zaproszenie do składania ofert na postawienie i

ZAPYTANIE OFERTOWE
w związku z organizacją
imprezy plenerowej „BALONY NAD KROSNEM’ 2017”
w dniach 29 kwietnia - 3 maja 2017 roku
Regionalne Centrum Kultur Pogranicza, 38-400 Krosno, ul. Kolejowa 1, zwane dalej Organizatorem
zaprasza do złożenia ofert na postawienie i obsługę Wesołego Miasteczka w ramach imprezy
„Balony nad Krosnem”
Oferta powinna zawierać:





Wysokość oferowanej kwoty netto oraz brutto na rzecz Organizatora za wynajem
powierzchni wskazanej przez organizatora na postawienie i obsługę Wesołego Miasteczka,
/wypełniony załącznik Nr 1/,
Szczegółowy opis oferowanego Wesołego Miasteczka, który powinien zawierać:
Dokładną ilość i specyfikację urządzeń wraz z ich opisem,
Dokumentację fotograficzną proponowanych urządzeń,
Atesty, certyfikaty dopuszczenia do użytkowania urządzeń spełniających wszystkie
normy obowiązujące w Polsce /kopie/,
Informację o doświadczeniach w organizowaniu i obsłudze tego typu imprez,
Aktualną polisę ubezpieczeniową /kopię/.
ORGANIZATOR ZAPEWNIA:
1. Teren przeznaczony pod Wesołe Miasteczko w bezpośrednim sąsiedztwie imprezy,
2. Organizację imprezy koncertowej w dniu 29, 30 kwietnia oraz 1 maja 2017,
3. Logistykę organizacyjną – wpuszczenie i wypuszczanie publiczności na teren lotniska,
ochronę całościową terenu, odpowiednie zezwolenia, punkty opieki medycznej,
4. Wyłączność na obsługę urządzeń Wesołego Miasteczka. W zakres urządzeń Wesołego
Miasteczka nie wchodzą urządzenia dmuchane tzw. dmuchańce,
5. Obecność przedstawiciela Organizatora w chwili ustawiania i montażu urządzeń.
Oferenci wybrani do zawarcia umowy zobowiązani są do zapewnienia obsługi
Wesołego Miasteczka podczas imprezy plenerowej „BALONY NAD KROSNEM’ 2017”
w dniach 29 kwietnia - 3 maja 2017 roku.
W zakres obsługi wchodzi:
 Postawienie, przygotowanie oraz obsługa Wesołego Miasteczka 29 kwietnia od godz. 18.00
do 3 maja 2017 roku na terenie ściśle określonym przez Organizatora.
 Zapewnienie całkowitego bezpieczeństwa uczestnikom na terenie Wesołego Miasteczka
od chwili wynajęcia placu do czasu jego zwolnienia w szczególności podczas trwania
imprezy.
 Zapewnienie utrzymania czystości, ładu i porządku na zajmowanym terenie w trakcie trwania
imprezy oraz po jej zakończeniu.
 Swobodne decydowanie o cenach usług Wesołego Miasteczka ustalają Oferenci na własną
odpowiedzialność i ryzyko.
 Zapewnienie odpowiedniej ilości pracowników ochrony, w szczególności w godzinach
popołudniowych i wieczornych. Organizator wymaga ścisłej współpracy wszystkich
pracujących na terenie imprezy firm ochrony.
 Przekazanie na rzecz Organizatora biletów wstępu na urządzenia wesołego miasteczka
z przeznaczeniem na nagrody w konkursach w ilości uzgodnionej przez Przedstawicieli stron.
 Oferent jest zobowiązany do posiadania:
 urządzeń spełniających polskie normy, atesty użytkowania i bezpieczeństwa,
 sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych spełniających obowiązujące normy
techniczne wymagane w Polsce,
 niezbędnych pozwoleń i ubezpieczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
w zakresie swojej działalności.


Zapewnienie energii elektrycznej potrzebnej do działania urządzeń i infrastruktury
Wesołego Miasteczka (na terenie imprezy nie jest usytuowane żadne przyłącze
elektryczne).
Zapewnienia we własnym zakresie niezbędnego dostępu do wody, sprzętu gaśniczego
oraz innego niezbędnego sprzętu, środków oraz zabezpieczeń niezbędnych do ustawienia
i funkcjonowania Wesołego Miasteczka podczas trwania imprezy.
Oferty należy składać w zamkniętej kopercie do dnia 6 marca 2017 r. do godziny 15:00 z dopiskiem
„OFERTA NA WESOŁE MIASTECZKO” na adres:
Regionalne Centrum Kultur Pogranicza,
38-400 Krosno, ul. Kolejowa 1
Tel./13/ 43 218 98.
Organizator informuje, że oferty, które wpłyną po upływie wyznaczonego terminu nie będą
rozpatrywane.
Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań organizatora, zastrzega on sobie prawo do:
a. możliwości zamknięcia zapytań ofertowych bez wyłonienia oferenta,
b. ogłoszenia nowego zapytania ofertowego,
c. zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie oferentem bez podania
uzasadnienia.
O wyniku zapytań ofertowych oferenci zostaną poinformowani pisemnie.
Oferent ponosi całkowitą odpowiedzialność za działanie ustawionych przez siebie urządzeń i za
wszelkie szkody wywołane przez urządzenie oraz z tytułu świadczonej usługi.
W przypadku pytań prosimy o kontakt pod numerem telefonu /13/ 43 218 98.
INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM I EKONOMICZNYM
Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zobowiązany jest do zawarcia umowy
w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora ( informacja zostanie przekazania telefonicznie
lub pisemnie).
Zadeklarowana kwota zostanie uregulowana w dwóch ratach:
- pierwsza rata - 50% deklarowanej kwoty brutto/ wpłata przelewem na konto wskazane
przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy/,
- druga rata - 50% deklarowanej kwoty brutto / wpłata przelewem do dnia 29.04.2017 r.
Na wpłacone zaliczki zostaną wystawione faktury VAT.
Oferenci związani są treścią oferty w terminie minimum dwudziestu dni od dnia złożenia oferty.
W przypadku nie przystąpienia do zawarcia umowy wybranego przez organizatora oferenta zgodnej z
załączonym projektem i w podanym terminie /po jego upłynięciu/, wyznaczony oferent traci możliwość
podpisania umowy a organizator wezwie do zawarcia umowy kolejnego wybranego przez siebie
oferenta, który zaproponował najkorzystniejszą ofertę na obsługę Wesołego Miasteczka.
W niniejszym postępowaniu – nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych.
Załącznik 1
OFERTA NA POSTAWIENIE I OBSŁUGĘ
WESOŁEGO MIASTECZKA
podczas
imprezy plenerowej „BALONY NAD KROSNEM’ 2017”
w dniach 29 kwietnia - 3 maja 2017 roku
Nazwa i adres oferenta:
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
Telefon…………………………………………………………………………………..
NIP:………………………………………………………………………………………
REGON:………………………………………………………………………………….
Oświadczam, że spełniam warunki wskazane w treści zapytania ofertowego.
Za wykonanie świadczeń określonych w zapytaniu ofertowym deklaruję zapłatę:
- netto…………………………., słownie …………………………………………
- brutto…………………………, słownie ….…………………………………….
Pozostałe warunki oferty określają warunki zapytania ofertowego.
Powyższa kwota zostanie uregulowana w dwóch ratach:
- pierwsza rata -50% deklarowanej kwoty brutto/ wpłata przelewem na konto wskazane
przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy/,
- druga rata -50% deklarowanej kwoty brutto / wpłata przelewem do dnia 29 kwietnia 2017 r.
Na wpłacone zaliczki zostaną wystawione faktury VAT.
W przypadku wybrania naszej oferty jako najkorzystniejszej, zobowiązuje się zawrzeć mowę
zgodnie z wzorcem określonym przez organizatora.
……………………………………….
podpis, pieczęć