Warunki udziału - PIĘKNY STÓŁ 2016

ORGANIZATOR:
Geoservice - Christi sp. z o.o.
ul. Piłsudskiego 41/7, 50-032 Wrocław
tel. +48 71 343 21 04
email: [email protected]
www.targipieknystol.pl
Targi PIĘKNY STÓŁ - pysznie i stylowo
12-13 marca 2016 r.
Klub Biznesowy
Stadion Miejski we Wrocławiu
al. Śląska 1, 54-118 Wrocław
WARUNKI UDZIAŁU W TARGACH PIĘKNY STÓŁ 2016
12-13 MARCA 2016 R.
KLUB BIZNESOWY, STADION MIEJSKI WE WROCŁAWIU, AL. ŚLĄSKA 1
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1 Postanowienia niniejszych Warunków udziału obowiązują każdy podmiot (zwany dalej „Wystawcą”) biorący udział
w Targach Piękny STÓŁ we Wrocławiu (zwanych dalej „Targami”), które odbywać się będą w dn. 12-13 marca 2016 r.,
w Klubie Biznesowym Stadionu Miejskiego we Wrocławiu.
1.2 Organizatorem Targów jest firma Geoservice-Christi sp. z o.o., z siedzibą we Wrocławiu, 50-032 Wrocław,
ul. Piłsudskiego 41/7, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej, VI Wydział
Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego - pod numerem KRS 0000138329 oraz rejestru czynnych podatników VAT NIP 897-10-04-795, (zwana dalej „Organizatorem”).
2. ZGŁOSZENIE UDZIAŁU W TARGACH
2.1 W celu zamówienia powierzchni wystawienniczej i dodatkowych usług czy produktów należy przysłać na adres
e-mailowy Organizatora [email protected] wypełniony i podpisany formularz zgłoszeniowy.
2.2 Integralną częścią Zgłoszenia udziału są Warunki udziału w targach Piękny STÓŁ 2016. Wszyscy uczestnicy Targów
zobowiązani są także przestrzegać przepisów porządkowych i regulaminu obiektu, obowiązujących w miejscu
odbywania się Targów.
2.3 Potwierdzenie przez Organizatora przyjęcia zgłoszenia i wystawienie faktury pro forma jest równoznaczne
z zawarciem umowy najmu powierzchni wystawienniczej zgodnie z zasadami określonymi w Warunkach udziału
w targach Piękny STÓŁ 2016.
2.4 Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w Targach, jeżeli Wystawca zalega z jakimikolwiek opłatami na
rzecz Organizatora. Strony uznają w takim przypadku, że Organizator należycie wywiązał się ze swych zobowiązań
umownych.
3. NAJEM POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZNEJ
3.1 Wystawca może wynająć powierzchnię niezabudowaną lub powierzchnię zabudowaną. Wyboru dokonuje poprzez
wypełnienie formularza zgłoszeniowego.
3.2 Organizator przydziela powierzchnię wystawienniczą uwzględniając życzenia Wystawcy, w miarę posiadanych
możliwości i warunków organizacyjno-technicznych. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc wystawowych
obowiązuje kolejność zgłoszeń, natomiast lokalizację stoiska przydzielają i ustala Organizator, że względu na tematyczny
podział targów.
3.3 Organizator ma prawo do zmiany lokalizacji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy
o uczestnictwo w Targach i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora. O zmianie
lokalizacji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail
wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu udziału w targach.
3.4 Istnieje możliwość zamówienia:
- dodatkowego wyposażenia stoiska zgodnie z cennikiem zawartym w Formularzu zabudowy stoiska,
- dodatkowych usług zgodnie z cennikiem zawartym w Formularzu zamówień dodatkowych,
- dodatkowych usług reklamowych podczas targów zgodnie z cennikiem zawartym w Formularzu dodatkowych form
reklamy.
strona 1/5
4. WARUNKI PŁATNOŚCI
4.1 Koszty wynajmu powierzchni niezabudowanej i zabudowanej:
POWIERZCHNIA NIEZABUDOWANA
200 PLN netto / m2
POWIERZCHNIA ZABUDOWANA*
275 pln netto / m2
OPŁATA REJESTRACYJNA
100 PLN netto
dopłata za stoisko w położeniu narożnym
+10% wartości zamówionej powierzchni
* Minimalna powierzchnia stoiska zabudowanego wynosi 6m
2
4.2 Do wartości podanych cen oferowanych usług zostanie doliczony podatek VAT zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
4.3 W ramach wynajmu powierzchni niezabudowanej Wystawcy otrzymują:
do 12m2
13 - 24m2
od 25m2
2
4
6
gniazdo 230 V (max. 3 kW)
tak
tak
tak
wpis podstawowy w Katalogu Targowym
(dane teleadresowe + logo+ oferta firmy do 200 znaków ze spacjami)
tak
tak
tak
dostęp do WiFi
tak
tak
tak
zaproszenia dla gości
10
10
10
STOISKO O POWIERZCHNI
karty wystawcy
Obowiązek wyposażenia stoiska niezabudowanego przynajmniej w ściany boczne oraz ścianę tylną spoczywa na
Wystawcy. Ściany takie mogą być wynajęte od Organizatora. Istnieje również możliwość zamówienia u Organizatora
stoiska zgodnie z indywidualnym projektem w terminie do 19 lutego 2016 r.
4.4 W ramach wynajmu powierzchni zabudowanej Wystawcy otrzymują:
6 - 12m2
13 - 24m2
od 25m2
ściany zewnętrzne (h=2,5 m)
tak
tak
tak
fryz literniczy
tak
tak
tak
wykładzina dywanowa (szara)
tak
tak
tak
zaplecze z kotarką/drzwiami* (wielkość uzależniona od metrażu stoiska)
tak
tak
tak
stół
1
1
1
lada informacyjna (0,5 x 1,0 m)
1
1
1
krzesła
3
6
9
kosz na śmieci
1
1
1
wieszak
1
1
1
karty wystawcy
2
4
6
lampka (100 W na 3m2 )
tak
tak
tak
gniazdo 230 V (max. 3 kW)
tak
tak
tak
wpis podstawowy w Katalogu Targowym
(dane teleadresowe + logo+ oferta firmy do 200 znaków ze spacjami)
tak
tak
tak
dostęp do WiFi
tak
tak
tak
zaproszenia dla gości
10
10
10
STOISKO O POWIERZCHNI
Opłata za zabudowę stoiska obejmuje: montaż i demontaż stoiska oraz wyposażenie. Fryz literniczy zawiera nazwę firmy
oraz miasta. Ewentualne logo na fryzie jest opcjonalne i podlega osobnej wycenie. Rezygnacja z części lub całości
standardowego wyposażenia nie powoduje zmniejszenia kosztów wynajęcia stoiska. Wystawca odpowiada za
powierzone mu wyposażenie stoiska i zabudowę. Uszkodzenie panelu ściennego lub elementu zabudowy pociąga za
sobą opłatę w wysokości nie niższej niż 100,00 PLN netto.
strona 2/5
4.5 Wystawca zobowiązany jest dokonać opłaty rejestracyjnej oraz 30% zaliczki (od kwoty wynikającej ze zgłoszenia), na
konto bankowe Organizatora, w terminie 7 dni od otrzymania faktury pro forma. Pozostała część należności za
zamówioną powierzchnię oraz zamówione dodatkowe usługi powinna być uregulowana do dnia 19 lutego 2016 r. Jeśli
Wystawca dokonuje zgłoszenia po 12 lutego 2016 r. zobowiązany jest do wpłaty 100% należności za zamówioną
powierzchnię.
4.6 Opłata rejestracyjna wynosi 100,00 PLN netto. W ramach opłaty Wystawcy przysługuje:
- wpis do katalogu w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej, obejmujący:
- nazwę i dane teleadresowe firmy
- tekst informacyjny maksymalnie 200 znaków ze spacjami (Wystawca dostarcza Organizatorowi gotowy tekst w dwóch
wersjach językowych: informacja o firmie nazwa, dane teleadresowe, logo oraz tekst informacyjny w języku polskim oraz
bliźniacza wersja w języku angielskim)
- bezprzewodowy dostęp do Internetu podczas Targów
- karty wystawcy (uprawniające Wystawców do wejścia na Targi)
- zaproszenia dla gości (wejściówki na Targi, 10 szt.)
4.7 Wpłaty dokonywane będą na poniższe konto Organizatora :
PKO BP VII O/Wrocław
47 1020 5242 0000 2802 0200 9454
4.8 Brak wpłaty całości należności za udział w Targach upoważnia Organizatora do odmówienia Wystawcy udziału
w Targach i pozbawia Wystawcę prawa do dochodzenia roszczeń z tego tytułu.
4.9 W przypadku braku wpłaty w terminie określonym przez Organizatora, Wystawca wyraża zgodę na poddanie się
egzekucji komorniczej na podstawie wydanego nakazu zapłaty (prawomocnego), do którego nie będzie wnosić
sprzeciwu lub zarzutów.
5. URZĄDZANIE, MONTAŻ I DEMONTAŻ STOISK
5.1 Organizator umożliwia Wystawcom urządzanie oraz montaż stoisk w dniu 11 marca 2016 r. od godz. 12:00 do godz.
24:00 oraz w dn. 12 marca 2016 r. od godz. 8:00 9:00.
5.2 Demontaż stoisk będzie możliwy 13 marca 2016 r. od godz. 19:00 do 24:00.
5.3 Zabronione jest prowadzenie prac związanych ze spawaniem, szlifowaniem, lub innych, powodujących zapylanie
lub zagrożenie pożarowe.
5.4 Wystawca zobowiązany jest do usunięcia po montażu i demontażu stoiska wszelkich pozostałości.
5.5 Wystawca zobowiązany jest przez cały okres dysponowania powierzchnią wystawienniczą dbać o porządek na
stoisku i w ciągach komunikacyjnych wokół stoiska. Zabrania się zastawiania drogi pożarowej i ciągów
komunikacyjnych.
5.6 Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania odpowiednich norm prawnych i technicznych, budowlanomontażowych, bhp, sanitarnych i przeciwpożarowych itp.
5.7 Montaż i demontaż stoisk może się odbywać wyłącznie w terminach wskazanych przez Organizatora.
5.8 Podczas montażu i demontażu zabronione jest naruszanie konstrukcji lub powłok ścian, podłóg i innych elementów
obiektu, w którym odbywają się Targi, a także używania wózków widłowych.
5.9 Na życzenie Wystawcy Organizator może udostępnić potrzebny sprzęt oraz pracowników fizycznych odpłatnie
zgodnie z cennikiem zamieszczonym w Formularzu zamówień dodatkowych. Organizator nie ponosi odpowiedzialności
za uszkodzenia mogące powstać w trakcie rozładunku i załadunku nietypowych lub niewłaściwie opakowanych
i oznaczonych eksponatów. Prosimy o bezwzględną obecność przedstawiciela Wystawcy w trakcie rozładunku,
transportu, ustawienia oraz załadunku wszelkich eksponatów i przedmiotów należących do Wystawcy.
5. URZĄDZANIE, MONTAŻ I DEMONTAŻ STOISK
6.1 Ekspozycja prezentowana na stoisku Wystawcy musi być zgodna z tematyką i ideą Targów.
6.2 Ekspozycja i reklama jest dozwolona tylko w granicach wynajętej przez Wystawcę i Współwystawcę powierzchni na
stanowisko, tylko dla firmy własnej Wystawcy i tylko dla wyrobów przez tę firmę produkowanych lub dystrybuowanych
zgodnych z profilem Targów.
6.3 Użycie przyrządów i urządzeń, za pomocą których ma zostać osiągnięty w sposób akustyczny lub optyczny
zwiększony efekt reklamowy, wymagają pisemnej zgody Organizatora. Zabronione jest używanie urządzeń
nagłaśniających, dodatkowego oświetlenia itp., które mogą zakłócić normalny tok pracy innych Wystawców.
strona 3/5
6.4 Reklama poza granicami wynajętej powierzchni wymaga pisemnej zgody Organizatora oraz osobnej umowy.
Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udzielenia zgody.
6.5 Rodzaj oraz koszty dodatkowych form reklamy jest zawarty w Formularzu dodatkowe formy.
7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
7.1 Organizator ponosi odpowiedzialność wobec Wystawcy i osób działających na jego zlecenie za szkody powstałe
w sposób udokumentowany podczas imprezy na terenie Targów do wysokości 2000 EURO, tylko wtedy, gdy są one
zawinione przez niego lub jego pomocników.
7.2 Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadkach działania umyślnego lub rażącego niedbalstwa ze strony
Wystawców. Organizator ponosi odpowiedzialność za szkody w wyniku awarii urządzeń, zakłóceń w ruchu lub innych
wydarzeń zakłócających imprezę tylko w przypadku działania umyślnego lub rażącego niedbalstwa.
7.3 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenie, kradzieże i inne zaginięcia wystawianych towarów oraz
wyposażenia stoiska oraz za szkody powstałe w ich następstwie w godzinach otwarcia Targów. Organizator nie ponosi
odpowiedzialności za uszkodzenia w czasie rozładunku i załadunku eksponatów, jeśli czynności te wykonywane były bez
nadzoru Wystawcy.
7.4 O zaistnieniu każdego zdarzenia wywołującego szkodę lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest
niezwłocznie powiadomić Organizatora. Organizator zaleca Wystawcy zawarcie stosownych umów ubezpieczeń
majątkowych w zakresie ryzyk związanych z Targami oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za ewentualne
szkody wyrządzone w związku z udziałem w Targach.
8. REZYGNACJA
8.1 Rezygnacja wymaga formy pisemnej.
8.2 Rezygnacja z części lub całości zamówienia w ciągu 14 dni od daty jego złożenia, ale nie później, niż do dnia
19 lutego 2016 r. pociąga za sobą opłatę manipulacyjną w wysokości 10% kosztu najmu zwolnionej powierzchni wraz
z wyposażeniem standardowym oraz zamówionych usług. W razie rezygnacji z części lub całości stoiska w terminie
od 20 do 26 lutego 2016 r., pobierana jest opłata w wysokości 20% kosztu najmu zwolnionej powierzchni wraz
z wyposażeniem standardowym oraz zamówionych usług. W terminie od 27 lutego do 4 marca 2016 r. pobierana jest
opłata w wysokości 80% kosztu najmu zwolnionej powierzchni wraz z wyposażeniem standardowym oraz zamówionych
usług.
8.3 Rezygnacja nie może nastąpić później, niż na 7 dni przed Targami (5 marca 2016 r.). Rezygnacja po tym terminie albo
nie objęcie części lub całości stoiska pociąga za sobą opłatę w wysokości 100% kosztu najmu stoiska wraz dodatkowym
wyposażeniem oraz zamówionych usług.
9. WSPÓŁWYSTAWCY
9.1 Wszystkie firmy lub osoby współuczestniczące w Targach wraz z Wystawcą (obecne na jego stoisku i prezentujące
odrębną ofertę) muszą być uprzednio pisemnie zgłoszone Organizatorowi. Organizator zastrzega sobie prawo pobrania
pełnej opłaty za użytkowaną powierzchnię od firm lub osób uczestniczących w Targach bez jego uprzedniej zgody, bez
prawa do zmniejszenia opłaty za udział w Targach dla pierwotnego najemcy stoiska.
9.2 Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich Współwystawców, jak za działania
i zaniechania własne.
9.3 Na powierzchni, o której mowa w pkt 9.1 podnajemca może prezentować tylko produkty zgodne z ideą Targów.
10. HARMONOGRAM I ORGANIZACJA WYDARZENIA
10.1 Harmonogram wydarzenia:
DATA
GODZINY OTWARCIA
11 MARCA 2016 r.
12:00 - 24:00 montaż stoisk
12 MARCA 2016 r.
7:00 - 9:00 montaż stoisk
10:00 - 19:00 otwarte dla zwiedzających
13 MARCA 2016 r.
10:00 19:00 otwarte dla zwiedzających
19:00 24:00 demontaż stoisk
strona 4/5
10.2 BIURO TARGÓW:
DATA
GODZINY OTWARCIA
11 MARCA 2016 r.
12:00 - 24:00
12 MARCA 2016 r.
7:00 - 20:00
13 MARCA 2016 r.
9:00 - 24:00
10.3 Wstęp na wydarzenie dla publiczności będzie biletowany.
11. PRZEPISY PORZĄDKOWE I ORGANIZACYJNE
11.1 Organizator dba o ogólne sprzątanie terenów targowych i wystawowych oraz ciągów komunikacyjnych.
W godzinach otwarcia Targów Wystawca odpowiada we własnym zakresie za czystość na terenie swojego stoiska.
Sprzątanie stoisk o zabudowie standardowej (odkurzanie wykładziny i wyniesienie śmieci) wykonuje Organizator poza
godzinami otwarcia Targów dla publiczności,
11.2 Wystawcy są odpowiedzialni za przyuczenie personelu do obsługi eksponatów i wyposażenia stoisk. Wystawcy są
odpowiedzialni za przestrzeganie przepisów BHP na swoich stoiskach. Użycie wszelkiego wyposażenia w sposób
naruszający te przepisy lub nadmiernie uciążliwy dla innych Wystawców bądź zwiedzających jest zabronione.
11.3 Wystawca zobowiązany jest udostępnić stoisko dla zwiedzających w dniach i godzinach otwarcia Targów,
a wymiana lub uzupełnianie ekspozycji na stoisku oraz sprzątanie stoiska i jego otoczenia mogą się odbywać wyłącznie
poza godzinami otwarcia Targów dla zwiedzających.
11.4 Wystawca i osoby reprezentujące jego prawa zobowiązani są do noszenia w widocznym miejscu
identyfikatorów(kart wystawcy) wydanych przez Organizatora oraz do poddawania się procedurom kontrolnym,
prowadzonym na zlecenie Organizatora przez licencjonowaną agencję ochrony osób i mienia, czuwająca nad
bezpieczeństwem Targów.
11.5 Na terenie Targów obowiązuje zakaz palenia tytoniu, poza miejscami do tego wyznaczonymi, używania otwartego
ognia oraz eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych. Zabronione jest wnoszenie na teren Targów broni,
amunicji, materiałów wybuchowych oraz substancji drażniących lub pożarowo niebezpiecznych.
11.6 Zabronione jest zastawianie dróg ewakuacyjnych oraz dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych.
12. SIŁA WYŻSZA
12.1 Jeżeli Wystawca nie może wziąć udziału w Targach z powodów, za które ani on ani Organizator nie ponoszą
odpowiedzialności, na skutek siły wyższej, w szczególności pożaru, wichury, zalania, uderzenia pioruna, eksplozji, strajku,
manifestacji, ataku terrorystycznego, to opłata za stoisko zostanie obniżona o 50%.
12.2 Jeżeli Organizator nie będzie mógł przeprowadzić imprezy ze względu na siłę wyższą, to powinien on bezzwłocznie
poinformować o tym Wystawców. Zasadniczo nie występuje wtedy roszczenie o opłatę za stoisko, jednakże Organizator
może wystawić rachunek za prace wykonane na zlecenie wystawcy, o ile wynik tych prac jest jeszcze przydatny dla
Wystawcy.
12.3 Jeżeli Organizator byłby w stanie przeprowadzić imprezę w terminie późniejszym, to powinien poinformować o tym
niezwłocznie najemców stoisk. Najemcy stanowisk są uprawnieni do odwołania swojego udziału w zmienionym terminie
w ciągu tygodnia po wpłynięciu takiego zawiadomienia. W tym przypadku są oni uprawnieni do zwrotu opłaty lub
zwolnienia z opłaty za stanowisko.
12.4 Jeżeli Organizator będzie musiał z powodu wystąpienia siły wyższej skrócić lub odwołać rozpoczętą imprezę, to
Wystawca nie ma prawa do zwrotu lub zwolnienia z opłaty za stanowisko.
13. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
13.1 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub miejsca Targów albo ich odwołania. O zmianach tych
Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie. W przypadku odwołania Targów Organizator zwróci Wystawcy
wszystkie wpłacone zaliczki.
13.2 Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej niezwłocznie, nie później jednak, niż
z chwilą zakończenia demontażu stoisk. Reklamacje zgłoszone po tym terminie uznaje się za niezasadne.
13.3 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wyniki ekonomiczne Wystawców osiągnięte w czasie Targów.
13.4 Umowa o uczestnictwo w Targach podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana.
Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla
siedziby Organizatora.
strona 5/5