Protokół nr 53/15 Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego odbytego w

Protokół nr 53/15
Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego odbytego
w dniu 18 grudnia 2015 r. w godzinach 9.00 – 11.00
Lista obecności członków Zarządu Powiatu stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Nieobecny usprawiedliwiony: Andrzej Piesyk
Ponadto w posiedzeniu uczestniczył:
1. Krzysztof Kaczmarek
2. Andrzej Jerzak
3. Krzysztof Dworczak
4. Monika Jankowska
5. Mirosław Cichowlas
6. Roman Olejnik
7. Anna Koźmińska
8. Hanna Liberska
9. Przemysław Wójcik
10. Marzena Wiśniewska
- sekretarz powiatu
- skarbnik powiatu
- Business Watch Sp. z o .o.
- Business Watch Sp. z o. o.
- dyrektor Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1
- dyrektor Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych nr 2
- główny specjalista – Stanowisko ds. kontroli
- główny specjalista w Wydziale Organizacyjnym
- naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu
- kierownik Biura Promocji i Rozwoju
Posiedzenie otworzył p. Stanisław Szczotka, przewodniczący Zarządu Powiatu. Na wstępie
powitał wszystkich bardzo serdecznie i przedstawił porządek obrad, który przyjęto jednogłośnie
w poniższym brzmieniu
1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcia porządku obrad.
2. Zapoznanie ze sprawozdaniem „Audyt udzielania zamówień publicznych w Starostwie
Powiatowym w Krotoszynie do kwoty 30.000 euro.”
3. Zapoznanie z propozycją umowy o świadczenie usług audytu wewnętrznego.
4. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia planu kontroli na 2016 rok.
5. Wniosek dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych nr 2 w Krotoszynie w sprawie
przyznania 16 godzin nauczania indywidualnego dla uczennicy kl. IV Technikum nr 2 w
Krotoszynie oraz zatwierdzenie aneksu nr 8 do arkusza organizacji ZSP nr 2 w
Krotoszynie na rok szkolny 2015/2016.
6. Zatwierdzenie aneksu nr 3 do arkusza organizacji Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej
w Krotoszynie na rok szkolny 2015/2016.
7. Zatwierdzenie aneksu nr 6 do arkusza organizacji Zespołu Szkół Specjalnych w
Krotoszynie na rok szkolny 2015/2016.
8. Wniosek dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1 w Krotoszynie w sprawie
wyrażenia zgody na prowadzenie dziennika lekcyjnego tylko w formie elektronicznej z
dniem 1 stycznia 2016 r.
9. Wniosek dyrektora SOSW w Konarzewie w sprawie wyrażenia zgody na zawarcie
umowy użyczenia ze Stowarzyszeniem „Motylek”.
10. Wniosek PUP w Krotoszynie w sprawie wyrażenia zgody na bezpłatne przekazanie
składników majątku ruchomego.
11. Wniosek Starostwa Powiatowego w sprawie wyrażenia zgody na bezpłatne przekazanie
składników majątku ruchomego.
12. Wniosek Teczka Firm Krzysztof Jabłoński w sprawie wyrażenia zgody na wykorzystanie
herbu Powiatu Krotoszyńskiego.
13. Zapytania i wolne głosy.
Punkt 2
Pan Krzysztof Dworczak – zgodnie z planem na 2015 r. przeprowadzony został audyt udzielania
zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Krotoszynie do kwoty 30.000 euro.
Przeprowadzając zadanie audytowe w głównej mierze bazowano na procedurze wewnętrznej
Starostwa oraz sprawdzano, czy pracownicy postępują zgodnie z procedurą i oceniono zapisy
procedury wewnętrznej pod kątem dobrych praktyk. Próbie poddano wszystkie zamówienia,
które zostały udzielone w badanym okresie tj. 1 stycznia – 31 sierpnia 2015 r.
Pan Dworczak podkreślił, że w zakresie zamówień publicznych od 14.000 do 30.000 euro
pozytywnie oceniono fakt, że wybór dostawcy i wykonawcy przebiegał zgodnie z procedurą. Nie
było żadnych odstępstw. Podjęto wszystkie kroki, które należało wykonać w procesie wyboru
dostawcy. Cały proces był udokumentowany w sposób zgodny z załącznikami do procedury
wewnętrznej. Tylko w jednym przypadku na etapie szacowania wartości zamówienia kwota,
która była wyszacowana nie zgadzała się z kwotą podaną we wniosku. Pan Dworczak podkreślił,
że pewne rozbieżności w ocenie pojawiły się w przypadku wyboru dostawcy materiałów
biurowych. Ofertę złożyło dwóch wykonawców i jedna z nich została odrzucona, ponieważ nie
była zgodna z przedmiotem zamówienia. Następnie zamawiający skierował pismo do
wykonawcy z prośbą o udzielenie wyjaśnień co do marki segregatora. Dostawa wyjaśnił w
piśmie, że podana nazwa była pomyłką i zaznaczył, że powyższe nie zmienia przedmiotu
zamówienia i ceny. Cena oferty odrzuconej była niższa od oferty ostatecznie przyjętej. Pomimo
udzielonego wyjaśnienia dostawcy Komisja odrzuciła ofertę i nie potraktowała błędu w ofercie
jako omyłki. W ocenie pana Dworczaka była to pomyłka, ponieważ skoro na rynku nie był
odstępny segregator wskazanej firmy, to oznacza, że produkt nie istnieje, czyli jest to pomyłka.
Postępowanie dotyczące dostawy materiałów biurowych jest zamówieniem wyjętym spod
rygoru, poza tym i przede wszystkim cena oferty odrzuconej była niższa. Komisja po otrzymaniu
wyjaśnień od dostawcy powinna była przyjąć ofertę tańszą.
Pani Monika Jankowska – proces udzielania zamówień do 14.000 euro regulowany jest w
obowiązującej procedurze udzielania zamówień publicznych Starostwa Powiatowego. Audyt w
tym zakresie opierał się w znacznej części na dobrych praktykach, ponieważ obowiązująca
procedura jest w niektórych częściach nieprecyzyjna. Pani Jankowska podkreśliła, że wyniki
analizy badanego obszaru wskazują na skutki braku precyzji w formułowaniu zapisów.
Podsumowując badany obszar można stwierdzić, że postępowania przeprowadzone były zgodnie
z procedurą, co nie oznacza, że optymalnie dobrze. Proces udzielania zamówień do 14.000 euro
realizowany jest na stanowiskach kierowników komórek organizacyjnych, którym przekazano
kompetencje do udzielania takich zamówień. Zbadano 18 przypadków dokonania wyboru
dostawy i w 7 przypadkach nie przeprowadzono rozeznania rynku. W 13 na 18 postepowań nie
2
zgromadzono ofert w przypadku kiedy procedura wskazuje, że należy sporządzić notatkę bądź
załączyć oferty. Na tą okoliczność przedłożono różne wyjaśnienia np. rozeznanie cen drogą
telefoniczną, porównanie cen w katalogach, kontynuacja ze znanym już wykonawcą, ale nie
zostało to udokumentowane. W przypadku 12 postępowań nie sporządzano notatki, która jest
podsumowaniem procesu wyboru dostawcy. Pani Jankowska zwróciła uwagę, że w 70%
badanych przypadków procedura wyboru dostawcy nie była optymalna. Powyższe sugeruje
dążenie do bardzo ścisłego regulowania w procedurze poszczególnych etapów wyboru dostawcy
(zbieranie ofert, dokumentacja, dokonanie wyboru) albo też przyzwolenie na taki sposób
postępowania. Trudno stwierdzić, że w sposób celowy i oszczędny dokonano rozeznania i
wszystkie przypadki zakupów przeprowadzono optymalnie.
Pan Krzysztof Dworczak – wyjaśnił, że procedura zamówień publicznych obowiązująca w
Starostowie Powiatowym przyznaje pewną dowolność, ponieważ zapisy zarządzenia wskazują,
iż pożądane jest, aby z czynności rozeznania rynku sporządzić notatkę lub dołączyć wydruki,
oferty. Procedura wskazuje co należy rozumieć przez rozeznanie rynku, czyli należy sprawdzić
ceny u co najmniej dwóch wykonawców. Jeśli osoba dokonująca wyboru wykonawcy chciałaby
mieć potwierdzenie, że sprawdzono ceny u przynajmniej dwóch wykonawcy, to najlepiej mieć w
dokumentacji dwie oferty. Z notatki nie jest się w stanie zweryfikować, czy rzeczywiście
dokonano rozeznania rynku. W opinii pana Dworczaka notatka jest słabszym elementem niż
posiadanie ofert. Ponadto obowiązująca procedura nie określa, co powinno być zawarte w
notatce, co wymagałoby uściślenia.
Pani Monika Jankowska – nadmieniła, że w sprawozdaniu z audytu wskazano, co powinna
zawierać notatka z wyboru wykonawcy tj. wykaz wykonawców i oferowanych przez nich cen
(oraz ewentualnie innych warunków realizacji zamówienia tj. termin wykonania, warunki
dostawy itp.) i ich porównanie uzasadniające wybór. Jednakże przyznała, że nie można
stwierdzić, że wybory były przeprowadzone niezgodnie z procedurą. Dalej pani Jankowska
dodała, że zgodnie z procedurą nie ma obowiązku zawierania umowy i w 14 przypadkach na 18
nie zawierano umowy. Zdaniem pani Jankowskiej należy rozważyć korzyści, jakie może
przynieść umowa, a opracowanie szablonu umowy dla usług/dostaw powtarzających się
powinno usprawnić proces zawierania umów.
Pan Sekretarz – odnosząc się do sprawozdania podziękował firmie za przeprowadzenie audytu, a
pani Hannie Liberskiej za jego wyniki. Wskazane uchybienia posłużą do podjęcia prac mających
na celu ich wyeliminowanie. Pan Sekretarz podkreślił, że z niektórymi stwierdzeniami nie
zgadza się jak np., że w 70% badanych przypadków procedura wyboru dostawcy nie była
optymalna, ponieważ prawdopodobnie popełniony został błąd metodologiczny. Dalej pan
Kaczmarek zwrócił uwagę na sprzeczność jaka ma miejsce w przedłożonym sprawozdaniu z
audytu, ponieważ stwierdzono 70% uchybień, co wskazywałoby na złą pracę pracownika, a w
dalszej części dokumentu wskazuje się na wysokie kompetencje pracownika odpowiedzialnego
za zamówienia publiczne. Jednocześnie zwrócono uwagę na spadającą liczbę prowadzonych
postępowań i przekazanie pracownikowi prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia na
rzecz jednostek organizacyjnych powiatu. Pan Kaczmarek nie zgodził się z powyższym, bowiem
nie ilość i wartość postępowań świadczy o ilości pracy, ale charakter postępowań. Nie bez
znaczenia jest również fakt, że w przyszłym roku ma obowiązywać nowa ustawa Prawo
zamówień publicznych, która ma ponad 300 stron i brak jest rozporządzeń i komentarzy, a także
szkoleń. Dlatego też, jeśli na tym etapie dociążony zostanie pracownik o przeprowadzanie
postępowań o udzielenie zamówienia na rzecz jednostek organizacyjnych, to mogłoby to
spowodować popełnianie uchybień.
3
Pani Monika Jankowska – zwróciła uwagę, że pracownik, któremu powierzono zadania
związane z prowadzeniem zamówień publicznych, miał tylko jeden przypadek błędnego wyboru
wykonawcy. Pozostałe uchybienia popełnione zostały przez naczelników komórek
organizacyjnych. Rozproszenie dokonywania zakupów spowodowało powstanie licznych
uchybień. W wyniku dokonanej analizy wykazano jakich etapów brakuje w procesie zakupu,
jaki jest optymalny proces, a 70% postępowań nie miało rozeznania rynku bądź sporządzonej
notatki.
Pan Sekretarz – zgodził się z propozycją opracowania szablonu umowy dla usług/dostaw
powtarzających się, który powinien usprawnić proces zawierania umów.
Pani Monika Jankowska – wyjaśniła, że w sprawozdaniu poruszono kompetencje pracownika
odpowiedzialnego za zamówienia, ponieważ dysponowano informacją, iż liczba postępowań
spada i w obliczu zmiany ustawy Prawo zamówień publicznych należy rozważyć centralizację
wysokich umiejętności w Starostwie Powiatowym, aby nie obligować w kolejnym etapie
jednostek do szkolenia swoich pracowników, jeśli zagrożenia są bardzo duże.
Pani Anna Koźmińska – podkreśliła, że ceni kompetencje pracownika odpowiedzialnego za
zamówienia publiczne i wyraziła obawy, że w jednostkach organizacyjnych pracownicy nie
posiadają nawet części wiedzy, ponieważ przeprowadzają znacznie mniej postępowań.
Pan Sekretarz – zauważył, że pracownik Starostwa Powiatowego wielokrotnie udzielał pomocy
jednostkom organizacyjnym w zakresie przeprowadzenia postępowań.
W dalszej części dyskutowano nad rozważeniem scentralizowania postępowań o udzielenie
zamówień publicznych z uwagi na popełniane błędy w tym zakresie. Pan Dworczak zwrócił
uwagę, że w jednostkach oświatowych liczba postępowań jest dość niska i być może okaże się,
że całkowita ich liczba nie będzie aż tak duża.
Pan Wicestarosta - przychylił się do propozycji organizacji postępowań o udzielenie zamówienia
publicznego przez Starostwo Powiatowe dla jednostek i być może w pierwszej kolejności
powinno to dotyczyć zamówień publicznych powyżej 14.000 bądź 30.000 euro. Wprowadzenie
takiego rozwiązania zapewne wymagać będzie zwiększenia zatrudnienia. Pan Wicestarosta
wyraził przekonanie, że przedstawiona propozycja przyczyni się do ograniczenia
nieprawidłowości w tym zakresie.
Pan Janusz Baszczyński – z przeprowadzonego audytu w zakresie udzielania zamówień
publicznych w Starostwie Powiatowym wynika, że osoba odpowiedzialna za zamówienia
publiczne posiada duże kompetencje i dysponuje dużą wiedzą w tym zakresie. Stwierdzone
nieprawidłowości w trakcie audytu muszą zostać wyeliminowane. Pan Baszczyński przyznał, że
podczas kontroli w jednostkach jest dużo uchybień w zakresie postępowań o udzielenie
zamówienia publicznego. Członek Zarządu również przychylił się do organizacji zamówień
publicznych przez Starostwo Powiatowe dla wszystkich jednostek i w pierwszej kolejności
powinni to dotyczyć zamówień o znaczącej wartości.
Pani Hanna Liberska – podziękowała za dobrą ocenę jej kompetencji i wiedzy. Odnosząc się do
postępowań o udzielenie zamówień do 14.000 euro przyznała, że zdarzają się nagłe i
niespodziewane zakupy, co przyczynia się do braku sporządzenia notatek. Pani Liberska
zgodziła się, że niektóre notatki sporządzone były niedbale. Tylko w 7 przypadkach nie
dokonano rozeznania rynku i stwierdzenie, że w 70% badanych przypadków procedura wyboru
4
dostawcy nie była optymalna dotyczy postępowań, które nie zawierały notatki bądź oferty.
Dlatego też w opinii pani Liberskiej jest to zawyżone stwierdzenie. W dalszej wypowiedzi
podkreśliła, że podjęte zostaną starania, aby stwierdzone uchybienia nie miały miejsca, choć
trudne będzie uniknięcie błędów, ponieważ w Starostwie Powiatowym nie ma komórki, która
zajmowałaby się tylko zakupami.
Pan Wiesław Popiołek – podkreślił, że sprawozdanie z audytu jest interesującym materiałem i
wskazuje na wiele rozwiązań, które powinny poprawić funkcjonowanie przeprowadzania
postępowań. W jednostkach organizacyjnych stwierdzonych jest dużo uchybień w zakresie
zamówień publicznych i wymaga to rozważenia propozycji organizacji zamówień dla
wszystkich jednostek przez Starostwo Powiatowe. Pan Popiołek zaproponował, aby odbyło się
spotkanie z naczelnikami w zakresie prawidłowego przeprowadzania postępowań o udzielenie
zamówienia publicznego.
Pan Andrzej Jerzak – przyznał, że warto rozważyć zmianę zapisów zarządzenia w sprawie
regulaminu udzielania zamówień publicznych, które przyczynią się do wyeliminowania
stwierdzonych błędów. Jednakże nowe zapisy nie powinny być zbyt szczegółowe, aby nie
utrudniały bieżącej pracy. Dalej pan Skarbnik przyznał, że najprawdopodobniej konieczne
będzie podjęcie decyzji o centralizacji udzielania zamówień publicznych, które miałyby miejsce
w Starostwie Powiatowym, jak również należy rozważyć scentralizowanie obsługi księgowej
jednostek.
Pan Krzysztof Dworczak – zwrócił uwagę, że niektóre jednostki ustalają w procedurach dolny
próg np. 300 euro umożliwiający zastosowanie trybu z wolnej ręki.
Zarząd Powiatu jednogłośnie przyjął sprawozdanie „Audyt udzielania zamówień publicznych w
Starostowie Powiatowym w Krotoszynie do kwoty 30.000 euro” stanowiące załącznik nr 2 do
protokołu.
Punkt 3
Pani Anna Koźmińska – na jednym z poprzednich posiedzeń Zarządu przekazana została
informacja o konieczności zawarcia nowej umowy o świadczenie usług audytu wewnętrznego i
wstępnie podjęta została decyzja o zawarciu umowy z dotychczasowym usługodawcą tj. firmą
Business Watch Sp. z o.o. Pani Koźmińska dodała, że przeprowadziła negocjacje z firmą, co do
kwoty usługi. Obecna umowa zawarta była na 21 miesięcy, czyli od kwietnia 2014 r. do grudnia
2015 r. Po dokonaniu przeliczenia wartość umowy na 12 miesięcy wynosiła netto 22.854,28 zł,
co stanowiło równowartość 5.409,42 euro. W negocjacjach zaproponowana została właśnie taka
kwota umowy na rok przyszły. Firma do wartości umowy dodała koszty z tytułu audytów
sprawdzających, które muszą być wykonywane zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie
audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu. Zaproponowana wartość
umowy przez firmę Business Watch Sp. z o. o. jest wyższa o 12.143,22 zł od wartości
poprzedniej umowy wyliczonej dla jednego roku.
W dalszej części pan Dworczak wspomniał o zmianach, które wprowadza nowe rozporządzenie
w zakresie audytu wewnętrznego. Konieczność sporządzania audytu sprawdzającego w wielu
przypadkach spowoduje wykonanie ponownie części audytu jak. np. przeprowadzenie testów na
5
próbie. Koszt audytów sprawdzających wyceniono ryczałtem na kwotę 3.750 zł netto za każdą
czynność sprawdzającą.
Pani Anna Koźmińska – udzielając odpowiedzi panu Skarbnikowi podała, że koszt brutto
umowy na kolejne 12 miesięcy wyniesie 43.046,93 zł brutto. Natomiast poprzednio wartość
umowy w przeliczeniu na 12 miesięcy brutto wyniosła 28.110,76 zł.
Pan Andrzej Jerzak – zwrócił uwagę, że rozważano kwestię zatrudnienia audytora w Starostwie
Powiatowym i przyznał, że nie jest zwolennikiem takiego rozwiązania, ponieważ trudno
pozyskać kompetentną i sprawdzoną osobę. Na uwadze należy mieć fakt, że wynagrodzenie
takiej osoby nie należy do najniższych. Ponadto w przypadku kiedy audytor nie sprawdzi się,
trudno będzie taką osobę zwolnić. W przypadku kiedy zawarta jest umowa z firmą zewnętrzną o
świadczenie usług audytu wewnętrznego i podmiot zlecający usługę jest niezadowolony, może
na kolejny rok zawrzeć umowę z inną firmą.
Pani Anna Koźmińska – dodała, że zgodnie z przyjętą procedurą udzielania zamówień
publicznych w Starostwie Powiatowym usługi szkoleniowe, prawnicze, arbitrażowe i audytowe
są wyłączone z czynności rozeznania rynku, ponieważ istotnym czynnikiem w tym zakresie jest
jakość usług.
Pan Starosta – przychylił się do zawarcia umowy o świadczenie usług audytu wewnętrznego z
firma Business Watch Sp. z o.o. podkreślając, że przedłożone do tej pory sprawozdania z
audytów były merytoryczne, treściwe i przejrzyste. Ponadto członkowie Zarządu pochlebnie
wypowiadali się o pracy audytorów. Pan Starosta zaproponował, aby koszt audytu
sprawdzającego wyniósł 3.500 netto zamiast 3.750 netto.
Zarząd Powiatu jednogłośnie przychylił się do zwarcia umowy o świadczenie usług audytu
wewnętrznego z firmą Business Watch Sp. z o.o. na 2016 rok o wartości 42.124,42 zł brutto z
uwzględnieniem kosztu audytu sprawdzającego w wysokości 3.500 netto.
Punkt 4
Pani Anna Koźmińska – zapoznała z propozycją planu kontroli na 2016 r. podkreślając, że
niestety nie został zrealizowany w całości plan kontroli na 2015 r. i część kontroli została ujęta
na 2016 r. Pani Koźmińska przyznała, że plan kontroli na 2015 r. nie została zrealizowana z
uwagi na kontrolę doraźną w Zespole Szkół Specjalnych w Krotoszynie. Ponadto
poinformowała, że uczestniczyła w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej, na którym
przygotowywano plan kontroli na rok przyszły, aby zakresy kontroli nie powielały się. Również
w przypadku planu audytu ujęte zostaną zadania, które nie są uwzględnione w planie kontroli.
Pani Koźmińska przypomniała, że uczestniczy w inwentaryzacji, która jest przeprowadzana w
ZSS w Krotoszynie i w jej opinii celowe byłoby uczestniczenie przy inwentaryzacji ogólnej w
wybranych jednostkach organizacyjnych powiatu. Powyższe nie zostało ujęte w planie, ale
zasadne było zrealizowanie powyższego.
Pan Wiesław Popiołek – przypomniał, że w pojazdach, którymi dysponuje Powiatowy Zarząd
Dróg w Krotoszynie zamontowane zostały GPS-y i zaproponował, aby przeprowadzona została
kontrola w zakresie efektów wynikających z montażu urządzeń.
6
Pani Anna Koźmińska – zaproponowała, aby zgłoszony przez członka Zarządu temat kontroli
stanowił kontrolę doraźną.
Pan Starosta – nawiązując do działalności Powiatowego Zarządu Dróg w Krotoszynie podał, że
rozważana jest kwestia, aby składanie ofert oraz ich otwarcie na inwestycje drogowe odbywało
się w Starostwie Powiatowym w Krotoszynie. Natomiast specyfikacja istotnych warunków
zamówienia przygotowywana byłaby przez pracowników PZD.
Zarząd Powiatu jednogłośnie zatwierdził plan kontroli na 2016 rok podejmując uchwałę nr
175/15 stanowiącą załącznik nr 3 do protokołu.
Punkt 5
Pan Przemysław Wójcik – dyrektor Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych nr 2 w Krotoszynie
zwrócił się na wniosek rodziców o przyznanie nauczania indywidualnego dla uczennicy klasy IV
Technikum nr 2 w Krotoszynie w zawodzie technik żywienia i usług gastronomicznych w
wymiarze 16 godzin tygodniowo. Jak przypomniał pan Naczelnik Zarząd Powiatu ma
uprawienia do przyznana nauczania indywidualnego w wymiarze od 12 do 16 godzin. Do tej
pory przyznawano 12 godzin.
W tym momencie na posiedzenie Zarządu poproszono pana Romana Olejnika, dyrektora ZSP
nr 2 w Krotoszynie.
Pan Roman Olejnik – wyjaśnił, że zwrócił się do przyznanie 16 godzin nauczania
indywidualnego z uwagi na fakt, że uczennica jest w klasie maturalnej i musi przygotować się do
egzaminów zewnętrznych z przedmiotów zawodowych. Pan Olejnik podkreślił, ze jako
dyrektorowi zależy mu na osiągnięciu jak najlepszych wyników z egzaminów maturalnych i
dlatego też zwrócił się o 16 godzin nauczania indywidualnego. Kończąc pan Dyrektor przekazał,
ze w ostatnich dniach wpłynęła na jego ręce rezygnacja uczennicy z przystąpienia do egzaminów
maturalnych. Dlatego też jeśli decyzja Zarządu będzie negatywna, pan Dyrektor zobowiązał się
do zmiany przydziału godzin. Nadmienił również, aby Zarząd Powiatu zwracał uwagę na
sytuację, kiedy przydzielane jest nauczenie indywidualne dla uczniów liceum a uczniów
techników, ponieważ w technikum jest więcej przedmiotów zawodowych i 12 godzin jest zbyt
małą ilością.
W dyskusji członkowie Zarządu Powiatu zwrócili uwagę, że jak już wspomniał pan Naczelnik,
Zarząd Powiatu przydzielał do tej pory 12 godzin nauczania indywidualnego. Przydzielenie
większe liczby godzin z uwagi na ważną przyczynę może stworzyć precedens i trudno w
przyszłości będzie nie zgodzić się z argumentacją wnioskodawcy.
Zarząd Powiatu jednogłośnie wyraził zgodę na przyznanie nauczania indywidualnego dla
uczennicy klasy IV Technikum nr 2 w Krotoszynie w zawodzie technik żywienia i usług
gastronomicznych w wymiarze 12 godzin tygodniowo.
7
Następnie pan Naczelnik przedstawił aneks nr 8 do arkusza organizacji ZSP nr 2 w Krotoszynie
na rok szkolny 2015/2016, który dotyczy ujęcia nauczania indywidualnego uczennicy klasy IV
Technikum nr 2 w Krotoszynie w zawodzie technik żywienia i usług gastronomicznych w
wymiarze 12 godzin tygodniowo wraz z przydziałem godzin nauczycielom.
Zarząd Powiatu jednogłośnie zatwierdził aneks nr 8 do arkusza organizacji Zespołu Szkół
Ponadgimnazjalnych nr 2 w Krotoszynie na rok szkolny 2015/2016.
Punkt 6
Zarząd Powiatu jednogłośnie zatwierdził aneks nr 3 do arkusza organizacji Poradni
Psychologiczno-Pedagogicznej w Krotoszynie na rok szkolny 2015/2016 wiążący się ze z
powrotem z urlopu rodzicielskiego psychologa, co spowoduje zakończenie zatrudnienia osoby
na zastępstwo w wymiarze 0,5 etatu oraz realizacji 10 nadgodzin przez logopedę.
Punkt 7
Pan Przemysław Wójcik – dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych w Krotoszynie przedłożyła do
zatwierdzenia aneks nr 6 do arkusza organizacji szkoły na rok szkolny 2015/2016, który
spowodowany jest rezygnacją z zajęć wczesnego wspomagania rozwoju dziecka przez dwójkę
dzieci.
Zarząd Powiatu jednogłośnie zatwierdził aneks nr 6 do arkusza organizacji Zespołu Szkół
Specjalnych w Krotoszynie na rok szkolny 2015/2016.
Punkt 8
Pan Przemysław Wójcik – dyrektor Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1 w Krotoszynie
zwróciła się o wyrażenie zgody na prowadzenie dziennika tylko w formie elektronicznej z dniem
1 stycznia 2016 r. Pan Naczelnik podkreślił, że nie ma przeszkód formalnych, prawnych do
wprowadzenia dziennika tylko w jednej formie. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji
Narodowej z 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola,
szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej
oraz rodzajów tej dokumentacji dozwolone jest prowadzenie dziennika w formie papierowej i
elektronicznej. Natomiast w przypadku wprowadzenia tylko dziennika elektronicznego
wymagana jest zgoda organu prowadzącego. Pan Naczelnik przyznał, że Wydział ma pewne
wątpliwości co do spełnienia wszystkich warunków w zakresie zabezpieczenia danych
osobowych i polityka bezpieczeństwa. Dalej pan Naczelnik dodał, że zazwyczaj zgoda na
prowadzenie dziennika tylko w formie elektronicznej wyrażana jest przez organ prowadzący od
początku roku szkolnego, aczkolwiek nie ma przeciwwskazań do wprowadzenia w trakcie roku
szkolnego. Kończąc pan Wójcik przyznał, że jeśli pani Dyrektor potwierdzi, że szkoła spełnia
wszystkie wymagania pod kątem polityki bezpieczeństwa, zabezpiecza kontynuację danych i
bezpieczeństwo danych, to nie widzi przeszkód, aby przychylić się do wniosku. Jednakże
najlepszym okresem wprowadzania tej formy jest początek roku szkolnego. Do tej pory już
poniesiono pewne koszty tj. zakupiono papierowe dzienniki.
8
Na posiedzenie Zarządu poproszono panią Mirosławę Cichowlas, dyrektora ZSP nr 1 w
Krotoszynie.
Pan Starosta – witając panią Dyrektor poinformował, że członkowie Zarządu zapoznali się z
wnioskiem pani Dyrektor w sprawie prowadzenie dziennika tylko w formie elektronicznej z
dniem 1 stycznia 2016 r. Pan Starosta uważał, że wprowadzenie tylko dziennika elektronicznego
powinno nastąpić z początkiem roku szkolnego. Następnie pan Starosta zapytał, czy szkoła ma
pełne zabezpieczenie do prowadzenia dziennika tylko w formie elektronicznej. Kończąc pan
zapytał również, dlaczego placówka nie chce prowadzić dwóch rodzajów form dziennika.
Pani Mirosława Cichowlas – potwierdziła, że szkoła spełnia wszystkie wymogi w zakresie
prowadzenia dziennika tylko w formie elektronicznej. Od początku roku szkolnego prowadzona
jest podwójna dokumentacja tj. w formie papierowej i elektronicznej. Po półrocznym stosowaniu
dwóch form oraz warsztatach doszkalających rada pedagogiczna szkoły uznała, że celowe
byłoby prowadzenie dziennika tylko w formie elektronicznej w liceum i technikum. Dalej pani
Cichowlas przyznała, że prowadzenie dziennika lekcyjnego w dwóch formach stanowi podwójną
pracę.
Pan Przemysław Wójcik – zapytał, czy prowadzenie dziennika tylko w formie elektronicznej nie
spowoduje dodatkowych kosztów.
Pani Mirosław Cichowlas – pokreśliła, że powyższe nie spowoduje dodatkowych kosztów tym
momencie, ponieważ wykonana została nowa pracownią i 15 komputerów umieszczonych
zostanie w klasach, a już wcześniej dokonano zakupu sprzętu.
Pan Naczelnik – wyjaśnił członkom Zarządu, że użytkowanie dziennika lekcyjnego wiąże się nie
tylko z zabezpieczaniem technicznym poprawności działania, ale również z zasadami
bezpieczeństwa. Pan Naczelnik zapytał, czy w szkole wdrożona jest procedura bezpieczeństwa w
tym zakresie.
Pani Mirosława Cichowlas – potwierdziła, że szkoła dysponuje opracowaną procedurą
bezpieczeństwa, w której wyznaczono osoby odpowiedzialne i określono procedury awaryjne.
Dalej pani Dyrektor podkreśliła, że jeśli Zarząd Powiatu podejmie decyzję, że dziennik tylko w
formie elektronicznej będzie mógł funkcjonować od 1 września 2016 r., to podporządkuje się
powyższemu.
Zarząd Powiatu jednogłośnie wyraził zgodę na prowadzenie dziennika tylko w formie
elektronicznej z dniem 1 września 2016 r. Do końca roku szkolnego 2015/2016 dziennik
prowadzony będzie w formie papierowej i elektronicznej.
Punkt 9
Pan Przemysław Wójcik – dyrektor Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w
Konarzewie zwróciła się o wyrażenie zgody na zawarcie kolejnej umowy użyczenia ze
Stowarzyszeniem „Motylek” na rzecz dzieci specjalnej troski w Konarzewie dotyczącej
użyczenia dwóch koni oraz namiotu i sprzętu do hipoterapii. Umowa zawarta zostałaby na okres
od 4 stycznia do 31 grudnia 2016 r.
9
Zarząd Powiatu jednogłośnie wyraził zgodę na zawarcie nieodpłatnej umowy użyczenia przez
Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Konarzewie podejmując uchwałę nr 176/15
stanowiącą załącznik nr 4 do protokołu.
Punkt 10
Pan Sekretarz – na podstawie uchwały nr 135/15 Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego w sprawie
zasad gospodarowania składnikami majątku ruchomego będącego własnością powiatu
krotoszyńskiego, pani dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Krotoszynie zwróciła się o
wyrażenie zgody na bezpłatne przekazanie majątku ruchomego tj. 7 komputerów I Liceum
Ogólnokształcącemu w Krotoszynie, Zespołowi Szkół Ponadgimnazjalnych nr 2 w Krotoszynie,
Starostwu Powiatowemu w Krotoszynie oraz Komedzie Powiatowej Policji w Krotoszynie.
Zarząd Powiatu jednogłośnie podjął uchwałę:
 Nr 177/15 w sprawie wyrażenia zgody
ruchomego stanowiąca załącznik nr 5,
 Nr 178/15 w sprawie wyrażenia zgody
ruchomego stanowiąca załącznik nr 6,
 Nr 179/15 w sprawie wyrażenia zgody
ruchomego stanowiąca załącznik nr 7,
 Nr 180/15 w sprawie wyrażenia zgody
ruchomego stanowiąca załącznik nr 8.
na bezpłatne przekazanie składników majątku
na bezpłatne przekazanie składników majątku
na bezpłatne przekazanie składników majątku
na bezpłatne przekazanie składników majątku
Punkt 11
Pani Marzena Wiśniewska – zwróciła się o bezpłatne przekazanie składników majątku
ruchomego Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Krotoszynie, który zakupiony został na
potrzeby projektu pn. „Wdrożenie modelu doskonalenia nauczycieli i kompleksowego wsparcia i
rozwoju szkół i przedszkoli w powiecie krotoszyńskim”. Sprzęt zakupiony został głównie do
biura szkolnych organizatorów rozwoju edukacji (meble, komputery) oraz dla koordynatorów
sieci. Realizatorem projektu w znacznej części była Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w
Krotoszynie. Projekt zakończył się 31 sierpnia 2015 r. Pani Kierownik dodała, że w
uzasadnieniu wniosku o dofinasowanie zawarto zapis, że po zakończeniu projektu sprzęt
przekazany zostanie Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Krotoszynie i będzie służył tym
samym celom.
Zarząd Powiatu jednogłośnie podjął uchwałę nr 181/15 w sprawie wyrażenia zgody na
bezpłatne przekazanie składników majątku ruchomego stanowiącą załącznik nr 9 do protokołu.
Punkt 12
Pan Marzena Wiśniewska – poinformowała, że wpłynął wniosek pana Krzysztofa Jabłońskiego –
Teczka Firm, w sprawie wyrażenia zgody na używanie herbu powiatu krotoszyńskiego. Firma w
ramach prowadzonej działalności zajmuje się wydawaniem katalogu informacyjnego „Teczka
Firm” zawierającego ogłoszenia reklamowe przedsiębiorców z różnych regionów Polski.
10
Informatory oprócz ogłoszeń reklamowych największych firm, zawierają również dane
teleadresowe urzędów oraz kalendarze najważniejszych w danym regionie wydarzeń kulturoworozrywkowych. Herb umieszczony zostałby na okładce wydawnictw oraz w nagłówku, na
poszczególnych stronach. Pani Kierownik przypomniała, że zgodnie z uchwałą nr
XXVIII/148/15 Rady Powiatu Krotoszyńskiego z dnia 27 kwietnia 2001 r. w uzasadnionych
przypadkach Zarząd Powiatu może zezwolić na używanie herbu powiatu w innych
okolicznościach niż wskazane w uchwale. Zdaniem pani Kierownik wspomniane wydawnictwo
nie jest wydawnictwem dużej rangi, tylko zbiorem ofert firm. Dlatego też proponowała zająć
negatywne stanowisko w omawianym punkcie.
Zarząd Powiatu jednogłośnie nie przychylił się do używania herbu powiatu krotoszyńskiego
przez pana Krzysztofa Jabłońskiego – Teczka Firm, który zamieszczony zostałby w katalogu
informacyjnym „Teczka Firm”.
Punkt 13
Pan Starosta – poinformował, że do Starosty Krotoszyńskiego wpłynęło pismo pielęgniarek
pracujących na Oddziale Rehabilitacyjnym w Koźminie Wlkp., które informują o mobbingu i
proszą o interwencję. W związku z powyższym pan Starosta zaproponował wystosować pismo
do Dyrektora SPZOZ w Krotoszynie oraz do pielęgniarek, z którymi zapoznał członków
Zarządu.
Członkowie Zarządu przychylili się do treści pism do Dyrektora SPZOZ oraz pielęgniarek.
W tym punkcie ustalono, że następne posiedzenie Zarządu Powiatu odbędzie się 23 grudnia br. o
godz. 9.00.
Na tym posiedzenie zakończono.
Członkowie Zarządu
Protokolant
/-/ Joanna Dymarska-Kaczmarek
1. /-/ Stanisław Szczotka
....................................
2. /-/ Paweł Radojewski
...................................
3. /-/ Janusz Baszczyński
...................................
4. Andrzej Piesyk
nieobecny
5. /-/ Wiesław Popiołek
.....................................
11