koszty
w układzie
zasobów
Zasób
Pula kosztów: Pracownicy merytoryczni
Zasób
Pula kosztów: Pracownicy pomocniczy
Zasób
Pula kosztów: Kadra zarządzająca
Zasób
Pula kosztów: Powierzchnia budynków
urzędu
Zasób
Pula kosztów: Samochody służbowe
Zasób
Pula kosztów: (…)
Analityka
kosztów
rodzajowych
Zasób
Pula kosztów: Powierzchnia budynków
urzędu
Koszt
rodzajowy
Pozycja kosztowa: materiały do
odnowienia pomieszczeń, remontów
Koszt
rodzajowy
Pozycja kosztowa: meble i
wyposażenie
Koszt
rodzajowy
Pozycja kosztowa: środki czystości
Koszt
rodzajowy
Koszt
rodzajowy
Pozycja kosztowa: usługa ochrony
mienia
Pozycja kosztowa: (…)
• Układ rodzajowy kosztów a koszty zasobów
Koszt
rodzajowy
Amortyzacja
Koszt
rodzajowy
i energii
Koszt
rodzajowy
Zasób
Usługi obce
Zasób
Koszt
rodzajowy
Koszt
rodzajowy
Wynagrodzenia
Samochody
służbowe
Ubezpieczenia i
inne świadczenia
Zasób
Koszt
rodzajowy
Podatki i opłaty
Koszt
rodzajowy
Pozostałe koszty
rodzajowe
Pracownicy
Systemy
informatyczne
• Kryteria definiowania zasobów
• Zasób typu pracownik - można wydzielić zasoby
reprezentujące pracowników pełniących poszczególne
funkcje
• Dla urzędów mogą to być:
– pracownicy merytoryczni (zaangażowani w realizację usług
urzędu)
– pracownicy pomocniczy (prawnik, księgowość, kadry, kasa,
informatyk, konserwator, sprzątaczka, archiwum)
– pracownicy zarządu (wójt/burmistrz, z-ca wójta/burmistrza,
skarbnik, sekretarz)
• Zasób typu środki trwałe - można wydzielić zasoby
według typów
– budynki urzędu
– system informatyczny
– samochody służbowe
• Zasób typu usługi obce - można wydzielić zasoby
według przeznaczenia
–
–
–
–
usługi pocztowe
usługi telekomunikacyjne
usługi remontowe
usługi dozoru mienia
• Zasób typu materiały i energia - można wydzielić zasoby
według rodzaju
–
–
–
–
materiały biurowe
energia elektryczna
energia cieplna
woda
• Sposoby rozliczeń na poziomie zasobów w ABC:
– bezpośrednie przyporządkowanie kosztów do
zasobów (przykład 1)
– alokacja kosztów do zasobów
• przy użyciu klucza rozliczeniowego (przykład 2)
• poprzez działania (przykład 3)
• Przykład 1
Bezpośrednie
przypisanie
Koszt
rodzajowy
Pozycja kosztowa: przegląd i
konserwacja ksero, toner do ksero
• Przykład 2
Alokacja
Klucz
rozliczeniowy:
m2
Zasób
Zasób
Budynek
Zasób
Zasób
Pracownicy
merytoryczni
Pracownicy
pomocniczy
(…)
Zasób
Wsparcie
informatyczne
• Przykład 3
Alokacja
Poprzez
działania
Zarządzanie potencjałem
pracowniczym
Zasób
Pracownicy
pomocniczy
KADRY
Szkolenie i rozwój
pracowników
Zasób
Zarządzanie wydajnością,
nagrodami i wyróżnieniami
pracowników
Inne (w tym czynności
monitoringu i kontroli
obszaru kadrowego)
Zasób
Pracownicy
merytoryczni
Pracownicy
pomocniczy
Zarząd
Zasób
Zasób
Utrzymanie
urzędu
ZASÓB POMOCNICZY
Zasoby
ZASÓB DOCELOWY
Działania
Działania
Obiekty
kosztowe
Obiekty
kosztowe
• Zasób docelowy – przykład 1 pełnej puli kosztów
Zasób
Pula kosztów: Pracownicy
merytoryczni urzędu
Koszt
rodzajowy
Koszt
rodzajowy
Zasób
Pozycja kosztowa: Wynagrodzenia
Pozycja kosztowa: Ubezpieczenia i
świadczenia
Bezpośrednie
elementy
kosztowe zasobu
(księgowane)
Powierzchnia zajmowana
Zasób
Obsługa kadrowa
Zasób
Archiwizacja dokumentacji
(…)
Pośrednie
elementy
kosztowe zasobu
(rozliczane)
• Zasób docelowy – przykład 2 pełnej puli kosztów
Pula kosztów: Ksero wspólne
Zasób
Koszt
rodzajowy
Koszt
rodzajowy
Koszt
rodzajowy
Zasób
Zasób
Pozycja kosztowa: Amortyzacja
Pozycja kosztowa: Zużycie materiałów
- Części zamienne
Pozycja kosztowa: Usługi obce Naprawa
Powierzchnia
Konserwacja - pracownik urzędu
Bezpośrednie
elementy
kosztowe zasobu
(księgowane)
Pośrednie
elementy
kosztowe zasobu
(rozliczane)
• Pytanie 1: którą pozycję można zakwalifikować jako zasób?
• Środki transportu
• Amortyzacja
• Skarbnik
• Podróże służbowe
• Budynek urzędu
• Zużycie energii
• Pytanie 2: jakie zasoby można zidentyfikować dla Państwa
organizacji?
• Pytanie 3: jakie będą pełne koszty (typy tych kosztów) wskazanych
zasobów?
Kalkulacja kosztów działań
ZASÓB POMOCNICZY
Działanie jest tym, co ludzie/systemy robią
w organizacji.
ZASÓB DOCELOWY
Działania
Podczas wykonywania działań
wykorzystywane/zużywane są zasoby
organizacyjne.
Dobrze nazwane działanie wskazuje na
rezultat i podkreśla powtarzalność.
• Przykłady działań dla urzędów:
•
•
•
•
Wydawanie dowodów osobistych
Przyjmowanie wniosku o zameldowanie
Wydawanie odpisów dokumentacji
Wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności
gospodarczej
• Wpisywanie i skreślanie z rejestru wyborców
• Likwidowanie dokumentacji niearchiwalnej
Klasyfikacja procesów i działań
• Klasyfikacja procesów i działań
• Biorąc pod uwagę rachunek kosztów działań, najistotniejszym
kryterium podziału procesów jest znaczenie procesów.
• Według tego kryterium procesy przedsiębiorstwa dzieli się na
procesy podstawowe (inaczej pierwotne) oraz pomocnicze (inaczej
dodatkowe lub wtórne).
• Procesy podstawowe są związane z działalnością organizacji,
natomiast procesy pomocnicze będą związane z działalnością
administracyjną i zarządzaniem [Nowak, Piechota, Wierzbiński,
2004].
Różne cele ABC
• Klasyfikacja procesów i działań
Działanie
X.1
Proces
X
Czynność X1.1
(…)
Czynność X1.M
(…)
Działanie
X.N
Czynność XN.1
(…)
Czynność XN.M
Rysunek 5. Zależności pomiędzy procesem, działaniem, czynnością
Źródło: opracowanie własne na podstawie [Jaruga, Nowak, Szychta,
2001; Nowak, 2001; Miller, 2000; Świderska, 2003, T1]
Zasób
Zasób
Pracownik
merytoryczny 1
Pracownik
merytoryczny 2
Wydanie łącznego
wymiaru zobowiązania
podatkowego dla nowego
podatnika
Wydanie decyzji
zatwierdzającej podział
działki
Wydanie zgody na wycinkę
drzewa
Inne
Nośnik kosztów zasobów
Deklarowany czas pracy
• Pytanie 1: którą pozycję można zakwalifikować jako działanie/czynność?
• System informatyczny
• Przyjmowanie wniosków o dowód osobisty
• Amortyzacja
• Przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w archiwum
• Powierzchnia archiwum
• Wydawanie odpisów dokumentacji
• Podatki i opłaty.
• Pytanie 2: jakie działania/czynności można zidentyfikować dla
Państwa organizacji?
Kalkulacja kosztów obiektów kosztowych
Działania
Obiekty
kosztowe
Obiekty wyceniane w rachunku kosztów
działań
Przykłady dla urzędów:
•Obywatele
•Przedsiębiorstwa
•Inne urzędy
•Inne organizacje
Dane działanie może być wykonywane na
rzecz wielu obiektów kosztowych
Do rozliczenia kosztów działań na obiekty
kosztowe wykorzystuje się nośniki kosztów
działań
Kalkulacja kosztów obiektów kosztowych
• Pytanie 1: którą pozycję można zakwalifikować jako obiekt kosztowy?
• System informatyczny
• Dowody osobiste
• Amortyzacja
• Jan Nowak
• Powierzchnia archiwum
• Wydawanie odpisów dokumentacji
• Segregatory
• Pytanie 2: jakie obiekty kosztowe można zidentyfikować dla
Państwa organizacji?
Model ABC dla urzędów wraz z pierwszymi
efektami prac
• Cel:
• Wycena usług urzędów
• Podnoszenie efektywności realizowanych procesów
• Benchmarking realizowanych czynności
• Założenia
• Kalkulacja zasób → działania
• Na poziomie elementu „działanie” w ABC zejście na poziom
„czynności” (usługi urzędów)
• Wybrane 3 czynności w ramach procesów podstawowych
urzędów
efektami prac
• Projekt pilotażowy
•
•
•
•
•
Prace koncepcyjne
Analizy dokumentacji i danych
Wywiady
Rozliczenie kosztów urzędów
Kalkulator kosztów (obudowanie koncepcji w systemie
informatycznym)
• Zalecenia co do rozbudowy modelu
efektami prac
Zasoby • Procesy
docelowe podstawowe
Zasoby • Procesy
docelowe pomocnicze
Szczegóły dotyczące modelu: OSOBNY DOKUMENT
Jakie korzyści płyną z zastosowania
nowoczesnego rachunku kosztów w urzędach?
• Po pierwsze: Korzyści płynące z wykorzystania w
ramach ABC rachunku kosztów zasobów
KOLEJNE SLAJDY
• Po drugie: Korzyści płynące z uzupełnienia perspektywy
rozliczenia kosztów w ABC o perspektywę procesów
CZĘŚĆ SZKOLENIA DR RADOSŁAWA RYŃCY
Korzyści płynące z wykorzystania w ramach ABC
rachunku kosztów zasobów
• Możliwość obniżenia kosztów dzięki ścisłej kontroli
kosztów oraz potencjału na poziomie poszczególnych
zasobów,
• Uzyskanie doskonałej podstawy do przyczynowoskutkowej wyceny kosztu procesów,
• Przejrzysta ewidencja kosztów - przyjęcie zasobowego
rachunku kosztów sprawia, że każdy koszt musi być
przypisany do konkretnego zasobu, stąd zmniejsza sie
liczebność i znaczenie tzw. „worków kosztów”,
Korzyści płynące z wykorzystania w ramach ABC
rachunku kosztów zasobów
• Lepsza możliwość dopasowywania poziomu zasobów do
rozmiaru działalności – dzięki zrozumieniu dostępnego
potencjału zasobów oraz zmierzeniu kosztów jego
utrzymania, kierownicy efektywniej zarządzają zasobami
i kosztami niewykorzystanych zasobów [Zieliński T. M.,
Anders A., Szymański K., 2011].
Co można jeszcze?
• Rozpoznanie stałości i zmienności kosztów (I)
• Określenie stopnia wykorzystania zasobów (II)
• Activity Based Budgeting (budżetowanie oparte na
działaniach) (III)
• Uwzględnienie w rozliczeniach założeń TD ABC (Timedriven ABC) (IV)
(I) Stałe i zmienne elementy kosztowe zasobu
Miara wielkości
(przykład 1)
przerobu zasobu
Źródło: [Zieliński T. M., Anders A., Szymański K., 2011]
(I) Stałe i zmienne elementy kosztowe zasobu
(przykład 2)
(II) Stopień wykorzystania zasobu
• Stopień wykorzystania zasobu wynika z różnicy
pomiędzy praktyczną (lub planowaną) a rzeczywistą
wielkością przerobu poszczególnych zasobów.
(II) Stopień wykorzystania zasobu
• KOSZTY NIEWYKORZYSTANYCH ZASOBÓW:
KNZ = (1 - Stopień Wykorzystania Zasobu) x Koszty
Stałe
• KOSZTY WYKORZYSTANYCH ZASOBÓW:
KWZ = Stopień Wykorzystania Zasobu x Koszty Stałe +
Koszty Zmienne
Activity Based Budgeting (budżetowanie oparte na
działaniach) (III)
Budżetowanie oparte na działaniach
Zasoby
Zasoby
Nośniki kosztów zasobów
Nośniki kosztów zasobów
Działania
Działania
Nośniki kosztów działań
Nośniki kosztów działań
Obiekty kosztowe
Obiekty kosztowe
Produkt 1
…
Produkt N
Produkt 1
Rysunek 6. ABC a ABB
Źródło: [Kaplan, Cooper, 2000]
…
Produkt N
Uwzględnienie w rozliczeniach założeń TD ABC
(Time-driven ABC) (IV)
ABC
TDABC
Zasoby
Nośniki kosztów
zasobów
Zasoby
Jednostkowy koszt zdolności
produkcyjnych
Działania
Nośniki kosztów
działań
Obiekty
kosztowe
Zdolność produkcyjna
wymagana przez każde
działanie
Działania
Równania czasowe
Obiekty
kosztowe
Rysunek 7. Porównanie schematyczne ABC i TDABC
Źródło: opracowanie własne
Agenda
urzędów.
Agenda
urzędów.
Źródła
•
•
•
•
•
•
•
Jaruga A., Nowak W. A., Szychta A., Rachunkowość zarządcza. Koncepcje i
zastosowania, Wydanie II, Społeczna Wyższa Szkoła Przedsiębiorczości i
Zarządzania w Łodzi, Łódź 2001
Kaplan R. S., Cooper R., Zarządzanie kosztami i efektywnością, Dom
Wydawniczy ABC, Kraków 2000
Miller J.A., Pniewski K., Polakowski M., Zarządzanie kosztami działań, WIGPress, Warszawa 2000
Nowak E., Rachunek kosztów przedsiębiorstwa, EKSPERT, Wrocław 2001
Nowak E., Piechota R., Wierzbiński M., Rachunek kosztów w zarządzaniu
przedsiębiorstwem, PWE, Warszawa 2004
Zieliński T. M., Anders A., Szymański K., Materiały szkoleniowe:
Rachunkowość zarządcza a podejmowanie strategicznych decyzji w
urzędzie administracji rządowej, 2011
Świderska G.K (red.), Rachunkowość zarządcza i rachunek kosztów /Tom
I/, Difin, Warszawa 2003
Dziękujemy za uwagę.
Zapraszamy ponownie.
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO
PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ
Dane beneficjenta/instytucji biorącej
udział w programie/projekcie.
Dane beneficjenta/instytucji biorącej
udział w programie/projekcie.

RKD a podejmowanie decyzji w urzędach

Transkrypt

Podobne dokumenty

U c H WAt E Nr XXX/ 20s12009 U c HW At E Nr

Wydarzenia - Gmina Dobra

CASE STUDY Z DZIEDZINY PRAWO Klub sportowy XXX

wzór - Powiat Prudnicki

ABC. Jak inwestować w nieruchomości