Procedura Oceny Projektów Szwajcarsko – Polskiego Programu

Procedura Oceny Projektów
Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy
Województwa Podkarpackiego
na lata 2012-2015
Zarząd Województwa Podkarpackiego
1
Spis treści
I.
Informacje ogólne ........................................................................................................ 3
1.1. Podstawa prawna i dokumenty programowe ............................................................................ 3
1.2. Cele konkursu.............................................................................................................................. 4
1.3. Formy wsparcia ........................................................................................................................... 4
1.4. Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu ......................................... 5
1.5. Grupy docelowe .......................................................................................................................... 6
1.6. Dodatkowe wymagania .............................................................................................................. 6
1.7. Struktura instytucjonalna - Instytucja odpowiedzialna za realizację konkursu .......................... 7
1.8. Źródła finansowania i kwota środków przeznaczona na dofinansowanie realizacji projektów
oraz warunki korzystania ze środków ......................................................................................... 7
1.9
Harmonogram przeprowadzania oceny wniosków o dofinansowanie ...................................... 9
II.
Określenie podstawowych zasad realizacji konkursu .............................................. 9
2.1. Wymagania czasowe ................................................................................................................... 9
2.2. Wymagania finansowe.............................................................................................................. 10
2.3. Wskaźniki .................................................................................................................................. 10
2.4. Wymagania dotyczące zlecania wykonania usług .................................................................... 11
2.5. Wymagania dotyczące innowacyjności .................................................................................... 11
III.
Procedura składania wniosków o dofinansowanie realizacji projektu .................. 11
3.1. Wymagania odnośnie przygotowania wniosku o dofinansowanie .......................................... 11
3.2. Wymagania konkursowe........................................................................................................... 13
3.3. Wymagane załączniki do wniosku ............................................................................................ 14
IV.
Procedura dokonywania wyboru projektów i podpisywania umowy o
dofinansowanie projektu .......................................................................................... 17
4.1. System naboru wniosków ......................................................................................................... 17
4.2. Procedura oceny formalnej ...................................................................................................... 19
4.3. Procedura oceny merytorycznej ............................................................................................... 22
4.4. Rekomendowanie/opiniowanie wyboru projektów do dofinansowania ................................. 25
4.5. Procedura zatwierdzania wyboru projektów przez Zarząd Województwa .............................. 25
4.6. Procedura odwoławcza ............................................................................................................. 26
4.7. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu ....................................................................... 27
4.8. Procedura podpisywania umów ............................................................................................... 27
V.
Realizacja projektu .................................................................................................... 28
5.1. Wymagania dotyczące zlecania usług ....................................................................................... 28
5.2. Wymagania dotyczące stosowania zasady konkurencyjności .................................................. 29
VI.
Kontakt i dodatkowe informacje ............................................................................... 30
6.1. Kontakt ...................................................................................................................................... 30
6.2. Procedura wycofania wniosku .................................................................................................. 31
6.3. Ogólne zasady promocji projektów finansowanych ze środków SPPW ................................... 31
6.4. Ogólne zasady monitorowania projektów finansowanych ze środków SPPW ......................... 31
VII. Załączniki ................................................................................................................... 31
7.1. Spis załączników do Procedury Oceny Projektów: ................................................................... 31
2
I.
Informacje ogólne
Niniejszą dokumentację konkursową przygotowano w celu przedstawienia zasad
dofinansowania realizacji projektów w ramach Priorytetu 4 „Rozwój społeczny i zasobów
ludzkich”, projektu „Poprawa infrastruktury domów pomocy społecznej i/lub placówek
opiekuńczo-wychowawczych
oraz
podnoszenie
kwalifikacji
personelu
w
tym
pielęgniarek/pielęgniarzy ww. instytucji”. Dokumentacja konkursowa została opracowana
na podstawie obowiązujących w tym zakresie aktów prawnych oraz dokumentów
programowych.
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Rzeszowie
zastrzega sobie prawo
do zmiany zapisów dokumentacji konkursowej w trakcie trwania konkursu, jeżeli zmiany takie
narzuci Instytucja Pośrednicząca bądź Krajowa Instytucja Koordynująca, bądź wynikną one
z nowych uregulowań prawnych lub innych niezbędnych do prawidłowej realizacji Projektu
przyczyn. Informacja o ewentualnych zmianach wraz z wyjaśnieniami zostanie każdorazowo
zamieszczona na stronie internetowej ROPS w Rzeszowie – www.sppw.rops.rzeszow.pl.
W związku z powyższym zaleca się, aby osoby zainteresowane aplikowaniem o środki
w ramach niniejszego konkursu na bieżąco zapoznawały się z informacjami zamieszczonymi
na stronie internetowej Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Rzeszowie.
Słownik pojęć:
SPPW - Szwajcarsko – Polski Program Współpracy
IR
- Instytucja Realizująca – Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Rzeszowie
IP
- Instytucja Pośrednicząca – Biuro do Spraw Zagranicznych Programów Pomocy
w Ochronie Zdrowia
KIK - Krajowa Instytucja Koordynująca - Ministerstwo Rozwoju Regionalnego –
Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej
KOP - Komisja Oceny Projektów
KS
- Komitet Sterujący
Procedura – Procedura Oceny Projektów Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy
Województwa Podkarpackiego na lata 2012-2015
Generator wniosków – służy przygotowaniu wniosku o dofinansowanie dla pojedynczego
Projektu, wypełniany elektronicznie. Należy go zapisać na dysku twardym bądź
innym nośniku elektronicznym w formacie PDF, wydrukować i złożyć zgodnie
z zasadami określonymi w ogłoszeniu o naborze wniosków.
1.1.
Podstawa prawna i dokumenty programowe
Obowiązujące akty prawne:
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157,
poz. 1240, z późn. zm.)
Obowiązujące dokumenty programowe:
Umowa ramowa pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą
Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy w celu
zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii
3
Europejskiej z dnia 20 grudnia 2007r. wraz z Aneksami, zwana dalej „Umową
ramową”
Wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach SPPW
Wytyczne w sprawie kwalifikowalności podatku VAT w ramach SPPW
Wytyczne w sprawie informacji i promocji w ramach SPPW
Wytyczne w sprawie monitorowania realizacji projektów w ramach SPPW
SPPW – system zarządzania i wdrażania w Polsce
Opis obszaru Cel II
Wyżej wymienione dokumenty programowe umieszczone są na stronie internetowej
Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Rzeszowie – www.sppw.rops.rzeszow.pl.
Nieznajomość
powyższych
dokumentów
skutkować
może
niewłaściwym
przygotowaniem projektu, nieprawidłowym wypełnieniem formularza wniosku oraz
opracowaniem budżetu itp.
Odpowiedzialność za znajomość podstawowych dokumentów, zasad i wytycznych
związanych z przygotowaniem wniosku do dofinansowania bierze na siebie Beneficjent.
1.2.
Cele konkursu
Celem przewidzianym do osiągnięcia w ramach ogłoszonego konkursu jest
polepszenie warunków życia mieszkańców domów pomocy społecznej i/lub placówek
opiekuńczo-wychowawczych a także jakości dostarczanych im usług oraz warunków pracy
personelu domów pomocy społecznej i/lub placówek opiekuńczo-wychowawczych oraz
podniesienie kwalifikacji personelu tych instytucji. Celem jest nie tylko osiągnięcie
podstawowych standardów wymaganych przez prawo, które muszą być spełnione przez
instytucje pomocy społecznej, ale osiągnięcie wyższego poziomu świadczonych usług
(powyżej standardów wynikających z ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej
(Dz. U. z 2009r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) – innowacyjność projektu. Ze względu
na osoby mieszkające w domach pomocy społecznej, wsparciem mogą zostać objęte
instytucje całodobowe dla osób wymienionych w art.56 ustawy z dnia 12 marca 2004r.
o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) oraz zgodnie z art. 56a
ww. ustawy. W przypadku placówek opiekuńczo-wychowawczych wsparcie dotyczy tylko
placówek całodobowych.
Cele poszczególnych Komponentów:
Komponent 1 - Poprawa infrastruktury domów pomocy społecznej i/lub placówek
opiekuńczo-wychowawczych - poprawa jakości usług świadczonych
mieszkańcom domów pomocy społecznej i/lub placówek opiekuńczowychowawczych i/lub rozszerzenie wachlarza świadczonych usług;
Komponent 2 - Podnoszenie kwalifikacji personelu domów pomocy społecznej i/lub
placówek opiekuńczo-wychowawczych, głównie pracującego bezpośrednio
z ich mieszkańcami;
Komponent 3 - Poprawa jakości usług pielęgniarskich dla mieszkańców domów pomocy
społecznej poprzez podnoszenie kwalifikacji.
1.3.
Formy wsparcia
Wsparciem objęte mogą zostać następujące rodzaje projektów:
4
Komponent 1 - Realizacja
działań
innowacyjnych,
w
tym
inwestycji
i/lub
przebudowy/rozbudowy/modernizacji, także zadań związanych z zakupem
niezbędnego wyposażenia i sprzętu i/lub ich renowacji w ramach niniejszego
Komponentu;
Komponent 2 - Szkolenia personelu pracującego głównie bezpośrednio z mieszkańcami
domów pomocy społecznej i/lub placówek opiekuńczo-wychowawczych
w zakresie spójnym z Komponentem 1;
Komponent 3 - Kursy kwalifikacyjne i szkolenia specjalizacyjne zwane specjalizacją
dla pielęgniarek/pielęgniarzy w domach pomocy społecznej.
Przedsięwzięcia inwestycyjne dotyczyć będą obiektów pomocy społecznej takich jak
domy pomocy społecznej i całodobowe placówki opiekuńczo - wychowawcze. Wspierane
będzie także wyposażenie ww. obiektów w niezbędny sprzęt służący prowadzonej
działalności w zakresie pomocy społecznej.
Jednocześnie ww. instytucje zostaną objęte wsparciem w zakresie podnoszenia
kwalifikacji personelu pracującego bezpośrednio z mieszkańcami. Szkolenia (prowadzone
przez firmy szkoleniowe) powinny być skierowane jedynie do grup odbiorców projektów
i dostosowane do ich specyficznych potrzeb. Preferowane będą szkolenia i kursy będące
wynikiem pogłębionej analizy potrzeb szkoleniowych grup ww. grup odbiorców.
Nabór dla Komponentu 1 i Komponentu 2 jest połączony gdyż działania inwestycyjne
powinny być powiązane z działaniami szkoleniowymi i stanowić logiczną całość. Każdy
z projektów powinien składać się z Komponentu 1 i Komponentu 2. Projekty powinny być
skonstruowane w oparciu o spójny plan działań, zawierający zarówno instrumenty
szkoleniowe jak i inwestycyjne, prowadzące do poprawy jakości usług świadczonych przez
instytucje pomocy społecznej.
IR SPPW przewiduje realizację Komponentu 3 przez podmiot wyłoniony zgodnie
z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010r.
Nr 113, poz. 759 z późn.zm) zwany wówczas wykonawcą (ww. ustawa reguluje obowiązek
stosowania trybów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego).
W ramach Komponentu 3 istnieje możliwość realizacji kursów:
Kursów
kwalifikacyjnych
które
mają
na
celu
uzyskanie
przez
pielęgniarkę/pielęgniarza/położną specjalistycznych kwalifikacji do udzielania
określonych świadczeń zdrowotnych wchodzących w zakres danej dziedziny
pielęgniarstwa lub dziedziny mającej zastosowanie w ochronie zdrowia.
Szkolenie specjalizacyjne zwane specjalizacją ma na celu uzyskanie przez
pielęgniarkę/pielęgniarza/położną specjalistycznych kwalifikacji w określonej
dziedzinie pielęgniarstwa lub dziedzinie mającej zastosowanie w ochronie zdrowia
oraz tytułu specjalisty w tej dziedzinie.
Pielęgniarki/pielęgniarze/położne pracujące w domach pomocy społecznej
i placówkach opiekuńczo-wychowawczych mogą korzystać ze szkoleń realizowanych przez
Beneficjentów w ramach Komponentu 2 (tj. szkoleń które nie mogą zostać zrealizowane
w ramach Komponentu 3).
1.4.
Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie
projektu
O dofinansowanie mogą ubiegać się wszystkie podmioty, które jednocześnie spełniają
warunki:
5
Beneficjent nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie
art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych),
Typ Beneficjenta uprawnionego do ubiegania sie o wsparcie w ramach projektu jest
zgodny z jednym z poniższych:
- jednostka samorządu terytorialnego;
- organizacja pozarządowa;
- organizacja kościelna i związek wyznaniowy, osoba prawna kościołów
i związków wyznaniowych,
Posiadanie przez instytucję pomocy społecznej:
w przypadku DPS – zezwolenia wojewody na prowadzenie DPS-u na czas
nieokreślony lub zezwolenia tymczasowego (pod warunkiem, że w przypadku
ubiegania się o dofinansowanie ze środków SPPW zakresy inwestycji w DPS-ach
działających na podstawie tymczasowych zezwoleń będą wykraczać ponad
zakres objęty Programem Naprawczym finansowanym ze środków Ministerstwa
Pracy i Polityki Społecznej);
w przypadku całodobowych PO-W – zezwolenia wojewody na prowadzenie POW na czas nieokreślony lub zezwolenia tymczasowego (PO-W działające
na podstawie tymczasowych zezwoleń powinny wyjaśnić powody, dla których nie
spełniają wymaganych przez prawo standardów minimalnych w celu
jednoznacznego i niebudzącego wątpliwości oddzielenia zakresu działań
inwestycyjnych oraz źródeł ich finansowania oraz wskazać w jaki sposób
zapewniają trwałość projektów),
Lokalizacja instytucji pomocy społecznej (DPS, całodobowa PO-W) na terenie
województwa podkarpackiego.
1.5.
Grupy docelowe
Projekty muszą być skierowane do następujących grup odbiorców:
Mieszkańcy DPS/PO-W,
Personel DPS/PO-W
pracujący głównie bezpośrednio z mieszkańcami
wymienionych instytucji pomocy społecznej,
Pielęgniarki/pielęgniarze DPS posiadający wykształcenie co najmniej średnie
w zawodzie pielęgniarki, którzy musza uzupełnić swoje kwalifikacje, zgodnie
z obowiązującymi wymogami NFZ w zakresie kontraktowania usług
pielęgniarskich.
1.6.
Dodatkowe wymagania
1.6.1 O dofinansowanie realizacji projektu mogą występować organy prowadzące DPS
i PO-W zlokalizowane na terytorium województwa podkarpackiego. Nie jest
istotne, gdzie jest siedziba Beneficjenta – Beneficjenci z siedzibą spoza
województwa mogą aplikować w konkursie, przy czym wiążąca jest zasada
obejmowania wsparciem mieszkańców ww. instytucji pomocy społecznej
zlokalizowanych na terenie województwa.
1.6.2 Beneficjent ma obowiązek prowadzić biuro projektu na terenie województwa
w okresie realizacji projektu, z dostępną pełną dokumentacją wdrażanego projektu
(dokumentacja ta powinna dotyczyć dokumentów merytorycznych i finansowych
6
związanych z realizowanym wsparciem) oraz z kluczowym personelem
realizującym projekt (personel zarządzający projektem wskazany we wniosku).
1.6.3 Trwałość projektów realizowanych przez Beneficjentów powinna wynosić 5 lat
od daty zakończenia Projektu Instytucji Realizującej. Poprzez datę zakończenia
Projektu Instytucji Realizującej należy rozumieć datę 31.12.2015r.
1.6.4 Beneficjent ubiegający się o dofinansowanie więcej niż jednej instytucji powinien
złożyć odrębny wniosek dla każdego projektu.
1.6.5 Jeden Beneficjent może złożyć maksymalnie 2 wnioski w ramach wszystkich
ogłoszonych naborów projektów.
1.7.
Struktura instytucjonalna - Instytucja odpowiedzialna
za realizację konkursu
Funkcję Instytucji Realizującej SPPW w województwie podkarpackim pełni
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Rzeszowie, ul. Hetmańska 120,
35-078 Rzeszów.
Projekty realizowane są w ramach projektu „Poprawa infrastruktury domów
pomocy społecznej i/lub placówek opiekuńczo-wychowawczych oraz
podnoszenie kwalifikacji personelu w tym również pielęgniarek i pielęgniarzy
ww. instytucji”.
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Rzeszowie jest również Instytucją
ogłaszającą konkurs;
Funkcję Instytucji Pośredniczącej SPPW pełni Biuro do Spraw Zagranicznych
Programów Pomocowych, Aleje Jerozolimskie 155, 02-326 Warszawa;
Funkcję Krajowej Instytucji Koordynującej SPPW pełni Ministerstwo Rozwoju
Regionalnego – Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej,
ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa.
1.8.
Źródła finansowania i kwota środków przeznaczona
na dofinansowanie realizacji projektów oraz warunki
korzystania ze środków
1.8.1 Stosuje się następujące poziomy dofinansowania:
Dofinansowanie do 85 % całkowitych kosztów kwalifikowalnych Projektu,
w przypadku gdy 15 % lub więcej całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu
będzie współfinansowane z budżetu Beneficjenta tj. kwota środków dostępnych
w ramach ogłoszonego konkursu jest dofinansowana do 85 % ze środków
SPPW, w przypadku gdy minimalny wkład własny Beneficjenta wynosi 15 %.
Maksymalna wartość wydatków na inwestycje (Komponent 1) wyniesie do 93%
sumy całkowitych kosztów kwalifikowanych w ramach projektu a wydatki
nieinwestycyjne minimum 7%( w tym 1% z 85 % wartości kosztów
kwalifikowalnych projektu na informację i promocję).
1.8.2
Dopuszcza się możliwość przedstawienia we Wniosku o dofinansowanie
wydatków niekwalifikowanych w ramach projektu jako dodatkowy element
projektu, finansowany wyłącznie ze środków własnych. Należy jednak pamiętać,
że wydatki niekwalifikowane (dodatkowe) nie mogą zastępować wkładu własnego,
7
który musi być kwalifikowany i musi stanowić część całkowitych wydatków
projektu.
1.8.3
Przewidzianą formą finansowania dla składanych wniosków jest zaliczka
i refundacja (tylko płatność końcowa ma charakter refundacji).
Zaliczka -system zaliczkowy oparty jest na odnawialnych płatnościach z góry. Oznacza
to, że nie ma możliwości połączenia płatności zaliczkowej z refundacjami,
za wyjątkiem płatności końcowej, która zawsze ma charakter refundacji.
Beneficjenci mogą występować o zaliczki na następujących warunkach:
Beneficjenci winni przedłożyć do IR wniosek o zaliczkę /płatność
każdorazowo zaliczka nie przekroczy 20% budżetu projektu;
każdorazowo zaliczka nie przekroczy 50% budżetu projektu na bieżący rok
w przypadku realizacji projektu powyżej jednego roku
płatność końcowa o minimalnej
wysokości 5% dofinansowania zostanie
wypłacona po akceptacji ostatniego Wniosku o płatność wraz z ostatnim
Raportem okresowym z realizacji Projektu, Raportu z zakończenia Projektu
i Końcowego Raportu finansowego.
Zaliczki będą uzgadniane indywidualnie w przypadku każdego projektu, w trakcie
jego ustanawiania oraz będą określone w odpowiedniej Umowie w sprawie
dofinansowania projektu. Podstawą do otrzymania płatności okresowej jest sporządzenie
Wniosku o płatność1 wraz z Raportem okresowym z realizacji projektu.
Beneficjent
jest uprawniony do otrzymywania zaliczek i może wnioskować
o pierwszą zaliczkę (pierwszą płatność) na podstawie planowanych wydatków, której
wysokość jest określona na etapie Umowy oraz o kolejne zaliczki w trakcie wdrażania
projektu. Poziomy indykatywne zaliczek dla projektu są określane na etapie umowy oraz
wskazywane w Wstępnym planem wydatków2. Dodatkowo' przy ustalaniu kolejnych transz
zaliczek zastosowanie mają poniższe wytyczne:
Każda z kolejnych zaliczek, rozważana będzie odrębnie, jak również pierwsze
zaliczki nie mogą przekroczyć ww. progów procentowych
Kwota zaliczki wnioskowana przez Beneficjenta na kolejny okres raportowania
powinna
wynikać z popartego uzasadnieniem oszacowania planowanych
wydatków wskazanych w danym Raporcie Okresowym,
Płatność okresowa zostanie wypłacona pod warunkiem rozliczenia, poprzez
złożenie wniosku o płatność, co najmniej 70 % łącznej kwoty przekazanego
wcześniej dofinansowania. Beneficjent wnioskując o kolejną transzę powinien
wziąć pod uwagę kwotę środków, która już została jej przekazana, a nie została
wydatkowana do końca mijającego okresu. W celu uniknięcia gromadzenia
środków
zaliczkowych przez Beneficjenta, kwoty wydatków planowanych
na następny okres raportowania będą pomniejszane o kwoty niewydatkowane
w poprzednim okresie. W przypadku jeśli jakieś działania lub części działań
zaplanowanych do realizowania w mijającym okresie zostały przełożone
do realizacji w kolejnym okresie raportowania, planowane wydatki związane
z tymi odroczonymi działaniami powinny być włączone do Raportu Okresowego.
1
Wzór Wniosku o płatność będzie udostępniony na stronie ROPS w Rzeszowie www.sppw.rops.rzeszow.pl
2
Wzór Wstępnego planu wydatków będzie udostępniony na stronie ROPS w Rzeszowie www.sppw.rops.rzeszow.pl
8
Refundacja -.Końcowa płatność w wysokości minimum 5% dofinansowania będzie
wypłacona nie wcześniej niż po zaakceptowaniu ostatniego Wniosku
o płatność wraz z ostatnim Raportem okresowym z realizacji Projektu,
Raportu z zakończenia Projektu i Końcowego Raportu finansowego
1.8.4
System raportowania i płatności został określony w Wytycznych w sprawie
monitorowania realizacji projektów w ramach SPPW.
1.9
Harmonogram przeprowadzania oceny wniosków
o dofinansowanie
W ciągu 10 dni roboczych od zakończenia naboru wniosków w ramach konkursu
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Rzeszowie zamieści na stronie internetowej –
www.sppw.rops.rzeszow.pl szczegółowy harmonogram przeprowadzania etapów oceny
i wyboru wniosków tj. etap oceny formalnej, merytorycznej, rekomendowania/opiniowania
wyboru projektów do dofinansowania.
II.
Określenie podstawowych zasad realizacji konkursu
2.1.
Wymagania czasowe
2.1.1 Beneficjent określa datę rozpoczęcia projektu i zakończenia finansowego realizacji
projektu mając na uwadze, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem
w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowane.
2.1.2 Przez rozpoczęcie realizacji Projektu należy rozumieć datę podpisania
Umowy/datę
rozpoczęcia
prac
związanych
z
Projektem
zgodnie
z harmonogramem.
Przez zakończenie rzeczowe realizacji projektu należy rozumieć datę podpisania
przez Beneficjenta protokołu końcowego odbioru, lub innego dokumentu
równoważnego w ramach realizacji projektu.
Przez zakończenie finansowe realizacji projektu należy rozumieć datę poniesienia
przez Beneficjenta ostatniego wydatku w ramach realizacji projektu.
Przez zakończenia Projektu należy rozumieć zakończenie projektu Beneficjenta
tj. datę zatwierdzenia ostatniego wniosku o płatność wraz z Raportem okresowym
z realizacji Projektu, Raportem z zakończenia projektu i Końcowym raportem
finansowym.
2.1.3 Zakładany termin realizacji projektu musi mieścić się od daty podpisania
umowy/daty rozpoczęcia prac związanych z projektem zgodnie z harmonogramem
do 31 grudnia 2014 r.
2.1.4 Przy określaniu daty rozpoczęcia realizacji projektu należy uwzględnić proces
oceny formalnej, merytorycznej, rekomendowania/opiniowania wyboru projektów
do dofinansowania oraz czas niezbędny na podpisanie umowy z Instytucją
Realizującą który wynosi łącznie około 100 (w uzasadnionych przypadkach 120
lub więcej) dni roboczych od daty zamknięcia naboru wniosków.
2.1.5 W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy okres realizacji projektu zawarty we wniosku
o dofinansowanie projektu na skutek opóźnień w ocenie wniosku zakłada
rozpoczęcie realizacji projektu przed terminem zawarcia umowy o dofinansowanie
9
ROPS w Rzeszowie może wyrazić zgodę na dostosowanie okresu realizacji
projektu (w tym również harmonogramu realizacji projektu, wstępnego planu
wydatków i budżetu projektu w części dotyczącej daty poniesienia wydatku) do
terminu podpisania umowy o dofinansowanie. Zmiana (przesunięcie) okresu
realizacji projektu może nastąpić na pisemny wniosek Beneficjenta.
2.2.
Wymagania finansowe
2.2.1 Całkowita dostępna alokacja ze środków Szwajcarsko – Polskiego Programu
Współpracy przeznaczona na dofinansowanie projektów (dla działań objętych
regrantingiem) na lata 2012-2015 wynosi 3.735.283 CHF (Komponent 1 +
Komponent 2 + Informacja i promocja = 85 % wartości kosztów kwalifikowalnych
projektu).
Całkowity koszt działań objętych regrantingiem będzie wynosił 4.394.450,00 CHF
(Komponent 1 + wkład własny) + (Komponent 2 + wkład własny) + (Informacja
i promocja + wkład własny) = 100 %)
2.2.2 Minimalna wysokość dofinansowania projektu ze środków SPPW: 1.010.000,00
PLN tj. 85 % wartości kosztów kwalifikowalnych (słownie: jeden milion dziesięć
tysięcy złotych) Maksymalna wysokość dofinansowania projektu ze środków
SPPW: 3.030.000,00 PLN tj. 85 % wartości kosztów kwalifikowalnych (słownie:
trzy miliony trzydzieści tysięcy złotych)
2.2.3 Beneficjent jest zobowiązany w celu realizacji projektu do wniesienia wkładu
własnego w wysokości minimum 15% wydatków kwalifikowanych na realizację
Komponentu 1, Komponentu 2 ,Informacji i promocji oraz Komponentu 3 (jeżeli
dofinansuje szkolenie pielęgniarek, pielęgniarzy, położnych w Komponencie 3).
Wkład własny w ramach Komponentu 1 + Komponent 2 może zostać wniesiony
w formie finansowej lub finansowej i rzeczowej, przy czym wartość wkładu
rzeczowego może stanowić nie więcej niż 20 % wkładu własnego Beneficjenta.
Wkład własny w ramach Komponentu 1 i Komponentu 2 oraz Informacji i promocji
musi pochodzić ze środków Beneficjenta. Wkład własny w ramach Komponentu 3
może zostać wniesiony wyłącznie w formie finansowej i może być wkładem
uczestnika.
2.2.4 Szczegółowe informacje na temat kwalifikowalności wydatków w ramach SPPW
określają Wytyczne w sprawie kwalifkowalności wydatków w ramach SPPW
dostępne na stronie internetowej – www.sppw.rops.rzeszow.pl.
2.2.5 Wartość wydatków na inwestycje ma stanowić do 93% sumy całkowitych
wydatków
kwalifikowanych
w
ramach
projektu.
Wartość
wydatków
nieinwestycyjnych (głównie w ramach Komponentu 2 + Informacja i promocja) ma
stanowić od 7% sumy całkowitych wydatków kwalifikowanych w ramach projektu.
2.3.
Wskaźniki
Ubiegający się o dofinansowanie zobowiązany jest przedstawić we wniosku
o dofinansowanie projektu trzy poziomy celów (Cel, Spodziewane rezultaty, Produkty).
Produkt stanowi bezpośredni efekt Projektu, jak wytworzone dobra i usługi. Rezultat jest
oczekiwanym wynikiem Projektu, widocznym w krótkim okresie. Cel (długoterminowy) jest
następstwem Projektu wykraczającym poza natychmiastowe skutki dla bezpośrednich
10
Beneficjentów projektu. Wymagane jest podanie celu, spodziewanych rezultatów
i produktów oraz ich wskaźników zamieszczonych w Załączniku Nr 2 do Procedury.
2.4.
Wymagania dotyczące zlecania wykonania usług
Projekt może przewidywać realizację części projektu przez podmiot wyłoniony
zgodnie z zapisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz.
759
z późn.zm) zwany wówczas wykonawcą (ww. ustawa reguluje obowiązek stosowania
trybów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego).
2.5.
Wymagania dotyczące innowacyjności
W ramach konkursu realizowane będą projekty innowacyjne czyli takie które mają
na celu wypracowanie i upowszechnienie nowych rozwiązań (celem osiągnięcia
jakości usług ponad obowiązujący standard). Innowacyjność projektu powinna
przejawiać się w co najmniej jednym z poniższych wymiarów:
rozwiązanie problemu który do tej pory nie był w wystarczającym stopniu
uwzględniony w pomocy społecznej (nowy problem - brak narzędzi/znany
problem – brak narzędzi, znany problem – narzędzia niepozwalające
na rozwiązanie problemu)
wykorzystanie nowych instrumentów w rozwiązywaniu dotychczasowych
problemów a także modyfikacja dotychczas stosowanych instrumentów w celu
zwiększenia ich adekwatności, skuteczności i efektywności (możliwe jest tu
adoptowanie rozwiązań sprawdzonych w innych krajach, regionach
i kontekstach opisanych jako dobre praktyki).
III.
Procedura składania wniosków o dofinansowanie realizacji
projektu
3.1.
Wymagania odnośnie przygotowania wniosku
o dofinansowanie
3.1.1 Wnioski aplikacyjne powinny być przygotowane w zgodzie z zasadami
i procedurami zawartymi w niniejszej dokumentacji konkursowej oraz w oparciu
o Kartę oceny merytorycznej i Instrukcję wypełniania wniosku aplikacyjnego
o dofinansowanie realizacji projektu.
3.1.2 Wnioski o dofinansowanie realizacji projektu (formularz wniosku oraz załączniki)
należy sporządzić w formie papierowej w dwóch egzemplarzach (dwa oryginały)
w formacie A4. Do egzemplarza oryginalnego należy ponadto dołączyć w formie
elektronicznej (na płycie CD/DVD) formularz wniosku o dofinansowanie.
3.1.3 Wniosek należy przygotować w aktualnie obowiązującej wersji Generatora
Wniosków Wersja elektroniczna wniosku powinna zostać zapisana w formacie
PDF. Wersje papierowe wniosku powinny zostać wydrukowane również z formatu
PDF. Wniosek powinien być złożony w tożsamej wersji papierowej i elektronicznej
wygenerowanej przez aplikacje Generator Wniosków Aplikacyjnych. O tożsamości
papierowej i elektronicznej wersji wniosku decydują jednakowe sumy kontrolne
na obu wersjach wniosku.
11
INNE SUMY KONTROLNE W WERSJI PAPIEROWEJ I ELEKTRONICZNEJ
WNIOSKU; BRAK CO NAJMNIEJ JEDNEJ STRONY W KTÓRYMKOLWIEK
EGZEMPLARZU WNOSKU BĘDZIE SKUTKOWAĆ ODRZUCENIEM WNIOSKU
NA ETAPIE OCENY FORMALNEJ.
Przed zapisaniem wniosku na nośniku elektronicznym i wydrukowaniem jego
papierowej wersji należy sprawdzić, czy wszystkie obowiązkowe pola wniosku
zostały wypełnione (dokonać walidacji wniosku przyciskiem „Sprawdź”
w Generatorze Wniosków). Podczas oceny formalnej wniosku sprawdzane jest
m.in. czy wszystkie wymagane pola wniosku zostały wypełnione.
Nie wszystkie obowiązkowe pola są walidowane przez Generator wniosku.
Należy zatem zwrócić szczególną uwagę na to, że wszystkie pola wymagane
Instrukcją wypełniana wniosku zostały wypełnione.
W celu uniknięcia niezgodności wersji papierowej z elektroniczną po
zapisaniu wersji elektronicznej wniosku i wydrukowaniu jego wersji papierowej we
wniosku nie należy dokonywać żadnych zmian. Wszelkie zmiany w treści wniosku
powodują bowiem zmiany sumy kontrolnej. W takiej sytuacji konieczne jest
wydrukowanie całego wniosku jeszcze raz i dołączenie do niego wersji
elektronicznej, z której został wydrukowany.
Na wersji papierowej wniosku nie należy nanosić poprawek ręcznie, gdyż
spowoduje to rozbieżność z wersją elektroniczną. Tym samym wniosek przestanie
spełniać wymóg tożsamości obu wersji.
3.1.4 Przy sporządzaniu wniosku o dofinansowanie (wzór wniosku stanowi załącznik
nr 1 do Procedury Oceny Projektów) Beneficjent zobowiązany jest do korzystania
z instrukcji wypełniania wniosku, która jest
integralną częścią Generatora.
Instrukcja wypełniania wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie realizacji projektu
„Poprawa infrastruktury domów pomocy społecznej i/lub placówek opiekuńczowychowawczych
oraz
podnoszenie
kwalifikacji
personelu
w
tym
pielęgniarek/pielęgniarzy ww. instytucji” ze środków Szwajcarsko - Polskiego
Programu Współpracy w ramach 4 obszaru priorytetowego Rozwój Społeczny
i Zasobów Ludzkich realizowanego w województwie podkarpackim w latach 20122015 (załącznik nr 2 do niniejszego dokumentu) wskazuje sposób wypełnienia
wniosku o dofinansowanie.
3.1.5 Przy wypełnianiu wniosku należy również wziąć pod uwagę Kryteria oceny
formalnej w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy (załącznik
nr 3 do niniejszego dokumentu) oraz Kartę oceny merytorycznej projektu
zgłoszonego do dofinansowania w ramach SPPW (załącznik nr 4 do niniejszego
dokumentu), aby w poszczególnych rubrykach umieścić wszystkie informacje
będące przedmiotem oceny.
3.1.6 Wnioski o dofinansowanie wypełnione odręcznie nie będą rozpatrywane.
3.1.7 Wnioski o dofinansowanie należy wypełnić w języku polskim.
3.1.8 Oryginały wniosków w punkcie VII „Oświadczenie” powinny zostać własnoręcznie
podpisane oraz opatrzone pieczęciami imiennymi osoby/osób upoważnionych
do podpisania umowy o dofinansowanie projektu zgodnie z zasadą reprezentacji
określoną w KRS lub innymi właściwym dokumencie potwierdzającym sposób
12
reprezentacji (określone w punkcie 2.5 ). W przypadku Beneficjentów będących
jednostką sektora finansów publicznych w części VII wniosku wymagana jest
kontrasygnata osób upoważnionych do kontrasygnaty dokumentów finansowych
(skarbnika). W przypadku nie posiadania pieczęci imiennych osoba/y
uprawniona/e do podpisania umowy powinna/y złożyć czytelny podpis (imię
i nazwisko).
3.1.9 Każda strona wniosku o dofinansowanie projektu powinna zostać parafowana
(oprócz ostatniej, na której wszystkie osoby określone w punkcie 2.5 wniosku
składają podpis) przez jedną z osób określonych w punkcie 2.5 wniosku.
3.2.
Wymagania konkursowe
3.2.1 Konkurs ma charakter zamknięty ogłaszany jeden raz w całym okresie realizacji
projektu IR z określeniem wysokości środków przeznaczonych na dofinansowanie
projektów. (zgodnie z Harmonogramem realizacji projektu IR ).
3.2.2 Wnioski przyjmowane są w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej
w Rzeszowie ul. Hetmańska 120, w terminie wskazanym w ogłoszeniu o naborze
wniosków. Wnioski złożone po upływnie terminu zamknięcia naboru nie będą
rozpatrywane.
3.2.3 Przez cały okres trwania naboru wniosków Punkt Przyjmowania Wniosków jest
czynny od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30.
3.2.4 Dopuszczalne formy dostarczenia wniosków to:
A. Złożenie wniosku osobiście lub przez posłańca na adres:
ROPS
ul. Hetmańska 120
35-078 Rzeszów
W sekretariacie – pok. nr 313 /III piętro/
B. Przesłanie pocztą kurierską lub listem poleconym na adres:
ROPS
ul. Hetmańska 120
35-078 Rzeszów
3.2.5 Za datę wpływu wniosku o dofinansowanie realizacji projektu uznaje się termin
dostarczenia wniosku do siedziby ROPS w Rzeszowie (data stempla wpływu
do ROPS).
3.2.6 Wniosek powinien być dostarczony w zaklejonej kopercie lub innym zamkniętym
opakowaniu. Koperta/opakowanie powinny być opisane. Opis ten powinien
zawierać co najmniej:
adres odbiorcy,
nazwę i adres Beneficjenta ,
napis:„Nabór wniosków do Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy
realizowanego w województwie podkarpackim w latach 2012-2015,
tytuł projektu.
adnotację: „Nie otwierać do dnia… do godz…. ”
13
3.3.
Wymagane załączniki do wniosku
3.3.1 Załączniki należy dostarczyć w 2 egzemplarzach papierowych (oryginał oraz
kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem albo 2 kserokopie
poświadczone za zgodność z oryginałem). Załączniki musza być trwale spięte
z wnioskiem w dwa oddzielne dokumenty: 2 oryginały wniosku wraz
z załącznikami.
3.3.2 Załączniki wymagane na etapie składania wniosku o dofinansowanie:
1
2
3
4.
5.
Dokument weryfikujący kwalifikowalność Beneficjenta3 tj. dokument, który
potwierdza formę prawną i zakres działania oraz należyte umocowanie osób
go reprezentujących – np. Statut, KRS.
Dokument potwierdzający kondycję finansową Beneficjenta:
bilans oraz rachunek zysków i strat za okres dwóch lat
poprzedzających złożenie wniosku (dokumenty potwierdzone przez
głównego
księgowego
lub
biegłego
rewidenta)
zgodnie
z obowiązującymi przepisami,
w przypadku jednostek samorządu terytorialnego - przedstawiona
przez Beneficjenta informacja o wykonaniu budżetu za dany rok
budżetowy załączoną
uchwałą RIO zawierającą opinię
o sprawozdaniu z wykonania budżetu za rok poprzedni.
Pełnomocnictwo dla osoby podpisującej wniosek, załączniki i wymagane
oświadczenia.
Oświadczenie dotyczące pomocy publicznej4.
Oświadczenie
Beneficjenta
o
posiadaniu
środków
niezbędnych
do zapewnienia wymaganego współfinansowania działań bezpośrednio
realizowanych przez danego Beneficjenta.
Wymaganym przykładowym dokumentem uwierzytelniającym5 powyższe
oświadczenie jest jeden z następujących dokumentów:
a) w przypadku projektów współfinansowanych przez jednostki
samorządu terytorialnego
poświadczona za zgodność z oryginałem kopia uchwały
budżetowej na dany rok (w przypadku przedsięwzięć
jednorocznych6,
w przypadku gdy przewidywane rozpoczęcie realizacji projektu
dotyczy kolejnego roku budżetowego, dla którego jeszcze nie
została przyjęta uchwała budżetowa – zobowiązanie Beneficjenta
do zaplanowania środków w budżecie na kolejny rok w formie
uchwały intencyjnej,
dla przedsięwzięć wieloletnich Beneficjent zobowiązany jest
przedstawić Wieloletni Plan Inwestycyjny, który stanowi załącznik
do uchwały budżetowej bądź uchwałę intencyjną, przez co należy
rozumieć uchwałę w sprawie zmiany lub uszczegółowienia
uchwały budżetowej dotyczącą zabezpieczenia środków
3
. Dokument wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosku.
4
Beneficjent powinien wskazać czy wnioskowane wsparcie stanowi (lub nie stanowi) pomoc publiczną
w rozumieniu art. 87 ust. 1 Traktatu ustanawiającego WE. Beneficjent powinien uzasadnić dlaczego wnioskowane wsparcie nie
stanowi pomocy publicznej. W przypadku, gdy stanowi pomoc publiczną wówczas Beneficjent winien wskazać z jakimi
przepisami będzie zgodna pomoc publiczna oraz wykazać tą zgodność.
5
W niniejszym dokumencie wymagane jest podanie dokładnego tytułu projektu finansowanego ze środków SPPW, zakres
części projektu oraz kwota przeznaczona na współfinansowanie.
6
W przypadku, gdy w chwili składania wniosków nie została podjęta jeszcze uchwała budżetowa należy złożyć projekt uchwały.
14
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
na inwestycje, podejmowaną przez organ stanowiący jednostki
samorządu terytorialnego oraz dla części nieinwestycyjnej projektu
– uchwałę podjętą przez organ stanowiący jednostki samorządu
terytorialnego w sprawie upoważnienia dla zarządu na zaciąganie
zobowiązań wykraczających poza dany rok budżetowy,
promesa kredytowa uzyskana z banku – zapewniająca,
iż w przypadku uzyskania dofinansowania z SPPW projekt
otrzyma środki na współfinansowanie inwestycji. Środki objęte
promesą powinny zostać uruchomione w terminie umożliwiającym
finansowanie projektu jego rzeczowej realizacji.
b) w przypadku projektów współfinansowanych przez inną kategorię
Beneficjentów
promesa kredytowa uzyskana z banku – zapewniająca,
iż w przypadku uzyskania dofinansowania z SPPW projekt
otrzyma środki na współfinansowanie inwestycji. Środki objęte
promesą powinny zostać uruchomione w terminie umożliwiającym
finansowanie projektu jego rzeczowej realizacji,
uchwała intencyjna właściwego organu określająca zadanie,
na które przeznaczone są środki finansowe, a także wysokość
wkładu własnego na realizację danego zadania,
inny
dokument
potwierdzający
dysponowanie
środkami
na współfinansowanie.
Szczegółowy harmonogram rzeczowo-finansowy wydatków przewidzianych
w projekcie - wyrażony w PLN 7 (Beneficjent powinien wpisać
w szczegółowym harmonogramie kwoty stanowiące 100% wydatków
kwalifikowalnych)
Szczegółowy budżet projektu wraz z kalkulacją poszczególnych kosztów,
stanowiący rozwinięcie ogólnych kategorii kosztów zawartych w tabeli wniosku
aplikacyjnego - wyrażony w PLN 8 (Beneficjent powinien wpisać
w szczegółowym
budżecie
kwoty
stanowiące
100%
wydatków
kwalifikowalnych)
Wstępny plan wydatków9 (Wstępny plan wydatków powinien obejmować tylko
kwotę grantu – Beneficjent powinien wpisać kwoty stanowiące 85% wydatków
kwalifikowalnych w danym kwartale)
Udokumentowanie własności nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego
nieruchomości (dokumenty potwierdzające tytuł prawny do nieruchomości –
odpis z KW, wypis z rejestru gruntu, umowa cywilnoprawna itp.)
Pozwolenie na budowę z klauzulą ostateczności, zgłoszenie budowy
z pisemną akceptacją zgłoszenia, wystawioną przez właściwy organ
udzielający pozwolenia lub potwierdzenie z właściwego organu, że pozwolenie
na budowę oraz zgłoszenie robót budowlanych nie jest wymagane
Oświadczenie
o
realizacji
robót
budowlanych
na
przedłożone
pozwolenie/zgłoszenie
Oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane
Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach
Zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów
Natura 200010
7
Wzór Harmonogramu będzie udostępniony na stronie ROPS w Rzeszowie www.sppw.rops.rzeszow.pl
8
Wzór budżetu projektu będzie udostępniony na stronie ROPS w Rzeszowie www.sppw.rops.rzeszow.pl
9
Wzór Wstępnego planu wydatków będzie udostępniony na stronie ROPS w Rzeszowie www.sppw.rops.rzeszow.pl
Wzór zaświadczenia będzie udostępniony na stronie internetowej ROPS w Rzeszowie www.sppw.rops.rzeszow.pl
10
15
15. Projekt budowlany jednoznacznie określający zakres robót będących
przedmiotem wniosku
16 Szczegółowy Kosztorys inwestorski określający zakres robót inwestycji
17. Ocena aktualnego stanu obiektu sporządzona przez osobę posiadającą
odpowiednie kwalifikacje wraz z dokumentacją fotograficzną
18. Wyciąg ze specyfikacji technicznej w przypadku dostawy sprzętu\
wyposażenia i/lub ich renowacji
19. Wykaz kosztów kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu i podziałem
na wydatki inwestycyjne (uwzględniające środki na wydatki w ramach
komponentu 1) – max 93 % i wydatki nieinwestycyjne – min 7%.
3.3.3 Dopuszcza się sytuację, w której osoby właściwe do podpisania wniosku
o dofinansowanie upoważniają inną osobę do podpisania oraz potwierdzania
„za zgodność z oryginałem” załączników w swoim imieniu. W takim przypadku
do wniosku o dofinansowanie projektu powinno zostać dołączone pisemne
upoważnienie do podpisywania wniosku.
3.3.4 Oryginały załączników sporządzone przez Beneficjenta (np. oświadczenia)
powinny być podpisane czytelnie oraz opatrzone pieczęciami imiennymi przez
osoby upoważnione do podpisania umowy o dofinansowanie projektu (określone
w punkcie 2.5 ). W przypadku nie posiadania pieczęci imiennych osoba/y
uprawniona/e do podpisania umowy powinna/y złożyć czytelny podpis (imię
i nazwisko). W przypadku oświadczenia o prawie do dysponowania
nieruchomością nie jest wymagany podpis skarbnika.
3.3.5 Kopie załączników powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem.
3.3.6 Potwierdzenie za zgodność z oryginałem winno zawierać klauzulę „za zgodność
z oryginałem” oraz czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu
(jedna z osób wymieniona w pkt. 2.5 wniosku) lub parafkę wraz z imienną
pieczątką i datą.
3.3.7 W przypadku braku pieczęci osoba upoważniona do podpisywania dokumentów
lub potwierdzania za zgodność z oryginałem powinna składać czytelny podpis oraz
określić funkcję /stanowisko zajmowane w instytucji.
3.3.8 W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się dwa rodzaje
potwierdzenia „za zgodność z oryginałem”:
potwierdzenie na każdej stronie zgodnie z opisem zawartym w punkcie 3.3.4.
na pierwszej stronie dokumentu zawarta jest klauzula „za zgodność
z oryginałem od strony 1 do strony X” oraz czytelny podpis lub parafka wraz
z imienną pieczątką jednej z osób wymienionych w pkt. 2.5 wniosku oraz
data.
3.3.9 Wszystkie podpisy i parafki dokonywane na formularzu wniosku i załącznikach
powinny być dokonywane kolorem innym niż czarny.
3.3.10 Załączniki do wniosku winny być ponumerowane i umieszczone za wnioskiem,
ściśle według podanej w nim numeracji.
3.3.11 Załączniki więcej niż jednostronicowe powinny być zszyte oraz
ponumerowane strony (dopuszczalna jest forma odręczna numeracji).
16
mieć
3.3.12 Każdy załącznik powinien być opatrzony na pierwszej stronie pieczęcią
Beneficjenta
(z wyłączeniem dokumentów wskazanych w pkt. 3.3.13).
3.3.13 Oryginały dokumentów wydawanych przez właściwe urzędy (zaświadczenia,
wypisy, zezwolenia, pozwolenia, uchwały itd.) nie muszą być potwierdzane przez
osoby wymienione w pkt. 2.5 wniosku.
3.3.14 W miejsce załączników, które nie mają zastosowania dla danego wniosku, należy
zamieścić kartę informacyjną z nazwą i numerem załącznika oraz adnotacją „nie
dotyczy”.
3.3.15 Wniosek o dofinansowanie i wszystkie załączniki należy przygotować w zwartej
formie w segregatorze/skoroszycie.
3.3.16 Segregator/skoroszyt należy opisać w następujący sposób: nazwa Wnioskodawcy,
tytuł projektu.
3.3.17 Kompletność załączników podlega weryfikacji na etapie oceny formalnej.
3.3.18 Każdy dodatkowy złożony załącznik (niewymagany w dokumentacji konkursowej)
nie będzie podlegał ocenie z wyłączeniem załączników składanych w sytuacji
kiedy liczba znaków w polu opisowym formularza wniosku jest niewystarczająca
aby udzielić pełnej i wyczerpującej odpowiedzi na stawiane pytanie. Należy jednak
pamiętać, iż podana liczba znaków wskazuje na zwięzły charakter opisu jaki
powinien się tam znaleźć.
IV.
Procedura dokonywania wyboru projektów i podpisywania
umowy o dofinansowanie projektu
4.1.
System naboru wniosków
Założenia systemu naboru i weryfikacji wniosków aplikacyjnych oraz wyboru
projektów do dofinansowania w ramach SPPW uwzględniają udział następujących
podmiotów w procedurze oceny złożonych wniosków o dofinansowanie:
Regionalny
Ośrodek Polityki
Społecznej
w Rzeszowie
Komisja Oceny
Projektów – 5 osób
Komitet Sterujący
Zarząd Województwa
Podkarpackiego
Ocena formalna
wniosków
Ocena
merytoryczna
wniosków
Rekomendowanie/opi
niowanie wyboru
projektów do
dofinansowania
Zatwierdzanie wyboru
projektów do
dofinansowania
Podstawowe etapy procedury
17
Nabór wniosków
Ocena formalna
Ocena merytoryczna
Rekomendowanie/
opiniowanie wyboru
projektów do
dofinansowania
Informacja o naborze wniosków umieszczona jest
na stronie internetowej www.sppw.rops.rzeszow.pl oraz
w prasie regionalnej.
Beneficjent składa Wniosek o dofinansowanie realizacji
projektu w ramach SPPW w województwie podkarpackim
w latach 2012-2015 oraz wszystkie wymagane załączniki.
Ocena wszystkich złożonych wniosków dokonywana jest
przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej
w Rzeszowie. Co najmniej dwóch pracowników, zgodnie
z zasadą „dwóch par oczu” dokonuje oceny w oparciu
o zatwierdzone przez Zarząd Województwa Podkarpackiego
kryteria oceny formalnej określone w niniejszym
dokumencie.
W efekcie dokonanej oceny tworzona będzie „Lista
wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, która
zawierać będzie wnioski które uzyskały pozytywną
i negatywną ocenę formalną (w przypadku negatywnej
z załączonym uzasadnieniem).
Ocena wniosków które pozytywnie przeszły ocenę formalną
dokonywana będzie przez Komisję Oceny Projektów
w oparciu o zatwierdzone przez Zarząd Województwa
Podkarpackiego kryteria oceny merytorycznej. W skład KOP
wchodzić będzie 5 ekspertów: 2 ekspertów w zakresie
inwestycji, 2 ekspertów w zakresie szkoleń, 1 ekspert
z dziedziny polityki społecznej
W efekcie dokonanej oceny tworzona będzie Lista
wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, która
zawierać będzie wnioski które uzyskały pozytywną ocenę
merytoryczna i negatywną (w przypadku negatywnej
z załączonym uzasadnieniem) .
Na podstawie sumy punktów z prac Komitetu Oceny
Projektów tworzy się Listę rankingową wniosków
o dofinansowanie realizacji projektów.
Lista zawiera zestawienie projektów, które uzyskały liczbę
punktów od najwyższej do najniższej. Te, które uzyskały
najwyższą liczbę punktów zostaną wybrane
do dofinansowania do wyczerpania środków finansowych.
Komitet Sterujący zajmuje się rekomendowaniem/
opiniowaniem wyboru projektów przedstawianych
Zarządowi.
W skład Komitetu wchodzić będą reprezentanci władz
samorządowych, rządowych oraz reprezentanci partnerów
społecznych (wszyscy z prawem do głosowania).
W posiedzeniach Komitetu mogą uczestniczyć
w charakterze obserwatorów przedstawiciele Biura
ds. Zagranicznych Programów Pomocowych w Ochronie
Zdrowia, Ministra właściwego ds. Rozwoju Regionalnego
oraz strony szwajcarskiej.
W ściśle uzasadnionych przypadkach KS ma prawo
przekazać do ponownej oceny projekty lub zlecić dodatkowa
ocenę ekspertom w wypadku jakichkolwiek wątpliwości.
18
Zatwierdzanie wyboru
projektów
do dofinansowania przez
Zarząd Województwa
Podkarpackiego
Podpisanie umowy
o dofinansowanie
4.2.
Zarząd Województwa zatwierdza wybór projektów
do dofinansowania z Listy rankingowej wniosków
o dofinansowanie realizacji projektów oraz ustala Listę
rezerwową wniosków o dofinansowanie realizacji projektów
w formie uchwały.
W stosunku do projektów zatwierdzonych
do dofinansowania przez Zarząd Województwa
podpisywane są z Beneficjentami przez Instytucję
Realizującą umowy o dofinansowanie.
Procedura oceny formalnej
4.2.1 Ocena formalna polega na potwierdzeniu, że złożony wniosek o dofinansowanie
realizacji projektu wraz z załącznikami jest kompletny i wypełniony zgodnie
z wytycznymi oraz odpowiednimi przepisami prawa.
4.2.2 Ocenie formalnej podlega każdy złożony w trakcie prowadzonego naboru wniosek
o dofinansowanie (o ile został złożony w terminie określonym przez IR i nie został
wycofany przez Beneficjenta). Wnioski złożone po zakończeniu naboru pozostają
bez rozpatrzenia.
4.2.3 Ocena wniosków o dofinansowanie realizacji projektu powinna być
przeprowadzona
w terminie nie dłuższym niż 20 dni roboczych po upływie wyznaczonego terminu
składania wniosków o dofinansowanie realizacji projektu. W uzasadnionych
przypadkach termin oceny formalnej może zostać przedłużony przez Zarząd
Województwa Podkarpackiego.
4.2.4 Oceny formalnej wniosków o dofinansowanie realizacji projektu dokonują
pracownicy ROPS-u na zasadzie „dwóch par oczu”, zgodnie z kryteriami
formalnymi
w
ramach
Szwajcarsko-Polskiego
Programu
Współpracy
zatwierdzonymi przez Zarząd Województwa Podkarpackiego.
Ocena wniosków złożonych w ramach konkursu prowadzona będzie w oparciu
o następujące kryteria formalne:
Czy Wnioskodawca określony w polu 2.1 wniosku o dofinansowanie projektu
jest uprawniony do ubiegania się o wsparcie w ramach projektu „Poprawa
infrastruktury domów pomocy społecznej i/lub placówek opiekuńczowychowawczych
oraz
podnoszenie
kwalifikacji
personelu
w tym
pielęgniarzy/pielęgniarek ww. instytucji” zgodnie z Procedurą Oceny
Projektów?
Czy Wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się
o dofinansowanie zgodnie z art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych?
Czy zamieszczono dane adresowe Wnioskodawcy zgodnie z zapisami
Instrukcji wypełniania wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie realizacji
projektu w tym zakresie?
19
Czy zamieszczono dane osoby/osób upoważnionych do reprezentacji
Wnioskodawcy, zgodnie z zapisami Instrukcji wypełniania wniosku
aplikacyjnego o dofinansowanie realizacji projektu w tym zakresie?
Czy zamieszczono dane osób do bieżących kontaktów w sprawach
związanych
z wnioskiem, zgodnie z zapisami Instrukcji wypełniania wniosku aplikacyjnego
o dofinansowanie realizacji projektu w tym zakresie?
Czy wniosek został złożony w terminie i miejscu wskazanym przez Instytucję
Realizującą?
Czy wniosek został przygotowany na obowiązującym formularzu
aplikacyjnym?
Czy wniosek złożono w 2 oryginałach?
Czy oryginał wniosku jest podpisany i parafowany przez osoby upoważnione
zgodnie z Procedurą Oceny Projektów?
Czy wniosek jest złożony w wersji elektronicznej (na płycie CD/DVD)?
Czy wersja elektroniczna i papierowa wniosku są tożsame?
Czy wniosek jest kompletny (wszystkie pola przewidziane do wypełnienia
zostały wypełnione)?
Czy wszystkie zaznaczone na liście załączniki zostały dołączone do wniosku?
Czy każdy załącznik do wniosku jest podpisany i opieczętowany zgodnie
z informacja zawartą w Procedurze Oceny Projektów przez osobę
upoważnioną do podpisywania umowy o dofinansowanie realizacji projektu?
Czy maksymalny udział środków Szwajcarsko Polskiego Programu
Współpracy (w %) w wydatkach kwalifikowanych na poziomie projektu jest
zgodny z zapisami Procedury Oceny Projektów?
Czy minimalny wkład własny Wnioskodawcy (%) jest zgodny z zapisami
Procedury Oceny Projektów ?
Czy minimalna/maksymalna wysokość dofinansowania ze środków SPPW jest
zgodna z zapisami Procedury Oceny Projektów?
Czy wybrano właściwy cel długoterminowy i jego wskaźnik
zgodnie
z wymogami Instrukcji wypełniania wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie
realizacji projektu?
Czy wybrano wszystkie właściwe produkty i ich wskaźniki zgodnie
z wymogami Instrukcji wypełniania wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie
realizacji projektu?
Czy wybrano wszystkie właściwe rezultaty i ich wskaźniki zgodnie
z wymogami Instrukcji wypełniania wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie
realizacji projektu?
Czy wniosek został sporządzony zgodnie z obowiązującą Instrukcją
wypełniania wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie realizacji projektu
i właściwą dokumentacją konkursową?
4.2.5 W zależności od wyników oceny formalnej wniosek może być:
przekazany do oceny merytorycznej przeprowadzanej przez Komisję Oceny
Projektów,
poprawiony, uzupełniony i przekazany do oceny merytorycznej przez Komisję
Oceny Projektów,
przekazany do oceny merytorycznej przeprowadzonej przez Komisje Oceny
Projektów na podstawie pozytywnego rozpatrzenia odwołania Beneficjenta
od decyzji o odrzuceniu wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych
20
odrzucony z powodu braków formalnych, które nie mogą podlegać
korekcie/uzupełnieniu,
odrzucony z powodu niepoprawnego wykonania korekty/ uzupełnienia lub
niedostarczenia poprawionego/uzupełnionego wniosku we właściwym
terminie.
odrzucony z powodu negatywnego rozpatrzenia odwołania Beneficjenta
od decyzji o odrzuceniu wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych.
4.2.6 Korekcie/uzupełnieniu wniosków/załączników mogą podlegać jedynie elementy,
które nie powodują zmiany sumy kontrolnej wniosku (np. uzupełnienia jednego
z podpisów, pieczęci itp.). Wniosek może otrzymać ocenę negatywną bez
wezwania do poprawy lub uzupełnienia w szczególności w przypadku, gdy:
Beneficjent nie jest uprawniony do ubiegania się o wsparcie,
Beneficjent podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie
(na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach
publicznych),
złożony wniosek jest niewypełniony (brak danych adresowych Beneficjenta,
osób upoważnionych do reprezentacji Beneficjenta i osób upoważnionych
do bieżących kontaktów w sprawach projektu),
zakres rzeczowo-finansowy wniosku nie spełnia wymagań, w tym limitów
i ograniczeń, ustalonych dla naboru wniosków,
termin i miejsce złożenia wniosku jest niezgodne z wymaganiami ustalonymi
dla naboru wniosków,
wybór celu rezultatów i produktów i ich wskaźników jest niezgodny
z wymogami Procedury Oceny Projektów,
wniosek nie został przygotowany na obowiązującym formularzu aplikacyjnym,
wniosek jest niekompletny (nie wszystkie pola przewidziane do wypełnienia
zostały wypełnione).
4.2.7 Jeżeli stwierdzona zostanie niezgodność z kryteriami formalnymi wniosek może
być poprawiony lub uzupełniony jednorazowo w terminie 5 dni roboczych od daty
doręczenia wezwania do uzupełnienia lub poprawy wniosku o dofinansowanie
projektu. Wezwanie wysyłane jest za pośrednictwem poczty, jak również faksem
lub drogą elektroniczną na adres Beneficjenta wskazanego we wniosku. Za datę
doręczenia wezwania uznaje się moment telefonicznego potwierdzenia otrzymania
informacji przesłanej za pomocą faksu lub poczty elektronicznej lub datę
otrzymania pisma wysłanego listem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
(w zależności od tego który termin jest wcześniejszy). Wezwanie zawiera również
pouczenie o skutkach niedotrzymania wskazanego terminu na udzielenie
odpowiedzi.
4.2.8 Jeżeli w wyznaczonym terminie uzupełniony lub poprawiony wniosek nie zostanie
dostarczony, lub dostarczony zostanie po wyznaczonym terminie, lub wskazany
błąd nie zostanie właściwie poprawiony, wniosek uzyskuje ocenę negatywną.
4.2.9 W przypadku uzupełniania lub poprawy formularza wniosku o dofinansowanie
realizacji projektu, formularz wniosku powtórnie powinien być złożony w całości
(nie dopuszcza się wymiany pojedynczych stron formularza wniosku).
Uzupełnieniu lub poprawie mogą podlegać wyłącznie elementy wskazane
do poprawy lub uzupełnienia (chyba, że wprowadzane zgodnie z uwagami
Instytucji Realizującej SPPW zmiany implikują kolejne zmiany, np. w przypadku
21
tabel finansowych – należy wówczas wprowadzić dodatkowe zmiany
do formularza wniosku o dofinansowanie realizacji projektu i odpowiednich
załączników i przekazać na piśmie informację o wprowadzeniu dodatkowych
zmian do Instytucji Realizującej SPPW. W przypadku, gdy w projekcie
wprowadzone zostaną dodatkowe zmiany, inne niż wymienione powyżej, wniosek
o dofinansowanie realizacji projektu uzyskuje ocenę negatywną. Jeśli Beneficjent
zauważy we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu inne błędy formalne, ma
obowiązek poinformować o tym fakcie Instytucje Realizującą SPPW.
4.2.10 Jeżeli Beneficjent uzupełni dokumentację i wprowadzi korekty w wyznaczonym
terminie, wniosek podlega ponownej ocenie formalnej.
4.2.11 Wniosek uzyskuje negatywną ocenę formalną w przypadku, gdy:
Beneficjent nie dokonał korekt i uzupełnień wniosku,
Złożone uzupełnienia są nadal wadliwe pod względem formalnym,
Wprowadzone zostały inne zmiany, niż wynikające z wezwania,
z wyłączeniem zmian dokonywanych zgodnie z zapisami z punktu 4.2.9,
Nie dotrzymany został termin dostarczenia uzupełnień.
4.2.12 O wynikach oceny formalnej Beneficjent zostaje poinformowany pismem
przesłanym pocztą na adres wskazany we wniosku o dofinansowanie.
W przypadku negatywnej oceny w piśmie zawarte jest jej uzasadnienie oraz
informacja o możliwości złożenia odwołania do Dyrektora IR SPPW. Pouczenie
zawierać będzie m.in. wskazanie terminu przysługującego na jego wniesienie,
sposobu wniesienia oraz właściwe instytucji do której należy go wnieść Odwołanie
musi być wniesione w formie pisemnej w ciągu 7 dni kalendarzowych
od otrzymania informacji o negatywnym wyniku oceny wniosku. Odwołanie
Beneficjenta od decyzji o odrzuceniu wniosku o dofinansowanie z powodów
formalnych zostanie rozpatrzone przez Dyrektora ROPS w ciągu 14 dni roboczych
licząc od dnia w którym upłynął termin jego składania. W przypadku pozytywnego
rozpatrzenia odwołania Wniosek zostanie przekazany do oceny merytorycznej.
4.2.13 Wnioski pozytywnie ocenione pod względem formalnym przekazywane są
do oceny merytorycznej przeprowadzanej przez Komisję Oceny Projektów.
4.3.
Procedura oceny merytorycznej
4.3.1 Ocenę merytoryczną wniosków, które zostały pozytywnie ocenione pod względem
formalnym, przeprowadza Komisja Oceny Projektów składająca się
z 5 niezależnych ekspertów (2 ekspertów w zakresie inwestycji, 2 w zakresie
szkoleń oraz 1 z dziedziny polityki społecznej).
4.3.2 KOP powołuje Zarząd Województwa Podkarpackiego w formie uchwały.
Informacja o naborze członków wraz z kryteriami do KOP zostanie umieszczona
w formie ogłoszenia na stronie internetowej ROPS w Rzeszowie oraz w prasie
lokalnej o zasięgu regionalnym. Powołanie członków KOP następuje w formie
pisemnej w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia wskazanego w ogłoszeniu,
jako ostatni dzień dokonywania zgłoszeń.
4.3.3 Ocena merytoryczna dokonywana jest w oparciu o Kartę oceny merytorycznej
projektu zgłoszonego do dofinansowania w ramach SPPW stanowiącą załącznik
nr 4 do niniejszego dokumentu.
22
Kryteria oceny merytorycznej
Nazwa kryterium
I.KRYTERIUM SPÓJNOŚCI
II.TRWAŁOŚĆ PROJEKTU
III .KRYTERIUM JAKOŚCIOWE
A.POWIĄZANIE USŁUG INWESTYCYJNYCH
I SZKOLENIOWYCH W PROJEKCIE
B, KRYTERIUM INNOWACYJNOŚCI
IV. UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU
A.POTRZEBA REALIZACJI PROJEKTU
B.ZASPOKOJENIE POTRZEB GRUP
DOCELOWYCH
V.ZDOLNOŚĆ WNIOSKODAWCY DO
ZREALIZOWANIA PROJEKTU
A.ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE
VI. OPIS PROJEKTU ORAZ FINANSE
PROJEKTU
A.SPÓJNOŚĆ I RACJONALNOŚĆ DZIAŁAŃ
B.OPIS DZIAŁAŃ
C.RACJONALNOŚĆ KOSZTÓW
I KONSTRUKCJA BUDŻETU
D.WKŁAD WŁASNY
VII.OCZEKIWANE REZULTATY
A.REZULTATY PROJEKTU
VIII.INFORMACJA I PROMOCJA
SUMA
Liczba zdobytych
punktów
Wagi (% sumy
punktów)
8
5
15
8%
5%
15
5
5%
10
15
6
10%
15
6
9
9
10
10%
10
10 %
39
39%
12
3
12 %
3%
21
21 %
3
5
5
3
3%
5%
5%
3%
100
100%
4.3.4 Każdy wniosek oceniany jest przez wszystkich ekspertów wchodzących w skład
Komisji.
4.3.5 Ocena merytoryczna jest oceną punktową i odbywa się na zasadzie przyznania
przez każdego z ekspertów odpowiedniej liczby punktów zgodnie z kryteriami
Karty oceny merytorycznej. Po przedstawieniu każdej z niezależnych od siebie
ocen, obliczana jest średnia arytmetyczna w postaci liczb ułamkowych (z dwoma
miejscami po przecinku) punktów przyznanych w ramach poszczególnych
kryteriów. Obliczonych średnich nie zaokrągla się, lecz przedstawia wraz z częścią
ułamkową.
4.3.6 Jeżeli wniosek nie uzyskał:
minimum 30 % punktów w którymkolwiek z kryteriów wchodzących w skład
pierwszego kryterium oceny merytorycznej –„Kryterium spójności”, i/lub
100 % punktów w kryterium oceny merytorycznej –„Kryterium trwałości”, i/lub
minimum 20 % punktów w którymkolwiek z kryteriów wchodzących w skład
kryterium oceny merytorycznej –„ Kryterium jakościowe”.
ekspert nie prowadzi jego dalszej oceny.
4.3.7 W powyższym przypadku brak dalszej oceny projektu oznacza:
23
przyznanie przez eksperta 0 punktów w każdym kolejnym kryterium oceny
merytorycznej (w przypadku gdy maksymalnie 2 członków Komisji Oceny
Projektów nie przyzna co najmniej minimalnej liczy punktów w którymkolwiek
z kryteriów wchodzących w skład „Kryterium spójności” i/lub „Kryterium
trwałości„ i/lub „Kryterium jakościowego”),
odrzucenie wniosku ( w przypadku gdy minimum 3 członków Komisji nie
przyzna co najmniej minimalnej liczby punktów w którymkolwiek z kryteriów
wchodzących w skład „Kryterium spójności” i/lub „Kryterium trwałości„ i/lub
„Kryterium jakościowego”.
4.3.8 Ocena merytoryczna powinna być dokonana w terminie nie dłuższym niż 30 dni
roboczych od daty pierwszego posiedzenia komisji. W uzasadnionych
przypadkach termin oceny merytorycznej może zostać przedłużony przez Zarząd
Województwa.
4.3.9 Na etapie oceny merytorycznej, w przypadku stwierdzenia przez ekspertów
błędów rachunkowych, oczywistych pomyłek w treści wniosku, załączników,
zapisów wniosku, załączników powodujących rozbieżne interpretacje lub
niejasności, dot. wybranych rozwiązań, Komisja Oceny Projektów może żądać
od Beneficjenta złożenia wyjaśnień/informacji.
4.3.10 W przypadku stwierdzenia, że wybrane rozwiązania nie są zgodne
z obowiązującymi normami oraz prawem, przewidziane w ramach projektu wydatki
są zawyżone lub zaniżone itp. Komisja Oceny Projektów przyznaje najniższą
możliwą w danym kryterium ilość punktów.
4.3.11 W przypadku konieczności uzyskania na tym etapie od Beneficjenta dodatkowych
informacji o projekcie, Komisja Oceny Projektów zwraca się z prośbą
do Beneficjenta o stosowne wyjaśnienia/informacje. Beneficjent składa
wyjaśnienia/informacje na piśmie w terminie do 5 dni roboczych od daty
otrzymania ww. pisma. W przypadku niezłożenia wyjaśnień w tym terminie,
wniosek jest oceniany na podstawie dostępnych informacji.
4.3.12 Wniosek otrzymuje pozytywną ocenę merytoryczną, jeżeli jednocześnie spełnia
następujące warunki:
średnia arytmetyczna dokonanych ocen wynosi minimum 50 punktów ogółem
za spełnienie kryteriów merytorycznych.
wniosek otrzymał minimum 30 % punktów w którymkolwiek z kryteriów
wchodzących w skład kryterium oceny merytorycznej –„Kryterium spójności”,
wniosek otrzymał 100 % punktów w kryterium oceny merytorycznej –„Kryterium
trwałości”,
wniosek otrzymał minimum 20 % punktów w którymkolwiek z kryteriów
wchodzących w skład kryterium oceny merytorycznej –„ Kryterium jakościowe”.
4.3.13 W przypadku negatywnej oceny wniosku pod względem merytorycznym (wniosek
nie spełnia powyższych kryteriów) Komisja konkursowa uzasadnia swoją decyzję.
4.3.14 Na podstawie protokołu z prac Komisji Oceny Projektów oceniającej wnioski
tworzy się Listę wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, zawierającą
wnioski, które uzyskały pozytywną ocenę merytoryczną i negatywną ocenę
merytoryczną (z załączonym uzasadnieniem przyznanej punktacji poszczególnym
projektom).
24
4.3.15 Przez negatywną ocenę projektu należy rozumieć taką sytuację, w której projekt
uzyskał
liczbę
punktów
uniemożliwiającą
jego
zakwalifikowanie
do dofinansowania.
4.3.16 Projektodawca po ocenie merytorycznej otrzymuje
o pozytywnym/negatywnym rozpatrzeniu wniosku.
pismo
informujące
4.3.17 Na podstawie Listy wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, zawierającą
wnioski, które uzyskały pozytywną ocenę merytoryczną będącą wynikiem oceny
Komisji Oceny Projektów tworzy się Listę rankingową wniosków o dofinansowanie
realizacji projektów. Projekty z ww. listy, które uzyskały najwyższa liczbę punktów
zostaną wybrane do dofinansowania do wyczerpania środków finansowych.
4.4.
Rekomendowanie/opiniowanie wyboru projektów
do dofinansowania
4.4.1 Komitet Sterujący i jego skład powołuje Zarząd Województwa Podkarpackiego
w formie uchwały.
4.4.2 Rolą Komitetu Sterującego jest rekomendowanie/opiniowanie wyboru projektów
do dofinansowania. Rekomendacja jest wydawana po zapoznaniu się członków
Komitetu z ocenami dokonanymi przez członków KOP oraz ich uzasadnieniem
(w przypadku projektów wymagających dodatkowej oceny opiniami niezależnych
ekspertów). KS rekomenduje/opiniuje również ponowny wybór projektów (punkt
4.4.3).
4.4.3 W przypadku potrzeby ponownej oceny projektów Komitet Sterujący ma możliwość
przekazania informacji o poddaniu ich do ponownej oceny Komisji Oceny
Projektów (w przypadku projektów wymagających dodatkowej oceny -zaproszenia
do udziału w pracach niezależnych ekspertów którzy przedstawiają swoją opinię).
4.4.4 W ściśle uzasadnionych przypadkach Komitet ma prawo dokonać zmiany
kolejności projektów na liście rankingowej. Wówczas oprócz uwag członków KOP
Wniosek otrzyma uzasadnienie dokonanej zmiany.
4.5.
Procedura zatwierdzania wyboru projektów przez Zarząd
Województwa
4.5.1 Lista rankingowa jest zatwierdzana przez Zarząd Województwa Podkarpackiego.
W uzasadnionych przypadkach Zarząd może zwrócić się o ponowne rozpatrzenie
budzących wątpliwości projektów. Zarząd nie może samodzielnie zmieniać
kolejności projektów na liście rankingowej.
4.5.2 Zarząd
Województwa
Podkarpackiego
zatwierdza
wybór
projektów
do dofinansowania z Listy rankingowej wniosków o dofinansowanie realizacji
projektów oraz ustala Listę rezerwową wniosków o dofinansowanie realizacji
projektów w formie uchwały.
25
4.5.3 Po podjęciu uchwały przez Zarząd Województwa w terminie nie dłuższym niż 15
dni roboczych od daty podpisania protokołu przez Komitet Sterujący, Beneficjenci
informowani są pisemnie o wyborze projektów do dofinansowania.
4.5.4 Po podjęciu decyzji o przyznaniu dofinansowania zostanie zamieszczona
na stronie internetowej www.sppw.rops.rzeszow.pl. Lista projektów wybranych
do dofinansowania oraz projektów rezerwowych.
4.5.5 Projekty znajdujące się na liście rezerwowej mają szansę otrzymania
dofinansowania w wypadku:
niewyczerpania całej alokacji środków przeznaczonych na dofinansowanie
projektów
zamieszczonych
na
Liście
projektów
wybranych
do dofinansowania
rezygnacji
Beneficjenta
którego
projekt
został
zakwalifikowany
do dofinansowania z podpisania umowy
pojawienia się „wolnych” środków pochodzących m.in. z oszczędności
poprzetargowych.
4.5.6 Dofinansowanie każdego kolejnego projektu umieszczonego na liście rezerwowej
jest możliwe tylko wtedy gdy powstałe w ww. okolicznościach środki pozwolą
na dofinansowanie do 85% wydatków kwalifikowanych każdego kolejnego projektu
zamieszczonego na liście. Decyzję o wyborze projektów z listy rezerwowej
podejmuje Zarząd Województwa Podkarpackiego w drodze uchwały - zgodnie
z kolejnością wniosków na tej liście.
4.5.7 Beneficjent uczestniczący w danym konkursie ma prawo dostępu do dokumentów
związanych z oceną złożonego przez siebie wniosku o dofinansowanie, przy
zachowaniu zasady anonimowości osób dokonujących oceny merytorycznej
wniosku.
4.5.8 Jeżeli w trakcie naboru nie wpłynie wystarczająca liczba projektów11 umożliwiająca rozdysponowanie dostępnej wielkości alokacji - na pozostałą kwotę
zorganizowany zostanie, w sposób analogiczny jak w niniejszym dokumencie
kolejny nabór.
4.6.
Procedura odwoławcza
4.6.1 W przypadku negatywnej oceny formalnej projektu, Beneficjent po otrzymaniu
informacji o ww. wynikach oceny, może wnieść odwołanie do Dyrektora ROPS
w Rzeszowie.
W przypadku oceny negatywnej IR SPPW w pisemnej informacji o wynikach
oceny, zamieszcza uzasadnienie wyników oceny projektu oraz pouczenie o
możliwości wniesienia odwołania, wraz z informacją o tym, iż musi ono być
wniesione w formie pisemnej w ciągu 14 dni kalendarzowych od otrzymania
informacji o negatywnym wyniku oceny wniosku do IR SPPW.
4.6.2 Nie ma możliwości odwołania od oceny merytorycznej, przedmiotem odwołania
może być jedynie ocena formalna.
11
Projektów które zostaną zatwierdzone przez Zarząd jako wybrane do dofinansowania
26
4.7.
Zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu
4.7.1 Na realizację projektu ustalone jest zabezpieczenie.
4.7.2 Zabezpieczeniem prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu – jest
złożony przez Beneficjenta w terminie wskazanym w umowie, w jednej formie
uzgodnionej z Instytucją Realizującą spośród poniżej umieszczonych:
1. weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową, który ROPS w Rzeszowie ma
prawo opatrzyć datą i miejscem płatności według swego uznania i klauzula
„bez protestu”. ROPS w Rzeszowie ma prawo wypełnić weksel in blanco
w każdym czasie w przypadku niedotrzymania przez Beneficjenta terminu
spłaty zobowiązań wynikających z umowy na sumę całkowitego zobowiązania
wynikającego z umowy (do 85 % wartości kosztów kwalifikowanych) wraz
z odsetkami liczonymi jak od zaległości podatkowych i innymi kosztami;
2. notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji;
3. hipoteka;
4. zestaw rejestrowy zgodne z zasadami określonymi w przepisach o zastawie
rejestrowym i rejestrze zastawów.
4.7.3 Zabezpieczenie ustanowione jest na okres od dnia zawarcia umowy do dnia
upływu:
5 letniej trwałości w którym Beneficjent zobowiązuje się nie zmienić
przeznaczenia obiektu.
4.7.4 Instytucja Realizująca SPPW zwraca Beneficjentowi dokument stanowiący
zabezpieczenie umowy na pisemny wniosek Beneficjenta po upływie:
5 letniej trwałości w którym to okresie Beneficjent zobowiązuje się nie zmienić
przeznaczenia obiektu – zgodnie z umową.
4.8.
Procedura podpisywania umów
4.8.1 Umowa o dofinansowanie projektu wybranego w przedmiotowej procedurze będzie
podpisana po spełnieniu wszystkich wymogów niezbędnych do jej podpisania
przez Beneficjenta.
4.8.2 Umowę o dofinansowanie projektu Zarząd Województwa Podkarpackiego
za pośrednictwem ROPS w Rzeszowie zawiera z Beneficjentem w terminie nie
dłuższym niż 15 dni roboczych od daty podjęcia uchwały przez Zarząd
o dofinansowaniu projektów.
W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec zmianie.
4.8.3 Warunkiem zawarcia umowy o dofinansowanie projektu jest złożenie
zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu, o którym mowa w punkcie 4.7
niniejszej dokumentacji.
4.8.4 Wzór umowy o dofinansowanie wraz z załącznikami stanowi załącznik nr 5
do niniejszej dokumentacji.
27
V.
Realizacja projektu
5.1.
Wymagania dotyczące zlecania usług
5.1.1 Beneficjent
realizujący projekt w ramach SPPW ponosi wydatki zgodnie
z Wytycznymi w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach SPPW (plik jest
do pobrania na stronie www.sppw.rops.rzeszow.pl ).
5.1.2 Projekt może przewidywać realizację części projektu przez podmiot wyłoniony
zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień
Publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn.zm) zwany wówczas
Wykonawcą (ww. ustawa reguluje obowiązek stosowania trybów postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego). Zlecenie realizacji części zadań
Wykonawcy musi być przewidziane we wniosku o dofinansowanie projektu.
W przeciwnym wypadku wydatki poniesione na realizację zleconych usług przez
wykonawcę mogą zostać uznane za niekwalifikowalne na etapie rozliczania
projektu.
5.1.3 Beneficjent umożliwi na wniosek IR lub strony szwajcarskiej wzięcie udziału jej
przedstawicieli w charakterze obserwatorów, w czynnościach związanych
z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
a w przypadku powołania komisji przetargowej – do udziału w posiedzeniach
komisji.
Beneficjent umożliwi wzięcie udziału pracownika IR ds. inwestycyjnych w tym
zamówień publicznych w czynnościach związanych z prowadzeniem postępowań
o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku powołania komisji
przetargowej – do udziału w posiedzeniach komisji jako obserwator. Beneficjent
umożliwi ww. pracownikowi przeprowadzenie analizy dokumentacji przetargowej
przed ogłoszeniem przetargów jak również kontroli kontraktów podpisywanych
przez Beneficjentów i ich realizacji. Beneficjent realizujący projekt w ramach
SPPW jest zobowiązany do dostarczenia Instytucji Realizującej dokumentacji
przetargowej tj. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia
oraz innej
dokumentacji przetargowej w terminie co najmniej 14 dni przez planowanym
rozpoczęciem każdego postępowania przetargowego o udzielenie zamówienia
publicznego. Na podstawie analizy otrzymanej dokumentacji Instytucja Realizująca
może udzielić informacji, wskazówek i sugestii które mają lub mogą mieć
znaczenie dla prawidłowej realizacji Projektu. Instytucja Realizująca ma prawo
żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących planowanego
postępowania. Beneficjent jest zobowiązany dostarczyć lub udostępnić dokumenty
i inne nośniki informacji w ww. kwestiach oraz udzielić wyjaśnień w terminie
określonym przez IR.
5.1.4 Beneficjent realizujący projekt w ramach SPPW jest zobowiązany
do posiadania/przygotowania „Regulaminu udzielania zamówień publicznych
w….. (nazwa Beneficjenta) o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej
w złotych równowartości kwoty 14 000 Euro Netto” z uwzględnieniem zasad
zamieszczonych w punkcie 5.2.2.
5.1.5 Beneficjent dostarczy Instytucji Realizującej protokół z postępowania
przetargowego w terminie 5 dni od podpisania umowy w sprawie zamówienia
28
publicznego. Dla zamówień publicznych o wartości powyżej kwoty 500 000 CHF12,
Beneficjent realizujący projekt w ramach SPPW na wniosek strony szwajcarskiej
jest zobowiązany dostarczyć Instytucji Realizującej przetłumaczoną na język
angielski dokumentację przetargową13 w terminie 40 dni przed rozpoczęciem
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przetłumaczoną na język
angielski umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie 5 dni po jej
podpisaniu. W przypadku ww. postępowań przetargowych wraz z opublikowaniem
na stronie internetowej zamawiającego ogłoszenia o zamówieniu przetargowym
należy zamieścić tłumaczenie dokumentacji przetargowej na język angielski.
Dla zamówień publicznych o wartości przekraczającej progi wspólnotowe
określone w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady 2004/17/WE(Dz.
Urz.UE L 134 z 30. 03. 04. 2004r., str.1) oraz 2004/18/WE (Dz. Urz.UE. L 134
z 30.04.2004 r., str.114), Beneficjent jest zobowiązany przekazać Instytucji
Realizującej przetłumaczony na język angielski protokół postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego w terminie 5 dni od podpisania umowy w sprawie
zamówienia publicznego.
5.1.6 W celu zwiększenia przejrzystości i zapobieżenia korupcji dokumenty przetargowe
winny zawierać klauzule antykorupcyjne. Wzór klauzuli antykorupcyjnej stanowi
załącznik nr 6 do Procedury Oceny Projektów.
5.1.7 Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków z tytułu realizacji usługi
zamówienia jest opłacona faktura lub rachunek wystawiony przez Wykonawcę.
5.1.8 Beneficjent jest odpowiedzialny za całość zadań realizowanych w ramach
projektu,
w związku z tym zapisy umowy z Wykonawcą powinny gwarantować odpowiedni
merytorycznie i zgodny z zapisami wniosku sposób realizacji zlecenia.
5.1.9 W przypadku zlecania części zadań w ramach projektu wykonawcy Beneficjent
zobowiązuje się do zastrzeżenia w umowie z Wykonawcą prawa wglądu
w dokumenty finansowe wykonawcy związane z realizowanym projektem.
5.2.
Wymagania dotyczące stosowania zasady konkurencyjności
5.2.1 Regulacje ustawy Prawo Zamówień Publicznych stosuje się do zamówień
i konkursów, których wartość przekracza wyrażona w złotych równowartość kwoty
14 tyś. euro netto.
5.2.2 W przypadku niepodlegania regulacjom i procedurom ustawy Prawo zamówień
publicznych stosuje się następujące zasady :
Założenia dotyczące stosowania zasady konkurencyjności określają, iż
w przypadku realizacji zamówień przekraczających wyrażoną w złotych
równowartość kwoty 14 tys. euro netto Projektodawca/Beneficjent stosuje się
do następujących reguł:
Projektodawca/Beneficjent zobowiązuje się do wysłania zapytania ofertowego,
do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców, o ile na rynku istnieje
trzech potencjalnych Wykonawców danego zamówienia; równocześnie
Projektodawca/Beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia na stronie
12
Kwota zamówienia jest przeliczana z PLN na CHF według kursu kupna NBP obowiązującego w dniu rozpoczęcia naboru
13
Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia oraz inną dokumentację przetargową
29
internetowej (o ile taką stronę posiada) oraz w swojej siedzibie powyższego
zapytania ofertowego; zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności
opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert;
W przypadku, gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego, do co najmniej
trzech potencjalnych Wykonawców, Projektodawca/Beneficjent otrzyma tylko
jedną ofertę, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną;
Projektodawca/Beneficjent wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert
w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny; wybór oferty jest
dokumentowany protokołem, do którego załącza się zebrane oferty;
Wszelkie
czynności
związane
z
realizacją
zamówienia
Projektodawca/Beneficjent dokonuje w formie pisemnej, przy czym dla
udokumentowania czynności innych, niż zawarcie umowy i sporządzenie
protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty, dopuszczalna jest forma
elektroniczna i faks;
W przypadku, gdy Projektodawca/Beneficjent stwierdzi, że na rynku nie
istnieje trzech potencjalnych Wykonawców, może zostać wezwany –
na wniosek IR lub organów kontrolnych – do przedstawienia uzasadnienia
wskazującego na obiektywne przesłanki potwierdzające jego stwierdzenie;
5.2.3 Zgodnie z zasadą konkurencyjności :
zamówienie to odpłatna umowa zawierana pomiędzy Zamawiającym
a Wykonawcą, której przedmiotem są danego rodzaju usługi, dostawy lub
roboty budowlane;
wartość w złotych polskich ustala się zgodnie ze średnim kursem euro
ustalonym przez Prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu, zgodnie z art. 35
ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo Zamówień Publicznych
(Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn.zm).
Zasad konkurencyjności, o których mowa wyżej nie stosuje się:
w odniesieniu do osób lub usług rozliczanych w ramach kosztów personelu
w projekcie,
do Projektodawców/Beneficjentów i partnerów projektu, którzy są zobowiązani
do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo Zamówień
Publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn.zm)
W przypadku ponoszenia wydatków niezgodnie z powyższymi zasadami,
instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie może uznać cześć
lub całość wydatków za niekwalifikowane.
VI.
Kontakt i dodatkowe informacje
6.1.
Kontakt
Informacje dla ubiegających się o dofinansowanie udziela Regionalny Ośrodek
Polityki Społecznej z siedzibą w Rzeszowie.
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej
ul. Hetmańska 120
35-078 Rzeszów
30
Informacje udzielane są od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 -15.30
pod numerami telefonu (017) 8508413, (017) 8508411.
6.2.
Procedura wycofania wniosku
Każdemu Beneficjentowi przysługuje prawo pisemnego wystąpienia do IR
o wycofanie złożonego przez siebie wniosku o dofinansowanie projektu w ramach SPPW
z dalszych etapów procedury dokonywania wyboru projektów. Powyższe wystąpienia
Projektodawcy należy uznać za skuteczne na każdym etapie oceny zarówno formalnym
jak i merytorycznym.
6.3.
Ogólne zasady promocji projektów finansowanych ze
środków SPPW
Beneficjenci są zobowiązani do zaplanowania promocji swoich projektów
realizowanych w ramach SPPW i jej realizację. Każdy z Beneficjentów otrzyma
na promocję środki w wysokości 1 % z 85 % wartości kosztów kwalifikowalnych swojego
projektu – jednak nie więcej niż 30.000,- zł. Obowiązki Beneficjenta odnośnie promocji
projektu wynikają z następujących regulacji -Wytyczne w sprawie informacji i promocji
w ramach SPPW.
6.4.
Ogólne zasady monitorowania projektów finansowanych
ze środków SPPW
Obowiązkiem Beneficjenta jest stałe monitorowanie realizowanych projektów.
Monitorowanie polega na systematycznym zbieraniu, raportowaniu i interpretowaniu
danych opisujących postęp i efekty realizowanych projektów. Działania monitorujące
powinny mieć charakter rzeczowy i finansowy. System monitorowania realizacji umów
o dofinansowanie został określony w Wytycznych w sprawie monitorowania realizacji
projektów w ramach SPPW.
Beneficjent musi przechowywać w swojej siedzibie wszelkie dokumenty związane
z realizacją projektów przez okres minimum 10 lat od daty zakończenia Projektu Instytucji
Realizującej tj. od dnia 31.12.2015r. W przypadku wizyt monitorujących należy
dokumentację udostępnić do wglądu przedstawicielowi IR.
VII.
Załączniki
7.1.
Spis załączników do Procedury Oceny Projektów:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wzór wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach SPPW
realizowanego w województwie podkarpackim w latach 2012-2015.
Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach
SPPW realizowanego w województwie podkarpackim w latach 2012-2015.
Kryteria oceny formalnej w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu
Współpracy.
Karta oceny merytorycznej projektu zgłoszonego do dofinansowania
w ramach SPPW.
Wzór Umowy o dofinansowanie projektu w ramach SPPW.
Wzór klauzuli antykorupcyjnej.
31