Poradnik dla początkujących księgowych i skarbników.

Poradnik dla początkujących księgowych i skarbników.
Podstawa prawna
Poradnik został opracowany w oparciu o przepisy ogólne obowiązujące oraz wytyczne w zakresie organizacji,
kontroli i obiegu dokumentów na podstawie przepisów:
-Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.
-Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w ZHP
obowiązująca od 1 stycznia 2007 roku (załącznik do uchwały G K ZHP nr 57/2006 z dnia 11 grudnia 2006)
Część szczegółowa
1. Dowód księgowy − dokument będący podstawą dokonanego zapisu w księgach rachunkowych
(np. faktura VAT).
a. Treść dowodu księgowego
Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dowód księgowy zawierał:






określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej
opis operacji gospodarczej, oraz jej wartość, w miarę możliwości określoną także
w jednostkach naturalnych
datę dokonania operacji, a także datę wystawienia dowodu (gdy sporządzono go pod inną
datą)
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych
(dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania
b. Cechy dowodu księgowego
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe powinny być:



rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej
kompletne
wolne od błędów rachunkowych
c. Rodzaje dowodów księgowych
Wyróżnić można następujące rodzaje dowodów księgowych:



zewnętrzne własne - przekazane w oryginale kontrahentowi
zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów
wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki
1
Podstawą do zapisów w księgach rachunkowych mogą być również dowody księgowe:




zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą
być wymienione w dowodzie zbiorczym
korygujące
zastępcze - wystawione do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
rozliczeniowe - ujmujące dokonane uprzednio zapisy według nowych kryteriów
klasyfikacyjnych
d. Prawidłowość dokumentów księgowych
Za prawidłowy dowód księgowy uważa się :




rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym stanem,
kompletny
wolny od błędów rachunkowych
zawierający:
*określenie rodzaju dowodu;
*określenie stron( nazwy, adresy)
*opis operacji oraz jej wartości
*datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą, także datę
sporządzenia dowodu,
Dowód księgowy powinien być wystawiony w sposób staranny, czytelny i trwały oraz treść winna
nosić zrozumiały tekst. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie długopisem, piórem.
f. Błędy w dowodach księgowych
Błędy w dowodach księgowych można poprawiać poprzez:
-skreślenie błędnej treści lub kwoty w całości z utrzymaniem czytelności skreślonych kwot lub
wyrażeń oraz umieszczenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
-błędy na dokumentach zewnętrznych/fakturach, rachunkach/ można korygować za pomocą noty
korygującej lub faktury korygującej wysłanej do kontrahenta.
Niedopuszczalne w dowodach księgowych jest dokonywanie wymazywania i przeróbek
g. Akceptacji dokumentów
Wszystkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być przedstawione oraz
zaakceptowane pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym i następnie
zaksięgowane. Akceptacji dokumentów dokonują osoby upoważnione i materialnie odpowiedzialne
tj. komendant ,skarbnik i księgowy wg załączonego wzoru
2
Stwierdzono pod względem merytorycznym
dnia……………………..20…r
podpis……………………….. Komendant
Sprawdzono po względem formalnym i rachunkowym
dnia……………………..20…r
podpis……………………….. Skarbnik lub ksiegowy
Zatwierdzono do zapłaty na kwotę
złotych………………………………..
Słownie złotych……………………..
Data…………………….20…r
2 podpisy
Skarbnik
Komendant
h. Dekretacja
Dekretacja określa się czynności związane z przygotowaniem dokumentów. Właściwa dekretacja
polega na:
-nadaniu dokumentom numerów/liczby porządkowej/, pod którymi zostaną zaksięgowane w książce
finansowej,
-określenie kont księgowych na jakich ma być zaksięgowany wydatek,
-określenie daty księgowania,
-podpisanie /akceptacja/ przez osoby upoważnione,
2. Dokumenty księgowe
Za dokumenty księgowe uznaje się:
-faktury,
-rachunki,
- noty księgowe,
-dowody wpłaty KP,
-dowody wypłaty gotówki KW,
-polecenie wyjazdu służbowego/ delegacje/,
-wnioski o zaliczkę,
- wyciągi bankowe,
-listy płac,
-umowy zlecenie,
3
-przyjecie środka trwałego OT,
-likwidacja środka trwałego LT,
-meldunek zakupionego sprzętu,
3. Opis dowodów księgowych:
-Faktury i rachunki wystawione przez kontrahenta powinny zawierać prawidłową nazwę odbiorcy,
czytelna kwotę do zapłaty, formę płatności /przelew, gotówka/, nip, datę wystawienia dokumentu,
-Noty księgowe sporządzane są w dwóch egzemplarzach przez księgowego .Oryginał przekazany jest do
dokumentów obozowych lub przekazany odpowiedniemu kontrahentowi /hufcowi/
Noty księgowe są dokumentami pomiędzy jednostkami Śląskiej Komendy Chorągwi
-KP czyli wpłata gotówki do kasy. KP wystawia się w trzech egzemplarzach jako dowód wpłaty gotówki,
oryginał dowodu zostaje w dokumentach hufca , kopia przeznaczona jest dla wpłacającego i trzeci
egzemplarz do rozliczenia druku ścisłego zarachowania. Jako wpłacający winno być imię i nazwisko lub
numer-nazwa drużyny, szczep, hufiec .
-KW czyli wypłata gotówki z kasy. KW wystawia się w trzech egzemplarzach jako dowód wypłaty
gotówki, oryginał dowodu zostaje w dokumentach hufca , kopia przeznaczona jest dla odbierającego gotówkę
i trzeci egzemplarz do rozliczenia druku ścisłego zarachowania. Jako wypłacający winno być imię i nazwisko
lub numer-nazwa drużyny, szczep, hufiec .
-Polecenie wyjazdu służbowego /delegacja/zostaje wystawiona dla instruktorów celem wykonania prac
lub zadań poza miejscem siedziby hufca. Delegacja wystawiona zostaje w jednym egzemplarzu który
powinien zawierać;
* nr kolejny polecenia wyjazdu
*datę wystawienia
*Imię i nazwisko delegowanej osoby
* miejscowość, do której osoba jest delegowana
* cel wyjazdu
*rodzaj środka lokomocji
*ewidencję przebiegu pojazdu jeżeli delegowany będzie korzystał z własnego pojazdu oraz umowy.
Ponadto polecenie wyjazdu służbowego podlega ewidencji w zeszycie ewidencji delegacji. Ewidencja
powinna zawierać : nr kolejny, imię i nazwisko delegowanej osoby, datę wystawienia oraz datę zwrotu
delegacji w celem zatwierdzenia do wypłaty. Po sprawdzeniu pod względem merytorycznym oraz formalnorachunkowym przez osoby upoważnione tj. komendanta i skarbnika.
4
-Wnioski o zaliczkę wystawiana jest przez zaliczko biorcę ,określając rodzaj zakupu, kwotę i termin
rozliczenia. Akceptowana przez osoby upoważnione tj. komendanta i skarbnika oraz osobę pobierającą
zaliczkę,
Pobrana zaliczka powinna być rozliczona do 7 dni od daty pobrania.
-Wyciągi bankowe są dokumentem wydawanym przez bank jako potwierdzenie dokonanych operacji na
rachunku bankowym.
-Listy płac sporządzane są w dwóch egzemplarzach jeden egzemplarz przekazany jest do Komendy
Chorągwi w momencie odprowadzenia składek od umów zleceń, druga lista znajduje się w dokumentach
księgowych hufca celem poniesionych kosztów od umów zleceń.
- Umowy zlecenie zawiera się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednej dla każdej ze stron przy
czym oryginał umowy znajduje się w dokumentach KCH.
- Przyjecie środka trwałego OT sporządza się w trzech egzemplarzach .Po podpisaniu przez
bezpośredniego użytkownika oryginał przekazywany jest do działu finansowego KCH, drugi do
bezpośredniego użytkownika, trzeci do hufca
-Protokół likwidacji środka trwałego sporządza się w trzech egzemplarzach ,jeden do komórki
finansowej KCH, drugi do bezpośredniego użytkownika, trzeci do hufca.
-Meldunek zakupionego sprzętu. Zakup drobnego sprzętu należy wpisać do książki inwentarzowej w
odpowiedniej grupie oraz sporządzić meldunek do dokumentu zakupu /faktury/celem zaksięgowania w KCH.
-Raporty kasowe i bankowe sporządzone w dwóch egzemplarzach jeden do rozliczenia w KCH drugi w
dokumentach KH. Raporty sporządza się jeden raz w miesiącu.
Raporty winny zwierać :
-liczbę porządkową /narastająco od początku roku/oraz zgodność liczby porządkowej z dokumentem jej
przypisanym,
-datę księgowania,
-numer dokumentu księgowanego/ nr faktury rachunku/,
-treść zakupionego artykułu,
-kwotę wydatku lub przychodu
-saldo kasy lub banku.
4.Dodatkowe informacje:
-jak przechowywać gotówkę . Gotówkę przechowujemy w kasetkach metalowych przytwierdzonych na
stałe,
-wielkość salda kasy, pogotowie kasowe zgodne z ubezpieczeniem. Gotówka w kasie nie może przekraczać
kwoty z deklarowanej w ubezpieczeniu.
5
-odprowadzenie salda kasy na koniec roku. Do końca grudnia saldo kasy musi być wpłacone na konto
bankowe oraz sporządzony ma być protokół kasy ze stanem zerowym salda.
-składki członkowskie. Obowiązkiem członków ZHP jest zapłacenie składek w danym roku. Nie wolno
pokrywać składek przekazywanych do KCH przez KH z finansów ogólnych hufca.
-wystawianie faktur VAT
*do 7 dni od dokonania wpłaty należy wystawić fakturę
*dla osób prawnych (firmy, szkoły…) zawsze należy wystawić fakturę
* dla osób fizycznych wystawiamy na prośbę po uprzednim poinformowaniu
*faktury zewnętrzne wystawiamy na osoby wpłacające (widniejące na wyciągu) na HAL, HAZ, biwaki i inne
imprezy.
*odpowiednie PKWiU dla usługi
*faktury wewnętrzne wystawiamy gdy osoba wpłacająca nie zgłosiła prośby o wystawienia faktury
-faktury z VAT
*obliczenie VAT na podstawie PKWiU oraz ustawy o VAT, każdorazowo do konsultacji z pracownikiem
KCH
-wpłata naliczonego podatku VAT należy przekazać do KCH do 15 dnia następnego miesiąca
-do wystawionych faktur (wewnętrznych, zewnętrznych i VAT)należy sporządzić rejestry (przekazać do 10
następnego miesiąca w wersji elektronicznej program exel i papierowej) oraz deklaracje VAT-7
-do faktur zawierających drobne nagrody musi być dołączona lista odbioru tych nagród,
-co zrobić gdy hufiec nie ma pieniędzy. O wyczerpaniu zasobów finansowych hufca należy niezwłocznie
poinformować Skarbnika lub Główną Księgową w KCH. Brak środków może powodować poważne
konsekwencje finansowe od dostawców/energia, woda, c.o ,itp./
- do faktur z zakupioną żywnością muszą być dołączone listy obecności z podpisami,
-faktury za paliwo do samochodu muszą zawierać numer rejestracyjny pojazdu dla którego dokonano zakupu.
-do faktur zapłaconych gotówką stosujemy pieczątkę o niżej podanej treści
Kwotę otrzymałem
Nazwisko iimię…………….
……………………………..
Data………………………..
Podpis……………………..
Przygotowała
phm Elżbieta Bartosik
6