E: etleszek kkkFK

Transkrypt

E: etleszek kkkFK

I.
II.
CZ
INFORMACYJNA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1. INFORMACJE OGÓLNE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1.1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1.2. OKRES OBRACHUNKOWY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1.3. ZABEZPIECZENIE PRZED NIEUPRAWNIONYM POWIELANIEM SYSTEMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1.4. ZABEZPIECZENIE WEJ CIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1.5. ZABEZPIECZENIE ZBIORÓW DANYCH - ARCHIWACJA . . . . . .
1.1.6. ZABEZPIECZENIE PRZETWARZANIA - HASŁO . . . . . . . . . . . . . .
1.2. MODUŁY - BLOKI REALIZACYJNE SYSTEMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2.1. WYKAZ MODUŁÓW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2.2. GRAFICZNY SCHEMAT MODUŁÓW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
1
1
2
FUNKCJE SZCZEGÓLNE I ZNACZENIE PRZYJ TYCH OKRE LE .
2.1. GRUPA RODZAJOWA DOKUMENTÓW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2. CHARAKTERYSTYKA KONT SYNTETYCZNYCH (KONT KSI GI
GŁÓWNEJ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3. AGREGACJA (DANYCH W EMITOWANYCH WYDAWNICTWACH)
2.4. SPECYFIKOWANIE (DANYCH W EMITOWANYCH WYDAWNICTWACH) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5. KONTA ROZRACHUNKOWE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.6. KONTA ODSETKOWE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.7. SZTUCZNE ZBILANSOWANIE - FUNKCJA KONTA 999 . . . . . . . . . . . .
2.8. KSI GOWANIA AWANSEM - KSI GOWANIA ANTYCYPACYJNE . . .
2.9. FILTR - KLUCZ WYBORU „F” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.10. ZASADY EWIDENCJI KOSZTÓW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.11. ZAMKNI CIE MIESI CA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12. HASŁO DOST PU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13. FUNKCJA STORNA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17
17
2
3
3
4
4
5
6
17
18
19
19
20
20
20
21
21
22
22
22
III.
INSTALACJA SYSTEMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.1. ZAINSTALOWANIE SYSTEMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.2. INICJACJA SYSTEMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
IV.
DEFINIOWANIE PARAMETRÓW SYSTEMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1. UTWORZENIE ZBIORU KONT KSI GI GŁÓWNEJ - KONT
SYNTETYCZNYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2. TWORZENIE ZBIORÓW KONT KSI G POMOCNICZYCH - KONT
ANALITYCZNYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3. DEFINIOWANIE KONT ROZRACHUNKOWYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4. DEFINIOWANIE KONT ODSETKOWYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24
24
25
25
25
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
4.12.
NAZWA I KONTO BANKU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
DEFINIOWANIE DNI DO ZAPŁATY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
DEFINIOWANIE WARTO CI NOTY ODSETKOWEJ . . . . . . . . . . . . . . . .
DEFINIOWANIE WARTO CI WEZWA DO ZAPŁATY . . . . . . . . . . . . . .
DEFINIOWANIE WARTO CI POTWIERDZE SALD . . . . . . . . . . . . . . . .
DEFINIOWANIE REJESTRÓW VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
DEFINIOWANIE GRUP RODZAJOWYCH DOKUMENTÓW . . . . . . . . .
INNE DEFINICJE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.12.1. WYDRUK KONTA KONTRAHENTA NA PRZELEWIE . . . . . . .
4.12.2. WYSZUKIWANIE KONTRAHENTA PO NUMERZE NIP
(W REJ. VAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.12.3. KSZTAŁT PRZELEWU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.12.4. POCZ TEK OKRESU OBRACHUNKOWEGO . . . . . . . . . . . . . . .
25
25
26
26
26
26
27
28
28
28
28
28
V.
BIE
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
5.8.
5.9.
CA EKSPLOATACJA SYSTEMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
WŁ CZENIE (URUCHOMIENIE) SYSTEMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
WPROWADZANIE DEKRETÓW (KSI GOWANIE DOKUMENTÓW) . . .
WYJ CIE Z WPROWADZANIA (ZAKO CZENIE KSI GOWANIA) . . . .
LAD KSI GOWY - ZBIÓR DEKRETÓW ZARACHOWANYCH . . . . . . .
AKTUALIZACJA KARTOTEKI (DOPISANIE KSI GOWA ) . . . . . . . . . .
TRANSFER DEKRETÓW Z INNYCH PODSYSTEMÓW . . . . . . . . . . . . . .
ARCHIWOWANIE DANYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ODZYSKIWANIE DANYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ZAMKNI CIE MIESI CA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28
28
29
31
31
31
32
32
33
33
VI.
BIE CA OBSŁUGA BAZY DANYCH (PRZEGL DANIE I WYDRUKI)
6.1. MODUŁ OBROTY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.1. PRZEGL DANIE JEDNEGO DOKUMENTU . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.2. PRZEGL DANIE DOKUMENTÓW MIESI CA . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.3. DZIENNIK OBROTÓW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2. MODUŁ STANY KONT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.1. PRZEGL DANIE STANÓW KONT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.2. EDYCJA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3. MODUŁ KOSZTY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4. MODUŁ TRANSAKCJE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4.1. ZMIANA IDENTYFIKATORA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4.2. PRZEGL DANIE TRANSAKCJI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4.3. WYDRUK TRANSAKCJI NIEROZLICZONYCH (TBW-07) . . . . .
6.4.4. SPORZ DZANIE NOT ODSETKOWYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4.5. WEZWANIA DO ZAPŁATY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
33
33
34
34
34
35
35
36
36
37
37
37
37
38
39
Specjalistyczne Przedsi biorstwo Innowacyjno-Wdro eniowe „POLISOFT” Sp. z o.o.
Instrukcja eksploatacyjna systemu informatycznego »
VII. TABULOGRAMY - EMISJA DANYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.1. KARTOTEKA KONT ANALITYCZNYCH - KONT POMOCNICZYCH
TBW-01 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.2 ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT ANALITYCZNYCH
TBW-02 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.3. ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT SYNTETYCZNYCH
TBW-03 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.4. ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT ANALITYCZNYCH
TBW-04 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.5. RACHUNEK WYNIKÓW TBW-05 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.6. BILANS NETTO TBW-06 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.7. SPECJALIZACJA NIEROZLICZONYCH SALD - TRANSAKCJI
TBW-07 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.8. SPECYFIKACJA OBROTÓW NA WYBRANYCH KONTACH
TBW-09 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.9. REJESTR VAT TBW-10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.10. KSI GOWY LAD REWIZYJNY - ZBIÓR TRANSAKCJI ZARACHOWANYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.11. DZIENNIK OBROTÓW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.11.1. DZIENNIK OBROTÓW - dekretami: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.11.2. DZIENNIK OBROTÓW - dowodami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.11.3. DZIENNIK OBROTÓW - analitykami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.11.4. DZIENNIK OBROTÓW - syntetykami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.11.5. UZGODNIENIE OBROTÓW DZIENNIKA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.11.6. ODTWORZENIE DZIENNIKA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
39
42
43
43
43
43
44
44
44
VIII. ZAMKNI CIA ROCZNE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.1. DEFINIOWANIE KONT WYNIKOWYCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.2. DEFINIOWANIE MODYFIKACJI SCALENIOWEJ . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.3. MODYFIKACJA BILANSU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.4. KOREKTA BILANSU OTWARCIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.5. KOREKTA BILANSU ZAMKNI CIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
45
45
46
46
46
40
40
41
41
41
41
41
42
42
I.
CZ
INFORMACYJNA
1.1.
INFORMACJE OGÓLNE
1.1.1.
OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU
System informatyczny „Finansowo-ksi gowo-kosztowy-FK” jest przeznaczony do
ewidencji i przetwarzania wchodz cych w zakres rachunkowo ci i wyra onych
w pieni dzu zdzarze gospodarczych wyst puj cych w eksploatuj cym go podmiocie
gospodarczym. Posiada on charakter uniwersalny, co oznacza, i mo e by
eksploatowany w ka dych warunkach organizacyjnych u ytkownika, niezale nie od
jego przynale no ci bran owej. Mo e wi c by eksploatowany w jednostkach
przemysłowych, handlowych, budowlanych, usługowych, a tak e w jednostkach
i zakładach bud etowych i administracji publicznej.
Przyj ty w systemie sposób ewidencji i przetwarzania danych jest w pełni zgodny
z ogólnie obowi zuj cymi zasadami w rachunkowo ci oraz obowi zuj cymi przepisami,
a w szczególno ci z przepisami ustawy z dnia 29.09.1994 o rachunkowo ci (Dz. ustaw
nr 121 z 1994,poz.591). System spełnia tak e wymogi okre lone w przepisach
dotycz cych zasad ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług -VAT, zarówno
w obszarze podatku naliczonego jak i nale nego, bowiem w chwili zapisu dokumentu
zawieraj cego ten podatek tworzy wymagany przez przepisy Vat-owski rejestr zakupu
lub sprzeda y i to bez potrzeby poddawania dokumentu powtórnej rejestracji.
Realizowany jest za pomoc mikrokomputerów kompatybilnych z IBM. Mo e by
eksploatowany w wersji autonomicznej, jednostanowiskowej jak równie w wersji
wielostanowiskowej poprzez wł czenie w sie lokaln . Posiada rozwi zania
umo liwiaj ce jego integracj z innymi systemami dziedzinowymi, takimi jak np.
„PŁACE”, „FAKTUROWANIE”, „GOSPODARKA MATERIAŁOWA”, „ RODKI
TRWAŁE” itp.
Sposób integrowania systemu FK z systemami obsługuj cymi inne dziedziny
tematyczne mo e by zorganizowany ró nie - w zale no ci od mo liwo ci technicznych
lub uwarunkowa ekonomicznych u ytkownika.
Mo e to by integracja automatyczna poprzez sieciowy (tak e modemowy) import
danych z podrz dnie usytuowanych systemów b d podsystemów dziedzinowych jak
równie mo e to si odbywa manualnie poprzez przenoszenie za pomoc no ników
magnetycznych (dyskietek) zbiorów odpowiednio usystematyzowanych danych
skopiowanych z tych podsystemów dziedzinowych.
Mo na tak e przyj
zasad , e ka dy z systemów dziedzinowych działa
autonomicznie, odr bnie, za przenoszenie zagregowanych danych z innych systemów
do FK odbywa si r cznie za po rednictwem klawiatury.
Bez wzgl du na przyj t metod integrowania przetwarzania, systemu FK - ze wzgl du
na jego funkcj w rachunkowo ci podmiotu gospodarczego - jest w tym procesie
przetwarzania usytuowany nadrz dnie nad innymi systemami i nakierowany jest na
przyjmowanie zbiorów danych z innych systemów dziedzinowych.
Przyj te rozwi zania, zarówno w fazie projektowania systemu jak równie w fazie
programowania spowodowały, i system FK charakteryzuje si cech tzw. przyjazno ci
wobec u ytkownika, co w szczególno ci wyra a si tym, e wszystkie komunikaty,
zarówno informacyjne jak i ostrzegawcze wy wietlane s na monitorze w j zyku
polskim, a ponadto w ka dej fazie realizacji programu ukazuj si na monitorze
instrukcje wskazuj ce jedynie mo liwe, alternatywne czynno ci słu ce poprawnemu
przebiegowi procesu przetwarzania. Zatem mo e by wdro ony i efektywnie
-1-
eksploatowany przez osoby nie posiadaj ce adnego przygotowania informatycznego,
a jedynie przeszkolenie operatorskie w rozmiarze kilku godzin.
Do podstawowych, dodatnich cech charakterystycznych systemu FK mo na zaliczy
w szczególno ci :
- łatwo wdro enia i prostot obsługi eksploatacyjnej;
- zmienn długo cyfrow indeksów kont analitycznych, dowolnie ustalon dla
ka dego konta syntetycznego (w ramach przedziału : minimum 3 cyfry, maksimum
15 cyfr);
- znaczny obszar ingerencji u ytkownika w definiowanie kształtu kont i nadawanie
im okre lonego charakteru (bilansowe, b d wynikowe, a w tym obszarze - aktywne,
pasywne, lub aktywno-pasywne), emitowanie wydawnictw, agregowanie
i specyfikowanie elementów danych przetworzonych i okre lanie pewnych,
warunków, od spełnienia których zale na jest realizacja, lub sposób realizacji
pewnych fragmentów programu (np. minimalna kwota, od której maj by
emitowane noty odsetkowe, wezwania do zapłaty i potwierdzenia sald, kształt
rachunku wyników, posta bilansu netto itp.);
- mo liwo si gania do najbardziej rozproszonych, zatomizowanych danych, i ich
dowolne agregowanie oraz eksponowanie według czternastu dowolnie wybranych
cech numerycznych;
- mo liwo ustalenia (podgl d lub wydruk) w ka dym, dowolnie wybranym
momencie wyniku działalno ci gospodarczej (rachunek wyników) w obr bie
miesi ca sprawozdawczego lub roku obrachunkowego;
- zapewnienie zgodno ci tzw. „kr gu kosztów” poprzez mo liwo zintegrowania
ewidencji kosztów do rozliczenia w układzie rodzajowym z ewidencj kosztów
rozliczonych w układzie kalkulacyjnym;
- mo liwo ewidencjonowania kosztów usystematyzowanych do dowolnego szczebla
analitycznego, np. do szczebla zlece produkcyjnych;
- automatyczne rozliczanie i analiza sald na kontach rozrachunkowych poprzez
kojarzenie elementów tych sald w oparciu o identyfikator rejestrowanej zaszło ci
(np. numer faktury);
- szereg zabezpiecze programowych wykluczaj cych bł dy w ewidencji lub utrat
zbiorów;
1.1.2.
OKRES OBRACHUNKOWY
Naturalnym okresem obrachunkowym jest rok gospodarczy zgodny z rokiem
kalendarzowym, jednak w szeregu przypadków (np. przedsi biorstwa rolne,
przedsi biorstwa poddawane procedurze przekształceniowej itp.) okresie pocz tkowym
nie musi by data 1 stycznia, a okresem zako czenia data 31 grudnia.
Mo na stosowa dowolne okresy obrachunkowe definiuj c pierwszy i ostatni miesi c
wybranego okresu obrachunkowego.
Czynno ci tych dokonuje si w module ZMIANY SYSTEMU INNE DEFINICJE.
Ze wzgl du na to, i nieprawidłowe okre lenie okresu obrachunkowego mogłoby
rodzi nieporz dane skutki natury prawnej jak równie zakłóciłoby sprawny przebieg
realizacji systemu - czynno ta zabezpieczona jest specjalnym hasłem dost pu i winna
by dokonana przy udziale przedstawiciela autora systemu.
1.1.3.
ZABEZPIECZENIE PRZED NIEUPRAWNIONYM POWIELANIEM SYSTEMU
-2-
System programowo zabezpieczony przed jego nieuprawnionym powielaniem oraz
próbami rozszerzenia zakresu jego u ytkowania bez wiedzy i zgody wła ciciela praw
autorskich, tj.S.P.I.I.-W. „POLISOFT".
Nieuprawnione rozszerzenie zakresu u ytkowania oprócz skutków wynikaj cych
z ustawy z dnia 4 lutego 1994 o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. nr 24
poz.83) spowoduje tak e po pewnym okresie poprawnego funkcjonowania pewne
pocz tkowo niezauwa alne zmiany, a nast pnie b dzie powodował rozszerzaj ce
niszczenie poszczególnych elementów zbiorów, a do pełnego ich zatarcia ł cznie ze
zniszczeniem wszystkich zbiorów i programów rezyduj cych na dysku sztywnym
(sformatowanie dysku).
1.1.4.
ZABEZPIECZENIE WEJ CIA
Wprowadzanie danych za po rednictwem klawiatury poddawane jest kilku fazom
kontroli, a mianowicie automatycznemu sprawdzeniu, czy:
- osoba wprowadzaj ca jest do tego uprawniona (korzysta z odpowiedniego hasła
dost pu ogólnego lub hasła u ytkownika);
- zadeklarowane konto analityczne mie ci si w syntetyce uprzednio zdefiniowanej
i wprowadzonej do systemu;
- konto,na którym ma si odby ksi gowanie zostało uprzednio utworzone;
- długo
konta (identyfikator numeryczny konta analitycznego jest zgodny
z długo ci zdefiniowan przy instalacji systemu);
- wprowadzone warto ci wzajemnie si bilansuj .
Ponadto istnieje mo liwo optycznej kontroli poprzez porównanie nazwy konta
okre lonej na dokumencie z nazw wy wietlon na monitorze.
Niezale nie od wymienionych zabezpiecze system emituje tak e obligatoryjnie
(z mo liwo ci zniesienia tego wymogu) raport wprowadzonych dekretów nazwany
zbiorem transakcji zarachowanych lub ksi gowym ladem komputerowym, który to
zbiór stanowi optycznie czytelne odwzorowanie operacji ksi gowych wprowadzonych
do komputera i poddanych procesowi aktualizacji (dopisania).
Dodatkow zalet tego wydawnictwa jest grupowanie obrotów z podziałem na sumy
przypadaj ce na poszczególne konta syntetyczne. Rezygnacja z wydruku „zbioru
transakcji zarachowanych” (komputerowego ladu ksi gowego) w fazie wprowadzania
dekretów nie oznacza mo liwo ci jego uzyskania w nast pnych fazach eksploatacji
systemu.
Uzyskanie pełnej informacji o dekretach wprowadzonych jest mo liwe w ka dym
momencie w module OBROTY PRZEGL DANIE.
Mo liwo rezygnacji z wydruku równoczesnego z wprowadzaniem dekretów stwarza
szans eksploatowania systemu tak e w przypadku braku drukarki, jej uszkodzenia czy
tym podobnych przyczyn.
1.1.5.
ZABEZPIECZENIE ZBIORÓW DANYCH - ARCHIWACJA
Wszystkie dane wprowadzone do komputera podlegaj - po ich usystematyzowaniu
w zbiory - zapisaniu na twardym dysku. Dla zabezpieczenia tych zbiorów przed utrat
na skutek niekorzystnych zdarze , przewidziano mo liwo (która winna by dla
zachowania bezpiecze stwa traktowana jako obligatoryjny wymóg) kopiowania tych
zbiorów na dyskietkach, które b d traktowane jako dane archiwalne, umo liwiaj ce
odtworzenie utraconych danych.
Gwarancj bezpiecze stwa jest codzienne archiwowanie tu przed zako czeniem pracy
i wył czeniem komputera. Najkorzystniej jest sporz dza równolegle dwa komplety
-3-
zbiorów archiwalnych. Kopiowanie w dniu nast pnym na dyskietkach z dnia
poprzedniego (bez konieczno ci czyszczenia dyskietek) aktualizuje zbiory danych
tworz c z nich aktualne.
Niezb dnym wymogiem, warunkuj cym bezpieczn eksploatacj systemu jest
porz dzenie kopii (i jej zachowanie) na koniec ka dego miesi ca, tu przed
dokonaniem operacji zamkni cia miesi ca.
Zaleca si tak e, aby komplety dyskietek zawieraj cych skopiowane zbiory danych na
koniec miesi ca były przechowywane w ró nych miejscach i pod opiek ró nych,
uprawnionych osób.
1.1.6.
ZABEZPIECZENIE PRZETWARZANIA - HASŁO
W celu zabezpieczenia procesu ewidencji i przetwarzania przed zniekształceniami
spowodowanymi przez osoby nieuprawnione, a tak e w celu uniemo liwienia
uruchomienia przez te osoby systemu - zastosowano hasłowe ograniczenia doj cia
zarówno do systemu jak równie do niektórych, wa nych jego fragmentów.
Ograniczeniem obj to m.in. :
- uruchomienie systemu;
- wprowadzenie konta syntetycznego i jego definiowanie w zakresie długo ci indeksu
konta analitycznego, agregacji, specyfikacji, charakterystyki konta oraz jego pozycji
na niektórych, emitowanych wydawnictwach;
- usuni cie konta syntetycznego;
- zdefiniowanie procentowej stawki odsetek za nieterminow regulacj nale no ci;
- zdefiniowanie ilo ci dni do zapłaty jako normy ogólnie obowi zuj cej;
- zdefiniowanie minimalnej kwoty, powy ej której system winien emitowa noty
odsetkowe;
- zdefiniowanie minimalnej kwoty, powy ej której system winien emitowa
wezwania do zapłaty i potwierdzenia sald;
- okre lenie, które konta maj by traktowane jako rozrachunkowe i odsetkowe;
- zmiana nazwy banku i numeru głównego konta bankowego;
- zamkni cie miesi ca i roku, modyfikacja BZ;
- definiowanie postaci rejestrów VAT itp.
Hasło ograniczaj ce zostaje ujawnione w trakcie instalacji systemu osobie wskazanej
przez u ytkownika, a je eli instalacja nast puje bez udziału przedstawiciela producenta
systemu, posiada ono posta okre lon w p. II.12 niniejszej instrukcji.
Osoba uprawniona, znaj ca hasło mo e dokona zmiany jego brzmienia na nowe
jednak czynno ta powinna by dokonywana rozwa nie : nowe hasło winno by
zapami tane, poniewa utrata jego postaci uniemo liwi dalsz eksploatacj systemu i
wymaga b dzie interwencji przedstawiciela S.P.I.-W."POLISOFT".
1.2.
MODUŁY - BLOKI REALIZACYJNE SYSTEMU
System informatyczny FK składa si z o miu modułów realizuj cych poszczególne
funkcje programowe, a moduły te (bloki realizacyjne) odpowiednio zblokowane
stanowi cało systemu w jego standardowej wersji podstawowej.
Z systemu FK eksploatowanego w wersji autonomicznej nie jest mo liwe wył czenie
którego kolwiek z modułów : system w wersji jednostanowiskowej funkcjonuje jako
cało i wszystkie moduły s aktywne. Mo na jednak zrezygnowa z okre lonych
funkcji systemu, tj. nie definiowa zakresu ich działania i z tego działania (przetwarzania) nie korzysta .
-4-
W sieciowej wersji systemu (równoczesna praca na wielu stanowiskach) mo liwe jest
nadawanie ka demu stanowisku ró nego stopnia dost pu do okre lonego modułu,
a zatem jest mo liwo stworzenia dla ka dego stanowiska ró nego zakresu (pełny lub
ograniczony) eksploatacji systemu poprzez wył czenie prawa dost pu do okre lonego
modułu lub jego składowej cz ci.
Odbywa si to poprzez przydzielenie ka demu z u ytkowników odpowiedniego
parytetu dost pu w granicach od 1 do 9.
1.2.1.
WYKAZ MODUŁÓW
1.2.1.1.
1.2.1.2.
1.2.1.3.
1.2.1.4.
1.2.1.5.
1.2.1.6.
1.2.1.7.
1.2.1.8.
Moduł
Moduł
Moduł
Moduł
Moduł
Moduł
Moduł
Moduł
ZMIANY
OBROTY
STANY KONT
TRANSAKCJE
KOSZTY
WYNIKI
ARCHIWACJA
BILANS
Uwaga :
przedstawione powy ej moduły zostały uszeregowane w naturalnej
kolejno ci ich działania, a nie w kolejno ci wykazanej na ekranie
przedstawiaj cym główne menu systemu.
Główne menu systemu przedstawia si nast puj co :
TABELKA 1.2.1
NAZWA
SYSTEM FINANS.-KSIEG.
WERSJA 3.4.59
Rok przetwarzania 1997
U YTKOWNIKA
Obroty
Stany kont
Bilans
Koszty
Transakcje
Wyniki
Archiwacja
Zmiany
WPROWADZANIE, PRZEGLADANIE I KOREKTA DEKRETOW
WYBOR OPERACJI: klawisze
lub pierwsza litera, akceptacja:
, wyjscie: Esc
-5-
1.2.2.
GRAFICZNY SCHEMAT MODUŁÓW
ZMIANY (1.2.1.1)
Systemu
Syntetyki
Zakładanie
Hasło
Przegl danie
Jednego konta
Rodzaju kont
Bilansowe
rozliczeniowe
Bilansowe aktywne
Bilansowe pasywne
Bilansowe aktywno-pasywne
Wynikowe aktywne
Wynikowe pasywne
Wynikowe aktywno-pasywne
Pozabilansowe
Usuwanie kont
Hasło
Konto
Wydruk
Zmiana planu kont
Hasło
Powielanie kont
Hasło
Generowanie
Definiowanie
Rozrachunki
Konta rozrach.
Zakładanie
Hasło
Usuwanie
Hasło
-6-
Konta odsetkowe
Zakładanie
Hasło
Usuwanie
Hasło
% odsetek
Hasło
Dopisywanie
Kasowanie
Dni do zapłaty
Hasło
Odsetki - min.
Hasło
Wezwanie - min.
Hasło
Salda - min.
Hasło
Konto i bank
Hasło
Rodz.obr.roku
Tylko obr. roku
Ł cznie z BO
Zmiana hasła
Hasło dotychcz.
Hasło nowe
Akceptacja
Generowanie
Hasło (spec.)
Nr u ytkownika
Akceptacja
Rejestr VAT
Edycja
Hasło
Przegl danie
-7-
Konfiguracja
Hasło
Rejestry zakupu
Rejestry sprzeda y
Rejestry zakupu
z importu
Gr. rodzajowe
Hasło
Dopisanie
Korekta
Wydruk
Usuni cie
Inne definicje
Konta
Konto na przelewie
Wł czony
Wył czony
Konfigur. przelewu
Konto Nipu
Pierwszy miesi c
Hasło (spec)
Zaznaczenie miesi ca
Odtwórz indeksy
(nast pi wyj cie z systemu)
Sprawdz.dysk.
Wł czony
Wył czony
Rodzaj archiwacji
Archiw. Standardowa
Kompresja warunk.
Nap dy
A:
Pojemno
B:
Pojemno
Sc. Format.
Hasło
Podaj cie k
-8-
Automaty
Edycja
Hasło (spec.)
Przegl danie
Teksty
Hasło
Potwierdzenie sald
Wezwania do zapłaty
Sprz tu
D wi k
Wł czony
Wył czony
Sprawdzanie
drukarki
Spr. wł czone
Spr. wył czone
Linia wydruków
Ilo
Szeroko
linii/str.
papieru
Papier w ski
Papier szeroki
Dysk
Lokalizacja
Kolor
Podstawowy
Uwypuklony
Zasilanie
Jest UPS
Brak UPS
Zapis parametrów
Druku
Zag szczony
Normalny
-9-
OBROTY (1.2.1.2)
Wprowadz. obrotów
Miesi c bie cy
Akceptacja
Miesi c nast pny
Akceptacja
Przegl d. obrotów
Jeden dowód
Miesi c
Wskazanie dowodu
Wszystkie dowody
Miesi c
Dziennik obrotów
Data od - do
Dekretami
Dowodami
Analitykami
Syntetykami
Odtwórz dziennik
Wydruki
Pozycje dowodów
Miesi c
Grupa rodzajowa
Jeden dowód
Sumy dowodów
Miesi c
Korekta BO
Miesi c dokonania
Zam. miesi ca
Hasło
Decyzja (2x)
Korekta BZ
Hasło
- 10 -
STANY KONT
(1.2.1.3)
Przegl danie
Obroty roczne
Obroty miesi czne
Bilans Otwarcia
Plan kont
Edycja
Dopisanie konta
Korekta
Usuwanie kont
Jednego konta
Koniec usuwania
Kontrahenci
wyszukiwanie wg fragmentu nazwy kontrahenta
- 11 -
TRANSAKCJE
(1.2.1.4)
Identyfikator
Przegl danie
TBW-07
specyfikacja nierozliczonych sald kont analitycznych
Wersja
podstawowa
Wersja skrócona
Wersja podstaw.
z podsumowaniem
Wersja skrócona
z podsumowaniem
Noty odsetkowe
Przegl danie
Druk not
Zestawienie
Wezw. do zapłaty
Parametry
Przegl danie
Druk wezwa
Zestawienie
Potwierdzenie sald
Nierozlicz. trans.
w przedziale czasu
Zakres dat
KOSZTY (1.2.1.5)
Rozwini cie menu zale y od sposobu zdefiniowania kosztów w module ZMIANY
Identyfikator
Definicje kont
Formularz
- 12 -
WYNIKI (1.2.1.6)
TBW - 01
kartoteka kont analitycznych
Cało -kolejno
Zakres
Cało -alfabet.
Zakress
Konta rozr.-kolejno
Zakres
Konta rozr.-alfabet.
Zakres
TBW - 02
zestaw. obrotów i sald kont analitycznych
Konta bilansowe
Cało
Zakres
Ilo
egzempl.
Ilo
egzempl.
Tylko salda
Zakres
Konta pozabilans.
Ilo
egzempl.
TBW - 03
zestaw. obrotów i sald kont syntetycznych
Zakres
Ilo egzempl.
TBW - 04
zestaw. obrotów i sald konta syntet. XXX na okre lony dzie
Cało
Konto syntet.
Ilo egzempl.
Tylko salda
Konto syntet.
Ilo
TBW - 05
egzempl.
rachunek wyników
Za miesi c
Za rok
Miesi c awansem
Rok awansem
- 13 -
TBW - 06
bilans netto
Ilo egzempl.
TBW - 09
specyfikacja obrotów na kontach z wybranego przedziału
Okres
Zakres kont
TBW - 10
rejestr VAT
Przegl danie
Wybór rejestru
Miesi c
Wydruk
Wybór rejestru
Miesi c
Zestawienie
Wybór gr. rej.
Miesi c
TBW - 11
specyfikacja porównawcza przeksi gowanych kosztów
- 14 -
ARCHIWACJA
(1.2.1.7)
Kopiowanie
Nap d A, B
Cało
Akceptacja
Selekcja
Zbiór
Akceptacja
Odzysk
Hasło
Nap d A, B
Cało
Akceptacja
Obroty
Akceptacja
Czyszczenie
Nap d A, B
Akceptacja
Formatowanie
Nap d A, B
Akceptacja
Transfer
Wybór systemu
Nap d A, B, X
Akceptacja
Test transferu
- 15 -
BILANS (1.2.1.8)
Hasło
Definicje
Konta wynikowe
Zakładanie
Przegl danie
Konta do scalenia
Zakładanie
Przegl danie
Modyfikacja
- 16 -
II.
FUNKCJE SZCZEGÓLNE I ZNACZENIE PRZYJ TYCH OKRE LE
2.1.
GRUPA RODZAJOWA DOKUMENTÓW
No nikami danych na wej ciu, zarówno w systemie eksploatowanym autonomicznie
jak i sieciowo mog by informacje pochodz ce z dokumentów ródłowych
(dokumentów pierwotnych) jak równie usystematyzowane zbiory danych z ewidencji
rejestrowej lub z podsystemów dziedzinowych, przenoszone r cznie lub za
po rednictwem no ników magnetycznych.
Grupa rodzajowa okre la zatem rodzaj dokumentów ródłowych poddanych
ksi gowaniu, lub wyró nia ródło, z którego pochodz dane zagregowane.
W systemie przewidziano mo liwo stosowania dowolnego grupowania dokumentów
w ramach 100 grup (od 00 do 99) z nast puj cymi ograniczeniami:
- grupa rodzajowa 00 zarezerwowana jest dla korekty bilansu otwarcia;
- grypy rodzajowe od 50 do 59 umo liwiaj ewidencj kosztów rozliczonych
w ramach zespołu „5” bez konieczno ci przywoływania kont zespołu „4” (dla
u ytkowników systemu, którzy nie ewidencjonuj kosztów w układzie
rodzajowym);
- grupy rodzajowe od 90 do 99 umo liwiaj ewidencj kosztów rodzajowych na
kontach zespołu „4” bez konieczno ci przywoływania kont zespołu „5” (dla
u ytkowników, którzy ewidencjonuj koszty wył cznie w układzie rodzajowym).
U ytkownicy systemu, którzy ł cz dokumenty ró nych rodzajów i tworz z nich tzw.
bilanse dzienne mog znakowa te dokumenty numerami grup rodzajowych (od 01 do
31) odpowiadaj cymi dacie ka dego z tych bilansów.
Przykładowe przyporz dkowanie numerów grup rodzajowych poszczególnym rodzajom
dokumentów mo e by nast puj ce:
grupa rodzajowa 01 = dokumenty kasowe
grupa rodzajowa 02 = dokumenty bankowe
grupa rodzajowa 03 = dokumenty zakupu materiałów
grupa rodzajowa 04 = dokumenty zakupu usług
.
.
grupa rodzajowa 50 = rozliczenie kosztów wydziałowych
grupa rodzajowa 51 = rozliczenie kosztów ogólnych
itp.
Kolejno przyporz dkowania grup rodzajowych do okre lonego rodzaju dokumentów
jest absolutnie dowolna.
Grupy rodzajowe mog tak e by u yte dla wyodr bnienia ksi gowa dokumentów
dokonanych w odr bnych rejestrach pomocniczych lub ksi gach wyodr bnionych.
Mog te słu y wyodr bnianiu dokumentów pochodz cych z ró nych oddziałów
i zakładów podległych u ytkownikowi systemu.
2.2.
CHARAKTERYSTYKA KONT SYNTETYCZNYCH (KONT KSI GI GŁÓWNEJ)
Dla okre lenia cech charakterystycznych kont syntetycznych (kont ksi gi głównej)
u yto umownych, jednocyfrowych oznacze w granicach od 1 do 8.
Dla scharakteryzowania cech poszczególnych kont przyj to nast puj ce oznaczenia
cyfrowe i słowne:
- 1 - „konta rozliczeniowe” - s to konta, na których na koniec okresu
obrachunkowego (np. na koniec miesi ca) nie powinno wyst pi saldo. Konta
- 17 -
takie w wydawnictwie „Bilans netto” - TBW-06 wykazywane s na pocz tku
i cecha ta ułatwia wykrycie bł du, np. saldo na koncie 550, które (wg przyj tych
zasad wewn trznych) winno by co miesi c całkowicie rozliczone;
- 2 - „konta bilansowe aktywne” - oznacza, e wszystkie salda na kontach
analitycznych tego konta syntetycznego wyst puj po stronie winien,
a ewentualne saldo kredytowe - b dzie wykazane po stronie debetowej ze
znakiem ujemnym;
- 3 - „konto bilansowe pasywne” - oznacza, e wszystkie salda kont analitycznych w
ramach tego konta syntetycznego s kredytowe, a ewentualne saldo debetowe
zostanie wykazane po stronie ma ze znakiem ujemnym;
- 4 - „konto bilansowe aktywno-pasywne” - oznacza, e w zestawieniach obrotów
i sald - salda zostan wykazane odr bnie, stosownie do ich charakteru i odr bnie
zostan podsumowane;
- 5 - „konta wynikowe aktywne” - oznacza, e salda tych kont nie wchodz
bezpo rednio do bilansu netto, lecz wyst puj w nim jako konta zmniejszaj ce
wynik bilansowy;
- 6 - „konta wynikowe pasywne” - oznacza, e salda tych kont nie wchodz
bezpo rednio do bilansu netto, lecz wpływaj na zwi kszenie wykazanego w tym
bilansie wyniku finansowego;
- 7 - „konta wynikowe aktywno-pasywne” - salda tych kont nie wchodz
bezpo rednio do bilansu, a ró nicuj wynik finansowy stosownie do tego, czy s
debetowe, czy te kredytowe;
- 8 - „konta pozabilansowe” - salda tych kont nie wchodz do bilansu, a ewidencja
na nich mo e by tylko jednostronna.
Charakterystyka kont syntetycznych okre la si w trakcie budowy tablicy kont ksi gi
głównej, w której to tablicy okre la si tak e kształt bilansu netto oraz kształt rachunku
zysków i strat.
2.3.
AGREGACJA (DANYCH W EMITOWANYCH WYDAWNICTWACH)
Poj cie „agregacja” przyj to dla funkcji wynajdowania danych zamieszczonych
w rozproszonych zbiorach, ich grupowania i sumowania według okre lonej cechy (lub
cech) zawartych w identyfikatorze konta syntetycznego.
Przyj te rozwi zania pozwalaj na trzyszczeblow agregacj danych w wydawnictwach
(np. TBW-02 - zestawienie obrotów i sald kont analitycznych) emitowanych przez
system.
Zmiana zasad agregowania danych, czyli sposobu grupowania ich według okre lonych
cech numerycznych jest mo liwa w ka dym, dowolnie wybranym momencie.
Agregacj okre la si ilo ci cyfr, które - je eli ulegn zmianie, spowoduj
automatyczny wydruk warto ci przyporz dkowanych temu przedziałowi cyfrowemu.
Dla przykładu:
W obr bie konta 501, w którego strukturze kont analitycznych przyj to jedena cie cyfr
i cyfry te oznaczaj np.:
501 - x - xx - xxx - xx
składnik kalkulacyjny kosztów
numer zlecenia
numer wydziału
numer zakładu
- 18 -
przyj to agregacj
1 - 2 - 3
pierwszy szczebel agregacji (*)
drugi szczebel agregacji (**)
trzeci szczebel agregacji (***)
wydruk danych (np. TBW - 02 - zestawienie obrotów i sald kont analitycznych) b dzie
miał posta nast puj c :
501 - 1 - 01 - 123 - 01 - Zakł.1, Wydz.01, zlec.123 - Mat. bezp.
501 - 1 - 01 - 123 - 02 - Zakł.1, Wydz.01, zlec.123 - Płace bezp.
501 - 1 - 01 - 123 - 03 - Zakł.1, Wydz.01, zlec.123 - Narzuty
501 - 1 - 01 - 123 - 04 - Zakł.1, Wydz.01, zlec.123 - Inne koszty
.
.
.
501 - 1 - 01 - 123 - 99
***
- suma zlecenia nr 123, je eli nast pne dane dotycz
zlecenia o wy szym oznaczeniu
**
- suma wydziału 01, je eli nast pne dane ju tego wydziału
nie dotycz
*
- suma zakładu nr 1, je eli nast pne dane dotycz innego
zakładu
- suma konta syntetycznego 501
Zdefiniowany przez u ytkownika sposób agregacji determinuje ponadto posta
drukowanego indeksu konta, którego dotyczy. Np. analityczne konto 50110112301 przy
agregacji 123 przedstawione b dzie na wydruku w postaci 501-1-01-123-01.
2.4.
SPECYFIKOWANIE (DANYCH W EMITOWANYCH WYDAWNICTWACH)
Definiowany przez w opcji „ZMIANY” klucz specyfikacji jest dwuszczeblowy i odnosi
si do cyfr identyfikatora konta stoj cych na najni szych pozycjach dziesi tnych tego
identyfikatora. Pozwala on na grupowanie w obr bie danego konta syntetycznego
danych okre laj cych np.wielko składników kalkulacyjnych kosztów w obr bie konta
syntetycznego niezale nie od tego, ile przedziałów konto to zawiera. Przyj ty klucz
specyfikacji np. 02 dla konta 501 podanego jako przykład w poprzednim punkcie (II.3)
spowoduje, e na ko cu wydruku zestawienia obrotów i sald pojawi si ł czne sumy
dla poszczególnych składników, np.
01 - materiały bezpo rednie
02 - płace bezpo rednie
03 - narzuty
04 - inne koszty
Obejmowa one b d kwoty ł czne dla wszystkich zlece wydziałów i zakładów
zaewidencjonowane w obr bie konta 501.
Funkcja ta (podobnie jak klucz agregacji) mo e by zmieniona przed ka dym, kolejnym
wydrukiem.
2.5.
KONTA ROZRACHUNKOWE
S to dowolnie wybrane konta, w obr bie których salda b d automatycznie rozliczane
w obr bie identyfikatora, którym mo e by numer faktury, noty ksi gowej, kontraktu
- 19 -
itp. odniesienia wyra onego w postaci liczby lub znaków alfanumerycznych,
a pojemno tego pola wynosi 8 znaków.
Rozliczenie mo e nast pi w drodze skojarzenia dwóch, równych sobie wielko ci po
stronie aktywów i pasywów, lub poprzez porównanie sum, uprzednio zagregowanych
w obr bie tego samego identyfikatora zarówno po stronie aktywów jak i po stronie
pasywów.
Pełne rozliczenie, niezale nie od czasu, w którym nast powało ksi gowanie cz ci
składowych nast pi wówczas, kiedy w obr bie tego samego identyfikatora sumy
zaksi gowane po stronie aktywów zrównaj si z sumami zaksi gowanymi po stronie
pasywów.
2.6.
KONTA ODSETKOWE
S to takie konta rozrachunkowe (p.II.5) dla których system tworzy odr bny zbiór
płatno ci nie opłaconych w okre lonym terminie.
Odsetki mog by naliczane według zmiennych stóp procentowych.
2.7.
SZTUCZNE ZBILANSOWANIE - FUNKCJA KONTA 999
Zgodno dwustronnych obrotów wprowadzonych z dokumentów ródłowych lub
z magnetycznego no nika danych poddawana jest automatycznej kontroli systemu
i wielko ci te jak równie ró nica pomi dzy nimi wy wietlane s w trakcie
wprowadzania w prawym , górnym rogu ekranu.
Ka dy przypadek najmniejszej nawet niezgodno ci uniemo liwia wyj cie z fazy
wprowadzania.
Je eli jednak przy wprowadzaniu dokumentu składaj cego si z wielu dekretów
analitycznych wyst pi bł d zgodno ci obrotów, a osoba wprowadzaj ca dane nie
posiada wiedzy umo liwiaj cej usuni cie bł du - mo liwe jest tak e uzyskanie tej
zgodno ci przez automatyczne zaliczenie ró nicy na konto 999, które nosi nazw
„raport bł dów”.
Analityczne konto 999xx tworzy si automatycznie i odr bnie dla ka dej grupy
rodzajowej dokumentów przyjmuj c jako czwart i pi t cyfr identyfikatora dwucyfrowy numer grupy rodzajowej dokumentów, z których ksi gowania bł d
powstał.
Wyst powanie nierozliczonego salda na koncie 999xx wy wietlane jest w rodkowej,
głównej cz ci ekranu. Zamkni cie miesi ca przy istnieniu jakiegokolwiek salda
w obr bie syntetycznego konta 999 jest niemo liwe.
2.8.
KSI GOWANIA AWANSEM - KSI GOWANIA ANTYCYPACYJNE
Wprowadzanie danych dotycz cych miesi ca nast pnego powinno w zasadzie
rozpocz si po uprzednim zamkni ciu miesi ca poprzedniego.
Je eli jednak z okre lonych przyczyn poprzedni miesi c nie mo e by zamkni ty,
a przestój we wprowadzaniu nie jest wskazany, mo liwe jest wprowadzanie obrotów
dotycz cych nast pnego miesi ca poprzez wybór tego miesi ca (kursorem lub liczb ).
Wprowadzone dekrety dotycz ce miesi ca nast pnego nie s jednak poddawane
procesowi aktualizacji, tj. nie powoduj zmiany stanów poszczególnych kont.
Podlegaj zapisaniu w odr bnym zbiorze (OBRROBxx.xx), a ich doliczeniu do
„kartoteki”, czyli poddanie procesowi aktualizacji stanów nast pi z chwil zamkni cia
miesi ca bie cego. Wyj tek stanowi zbiór „TRANSAKCJE”, w którym to zbiorze
- 20 -
dopisywane s tak e ksi gowania antycypacyjne i mog by ogl dane i drukowane,
a wyró nienia ksi gowania awansem oznaczone s gwiazdk .
Ksi gowania awansem mog by wyodr bnione tak e w rachunku zysków i strat
(Moduł WYNIKI
TBW-05) oraz w dzienniku obrotów (Moduł OBROTY
PRZEGL DANIE DZIENNIK OBROTÓW).
Rozwi zanie to uelastycznia funkcjonowanie systemu i eliminuje przerwy i opó nienia,
jakie mogłyby powsta na skutek nieterminowego dopływu niektórych dokumentów
ródłowych lub zbiorów wst pnie przetworzonych.
2.9.
FILTR - KLUCZ WYBORU „F”
Jest to funkcja przy pomocy której mo na si ga do rozproszonych danych i agregowa
je (w module STANY KONT PRZEGL DANIE) według jednej lub kilku znaków
cyfrowych zawartych w (maksymalnie 15-cyfrowych) identyfikatorach okre lonego
konta syntetycznego lub grupy kont. Np. przy zało eniu, e wszystkie konta zespołu
5 posiadaj jednakow długo , a na miejscu 7 i 8 znajduje si oznaczenie składnika
kalkulacyjnego (np. 07-amortyzacja), to poprzez wci ni cie klawisza „F” oraz
wypalcowanie 5xxxxx07 uzyskamy informacj o wysoko ci amortyzacji zarachowanej
na wszystkie konta zespołu 5, za wci ni cie np. klawisza „F” oraz cyfry 3 i po u yciu
klawisza ENTER uzyskamy dane o wszystkich kontach zespołu 3.
Dane tak wyeksponowane mo na ogl da , sumowa i drukowa .
2.10.
ZASADY EWIDENCJI KOSZTÓW
W systemie przyj to mo liwo ewidencji kosztów trzema ró nymi metodami:
a) Ewidencja kosztów wył cznie w układzie rodzajowym, jednak z mo liwo ci
agregowania tych kosztów (poprzez definiowanie struktury ich kont) do szczebla
miejsca powstawania, np.
401 - 501 - 123 - 01
składnik kosztów (np. mat.
bezpo rednie)
numer zlecenia w ramach konta
501
konto kosztów produkcji
konto syntetczne kosztó rodzaj.
(np. MATERIAŁY)
b)
W przypadku takiej metody ewidencji wyst puj pewne ograniczenia
organizacyjne, a mianowicie takie, e zakres grup rodzajowych dla dokumentów,
z których wynikaj koszty ogranicza si do 10 (od 90 do 99).
Poprzez wła ciw definicj charakteru konta w zakresie agregacji (np 3-3) mo na
automatycznie uzyska ( w podanym przykładzie) sum kosztów poniesionych
na zlecenie nr 123 (i ka de inne), na konto 501 oraz na całe konto 401, a w
ramach zdefiniowanej specyfikacji (0-2) tak e sum kosztów wyodr bnionych
składników rodzajowych.
Ewidencja kosztów wył cznie w układzie kalkulacyjnym, jednak z mo liwo ci
agregowania tych kosztów do szczebla składników rodzajowych, np:
501 - 401 - 123 - 01
- 21 -
składnik kosztów rodzaj. (np.
mat. bezpo r.)
numer zlecenia w ramach konta
501
konto rodzajowe kosztów(np.
MATERIAŁY)
konto kosztów produkcji
c)
2.11.
Przy wyborze tej metody stosuje si grupy rodzajowe dokumentów od 50 do 59,
ale mo liwa jest agregacja kosztów zarówno na szczeblu MPK (zlecenie nr 123
w ramach konta 501) jak równie uzyskanie informacji o stanie kosztów w
ramach konta 501 i wyspecyfikowanie składników rodzajowych.
Dwuszczeblowa (za pomoc jednokrotnego palcowania kwoty) ewidencja
kosztów tj. równoczesny zapis na kontach zespołu 4 i zespołu 5 z automatycznym
zapisem na koncie 490. Klasyfikacja w ramach kosztów rozliczonych mo e by
odr bna od przyj tej na poziomie kosztów rodzajowych.
ZAMKNI CIE MIESI CA
Jest to funkcja organizacyjno-porz dkowa polegaj ca na wyzerowaniu obrotów
z obszaru „Obroty miesi ca” i zgłoszeniu aktywnego przyjmowania zapisów
ksi gowych, które maj by zarachowane do obrotów miesi ca nast pnego.
Funkcja ta jest nieodwracalna z poziomu obsługi operatorskiej systemu.
2.12.
HASŁO DOST PU
Jest to funkcja ograniczaj ca osobom nieuprawnionym prawo dost pu do niektórych
opcji wybranych modułów. W wersji handlowej (instalacyjna posta systemu) hasło to
posiada brzmienie marek, które mo e i powinno by zmienione (w module
ZMIANY HASŁO) na takie brzmienie (w ramach 10 znaków alfanumerycznych),
które zapewni stosowne bezpiecze stwo dost pu.
W wersji sieciowej ka dy z u ytkowników winien mie hasło odr bne: wywołanie
pracy na innym stanowisku przy mianowaniu tego samego hasła nie jest mo liwe.
2.13.
FUNKCJA STORNA
Usuwanie wprowadzonych dekretów (zarówno w obszarze ksi gowania obrotów
miesi ca bie cego jak i ksi gowania awansem) jest mo liwe jedynie do czasu, kiedy
uzgodnione obroty strony debetowej i kredytowej zostan poddane tzw. aktualizacji.
Aktualizacja nast puje w momencie wyj cia z ksi gowania b d przej cia do
ksi gowania nast pnego dokumentu. Po wyj ciu z ksi gowania danego dokumentu
zapis, nawet obarczony bł dem (ale pod warunkiem, e obroty stron si bilansuj , bo
wtedy wyj cie nie jest mo liwe) podlega wpisaniu do odpowiedniego zbioru
magnetycznego i ulegnie proceduralnemu przetworzeniu. Bł dny dekret zostanie tak e
umieszczony w drukowanym zbiorze TAB-01 „zbiór transakcji zarachowanych” czyli
w ksi gowym ladzie komputerowym.
Wyeliminowanie skutków bł dnego zapisu jest mo liwe przez powtórzenie go na tych
samych kontach ze znakiem ujemnym (znak minus nale y wcisn przed palcowaniem
kwoty).
2.14.
DODATKOWE DEKRETY W DOKUMENCIE ZAKTUALIZOWANYM
- 22 -
Dla łatwej identyfikacji zapisów ksi gowych z fizycznymi (lub przekazywanymi w
ramach transferu - magnetycznymi) dokumentami ródłowymi zastosowano - w ramach
ka dej grupy rodzajowej (p.2.1.) bie c numeracj dokumentów.
W ramach ka dej grupy rodzajowej (odr bny charakter dokumentów, odr bny
segregator, odr bny obszar archiwacji) system prowadzi numeracj narastaj c , proponuj c
w ka dym nast pnym miesi cu nr 1 jako pierwszy.
W przypadku przyj cia przez u ytkownika takiego sposobu oznaczania dokumentów,
identyfikacja odbywa si przez sprawdzenie:
GRRODZ - DATA - Nr dowodu - Lp , co oznacza:
liczba porz dkowa dekretu w ramach dokumentu
zaliczonego do danej grupy rodzajowej w okre lonej
dacie.
kolejny nr dowodu w okre lonej grupie rodzajowej
danego miesi ca.
data dokumentu, zdarzenia gospodarczego lub
zarachowania (wg uznania u ytkownika).
nr grupy rodzajowej (identyfikacyjny charakter
dokumentów).
Propozycja systemu nadania kolejnego numeru wprowadzanemu dokumentowi mo e
by zmieniona przez wypalcowanie nowego numeru dokumentu (np. numery ci gnione
w roku obrachunkowym).
W obszarze ewidencyjnym aktualnego (nie zamkni tego - wg wskaza p.5.9.) miesi ca
mo liwe jest dopisanie dekretów do uprzednio wprowadzonego i zaktualizowanego
dokumentu, jednak wówczas pojawi si informacja: "istnieje juz dowód o nr ... z gr.
rodz. ... . Czy chcesz do niego dopisa T/N" i wówczas, po wci ni ciu klawisza "T"
mo na kontynuowa wprowadzanie nast pnych dekretów do wskazanego dokumentu.
III.
INSTALACJA SYSTEMU
3.1.
ZAINSTALOWANIE SYSTEMU
Zainstalowanie systemu polega utworzeniu w odpowiednim miejscu dysku twardego
(zale nie od partycji, konfiguracji lub rozwi za sieciowych) odpowiedniego katalogu
i przekopiowaniu do niego programu roboczego, który dostarczany jest na no niku
magnetycznym (dyskietka). Konieczne jest tak e wykonanie pewnych czynno ci
technicznych jak np. ustalenie cie ki dost pu bezpo redniego. Najkorzystniej jest,
je eli instalacji dokonuje uprawniony przedstawiciel S.P.I.-W. „POLISOFT".
Je eli instalacji dokonuje samodzielnie nabywca systemu, wówczas - równolegle
z otrzymaniem licencji uprawniaj cej do korzystania z systemu - otrzyma szczegółow
instrukcj o sposobie instalowania z uwzgl dnieniem warunków technicznosprz towych, jakimi dysponuje.
3.2.
INICJACJA SYSTEMU
- 23 -
Rozpocz cie eksploatacji systemu FK mo e nast pi w ka dym, dowolnie wybranym
momencie: zarówno od pocz tku roku obrachunkowego jak te w trakcie jego trwania.
Rozpocz cie eksploatacji z pocz tkiem roku obrachunkowego wymaga jedynie
wprowadzenia sald z Bilansu Otwarcia, natomiast zapocz tkowanie przetwarzania
w ci gu roku wymaga ponadto wprowadzenia obrotów (b d sald) za okres od pocz tku
roku do momentu rozpocz cia eksploatacji systemu. Mo na równie poł czy salda
z Bilansu Otwarcia z obrotami (b d saldami) od pocz tku roku i wprowadzi je
ł cznie.
Je eli przed rozpocz ciem eksploatacji systemu FK przetwarzanie odbywało si
w technice komputerowej, wówczas stany dotychczasowe mo na przenie
z magnetycznych no ników danych.
IV.
4.1.
UTWORZENIE ZBIORU KONT KSI GI GŁÓWNEJ - KONT SYNTETYCZNYCH
Wej w moduł ZMIANY
SYSTEMU
SYNTETYKI
ZAKŁADANIE,
przechodz c do ni szych sekwencji klawiszem ENTER.
Po wprowadzeniu prawidłowego hasła uka e si na ekranie tabelka
TABELKA 4.1.
NAZWA
U YTKOWNIKA SYSTEMU
1
2
ZAKLADANIE DEFINICJI
KONT SYNTETYCZNYCH
3
4
SYSTEM INFORMAT.
FINANSOWO-KSIEG.
5
6
7
8
9
Konto syntetyczne
Puste pole +
- wyjscie
któr wypełnia si nast puj co:
a) kol. 1 - trzycyfrowy numer konta syntetycznego (konta ksi gi głównej);
b) kol. 2 - nazwa konta (max. 60 znaków);
c) kol. 3 - liczba okre laj ca długo konta analitycznego (konta ksi gi pomocniczej)
w ramach od 3 do 15. Np. postawienie przy koncie syntetycznym 501
liczby 9 oznacza, e konto to b dzie posiadało posta 501xxxxxx (trzy
znaki dla konta syntetycznego i sze dla wyró nika konta analitycznego);
d) kol. 4 - okre lenie sposobu agregowania danych wg wyja nie zamieszczonych
w p. II. 3. Je eli agregacja danych w ramach tego konta nie jest
wymagana, pole to mo e pozosta puste);
- 24 -
e) kol. 5 - okre lenie sposobu specyfikowania danych na wydrukach wg wyja nie
zamieszczonych w p. 2. 4. Pole to mo e pozosta niewypełnione;
f) kol. 6 - okre lenie charakteru konta w ramach cyfr od 1 do 8 wg wyja nie
w p. 2.2. Pole to musi by wypełnione.
g) kol. 7 - numer pozycji bilansu strony aktywów, w której to pozycji w bilansie
(TBW - 06) suma sald strony winien winna by wykazana;
h) kol. 8 - numer pozycji bilansu dla sald pasywnych;
i) kol. 9 - numer wiersza rachunku zysków i strat (TBW - 05), w którym winny by
wykazane sumy sald tego konta.
W trakcie eksploatacji systemu mo na w tabeli kont ksi gi głównej (kont
syntetycznych) dokonywa zmian w kolumnach: 2, 4, 5, 6, 7, 8, i 9 - bez ogranicze ,
za w kolumnie 3 - długo indeksu zmiana jest mo liwa pod warunkiem, e na kontach
analitycznych poprzednio zało onych nie została zaksi gowana adna kwota. Dopisanie
nowego konta syntetycznego i jego zdefiniowanie jest mo liwe w ka dej fazie
eksploatacji systemu.
4.2.
TWORZENIE ZBIORÓW KONT KSI G POMOCNICZYCH - KONT
ANALITYCZNYCH
Przed przyst pieniem do praktycznej eksploatacji systemu (ale po utworzeniu zbioru
kont syntetycznych) mo na utworzy zbiór kont analitycznych. Nast puje to w module
STANY KONT EDYCJA DOPISANIE KONTA.
Tworzenie zbiorów kont analitycznych przed przyst pieniem do ksi gowania nie jest
jednak konieczne, poniewa utworzenie konta, którego nie zało ono - jest mo liwe w
trakcie samego wprowadzania dekretów.
4.3.
DEFINIOWANIE KONT ROZRACHUNKOWYCH
Aby zdefiniowa , które to konta system ma traktowa jako rozrachunkowe, nale y
wej w moduł ZMIANY SYSTEMU ROZRACHUNKI KONTA ROZRACH.
ZAKŁADANIE i po sforsowaniu hasła, naprowadzeniu kursorem pod wietlonego
paska na trzy znaki x (xxx) u y klawisza ENTER i wpisa trzycyfrowy symbol konta
syntetycznego. Warunkiem wpisania jest to, e konto znajduje si w zbiorze kont
syntetycznych.
4.4.
DEFINIOWANIE KONT ODSETKOWYCH
Aby zdefiniowa w obrebie którego konta rozrachunkowego system b dzie nalicza
odsetki od nieterminowo regulowanych płatno ci nale y wej w moduł ZMIANY
SYSTEMU
ROZRACHUNKI
KONTA ODSETK.
ZAKŁADANIE i po
sforsowaniu hasła post pi jak w p. poprzednim. Warunkiem wpisania jest to, aby
konto było uprzednio zdefiniowane jako rozrachunkowe.
4.5.
NAZWA I KONTO BANKU
Wej w moduł ZMIANY
SYSTEMU
KONTO I BANK, poda hasło,
potwierdzi klawiszem ENTER, a nast pnie wpisa nazw banku i po potwierdzeniu
klawiszem ENTER wpisa numer konta. Potwierdzi klawiszem ENTER i u y
klawisza litery T lub N. Nazwa banku i numer konta wyst powa b d przy emisji
wezwa do zapłaty, not odsetkowych oraz przelewu.
- 25 -
4.6.
DEFINIOWANIE DNI DO ZAPŁATY
Rozliczenia z kontrahentami, zarachowane na kontach zdefiniowanych jako
rozrachunkowe i ewentualnie odsetkowe winny si odbywa - pod rygorem skutków
w postaci naliczania odsetek od nieterminowych płatno ci w okre lonym terminie.
Przyj cie jednego, wspólnego dla wszystkich nale no ci z dłu nikami terminu
rozlicze wymaga jego zdefiniowania w module ZMIANY
SYSTEMU
ROZRACHUN-KI DNI DO ZAPŁATY.
Oprócz tego mo liwe jest tak e zdefiniowanie ró nego od ogólnie obowi zuj cego
terminu - terminu wyznaczonego dla danego kontrahenta: moduł STANY KONT
EDYCJA
DOPISANIE KONTA (lub KOREKTA), a ponadto mo liwe jest
wyznaczenie terminu dla ka dej operacji gospodarczej, zarejestrowanej w obr bie kont
rozrachunkowych i równocze nie odsetkowych (moduł OBROTY
WPROWADZANIE i wyznaczenie okre lonej warto ci w poz. „dni").
4.7.
DEFINIOWANIE WARTO CI NOTY ODSETKOWEJ
W module ZMIANY SYSTEMU ROZRACHUNKI - ODSETKI MIN. mo liwe
jest okre lenie kwoty, powy ej której odsetki maj by obliczane i emitowane. Mo e
si bowiem zdarzy , e kwota odsetek nale nych od nieterminowych płatno ci jest
ni sza, lub niewiele wy sza od poziomu opłat portoryjnych. U ytkownikowi systemu
słu y wi c prawo wyboru poziomu kwoty, poni ej którego system nie b dzie odsetek
nalicza ; ni szy poziom b dzie ignorowa .
4.8.
DEFINIOWANIE WARTO CI WEZWA DO ZAPŁATY
W module ZMIANY
SYSTEMU
ROZRACHUNKI
WEZWANIE
MIN
okre la si najni szy poziom kwoty, poni ej której system nie b dzie emitowa wezwa
do zapłaty.
4.9.
DEFINIOWANIE WARTO CI POTWIERDZE SALD
System ma mo liwo edytowania potwierdze sald na ka dy, dowolnie wybrany
termin. Emisja potwierdze sald mo e nast pi w stosunku do tych sald kont
rozrachunkowych, których warto przekracza poziom okre lony w module ZMIANY
SYSTEMU ROZRACHUNKI WEZWANIE MIN. Salda o ni szej warto ci
nie b d uwzgl dniane przy emisji potwierdze sald.
4.10.
DEFINIOWANIE REJESTRÓW VAT
Je eli u ytkownik systemu zdecyduje, e podczas bie cych ksi gowa winny si
tworzy rejestry VAT-owskie (b d ce ubocznym produktem dokonanych ksi gowa ),
t
ka dy taki rejestr powinien by zdefiniowany.
Definiowanie rejestru polega na okre leniu jego symbolu i nazwy oraz wskazaniu
numeru konta (i strony tego konta), na którym próba dokonania ksi gowania spowoduje
automatyczne otwarcie tego rejestru.
System rozró nia trzy odr bne rodzaje rejestrów:
a) rejestry zakupów w obrocie krajowym, oznaczone symbolem Z;
b) rejestry zakupów z importu, zawieraj cych mo liwo rejestrowania cła i podatków
granicznych, oznaczone symbolem I;
- 26 -
c) rejestry sprzeda y, oznaczone symbolem S.
Definiowanie rejestrów VAT jest dwuszczeblowe: najpierw nale y rejestr nazwa ,
zaliczy do okre lonej grupy (Z,I,S), wskaza konto i stron (aktywa - A, lub pasywa P)
na którym to koncie próba dokonania zapisu odpowiedni rejestr przywoła, a
nast pnie go
skonfigurowa , tj. wskaza na jakie konta poszczególne zapisu maj by zaliczone.
Czynno ci definiowania i konfigurowania rejestrów VAT s nast puj ce:
EDYCJA:
Wej w moduł ZMIANY SYSTEMU REJESTR VAT EDYCJA HASŁO,
u ywaj c ka dorazowo klawisz ENTER, a nast pnie wcisn klawisz INSERT oraz:
- oznaczy skrócony, trzyznakowy identyfikator rejestru, np.:
a) MAT - zakup materiałów
b) USŁ - zakup usług
c) ZAK - zakup materiałów i usług
d) INW - zakup rodków trwałych
e) IMP - zakup z importu
f) SPR - sprzeda
Uwaga:
-
ilo tworzonych rejestrów oraz stopie rozdzielno ci dokonywanych w nich
zapisów nie jest limitowany - winien wynika z okre lonych przez
u ytkownika jego potrzeb.
nazwa rejestr (np. rejestr zakupu płodów rolnych )
oznaczy jego symbol (Z,I lub S)
zdecydowa , które konto (rozwini te do szczebla analitycznego, lub oznaczone
tylko symbolem konta ksi gi głównej) powoduje otwarcie rejestru
oznaczy stron (A - aktywa, lub P - pasywa ), na którym dokonany zapis
spowoduje przywołanie rejestru
Omówione wy ej czynno ci wykonywane s w ramach poni szej tabelki:
TABELKA 4.10.
NAZWA
U YTKOWNIKA SYSTEMU
DEFINICJE REJESTROW VAT
- EDYCJA -
Nr rej.
NAZWA
wyr (Z/S/I)
SPR
ZAK
INW
REJESTR SPRZEDAZY
REJESTR ZAKUPU MATER. I USLUG
REJESTR ZAKUPU SR. TRWALYCH
S
Z
Z
- gora/dol
Ins - dopisanie
PgUp/PgDn - str.gora/dol
Del - kasowanie
SYSTEM INFORMAT.
FINANSOWO-KSIEG.
konto otw. rej.
700
302
303
Home - poczatek
Enter - poprawianie
strona (A/P)
P
A
A
End - koniec
Esc - wyjscie
- 27 -
Po oznaczeniu strony zapisu (A lub P) i u yciu klawisza ENTER system wejdzie w
now tabel , w której nale y poda numery kont analitycznych, na które automatycznie
zapisane zostan warto ci netto, podatek VAT i ewentualnie cło i podatek graniczny
(przy rejestrach oznaczonych wyró nikiem I ) w rejestrach VAT.
Dla ka dej stawki podatkowej przewidziano pi odr bnych szczebli ewidencji,
oznaczonych literami od a do c do swobodnego wykorzystania, np.(dla rejestrów
zakupu) :
a) podatek naliczony odliczany w cało ci od podatku nale nego w miesi cu
zarachowania;
b) podatek naliczony odliczany w miesi cu zarachowania proporcjonalnie do struktury
podatkowej sprzeda y;
c) podatek naliczony do odliczenia w okresie nast pnym;
d) podatek naliczony do zarachowania w koszty;
e) podatek, dla którego rozliczenia wymagane s rozstrzygni cia specjalne
Po wykonaniu tych czynno ci rejestry VAT s zdefiniowane.
KONFIGURACJA
W systemie przewidziano mo liwo naliczania przez system (automatycznie) podatków
w ramach kilku ró nych stawek podatku VAT (np. 22%, 17%, 12%, 7%, 0% )
pozostawiaj c rezerw na mo liwo zastosowania innego wymiaru podatku, je eli
obowizuj ce przepisy podatkowe wprowadz inne stawki. W ka dym takim przypadku,
oprócz istniej cych stawek nale y wprowadzi tak e nowe, obowi zuj ce stawki, korzystaj c
z modułu ZMIANY SYSTEMU REJESTR VAT KONFIGURACJA.
4.11.
DEFINIOWANIE GRUP RODZAJOWYCH DOKUMENTÓW
Zdefiniowanie grup rodzajowych dokumentów (rejestrów i ksi g pomocniczych) nie jest
warunkiem uruchomienia systemu., poniewa utworzenie nowej grupy jest tak e
mo liwe w trakcie wprowadzania dekretów.
Sposób ich tworzenia (dopisywania), korygowania, usuwania i drukowania został
precyzyjnie opisany w instrukcji realizacyjnej na ekranie w module ZMIANY
SYSTEMU GRUPY RODZAJOWE.
4.12.
INNE DEFINICJE
W module ZMIANY
SYSTEMU
INNE DEFINICJE mo liwe jest okre lenie
szeregu parametrów istotnych dla spsobu działania systemu. Mo liwe jest tu wi c:
4.12.1. WYDRUK KONTA KONTRAHENTA NA PRZELEWIE
Okre la si tu, czy na emitowanym przez system poleceniu przelewu ma by
zamieszczone konto analityczne kontrahenta, którego wydruk zast puje dekret
analityczny.
Realizacja: ZMIANY SYSTEMU INNE DEFINICJE KONTA KONTA
PRZEL. WŁ CZONY
4.12.2.
WYSZUKIWANIE KONTRAHENTA PO NUMERZE NIP (W REJ. VAT)
Okre la si tu, czy w rejestrze VAT kontrahent ma by przywoływany po wpalcowaniu
jego numeru NIP.
- 28 -
Realizacja:
ZMIANY SYSTEMU INNE DEFINICJE
NIPU PODAJ KONTO
4.12.3.
KSZTAŁT PRZELEWU
4.12.4.
POCZ TEK OKRESU OBRACHUNKOWEGO
KONTA
KONTO
W opcji tej okre la si miesi c, od którego rozpoczyna si rok obrachunkowy, jednak
ze wzgl du na skutki, jakie mogłoby wywoła nieprawidłowe zaznaczenie tego
miesi ca - wej cie do tej opcji obwarowane jest hasłem o innym brzmieniu, znanym
producentowi systemu i przez niego wykorzystywanym, b d ujawnionym
u ytkownikowi w drodze odr bnego komunikatu.
V.
BIE
CA EKSPLOATACJA SYSTEMU
5.1.
WŁ CZENIE (URUCHOMIENIE) SYSTEMU
Sposób przyst pienia do pracy zale ny jest od tego, jak system zostanie usytuowany
w technicznym rodowisku informatycznym. Jest to zale ne od sposobu jego instalacji.
Je eli zatem nie okre lono w czasie instalacji systemu jego specjalnego sposobu
wywoływania, to najprostrzy, standardowy sposób jest nast puj cy :
- wł czy komputer (a je eli system pracuje w sieci, to uprzednio wł czy server;
- wywoła system „Finansowo-ksi gowo-kosztowy” np. przez wypalcowanie dwóch
liter: FK i u y klawisza ENTER;
- po ukazaniu si winiety zgłoszeniowej, u y dowolnego klawisza;
- je eli system pracuje w wersji sieciowej, wówczas uka e si zapytanie, czy nale y
indeksowa zbiory. Korzystniej jest odpowiedzie twierdz co przez naci niecie
klawisza litery T;
- poda hasło dost pu do systemu i u y klawisza ENTER;
- zaakceptowa proponowan dat wprowadzania klawiszem ENTER, lub zmieni j
na dan i u y klawisza litery T (uka e si obraz głównego menu, a pod wietlony
pasek ustawi si na module OBROTY);
- system jest przygotowany do eksploatacji.
5.2.
WPROWADZANIE DEKRETÓW
5.2.1.
KSI GOWANIE DOKUMENTÓW
Ksi gowaniu powinny by poddane dokumenty sprawdzone, zaakceptowane
i zadekretowane do szczebla analitycznego (szczebel ewidencji na poziomie kont rejestrów
pomocniczych). Dekretacja dokumentów mo e si odbywa w drodze
korzystania z
uprzednio wyemitowanych wydruków kont analitycznych (moduł
WYNIKI TBW-01)
lub w drodze bezpo redniej współpracy z systemem poprzez
przegl danie kont analitycznych
ju zało onych (mo liwo ci: moduł WYNIKI
TBW-01 lub moduł STANY KONT
PRZEGL DANIE PLAN KONT,
ewentualnie poprzez symulacj wprowadzania
ksi gowa dla dokumentów
niezadekretowanych - moduł OBROTY
WPROWADZANIE z wykorzystaniem
klawisza F1). Je eli jednak u ytkownik yczy
sobie podda ewidencji dokumenty niezadekretowane i na kontach analitycznych uprzednio nie
utworzonych, system daje mu tak mo liwo :
a) w trakcie kiedy po stronie winien, lub ma nale y wypalcowa pełny numer konta
analitycznego, a jego symbolika nie jest znana, wystarczy wpalcowac fragment tego
- 29 -
konta i u y klawisz F1, a na ekranie uka si wszystkie konta analityczne ten
fragment zawieraj ce i wtedy mo liwe jest zadysponowanie zapisu na tym koncie;
b) je eli konto analityczne, na którym ma si odby zapis dokumentów nie wyst puje
w zbiorze kont utworzonych (ale jest uprawnione do funkcjonowania w ramach
uprzednio zało onych kont ksi gi głównej - kont syntetycznych), wówczas uka e
si informacja: „brak w kartotece. Czy chcesz je dopisa (T/N)”;
c) je eli wypalcowane konto analityczne przynale y do konta ksi gi głównej, która nie
rezyduje w systemie (nie zostało zało one konto syntetyczne dla pierwszych trzech
znaków konta analitycznego), wówczas system odmówi prawa do zało enia konta
analitycznego i poinformuje, e „Dla wprowadzonego konta nie została
zdefiniowana syntetyka” wówczas bł d nale y skorygowa .
Wprowadzanie dekretów odbywa si nast puj co:
- ustawi kursor na module OBROTY i potwierdzi klawiszem ENTER (kursor
zejdzie do poziomu WPROWADZANIE i nale y powtórnie u y klawisza ENTER;
- zaakceptowa wybrany miesi c (aktualny, lub dla ewidencji antycypacyjnej)
i potwierdzi ;
5.2.2.
WPROWADZANIE DANYCH DO REJESTRÓW VAT
Równocze nie z wprowadzaniem danych ( rejestrowaniem dekretów analitycznych )
nast puje tworzenie rejestrów VAT ( zakupów, importowych i sprzeda y ) je eli zapis
jest dokonany po odpowiedniej stronie konta przewidzianego ( wg wskaza p.4.10 ) do
przywołania rejestru VAT.
Po wpalcowaniu odpowiedniego konta (które wg wskaza p.4.10 otwiera rejestr VAT)
zostanie przywołana główka rejestru VAT z oznaczeniem nazwy rejestru, kolejnej
pozycji zapisu w nim, numeru konta dostawcy ( w odniesieniu do rejestrów zakupu )
l
odbiorcy (w odniesieniu do rejestrów sprzeda y) i danych indentyfikuj cych
kontrahenta.
Po ich zaakceptowaniu (lub zmianie) nale y wpisa symbol dokumentu ( fakturaVAT,
faktura koryguj ca VAT, rachunek uproszczony, koryguj cy rachunek uproszczony
itd.), numer tego dokumentu oraz jego dat i dat otrzymania.
Nast pnie nale y z dokumentu VAT (faktura, rachunek) przenie sumaryczne warto ci
netto w obr bie okre lonej stawki procentowej VAT, a po jej wprowadzeniu system
poda wyliczon kwot podatku VAT oraz sum brutto dla danej skali podatkowej, a po
wprowadzeniu danych dla wszystkich przedziałów podatkowych wyemituje ł czne
kwoty : netto, podatku oraz sum brutto, która bezwzgl dnie winna by zgodna z
dokumentem (faktur VAT).
Bł dne warto ci mo na korygowa (opcja poprawiam) lub wykre li (opcja wyj cie bez zapisu).
Zapisy poprawne nale y zaakceptowa przez u ycie klawisza ENTER w opcji
akceptuj .
Po tej czynno ci system znajduje si w stanie wprowadzania omówionego w p.5.2.
- 30 -
Uka e si tabelka o nast puj cym kształcie
TABELKA 5.2.
(kształt tabelki po wprowadzeniu grupy rodzajowej)
NAZWA
U YTKOWNIKA
WPROWDZANIE DEKRETÓW
Ksiegowanie za miesiac: LIPIEC
Data rejest. / ksieg.: 02.01.2000
Lp
Konto-WN
Konto-MA
Grupa Rodz. 01
Nr dowodu :
Wartosc
2
SYSTEM INFORMAT.
FINANSOWO-KSIEG.
WN:
MA:
Saldo:
Identyf.
0.00
0.00
0.00
Data
Dni
1
+ - przenosi poprzednia wartosc
- kasowanie
- przeskok do nast. pola
Esc - wyjscie z wprowadzania F1 - podglad kont
a kursor ustawi si w polu „Grupa Rodzajowa”, któr nale y wypalcowa , lub
przywoła poprzez u ycie klawisza F1;
- zaakceptowa (klawiszem ENTER) i poda wła ciw dat (wa ne dla
jednorazowego ewidencjonowania wi kszej ilo ci dokumentów pochodz cych
z ró nych dat w obr bie ksi gowanego miesi ca);
- je eli ksi gowanie ma nast pi na stronie winien, konta to nale y je wypalcowa lub
znale za po rednictwem klawisza F1 i zaakceptowa klawiszem ENTER,
a wówczas:
a) pod ramk uka e si nazwa tego konta analitycznego, a kursor przemie ci si na
pole strony ma konta;
b) je eli zamiar ewidencji dotyczy kosztów wg sposobu okre lonego w p. 2.10.3,
to uka e si pole, w które nale y wpisa symbol analitycznego konta kosztów
rodzajowych;
c) je eli ksi gowanie odbywa si na stronie winien i stronie ma tego samego konta
analitycznego, to u ycie w polu strony ma klawisza kursora - strzałka w prawo
spowoduje powtórzenie konta ze strony winien;
d) w polu „warto ” nale y palcowa kwot , a po zaakceptowaniu klawiszem
ENTER kursor przeniesie si na pole „tre ”;
e) je eli ewidencja dotyczy konta uznanego za rozrachunkowe (p.: 2.5.) wówczas
uaktywni si pole „identyf.”, w którym nale y wstawi znak, lub zespół znaków
słu cy skojarzeniu obrotów strony winien z obrotami strony ma w celu ich
automatycznego rozliczenia, a nast pnie wstawi dat operacji finansowej i ilo
dni, w ci gu których winno nast pi rozliczenie danej transakcji bez skutków
obci enia jej odsetkami.
Uwaga: 1. W polach „konto Wn”, „konto Ma”, „Warto ”, „tre ”, oraz „Data”
mo liwe jest przeniesienie ci gu znaków z poziomu wy szego na
poziom ni szy przez u ycie klawisza +;
2. Je eli w polu „konto Wn” lub „konto Ma” pojawi si symbol konta,
które według definicji okre lonych w p. 4.10. powoduj konieczno
- 31 -
rejestracji równoległej w rejestrze VAT - zapis ten spowoduje otwarcie
wła ciwego rejestru VAT.
5.3.
WYJ CIE Z WPROWADZANIA - (ZAKO CZENIE KSI GOWANIA)
Wprowadzanie danych do systemu FK jest dwuszczeblowy :
- szczebel pierwszy, to deklaracja, wyra enie woli dokonania zapisów wymiernych
kwot na okre lonych kontach analitycznych (kontach ksi g pomocniczych), za :
- szczebel drugi to dopisanie wprowadzonych kwot na odpowiednie konta ksi g
pomocniczych i konta ksi gi głównej, które mo e by zrealizowane pod
warunkiem, e sumy obrotów mi dzy stronami tych kont s identyczne (vide p.5.5.).
Ka dy przypadek zaistnienia ró nicy mi dzy warto ci obrotów strony winien zapisów
szczegółowych i warto ci obrotów strony ma wymaga dokonania korekty lub
przeniesienia ró nicy na konto Raport bł dów w ramach tzw. sztucznego zbilansowania.
(vide p.2.7.)
Zapisane dekrety, uznane przed wy ciem z ksi gowania (a wi c przed realizacj
szczebla drugiego) mo na poprawia lub usuwa , natomiast dekrety poddane
aktualizacji
czyli dopisaniu do kont ksi g pomocniczych i kont ksi gi głównej mo na korygowa jedynie
poprzez funkcj storna (p.2.13.)
Wyj cie z fazy wprowadzania dekretów i spowodowanie zapisów w urz dzeniach
ksi gowych jest mo liwe pod warunkiem, e sumy obrotów szczegółowych zapisanych
n
kontach ksi g pomocniczych strony winien s zgodne z sumami zapisanymi na
stronie ma
tych, lub innych kont. Sumy te s bie co uwidaczniane w prawym, górnym
okienku
tabeli (tabelka 5.2.), która pojawia si w trakcie wprowadzania dekretów.
Ka da ró nica pomi dzy obrotami zapisanymi na stronie winien kont i na stronie ma
uniemo liwia proste wyj cie z fazy dekretacji i poddanie dekretów procesowi
aktualizacji, czyli procesowi dopisania zadekretowanych kwot do obrotów
poszczególnych kont.
Przy próbie wy cia z fazy dekretacji pojawi si komunikat o niezgodno ci i zapytanie,
czy powstał ró nic nale y dopisa do konta 999xx (p.2.7.), a w przypadku
decyzji negatywnej system proponuje korekt , usuni cie zapisów lub ich dopisanie.
Wszystkie bł dy, których skutki zostan przeniesione na konto 999 musz by
skorygowane przed zamkni ciem miesi ca, poniewa bez tej korekty zamkni cie miesi ca nie
b dzie mo liwe.
5.4.
LAD KSI GOWY - ZBIÓR DEKRETÓW ZARACHOWANYCH
Po zaksi gowaniu okre lonego dokumentu lub jednorodnej grupy dokumentów, a przed
procesem poddania skutków tych ksi gowa procesowi aktualizacji - system proponuje
dokonanie wydruku zarejestrowanych zdarze i to w sposób alternatywny:
- drukuj c konta w formie numerycznej;
- drukuj c zaszło ci z wymienianiem nazw jedynie kont odsetkowych (p. 2.6.);
- drukuj c zaszło ci z wymienianiem nazw kont zdefiniowanych jako rozrachunkowe
(p. 2.5.);
- drukuj c obok wprowadzonych kont wszystkie ich nazwy.
Przyj cie propozycji wydruku (sprawna drukarka, zaopatrzona w papier, czas na
wydruk itp. ) spowoduje optycznie czytelne odwzorowanie na papierze wszystkich,
analitycznych dekretów wprowadzonych do systemu, a nast pnie dokonana zostanie
i wydrukowana, zagregowana warto przypadaj ca do zapisania na konta ksi gi
głównej (konta syntetyczne) z uwzgl dnieniem ewentualnych sum ksi gowanych
w ramach zespołu 4. Z propozycji wydruku mo na zrezygnowa bez adnych skutków
- 32 -
ujemnych: odtworzenie tego wydruku jest mo liwe w ka dym nast pnym momencie
w module OBROTY
WYDRUKI
POZYCJE DOWODU
MIESI C
JEDEN DOWÓD.
5.5.
AKTUALIZACJA KARTOTEKI (DOPISANIE KSI GOWA )
Po potwierdzeniu czytelno ci wydruku lub rezygnacji z niego nast pi aktualizacja
zbioru (tj. zapisanie wszystkich wprowadzonych dekretów w wewn trznych obszarach
magnetycznych komputera ) i zbiór poddany zostanie procesowi przetworzenia według
algorytmów okre lonych przez program.
Od tej chwili usuni cie skutków bł dnego ksi gowania jest mo liwe jedynie poprzez
jego stornowanie.
Uwaga:
5.6.
Je eli ksi gowanie odbywa si awansem (antycypacyjnie), wówczas - po
wyj ciu z wprowadzania danych - nie nast puje aktualizacja zbiorów, tzn.
dokonane ksi gowania awansem nie s dopisywane do kartoteki. Dopisaniu
podlegaj jedynie zapisy dotycz ce kont rozrachunkowych i to jedynie
w zbiorze TRANSAKCJE, gdzie oznaczone s dla ich wyró nienia gwiazdk . Pełna aktualizacja ksi gowa dokonanych awansem dokona si
tu po zamkni ciu bie cego miesi ca.
TRANSFER DEKRETÓW Z INNYCH PODSYSTEMÓW
System finansowo-ksi gowo-kosztowy-FK jest przygotowany na przejmowanie
w sposób zautomatyzowany zbiorów danych, którymi to danymi powinien by zasilany,
a które powstaj w trakcie eksploatacji wyodr bnionych systemów dziedzinowych,
takich np. jak system obsługi sprzeda y, rodków trwałych, płac, gospodarki
materiałowej, PKZP itp.
Usystematyzowane zbiory danych posiadaj cych posta analitycznych dekretów
przenoszone s za po rednictwem elementów sieciowych, modemowych lub przy
pomocy dyskietek, na których zostały zapisane - bezpo rednio do zbiorów dekretów
w systemie FK, gdzie zostaj poddane badaniu ich zgodno ci, trwale zarejestrowane
w pami ci magnetycznej (bezpo rednio na dysku) i poddane aktualizacji według
procedur i algorytmów przyj tych w systemie FK.
Techniczne czynno ci prowadz ce do skutecznego i poprawnego transferowania mog
by ró ne: mog mie ró ny charakter w zale no ci od przyj tej metody transferu
i z tego to powodu ustalane s w momencie inicjacji systemu, lub zmieniane w wyniku
wprowadzonych zmian techniczno-organizacyjnych u u ytkownika, z tych te
wzgl dów instrukcja niniejsza ogranicza wyja nienia jedynie do przypadku
przenoszenia danych za po rednictwem dyskietek. Czynno transferowania odbywa
si w module ARCHIWACJA TRANSFER i polega na wło eniu dyskietki z danymi
do wła ciwego nap du oraz u yciu klawisza Enter.
5.7.
ARCHIWOWANIE DANYCH
Zarówno wzgl dy bezpiecze stwa przed utrat danych jak równie wymogi wynikaj ce
z obowi zuj cych przepisów (aktualnie: ustawa z dnia 29 wrze nia 1994
o rachunkowo ci - Dz.U. nr 121 poz. 591, art. 14 ust.4 p. 4) dyktuj potrzeb
maksymalnie cz stego (najbezpieczniej - na koniec ka dego dnia) przenoszenia danych
na zewn trzne no niki magnetyczne. Obligatoryjny obowi zek przenoszenia dotyczy
danych na koniec ka dego miesi ca obrachunkowego.
- 33 -
Najcz ciej stosowanym - jak dot d - magnetycznym no nikiem zewn trznym s
dyskietki, które wykorzystuje si nast puj co:
- dyskietka przeznaczona do zapisu winna by sformatowana. Je eli w u yciu s
dyskietki niesformatowane, to w module ARCHIWACJA FORMATOWANIE,
nale y wło y dyskietk do odpowiedniego nap du i u y klawisz Enter;
- dyskietka, która po sformatowaniu była wykorzystywana do zapisów innych danych,
ni dane pochodz ce z systemu „FK” winna by oczyszczona. Czynno ta wymaga
wło enia dyskietki do nap du (A lub B) w module ARCHIWACJA
CZYSZCZENIE i u ycia klawisza Enter;
- zapis danych na dyskietce nast puje w module ARCHIWACJA KOPIOWANIE
i wymaga wło enia do nap du A lub B dyskietki (sformatowanej wzgl dnie
oczyszczonej) i u ycia klawisza Enter.
Kopiowanie danych w poszczególnych dniach miesi ca odbywa si na tej samej
dyskietce (lub tych samych dyskietkach - je eli ilo zbiorów wymaga wi kszej ich
ilo ci), na której odbywało si kopiowanie w dniu poprzednim.
Uwaga: 1) Dyskietka (lub komplet dyskietek) na któr dokonano przeniesienia
danych na koniec miesi ca winna by odło ona i odpowiednio
zabezpieczona. Na dyskietce tej nie wolno dokonywa zapisów danych
dotycz cych obrotów nast pnego miesi ca.
Zaleca si wykonywania operacji przenoszenia na co najmniej dwa
komplety dyskietek.
2) Przed przeniesieniem danych na zewn trzne no niki magnetyczne
wymagane jest wykonanie wydruków papierowych tych zbiorów
danych, których sporz dzenie na koniec ka dego miesi ca wynika
z obowi zuj cych przepisów (ogólnie obowi zuj cych, lub
wewn trznych) lub te ułatwia wsteczn kontrol danych.
5.8.
ODZYSKIWANIE DANYCH
Je eli z okre lonych, niekorzystnych przyczyn nast pi utrata danych, wówczas kopie
archiwalne, sporz dzone wg wskaza p. 5.7 umo liwi ich odzyskanie i uaktywnienie.
Odzyskiwanie danych nast puje w module ARCHIWACJA
ODZYSKIWANIE
i polega na wkładaniu w okre lonej, naturalnej kolejno ci poszczególnych zbiorów
danych do nap du komputera i u ywaniu klawisza Enter.
5.9.
ZAMKNI CIE MIESI CA
Po zako czeniu wprowadzania (lub transferowania) danych, które winny by
zarachowane do obrotów danego miesi ca obrachunkowego nale y - po wykonaniu
odpowiednich wydruków i zarchiwowaniu danych - dokona zamkni cia miesi ca.
Czynno
ta powoduje wyzerowanie danych z obszaru „obroty miesi ca”,
podstawienie miesi ca nast pnego jako miesi ca obrotów bie cych oraz aktualizacj
dekretów wprowadzonych awansem.
Czynno zamkni cia miesi ca odbywa si w module OBROTY ZAMKNI CIE
MIESI CA i jest to czynno nieodwracalna z poziomu operatorskiej obsługi
systemu.
Jej wykonanie powinno by zatem poprzedzone rozwa n decyzj i wcze niejszym
wykonaniem omówionych uprzednio czynno ci zarówno emisyjnych (wydruki) jak
równie zabezpieczaj cych (kontrola kompletno ci dokumentów i pełna archiwacja
zbiorów danych).
- 34 -
Wykonanie czynno ci omówionych w p. 5.8 po zamkni ciu miesi ca - w przypadku,
je eli przed zamkni ciem były wprowadzane dekrety awansem - mo e spowodowa
poł czenie zdarze przypisanych dwóm, ró nym okresom obrachunkowym.
Ewentualne przywrócenie zamkni tego miesi ca wymaga interwencji informatycznej.
VI.
BIE
CA OBSŁUGA BAZY DANYCH (PRZEGL DANIE I WYDRUKI)
6.1.
MODUŁ OBROTY
W module tym, oprócz wprowadzania danych (tak e tych, które koryguj Bilans
Otwarcia i Bilans Zamkni cia) mo liwe jest przegl danie i drukowanie
wprowadzonych dekretów niezale nie od tego jakiego miesi ca one dotycz .
6.1.1.
PRZEGL DANIE JEDNEGO DOKUMENTU
Wej w moduł OBROTY
PRZEGL DANIE
POZYCJE DOWODU i po
zaakceptowaniu miesi ca wskaza grup rodzajow i numer danego dokumentu.
Wyeksponowany dokument mo e by wydrukowany po u yciu klawisza W.
6.1.2.
PRZEGL DANIE DOKUMENTÓW MIESI CA
Wej w moduł OBROTY
PRZEGL DANIE - SUMY DOWODÓW
i zaakceptowa miesi c, a uka e si tabelka obejmuj ca wszystkie wprowadzone
dokumenty w danym miesi cu w kolejno ci grup rodzajowych, a w ramach tych grup w kolejno ci dokonanych ksi gowa . Mo liwy jest tu wydruk wszystkich
dokumentów, skok do wskazanego dokumentu (klawisz litery S i wskazanie ) b d
rozwini cie dokumentu.
6.1.3.
DZIENNIK OBROTÓW
Wszystkie dokumenty, poddane ksi gowaniu s rejestrowane w porz dku
chronologicznym w dzienniku obrotów, którego tworzenie wynika z nakazu
okre lonego ustaw o rachunkowo ci.
Aby uzyska ogl d (b d tak e wydruk) dziennika nale y wej w moduł OBROTY
PRZEGL DANIE DZIENNIK OBROTÓW i okre li przedział czasowy (zupełnie
dowolny), za jaki ma by utworzony.
Ogl d i wydruk dziennika obrotów mo liwy jest w czterech ró nych postaciach:
1. Dekretami -
tj. wyeksponowanie w kolejno ci wszystkich dekretów, jakie
zostały do systemu wprowadzone ze wskazaniem daty
zarachowania, numeru pozycji, jak dekret zajmuje w dzienniku,
grupy rodzajowej do jakiej został zaliczony, numeru dokumentu w
tej grupie rodzajowej oraz numeru kolejnej pozycji w ramach
danego dokumentu, a tak e numerów kont analitycznych, na
których dokument został zarejestrowany oraz kwoty przypadaj cej
na ten dekret.
2. Dowodami -
tj. wyeksponowanie wszystkich dokumentów o mnogiej ilo ci
dekretów ze wskazaniem miesi ca zarachowania, numeru grupy
rodzajowej do której dokument nale y, numeru dokumentu
- 35 -
w ramach tej grupy rodzajowej oraz sumy, na jak dokument
opiewa. Wyst puje tu tak e wskazanie (znak + ) w ostatniej
kolumnie „4”, czy dokument był automatycznie zaliczony do
kosztów w układzie rodzajowym (je eli ewidencja kosztów
odbywa si metod omówion w p. 2.10.3. nin. instrukcji).
3. Analitykami - tj. wyeksponowanie skutków, jakie wprowadzone do systemu
dekrety wywołały na poszczególnych kontach analitycznych
(kontach ksi g pomocniczych). U ycie klawisza ENTER
spowoduje okazanie jakie dekrety analityczne zostały zarachowane
na dane konto analityczne.
4. Syntetykami - tj. wyeksponowanie skutków, jakie wprowadzone do systemu (za
oznaczony okres - oczywi cie) ksi gowania analityczne
spowodowały na poszczególnych kontach syntetycznych (kontach
ksi gi głównej).
Uwaga: a) W ka dej postaci dziennika mo liwy jest ogl d wszystkich, najbardziej
szczegółowych informacji, które zawiera dany dekret analityczny.
Wystarczy - zgodnie ze wskazaniami instrukcji zamieszczonej w
dolnym obszarze monitora - u y klawisza ENTER.
b) W ka dej postaci dziennika, po naci ni ciu klawisza litery I (i)
otrzymamy informacj o globalnych skutkach ksi gowa za wskazany
okres.
6.2.
MODUŁ STANY KONT
W module tym jest mo liwe PRZEGL DANIE: obrotów rocznych, obrotów
miesi cznych i stanów z Bilansu Otwarcia na poszczególnych kontach analitycznych
(kontach ksi g pomocniczych) oraz przegl danie zbioru zało onych kont
analitycznych. Obszar tego przegl dania (ale tak e i wydruku) wyposa ony został w
wiele funkcji pomocniczych, które nakierowane s na umo liwienie dost pu do
najbardziej zatomizowanych zbiorów danych, rozpoznawanie tych danych,
grupowanie ich w okre lone, uszeregowane zbiory wzgl dnie dokumentowanie
zaszło ci, które w obr bie tych zbiorów miały miejsce.
Moduł ten składa si z opcji:
1. Przegl danie: a) obrotów rocznych
b) obrotów miesi cznych
c) sald z Bilansu Otwarcia, oraz
d) planu kont - nazewnictwa kont ksi g pomocniczych (kont
analitycznych)
2. Edycja:
6.2.1.
a) dopisanie nieistniej cego konta
b) korekta nazwy konta
c) usuwanie kont analitycznych
PRZEGL DANIE STANÓW KONT
Jest to obszar, który charakteryzuje si wieloma funkcjami, które mog znacznie
wzbogaci informacje o zarejestrowanych operacjach gospodarczych.
- 36 -
Mo liwe jest tu wywoływanie ró nych zjawisk w zale no ci od u ycia odpowiedniego
klawisza, który wywołuje przypisane do tego klawisza funkcje.
I tak u ycie klawisza litery:
-Pz podaniem konta pocz tkowego spowoduje, e na ekranie monitora uka
si wszystkie konta wyst puj ce po koncie wskazanym;
6.2.2.
-K-
z podaniem wskazanego konta spowoduje bezpo redni skok do konta
wskazanego i wy wietlenie obrotów, które na tym koncie zostały
zarejestrowane;
-N-
z podaniem nazwy konta lub jego fragmentu spowoduje jego wyszukanie
i prezentacj na ekranie monitora;
-O-
z podaniem dowolnie wybranego okresu spowoduje ukazanie wszystkich
obrotów zarejestrowanych na dane konto analityczne;
-F-
spowoduje (zgodnie z wyja nieniami zamieszczonymi w p. 2.9. nin.
instrukcji) agregacj rozproszonych danych według cech numerycznych
zawartych w identyfikatorach zbiorów kont analitycznych. Kwoty
zagregowane według cech zaznaczonych mo na sumowa poprzez
naci ni cie klawisza litery S (suma);
-S-
spowoduje wykazanie sum wszystkich kont, wskazanej syntetyki (kont
nieograniczonej ilo ci kont ksi g pomocniczych zaliczonych do
okre lonego konta ksi gi głównej), wszystkich kont syntetycznych (z
ewentualnym rozdziałem na konta bilansowe i pozabilansowe) wzgl dnie
sumowanie zbiorów kont analitycznych wyselekcjonowanych według
wskazanych wyró ników, zawartych w identyfikatorach kont analitycznych;
-W-
spowoduje wydruk wyselekcjonowanych informacji.
EDYCJA
Jest to obszar, w którym mo liwe jest:
a) dopisanie dot d nie zało onego konta analitycznego. Dopisanie b dzie mo liwe,
je eli dla okre lonego konta analitycznego zdefiniowane zostało (p. 4.1.) konto
syntetyczne, a nadto długo indeksu zakładanego konta analitycznego znajduje
potwierdzenie w definicji przyj tej dla konta syntetycznego, do którego zakładane
konto analityczne przynale y;
b) korekta nazwy konta analitycznego;
Uwaga:
korekta nazwy konta analitycznego jest mo liwa w ka dym
momencie, jednak je eli zmiana dotyczy konta rozrachunkowego,lub
odsetkowego, to przed dokonaniem zmiany nale y si upewni
(moduł TRANSAKCJE) czy na koncie poddanym zmianie nazwy nie
wyst puj nierozliczone transakcje, b d odsetki, dla których nie
wydrukowano noty odsetkowej z potwierdzeniem czytelno ci tej
noty.
c) usuni cie konta analitycznego;
- 37 -
Istnieje mo liwo
usuwania kont analitycznych figuruj cych w zbiorze
„STANY”, jednak mo liwo ta ko czy si z momentem, w którym na koncie
został dokonany jakikolwiek zapis pochodz cy z bie cych ksi gowa lub saldo
z BO.
Uwaga:
Je eli poleceniem operatorskim zostanie zaznaczony koniec
usuwania, wówczas usuni cie w danym roku obrachunkowym
jakiegokolwiek konta nie b dzie mo liwe. Przyj cie decyzji o
zako czeniu procesu usuwania kont analitycznych w danym roku
obrachunkowym obwarowane jest znajomo ci
hasła
ograniczaj cego dost p do systemu.
6.3.
MODUŁ KOSZTY
Obsługa tego modułu, który słu y do realizowania automatycznych procesów
rozliczania kosztów (np.rozliczanie kosztów wydziałowych na koszty produkcji
bezpo redniej ) lub te do emitowania szeregu zestawie porównawczych
(np. porównanie nakładów na wykonanie okre lonego zlecenia produkcyjnego
z przychodem uzyskanym ze sprzeda y pochodz cej z tego zlecenia) wymaga
precyzyjnego zdefiniowania zale no ci wzajemnych, które - ze wzgl du na specyfik
działalno ci U ytkownika - s ró ne, wymaga udziału (przy definiowaniu tabeli
zale no ci) przedstawiciela SPI - W „POLISOFT".
6.4.
MODUŁ TRANSAKCJE
Transakcje to poj cie przyj te dla poszczególnych,jednostkowych zapisów
dokonanych na kontach uznanych za rozrachunkowe (p. 2.5. instrukcji). Zapisy
dokonane na tych kontach oprócz tego, e podlegaj zarejestrowaniu na konkretnym
koncie analitycznym, podlegaj tak e zapisaniu w dodatkowym zbiorze o nazwie
„Trans.dbf”, w którym wzbogacone o wymuszony zapis identyfikatora (nr faktury,
noty, kontraktu itp.), termin płatno ci, powy ej którego niezapłacona w terminie
powinno powoduje - jako skutek - naliczenie odsetek za nieterminowe realizowanie
płatno ci - stanowi dostatecznie szczegółow baz danych do podejmowania
okre lonych decyzji formalno - prawnych, a tak e stanowi merytoryczny materiał do
stosowania wybranej przez U ytkownika polityki windykacji jego nale no ci.
W module tym przewidziano nast puj ce obszary działania.
6.4.1.
ZMIANA IDENTYFIKATORA
Jest to obszar działania, w którym mo liwa jest zmiana identyfikatora (i tylko
identyfikatora) zapisanego w trakcie wprowadzania dekretów. Zmiana ta ma na celu
skojarzenie zapisów strony Winien z zapisami strony Ma w celu racjonalnego
rozliczenia salda.
Prezentowane zapisy analityczne uszeregowane s w kolejno ci od warto ci
najmniejszej do najwi kszej, co ułatwia kojarzenie. Zmiana identyfikatora jest w ten
sposób ułatwiona poprzez ewentualne, mechaniczne kojarzenie warto ci strony
Winien z warto ciami strony Ma i mo e nast pi po wci ni ciu klawisza litery K.
Dane wyeksponowane w tym obszarze zawieraj szereg podstawowych informacji,
takich np. jak data dokumentu (obci enia kontrahenta), termin płatno ci (dla sald
stanowi cych wierzytelno ) oraz ilo
dni zwłoki dla wierzytelno ci
nieuregulowanych.
- 38 -
Jest to tak e opcja, w której mo liwa jest emisja przelewów - po naci ni ciu klawisza
litery P. Wszystkie transakcje (ich sumy przypadaj ce na kontrahenta) mog by
drukowane.
Prezentacja danych odbywa si w obr bie wskazanego przedziału i mo liwe jest tu:
- uzyskanie sumy wywołanych transakcji po wci ni ciu klawisza S;
- uzyskanie informacji o zapisach szczegółowych skaładaj cych si na warto
salda - po u yciu klawisza ENTER;
- wył czenie z zamierzonego wydruku (W) tych pozycji, które zaznaczone zostan
klawiszem * (gwiazdka);
- uzyskanie wydruku uszeregowanego w kolejno ci kont kontrahentów lub
kolejno ci nazwy powci ni ciu klawisza W oraz wskazaniu trybu przedstawiania.
6.4.2.
PRZEGL DANIE TRANSAKCJI
Jest to funkcja powoduj ca identyczne skutki jak omówione w p. 6.4.1. z t jedynie
ró nic , e elementy nierozliczonych sald prezentowane s w kolejno ci
identyfikatorów (wzrastaj ca wielko cyfrowa identyfikatora na poszczególnych
miejscach dziesi tnych, licz c od lewej strony). Transakcje nierozliczone mo na
drukowa , po wci ni ciu klawisza W . Mo na tu tak e wył czy z zamierzonego
wydruku sumy oznaczone klawiszem * (gwiazdka), a ponadto:
- uzyska sum wykazanych sald - klawisz S;
- uszeregowa składniki sald - transakcje według dni zwłoki od wielko ci najwy szej
do najni szej - po wci ni ciu klawisza I (uprzednio nale y saldo rozwin przez
wci ni cie klawisza ENTER) i drukowa w takiej wła nie kolejno ci;
- sporz dzi przelew - po wci ni ciu klawisza P .
6.4.3.
WYDRUK TRANSAKCJI NIEROZLICZONYCH (TBW-07)
Oprócz wydruków transakcji nierozliczonych mo liwych do uzyskania w trybie
omówionym w poprzednich punktach, wskazania niniejszego punktu daj mo liwo
wydruków uporz dkowanych stanów transakcji nierozliczonych, tj. poszczególnych
elementów rozrachunków składaj cych si na stan sald kontrahentów. Wydruki mog
mie posta nast puj c :
a) mog obejmowa transakcje zaliczone do obrotów konta kontrahenta, tj.
zaksi gowane w miesi cu obrotów bie cych (miesi c ksi gowania) i w okresach
poprzednich, lub;
b) mog obejmowa (oprócz transakcji omówionych w p. 6.4.3a) tak e transakcje
zaewidencjonowane awansem, tj. te, które do stanów kont zostan dopisane po
zamkni ciu miesi ca bie cego.
Wydruki transakcji mog by w znacznym stopniu definiowane według ycze
u ytkownika, a mianowicie:
1. Wersja wydruku:
a) wersja podstawowa, tj. przedstawienie elementów salda w takiej kolejno ci, w
jakiej były dopisane do obrotów konta (i ewentualnie zarejestrowane we
wprowadzaniu antycypacyjnym). Wersja ta jest porównywalna z dziennikiem
obrotów;
b) wersja skrócona, tj. taka, e poszczególne zapisy na koncie kontrahenta zostaj
przypisane do wskazanego identyfikatora (nr faktury, kontraktu itp.), saldowane
w obr bie tego identyfikatora i zostaj wykazane jako ró nica mi dzy obrotami
strony Aktywa i strony Pasywa tego identyfikatora;
- 39 -
c) wydruk z podsumowaniem wszystkich wielko ci wykazanych na tym wydruku, czy
tylko sumowanie danych w obr bie ka dego kontrahenta.
2. Kolejno dla kontrahentów:
Mo liwo przedstawiania danych w porz dku dyktowanym numerami kont ksi gi
pomocniczej (kont analitycznych) czy te kolejno edycji w porz dku alfabetycznym
nazw kontrahentów.
3. Kolejno dla pozycji, czyli mo liwo :
- emisji danych (składników salda - transakcji) według identyfikatora, czyli od
najni szego numeru (np. faktury) identyfikuj cego dokonany zapis, czy;
- według warto ci poszczególnych transakcji, czyli zapisów warto ci składaj cych
si na sum salda, czy te ;
- według daty transakcji poczynaj c od najdawniejszej.
Dodatkow i bardzo po yteczn funkcj , któr mo na osiagn w tym module jest
mo liwo
edytowania - oprócz stanu rozrachunków tak e kwot odsetek
przypadaj cych
od tych rozrachunków (nalezno ci) na okre lony, dowolnie wybrany
dzie .
Funkcja ta jest szczególnie u yteczna przy gromadzeniu informacji niezbednych przy
przekształceniach własno ciowych podmiotów gospodarczych wzgl dnie w zmiarach
ewentualnej sprzeda y wierzytelno ci.
Pozwala ona ponadto na uzyskiwanie niezb dnego kompendium wiedzy kształtuj cej
taktyk i strategi działa wobec kontrahentów oraz stanowi niezb dne ródło wiedzy
dla dokonania rzetelnej wyceny firmy.
Uwaga: 1. Przed przyst pieniem do emisji tabulogramów transakcji nierozliczonych (TBW-07)
wskazane jest uporz dkowanie zapisanych identyfikatorów według wskaza
omówionych w p. 6.4.1.;
2. Zgodnie z wynikaj cymi z aktualnie obowi zuj cych przepisów
zasadami wyceny aktywów i pasywów, to wła nie dane uzyskane z
TBW-07 stanowi prawidłowe wielko ci do wykazania nale no ci i
zobowi za dotycz cych kont rozrachunkowych w arkuszach bilansu i
innych sprawozda statystycznych.
6.4.4.
SPORZ DZANIE NOT ODSETKOWYCH
Wszystkie nale no ci zarejestrowane na kontach rozrachunkowych zdefiniowanych
jako odsetkowe (p. 4.4.) zawieraj dodatkowe pola rejestracji, w których okre la si
dat , od której rozpoczyna si bieg terminu płatno ci, a po upływie limitu czasu
uznanego za niepowoduj cy sankcji naliczania odsetek, umo liwia wyznaczenie
granicznego terminu płatno ci. Wszystkie przypadki regulacji wierzytelno ci po
wyznaczonym terminie płatno ci (okre lonym jako norma ogólna, lub odr bnie
wyznaczonym dla ka dej operacji) skutkuj zaliczeniem tej operacji do
przeterminowanych i umieszczeniem w zbiorze TRANROZL.DBF, w którym to
zbiorze znajdowa si b d do czasu wydrukowania not odsetkowych
z potwierdzeniem, e noty te zostały wyemitowane w sposób czytelny.
Przed przyst pieniem do wydruku not odsetkowych nale y:
a) sprawdzi , czy pole „odsetki” zapełnione jest wła ciwymi zapisami. Czynno
t mo na wykona nast puj co:
- 40 -
- wej w moduł STANY KONT EDYCJA
KOREKTA i po wywołaniu
konta, u ywaj c klawisza ENTER sprawdzi , czy dane s prawidłowe, lub
- wej w moduł WYNIKI
TBW-01
K.ROZRACH. i po wywołaniu
okre lonego konta, lub zakresu, w którym si ono mie ci - sprawdzi dane.
Uwaga: Najbardziej korzystnym rozwi zaniem jest wej cie w moduł ZMIANY
SYSTEMU ROZRACHUNKI
% ODSETEK i po wprowadzeniu
hasła dost pu dokona skasowania
(opcja KASOWANIE)
dotychczasowych zapisów, a nast pnie w opcji DOPISYWANIE
wprowadzi wła ciwe stawki nalicze odsetek dla poszczególnych
interwałów czasowych.
W module tym mo liwe jest:
a) przegl danie sum odsetek naliczonych przez system z uwzgl dnieniem
wysoko ci nale no ci, terminu zapłaty, daty faktycznego zarachowania wpływu
nale no ci oraz
odsetek przypisanych danemu kontrahentowi
(lub odsetek ogólnie obowi zuj cych, je eli danemu kontrahentowi nie
przypisano innych, ewentualnie umownych odsetek).
Wykazane tu kwoty odsetek od nieterminowych zapłat obejmuj jedynie te
przypadki, dla których uprzednio nie wyemitowano not odsetkowych i nie
potwierdzono, e wydruk jest czytelny.
W górnym, rodkowym polu ekranu wykzana jest ł czna kwota odsetek
naliczonych przez system dla wybranego obszaru kontrahentów;
b) wydruk not odsetkowych odr bnie dla ka dego kontrahenta;
c) wydruk zestawie wyemitowanych not odsetkowych, obejmuj cych zbiorcze
kwoty tych not.
Podsumowanie tego zestawienia nastapi pod warunkiem, e danie takie
zostanie zdefiniowane w module ZMIANY
WYDRUKI
NOTY
ODSETKOWE (T).
Wydruk not odsetkowych mo e nast powa w dwojakim trybie : w module
TRANSAKCJE
NOTY ODSETKOWE
PRZEGL DANIE po u yciu
klawisza ENTER (na wskazanym kontrahencie) i u yciu klawisza W , a tak e w
module TRANSAKCJE NOTY ODSETKOWE
DRUK NOT i po
wskazaniu ilo ci egzemplarzy, w jakiej noty maj by drukowane.
Skutki wydruku not odsetkowych według wy ej wskazanych sposobów s ró ne:
drukowanie not w opcji Przegl danie mo e by wielokrotne i nie powoduje
adnych zmian w stanie rozlicze z tytułu odsetek , natomiast emisja not w opcji
Druk not wywołuje skutki dwojakie:
- je eli po emisji noty odpowied na pytanie "czy wydruk czytelny" b dzie
twierdz ca, to naliczona (i wydrukowana kwota odsetek zostanie ze zbioru
TRANROZL.DBF usuni ta i powtórne jej uzyskanie nie b dzie mo liwe);
- je eli odpowied b dzie przecz ca (N) to nast pny wydruk b dzie mo liwy.
Rezygnacja z rezydowania naliczonych odsetek, dla których nie wydrukowano not
odsetkowych i nie potwierdzono, e s one czytelne jest tak e mo liwa poprzez
odpowiednie zaznaczenie pozycji przeznaczonych do wykasowania - (np. w
przypadku, je eli oka e si , e termin dochodzenia wierzytelno ci z tytułu odsetek
uległ przedawnieniu, bad prekluzji).
- 41 -
Czynno bezwydrukowego usuwania ze zbioru TRANROZL.DBF odsetek, które nie
powinny by w tym zbiorze zachowane przebiega nast puj co:
1. Kasowanie wszystkich odsetek:
- wej w moduł TRANSAKCJE okre li i zaakceptowa przedział kont, wej
w opcj NOTY ODSETKOWE
PRZEGL DANIE i po zaakceptowaniu
okre lonego kontrahenta wcisn klawisz +. Przy ka dej pozycji pojawi si znak
, co oznacza, e zaznaczone pozycje b d usuni te po u yciu klawisza U
(zdj cie zaznaczenia - klawisz - minus).
2. Kasowanie wybranych pozycji:
- wej w moduł TRANSAKCJE, okre li i zaakceptowa przedział kont, wej
w opcj NOTY ODSETKOWE
PRZEGL DANIE i po zaakceptowaniu
okre lonego kontrahenta naprowadzi kursorem pasek wyznacznika na wła ciw
pozycj przeznaczon do skasowania wcisn
klawisz spacja (ławeczka
odst pnika).
Wszystkie zapisy jednostkowe odnosz ce si do danego identyfikatora zostan
zaznaczone oznacznikiem , a po u yciu klawisza U - usuni te.
Uwaga: Ze wzgl dów bezpiecze stwa usuni te w ten sposób odsetki zapisywane
s w zbiorze TRANSAKCJE - ARCHIWUM, sk d mo na je przeglada ,
drukowa , segregowa oraz usuwa .
Usuwanie to jest w pewnym zakresie obwarowane dodatkowymi
czynno ciami zabezpieczaj cymi przed niezamierzon utrat informacji
o działaniach o charakterze wyj tkowym, interwencyjnym.
6.4.5.
WEZWANIA DO ZAPŁATY
Opcja ta słu y do emitowania wezwa do zapłaty nale no ci, dla których termin
płatno ci ju upłyn ł, a które nie zostały uregulowane (stanowi nale no ci
przeterminowane).
W module TRANSAKCJE, po okre leniu zakresu kont (przedziału) i wej ciu w
opcj WEZW. DO ZAPŁATY nale y poda kwot minimalnego zadłu enia,
powy ej którego wezwania maj by emitowane oraz ilo dni zwłoki, poni ej
której nale no ci b d pomijane.
Wyst puj tu trzy mo liwo ci:
1. Przegl danie poszczególnych kwot przypadaj cych na dłu nika z mo liwo ci
ujawnienia analitycznych zapisów, wykazaniem terminu operacji, terminu
płatno ci oraz ilo ci dni zwłoki oraz ogólnej kwoty nale no ci w ramach
oznaczonych parametrów kwotowych i dni zwłoki i kwoty odsetek;
2. Wydruk wezwa , na których znajdzie si tak e kwota odsetek, jak dłu nik
winien zapłaci , gdyby regulacja zobowi zania nast piła w dniu emisji
zestawienia wezwa do zapłaty.
Uwaga: Na wezwaniach do zapłaty emitowana jest tak e kwota odsetek, jak
dłu nik winien by zapłaci , gdyby regulacja długu nast piła w dniu
emisji wezwania. St d, przy wywoływaniu systemu wskazana jest
- 42 -
korekta daty systemowej, proponowanej przez program na dat
kra cow na, koniec której odsetki te winny by naliczone.
3. Drukowanie zestawienia
VII.
TABULOGRAMY - EMISJA DANYCH
Wszystkie dane wprowadzone do systemu, zarówno te, najbardziej zatomizowane
odwzorowuj ce zdarzenie gospodarcze, a wprowadzone jako dekret analityczny, jak
i zbiory danych przetworzonych zgodnie z przyj tymi procedurami przetwarzania
i zastosowanymi algorytmami - mog by swobodnie przegl dane i drukowane.
Wyposa enie systemu w funkcje szczególne, umo liwiaj ce si ganie do najbardziej
rozproszonych zbiorów, ł czenie ich poprzez wspólne cechy przedmiotowe lub
podmiotowe wzgl dnie przynale no do wybranych interwałów czasowych daje
mo liwo
tworzenia okre lonych zbiorów danych charakteryzuj cych si
podobnymi, oznaczonymi cechami.
W szczególno ci mo liwe tu jest:
- grupowanie danych według wspólnych cech numerycznych zawartych
w identyfikatorze konta analitycznego (funkcja- „filtr-klucz F” w module
STANY KONT PRZEGL DANIE);
- grupowanie obrotów na wybranych kontach analitycznych dla wybranych
(traktowanych rozdzielnie lub ł cznie) okresów obrachunkowych (miesi cy)
w ramach roku obrachunkowego;
- grupowanie - poprzez funkcje „agregacja” lub „specyfikacja” danych o podobnej
cesze przedmiotowej, a zaliczonych do ró nych, podmiotowych obszarów
ewidencyjnych;
- grupowanie (ze wskazaniem skutków na kontach analitycznych lub
syntetycznych) dekretów analitycznych za dowolnie wybrany okres w ramach
roku obrachunkowego;
- grupowanie zapisów pochodz cych z okre lonych rejestrów pomocniczych
(grupy rodzajowe dokumentów);
- wyodr bnianie skutków rejestracji w ró nych obszarach rejestracji: w obszarze
B.O., miesi c, narastaj co rok a w ramach tych obszarów z podziałem na
charakter ekonomiczny obrotów lub sald;
- grupowanie poszczególnych kont ksi gi głównej według ich funkcji, jak
spełniaj w rachunkowo ci podmiotu gospodarczego, a w szczególno ci poprzez
mo liwo ich oznaczenia, czy wchodz bezpo rednio do bilansu, na któr jego
stron i do której pozycji bilansu (konta bilansowe), czy wchodz do bilansu
poprzez rachunek zysków i strat - z mo liwo ci zdefiniowania kształtu tego
rachunku (konta wynikowe), czy te s kontami pozabilansowymi, na których
zasada zgodno ci dwustronnych ksi gowa nie obowi zuje.
Te i szereg innych cech w jakie system został wyposa ony daj u ytkownikowi
systemu du e mo liwo ci w zakresie korzystania z baz danych lub ich
wyselekcjonowanych fragmentów, jednak producent oprogramowania,
uwzgl dniaj c tradycyjne zapotrzebowanie u ytkowników na wydawnictwa
odpowiednio usystematyzowane, a tak e elementy teorii rachunkowo ci i aktualnie
obowi zuj ce przepisy - utworzył szereg tabulogramów, obrotówek i zestawie ,
które zgrupowane zostały w module WYNIKI.
- 43 -
Oprócz tabulogramów wynikowych (TBW) zgrupowanych w tym module mo liwe
jest tak e uzyskiwanie szeregu innych zestawie tabelarycznych, emitowanych
z innych modułów u ytkowych systemu.
7.1.
KARTOTEKA KONT ANALITYCZNYCH - KONT KSI G POMOCNICZYCH
TBW-01
Wej w moduł WYNIKI TBW-01 i okre li , czy konta maj by - zaznaczonym
przedziale - emitowane w kolejno ci ich indeksów analitycznych, czy te
w kolejno ci alfabetycznej. W odniesieniu do kont rozrachunkowych informacje
o kontrahencie s poszerzone o dokładny adres, ilo dni, po upływie których liczone b d
odsetki
oraz poziom odsetek, jakie za okresy ubiegłe i czas tera niejszy naliczane b d , w
przypadku wystawienia not odsetkowych.
Opcja ta, oprócz mo liwo ci uzyskania pełnej listy kont analitycznych - kont ksi g
pomocniczych w formie wydruku, mo e tak e słu y jako ródło informacji do
dekretowania dokumentów ródłowych.
7.2.
ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT ANALITYCZNYCH
TBW-02
W opcji tej mo liwe jest uzyskanie wydruku aktualnego stanu zapisów na
analitycznych kontach z wybranego dowolnie przedziału i dotyczy to zarówno kont
bilansowych jak i kont pozabilansowych.
W odniesieniu do kont bilansowych drukowane mog by zarówno wszystkie konta
z wybranego przedziału jak te tylko te konta, na których wyst puj salda ko cowe.
Podkre lenia wymaga fakt, i zarówno sumy sald z bilansu otwarcia, obrotów
miesi ca i narastaj cych obrotów od pocz tku roku - w przypadku wyboru wydruku
tylko tych kont, na których wyst puj salda ko cowe - nie b d zgodne z sumami
kont w zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych.
Uwaga:
Posta wydruku zestawienia obrotów i sald kont analitycznych mo e
mie ró n posta w zale no ci od tego, czy w module ZMIANY
SPRZ TU
SZER. PAPIERU zdefiniowano wydruk na papierze
w skim, czy te szerokim.
Na papierze szerokim zapisy liniowe b d umieszczone w jednym
wierszu dla ka dego konta, za na papierze w skim zapisy te b d
dwuwierszowe.
7.3.
ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT SYNTETYCZNYCH
TBW-03
W module WYNIKI TBW-03 mo liwe jest uzyskanie zestawienia obrotów i sald
kont syntetycznych - kont ksi gi głównej dla wybranego zakresu tych kont.
Posta wydruku zestawienia omówiona w uwadze w p.poprzednim tak e jest zale na
od zdefiniowanej szeroko ci papieru.
7.4.
ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT ANALITYCZNYCH
TBW-04
W module WYNIKI TBW-04 mo liwe jest uzyskanie wydruku (podobnie jak
w p. 6.2.) zestawienia obrotów i sald kont analitycznych wchodz cych do jednego,
wywołanego konta syntetycznego.
7.5.
RACHUNEK WYNIKÓW
TBW-05
- 44 -
W module tym mo liwe jest - w ka dym, dowolnie wybranym momencie uzyskanie informacji (ogl d na ekranie lub wydruk) o wyniku ekonomicznym
działalno ci gospodarczej, zobrazowanej na podstawie zarejestrowanych wielko ci
przychodów i kosztów.
Przy ustalaniu wyniku brane s pod uwag wielko ci zarejestrowane na kontach,
które - zgodnie ze wskazaniami pp.2.2. od poz. 5 do poz. 7 - zostały
zakwalifikowane
jako konta wynikowe.
Mo na tu uzyska informacje o wyniku ekonomicznym za:
- miesi c bie cy (miesi c nie zamkni ty);
- od poczatku roku do ko ca miesi ca bie cego;
- za miesi c nast pny po bie cym miesi cu ksi gowania (ró nica obrotów na
kontach wynikowych wprowadzonych awansem);
- za okres od pocz tku roku do ko ca miesi ca nast pnego po miesi cu bie cym
(wynik od pocz tku roku + ksi gowania awansem).
Dane, jakie uzyskuje si w tej opcji maj trojaki charakter:
1. Wynik do opodatkowania podatkiem od dochodów podmiotu gospodarczego,
który jest ró nic miedzy warto ci przychodów i kosztów uznanych za koszty
uzyskania tych przychodów;
2. Wydatki (i ewentualnie przychody), które nie podlegaj odliczeniu (wzgl.
doliczeniu) do podstawy, od której nalicza si podatek (np. podatek dochodowy
od osób prawnych) i sumy te (oraz ró nica mi dzy nimi) przedstawione s w
wierszu "wydatki nie stanowi ce kosztów uzyskania przychodu";
3. Wynik finansowy (zysk lub strata), który jest wynikiem bilansowym i wynika
z porównania obrotów na wszystkich kontach zdefiniowanych (wg p.2.2.) jako
konta wynikowe.
Uwaga:
7.6.
Konta wynikowe, z których dane maj by zaliczone do wydatków (i
ewentualnie przychodów) nie stanowi cych kosztów uzyskania
przychodów winny w tabelce 4.1., w kol.9 (p.4.1., poz. i) by
oznaczone symbolem (numer wiersza wydruku) liczbami od 90 do99.
BILANS NETTO
TBW-06
W module WYNIKI
TBW-06 mo liwe jest uzyskiwanie wydruku bilansu w
takiej postaci, jaka obowi zuje dla sprawozdawczo ci na koniec roku
obrachunkowego, jednak uzyskanie wła ciwej jego postaci uzale nione jest pod
warunkiem prawidłowego zdefiniowania kont ksi gi głównej, a szczególnie pod
warunkiem poprawnego wypełnienia tabeli omówionej w p.4.1.
7.7.
SPECYFIKACJA NIEROZLICZONYCH SALD - TRANSAKCJI
TBW-07
Jak omówiono to w p.2.5. dla kont zdefiniowanych jako rozrachunkowe tworzony
jest dodatkowy zbiór rejestruj cy poszczególne zapisy analityczne ze wskazaniem
identyfikatora (faktury, noty, kontraktu), którego dotycz i w ramach którego
podlegaj automatycznemu rozliczeniu. Rozliczenie pełne nast pi wówczas, je eli
sumy zarejestrowane po stronie winien b d równe sumom zarejestrowanym po
stronie ma w ramach okre lonego identyfikatora.
Emitowanie wydruków nierozliczonych sald kont rozrachunkowych nast puje
w module TRANSAKCJE TBW-07, przy czym posta tych wydruków jest ró na:
- 45 -
a) wersja podstawowa, tj wykaz wszystkich ksi gowa dla poszczególnych
identyfikatorów w ramach których obroty strony winien nie zrównały si
z obrotami strony ma;
b) wersja skrócona, tj. wykaz sald dla poszczególnych identyfikatorów;
c) podobnie jak w p.a. i b., tylko z podsumowaniem, które mo e stanowi
porównawcz liczb kontroln jednak pod warunkiem, e emisja obejmowa
b dzie zakres wszystkich kont analitycznych wchodz cych w skład danego konta
syntetycznego.
7.8.
SPECYFIKACJA OBROTÓW NA WYBRANYCH KONTACH
TBW-09
W module WYNIKI TBW-09 mo liwe jest emitowanie tradycyjnie poj tych kart
kontowych z wybranego przedziału kont i z dowolnie zaznaczonych miesi cy
w ramach roku obrachunkowego.
Wydruk ten zawiera wszystkie informacje o zapisach dokonanych na
poszczególnych kontach analitycznych.
7.9.
REJESTR VAT
TBW-10
Wej cie w moduł WYNIKI
TBW-10 umo liwia przegl danie oraz wydruk
poszczególnych, uprzednio zdefiniowanych rejestrów VAT zawieraj cych
szczegółowe informacje, jakie w tych rejestrach winny si znale , lub te
przegl danie i wydruk zbiorczych zestawie warto ciowych utworzonych
z poszczególnych rejestrów.
Emisja rejestrów b d zestawie rejestrów jest mo liwa zarówno za miesi c bie cy
jak równie za ubiegłe miesi ce. Mo liwe tu jest tak e (opcja PRZEGL DANIE)
uzyskanie szczegółowych informacji o ka dej fakturze VAT a tak e: numer pozycji
rejestru, pod którym zapis został dokonany, grupa rodzajowa dokumentów, do której
faktura została zaliczona i numer dokumentu w ramach tej grupy, a tak e liczb
porz dkow jak uzyskał zapis w dzienniku obrotów i komputerowym ladzie
ksi gowym.
Ponadto mo na z całego rejestru wyselekcjonowa (funkcja klawisza litery G)
zapisy dotycz ce okre lonej grupy rodzajowej dokumentu - rejestru pomocniczego.
7.10.
KSI GOWY LAD REWIZYJNY - ZBIÓR TRANSAKCJI ZARACHOWANYCH
Po zako czeniu ksi gowania ka dego dokumentu lub grupy dokumentów, po ich
wzajemnym uzgodnieniu, a przed poddaniem zarejestrowanych dokumentów
procesowi aktualizacji (p.5.5) system obligatoryjnie proponuje dokonanie wydruku
wszystkich przyj tych i zaakceptowanych rekordów w porz dku chronologicznym.
Wydruk taki potocznie zwany zbiorem transakcji zarachowanych, ksi gowym
ladem komputerowym lub ladem rewizyjnym stanowi optycznie czytelny zestaw
rekordów wprowadzonych do pami ci komputera.
Z pozycji tej mo na jednak bez adnych skutków ujemnych zrezygnowa , poniewa
uzyskanie tych wydruków jest mo liwe w ka dym, nast pnym okresie.
Jest to mo liwe w module OBROTY i to w sposób dwojaki:
- w opcji PRZEGL DANIE, gdzie mo na uzyska informacje o ka dym
dokumencie ródłowym lub o wszystkich dokumentach zarejestrowanych
w danym miesi cu, albo
- w opcji WYDRUKI, gdzie mo na uzyska informacje o ka dym dokumencie
analitycznym, wszystkich dokumentach zaliczonych do okre lonej grupy
- 46 -
rodzajowej (okre lonego rejestru pomocniczego) lub te informacje o wszystkich
dokumentach zarachowanych w obr bie danego miesi ca.
7.11.
DZIENNIK OBROTÓW
Ka dy wprowadzony do systemu i poddany aktualizacji rekord podlega - obok
zapisu w zbiorze OBROTYxx.dbf- tak e zapisaniu w zbiorze DZIENNIK.dbf, który
ma struktur zbli on i przeznaczony jest do chronologicznej rejestracji wszystkich,
kolejno wprowadzonych dekretów z zaznaczeniem numeru kolejnego pozycji w
której na dzienniku dekret (rekord) został zapisany.
Ujawnianie zasobów DZIENNIKA mo liwe jest w ka dym momencie i to w
czterech, ró nych postaciach:
a) dziennik zawieraj cy wszystkie dekrety analityczne za wskazany okres;
b) dziennik zawieraj cy wszystkie dowody za wskazany okres;
c) wykaz skutków jakie wprowadzone dekrety (rekordy) spowodowały na
poszczególnych kontach ksi g pomocniczych (kontach analitycznych);
d) wykaz skutków jakie wprowadzone rekordy spowodowały na poszczególnych
kontach ksi gi głównej (kontach syntetycznych).
Edycja DZIENNIKA OBROTÓW wymaga nast puj cych czynno ci:
7.11.1.
DZIENNIK OBROTÓW - dekretami:
1. Wej w moduł OBROTY PRZEGL DANIE DZIENNIK OBROTÓW
i zaakceptowa klawiszem Enter;
2. Poda daty graniczne (data od-do w trybie DD.MM.RRRR) i zaakceptowa
klawiszem Enter;
3. Ustawi kursor na poziomie „Dekretami” i u y klawisz Enter
4. W celu uzyskania wydruku - wcisn klawisz litery W;
5. W celu uzyskania szczegółowych informacji o dekrecie - wcisn klawisz Enter;
6. W celu uzyskania informacji o sumie obrotów dziennika-wcisn klawisz
litery I (i).
7.11.2.
DZIENNIK OBROTÓW - dowodami
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.11.3.
DZIENNIK OBROTÓW - analitykami
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.11.4.
Wykona czynno ci 7.11.1 p.1 i 2;
Ustawi kursor na poziomie „Dowodami” i u y klawisz Enter;
Wydruk - klawisz litery W;
Informacja o dekretach, z których składa si dowód - klawisz Enter;
Informacje szczegółowe o dekrecie - ponownie klawisz Enter;
Suma dziennika - klawisz litery I (i).
Wykona czynno ci 7.11.1. p.1 i 2;
Ustawi kursor na poziomie „Analitykami” i u y klawisz Enter;
Informacja, które dekrety zostały zarachowane na dan analityk - klawisz Enter;
Informacje szczegółowe o dekrecie - ponownie klawisz Enter;
Suma dziennika - klawisz litery I (i).
DZIENNIK OBROTÓW - syntetykami
- 47 -
1.
2.
3.
4.
Wykona czynno ci 7.11.1. p. 1 i 2;
Ustawi kursor na poziomie „Syntetykami” i u y klawisz Enter;
Informacja, które dekrety zostały zarachowane na dane konto ksi gi głównej klawisz Enter;
5. Informacje szczegółowe o dekrecie - ponownie klawisz Enter;
6. Suma dziennika - klawisz litery I (i).
7.11.5.
UZGODNIENIE OBROTÓW DZIENNIKA
Suma obrotów dziennika winna by zawsze zgodna z ogóln sum obrotów
zarejestrowanych na kontach ksi g pomocniczych, a te winny by zgodne z sum
obrotów kont ksi gi głównej.
Uzgodnienia mo na dokona module STANY KONT
PRZEGL DANIE
OBROTY ROCZNE, po naci ni ciu klawisza Enter, a nast pnie kolejno klawiszy
liter S oraz B.
Uwaga:
Je eli w definicjach (ZMIANY SYSTEMU RODZ.OBR.ROKU)
nakazano wykazywanie obrotów narastaj cych ł cznie z saldami BO,
to od obrotów nale y te salda odj , lub definicj na czas sprawdzania
zmieni .
7.11.6.
ODTWORZENIE DZIENNIKA
Ewentualne zakłócenia techniczne w pracy systemu mog spowodowa uszkodzenie
zbiorów indeksowych, co mo e skutkowa bł dn ekspozycj sumy obrotów.
Wówczas nale y wej w opcj OTWÓRZ DZIENNIK i u y klawisz Enter.
VIII.
ZAMKNI CIA ROCZNE
System wyposa ony jest w funkcje, które umo liwiaj wykonanie w sposób
automatyczny przeksi gowa zwi zanych ze sporz dzeniem Bilansu Zamkni cia,
dokonanie przekształce BZ na BO i automatyczne utworzenie Bilansu Otwarcia.
W trakcie zamkni cia system dokonuje archiwacji danych z roku zamykanego w
specjalnym, automatycznie utworzonym katalogu.
Mo liwe jest tak e dokonywanie przeciwstawnych przeksi gowa na wszystkich
analitycznych kontach w ramach konta syntetycznego, które nazwano modyfikacj
scaleniow , a które polega na tym n.p., e system dokona automatycznych ksi gowa
po stronie ma na wszystkich kontach analitycznych np.zespołu 5, zaliczonych do
okre lonego miejsca powstawania kosztów (np. zlecenie), na których odr bnie
rejestrowane były składniki kalkulacyjne kosztów i utworzy dla tego miejsca
(zlecenia) now kartotek z nazw BO, na któr zarejestruje wyliczone saldo.
Wszystkie dyspozycje dla wykorzystania powy szych funkcji musz by jednak
zdefiniowane.
8.1.
DEFINIOWANIE KONT WYNIKOWYCH
Wej w moduł BILANS DEFINICJE KONTA WYNIKOWE ZAKŁADANIE i okre li , które konta wynikowe nie wyst puj ce samodzielnie w bilansie
netto winny by przeniesione na konto „wynik bilansowy” (np. na konto 860), np.:
od
do
na konto
- 48 -
400
489
490
490
490
860
700
799
860
861
862
860 i ewentualnie
500
599
860 je eli salda kont zespołu 5 nie
podlegały przeniesieniu na konta zespołu 7, a produkcja w toku nie wyst puje.
8.2.
DEFINIOWANIE MODYFIKACJI SCALENIOWEJ
Wej
w moduł BILANS
DEFINICJE
MODYF.SCALENIOWA
ZAKŁADANIE i okre li na których kontach i w jaki sposób maj by
automatycznie dokonane przekształcenia obrotów rocznych na salda z bilansu
otwarcia.
Przy zało eniu, np., e na koncie 501, które posiada struktur indeksow
501 - xxx - xx , co oznacza
składnik kalk. kosztów
numer zlecenia
były nast puj ce zapisy roczne:
WN
MA
501 - 123 - 01 - zlec. 123 - Mat. podst.
10.000
(10.000)
501 - 123 - 02 - zlec. 123 - Mat. pozost.
4.000
( 4.000)
501 - 123 - 03 - zlec. 123 - Płace
12.000
(12.000)
501 - 123 - 04 - zlec. 123 - Narzuty
5.800
( 5.800)
.
.
.
501 - 123 - 99 - zlec. 123 - przenies. kosztów (25.000)
25.000
-----------------------------------Razem 31.800
25.000
to przy definicji
Konto do
scalenia
501
od
cyfry
4
ile
cyfr
5
System dokona ksi gowa powy ej uj tych w nawias, a dla ró nicy (produkcja w toku
na koniec roku) zało y nowe konto o nazwie:
501 - 123 - 00 - zlec. 123 - BO
i zapisze po stronie winien kwot 6.800.- i saldo to wykazane zostanie w zbiorze kont
przeniesionych na rok nast pny jako saldo z BO. Na pozostałych kontach w ramach
konta 501 - 123 - xx salda z BO nie wyst pi .
8.3.
MODYFIKACJA BILANSU
Wej w moduł BILANS
MODYFIKACJA i przygotowa drukark . Po
uruchomieniu funkcji klawiszem Enter nast pi proces automatycznych zamkni
bilansowych i zostanie wyedytowany arkusz modyfikacyjny oraz zestawienie sald
- 49 -
kont po modyfikacji oraz utworzony zostanie nowy plik „FK” dla roku nast pnego ze
stanami kont z bilansu otwarcia.
8.4.
KOREKTA BILANSU OTWARCIA
Wykorzystanie tej funkcji nast puje wtedy, kiedy z raportu biegłego rewidenta
(audytora), lub z innych prawnie dopuszczalnych przyczyn korekta stanów aktywów
i pasywów mo e nast pi w ksi gach roku bie cego (nast pnego po badaniu).
Korekty takiej dokonuje si w module OBROTY KOREKTA BO.
Korekta BO mo e by dokonana wielokrotnie i w ka dym miesi cu: obroty powstałe
w ramach dokonanych korekt BO s grupowane w ramach trwale dla tych operacji
przeznaczonej grupy rodzajowej dokumentów „00” i podlegaj wyodr bnionym
zapisom w zbiorze obrotów i w zbiorze dziennika.
8.5.
KOREKTA BILANSU ZAMKNI CIA
Funkcja ta umo liwia przywrócenie stanu kont z przed zamkni cia roku
obrachunkowego i dokonanie dalszych ksi gowa , które zarachowane zostan do
okresu poprzedzaj cego modyfikacj bilansu zamkni cia.
Konieczno taka mo e by np. skutkiem zawartej w raporcie decyzji biegłego
rewidenta nakazuj cej dokonanie korekt w roku badanym.
Funkcj t wywoła mo na w module OBROTY KOREKTA BZ.
Po dokonaniu niezb dnych korekt nale y ponownie podda bilans za ubiegły rok
modyfikacji w sposób okre lony w p. 7.3, która to czynno spowoduje utworzenie
nowych, skorygowanych sald z Bilansu Otwarcia.
- 50 -
- 51 -

E: etleszek kkkFK

Transkrypt

Podobne dokumenty

battlefield 1 pl cyfrowa xbox one

Dokąd zmierza filozofia? W jednym z ostatnich numerów „Wysokich

Ćwiczenie - system operacyjny Windows 7 Tworzenie nowego konta

Instrukcja korzystania z wirtualnego Biura Obsługi Klienta - Plast-Com

Poczta Firmowa - Mediaimpact.pl

WNIOSEK O PRZYZNANIE SKŁADKI NA UBEZPIECZENIE

Usuwanie konta - Pomoc

Wprowadzenia do teorii podejmowania decyzji