Access – Tabele

Access -Tabele
Arkadiusz Rzucidło
Informatyka w zarządzaniu - ćwiczenia
Planowanie i tworzenie tabel jest pierwszym i najważniejszym etapem w tworzeniu bazy
danych. Wymaga analizy samego zjawiska, które podlega rejestracji w tabelach, oraz
dobraniu odpowiednich cech opisujących poszczególne encje.
Access jest systemem, który pracuje z jedną bazą danych jednocześnie. W pliku bazy danych
zawarte są zarówno tabele jak i składniki z nimi związane. Składnikami tymi są kwerendy,
formularze, raporty, strony, makra oraz moduły. Wszystkie ze wspomnianych bazują na
danych zawartych w tabelach danych stosując mechanizmy zaprojektowane podczas
tworzenia całej struktury relacyjnej. Kwerendy są przepisami według których tworzone są
zapytania do bazy danych a wynikiem realizacji zapytania jest zestaw rekordów, które
spełniają określone kryteria. Formularze są graficznym interfejsem użytkownik który
prezentuje dane posiłkując się zarówno tabelami jak również kwerendami. Raporty
przeznaczone są do prezentacji danych najczęściej w formie drukowanej lub po prostu
tworzenia zestawień przy wykorzystaniu funkcji agregujących. Strony są graficznym
interfejsem bazy danych w Sieci. Makra, to sekwencyjnie ustawione skrypty oparte o
składniki zawarte w bazie danych jak funkcje logiczne a także formularze, raporty. Moduły
zaś, są kodem zapisanym w jeżyku Access Basic, który służy do autorskiego opracowywania i
rozbudowywania aplikacji w Access.
Etap 0 Analiza zjawiska do zarejestrowania w bazie danych
Aby poprawnie zaprojektować tabele dla bazy danych należy przeprowadzić analizę zjawiska,
dla którego bazę chcemy zaprojektować. Analiza ma za zadanie wyizolować z całości
zagadnienie wartości istotne z punktu widzenia samej struktury bazy danych. Przedmiot
analizy jest skomplikowany i aby przeprowadzić ją a sposób pełny należy uwzględnić kilka
znaczących punktów i etapów. Dla przykładu zawartego w niniejszym ćwiczeniu
przewidziano dość proste postępowanie analityczne, które i tak jest dużym przybliżeniem i
określenie „Analiza” nie do końca jest dla niego odpowiednie. Tak czy inaczej rozumowanie
przeprowadzić trzeba ponieważ bez niego baza danych powstać by nie mogła.
Przykład, który rozpatrujemy to układ Lekarz- Pacjent. Pierwszą czynnością jaką trzeba
wykonać jest odpowiedź na kilka pytań
1. Jak wygląda układ Pacjent – Lekarz, Lekarz – Pacjent.
a. Układ ten można uznać za proste odwzorowanie przysłowiowym: „Przychodzi
pacjent do lekarza”
b. Mamy więc: pacjenta, lekarza oraz sam fakt wizyty, którą trzeba zarejestrować
w naszej bazie danych.
c. Z uwagi na prostotę przykładu ograniczymy się tylko do trzeba encji, dla
których dobierzemy relacje oraz odpowiednie cech dla opisania tabel.
2. Co jest istotne z punktu widzenia tworzonej RELACYJNEJ bazy danych ?
a. Postać lekarza, który musi być rejestrowany w bazie. Jego dane będą
wykorzystywane jako podstawa do rejestracji wizyty pacjenta
b. Postać Pacjenta, który przychodzi po poradę i na wizycie dostaje wskazania od
lekarza (już umieszczonego w bazie danych)
c. Fakt wizyty lekarskiej odnotowanej jako spotkanie Pacjenta z Lekarzem po
której Pacjent dostaje wskazania odnośnie leczenia oraz inne zalecenia
(określenie cech według fantazji projektanta – oczywiście dla ćwiczenia)
3. Jakie relacje można dobrać pomiędzy poszczególnymi zidentyfikowanymi encjami:
Pacjent-Wizyta-Lekarz
a. Pacjent nie może bezpośrednio być w relacji z lekarzem ponieważ wtedy nie
istniałby mechanizm rejestracji wizyty i przepisania na wizytę zaleceń.
Access -Tabele
Arkadiusz Rzucidło
Informatyka w zarządzaniu - ćwiczenia
b. Lekarz nie może być w bezpośredniej relacji z Pacjentem z tego samego
rodowodu co w p.1
c. Zatem relacja wygląda tak, że encja Pacjent łączy się z encją Wizyty a ta z
kolei jest połączona z encją Lekarza . Układ można uszczegółowić diagramem
i opisem:
i. „Jeden” Pacjent może przyjść na kilka wizyt („kurza łapka” od strony
Wizyty oznacza „wiele razy”, pojedyncze połączenie od strony
pacjenta oznacza „jeden pacjent”)
ii. „Jeden’ Lekarz może radzić na wizytach wiele razy.
iii. „Jedna” wizyta dotyczy tylko jednego pacjenta i tylko jednego lekarza.
(patrząc od strony Wizyty przyjmujemy „jedną wizytę”)
4. Należy zastanowić się jakie cechy opisują poszczególne encje: Lekarza, Pacjenta, oraz
Wizyty. Ten punkt będzie wyjaśniony w dalszej części ćwiczenia praktycznego.
Etap 1 – Zakładanie nowej bazy danych
1. Uruchomić program Access.
2. Z menu programu Access należy wybrać opcję Plik a następnie Nowy.
3. Na zakładce po prawej stronie okna programu należy wybrać opcję „Pusta baza
danych” a następnie zapisać plik nowej bazy danych z wybraną nazwą w wybranym
miejscu na dysku
4. W oknie bazy danych zapoznać się poszczególnymi elementami składowymi
stanowiącymi podstawowe moduły systemu zarządzania relacyjną bazą danych
Ćwiczenie 2 - Tworzenie tabel w bazie danych
1. W zakładce Tabele wybrać z opcję
Utwórz tabelę w widoku projektu
2. Zidentyfikować wartości określające
przedmiot opisu w tabeli. Dla przykładu
zostanie opisany układ Pacjent – Lekarz
3. Zastanowić się jakie cechy istotne dla
systemu bazodanowego mogą opisywać
Pacjenta a jakie Lekarza
a. Przykładowy opis struktury
danych tabeli Pacjenci (zastanowić
się nad polem jednoznacznie
identyfikującym pacjenta) imię, nazwisko, data urodzenia, adres, kod
pocztowy, miejscowość, telefon, nr dowodu osobistego, nr ubezpieczenia, opis
UWAGA !!! Pole jednoznacznie identyfikujące to tzw. klucz główny tabeli.
Wyznacza się go zazwyczaj jako pole o nazwie id (jako pierwsze w
zestawieniu) typ pola to autonumerowanie oraz pole oznacza się
Access -Tabele
Arkadiusz Rzucidło
Informatyka w zarządzaniu - ćwiczenia
znacznikiem „kluczyka” który znajduje się na pasku narzędzi programu
Access. Jest to bardzo istotny etap w ćwiczeniu ponieważ w dalszych
punktach będziemy się odwoływać do tego pola. Każda tabela ma swój
„klucz główny”. W każdej należy wykonać etap tworzenia klucza głównego.
b. Przykładowy opis struktury danych tabeli Lekarze (odnaleźć pole
jednoznacznie identyfikujące lekarza) imię, nazwisko, adres, miejscowość
telefon, specjalność, opis
4. Utworzyć tabele dla Pacjentów i Lekarzy.
5. W oknie Projektu tabeli wprowadzić
następująco:
a. Nazwę pola danych określającą
co będzie rejestrowane
b. Typ danych przechowywanych
w tym polu – rodzaj
informacji, który będzie
przechowywany (tekst, liczby)
c. Opis dodatkowy ułatwiający
identyfikacje pola – cele
informacyjne
d. Uzupełnić właściwości pola w
oknie poniżej
6. Obie tabele uzupełnić danymi po
min. 5 wpisów w każdą z tabel.
Bardzo ważne !!!
Typy pól:
7 Tekst – przechowuje tekst (ASCII) do długości 254 znaków – zwykłe pola danych jak
imię, nazwisko, kod, nr telefonów, itp
7 Nota – przechowuje tekst (ASCII) o długości do 64 kB – pola danych jak opisy,
charakterystyka, komentarze, itp.
7 Liczba – przechowuje wartości liczbowe według dobranych właściwości (w dolnej
zakładce właściwości) – przechowuje wartości liczbowe na których wykonywane są
obliczenia arytmetyczne n. Cena, kwota, liczba dzieci, itp.
7 Data/Godzina – przechowuje wartości daty i godziny (zapis liczbowy) o ustalonym
formacie w oknie właściwości
7 Walutowy - przechowuje wartości w formacie opatrzonym walutą z dokładnością do
dwóch miejsc po przecinku
7 Autonumerowanie – pole o automatycznej numeracji wybierane najczęściej jako
właściwe dla pola identyfikatora (tryb przyrostowy, losowy)
7 Tak/Nie – pole przechowujące wartości logiczne prawdy lub fałszu, Tak/Nie,
włączone/wyłączone.
7 Obiekt OLE – pole przechowujące wartości będące danymi bitowymi jak rysunki,
dźwięki, filmy itp.
7 Hiperłącze – przechowuje dane w formacie hiperłączy
7 Kreator Odnośników – pozawala na łączenie danych w tabelach za pomocą kreatora.
Służy jako pomoc w projektowaniu odwzorowania danych
Access -Tabele
Arkadiusz Rzucidło
Informatyka w zarządzaniu - ćwiczenia
Właściwości:
Liczba pól określających właściwości różni się dla odpowiednio wybranych typów pól
danych
7 Rozmiar pola – określa liczbę znaków jakie system pozwoli wprowadzić do pola
danych. W przypadku liczb pole wyboru pozwala wybrać rodzaj dokładności pola
liczbowego w zakresie
7 Format – sposób prezentacji danych – w przypadku daty jest to wybór pomiędzy
sposobem kodowania daty np. RRRR-MM-DD
7 Maska wprowadzania – pozwala na określenie suflera podczas wprowadzania danych
tak by użytkownik łatwo mógł wprowadzać poprawne dane np. kod _ _-_ _ _
(zalecane użycie kreatora)
7 Tytuł – nazwa pola która będzie pojawiać się w oknie tabeli podczas wprowadzania
danych (opcja)
7 Wartość domyślna – wartość, która będzie wprowadzana w pole przed jego edycją.
Może zostać zmieniona przez użytkownika bazy danych
7 Reguła sprawdzania poprawności – pole pozwalające na wprowadzenie reguły
sprawdzającej poprawność wprowadzonych danych np. dla pola daty <1990-01-01
(nie wcześniejsze niż sprzed 1990-01-01)
7 Tekst reguły sprawdzania poprawności – tekst komentarz pojawiający się kiedy reguła
poprawności zostanie naruszona dla danego pola
7 Wymagane – pozwala określić czy system będzie monitował o wprowadzenie danych
w pole. W przypadku wartości TAK, system będzie konsekwentnie prosił o konkretną
wartość nie pozwalając na pozostawienie pola nie wypełnionego.
7 Zerowa długość dozwolona – pozawala na wprowadzenie wartości „ „zamiast
konkretnej wartości w polu gdzie obowiązuje konieczność wprowadzenia danych
7 Indeksowanie – czy pole poddane jest indeksowaniu czy nie (indeksowanie ułatwia
wyszukiwanie danych) Pole identyfikatora wymaga opcji Tak, bez powtórzeń
Ćwiczenie 3 – Łączenie danych w tabelach za pomocą odwzorowania – Przykład I podstawowy
1. Relacja Pacjent –Lekarz w najprostszym układzie pozwala ustalić jednego lekarza
„rodzinnego” dla jednego pacjenta. W takim wypadku układ można scharakteryzować
w taki sposób, że jednemu lekarzowi odpowiada wielu pacjentów
2. Utworzenie połączenia Pacjent – Lekarze.
a. Otworzyć tabelę Pacjenci w trybie projektowania.
b. Dodać pole o nazwie lekarz_rodzinny
c. Jako typ danych wybrać kreator odnośników
d. Wybrać połączenie z tabelą Lekarze. Postępować zgodnie z sugestiami
kreatora czytając opisy.
e. Zapisać tabelę Pacjenci.
f. Wprowadzić dane uzupełniając informację o lekarzu dla każdego z pacjentów.
Ćwiczenie 4 – Łączenie danych w tabelach za pomocą relacji – Przykład II – karta
pacjenta
1. Utworzyć dodatkową tabelę o nazwie Wizyta – będzie to tabela zawierająca
informację o wizytach pacjenta w przychodni i konsultacjach lekarskich.
2. Zastanowić się jakie pola mogłyby opisywać wizytę pacjenta. Dla przykładu mogą to
być wartości opisujące
Access -Tabele
Arkadiusz Rzucidło
Informatyka w zarządzaniu - ćwiczenia
a. Nr kolejny wizyty – autonumerowanie
b. Pacjent – pole do podłączenia danych (kreator odnośników) z tabeli Pacjenci
c. Lekarz – pole do podłączenia danych (kreator odnośników) z tabelą Lekarze
d. Data wizyty
e. Rozpoznanie – pole informujące o konsultacji lekarskiej
f. Recepta – informacja o zaleceniach w leczeniu
g. ….. zaimprowizować dalsze pola danych
3. Zapisać tabelę z określoną strukturą.
4. Podłączyć z pomocą kreatora odnośników tabelę Wizyta z tabelami Pacjenci i
Lekarze.
5. Wprowadzić dane o wizytach pacjentów u poszczególnych lekarzy
Ćwiczenie 5 – Tabel miejscowości
Wykorzystując układ relacyjny można w tabelach Pacjenci oraz Lekarze zastąpić pola
Miejscowość, które przechowują nazwy miejscowości podłączeniem do tabeli z
ujednoliconymi nazwami miejscowości. W tym celu tabelę taką trzeba utworzyć.
1. Utworzyć nową tabelę o nazwie Miejscowości
2. W strukturze tabeli wprowadzić jedno pole o nazwie Miejscowość i oznaczyć to pole
kluczem głównym (kluczykiem)
3. Przejść w tryb wprowadzania danych i wprowadzić w tabelę kilka nazw miejscowości.
4. Otworzyć tabelę Pacjenci w tryb projektowania i w polu Miejscowość zmienić typ
pola na Kreator odnośników.
5. Korzystając z kreatora podłączyć pole do tabeli Miejscowości.
Zadania do samodzielnego wykonania:
1. Przeprowadzić podobne rozumowanie i utworzyć bazę danych dla zjawiska
wypożyczania książek w bibliotece lub wypożyczalni samochodów.