MENED ER Klubu Sportowego
Transkrypt
MENED ER Klubu Sportowego
INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU MENEDŻER Klubu Sportowego PROGRAM WSPOMAGAJĄCY PROCES ZARZĄDZANIA W KLUBIE SPORTOWYM MARKUSPORT mgr Marcin Kuśmierz ul. Bacha 1/18, 43-100 Tychy www.markusport.pl e-mail: [email protected] tel.: 0-502-028-337 MENEDŻER Klubu Sportowego program wspomagający proces zarządzania w klubie sportowym Wspomaganie zarządzania w klubie sportowym poprzez autorski program komputerowy Współczesne zarządzanie w klubie sportowym powinno być wspomagane programami informatycznymi, które w znacznym stopniu pozwalają na bardziej efektywne działanie. Prawie we wszystkich dziedzinach życia pomagają nam komputery. Kiedyś stacjonarne teraz coraz chętniej kupowane komputery przenośne pomagają ludziom w ich codziennej pracy. Bez ich pomocy nie da się już profesjonalnie prowadzić firmy czy przedsiębiorstwa. Informatyka coraz chętniej jest stosowana również przez podmioty prowadzące działalność sportową. Profesjonalny sport już dawno sięgną po rozwiązania informatyczne. Na podstawie kilkuletnich doświadczeń w zarządzaniu klubem sportowym oraz na podstawie przemyśleń i analiz powstał program wspomagający proces zarządzania. MENEDŻER Klubu Sportowego to autorskie rozwiązanie informatyczne, które pozwoli zebrać w jednym miejscu wszystkie najważniejsze dane potrzebne do prawidłowego zarządzania klubem. W kilka sekund można dotrzeć do wprowadzonych wcześniej informacji i swobodnie je edytować i drukować. Dodatkowo stworzona przez klub baza danych, wykorzystywana będzie w wielu procesach i procedurach działalności stowarzyszenia. Najważniejszą zaletą systemu jest prostota jego obsługi oraz oszczędność czasu. Całość opracowania podzielona jest na siedem rozdziałów tematycznych, są to: • Baza zawodników, • Baza umów, • Baza kontrahentów, • Składki członkowskie, • Terminarz, • Ewidencja sprzętu sportowego, Program ciągle będzie unowocześniany i będą dodawane do niego nowe funkcje, które będą dostępne do ściągnięcia ze strony internetowej poświęconej temu oprogramowaniu www.markusport.pl, W portalu będzie również oferowana będzie pomoc techniczna FAQ. Pierwsze kroki po instalacji Podczas pierwszego uruchomienia programu pojawi się komunikat aby w celu poprawnego funkcjonowania programu wpisać dane klubu w zakładce licencja. Okno dialogowe użytkownik Po wprowadzeniu prawidłowych danych klubu program będzie je przetwarzał np. przy procesach edycji z bazy umów . Dlatego bardzo ważne jest prawidłowe wpisanie danych. Przy edycji danych możliwe jest również wczytanie loga/herbu klubu jeżeli takie klub posiada. Rejestracja Aby program działał w pełnej wersji należy po jego zainstalowaniu wybrać z menu przycisk „Rejestracja” i wprowadzić kod wyjściowy załączony wraz z oryginalnym oprogramowaniem i wybrać „generuj kod przejściowy”. Ten kod należy wprowadzić do bazy oprogramowania rejestracji, która znajduje się na stronie internetowej autora: www.markusport.pl. Po wprowadzeniu kodu przejściowego zostanie wygenerowany na powyższej stronie kod bazowy, który należy wprowadzić w „Liście kodów rejestracyjnych” i zaakceptować wybierając „Sprawdź/zapisz”. Po prawidłowym wprowadzeniu kodu bazowego program będzie działał w pełnej wersji. Bez poprawnego przejścia przez fazę instalacji program będzie działał w wersji demonstracyjnej. Każdy program będzie można zainstalować tylko 2 razy, każdorazowe przenoszenie oprogramowania na inny komputer spowoduje jego zablokowanie. Aby dokonać odblokowania konieczne będzie skontaktowanie się z konsultantem poprzez w/w stronę internetową. Proces ten zabezpiecza oprogramowanie przed nielegalnym kopiowaniem. Zmiana nazw kluczowych sekcji oraz zespołów Program umożliwia zmianę nazw kluczowych wcześniej wprowadzonych sekcji oraz poszczególnych zespołów podczas zmieniających się faz rozgrywek i sezonu np. z nazwy drużyny „trampkarze starsi” na „juniorów” co jest konieczne przy udziale danej drużyny w kolejnych rozgrywkach nowego sezonu. Ta sama zasada obowiązuje przy zmianie nazewnictwa sekcji. Okno dialogowe zmiana nazw kluczowych 1. Kartoteka - Baza zawodników Każdy klub sportowy, aby spełniał swoje podstawowe funkcje musi posiadać zawodników. Reprezentują oni klub na zawodach i imprezach sportowych. Nie ma problemu z ewidencją jak ilość sekcji (2-3) oraz zawodników jest niewielka (15-30 osób). Problem zaczyna się pojawiać w momencie kiedy sekcji jest kilka a zawodników kilkadziesiąt lub kilkaset. Wtedy gromadzenie informacji dotyczących „swoich” zawodników staje się ogromnym problemem. Baza zawodników pozwala na zachowanie danych osobowych wszystkich zawodników i członków klubu. Można tworzyć kilkanaście sekcji sportowych a w każdej sekcji odpowiednie kategorie wiekowe zawodników czy drużyn. Kliknięciem myszki bardzo łatwo możemy odnaleźć zawodnika i niezbędne jego dane. Mogą one być modyfikowane i uzupełniane w dowolnym momencie. Z wprowadzonych elementów dokonuje się wydruki list zawodników, zgodnie z aktualnymi potrzebami – filtrując potrzebne dane do wydruku. Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość umieszczenia w każdej kartotece zawodnika jego zdjęcia oraz danych kontaktowych. Poniżej przedstawiono widok kartoteki w bazie zawodników. Kartoteka – baza zawodników Dodaj sekcję Chcąc dodać sekcje do bazy należy wybrać „dodaj sekcję” i w oknie dialogowym należy wpisać nazwę i zatwierdzić. Wtedy w kartotece pojawi się sekcja. Program nie ma ograniczenia związanego z ilością wprowadzonych sekcji. Okno dialogowe wpis sekcji Dodaj drużynę W celu przyporządkowania drużyny do odpowiedniej sekcji należy przed dodaniem drużyny podświetlić nazwę już dodanej sekcji w kartotece. Następnie wybrać „dodaj druzynę”, wpisać nazwę lub kategorię drużyny i zatwierdzić. Dodana drużyna zostanie dopisana do kartoteki wcześniej zaznaczonej sekcji. Program nie ma ograniczenia związanego z ilością wprowadzonych drużyn. Okno dialogowe wpis drużyny Dodawanie nowego zawodnika Aby dodać nowego zawodnika do bazy należy wybrać przycisk „dodawanie nowego zawodnika”. Pojawi się okno dialogowe, które umożliwia na wprowadzenie i edycję danych zawodnika. Po wpisaniu wszystkich danych należy wprowadzone informacje zatwierdzić wybierając „dodaj nowego zawodnika”. Okno dialogowe dodanie zawodnika Poprawianie danych zawodnika Postępowanie jest takie samo jak w przypadku wprowadzania danych nowego zawodnika. Zmodyfikowane dane należy zatwierdzić wybierając „modyfikuj dane zawodnika”. Dodawanie zdjęcia zawodnika W przypadku dodawania zdjęć zawodnika do kartoteki należy zaznaczyć wprowadzonego wcześniej zawodnika i kliknąć na „dodaj zdjęcie”, które w otwartym oknie dialogowym należy wybrać z plików z komputera. Zdjęcie zostanie zaimportowane do programu i widoczne po lewej stronie kartoteki zawodnika. Drukowanie Każdą kartotekę wprowadzoną do bazy można wydrukować. W celu wydrukowania interesującej nas listy należy w kartotece podświetlić odpowiednią sekcję oraz drużynę oraz wybrać „Drukuj…”. W oknie dialogowym możemy wybrać opcje wydruku, które nas interesują. Po naciśnięciu „drukuj” program wyeksportuje listę do programu tekstowego, gdzie będzie istniała możliwość wydruku bezpośredniego lub obróbki wyeksportowanej wiadomości. Okno dialogowe wydruk zawodników Usuń zawodnika W celu usunięcia zawodnika z bazy należy najpierw zaznaczyć interesującą nas pozycję wybierając ją z listy a następnie wybrać „usuń zawodnika” program dodatkowo zapyta nas czy na pewno chcemy usunąć wpis. Aby kontynuować usuwanie należy wybrać „ok”. 2. Kartoteka - Baza kontrahentów Współpraca z licznymi podmiotami wymaga wielu danych między innymi teleadresowych. Baza kontrahentów umożliwia szybkie i bezbłędne odnalezienie danych adresowych klubów, szkół, zawodników itp. Raz wprowadzone do bazy dane są filtrowane w kategoriach: • Kluby, • Sędziowie, • Placówki oświatowe, • Trenerzy, • Związki Sportowe, • Jednostki samorządowe, • Inne. Zastosowanie powyższych kategorii pozwala w sposób usystematyzowany zapisać a później odnaleźć potrzebne dane. Wszystkie nazwiska osób układają się w sposób alfabetyczny co dodatkowo ułatwia odnalezienie informacji. Bezpośrednio z programu można uruchomić pocztę elektroniczną czy stronę internetową wyszukanego kontrahenta. Kartoteka – baza kontrahentów Dodaj kontrahenta Dodawanie do bazy kontrahentów odbywa się w prosty sposób. Należy wybrać „dodaj kontrahenta” po czym pojawi się okno dialogowe, w którym wprowadza się dane kontrahenta. Informacje wprowadzane można filtrować tak, aby przypisać dane do odpowiedniej kategorii. Bezpośrednio z okna można również połączyć się z kontrahentem on-line za pomocą komunikatora lub strony internetowej. Wprowadzone dane należy zatwierdzić wybierając „dodaj nowego kontrahenta”. Okno dialogowe edycja kontrahenta Popraw dane kontrahenta Poprawianie wcześniej wprowadzonych informacji odbywa się na takiej samej zasadzie jak wprowadzanie nowego podmiotu. Należy wybrać „popraw dane kontrahenta” i w oknie dialogowym zmienić dane, które należy zapisać wybierając „modyfikuj dane kontrahenta”. Usuń kontrahenta W celu usunięcia kontrahenta należy najpierw zaznaczyć interesującą nas pozycję wybierając ją z listy a następnie wybrać „usuń kontrahenta” program dodatkowo zapyta nas czy na pewno chcemy usunąć wpis. Aby kontynuować usuwanie należy wybrać „ok”. 3. Kartoteka - Składki członkowskie Jednym z podstawowych źródeł finansowania uczniowskiego klubu sportowego jest uiszczanie przez członków klubu comiesięcznych składek członkowskich. Im większa ilość zawodników tym trudniej prowadzić ewidencję wpłat. Kartoteka składki członkowskie pozwala w sposób bardzo prosty na wprowadzanie wysokości wpłat i zapisanie ich do konkretnego wpłacającego. Z kartoteki możliwe jest również wygenerowanie lub wysłanie monitu osobie mającej zadłużenie na swoim koncie. Kartoteka – baza kontrahentów Dodaj rok składkowy Przed rozpoczęciem wprowadzania danych o wysokościach składek należy do bazy dodać odpowiedni rok składkowy wybierając „Dodaj rok” i wpisując wybraną pozycję. Okno dialogowe wpis roku składkowego Dodaj okres składkowy W celu dokonania wpisu składek członkowskich zawodników, należy każdemu zawodnikowi założyć „okres składkowy” do rozliczeń. W tym celu należy wybrać „Dodaj okres składkowy”. Okno dialogowe edycja kontrahenta W oknie dialogowym należy wybrać zawodnika wprowadzonego wcześniej do bazy zawodników z listy. W tym celu należy wybrać w oknie dialogowym „edycja rocznego okresu składkowego” pozycję „wybierz zawodnika”. Pojawi się lista zawodników wprowadzonych do ewidencji w bazie zawodników. Należy wybrać żądane nazwisko akceptując decyzję wybierając „Pobierz dane”. Dane wybranego zawodnika zostaną pobrane do ewidencji składek członkowskich (pola oznaczone na szaro). Nie ma możliwości wprowadzenia danych zawodnika z pozycji bazy składek. Aby dodać nowego zawodnika należy jego wszystkie dane wprowadzić w kartotece Baza zawodników. Okno dialogowe wybór zawodnika Wprowadzając dane dotyczące składek członkowskich ważne jest poprawne zarejestrowanie zawodnika w bazie składek wybierając dokładną datę rejestracji zawodnika w klubie. Od tej daty zostaną naliczane odpowiednie składki. Następnie należy wprowadzić ustaloną kwotę wpisowego – jako opłata jednorazowa uiszczana przy zapisaniu zawodnika. Kolejnym krokiem jest wpisanie wysokości składki miesięcznej naliczanej od miesiąca rejestracji przez dalszy okres składkowy. W odpowiednie pola oznaczające miesiące (od stycznia do grudnia) w wybranym roku należy systematycznie wprowadzać kwoty przekazane przez zawodnika na konto bankowe klubu. Rejestracji wpłat dokonujemy wpisując kwoty wpłacone (z wyciągu bankowego). Wszystkie wprowadzone dane zatwierdzamy wybierając „Dodaj okres składkowy”. Zmiana wysokości składek w czasie trwania okresu składkowego W razie zmiany wysokości składki w trakcie trwania okresu składkowego należy oknie dialogowym edycji roku składkowego wybrać „zm.” – składki zmienne. Wtedy w kolejnym oknie dialogowym „Słownik Składek” należy wprowadzić ręcznie zmianę wysokości składek i ustawić składki ze zmianą do końca roku kalendarzowego. Ostatnia składka roku staje się automatycznie wysokością składki na kolejny rok. Nowy wpis może mieć składkę wpisaną ręcznie, zmienną przez określenie kwot w oknie słownika składek lub ściągniętą ze słownika przy pomocy przycisku w oknie składek zróżnicowanych. Przycisk „zastosuj do istniejących” powoduje zmianę wszystkich istniejących już w bazie wpisów. W ten sposób automatycznie zmienia się stawki składek u wszystkich zawodników. Okno dialogowe słownik składek 4. Kartoteka - Baza umów Każdy klub sportowy prowadzący działalność sportową wcześniej czy później będzie musiał spisywać umowy z kontrahentami czyli trenerami, szkołami itp. Baza umów pozwala na przygotowanie dokumentów oraz ich wygenerowanie w programie tekstowym do dodatkowej obróbki i wydrukowania. W tej kartotece możemy tworzyć umowy: • Zlecenia np., z trenerami, obsługą techniczną, • O dzieło np. z kierownikami obozów, • Ze szkołami, • Z ośrodkami wypoczynkowymi. W programie zawarte są przykładowe wzory umów, które po wyeksportowaniu do programu tekstowego można dostosować do swoich potrzeb. Do kartoteki wpisuje się dane zmienne takie jak np. imiona i nazwiska oraz funkcje stron, datę zawarcia, czas trwania itp. Po jednym kliknięciu myszki umowa zostaje automatycznie wygenerowana do programu tekstowego i jest gotowa do dostosowania jej do swoich potrzeb. Zapisane dane osobowe są umieszczone i pogrupowane w jednym miejscu tworząc tym samym ewidencję umów. W każdej chwili wiemy z kim, gdzie i kiedy została spisana umowa bez konieczności wertowania dokumentów papierowych. Stworzona baza sprawia, że odnalezienie potrzebnych danych nie stanowi większego problemu nawet dla początkujących. Kartoteka – baza umów Dodaj umowę Aby dodać do bazy nową umowę należy wybrać przycisk „dodaj umowę”. Pojawi się okno dialogowe, które umożliwia wprowadzenie i edycję danych do umowy. Istnieje opcja wyboru rodzaju umowy (umowa zlecenia, o dzieło, z ośrodkiem, ze szkołą). Po wpisaniu wszystkich danych należy wprowadzone informacje zatwierdzić wybierając „dodaj nową umowę”. Schowki Przy wprowadzaniu kilku umów jednocześnie można przyspieszyć wprowadzanie danych reprezentantów klubu poprzez zapisanie ich danych do schowka. W tym celu należy wpisać wybrane nazwisko oraz funkcję i nacisnąć „zapisz do schowka1” – zapisuje pierwszego reprezentanta po stronie klubu. Taka sama procedura dotyczy drugiego reprezentanta z tym że zapamiętujemy jej dane wybierając „zapisz do schowka2” Wybierając „pobierz ze schowka1 lub 2” automatycznie pojawią się wcześniej zapisane dane. Okno dialogowe edycja umowy Popraw dane umowy Poprawianie wcześniej wprowadzonych informacji odbywa się na takiej samej zasadzie jak wprowadzanie nowej umowy. Należy wybrać „popraw dane umowy” i w oknie dialogowym zmienić dane, które należy zapisać wybierając „modyfikuj dane umowy”. Umowa jest również przypisana w bazie do konkretnej sekcji. W razie potrzeby w łatwy sposób można ją odnaleźć. Zmień rodzaj umowy Po wpisaniu danych i zapisaniu jej w bazie istnieje możliwość zmiany rodzaju umowy. W tym celu należy wybrać nowy rodzaj umowy i zatwierdzić potwierdzając „modyfikuj typ umowy”. Dane zapisane w bazie pod innym wybranym wcześniej rodzajem umowy. Okno dialogowe typ umowy Usuń umowę W celu usunięcia umowy należy najpierw zaznaczyć interesującą nas pozycję wybierając ją z listy a następnie wybrać „usuń umowę” program dodatkowo zapyta nas czy na pewno chcemy usunąć wpis. Aby kontynuować usuwanie należy wybrać „ok”. Edytuj umowę … Każda umowa w bazie w dowolnym momencie może być wydrukowana. W tym celu należy wybrać „Drukuj…” i automatycznie umowa zostanie wygenerowana w programie tekstowym do dalszej obróbki. UWAGA !!! Druk umowy jeżeli w przyszłości chcemy do niego powrócić należy bezwzględnie zapisać na twardym dysku komputera lub innym wybranym nośniku. Po zamknięciu umowy w programie tekstowym jej treść nie zostanie zapisana w programie Menedżer klubu sportowego. Zaleca się każdą wyedytowaną umowę w programie tekstowym po wydruku zapisać w swoim archiwum na komputerze pod nową nazwą. Program nie archiwizuje treści umowy tylko dane stron umowy oraz terminy realizacji, które są po wprowadzeniu cały czas dostępne w bazie umów. 5. Kartoteka - Terminarz Kartoteka Terminarz to proste narzędzie informatyczne zastępujące lub uzupełniające tradycyjny kalendarz papierowy. W tej pozycji możliwe jest dodawanie i zapisywanie informacji o spotkaniach, wydarzeniach oraz tworzenie krótkich indywidualnych notatek. W ten sposób zarządzający klubem w jednym oprogramowaniu wszystkie niezbędne dane ma w jednej aplikacji bez konieczności wertowania i szukania potrzebnych informacji w dokumentach, notatnikach czy kalendarzach. Wszystkie zapiski i notatki można wydrukować. Kartoteka – terminarz Dodaj rocznik W celu dodania roku do kalendarza należy wybrać „dodaj rocznik”. Po pojawieniu się okna dialogowego należy wpisać kolejny nr roku, który chcemy dodać. Okno dialogowe wpis rocznika terminarza Usuń rocznik Aby usunąć rok kalendarzowy należy podświetlić usuwany rok oraz wybrać „usuń rocznik”. Po pojawieniu się okna dialogowego należy wybrać „ok” w celu usunięcia rocznika. Dodawanie wpisów Wpisy w terminarzu dokonuje się za pomocą dwukrotnego kliknięcia myszką na wybrany dzień tygodnia. Po otwarciu notesu można zapisywać wszystkie dowolne informację, które w razie potrzeby można również wydrukować. Wpisy w poszczególnych dniach są oznaczone gwiazdką i wskazują, że w danym dniu dokonano zapisów. Okno dialogowe notatnika 6. Ewidencja sprzętu sportowego Bardzo proste narzędzie pozwalające wprowadzać „na stan” zakupiony, podarowany czy przekazany klubowi sprzęt sportowy, proste przypisanie stanu do konkretnej sekcji czy drużyny, możliwość zdjęcia sprzętu ze stanu w momencie jego zużycia powoduje, że zawsze będziemy mieli podgląd gdzie znajduje się wyposażenie sportowe naszego klubu. Kartoteka ewidencja sprzętu Dodaj sprzęt Dodawanie sprzętu sportowego odbywa się w bardzo prosty i intuicyjny sposób. W tym celu należy wybrać „Dodaj sprzęt”. W oknie dialogowym wprowadza się podstawowe dane sprzętu takie jak nazwa, ilość sztuk, data zakupu itp. Następnie dane należy zapisać wybierając „Dodaj sprzęt”. Informacje są zapisywane automatycznie w bazie sprzętu. Okno dialogowe edycja sprzętu Zmień stan sprzętu Sprzęt w bazie sprzętu można „ściągnąć ze stanu” zmieniając jego status. Wtedy należy wybrać pozycję sprzętu z listy oraz wybrać „Zmień stan sprzętu”. Po dokonanych zmianach zapisów w edytorze wpisy należy zatwierdzić wybierając „Zmień stan sprzętu”. Usuń sprzęt W celu usunięcia sprzętu należy najpierw zaznaczyć interesującą nas pozycję wybierając ją z listy a następnie wybrać „usuń sprzęt” program dodatkowo zapyta nas czy na pewno chcemy usunąć wybrany sprzęt. Aby kontynuować usuwanie należy wybrać „ok”. Drukowanie Każdą kartotekę wprowadzoną do bazy można wydrukować. W celu wydrukowania interesującej nas listy należy w kartotece podświetlić odpowiednią sekcję oraz drużynę oraz wybrać „Drukuj…”. W oknie dialogowym możemy wybrać opcje wydruku, które nas interesują. Po naciśnięciu „drukuj” program wyeksportuje listę do programu tekstowego, gdzie będzie istniała możliwość wydruku bezpośredniego lub dodatkowej obróbki wyeksportowanej wiadomości. Archiwizacja danych W celu archiwizacji danych wprowadzonych do programu należy co pewien czas np. raz w tygodniu skopiować pliki bazy danych – pliki z folderu źródłowego do którego został zainstalowany program i zapisać je w dowolnym nowym folderze wg. ogólnie przyjętych zasad. Oprogramowanie powstało na podstawie pomysłu: MARKUSPORT mgr Marcin Kuśmierz ul. Bacha 1/18 43-100 Tychy www.markusport.pl e-mail: [email protected] tel.: 0-502-028-337 © Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, publiczne odtwarzanie bez zgody wydawcy zabronione