I. Przedmiot zarządzenia II. Zarządzanie Projektem

Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
Zarządzenie nr 72/2008
z dnia 20 listopada 2008r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach w sprawie realizacji
przez Uniwersytet Projektu ,,UPGOW Uniwersytet Partnerem Gospodarki Opartej na Wiedzy’’
realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze
środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym
( Dz. U z 2005 r. nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), w związku z Umową o dofinansowanie Projektu
nr UDA-POKL.04.01.01-00-215/08-00 zawartą w dniu 19 września 2008 r. pomiędzy Ministrem
Nauki i Szkolnictwa Wyższego - ,,Instytucją Pośredniczącą’’ a Uniwersytetem Śląskim
w Katowicach, zgodnie z Uchwałą Senatu UŚ nr 67 z dnia 26 czerwca 2007 w sprawie zatrudniania
i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych
źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ( ze zmianą zawartą w Uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008r.)
oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 7 z dnia 15 lutego 2006 Rektora UŚ w sprawie zasad nadzoru
nad realizowaniem projektów z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków
europejskich i międzynarodowych zarządza się, co następuje:
I. Przedmiot zarządzenia
§1
Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim Projektu ,,UPGOW
Uniwersytet Partnerem Gospodarki Opartej na Wiedzy’’. Nadrzędnym dokumentem jest Umowa
o dofinansowanie Projektu wraz z załącznikami nr UDA-POKL.04.01.01-00-215/08-00 zawarta
w dniu 19 września 2008 r. pomiędzy Ministrem Nauki i Szkolnictwa Wyższego - ,,Instytucją
Pośredniczącą” a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach – „Beneficjentem”, zwana w dalszej części
zarządzenia „Umową”.
II. Zarządzanie Projektem
§2
W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy powołuje się na okres od dnia 1 października
2008 r. do dnia 31 marca 2014 r. Zespół Nadzorujący i Zespół Wykonawczy dla potrzeb
zarządzania Projektem ,,UPGOW Uniwersytet Partnerem Gospodarki Opartej na Wiedzy”, zwany
w dalszej części zarządzenia ,,Projektem”.
Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
§3
1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą:
1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju,
2) Prorektor ds. Studenckich, Promocji i Współpracy z Zagranicą,
3) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką,
4) Prorektor ds. Kształcenia,
5) Kanclerz,
6) Kwestor,
7) Dziekan Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii,
8) Dziekan Wydziału Nauk o Ziemi,
9) Dziekan Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska,
10) Dziekan Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach.
2. Imienny skład Zespołu Nadzorującego zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego Projekt należy:
1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji
Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego,
2) współpraca z kierownictwem Projektu i koordynatorami zadań,
3) uczestniczenie w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji
Projektu,
4) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu.
§4
1. W skład Zespołu Wykonawczego realizacji Projektu wchodzą:
1)
2)
3)
4)
Kierownik Projektu,
Zastępca Kierownika Projektu ds. Merytorycznych,
Zastępca Kierownika Projektu ds. Finansowych,
Konsultanci Kierownictwa Projektu w liczbie dwóch.
a ponadto Koordynatorzy zadań:
1) Koordynator ds. przygotowania, otwierania i realizacji nowych kierunków studiów
i specjalności I i II stopnia,
2) Koordynator ds. przygotowania, otwierania i realizacji nowych kierunków studiów
podyplomowych,
3) Koordynator ds. opracowania i realizacji nowych studiów doktoranckich,
4) Koordynator ds. rozszerzenia oferty edukacyjnej o zajęcia wyrównawcze,
2
Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
5) Koordynator ds. stypendiów dla doktorantów,
6) Koordynator ds. organizowania staży i szkoleń w wiodących zagranicznych i krajowych
ośrodkach akademickich i naukowo-badawczych,
7) Koordynator ds. opracowania i wdrożenia programów kształcenia z wykorzystaniem metod
i technik kształcenia na odległość,
8) Koordynator ds. dostosowania programów studiów do potrzeb rynku pracy,
9) Koordynator ds. podnoszenia kompetencji dydaktycznych kadry akademickiej,
10) Koordynator ds. podnoszenia kompetencji kadry kierowniczej w zakresie zarządzania
Uniwersytetem,
11) Koordynator ds. działań umożliwiających studentom niepełnosprawnym korzystanie
z pełnej oferty edukacyjnej Uniwersytetu,
12) Koordynator ds. wdrożenia modelu zarządzania jakością w Uniwersytecie,
13) Koordynator ds. praktyk i staży,
14) Koordynator ds. dostosowania i aktualizacji programów i kierunków matematyczno –
przyrodniczych,
15) Koordynator ds. przygotowania studentów do wejścia na rynek pracy,
16) Koordynator ds. podnoszenia kompetencji dydaktycznych kadry akademickiej w zakresie
nauczania w języku angielskim.
2. Imienny skład Zespołu Wykonawczego wraz z przypisanymi zadaniami Projektu
odpowiednio z numeracją użytą we wniosku stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy zawarto
w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.
3. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy:
1) Kierownik Projektu - do jego obowiązków zgodnie z zarządzeniem nr 7 z dnia 15 lutego
2006 r. Rektora UŚ w sprawie nadzoru nad realizowaniem projektów z funduszy strukturalnych
Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych oraz
postanowieniami Umowy należy w szczególności:
a)
b)
c)
d)
e)
nadzorowanie, koordynowanie i organizowanie prawidłowej realizacji Projektu,
nadzorowanie pracy wszystkich członków Zespołu Wykonawczego,
zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku,
nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu wymaganych Umową,
parafowanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją Projektu
(w tym: regulaminów, formularzy, dokumentów związanych z organizacją promocji
Projektu),
f) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których
realizowany jest Projekt oraz organizowanie spotkań informacyjnych,
g) niezwłoczne informowanie na piśmie Rektora o problemach w realizacji Projektu.
3
Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
2) Konsultant Kierownictwa Projektu – do jego obowiązków należy:
a) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki ( PO KL),
b) wsparcie kierownictwa Projektu w zakresie przepisów dotyczących realizacji Projektu
w ramach PO KL.
3) Zastępca Kierownika Projektu ds. Merytorycznych – do jego obowiązków należy:
a) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw, usług i robót budowlanych
realizowanych w ramach Projektu,
b) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których
realizowany jest Projekt oraz współudział w organizowaniu spotkań,
c) organizowanie serwisu WWW Projektu,
d) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu,
e) zarządzanie realizacją Projektu w przypadku nieobecności Kierownika Projektu,
f) nadzór nad zarejestrowaniem Uniwersytetu jako instytucji szkoleniowej w internetowej
bazie ofert szkoleniowych i aktualizacja informacji o każdym szkoleniu organizowanym
w ramach Projektu.
4) Zastępca Kierownika Projektu ds. Finansowych – do jego obowiązków należy:
a) kontrola budżetu Projektu,
b) nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie,
c) potwierdzanie wniosków o dostawy, usługi i roboty budowlane oraz dokumentów
finansowo-księgowych i płacowych w Projekcie,
d) kontrolowanie prawidłowego opisu dowodów księgowych dokumentujących koszty
i wydatki poniesione w ramach Projektu zgodnie z wytycznymi w zakresie
kwalifikowania kosztów i wydatków w ramach PO KL,
e) nadzór formalno – rachunkowy nad sporządzaniem wniosków o płatność oraz
aktualizacją Harmonogramu płatności.
5) Koordynator - do jego obowiązków należy:
a) planowanie, organizowanie i nadzorowanie realizacji przydzielonych zadań,
b) akceptacja wniosków o dostawy, usługi i roboty budowlane składanych przez jednostki
organizacyjne w ramach koordynowanych zadań,
c) przedkładanie Kierownikowi Projektu wykazu osób realizujących zadania z podaniem
zakresu pracy, terminu wykonywania oraz propozycji wynagradzania,
d) opracowywanie zasad (regulaminów), o których mowa w § 7 niniejszego
zarządzenia,
e) nadzór nad rekrutacją beneficjentów,
4
Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
f) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i sprawozdawczości,
g) przekazywanie dokumentacji dotyczącej zadania realizowanego w ramach Projektu do
Biura Projektu UPGOW,
h) informowanie, współpraca i ustalanie zasad realizacji koordynowanych zadań
z właściwymi kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu,
i) prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych o Projekcie,
j) niezwłoczne informowanie (e-mail lub notatka służbowa) Kierownika Projektu
o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu.
§5
Kierownik Projektu wnioskuje do Rektora o powoływanie i odwoływanie członków Zespołu
Wykonawczego.
III. Biuro Projektu UPGOW
§6
1. Na czas realizacji Projektu tworzy się w administracji ogólnouczelnianej Biuro Projektu
UPGOW podporządkowane Zastępcy Kanclerza ds. Informatyzacji i podległe
dyspozycji merytorycznej Kierownikowi Projektu.
2. Zatrudnienie pracowników Biura Projektu UPGOW następuje na wniosek Kierownika Projektu,
zgodnie z zasadami zatrudniania pracowników administracji ogólnouczelnianej.
3. Do zadań Biura Projektu UPGOW należy obsługa administracyjna Projektu, a w szczególności:
a) sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie,
b) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu w tym ewidencji beneficjentów
ostatecznych,
c) sporządzanie wniosków o płatność i wymaganych sprawozdań w terminach określonych
w Umowie,
d) opracowywanie korespondencji Kierownika Projektu i prowadzenie jej ewidencji.
4. Działalność Biura Projektu UPGOW finansowana jest ze środków Projektu.
5
Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
IV. Regulaminy
§7
1. Regulaminy naboru i rekrutacji beneficjentów ostatecznych oraz inne regulaminy lub
formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu przygotowują koordynatorzy zadań
w uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu i właściwymi jednostkami administracji.
2. Regulaminy i formularze na wniosek Kierownika Projektu zatwierdza Rektor lub właściwy
Prorektor.
V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie
§8
1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem
o dofinansowanie i ustalone na podstawie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa
Wyższego z dnia 22 grudnia 2006 w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania
innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej
( Dz.U. Nr 251, poz. 1852 z późn. zm.) oraz Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
Zamówień Publicznych. Kodeks Pracy i Kodeks Cywilny stosuje się odpowiednio.
2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z zasadami i trybem określonym w Statucie UŚ.
3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku i musi być
zgodna z przepisami prawa i zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim oraz
wytycznymi PO KL.
4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób
zaangażowanych w realizację Projektu:
a) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu Śląskiego, o ile nie
wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki – na podstawie aneksu do
umowy o pracę;
b) nawiązania odrębnego stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu
wykonania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi pracownikami
Uniwersytetu Śląskiego;
c) zawarcia umowy cywilnoprawnej na podstawie kodeksu cywilnego w celu wykonania
zadań związanych z realizacją Projektu;
d) przyznania premii za zadania dodatkowe dla pracowników niebędących nauczycielami
akademickimi;
e) przyznania dodatku uczelnianego.
6
Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy
cywilnoprawnej w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac następuje na wniosek Kierownika
Projektu działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu
Śląskiego, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. Wniosek wymaga potwierdzenia
środków przez Zastępcę Kierownika Projektu ds. Finansowych.
VI. Zasady realizacji dostaw, usług i robót budowlanych
§9
1. Dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie
z przepisami i zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim.
2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem,
musi być podpisany przez koordynatora zadania i zaakceptowany przez Zastępcę Kierownika
Projektu ds. Merytorycznych i Zastępcę Kierownika Projektu ds. Finansowych.
3. Ewidencja wniosków na dostawy, usługi, roboty budowlane i pozostałych wydatków
realizowanych w ramach Projektu pod względem finansowym prowadzona jest w Sekcji
Finansowo-Księgowej Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych.
4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i robót budowlanych, płatności
gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu.
VII. Zasady podziału kosztów pośrednich
§ 10
Koszty pośrednie w wysokości 10% kosztów bezpośrednich realizowanego Projektu rozliczane są
zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem Rektora UŚ nr 46 z dnia 25 lipca 2008 r. w sprawie
zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz
utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim w 2008 roku ( ze zmianą
zawartą w zarządzeniu nr 66 z dnia 27 października 2008 r.) każdorazowo po akceptacji wniosku
o płatność przez Instytucję Pośredniczącą.
VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem
§ 11
1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie
Śląskim do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność
i bezpieczeństwo.
7
Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi
zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz zgodnie z Umową.
3. Oryginał umowy Projektowej oraz dokumentacja Projektu w czasie jego realizacji, tj. do dnia
31 marca 2014 roku przechowywana jest w Biurze Projektu UPGOW, które mieści się przy ul.
Bankowej 12 w Katowicach w budynku Rektoratu Uniwersytetu Śląskiego na III piętrze, pokój
nr 76, a po zakończeniu działalności Biura Projektu UPGOW winna zostać przekazana do
Działu Projektów Międzynarodowych i Współpracy z Zagranicą na okres 2 lat.
4. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w Kwesturze
w Sekcji Finansowo – Księgowej Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych
w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu.
5. Oryginały dokumentów płacowych dotyczące wynagradzania osób ze środków Projektu oraz
dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw.
bezosobowego funduszu płac przechowywane są w Dziale Płac w czasie realizacji Projektu oraz
2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu.
6. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują
właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz
4 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu.
7. Oryginały dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw.
osobowego funduszu płac przechowuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych w czasie
realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu.
8. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji
gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo Projektu i PO KL
segregatorach, teczkach.
9. Po upływie okresów, o którym mowa w ust. ust. 3, 4, 5, 6 i 7 całość oryginalnej dokumentacji
przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego
zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje
się dokumentację całego Projektu, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 7.
8
Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
IX. Zakaz zbycia aktywów trwałych
§ 12
1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet
Śląski za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu.
2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek
organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego, w których realizowany jest Projekt.
3. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu, opatrzone logo Projektu i PO KL są
ewidencjonowane na osobnych numerach inwentarzowych, a wyodrębniona dokumentacja jest
przechowywana w odpowiednio oznaczonych segregatorach, teczkach.
4. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają dodatkowym spisom
inwentaryzacyjnym z natury w roku 2010 i 2013, a arkusze spisowe winny być opatrzone logo
Projektu i PO KL.
X. Ochrona danych osobowych
§ 13
1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami
Umowy.
2. Powierza się Kierownikowi Projektu nadzór i koordynowanie ochroną danych osobowych
w zakresie realizacji Projektu.
3. Udziela się Kierownikowi Projektu pełnomocnictwa do wydawania w imieniu Rektora
specjalnych upoważnień osobom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych
w określonym zakresie.
4. Rektor wyznaczy w uzgodnieniu z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji
w Uniwersytecie Śląskim oraz Kierownikiem Projektu osobę odpowiedzialną za
bezpieczeństwo danych osobowych związanych z realizacją Projektu w systemie
informatycznym.
5. Biuro Projektu UPGOW prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych
osobowych oraz oświadczeń osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych
osobowych.
9
Projekt UPGOW współfinansowany przez
Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
XI. Postanowienia końcowe
§ 14
Uniwersytet Śląski prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową kosztów i wydatków Projektu
zgodnie z zasadami określonymi w Uczelnianym Planie Kont (polityce rachunkowości) –
zarządzenie nr 85 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie
Uczelnianego Planu Kont (z późn. zm.).
§ 15
W ramach kontroli wewnętrznej Rektor zleci przeprowadzenie audytu wewnętrznego realizacji
Projektu w latach 2009, 2011, 2013.
§ 16
Na potrzeby projektu został uruchomiony serwis www http://www.upgow.us.edu.pl i adres
mailowy [email protected].
§ 17
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 19 września
2008 r.
REKTOR
Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś
10