Zarz. Nr 17/16/17

ZARZĄDZENIE nr 17/16/17
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 25 listopada 2016 roku
zmieniające zarządzenie w sprawie wdrożenia na Politechnice Śląskiej elektronicznego
Systemu Obiegu Dokumentów i kontroli finansowej wybranych dokumentów
Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku – Prawo
o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1842), zarządza się, co następuje:
§1
W Zarządzeniu nr 72/15/16 z dnia 13 lipca 2016 roku w sprawie wdrożenia na Politechnice
Śląskiej elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i kontroli finansowej wybranych
dokumentów, wprowadza się następujące zmiany:
1) § 2 pkt 7) otrzymuje brzmienie:
„7) pełnomocnik ds. planowania i kontrolingu – osoba, o której mowa
w Zarządzeniu nr 77/15/16”,
2) § 2 pkt 8) otrzymuje brzmienie:
„8) kontroler budżetu – w zależności od zestawu wymiarów finansowych
odpowiednio pracownika: Biura Obsługi Finansowej Projektów (CZP6),
Biura Badań Naukowych (RN1), Działu Technicznego i Inwestycji (TT) lub
Działu Spraw Studenckich i Kształcenia (RD1), pełnomocnik ds. planowania
i kontrolingu”,
3) § 2 pkt 10) w brzmieniu: „osoba akceptująca – Rektora lub osobę mającą
pełnomocnictwo Rektora do reprezentowania Politechniki Śląskiej w zakresie
dysponowania środkami finansowymi” – skreśla się,
4) § 3 otrzymuje brzmienie:
㤠3
1. Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na dostawy, usługi lub
roboty budowlane odbywa się w SOD, wg następującej ścieżki akceptacji:
1) kontroler budżetu – potwierdza zgodność zapotrzebowania z budżetem
jednostki/komórki organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego
realizacji, a także sprawdza dostępność środków finansowych
w projekcie,
2) dysponent środków – podejmuje decyzje o zaciągnięciu zobowiązania
finansowego na cel i w wysokości wskazanych w zapotrzebowaniu,
udzielając tym samym zamówienia publicznego,
3) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) – potwierdza zgodność
zapotrzebowania z przepisami ustawy Pzp i wskazuje odpowiedni tryb
zamówienia publicznego,
4) kwestor/z-ca kwestora – stawia kontrasygnatę finansową.
2. Druki zamówienia, generowane z SOD na podstawie zapotrzebowania
wystawionego przez udzielającego zamówienia, podpisują kanclerz jako
potwierdzający złożenie zamówienia do realizacji oraz kwestor, stawiając
kontrasygnatę finansową.
5) dodaje się § 4 w następującym brzmieniu:
㤠4
Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na towar z magazynu
odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji:
1) kontroler budżetu – potwierdza zgodność zapotrzebowania z budżetem
jednostki/komórki organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego
realizacji, a także potwierdza dostępność środków finansowych w projekcie,
2) dysponent środków – podejmuje decyzje o zaciągnięciu zobowiązania
finansowego na cel i w wysokości wskazanych w zapotrzebowaniu.”,
6) dotychczasowe § 4÷7 otrzymują numeracje 5÷8
7) § 5 otrzymuje brzmienie:
㤠5
1. Procedura obiegu i kontroli finansowej faktury zakupu lub jej korekty
odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji:
1) pracownik punktu pocztowego ‒ rejestruje fakturę zakupu lub jej
korektę w SOD, a następnie przekazuje oryginał dokumentu
bezpośrednio do Działu Finansowego (GF),
2) pracownik jednostki/komórki organizacyjnej – dokonuje kontroli
merytorycznej i opisuje fakturę, wypełniając formularz dynamiczny,
a także przypisuje fakturę do uprzednio zaakceptowanego
zapotrzebowania,
3) Dział Finansowy (GF) – sprawdza poprawność faktury pod względem
formalno-rachunkowym, a w przypadku stwierdzenia błędu, wystawia
notę korygującą do faktury,
4) kontroler budżetu – potwierdza zgodność zakupu z budżetem
jednostki/komórki organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego
realizacji, potwierdza dostępność środków finansowych w projekcie,
a także weryfikuje zgodność kwoty na fakturze z zapotrzebowaniem
i prawidłowość przypisanego zapotrzebowania,
5) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) – potwierdza zgodność
zakupu z przepisami ustawy Pzp,
6) dysponent środków – potwierdza wykonanie zamówienia ze środków
finansowych jednostki/komórki organizacyjnej lub projektu,
7) kwestor lub z-ca kwestora – stawia kontrasygnatę finansową i zatwierdza
do zapłaty.
2. W stosunku do faktur zakupu, do których dołącza się rozdzielnik kosztów
lub faktury za towary zakupione na magazyn centralny Uczelni, obowiązuje
uproszczona ścieżka akceptacji dokumentów. Stosuje się do nich
ust. 1 pkt 1), 3) i 7).”,
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą
od dnia 1 grudnia 2016 roku.
W załączeniu tekst ujednolicony Zarządzenia nr 72/15/16
Otrzymują:
R, RN, RO, RD, RW, RA, AK
wszystkie komórki i jednostki organizacyjne Uczelni
Tekst ujednolicony opracowany na podstawie:
Zarządzenia nr 72/15/16 i Zarządzenia nr 17/16/17
Stan prawny na dzień 25 listopada 2016 roku
ZARZĄDZENIE nr 72/15/16
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 13 lipca 2016 roku
w sprawie wdrożenia na Politechnice Śląskiej elektronicznego Systemu Obiegu
Dokumentów i kontroli finansowej wybranych dokumentów
Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku ‒ Prawo
o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 572 z późn. zm.), zarządza się, co
następuje:
§1
1. Z dniem 26 lipca 2016 roku wprowadza się na Politechnice Śląskiej elektroniczny
System Obiegu Dokumentów, zwany dalej SOD, wchodzący w skład Zintegrowanego
Systemu Informatycznego, który w I etapie obejmuje następujące dokumenty:
1) zapotrzebowanie na dostawy, usługi lub roboty budowlane oraz zapotrzebowanie na
towary z magazynu centralnego Uczelni,
2) fakturę zakupu oraz korektę faktury zakupu,
3) dokument przyjęcia środka trwałego, zwany OT,
4) notę księgową.
2. Powyższe dokumenty procedowane są w SOD wyłącznie w formie pliku
elektronicznego.
3. Logowanie do SOD odbywa się poprzez przeglądarkę internetową do witryny
https://sod.polsl.pl, przy użyciu nazwy użytkownika i hasła do konta w domenie polsl.pl
(takie same, co do poczty służbowej), a także poprzez stronę główną Politechniki
Śląskiej www.polsl.pl i zakładkę: „Pracownik”— „Administracja”—„ZSI”.
§2
Określenia użyte w niniejszym Zarządzeniu oznaczają:
1) punkt pocztowy – aktualne miejsce dostarczania i odbioru korespondencji
poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni,
2) formularz dynamiczny – dokument pod nazwą „Opis dowodu księgowego”, w
formie pliku elektronicznego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 w Instrukcji,
będącej załącznikiem do Zarządzenia nr 26/15/16,
3) zestaw wymiarów finansowych, tj.: konto alokacji, MPK, grupa źródeł finansowania,
projekt, kategoria budżetowa, kategoria projektowa, kierunek studiów/dyscyplina,
nieruchomość – pojęcia zdefiniowane w § 2 ust. 1÷8 Zarządzenia nr 26/15/16,
4) rozdzielnik kosztów – plik w formacie Excel, umożliwiający pracownikowi
właściwej jednostki organizacyjnej, po otrzymaniu faktury zbiorczej, dokonanie
podziału kosztów zgodnie z zestawem wymiarów finansowych,
5) ścieżka akceptacji ‒ sekwencje poszczególnych kroków w SOD, które umożliwiają
właściwy obieg i kontrolę finansową dokumentu,
6) dysponent środków – Rektor lub osoba mającą pełnomocnictwo do reprezentowania
Politechniki Śląskiej w zakresie dysponowania środkami finansowymi,
7) pełnomocnik ds. planowania i kontrolingu – osoba, o której mowa w Zarządzeniu
nr 77/15/16,
8) kontroler budżetu – w zależności od zestawu wymiarów finansowych odpowiednio
pracownika: Biura Obsługi Finansowej Projektów (CZP6), Biura Badań Naukowych
(RN1), Działu Technicznego i Inwestycji (TT) lub Działu Spraw Studenckich
i Kształcenia (RD1), pełnomocnik ds. planowania i kontrolingu,
9) kontrasygnata finansowa kwestora – potwierdzenie prawidłowości operacji
finansowej, w tym zgodności z planem rzeczowo-finansowym, kompletności
i formalno-rachunkowej prawidłowości dokumentu oraz dostępności środków
finansowych.
§3
1. Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na dostawy, usługi lub roboty
budowlane odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji:
1) kontroler budżetu – potwierdza zgodność zapotrzebowania z budżetem jednostki/
komórki organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego realizacji, a także
sprawdza dostępność środków finansowych w projekcie,
2) dysponent środków – podejmuje decyzje o zaciągnięciu zobowiązania finansowego
na cel i w wysokości wskazanych w zapotrzebowaniu, udzielając tym samym
zamówienia publicznego,
3) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) – potwierdza zgodność
zapotrzebowania z przepisami ustawy Pzp i wskazuje odpowiedni tryb zamówienia
publicznego,
4) kwestor/z-ca kwestora – stawia kontrasygnatę finansową.
2. Druki zamówienia, generowane z SOD na podstawie zapotrzebowania wystawionego
przez udzielającego zamówienia, podpisują kanclerz, jako potwierdzający złożenie
zamówienia do realizacji, oraz kwestor, stawiając kontrasygnatę finansową.
§4
Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na towar z magazynu odbywa się
w SOD wg następującej ścieżki akceptacji:
1) kontroler budżetu – potwierdza zgodność zapotrzebowania z budżetem
jednostki/komórki organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego realizacji,
a także potwierdza dostępność środków finansowych w projekcie,
2) dysponent środków – podejmuje decyzje o zaciągnięciu zobowiązania finansowego
na cel i w wysokości wskazanych w zapotrzebowaniu.
§5
1. Procedura obiegu i kontroli finansowej faktury zakupu lub jej korekty odbywa się
w SOD wg następującej ścieżki akceptacji:
1) pracownik punktu pocztowego – rejestruje fakturę zakupu lub jej korektę w SOD,
a następnie przekazuje oryginał dokumentu bezpośrednio do Działu Finansowego (GF),
2) pracownik jednostki/komórki organizacyjnej ‒ dokonuje kontroli merytorycznej
i opisuje fakturę, wypełniając formularz dynamiczny, a także przypisuje fakturę do
uprzednio zaakceptowanego zapotrzebowania,
3) Dział Finansowy (GF) – sprawdza poprawność faktury pod względem formalnorachunkowym, a w przypadku stwierdzenia błędu, wystawia notę korygującą do
faktury,
4) kontroler budżetu – potwierdza zgodność zakupu z budżetem jednostki/komórki
organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego realizacji, potwierdza dostępność
środków finansowych w projekcie, a także weryfikuje zgodność kwoty na fakturze
z zapotrzebowaniem i prawidłowość przypisanego zapotrzebowania,
5) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) – potwierdza zgodność zakupu
z przepisami ustawy Pzp,
6) dysponent środków – potwierdza wykonanie zamówienia ze środków finansowych
jednostki/komórki organizacyjnej lub projektu,
7) kwestor lub z-ca kwestora – stawia kontrasygnatę finansową i zatwierdza do zapłaty.
2. W stosunku do faktur zakupu, do których dołącza się rozdzielnik kosztów lub faktury za
towary zakupione na magazyn centralny Uczelni, obowiązuje uproszczona ścieżka
akceptacji dokumentów. Stosuje się do nich ust. 1 pkt 1), 3) i 7).
§6
Zasady generowania i procedowania dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 1) ÷ 4),
zawarte są w instrukcjach dostępnych na stronie: http://dokumentacja-zsi.polsl.pl.
§7
1. W Zarządzeniu nr 22/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku
w sprawie ustalania zasad kontroli finansowej na Politechnice Śląskiej z późn. zm.
(Zarządzenie nr 33/13/14) procedury i listy kontrolne, o których mowa w załącznikach
nr 17, 17a, 18, 18a oraz od nr 21 do nr 48, mają zastosowanie wyłącznie do umów
zlecenia/o dzieło, a procedury i listy kontrolne, o których mowa w załącznikach
od nr 49 do nr 54, tracą moc.
2. W Zarządzeniu nr 23/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku
w sprawie ustalania zasad podpisywania i zatwierdzania wybranych dokumentów
finansowych na Politechnice Śląskiej § 1, 2, 3 i 5 oraz załączniki od nr 1÷4 tracą moc.
§8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.