regulamin badań międzylaboratoryjnych

REGULAMIN UCZESTNICTWA W PROGRAMIE MIĘDZYLABORATORYJNYCH BADAŃ BIEGŁOŚCI W
ZAKRESIE MIKROBIOLOGII ŻYWNOŚCI POCHODZENIA ZWIERZĘCEGO W 2014 ROKU
§ 1. Cel programu
1. Celem programu międzylaboratoryjnych badań biegłości w zakresie mikrobiologii żywności zwierzęcego pochodzenia jest potwierdzenie kompetencji laboratoriów
wykonujących analizy mikrobiologiczne żywności.
2. Program jest organizowany i realizowany w oparciu o normę PN-EN ISO/IEC 17043:2011 „Ocena zgodności. Ogólne wymagania dotyczące badań biegłości”.
Dodatkowymi dokumentami wykorzystywanymi w organizacji badań są: ISO/TS 22117:2010 „Microbiology of food and animal feeding stuffs. Specific requirements
and guidance for proficiency testing by interlaboratory comparison” oraz ISO 13528:2005 „Statistical methods for use in proficiency testing by interlaboratory
comparisons”.
§ 2. Organizator programu
Organizatorem programu jest Państwowy Instytut Weterynaryjny-Państwowy Instytut Badawczy, Krajowe Laboratorium Referencyjne Zakładu Higieny Żywności
Pochodzenia Zwierzęcego, Al. Partyzantów 57, 24-100 Puławy, NIP 716-00-10-761, KRS 0000118357
Badania biegłości organizowane są w oparciu o art. 25 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. o Inspekcji Weterynaryjnej (Dz. U. Nr 33 poz. 287 z 2 marca 2004 r. z późn.
zm.).
Dane teleadresowe Organizatora: Państwowy Instytut Weterynaryjny – Państwowy Instytut Badawczy, Zakład Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego, Al.
Partyzantów 57, 24-100 Puławy, tel.: 81 889 30 00, faks: 81 886 25 95
Osoby do kontaktów z Uczestnikami programu:
Mleko i produkty mleczne (runda nr 01/2014 i 04/2014): dr Jolanta G. Rola tel.: 81 889 31 83, e-mail: [email protected]
Mięso i produkty mięsne oraz pozostałe matryce (rundy nr 02/2014, 03/2014 i 05/2014): mgr Edyta Denis – tel. 81 889 31 99, e-mail: [email protected]
Pod adresy e-mail zawarte w pkt. 4 należy kierować wszelką korespondencję dotyczącą badań biegłości, w tym zgłoszenia udziału w badaniach i karty wyników.
1.
2.
3.
4.
5.
§ 3. Adresaci programu
Program badań adresowany jest do laboratoriów wykonujących badania mikrobiologiczne żywności pochodzenia zwierzęcego, zwłaszcza do laboratoriów urzędowych
w rozumieniu art. 25 ustawy o Inspekcji Weterynaryjnej.
1.
§ 4. Uczestnictwo w programie
Zgłoszenie uczestnictwa w programie następuje poprzez poprawne wypełnienie i odesłanie Formularza Zgłoszeniowego na właściwy adres e-mailowy
Organizatora wymieniony w § 2 pkt. 4 przed upływem terminu podanego w § 6.
Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator nadaje Uczestnikowi indywidualny numer identyfikacyjny (kod Uczestnika), pod którym przedstawione zostaną wyniki badań.
W terminie podanym w § 6 Uczestnik otrzyma od Organizatora e-mail z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia i nadanym kodem Uczestnika.
Zgłoszenia uczestnictwa przesłane inną drogą niż wskazana w § 2 pkt. 4 oraz po upływie terminu wskazanego w § 6 nie będą uwzględniane.
1.
2.
3.
4.
§ 5. Zakres badań oferowanych w 2014 roku
Badania jakościowe:
1.





Wykrywanie Salmonella spp., w tym S. Enteritidis i S. Typhimurium
Wykrywanie Listeria monocytogenes
Wykrywanie Escherichia coli
Wykrywanie Escherichia coli O157
Wykrywanie koagulazo-dodatnich Staphylococcus spp.





Wykrywanie bakterii z grupy coli
Wykrywanie Campylobacter spp.
Wykrywanie Vibrio parahaemolyticus
Wykrywanie enterotoksyn gronkowcowych
Antybiotykooporność (Campylobacter spp., Staphylococcus spp., Enterococcus spp.)
Badania ilościowe:
2.




 Liczba Listeria monocytogenes
 Liczba Campylobacter spp.
 Liczba koagulazo-dodatnich Staphylococcus spp.
Ogólna liczba drobnoustrojów
Liczba Escherichia coli
Liczba Enterobacteriaceae
Liczba bakterii z grupy coli
3. Uczestnik może wybrać dowolną liczbę badań.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania organizacji danego kierunku badań biegłości w przypadku zgłoszenia się niewystarczającej liczby Uczestników. O
fakcie odwołania organizacji takiego kierunku badań zainteresowani zostaną powiadomieni drogą elektroniczną w terminie przesyłania potwierdzeń przyjęcia zgłoszeń.
§ 6. Harmonogram badań
W 2014 r. przeprowadzone będą następujące rundy badań biegłości:
RUNDA Nr 01/2014
RUNDA Nr 02/2014
RUNDA Nr 03/2014
RUNDA Nr 04/2014
RUNDA Nr 05/2014
Nadsyłanie zgłoszeń
Etap
do 21.02.2014
do 28.02.2014
do 22.08.2014
do 12.09.2014
do 03.11.2014
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i nadanie
kodu Uczestnikowi*
do 03.03.2014
do 07.03.2014
do 29.08.2014
do 19.09.2014
do 10.11.2014
02.04.2014
07.04.2014
06.10.2014
21.10.2014
17.11.2014
Wysyłanie próbek do Uczestnika
Dostarczenie próbek do Uczestnika**
03.04.2014 do godz. 15:00 08.04.2014 do godz. 15:00 07.10.2014 do godz. 15:00 22.10.2014 do godz. 15:00 18.11.2014 do godz. 15:00
Rozpoczęcie badań przez Uczestnika
Oznaczenia jakościowe w ciągu 24 godzin od otrzymana próbek, oznaczenia ilościowe w dniu otrzymania próbek
Odesłanie rejestratora temperatury do
Organizatora
Listem poleconym w załączonej kopercie zwrotnej w ciągu 24 godzin od otrzymania próbek
Termin nadsyłania wyników badań
do 18.04.2014
do 25.04.2014
do 20.10.2013
do 31.10.2014
do 08.12.2014
Potwierdzenie otrzymania wyników badań
do 25.04.2014
do 28.04.2014
do 22.10.2013
do 07.11.2014
do 10.12.2014
Termin wysyłania sprawozdania z badań
do 16.06.2014
do 30.06.2014
do 19.12.2014
do 12.12.2014
do 22.12.2014
*
potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wraz z nadanym kodem zostanie przesłane pod adres e-mail Uczestnika wskazany w Formularzu Zgłoszeniowym
**
termin dostarczenia próbek do Uczestnika jest uzależniony od firmy kurierskiej, zwykle próbki dostarczane są do godz. 15:00. W sytuacjach niezależnych od Organizatora, próbki mogą być dostarczone po godz. 15:00
MIĘDZYLABORATORYJNE BADANIA BIEGŁOŚCI W ZAKRESIE MIKROBIOLOGII ŻYWNOŚCI POCHODZENIA ZWIERZĘCEGO 2014
Państwowy Instytut Weterynaryjny - Państwowy Instytut Badawczy w Puławach
Krajowe Laboratorium Referencyjne Zakładu Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego
1/2
§ 7. Dostarczenie próbek do badań
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Transport próbek do Uczestników badań odbywa się za pośrednictwem firmy kurierskiej.
W trakcie transportu próbki znajdują się w warunkach chłodniczych.
Uczestnik powinien otrzymać próbki w terminie wskazanym w § 6.
Jeżeli Uczestnik nie otrzyma przesyłki w oznaczonym terminie należy niezwłocznie zgłosić ten fakt Organizatorowi.
Jeżeli próbki zostaną dostarczone do Uczestnika po terminie wskazanym w § 6 Uczestnik może przystąpić do badań lub zrezygnować z badań danej rundy.
Rezygnację z badań należy niezwłocznie zgłosić Organizatorowi wysyłając e-mail z tytułem „Rezygnacja z badań biegłości” z podaniem przyczyny rezygnacji, na adres
podany w pkt. 4 § 2.
Przystąpienie przez Uczestnika do badań na warunkach określonych w pkt. 5 niniejszego paragrafu i ewentualne uzyskanie przez Uczestnika wyników
niezadowalających nie może stanowić podstawy roszczeń wobec Organizatora o nie dokonanie lub zwrot zapłaty za udział w badaniach, o odszkodowanie lub inną
formę zadośćuczynienia.
§ 8. Zawartość przesyłki
1.
2.
3.
W skład przesyłki wysyłanej do Uczestnika wchodzą:
 Rejestrator temperatury
 Zaadresowana koperta zwrotna na list polecony do odesłania rejestratora temperatury
 Próbki do badań w liczbie odpowiadającej zgłoszonemu przez Uczestnika zakresowi oznaczeń w danej rundzie
 Wkłady chłodzące
Ewentualne uszkodzenie pojemnika z próbkami do badań lub brak któregoś z elementów wymienionych w pkt. 1 należy niezwłocznie zgłosić Organizatorowi.
Instrukcja postępowania z próbkami oraz inne dokumenty związane z organizacją badań biegłości, w tym Formularz Zgłoszeniowy, Karty Wyników i
Regulamin uczestnictwa w Programie, dostępne są na stronie internetowej: www.piwet.pulawy.pl w zakładce Badania Biegłości, Zakład Higieny Żywności
Pochodzenia Zwierzęcego PIWet-PIB.
§ 9. Wykonanie badań
1.
2.
3.
4.
5.
Uczestnik zobowiązany jest do odesłania otrzymanego rejestratora temperatury Organizatorowi w ciągu 24 godzin od otrzymania próbek, w załączonej
kopercie zwrotnej listem poleconym. Nie odesłanie rejestratora skutkuje nie uwzględnieniem wyników Uczestnika w sprawozdaniu końcowym.
Przed przystąpieniem do badań Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z Instrukcją postępowania z próbkami i przestrzegać jej w trakcie trwania badań.
Do badań jakościowych należy przystąpić w ciągu 24 godzin od otrzymania próbek a do badań ilościowych w dniu otrzymania próbek do badań.
Spodziewany zakres oznaczeń w badaniach ilościowych: 0 – 108 jtk/g, ml lub cm2.
W Kartach Wyników należy podać dla wybranych kierunków badań jedną metodę badawczą, jaką zostało wykonane badanie. Wyniki Uczestników
podających więcej niż jedną metodę badania dla danego kierunku nie będą uwzględniane w sprawozdaniach z badań biegłości.
§ 10. Przekazanie wyników Organizatorowi
1.
2.
Do przekazania wyników służą Karty Wyników (dostępne na stronie internetowej www.piwet.pulawy.pl), które po wypełnieniu należy odesłać na właściwy adres emailowy Organizatora, podany w § 2 pkt. 4 przed upływem terminu wskazanego w § 6. Do dnia podanego w § 6 Organizator prześle Uczestnikom
potwierdzenie otrzymania ich wyników badań. Nieotrzymanie potwierdzenia wyników badań we wskazanym terminie należy niezwłocznie zgłosić
Organizatorowi drogą elektroniczną.
Wyniki nadesłane do Organizatora po terminie wskazanym w § 6 oraz przesłane inną drogą niż wskazana w § 2 pkt. 4 nie będą uwzględniane w sprawozdaniu z badań.
§ 11. Opracowanie wyników
1.
2.
3.
4.
Opracowanie wyników stanowi porównanie wyników uzyskanych przez Uczestnika z wynikiem przypisanym.
Każdy Uczestnik badań w terminie wskazanym w § 6 otrzyma sprawozdanie z badań, które będzie przesyłane wyłącznie drogą elektroniczną na adres podany w
Formularzu Zgłoszeniowym oraz w przypadku laboratoriów Inspekcji Weterynaryjnej, do Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii.
W przypadku laboratoriów urzędowych w rozumieniu art. 25 ustawy o Inspekcji Weterynaryjnej, informacje o przeprowadzonych badaniach oraz uzyskanych wynikach
zostaną przekazane Głównemu Lekarzowi Weterynarii oraz Departamentowi Bezpieczeństwa Żywności i Weterynarii Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
Laboratoria urzędowe (w zakresie posiadanego zatwierdzenia), uzyskujące wyniki niezadowalające, niezgodne lub wątpliwe w badaniach biegłości,
zobowiązane są do przesłania Organizatorowi informacji o przyczynach powstałych niezgodności oraz o zaplanowanych działaniach korygujących i
zapobiegawczych wraz z terminem ich realizacji (w terminie do 14 dni od otrzymania sprawozdania z badań danej rundy), a następnie o zrealizowaniu takich
działań (w terminie do 14 dni od zrealizowania zaplanowanych działań korygujących i zapobiegawczych). Informacje te należy przesyłać na adres e-mailowy
Organizatora wskazany w § 2 pkt. 4. Raport za 2014 r. o uzyskanych wynikach niezadowalających, niezgodnych lub wątpliwych oraz o podjęciu i
zrealizowaniu przez Uczestników działań korygujących i zapobiegawczych zostanie przekazany Głównemu Lekarzowi Weterynarii.
§ 12. Reklamacje
1.
2.
3.
4.
5.
Każdy Uczestnik ma prawo do złożenia reklamacji na adres e-mailowy Organizatora wskazany w § 2 pkt. 4, w której zawarte zostaną zastrzeżenia i uwagi w stosunku
do sposobu przeprowadzenia danej rundy międzylaboratoryjnych badań biegłości, w tym do oceny wyników otrzymanych przez Uczestnika.
Termin złożenia reklamacji upływa z 14 dniem od wysłania do Uczestnika sprawozdania z badań.
Organizator rozpatrzy reklamację w ciągu 30 dni i jej wynik prześle Uczestnikowi.
W przypadku uznania reklamacji za zasadną Uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty wniesionej Organizatorowi za badania objęte reklamacją.
W przypadku nie zaakceptowania wyniku reklamacji Uczestnikowi przysługuje prawo do odwołania się do Dyrektora PIWet-PIB.
§ 13. Koszt uczestnictwa w badaniach
1.
2.
3.
Uczestnictwo w międzylaboratoryjnych badaniach biegłości dla Laboratoriów Inspekcji Weterynaryjnej jest bezpłatne.
Pozostałe Laboratoria wnoszą opłatę w wysokości (kwoty brutto):
 1 oznaczenie – 570 zł
 4 oznaczenia – 1050 zł
 7 oznaczeń – 1425 zł
 10 oznaczeń – 1804 zł
 2 oznaczenia – 780 zł
 5 oznaczeń – 1200 zł
 8 oznaczeń – 1505 zł
 3 oznaczenia – 884 zł
 6 oznaczeń – 1283 zł
 9 oznaczeń – 1653 zł
Termin wysłania faktury za uczestnictwo w badaniach biegłości wynosi 7 dni od daty wysyłki próbek do Uczestników. Termin płatności wynosi 14 dni od daty
otrzymania faktury. Organizator programu ma prawo wstrzymania wysyłki sprawozdania z badań do Uczestnika, który nie wniósł opłaty w stosownej wysokości w
ustalonym terminie.
§ 14. Rezygnacja z uczestnictwa w badaniach
1.
2.
Każdy Uczestnik może zrezygnować z udziału w badaniach wysyłając zawiadomienie na adres mailowy Organizatora podany w pkt.4 § 2 w terminie do 14 dni przed
dniem wysyłania próbek do Uczestników wymienionym § 6.
Rezygnacja nie zostanie uwzględniona, jeżeli nastąpi w terminie krótszym niż 14 dni od daty wysyłki próbek do Uczestników, co skutkuje wysłaniem próbek do badań a
następnie wystawieniem faktury za uczestnictwo w badaniach. Pkt. 2 nie ma zastosowania w przypadku rezygnacji na zasadach opisanych w § 7.
MIĘDZYLABORATORYJNE BADANIA BIEGŁOŚCI W ZAKRESIE MIKROBIOLOGII ŻYWNOŚCI POCHODZENIA ZWIERZĘCEGO 2014
Państwowy Instytut Weterynaryjny - Państwowy Instytut Badawczy w Puławach
Krajowe Laboratorium Referencyjne Zakładu Higieny Żywności Pochodzenia Zwierzęcego
2/2