INSTRUKCJA obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 115/09
Starosty Lubelskiego
z dnia 17 lutego 2009
INSTRUKCJA
obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych
w Starostwie Powiatowym w Lublinie na potrzeby realizacji Projektu
„Edukacja kluczem Twojego sukcesu” w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki
§1
1.
2.
Zakres instrukcji
Instrukcja reguluje zasady obiegu dowodów finansowo – księgowych, określa niezbędne
czynności kontrolne, do których zobowiązane są poszczególne komórki organizacyjne
i stanowiska pracy Starostwa Powiatowego w Lublinie oraz sposób przechowywania,
udostępniania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją Projektu: „Edukacja
kluczem Twojego sukcesu” w ramach Programu Operacyjnego.
W szczególności instrukcja ustala:
1) rodzaje dowodów księgowych,
2) zasady kontroli dowodów księgowych,
3) komórki i stanowiska pracy uprawnione do kontroli bieŜącej merytoryczno – finansowej
oraz obieg dowodów księgowych,
4) zasady przechowywania i archiwizowania dokumentów.
§2
1.
Dowód księgowy
Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania
operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem w związku z realizacją Projektu
„Edukacja kluczem Twojego sukcesu”. Prawidłowy dokument księgowy powinien zawierać:
1) określenie rodzaju dowodu,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeŜeli to moŜliwe, określoną takŜe w jednostkach
naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – takŜe datę
sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów,
6) potwierdzenie przez Starostę, Wicestarostę, Członka Zarządu, Sekretarza, Naczelnika
Wydziału Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury lub jego Zastępcę dowodu pod
względem merytorycznym poprzez złoŜenie podpisu,
7) potwierdzenie przez Pracownika finansowego Projektu dowodu pod względem
formalno – rachunkowym poprzez złoŜenie podpisu,
8) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych poprzez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych
1
(dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
9) numer identyfikacyjny dowodu umieszczony w górnym prawym rogu w kolorze
czerwonym, zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie
zapisami księgowymi.
2. Dowody księgowe powinny być kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy
w dowodach zewnętrznych obcych i własnych moŜna korygować jedynie przez wysłanie
kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym
uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie
błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŜeń lub liczb, wpisanie
treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŜenie podpisu osoby jej dokonującej.
§3
Podział dowodów księgowych
1. Dowody księgowe dzielimy na:
1) dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2) dowody zewnętrzne własne – przekazywane kontrahentom,
3) dowody wewnętrzne.
2. Za dowody księgowe, zgodnie z art. 21 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości, uznaje się równieŜ
sporządzone przez jednostki dowody księgowe:
1) zbiorcze – słuŜące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2) korygujące – słuŜące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych, sprostowań
zapisów lub sprostowań,
3) zastępcze – wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego
lub dla udokumentowania operacji księgowej w przypadku przechowywania dowodów
źródłowych w odrębnych zbiorach,
4) ujmujące dokonane juŜ zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
§4
Dowody zewnętrzne obce
Do dowodów zewnętrznych obcych zalicza się:
1) faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi,
2) dowody zakupu usługi parkingowej,
3) przelewy i wyciągi bankowe,
4) rachunki do umów zleceń i umów o dzieło za wykonanie czynności określonych w umowach,
5) protokóły zdawczo – odbiorcze,
6) inne dowody przewidziane przepisami szczególnymi.
2
§5
Dowody zewnętrzne własne
Do dowodów zewnętrznych własnych zalicza się:
1) umowy o dotacje i inne.
§6
Dowody wewnętrzne
Do dowodów wewnętrznych zalicza się:
1) polecenia księgowania,
2) protokóły zdawczo-odbiorcze,
3) noty księgowe własne,
4) zbiorcze zestawienie przelewów wynagrodzeń,
5) polecenia przelewu,
6) polecenie wyjazdu słuŜbowego,
7) zbiorcze zestawienia dokonanych wpłat,
8) listy płac i inne.
§7
Zasady kontroli dowodów księgowych
1. KaŜdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem
merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do realizacji.
2. Ustala się, Ŝe sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym naleŜy do Starosty,
Wicestarosty, Członka Zarządu, Sekretarza, Naczelnika Wydziału Edukacji, Ochrony Zdrowia
i Kultury lub jego Zastępcy.
3. Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym polega na zbadaniu:
1) ilości i jakości dostarczonych materiałów lub wykonanych robót i usług z ich
wyszczególnieniem na rachunku,
2) celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczej oraz zgodności
z procedurami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych,
3) zgodności ilości i jakości dostarczonych materiałów i usług z zamówieniem lub umową,
4) zabezpieczeniu środków finansowych w planie wydatków budŜetowych,
5) kwalifikowalności wydatków.
4. Sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i rachunkowym następuje po sprawdzeniu
pod względem merytorycznym i naleŜy do zakresu czynności Pracownika finansowego Projektu.
5. Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym polega na zbadaniu, Ŝe:
1) ustalono prawidłowość techniczną jego sporządzenia (nazwy, adresy stron, daty
wystawienia dowodu, przedmiot operacji gospodarczej, jej wartościowo – ilościowe
określenie, podpisy osób odpowiedzialnych za jej dokonanie i udokumentowanie),
2) sprawdzono, iŜ nie zawiera błędów arytmetycznych,
3) do dowodu zostały załączone zamówienia, umowy, zlecenia.
6. Skarbnik lub Zastępca Głównego Księgowego dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji
gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności
i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Dowodem dokonania powyŜszej kontroli
jest podpis złoŜony na dokumentach dotyczących operacji. ZłoŜenie podpisu oznacza, Ŝe:
1) nie zgłasza zastrzeŜeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny
prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
2) nie zgłasza zastrzeŜeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności
i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,
3
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie
dochodów i wydatków oraz są zabezpieczone środki finansowe na ich pokrycie.
7. Starosta lub Wicestarosta zatwierdzają dokumenty do realizacji.
§8
Dekretacja dowodów księgowych
1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.
2. Dekretacji dowodów księgowych dokonuje Pracownik finansowy Projektu.
3. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych
do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym
potwierdzeniem ich dokonania.
4. Dekretacja obejmuje następujące etapy:
1) segregacja dokumentów (wyłączenie z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych
dokumentów, które podlegają zaksięgowaniu; podział dowodów księgowych na jednorodne
grupy; kontrola kompletności dowodów na oznaczony okres),
2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów (ustalenie, czy dokumenty są podpisane na dowód
skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności jednostki),
3) właściwa dekretacja (nadanie dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną
zaewidencjonowane, umieszczenie na dokumentach adnotacji, na jakich kontach dokument
ma być zaksięgowany, do jakich podziałek klasyfikacji budŜetowej dany dokument naleŜy
zaliczyć, określenie daty ujęcia w księgach rachunkowych, złoŜenie podpisu przez
pracownika).
§9
Komórki i stanowiska pracy uprawnione do kontroli bieŜącej merytoryczno – finansowej oraz
obieg dowodów księgowych
I. Obieg dowodów zewnętrznych obcych
1. Faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi
oraz rachunki do umów zleceń i umów o dzieło
Etap
obiegu
dokumentu
I
Wydział lub stanowisko
Kancelaria
Czynności
- ewidencja w dzienniku podawczym
II
Starosta, Członek Zarządu lub - dekretacja otrzymanych dokumentów
Sekretarz
III
Skarbnik lub Z-ca Głównego
Księgowego
- przekazanie dokumentu do Kierownika Projektu
4
- przekazanie dokumentu do Specjalisty ds.
rozliczeniowo- finansowych, który dokonuje
opisu dowodu księgowego.
Opis powinien zawierać:
IV
Kierownik Projektu
1. Wydatek finansowany z projektu „Edukacja kluczem
Twojego sukcesu”, który jest realizowany na podstawie
umowy o dofinansowanie projektu nr 86/POKL.09.01.0206-346/08-00 z dnia 02.02.2009 r., zawartej pomiędzy
Powiatem Lubelskim a Samorządem Województwa
Lubelskiego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki.
Opis merytoryczny wydatku - kwota na dokumencie
dotyczy: ………..…….
Nr dokumentu………………………..…..
Data wystawienia……………..
Kwota netto…………………
Kwota brutto………………...
Kwota cross-financingu……….
Kwota kwalifikowana wynosi: 100%.....................
Sposób kalkulacji (jeśli dotyczy)…………….
- zatwierdzenie przez złoŜenie podpisu
2. Projekt współfinansowany jest z Europejskiego
Funduszu Społecznego
- przekazanie dokumentu do Specjalisty od zamówień
publicznych, który dokonuje opisu dowodu księgowego.
Opis powinien zawierać:
1. Wydatek zgodny z ustawą z 29 stycznia 2004r.
Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007r. Nr 223,
poz.1655 z późn.zm.)
- zatwierdzenie przez złoŜenie podpisu
V
Starosta, Wicestarosta, Członek - sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym
- czas sprawdzenia nie moŜe przekroczyć 2 dni
Zarządu, Naczelnik Wydziału
roboczych
Edukacji, Ochrony Zdrowia i
Kultury lub jego Zastępca
VI
- sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym
i rachunkowym
Pracownik finansowy Projektu
- określenie daty i formy zapłaty
VII
Skarbnik lub Z-ca Głównego
Księgowego
- zatwierdzenie dokumentu do wypłaty
VIII
Starosta lub Wicestarosta
- zatwierdzenie dokumentu do wypłaty
5
IX
- realizacja zobowiązania,
- dekretacja księgowa,
Pracownik finansowy Projektu
- ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu.
§ 10
II. Obieg dowodów wewnętrznych
1. Polecenie księgowania
sporządza się w przypadku konieczności korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych,
celem dokonania przeksięgowań kończących rok obrotowy jak równieŜ, na podstawie list wypłat
naliczenie w koszty wynagrodzeń.
Etap obiegu
dokumentu
Wydział lub stanowisko
Czynności
- sporządzenie dowodu księgowego,
Pracownik finansowy Projektu - dekretacja księgowa,
- ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu.
I
3. Polecenie wyjazdu słuŜbowego
Etap obiegu
dokumentu
I
II
Wydział lub stanowisko
Sekretariat
Czynności
- sporządzenie dokumentu,
- rejestracja dokumentu
- podpisuje polecenie wyjazdu słuŜbowego
Naczelnik Wydziału
pracownikom projektu,
Edukacji, Ochrony Zdrowia - stwierdza odbycie wyjazdu słuŜbowego,
i Kultury lub jego Zastępca - dokonuje zatwierdzenia pod względem
merytorycznym
PrzedłoŜenie kosztów podróŜy powinno nastąpić
w ciągu 2 tygodni od dnia zakończenia podróŜy.
III
Pracownik finansowy
Projektu
IV
Skarbnik lub Z-ca
Głównego Księgowego
- zatwierdzenie dokumentu do wypłaty
V
Starosta lub Wicestarosta
- zatwierdzenie dokumentu do wypłaty
VI
Pracownik finansowy
Projektu
- sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym
i rachunkowym
- realizacja zobowiązania,
- dekretacja księgowa,
- ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu.
6
4. Polecenie przelewu
Polecenie przelewu sporządza się m.in. dla operacji:
a) zwrot kwot, którymi mylnie uznano rachunki bankowe powiatu,
b) zapłaty podatków wynikających z deklaracji podatkowych,
c) zapłaty składek na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i Fundusz Pracy,
d) opłaty za ubezpieczenie.
Polecenia przelewu sporządza Specjalista ds rozliczeniowo-finansowych oraz Pracownik finansowy
Projektu.
5. Listy płac
Listy płac dla personelu projektu sporządza pracownik finansowy projektu w jednym egzemplarzu
na podstawie umów o pracę. Listę płac podpisuje pod względem merytorycznym Naczelnik
Wydziału Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury lub jego Zastępca, Skarbnik/Zastępca Głównego
Księgowego, Członek Zarządu, Starosta/Wicestarosta. Na podstawie podpisanej listy płac
Pracownik finansowy Projektu sporządza przelewy i dokonuje przelewu wynagrodzeń na rachunki
bankowe pracowników.
§ 11
Przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentacji
1. Dokumentacja związana z realizacją przez Powiat Lubelski projektu: „Edukacja kluczem
Twojego sukcesu” jest przechowywana przez okres ustalony w umowie o dofinansowanie
projektu, tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku.
2. Oryginały dokumentów przetargowych związanych z postępowaniem o udzielenie zamówień
publicznych realizowanych w związku z projektem przechowuje się przez okres realizacji
projektu w Biurze Projektu, tj. przy ul. Karłowicza 4 pok.10, w Lublinie, natomiast
po zakończeniu realizacji projektu archiwizuje w siedzibie Powiatu przy ul. Spokojnej 9.
Udostępnienie dokumentacji moŜe się odbywać na miejscu w pomieszczeniach Biura Projektu.
3. Oryginały dokumentów finansowych projektu są przechowywane i archiwizowane w siedzibie
Powiatu.
4. Oryginały dokumentów związanych z projektem inne niŜ wymienione w ust. 2 i 3,
a w szczególności: wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, umowę projektu, umowy
z podmiotami zewnętrznymi, wnioski o płatność, sprawozdania i korespondencję dotyczącą
projektu, przechowuje się przez okres realizacji w Biurze Projektu, a po zakończeniu realizacji
projektu archiwizuje się w siedzibie Powiatu.
5. Wszystkie segregatory/teczki zawierające dokumenty dotyczące projektu oznaczone są zgodnie
z jednolitym rzeczowym wykazem akt, dodatkowo oznaczone nazwą projektu oraz zawierają
wskazanie źródeł jego finansowania poprzez zamieszczenie logo Europejskiego Funduszu
Społecznego i Unii Europejskiej.
6. Zbiory dowodów księgowych oznacza się dodatkowo określeniem nazwy ich rodzaju
oraz numerem pozycji księgowej w zbiorze, zgodnie z art.73 ustawy o rachunkowości.
7. Wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów w okresie realizacji projektu zajmuje
się Kierownik Projektu, natomiast po okresie realizacji projektu – osoba odpowiedzialna
za archiwum Starostwa.
8. Dokumenty księgowe udostępnia się:
1) do wglądu na terenie siedziby Starostwa - za zgodą Starosty,
7
2) poza siedzibą Starostwa – na podstawie pisemnej zgody Starosty, po pozostawieniu
w jednostce potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów.
9. Postępowanie z dokumentacją po okresie wyznaczonym w umowie o dofinansowanie
projektu reguluje Zarządzenie Starosty Lubelskiego w sprawie wprowadzenia instrukcji
kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz o organizacji w zakresie działania
archiwum zakładowego.
8