pobierz - ministerstwo rozwoju

Rozeznanie rynku
Opis przedmiotu zadania
Zamówienie obejmuje zapewnienie noclegów, przewozu w obie strony, sali konferencyjnej wraz
ze sprzętem technicznym oraz obsługą cateringową dla maksymalnie 21 osób w terminie 6-7 lipca
2015 r.
I.
Zakres zamówienia:
1. Wymagania dotyczące noclegów
Zapewnienie 1 noclegu z dnia 6 na 7 lipca 2015 r.
1.
a) Pokoje odpowiadające standardowi hotelu minimum trzygwiazdkowego Hotel musi być
zlokalizowany w odległości od 20 km do 50 km (w linii drogowej) od siedziby
Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (ul. Wspólna 2/4; 00-926 Warszawa).
b) Należy zapewnić nocleg w
do pojedynczego wykorzystania.
pokojach
jednoosobowych
lub
dwuosobowych
c) Wszystkie pokoje i sala konferencyjna muszą znajdować się w jednym budynku.
2. Wymagania dotyczące przewozu
a) Autokar lub bus nie starszy niż 5 lat, klimatyzowany, z ważną polisą ubezpieczeniową,
do przewozu maksymalnie 21 osób.
b) Wyjazd z Warszawy, ul Wspólna 2/4 I dnia ok. g. 08.00 (w zależności od odległości
możliwa zmiana godziny).
c) Wyjazd z hotelu, II dnia ok. g. 15.00 (w zależności od odległości możliwa zmiana
godziny) i przyjazd do Warszawy, ul Wspólna 2/4.
3. Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i sprzętu technicznego
W pełni wyposażona sala konferencyjna z miejscami dla maksymalnie 2 1 osób, zgodnie
z przepisami BHP. W zakres wymaganego wyposażenia sali wchodzą m.in.:
a) Stół prezydialny dla 3 osób,
b) Krzesła i stoły (ułożenie stołów w podkowę, umożliwiające uczestnikom śledzenie
prezentacji),
c) Sprzęt konferencyjny (ekran, projektor multimedialny
z laptopem, tablica typu „flipchart” i flamastry),
zdolny
do
współpracy
d) Laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point) oraz programem
do odczytu plików PDF,
e) Sprzęt nagłaśniający,
f)
Dostęp do Internetu,
g) Obsługa techniczna sprzętu.
1
Hotel, który posiada decyzję właściwego Marszałka Województwa o zaszeregowaniu go do kategorii oznaczonej trzema
gwiazdkami na podstawie art. 38 ust.1 i art. 42 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz.
U. z 2014 Nr 196) i znajduje się w Centralnym Wykazie Obiektów Hotelarskich (http://turystyka.gov.pl/cwoh/index).
4. Wymagania dotyczące obsługi cateringowej spotkania
Obsługa cateringowa zgodnie z poniższym harmonogramem i zakresem.
Przybliżony harmonogram (godziny mogą ulec zmianie):
I dzień
II dzień
08.00-10.00 przyjazd, zakwaterowanie,
kawa powitalna
08.00-09.00 śniadanie
10.00-11.30 spotkanie informacyjne IZ POIiŚ
z IP/IW*
09.00-10.30 szkolenie
11.30-11.45 przerwa kawowa
10.30-10.45 przerwa kawowa
11.45-13.15 szkolenie
10.45-12.15 szkolenie
13.15-14.15 lunch
12.15-12.30 przerwa kawowa
14.15 – 15.45 szkolenie
12.30-14.00 szkolenie
15.45-16.00 przerwa kawowa
14.00-15.00 lunch
16.00-17.30 szkolenie
15.00wykwaterowanie i wyjazd do
Warszawy
20.00- kolacja
Zgodnie z powyższym w zakres cateringu wchodzą:
a)
Kawa powitalna/przerwa kawowa dostępna podczas całego spotkania (I i II dzień zgodnie
z harmonogramem) – w formie szwedzkiego stołu, kawa z ekspresu (zaparzacza) świeżo
parzona, herbata (min. 3 rodzaje herbat w torebkach w tym owocowe), woda mineralna
gazowana i niegazowana (0,5 l na osobę), 2 rodzaje soków owocowych, 3 rodzaje
świeżych owoców, 3 rodzaje ciastek typu mini rogaliki, mini babeczki, mini muffiny,
b)
Lunch (I i II dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie bufetu zimnego, ciepłego oraz
bufetu z deserami (wybór deserów) i napojami; w menu 2 dania ciepłe do wyboru (w tym
jedno wegetariańskie) z 2 rodzajami dodatków skrobiowych oraz 2 rodzajami surówek,
2 rodzaje sałatek zimnych, 2 rodzaje ciast do wyboru oraz mus ze świeżych owoców;
kawa z ekspresu (zaparzacza) świeżo parzona, herbata (min. 3 rodzaje herbat w torebkach
w tym owocowe), woda mineralna gazowana i niegazowana (0,5 l na osobę), 2 rodzaje
soków owocowych,
c)
Kolacja (I dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie bufetu zimnego, ciepłego oraz
bufetu z deserami składającej się z: przystawek (2 rodzaje do wyboru), zupy (2 rodzaje do
wyboru), dania głównego (2 rodzaje do wyboru), deseru (2 rodzaje ciast do wyboru oraz mus
ze świeżych owoców) oraz napojów: kawy z ekspresu (zaparzacza) świeżo parzonej,
herbat (min. 3 rodzaje herbat w torebkach, w tym owocowe), wody mineralnej gazowanej
i niegazowanej, soków owocowych (dwa rodzaje). Konieczna wersja posiłku mięsna oraz
dla wegetarian.
d)
Śniadanie (II dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie zimnego oraz ciepłego bufetu.
Dania zimne: chleb, bułki, masło, twarożki (co najmniej w dwóch smakach), dżem, jogurt,
płatki Muesli, mleko, wybór serów, wybór wędlin, świeże warzywa. Dania gorące:
jajecznica, parówki oraz kawa z ekspresu (zaparzacza) świeżo parzona, herbata ( min.
3 rodzaje herbat w torebkach, w tym owocowe), woda mineralna gazowana i niegazowana,
2 rodzaje soków owocowych.
e)
Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy,
zastawa porcelanowa i szklana, sprzątanie).
II.
Dodatkowe informacje dla Wykonawcy:
a) Ostateczne menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji
przedstawionych przez Wykonawcę w ofercie. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe
powinny być zorganizowane
uczestników spotkania.
w
pomieszczeniu
zarezerwowanym
wyłącznie
dla
b) Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej
na 2 dni przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi
na podstawie listy zgłoszonych osób uwzględniając podane przez Wykonawc ę koszty
stałe i koszty osobowe. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników w terminie
określonym w zdaniu pierwszym, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego
tytułu.
III.
Przygotowanie oferty:
a) W ofercie należy uwzględnić:
kosztorys wykonania zadania zgodnie z załącznikiem nr 1 do OPZ,
2 przykładowe propozycje menu lunchu i kolacji,
skan/kopię ważnej polisy OC oraz skan/kopię dowodu rejestracyjnego pojazdu lub
pojazdów, który będzie realizował usługę,
termin, w którym Wykonawca jest związany złożoną ofertą.
b) Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do dnia 24 czerwca br. na adres: e-mail:
[email protected].
IV.
Kryteria wyboru ofert:
a) 100% cena,
b) Zgodność przekazanych dokumentów wskazanych w pkt III. a) OPZ z wymaganiami
określonymi w pkt I OPZ.
V.
Warunki wyboru Wykonawcy:
a) W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania
ofert.
b) Zamawiający nie przewiduje prowadzenia negocjacji z Oferentami.
c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
d) Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów
umów stosowanych w ministerstwie.
e) Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
f)
Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów ustawy
Prawo zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia
którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia, bez
wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
g) Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu przepisów Ustawy o dostępie do informacji publicznej, i w przypadku
zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy,
jego oferta zostanie odrzucona.
h) Zamawiający nie ma możliwości zaliczkowania.
VI.
Osoba do kontaktu:
Edyta Klimczak
Departament Programów Infrastrukturalnych
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
tel. +48 22 273 83 15, fax +48 22 273 89 09, e-mail: [email protected]