pobierz - urząd gminy sztabin
Transkrypt
pobierz - urząd gminy sztabin
OAG.0012.1.6.2015.OR Protokół Nr 6/2015 ze wspólnego posiedzenia Komisji Rewizyjnej i Komisji Oświaty, Kultury i Spraw Społecznych Rady Gminy Sztabin odbytego w dniu 12 czerwca 2015 roku. Posiedzenie rozpoczęło się o godz. 900, a zakończono o godz. 1030. Obecni radni według załączonej listy obecności. W posiedzeniu Komisji udział wzięli: Wójt Gminy Tadeusz Drągiewicz, Skarbnik Gminy Agnieszka Truszkowska, Sekretarz Gminy - Zbigniew Szymański, Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej – Małgorzata Ostrowska. Protokołowała Katarzyna Pietruczynik podinspektor UG Sztabin. Pkt 1. Prowadzący obrady Przewodniczący Komisji Oświaty, Kultury i Spraw Społecznych Jan Paweł Dunaj - dokonał otwarcia posiedzenia Komisji, stwierdził prawomocność obrad, powitał wszystkich przybyłych na spotkanie. Następnie przedstawił porządek obrad: 1. Otwarcie. 2. Analiza projektów uchwał przedkładanych na sesję rady gminy. 3. Przyjęcie informacji o organizacji szkół w roku szkolnym 2015/2016 wynikające z zatwierdzonych projektów organizacyjnych. 4. Sprawy różne. Komisja do przedstawionego porządku obrad nie wniosła uwag, po czym przystąpiono do jego realizacji. Ad pkt 2) Komisja rozpatrzyła projekty uchwał na VIII sesję rady gminy: - w sprawie zamiaru połączenia samorządowych instytucji kultury Gminnej Biblioteki Publicznej w Sztabinie i Gminnego Ośrodka Kultury w Sztabinie; Wójt Gminy Tadeusz Drągiewicz zaproponował radnym podjęcie uchwały ze względu na to, że prawo zezwala na podjęcie takich działań, a dodatkowo ze względu na fakt przejścia na emeryturę dotychczasowego dyrektora GOK i tym samym możliwość uniknięcia konieczności zatrudniania nowego pracownika. Podjęcie uchwały pozwoli na stworzenie instytucji która zajmowałaby się sprawami typowo bibliotecznymi, ale też kulturalnymi. Można dokonać połączenia, podziału lub likwidacji instytucji kulturalnych, przy czym jest obowiązek na 6 miesięcy przed dniem wydania aktu o połączeniu, podziale lub likwidacji podać do publicznej wiadomości informację o swoim zamiarze wraz z uzasadnieniem. Dodatkowo Wójt musi przekazać uchwałę wraz z uzasadnieniem w celu zasięgnięcia opinii Krajowej Radzie Bibliotecznej, oraz Książnicy Podlaskiej im. Łukasza Górnickiego w Białymstoku a po uzyskaniu opinii do ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego o wyrażenie zgody na połączenie instytucji kultury. Połączenie Gminnej Biblioteki Publicznej i Gminnego Ośrodka Kultury jest w pełni uzasadnione merytorycznie i ekonomicznie. W wyniku planowanego połączenia tych jednostek nie ulegnie obniżeniu jakość i ilość świadczonych usług. Wręcz przeciwnie przyczyni się to do zwiększenia poziomu usług i imprez kulturalnych organizowanych na terenie gminy. Utworzenie jednej instytucji, w której skład wejdą pracownicy i mienie należące do instytucji podlegających połączeniu wpłynie pozytywnie na organizowanie działalności kulturalnej. Pozwoli na elastyczne i efektywne wykorzystanie zasobów materialnych obu instytucji oraz sprawniejszą organizację pracy. Nastąpi centralizacja zarządzania oraz połączenie służby finansowo-księgowej, obsługi sprzętu, urządzeń itp. Umożliwi też wydłużenie czasu pracy 1 placówki, przez co będzie bardziej dostępna dla mieszkańców. Po połączeniu pracownicy biblioteki staną się pracownikami jednej nowo utworzonej instytucji kultury o nazwie Gminne Centrum Kultury. Ilość stanowisk i etatów związanych z obsługą biblioteczną po dokonaniu połączenia nie zmniejszy się. Wójt poinformował o możliwości przejęcia w przyszłości budynku po posterunku policji, w którym mogłaby funkcjonować nowo powstała instytucja. W powyższym temacie głos zabrała dyrektor biblioteki Pani Małgorzata Ostrowska, przedstawiając swoje obawy co do wspólnego działania połączonych instytucji ze względu na brak wyremontowanych budynków. Wyraziła chęć stworzenia kół zainteresowań, kursów tańca, śpiewu, aerobiku itp., zorganizowania imprezy, która wpisałaby się w kalendarz cyklicznych imprez i promowałaby gminę Sztabin. Podkreśliła, że dotychczas organizowane są dożynki, festyn rodzinny i wystawa koni. Wójt odpowiedział, że można działać w wyremontowanych budynkach w innych miejscowościach na terenie gminy. Wyjaśnił, iż wysokie koszty nie pozwalają na organizowania dużych imprez połączonych z koncertami. Gmina powinna nastawić się na organizowanie mniejszych, lokalnych imprez. Radny Jan Dunaj stwierdził, że połączenie biblioteki i ośrodka kultury nie jest dobrym pomysłem. Jego zdaniem GOK nie działa prawidłowo, a mogłoby to być zmienione poprzez korzystanie z dostępnych wyremontowanych budynków i tworzenie różnych kół zainteresowań. Radny Jan Dunaj stwierdził, ze dopóki nie będzie wyjaśniona sprawa przejęcia budynku posterunku policji w celu stworzenia dobrego miejsca do działania instytucji kulturalnej, to jest on przeciwny łączeniu biblioteki i GOK. Dyrektor biblioteki zapytała, czy nowo powstała instytucja musi nazywać się „centrum kultury”, gdyż jej zdaniem ważne jest aby w nazwie było słowo „biblioteka”. Pani dyrektor wyjaśniła, że pisze sprawozdanie do Książnicy podlaskiej z działalności biblioteki, a w przypadku połączenia z GOK, trudno będzie wydzielić, które zadania realizowane były jako biblioteka, a które jako GOK. Dodała, że jeżeli będą pieniądze na działalność i biblioteka będzie instytucją nadrzędną to działalność połączonych instytucji ma sens. Chciałaby aby nowo powstałe centrum nazywało się biblioteką o rozszerzonym zakresie działań. Wójt wyjaśnił, że nazwa instytucji i zakres jej działania zostanie określona w momencie nadania jej statutu. Radny Piekarski Zygmunt zaproponował, by dać czas ośrodkowi kultury na rozwinięcie działalności, a w razie niewykorzystania tej możliwości należałoby tę instytucję zlikwidować. Radny Miklaszewicz Jarosław zapytał o możliwość likwidacji GOK-u i pozostawieniu tylko biblioteki, która przejęłaby pracowników i zakres zadań ośrodka kultury. Można w ten sposób uniknąć wyszczególniania w sprawozdaniach co robiła dana instytucja. Przewodniczący posiedzenia przypomniał, że Komisje powinny zająć stanowisko co do przedstawionego projektu uchwały. Komisja Oświaty projekt uchwały „za” 4 głosami zaopiniowała pozytywnie, przy jednym głosie wstrzymującym. Komisja Rewizyjna 5 głosami „za” projekt uchwały zaopiniowała pozytywnie. - w sprawie powołania zespołu opiniującego kandydatów na ławników. Sekretarz Gminy Zbigniew Szymański przedstawiając projekt uchwały wyjaśnił, iż w roku bieżącym upływa kadencja dotychczasowych ławników. Prezes Sądu Okręgowego w Suwałkach zwrócił się do Rady Gminy Sztabin z prośbą o wybranie ławników na kadencję 2016 – 2019 do: orzekania w Sądzie Rejonowym w Augustowie - 1 ławnika oraz do orzekania w sprawach z zakresu prawa pracy w Sądzie Rejonowym w Suwałkach – 1 ławnika. Sekretarz poinformował, że na stronie urzędu zamieszczona została informacja o wymogach jakie muszą 2 spełniać kandydaci na ławników, a także wzory dokumentów jakie należy złożyć wraz ze zgłoszeniem kandydatury. Zgłoszenia przyjmowane są w urzędzie do końca czerwca 2015 r. Na okres kadencji 2016-2019 wybór powinien być dokonany najpóźniej w miesiącu październiku roku kalendarzowego, w którym upływa kadencja dotychczasowych ławników. Przed przystąpieniem do wyborów rada gminy powołuje zespół, który przedstawia na sesji rady gminy swoją opinię o zgłoszonych kandydatach, w szczególności w zakresie spełnienia przez nich wymogów określonych w ustawie. Wójt zaproponował następujący skład zespołu opiniującego: przewodniczący Zespołu - Zbigniew Szymański – Sekretarz Gminy, członkowie: Robert Żukowski - policjant dzielnicowy oraz Łukasz Oniśko - radca prawny. Zadaniem zespołu będzie ocena kandydatów, wraz z wystąpieniem do stosownych organów o wyrażenie opinii o zgłoszonych kandydatach i przedstawienie ich Radzie Gminy na sesji na której radni dokonają wyboru ławników. Uwag członkowie Komisji Oświatowej nie wnieśli i 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. Uwag członkowie Komisji Rewizyjnej nie wnieśli i 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. - w sprawie określenia zasad udzielania dotacji na sfinansowanie prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków. Sekretarz Gminy poinformował, iż wcześniej przygotowany projekt uchwały przesłany został do Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów i otrzymał opinię pozytywną, pod warunkiem dopisania punktów dotyczących dyrektyw unijnych dotyczących pomocy de minimis. Uwagi te uwzględnione zostały w projekcie uchwały. Zgodnie z ustawą z dnia 23 lipca 2003r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami w trybie określonym odrębnymi przepisami, dotacja na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków może być udzielona przez organ stanowiący gminy na zasadach określonych w podjętej przez ten organ uchwale. Uchwała określa zasady udzielania dotacji celowych na pokrycie nakładów koniecznych na wykonanie prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków. Sekretarz Gminy poinformował, iż na terenie Gminy Sztabin jest kilka zabytków. Podmioty, które są właścicielami tych zabytków mogą ubiegać się o dotację z trzech źródeł: z budżetu państwa - od ministra kultury i dziedzictwa narodowego, wojewódzkiego konserwatora ochrony zabytków, oraz z budżetu gminy. Wychodząc naprzeciw ewentualnym wnioskom Pan Wójt postanowił opracować projekt uchwały określający warunki przyjmowania wniosków, przydzielania i rozliczania dotacji. Ogólna kwota dofinansowania z trzech źródeł nie może przekroczyć 100% nakładów koniecznych na wykonanie prac. Sekretarz dodał, iż do projektu uchwały zostały załączone dwa załączniki - wniosek o udzielenie dotacji ze środków finansowych gminy, oraz sprawozdanie z rozliczenia przyznanej dotacji. Termin składania wniosków nie został określony w uchwale. Gmina rozpatruje złożony wniosek i przyznaje środki w ramach posiadanego budżetu na ten cel. Uchwała obowiązywałaby do dnia 30 czerwca 2021 r. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów zasugerował, aby była to uchwała terminowa. Radny Jan Dunaj zapytał o szansę udzielenia dotacji na wniosek który pojawiłby się w tym roku. Wójt wyjaśnił, iż w budżecie na rok 2015 nie zostały uwzględnione środki na dotację na zabytki, dlatego też w sytuacji, gdy złożony zostanie wniosek o dotację w tym roku, a w budżecie znajdą się środki na ten cel, zostanie to przedstawione radnym. Natomiast gdy takich środków w budżecie nie będzie to wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie. Członkowie Komisji Oświatowej 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. Członkowie Komisji Rewizyjnej 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. 3 - w sprawie ustalenia kryteriów obowiązujących na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego do publicznych przedszkoli i oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych prowadzonych przez Gminę Sztabin. Sekretarz Gminy poinformował, iż nowelizacja ustawy o systemie oświaty z dnia 6 grudnia 2013 r. zwana „rekrutacyjną" wprowadziła nowe zasady rekrutacji do publicznych przedszkoli prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego. Na pierwszym etapie rekrutacji w przypadku większej liczby kandydatów niż liczba miejsc w przedszkolu brane są pod uwagę łącznie tzw. kryteria ustawowe. Sekretarz przedstawił te kryteria. Gdy w pierwszym etapie postępowania rekrutacyjnego kandydaci uzyskają równorzędne wyniki lub jeśli publiczne przedszkole nadal dysponuje wolnymi miejscami rada gminy jako organ prowadzący upoważniona jest do określenia w drodze uchwały tzw. kryteriów gminnych. Do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego niezbędne więc jest przyjęcie przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego stosownej uchwały. Zaproponowane w projekcie uchwały kryteria rekrutacji na drugim etapie postępowania powstały w wyniku konsultacji i uzgodnień z dyrektorami szkół podstawowych. Będą one miały zastosowanie w przypadku, gdy kandydaci na pierwszym etapie uzyskają taką samą ilość punktów. Sekretarz dodał, że na chwilę obecną liczba dzieci nie jest na tyle duża aby zachodziła potrzeba dokonywania drugiego etapu rekrutacji, jednakże taka uchwała musi być podjęta. Członkowie Komisji Oświatowej 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. Członkowie Komisji Rewizyjnej 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. Skarbnik Gminy Agnieszka Truszkowska przedstawiła dwa projekty uchwał: - w sprawie udzielenia pomocy finansowej Powiatowi Augustowskiemu. - w sprawie zmian w budżecie gminy na rok 2015. Skarbnik wyjaśniła, że uchwały te nie powodują żadnych finansowych zmian w budżecie. Zmieniają się jedynie zasady przepływu środków dotyczących drogi powiatowej. Do tej pory było tak, że wkład własny gmina miała u siebie na koncie, powiat przelewał do gminy swoje środki, województwo przelewało swoje środki i gmina opłacała fakturę. W tym roku zmieniły się zasady, gdyż urząd wojewódzki nakazał przekazać gminne środki do powiatu. Jest to kwota w wysokości 382.500 zł. Następnie powiat przekaże do gminy łącznie swoje środki i środki gminne. Wówczas gmina opłaci fakturę. Członkowie Komisji Oświatowej 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. Członkowie Komisji Rewizyjnej 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. - w sprawie zorganizowania wspólnej obsługi finansowej szkół prowadzonych przez Gminę Sztabin. Sekretarz wyjaśnił, iż zmiana przepisów ustawy o systemie oświaty zobowiązuje do uporządkowania obsługi finansowo księgowej jednostek szkolnych. Nic nie zmienia się jeśli chodzi o zakres obsługi- w dalszym ciągu będą zajmowały się tym dwie panie, zakres zadań również nie ulega zmianie. Zgodnie z ustawą organ prowadzący szkoły i placówki oświatowe w celu wykonywania zadań polegających na obsłudze administracyjnej i finansowej, w tym prowadzenia rachunkowości tych jednostek, może tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno administracyjnej szkół i placówek lub organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół i placówek. W celu usankcjonowania aktualnie prowadzonej wspólnej obsługi finansowo - księgowej jednostek oświatowych Gminy Sztabin należy podjąć niniejszą uchwałę ze względu na zmianę przepisów w tym zakresie. Powyższe rozwiązanie w zakresie obsługi finansowo - księgowej szkół i placówek nie zwalnia kierowników jednostek oświatowych z odpowiedzialności za całość gospodarki finansowej tych jednostek, w tym za wykonywanie określonych tą ustawą obowiązków w zakresie kontroli 4 zarządczej. Jeśli uchwała zostanie przyjęta wówczas z każdym z dyrektorów szkół Wójt podpisze porozumienie uszczegółowiające zasady obsługi finansowo – księgowej. Sekretarz wskazał iż w §3 przedstawianego projektu uchwały uchyla się §2 uchwały z 2001 w sprawie likwidacji Biura Obsługi Szkół Gminy Sztabin, w którym był zapis, że obsługę finansowo-księgową przejmuje Urząd Gminy. Członkowie Komisji Oświatowej 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. Członkowie Komisji Rewizyjnej 5 głosami „za” pozytywnie zaopiniowali projekt uchwały. - w sprawie Regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Sztabin. Sekretarz Gminy wyjaśnił, że projekt uchwały w sprawie Regulaminy przedłożony został przez Kierownik GOPS. Regulamin należy dostosować do aktualnie obowiązujących przepisów. W sposób czytelny zostały określone w nim kryteria dochodowe, rozbudowany został dział - formy udzielania stypendium szkolnego. Ustalenie nowych zasad przyznawania stypendium szkolnego dla uczniów podyktowane jest zmianą sytuacji zarówno faktycznej, jak i prawnej w tym zakresie w ciągu prawie 10 lat od podjęcia poprzedniej uchwały. W nowym stanie prawnym nie jest wymagana już opinia dyrektora szkoły, większą rolę odgrywają także oświadczenia o sytuacji materialnej rodziny, obwarowane ostrzeżeniem o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Wprowadzono nowe formy udzielania stypendium. Potrzebę wprowadzenia zmian dyktuje także wieloletnia praktyka udzielania pomocy materialnej uczniom. Pomoc socjalna przyznawana jest w ramach środków z budżetu państwa kierowanych przez Wojewodę do budżetu gminy, oraz z budżetu gminy. Do uchwały dołączony został wzór wniosku o przyznanie świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym. Komisja Oświaty projekt uchwały „za” 5 głosami zaopiniowała pozytywnie. Komisja Rewizyjna projekt uchwały „za” 5 głosami zaopiniowała pozytywnie. - w sprawie upoważnienia Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sztabinie do prowadzenia postępowania w sprawach świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym. Sekretarz poinformował, iż zmiana ustawy o systemie oświaty umożliwia powierzenie Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej prowadzenia postępowania w sprawach świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym. W związku z powyższym postanowiono skorzystać z przyznanego uprawnienia i powierzyć Kierownikowi prowadzenie postępowań w tych sprawach. Komisja Oświaty projekt uchwały „za” 5 głosami zaopiniowała pozytywnie. Komisja Rewizyjna projekt uchwały „za” 5 głosami zaopiniowała pozytywnie. - w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Sekretarz wyjaśnił, iż ze względu na pojawiające się problemy dotyczące terminu rozliczenia opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi za domki letniskowe i nieruchomości rekreacyjno-wypoczynkowe, konieczna jest zmiana terminu. W poprzedniej uchwale opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za domki letniskowe mogły być wnoszone do końca czerwca. Z uwagi na to, iż właściciele takich nieruchomości pojawiają się na terenie gminy sezonowo – lipiec, sierpień – mogą pojawić się problemy z terminowym wnoszeniem opłat. Proponuje się, aby termin składania deklaracji określić do 31 grudnia. Pomimo złożenia deklaracji w grudniu opłata musi być wniesiona za cały rok. Komisje projekty uchwały jednogłośnie zaopiniowały pozytywnie. 5 - w sprawie zmian Planu Rozwoju Lokalnego Gminy Sztabin na lata 2016 – 2020. Projekt uchwały przedstawił Wójt Gminy Sztabin Tadeusz Drągiewicz. Poinformował, iż członkowie Komisji ds. Rozwoju Lokalnego opracowali plan inwestycji gminnych na lata 2016-2020 na podstawie którego został stworzony projekt uchwały. Teraz wszyscy radni mają prawo dokonywania ewentualnych zmian i głosowania nad opracowanym planem. Radny Jan Dunaj powiedział, że zgodnie z propozycją zrobienia drogi dojazdowej do każdego sołectwa, została pominięta droga do Czarnego Lasu. Dlatego też uważa że należy taką drogę do Planu Rozwoju Lokalnego dopisać. Stwierdził, że podczas sesji Rady Gminy w dniu 17 czerwca zgłosi do Przewodniczącego Rady wniosek o dopisanie tej drogi. Radna Barbara Czerwińska powiedziała, że skoro plan został ustalony przez członków Komisji ds. Rozwoju Lokalnego, to nie należy jego zmieniać. Wójt wyjaśnił, że zaplanowanych zadań jest tak dużo, że nie ma możliwości na zrealizowanie wszystkich. W zależności od kryteriów w ogłaszanych konkursach Radni będą mieli szansę zadecydować która droga będzie realizowana. Trzeba będzie wybrać drogę w przypadku której będzie szansa na zdobycie największej liczby punktów. Komisja Oświaty projekt uchwały „za” 4 głosami zaopiniowała pozytywnie, przy jednym głosie wstrzymującym. Komisja Rewizyjna 5 głosami „za” projekt uchwały zaopiniowała pozytywnie. - w sprawie rozwiązania doraźnej Komisji Rozwoju Lokalnego Gminy Sztabin. Wójt przedstawił projekt uchwały. Wyjaśnił, iż powołana przez Radę Gminy doraźna Komisja Rozwoju Lokalnego przygotowała i opracowała projekt Planu finansowego na lata 2015 - 2020, który określa szczegółowo rodzaje inwestycji, jakie będą realizowane na terenie gminy w latach 2015 - 2020, w tym również zadania finansowane ze środków Unii Europejskiej. W związku z zakończeniem prac związanych z opracowaniem planu finansowego, który stanowi załącznik do Planu Rozwoju Lokalnego Gminy Sztabin, proponuje się rozwiązanie doraźnej Komisji Rozwoju Lokalnego. Komisja Oświaty projekt uchwały „za” 4 głosami zaopiniowała pozytywnie, przy jednym głosie „przeciw”. Komisja Rewizyjna 5 głosami „za” projekt uchwały zaopiniowała pozytywnie. Ad pkt 3) Komisja przyjęła przedstawione przez Sekretarza Gminy informacje o organizacji szkół w roku szkolnym 2015/2016 wynikające z zatwierdzonych projektów organizacyjnych. Informacje stanowią załącznik do niniejszego protokołu. Ad pkt 4) Inne sprawy na posiedzeniu Komisji nie były omawiane. Przewodniczący stwierdził, że porządek posiedzenia został wyczerpany, podziękował za uczestnictwo w Komisji i zamknął posiedzenie o godz. 1030. Przewodniczący Komisji Oświaty, Kultury i Spraw Społecznych Jan Paweł Dunaj Protokół sporządziła: Katarzyna Pietruczynik 6