Kontrola zarządcza GOPS Milanów Rejestr celów, ryzyk i reakcji na

Kontrola zarządcza GOPS Milanów
Rejestr celów, ryzyk i reakcji na ryzyko
na 2015r.
1. Ryzyko zadaniowe
Cel do realizacji:
Umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężenia trudnych sytuacji
życiowych, których nie są w stanie pokonać, przy wykorzystaniu własnych
zasobów i możliwości oraz przeciwdziałanie powstawaniu takich sytuacji
poprzez realizację zadań:
- rozbudowa infrastruktury socjalnej,
- realizowanie świadczeń społecznych,
- działalność pracowników socjalnych w terenie.
Zidentyfikowane ryzyko:
- trudna sytuacja na rynku pracy,
- niezadowalający poziom usług społecznych wynikający z niedoinwestowania
sfery społecznej,
- szeroki zakres ubóstwa obejmujący wiele grup społecznych,
- mała aktywność środowiska lokalnego i uzależnianie się od korzystania ze
świadczeń.
Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka: średnie
Możliwe skutki wystąpienia ryzyka:
- wzrost liczby osób wymagających wsparcia,
- konieczność zaangażowania większych środków finansowych.
Reakcja na ryzyko:
- szkolenia pracowników,
- narady instruktażowe.
2. Ryzyko zasobów ludzkich
Cel do realizacji:
Realizacja zadań przewidzianych przepisami prawa dla Ośrodka Pomocy
Społecznej z zakresu pomocy społecznej oraz świadczeń rodzinnych przy
zachowaniu bezpieczeństwa w środowisku pracy.
Zidentyfikowane ryzyko:
- brak wykwalifikowanej kadry,
- zbyt mała obsada kadrowa w stosunku do wykonywanych zadań,
- wypalenie zawodowe,
- konflikty interpersonalne,
- zagrożenia w środowisku pracy
Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka: małe.
Możliwe skutki wystąpienia ryzyka:
- niepełna lub niewłaściwa realizacja zadań przewidzianych ustawami,
- absencje chorobowe pracowników,
- nieprzyjazna atmosfera w pracy.
Reakcja na ryzyko:
- bieżący nadzór w ramach hierarchii służbowej,
- ponawianie ogłoszeń o naborze,
- techniki relaksacyjne,
- gratyfikacje adekwatne do efektów pracy,
- poszerzenie możliwości rozwoju zawodowego,
- jasno wyznaczane cele do realizacji,
- sprecyzowanie obowiązków i uprawnień dla poszczególnych pracowników w
dokumentach wewnętrznych jednostki: regulamin organizacyjny, zakresy
uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności,
- narady instruktażowe,
- zwrot kosztów przejazdów,
- dodatkowy urlop wypoczynkowy dla pracowników socjalnych,
- korzystanie z funduszu socjalnego oraz innych przysługujących uprawnień,
- szkolenia bhp,
- zachowanie należytego bezpieczeństwa,
- ubezpieczenie osób i mienia,
- karty oceny ryzyka na stanowisku pracy.
3. Ryzyko prawne
Cel do realizacji:
Realizacja zadań jednostki w oparciu o przepisy prawa powszechnie
obowiązującego i zasad ogólnych.
Zidentyfikowane ryzyko:
- skomplikowanie i zmiany przepisów prawnych,
- niejednolite orzecznictwo i interpretacje prawne.
Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka: małe.
Możliwe skutki wystąpienia ryzyka:
- nieprawidłowa realizacja zadań,
- nieprawidłowe rozstrzygnięcia w procesie wydawania decyzji i postanowień.
Reakcja na ryzyko:
- bieżące śledzenie zmian w przepisach,
- konsultacje z radcami prawnymi,
- śledzenie orzecznictwa,
- oczekiwanie na nowe interpretacje,
- aktualizacje statutu, regulaminu
wewnętrznych.
organizacyjnego
oraz
zarządzeń
4. Ryzyko finansowe
Cel do realizacji:
Prawidłowa realizacja zadań wynikających z przepisów prawa dot. zasad
prowadzenia księgowości i gospodarki budżetem.
Zidentyfikowane ryzyko:
- brak należytego planowania wydatków,
- nieterminowe spływanie środków finansowych,
- nieadekwatne dokonywanie wydatków do zaplanowanych potrzeb.
Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka: małe.
Możliwe skutki wystąpienia ryzyka:
- naruszenie dyscypliny finansów publicznych,
- brak środków na realizację zaplanowanych zadań.
Reakcja na ryzyko:
- wydawanie zarządzeń kierownika w sprawie planowania budżetu oraz
dokonywania zmian w budżecie,
- ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady /politykę/ rachunkowości,
- oczekiwanie na polepszenie sytuacji ekonomicznej kraju,
- rozsądne i racjonalne gospodarowanie budżetem,
- ulepszenie obiegu informacji i komunikacji z jednostkami zewnętrznymi,
- prowadzenie polityki oszczędnościowej w jednostce,
- określenie terminów wypłat w dokumentach /decyzje, postanowienia,
wezwania do zapłaty, stosowanie trybów egzekucji administracyjnej w
szczególnych przypadkach, regulaminy/.
5. Ryzyko systemów informatycznych
Cel do realizacji:
Realizacja zadań jednostki przy wykorzystaniu systemów informatycznych do
tworzenia bazy danych, przetwarzania bazy danych, generowania sprawozdań i
informacji.
Zidentyfikowane ryzyko:
- brak ochrony danych,
- dostęp osób nieuprawnionych.
Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka: małe
Możliwe skutki wystąpienia ryzyka:
- przekroczenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych poprzez
ujawnienie danych chronionych.
Reakcja na ryzyko:
- wdrożenie polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz
instrukcji zarządzania systemami informatycznymi,
- wprowadzenie instrukcji przechowywania i archiwizacji dokumentacji,
- polepszenie systemu zabezpieczeń systemów informatycznych,
- ustanowienie administratora bezpieczeństwa informacji,
- zabezpieczenie pomieszczeń,
- instalacja programów zabezpieczających przed utratą bądź ujawnieniem
danych.
6. Ryzyko procesu zarządzania jednostką
Cel do realizacji:
Realizacja zadań jednostki w oparciu przepisy prawa powszechnie
obowiązującego i zasad ogólnych przy wykorzystaniu zasobów ludzkich, tj.
zatrudnionych pracowników.
Zidentyfikowane ryzyko:
- brak wewnętrznych regulacji,
- brak prowadzonych kontroli,
- nieskuteczne mechanizmy kontrolne,
- brak jasnego przydziału obowiązków.
Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka: małe.
Możliwe skutki wystąpienia ryzyka:
- dezorganizacja pracy,
- nieterminowe rozpatrywanie spraw.
Reakcja na ryzyko:
- wydanie stosownych regulacji wewnętrznych /regulaminy, polityki, instrukcje,
zarządzenia/,
- sprecyzowanie obowiązków i uprawnień dla poszczególnych pracowników,
- podnoszenie kwalifikacji poprzez udział w szkoleniach,
- samokształcenie i samokontrola na stanowiskach pracy,
- zwiększenie efektywności pracy.
Prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka:
- Małe
- Średnie
- Wysokie
Ocena zidentyfikowanych ryzyk.
Zidentyfikowano sześć ryzyk: zadaniowe, zasobów ludzkich, prawne,
finansowe, systemów informatycznych oraz procesu zarządzania jednostką.
Prawdopodobieństwo wystąpienia pięciu ryzyk oszacowano jako „małe”, jedno
ryzyko /zadaniowe/ oszacowano jako „średnie”.