pobierz - ministerstwo rozwoju

Załącznik nr 3
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia stanowi organizacja i obsługa odbywającego się w ramach prezydencji Polski
w Grupie Wyszehradzkiej spotkania dot. współpracy w obszarze ewaluacji, organizowanego przez
Ministerstwo Rozwoju dla grupy max. 30 osób. Konferencja odbędzie się w dniach 7-10 września
2016 r. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni:
 usługi hotelowe w tym:
a) nocleg dla grupy max. 30 osób1, w pokojach jednoosobowych lub do pojedynczego wykorzystania,
b) 1 salę konferencyjną dla max. 30 osób w dniach 8 - 9 września 2016 r.
 usługi gastronomiczno-restauracyjne (ciągłe przerwy kawowe, 2 obiady)
 organizacja wycieczki po Zakopanem dla grupy max 30 osób, z przewodnikiem
anglojęzycznym, w dniu 8 września (max. 3 godzinna)
ZAKRES ZAMÓWIENIA
USŁUGI HOTELOWE:
Nocleg w hotelu/ośrodku o standardzie niemniejszym niż 4*, położonym w Zakopanym, dla max. 30
osób w dniach 7- 10 września 2016r.
 pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania,
 w cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu,

wszystkie pokoje, sala, w której będą podawane posiłki, miejsce, w którym będzie
organizowana przerwa kawowa oraz sale konferencyjne muszą znajdować się w jednym
kompleksie hotelowym,
 pokoje zostaną opłacone przez Ministerstwo Rozwoju
SALA KONFERENCYJNA:
Zapewnienie w dniu 8. września 2016 r. sali konferencyjnej dla max. 30 osób wraz z pełnym
wyposażeniem, w godzinach 09:00-15:00, zawierającym:
 stoły ustawione w kształt litery U, umożliwiający uczestnikom śledzenie prezentacji,
 krzesła dla wszystkich uczestników,
 ekran,
 projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,
 mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
1
Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona na 3 tygodnie (21 dni kalendarzowych) przed planowaną datą
organizacji spotkania.
Załącznik nr 3
 laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
 pilot do zmieniania slajdów,
 multifony dla prelegentów oraz słuchaczy (1 multifon dla maksymalnie 5 osób) lub mikrofony
bezprzewodowe (2 dla prelegentów ),

sprzęt nagłaśniający,
 bezprzewodowy dostęp do Internetu,
 zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas spotkania.
Zapewnienie w dniu 9. września 2016 r. 1 sali konferencyjnej dla max. 30 osób, wraz z pełnym
wyposażeniem w godzinach 9:00-15:00, zawierającym:
 stoły ustawione w kształt litery U, umożliwiające uczestnikom śledzenie prezentacji,
 krzesła dla wszystkich uczestników,
 ekran,
 projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,
 mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
 laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
 pilot do zmieniania slajdów,
 multifony dla prelegentów oraz słuchaczy (1 multifon dla maksymalnie 5 osób) lub
mikrofony bezprzewodowe (2 dla prelegentów ),
 sprzęt nagłaśniający,
 bezprzewodowy dostęp do Internetu,
 zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas spotkania.
USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE2:
8 – 9 września 2016 r.:
 organizacja 2 obiadów w formie bufetu dla max. 30 osób, składające się z: nie mniej niż 5 zimnych
przystawek do wyboru, 2 zup, nie mniej niż 4 dań głównych do wyboru z uwzględnieniem potraw
mięsnych i wegetariańskich, nie mniej niż 3 deserów do wyboru oraz napojów w tym: soków
owocowych, wody gazowanej i niegazowanej, kawy, herbaty wraz z dodatkami do kawy i herbaty
(cukier biały i trzcinowy, cytryna, mleko);
 organizacja dwóch całodziennych (tzn. pokrywających się swoim zakresem z czasem trwania
spotkania) przerw kawowych dla max. 30 osób w formie bufetu składającego się z kawy
z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków do kawy i herbaty (cukier biały i
2
Oferta powinna zawierać propozycje menu, które będzie zawierać każdego dnia inne propozycje dań.
Załącznik nr 3
trzcinowy, miód, cytryna, mleko), wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, ciastek,
serwisu gastronomicznego (zastawa porcelanowa i szklana), obsługa.
ORGANIZACJA WYCIECZKI PO ZAKOPANEM
Organizacja w dniu 8 września wycieczki po Zakopanem wg. poniższej specyfikacji:

liczba uczestników – max. 30 osób,

przewodnik prowadzący wycieczkę w języku angielskim,

ewentualne materiały (przewodniki, publikacje informacyjne itp.) powinny być w języku
angielskim,

wycieczka powinna być zorganizowana pomiędzy godz. 16 a 20 i trwać max. 3h.
DODATKOWE INFORMACJE DLA WYKONAWCY
Wyznaczenie opiekuna grupy na miejscu będzie mile widziane. W każdej z ofert należy uwzględnić
całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu
poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty netto i brutto.
Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.
Wszystkie posiłki (z wyjątkiem śniadania) oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w
pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania.
Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 3 tygodnie (21
dni kalendarzowych) przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na
podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe
i koszty osobowe.
WARUNKI WYBORU WYKONAWCY
1. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena usługi 70%. Pozostałym kryterium oceny
ofert będzie jakość oferty3 – 30%.
2. W procesie wyboru Wykonawcy rozpatrywane będą jedynie oferty w których całkowity koszt
usługi będzie niższy niż 50 tys. zł brutto.
3. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania
ofert.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
3
Przez jakość oferty Zamawiający rozumie kwestie związane z oceną standardu zaproponowanych pokoi, sali
konferencyjnej wraz z wyposażeniem, posiłków, wycieczki oraz lokalizacje hotelu (np. odległość od dworca
PKP).
Załącznik nr 3
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez
podania przyczyny.
6. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków
Zamówienia.
7. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych
w Ministerstwie.
8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
9. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w
rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez
Oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy Oferta zostanie
odrzucona.
10. Zamawiający nie wpłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonywana jest po
wykonaniu usługi.
Oferty należy przesyłać do 19.07.2016 (włącznie) na adres: [email protected]
OSOBA DO KONTAKTU
Piotr Strzęboszewski
Departament Strategii Rozwoju
Ministerstwo Rozwoju
tel.: 22 273 75 81
e-mail: [email protected]