Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Transkrypt
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W ramach procedury rozeznania rynku zapraszamy do składania ofert na organizację i obsługę spotkania dla grupy do 120 osób obejmującą: • usługi hotelowe w tym: zapewnienie noclegów dla grupy do 100 osób, zapewnienie 1 sali konferencyjnej na nie mniej niż 120 osób, • usługi transportowe, • usługi gastronomiczno-restauracyjne. podczas posiedzenia Komitetu Koordynacyjnego Umowy Partnerstwa w terminie 29 – 30 września 2016 roku organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju (MR). ZAKRES ZAMÓWIENIA USŁUGI HOTELOWE: Nocleg w hotelu/ośrodku o standardzie nie mniejszym niż 4*, położonym maksymalnie 45 minut drogi autokarem od Dworca Głównego w Gdańsku (ul. Podwale 2), jednakże znajdującym się w granicach Trójmiasta, dla ok. 100 osób w dniach: 29 – 30 września 2016 roku (1 doba hotelowa): • pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, pokoje mogą znajdować się w różnych obiektach, ale położonych w bliskiej odległości (max. 15 minut komunikacją miejską), • sala konferencyjna w układzie „klasa ze stołami”, • sala, w której podawane będą posiłki, miejsca, w których będą organizowane przerwy kawowe oraz sala konferencyjna muszą znajdować się w jednym kompleksie hotelowym, • w cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu. Wszyscy uczestnicy spotkania będą potwierdzać rezerwację i dokonywać zakupu noclegu na własny koszt. USŁUGI TRANSPORTOWE: 1. transport z miejsca spotkania do miejsca, w którym realizowany jest projekt współfinansowany z Funduszy Europejskich położonego nie dalej niż godzinę drogi autokarem od Dworca Głównego w Gdańsku (ul. Podwale 2) dla grupy do 120 osób w dniu 30 września 2016 r. ok godz. 10.00 oraz powrót do miejsca spotkania w dniu 30 września 2016 r. z hotelu/ośrodka ok. godz. 12.00. Zamawiający wskaże miejsce, do którego będzie odbywał się transport przed podpisaniem umów, 2. środki transportu (autokary, busy) nie starsze niż 5 lat, z ważną polisą ubezpieczeniową. Wykonawca, bądź podmiot świadczący usługę transportu na rzecz Wykonawcy, musi posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób. USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE: • 1 lunch (w formie bufetu) dla grupy do 120 osób w dniu 30 września 2016 roku ok. godz. 15.30 składający się z: nie mniej niż 3 zimnych przystawek do wyboru, zupy, nie mniej niż 2 dań głównych do wyboru, nie mniej niż 2 deserów do wyboru oraz napojów w tym: soki owocowe, wody gazowanej i niegazowanej, kawy, herbaty wraz z dodatkami do kawy i herbaty (cukier biały i trzcinowy, miód, cytryna, mleko) – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich; • 1 kolacja zasiadana (w formie bufetu) dla grupy do 100 osób w dniu 29 września 2016 roku ok. godz. 19.00 składające się z przystawki, zupy, dwóch dań głównych do wyboru, dwóch dań zimnych do wyboru (np. deska serów i/lub pieczonych mięs), deseru oraz napojów: soki 1 owocowe, woda stołowa, kawa, herbata wraz z dodatkami do kawy i herbaty – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich; • przerwa kawowa ciągła dla grupy do 120 osób w dnia 30 września 2016 roku (w godz. 12:3015:30) w formie bufetu składającego się z kawy z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków do kawy i herbaty (cukier biały i trzcinowy, miód, cytryna, mleko), wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, co najmniej trzech rodzajów ciastek typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki, serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa i szklana), obsługa; • kolacja dla grupy powinna być podawana w wydzielonej sali; • proszę o dołączenie do oferty propozycji menu na wszystkie posiłki. SALA KONFERENCYJNA: Zapewnienie w dniu 30 września 2016 r. 1 sali konferencyjnej na nie mniej niż 120 osób w ustawieniu „klasa ze stołami” wraz z pełnym wyposażeniem: • stół prezydialny dla maksymalnie 5 osób, • ustawienie kolumnowe, umożliwiające uczestnikom śledzenie prezentacji (prostopadle do stołu prezydialnego), • krzesła dla wszystkich uczestników, • ekran, • projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem, • mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu, • laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point), • pilot do zmieniania slajdów, • multifony dla prelegentów oraz słuchaczy (1 multifon dla maksymalnie 5 osób) lub mikrofony bezprzewodowe (2 dla prelegentów i 4 dla uczestników spotkania), • sprzęt nagłaśniający, • sprzęt rejestrujący dźwięk (opcjonalnie), • bezprzewodowy dostęp do Internetu, • tablica typu „flipchart” i flamastry, • zapewnienie obsługi technicznej sprzętu. DODATKOWE INFORMACJE DLA WYKONAWCY Wyznaczenie opiekuna grupy na miejscu będzie mile widziane. W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty netto i brutto. Dodatkowo do oferty, należy załączyć kalkulację powyższej kwoty w podziale na koszty stałe i koszty osobowe przy założeniu pobytu maksymalnie 100 osób. Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe. 2 Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do dnia 9 września 2016 r. na adres e-mail: [email protected] z tematem wiadomości „Zapytanie ofertowe – składanie ofert na organizację i obsługę spotkania". WARUNKI WYBORU WYKONAWCY 1. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena – 50%, Pozostałymi kryteriami oceny ofert będą: lokalizacja obiektu – 30 % oraz menu poszczególnych posiłków – 20%. 2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez podania przyczyny. 5. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków Zamówienia. 6. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w Ministerstwie. 7. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. 8. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy Oferta zostanie odrzucona. OSOBA DO KONTAKTU Magdalena Dziubek-Grudzińska Wydział Umowy Partnerstwa Departament Strategii Rozwoju Ministerstwo Rozwoju tel.: 022/ 22 273 73 84 lub 606 294 920 e-mail: [email protected] 3