regulamin uczestnictwa w programie międzylaboratoryjnych badań

S t r o n a |1
REGULAMIN UCZESTNICTWA W PROGRAMIE MIĘDZYLABORATORYJNYCH BADAŃ BIEGŁOŚCI
W ZAKRESIE MIKROBIOLOGII ŻYWNOŚCI POCHODZENIA ZWIERZĘCEGO W 2009 ROKU
§ 1. Cel programu
1.
2.
Celem programu międzylaboratoryjnych badań biegłości w zakresie mikrobiologii żywności zwierzęcego pochodzenia jest potwierdzenie kompetencji
laboratoriów wykonujących analizy mikrobiologiczne żywności.
Program jest organizowany i realizowany w oparciu o przewodnik ISO/IEC 43:1997 „Badania biegłości przez porównania międzylaboratoryjne” oraz
przewodnik ILAC-G13:08/2007 „ILAC Guidelines for the Requirements for the Competence of Providers of Proficiency Testing Schemes”.
§ 2. Organizator programu
1.
2.
3.
Organizatorem programu jest Laboratorium Referencyjne Zakładu Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego Państwowego Instytutu WeterynaryjnegoPaństwowego Instytutu Badawczego, Al. Partyzantów 57, 24-100 Puławy, NIP 716-00-10-761, KRS 0000118357
Dane teleadresowe Organizatora:
Państwowy Instytut Weterynaryjny – Państwowy Instytut Badawczy
Zakład Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego
Al. Partyzantów 57
24-100 Puławy
Tel.: 081 889-31-85
Faks: 081 886 25 95
Osoby do kontaktów z Uczestnikami programu:
Mleko i produkty mleczne: dr J. G. Rola tel.: 081 889 31 83, e-mail: [email protected].
Pozostałe matryce: mgr Remigiusz Pomykała – tel. 081 889-31-85, 889-31-95 e-mail: [email protected]
§ 3. Adresaci programu
1.
Program badań adresowany jest do laboratoriów wykonujących badania mikrobiologiczne żywności pochodzenia zwierzęcego.
§ 4. Uczestnictwo w programie
1.
2.
Zgłoszenie uczestnictwa w programie następuje poprzez poprawne wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego i odesłanie drogą pocztową na adres
Organizatora przed upływem terminu podanego w § 6 punkt 1 (decyduje data stempla pocztowego). Uczestnik może również wysłać zgłoszenie na
odpowiedni adres mailowy Organizatora.
Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator nadaje Laboratorium poufny indywidualny numer identyfikacyjny (kod Laboratorium), pod którym przedstawione
zostaną wyniki badań danego Laboratorium.
§ 5. Zakres oznaczeń oferowanych w 2009 roku
1.
Oznaczenia jakościowe:
•
•
•
•
2.
Wykrywanie obecności Salmonella spp.
Wykrywanie obecności Listeria monocytogenes
Wykrywanie obecności Vibrio parahaemolyticus
Wykrywanie obecności Escherichia coli
Wykrywanie obecności Campylobacter spp.
Wykrywanie obecności Escherichia coli O157
Wykrywanie enterotoksyn gronkowcowych
•
•
Liczba Campylobacter spp.
Liczba bakterii z grupy coli
Oznaczenia ilościowe:
•
•
•
•
•
3.
•
•
•
Ogólna liczba drobnoustrojów
Liczba koagulazo-dodatnich Staphylococcus
Liczba bakterii z rodziny Enterobacteriaceae
Liczba Escherichia coli
Liczba Listeria monocytogenes
Uczestnik może wybrać dowolną liczbę i zakres oznaczeń.
§ 6. Harmonogram badań
W 2009 r. przeprowadzone będą następujące rundy badań biegłości.
Lp.
Etap
1.
2.
3.
Nadsyłanie zgłoszeń
Wysyłanie próbek do Uczestnika
Dostarczenie próbek do Uczestnika
4.
Rozpoczęcie badań przez Uczestnika
5.
6.
Termin nadsyłania wyników
Termin wysłania raportu z badań
Runda I
Runda II
Runda III
do 06.02.2009
do 06.03.2009
do 24.08.2009
09.03.2009
06.04.2009
28.09.2009
10.03.2009 do godz. 15.00
07.04.2009 do godz. 15.00
29.09.2009 do godz. 15.00
Oznaczenia jakościowe w ciągu 24 godzin od otrzymana próbek, oznaczenia ilościowe w dniu otrzymania
próbek
do 23.03.2009
do 27.04.2009
do 12.10.2009
do 04.05.2009
do 01.06.2009
do 23.11.2009
§ 7. Dostarczenie próbek do badań
1.
2.
Transport próbek do Uczestników badań odbywa się za pośrednictwem firmy kurierskiej.
W trakcie transportu próbki znajdują się w warunkach umożliwiających zachowanie obniżonej temperatury.
MIĘDZYLABORATORYJNE BADANIA BIEGŁOŚCI W ZAKRESIE MIKROBIOLOGII ŻYWNOŚCI POCHODZENIA ZWIERZĘCEGO 2009
Państwowy Instytut Weterynaryjny - Państwowy Instytut Badawczy
Laboratorium Referencyjne Zakładu Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego
S t r o n a |2
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Dostarczenie przesyłki do Uczestnika następuje w następnym dniu po odebraniu próbek od Organizatora.
Uczestnik powinien otrzymać próbki najpóźniej do godziny 1500 w dniach wskazanych w § 6.
Jeżeli Uczestnik nie otrzyma przesyłki w oznaczonym czasie należy niezwłocznie zgłosić ten fakt Organizatorowi.
Jeżeli próbki do badań zostaną dostarczone do Uczestnika w dniach wymienionych § 6 ale po czasie wskazanym w pkt. 3. Uczestnik może przystąpić do
badań, zrezygnować z badań danej rundy lub wystąpić o ponowne przesłanie próbek na koszt Organizatora. W przypadku dostarczenia próbek po dniu
wymienionym w pkt. 3 § 6 uczestnik może wystąpić o ponowne wysłanie próbek na koszt Organizatora lub zrezygnować z badań danej rundy.
Fakt rezygnacji z badań należy niezwłocznie zgłosić Organizatorowi wysyłając faks pod numer: 081 886 25 95 lub e-mail z dopiskiem „Rezygnacja z badań”
z podaniem przyczyny rezygnacji.
Przystąpienie przez Uczestnika do badań na warunkach określonych w pkt. 6 niniejszego paragrafu i ewentualne uzyskanie przez Uczestnika wyników
odstających nie może stanowić podstawy roszczeń wobec Organizatora o nie dokonanie lub zwrot zapłaty za udział w badaniach, o odszkodowanie lub inna
formę zadośćuczynienia.
§ 8. Zawartość przesyłki
1.
2.
3.
W skład przesyłki wysyłanej do Uczestnika wchodzą:
•
Pismo przewodnie z nadanym numerem identyfikacyjnym Laboratorium
•
Pojemnik z wodą do pomiaru temperatury oznaczony napisem POMIAR TEMPERATURY
•
Pojemniki z próbkami do badań w liczbie odpowiadającej zgłoszonemu przez Uczestnika zakresowi oznaczeń w danej rundzie, oznaczone napisem
„PRÓBKA ...”
•
Karty wyników: KARTA WYNIKÓW OZNACZEŃ JAKOŚCIOWYCH i/lub KARTA WYNIKÓW OZNACZEŃ ILOŚCIOWYCH..
•
INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA Z PRÓBKAMI
•
Wkłady chłodzące
Ewentualne uszkodzenie pojemnika z próbkami do badań lub braku któregoś z elementów wymienionych w pkt. 1 należy odnotować w KARCIE WYNIKÓW
w polu Uwagi i niezwłocznie złościć Organizatorowi e-mailem lub faksem.
Wszystkie otrzymywane przez Uczestnika dokumenty i formularze dostępne są na stronie internetowej: www.piwet.pulawy.pl w zakładce Badania Biegłości,
Zakład Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego.
§ 9. Wykonanie badań
1.
2.
Przed przystąpieniem do badań Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z INSTRUKCJĄ POSTEPOWANIA Z PRÓBKAMI i przestrzegać jej w trakcie
trwania badań.
Do badań jakościowych należy przystąpić w ciągu 24 godzin od otrzymania próbek a do badań ilościowych w dniu otrzymania próbek do badań.
§ 10. Przekazanie wyników Organizatorowi
1.
2.
Do przekazania wyników służą KARTY WYNIKÓW, które po wypełnieniu należy odesłać do Organizatora listem poleconym priorytetowym przed
upływem terminu wskazanego w punkcie 5 § 6 (decyduje data stempla pocztowego).
Wyniki wysłane do Organizatora po terminie wskazanym w punkcie 5 § 6 nie będą uwzględniane w raporcie z badań.
§ 11. Opracowanie wyników
1.
2.
3.
4.
5.
Opracowanie wyników stanowi porównanie wyników uzyskanych przez Uczestnika z wartością przypisaną.
Każdy Uczestnik badań w terminie wskazanym w punkcie 6 § 6 otrzyma raport z badań. Opracowania wyników będą przesyłane Uczestnikom wyłącznie
drogą elektroniczną. W związku z tym każdy Uczestnik zobowiązany jest do podania w Formularzu Zgłoszeniowym adresu e-mailowego.
W przypadku Laboratoriów Inspekcji Weterynaryjnej oraz Laboratoriów zatwierdzonych przez Głównego Lekarza Weterynarii do badań urzędowych
żywności, informacje o przeprowadzonych badaniach oraz uzyskanych wynikach zostaną przekazane Głównemu Lekarzowi Weterynarii.
Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Organizatora o ewentualnych wykrytych niezgodnościach i błędach występujących w raporcie
mających wpływ na ocenę wyników. Powiadomienie należy przesłać faksem lub na adres mailowy Organizatora.
Po otrzymaniu informacji o dostrzeżonych błędach Organizator niezwłocznie dokona korekty w zbiorczym opracowaniu wyników i jego nową wersję wraz z
wyjaśnieniami odnośnie przyczyn korekty prześle do Uczestników drogą elektroniczną.
§ 12. Reklamacje
1.
2.
3.
4.
Każdy Uczestnik ma prawo do złożenia reklamacji, w której zawarte zostaną zastrzeżenia i uwagi w stosunku do sposobu przeprowadzenia danej rundy
„MIĘDZYLABORATORYJNYCH BADAN BIEGŁOŚCI”, w tym do oceny wyników otrzymanych przez Uczestnika.
Termin złożenia reklamacji upływa z 14 dniem od wysłania do Uczestnika raportu z badań.
Organizator rozpatrzy reklamację w ciągu 45 dni od otrzymania a jej wynik prześle Uczestnikowi.
W przypadku uznania reklamacji za zasadną Uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty wniesionej Organizatorowi za oznaczenia objęte reklamacją.
§ 13. Koszt uczestnictwa w badaniach
1.
2.
3.
Uczestnictwo w międzylaboratoryjnych badaniach biegłości dla Laboratoriów Inspekcji Weterynaryjnej jest bezpłatne.
Pozostałe Laboratoria wnoszą opłatę w wysokości (kwoty netto):
• 1 oznaczenie – 350 zł
•
6 oznaczeń – 780 zł
• 2 oznaczenia – 470 zł
•
7 oznaczeń – 850 zł
• 3 oznaczenia – 540 zł
•
8 oznaczeń – 920 zł
• 4 oznaczenia – 640 zł
•
9 oznaczeń – 1000 zł
• 5 oznaczeń – 730 zł
•
10 oznaczeń – 1080 zł
Faktury tytułem opłaty za uczestnictwo w badaniach są wysyłane do Uczestnika razem z próbkami do badań. Termin płatności faktur wynosi 14 dni od daty
otrzymania przesyłki z próbkami. Organizator programu ma prawo wstrzymania wysyłki raportu z badań do Uczestnika, który nie wniósł opłaty w stosownej
wysokości w ustalonym terminie.
§ 14. Rezygnacja z uczestnictwa w badaniach
1.
2.
3.
Każdy Uczestnik może dokonać rezygnacji z udziału w badaniach wysyłając zawiadomienie faksem lub na adres mailowy Organizatora w terminie do 14 dni
przed dniem wysyłania próbek do Uczestników wymienionym § 6.
Rezygnacja nie zostanie uwzględniona, jeżeli nastąpi w terminie krótszym niż 14 dni od daty wysyłki próbek do Uczestników, co skutkuje wysłaniem próbek
do badań a następnie wystawieniem faktury za uczestnictwo w badaniach.
Pkt. 2 nie stosuje się w przypadku rezygnacji na zasadach opisanych w § 7.
MIĘDZYLABORATORYJNE BADANIA BIEGŁOŚCI W ZAKRESIE MIKROBIOLOGII ŻYWNOŚCI POCHODZENIA ZWIERZĘCEGO 2009
Państwowy Instytut Weterynaryjny - Państwowy Instytut Badawczy
Laboratorium Referencyjne Zakładu Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego