ZARZĄDZENIE Nr 72/15/16 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 13

ZARZĄDZENIE Nr 72/15/16
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 13 lipca 2016 roku
w sprawie wdrożenia na Politechnice Śląskiej elektronicznego Systemu Obiegu
Dokumentów i kontroli finansowej wybranych dokumentów
Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku - Prawo
o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), zarządza się co
następuje:
§1
1. Z dniem 26 lipca 2016 roku wprowadza się na Politechnice Śląskiej elektroniczny
System Obiegu Dokumentów, zwany dalej SOD, wchodzący w skład Zintegrowanego
Systemu Informatycznego, który w I etapie obejmuje następujące dokumenty:
1) zapotrzebowanie na dostawy, usługi lub roboty budowlane oraz zapotrzebowanie na
towary z magazynu centralnego Uczelni,
2) fakturę zakupu oraz korektę faktury zakupu,
3) dokument przyjęcia środka trwałego, zwany OT,
4) notę księgową.
2. Powyższe dokumenty procedowane są w SOD wyłącznie w formie pliku
elektronicznego.
3. Logowanie do SOD odbywa się poprzez przeglądarkę internetową
do witryny
https://sod.polsl.pl przy użyciu nazwy użytkownika i hasła do konta w domenie polsl.pl
(takie same jak do poczty służbowej), a także poprzez stronę główną Politechniki
Śląskiej www.polsl.pl i zakładkę: „Pracownik”— „Administracja”—„ZSI”.
§2
Określenia użyte w niniejszym Zarządzeniu oznaczają:
1) punkt pocztowy – aktualne miejsce dostarczania i odbioru korespondencji dla
poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni,
2) formularz dynamiczny – dokument pod nazwą „Opis dowodu księgowego” w formie
pliku elektronicznego, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 w Instrukcji, będącej
Załącznikiem do Zarządzenia Rektora Nr 26/15/16,
3) zestaw wymiarów finansowych tj.: konto alokacji, MPK, grupa źródeł finansowania,
projekt, kategoria budżetowa, kategoria projektowa, kierunek studiów/dyscyplina,
nieruchomość – pojęcia zdefiniowane w § 2 ust. 1÷8 w Zarządzeniu Rektora
Nr 26/15/16,
4) rozdzielnik kosztów – plik w formacie Excel umożliwiający pracownikowi
właściwej jednostki organizacyjnej, po otrzymaniu faktury zbiorczej, dokonanie
podziału kosztów zgodnie z zestawem wymiarów finansowych,
5) ścieżka akceptacji - sekwencję poszczególnych kroków w SOD, które umożliwiają
właściwy obieg i kontrolę finansową dokumentu,
6) dysponent środków – Rektora lub osobę posiadającą pełnomocnictwo Rektora do
reprezentowania
Politechniki
Śląskiej
w
zakresie
dysponowania
środkami
finansowymi,
7) pracownik Kwestury tzw. „opiekun projektu” – pracownika odpowiednio: Działu
Kosztów (KO), Działu Obsługi Księgowej Projektów (KU), Działu Księgowości
Głównej (GG), kierownika Działu Planowania i Kontrolingu (RR3),
8) kontroler budżetu – pracownika odpowiednio: administracji centralnej (AC), Biura
Obsługi Finansowej Projektów (CZP6), Działu Badań Naukowych (RR11), Działu
Technicznego i Inwestycji (TT), Działu Spraw Studenckich i Kształcenia (RD1),
pełnomocnika kwestora na wydziale – w zależności od zestawu wymiarów
finansowych,
9) kontrasygnata finansowa kwestora – potwierdzenie prawidłowości operacji
finansowej, w tym zgodności z planem rzeczowo-finansowym, kompletność
i formalno-rachunkowa prawidłowość dokumentu oraz dostępność środków
finansowych,
10) osoba akceptująca – Rektora lub osobę posiadającą pełnomocnictwo Rektora do
reprezentowania
Politechniki
Śląskiej
w
zakresie
dysponowania
środkami
finansowymi.
§3
1. Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na dostawy, usługi lub roboty
budowlane oraz zapotrzebowań na towar z magazynu centralnego Uczelni odbywa się
w SOD wg następującej ścieżki akceptacji:
1) dysponent środków - podejmuje decyzję o zaciągnięciu zobowiązania finansowego
na cel i w wysokości wskazane w zapotrzebowaniu,
2) kontroler budżetu - potwierdza zgodność zapotrzebowania z budżetem projektu lub
jednostki i harmonogramem jego realizacji,
3) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) - potwierdza zgodność
zapotrzebowania z przepisami ustawy Pzp i wskazuje odpowiedni tryb zamówienia
publicznego – z wyłączeniem zapotrzebowań kierowanych na magazyn centralny
Uczelni,
4) pracownik Kwestury - sprawdza dostępność środków finansowych na koncie
projektu,
5) kwestor/z-ca kwestora – stawia kontrasygnatę finansową,
6) osoba akceptująca – akceptuje zaciągnięcie zobowiązania finansowego.
2. Zamówienia na dostawy i usługi w imieniu Politechniki Śląskiej składa i podpisuje
kanclerz, potwierdzając celowość realizacji zamówienia oraz kwestor stawiając
kontrasygnatę finansową.
§4
1. Procedura obiegu i kontroli faktury zakupu lub korekty faktury zakupu odbywa się
w SOD wg następującej ścieżki akceptacji:
1) pracownik punktu pocztowego rejestruje fakturę zakupu lub korektę faktury zakupu
w SOD, a następnie przekazuje oryginał dokumentu bezpośrednio do Działu
Finansowego (GF),
2) pracownik jednostki organizacyjnej dokonującej zakupu opisuje merytorycznie
fakturę wypełniając formularz dynamiczny, a także przypisuje fakturę do uprzednio
zaakceptowanego zapotrzebowania,
3) dysponent środków – potwierdza wykonanie zamówienia ze środków finansowych
jednostki organizacyjnej lub projektu,
4) kontroler budżetu – potwierdza zgodność zakupu z budżetem jednostki
organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego realizacji,
5) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) – potwierdza zgodność zakupu
z przepisami ustawy Pzp,
6) Dział Finansowy (GF) – sprawdza poprawność faktury pod względem formalnorachunkowym, w przypadku stwierdzenia błędu wystawia notę korygującą do faktury,
7) kwestor lub z-cy kwestora – stawia kontrasygnatę finansową,
8) kanclerz lub z-cy kanclerza – zatwierdza do wypłaty.
2. Faktury zakupu, do których dołącza się rozdzielnik kosztów lub faktury za towary
zakupione na magazyn centralny Uczelni, korzystają z uproszczonej ścieżki akceptacji
dokumentów. Do nich stosuje się ust.1 pkt 1), 6), 7), 8).
§5
Zasady generowania i procedowania dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 1)÷4)
zawarte są w instrukcjach dostępnych na stronie: http://dokumentacja-zsi.polsl.pl.
§6
1. W Zarządzeniu Nr 22/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku
w sprawie ustalania zasad kontroli finansowej na Politechnice Śląskiej z późn. zm.
(Zarządzenie Nr 33/13/14) procedury i listy kontrolne, o których mowa w załącznikach
nr 17, 17a, 18, 18a oraz od nr 21 do nr 48 mają zastosowanie wyłącznie do umów
zlecenia/o dzieło, a procedury i listy kontrolne, o których mowa w załącznikach
od nr 49 do nr 54 - tracą moc.
2. W Zarządzeniu Nr 23/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku
w sprawie ustalania zasad podpisywania i zatwierdzania wybranych dokumentów
finansowych na Politechnice Śląskiej § 1, 2, 3 i 5 oraz Załączniki od nr 1÷4 - tracą moc.
§7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Otrzymują:
R,RO,RW,RD,RA,AK
wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Uczelni