nr UDA-POKL - Technologie Informacyjne: badania i ich

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
REGULAMIN
WSPÓŁFINANSOWANIA UCZESTNICTWA
W KONFERENCJACH MIĘDZYNARODOWYCH I SZKOŁACH LETNICH
UCZESTNIKÓW PROJEKTU PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI (PO KL)
„TECHNOLOGIE INFORMACYJNE: BADANIA I ICH INTERDYSCYPLINARNE ZASTOSOWANIA”
W ZADANIU 2 „NOWE INTERDYSCYPLINARNE STUDIA DOKTORANCKIE W JĘZYKU ANGIELSKIM”
WSPÓŁFINANSOWANEGO ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO
§ 1. Informacje ogólne
1. Podstawę prawną niniejszego regulaminu stanowią:
1) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie
wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na
obszarze kraju (Dz.U. 2002 nr 236 poz. 1990 z późn. zm.);
2) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie
wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza
granicami kraju (Dz.U. 2002 nr 236 poz. 1991 z późn. zm.);
3) Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;
4) Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki.
2. Uczestnicy Projektu PO KL „Technologie informacyjne: badania i ich interdyscyplinarne
zastosowania”, nr umowy UDA–POKL.04.01.01-00-051/10-00 z dn. 12.05.2011, zwanego dalej
Projektem, w zadaniu 2 Projektu „Nowe interdyscyplinarne studia doktoranckie w języku
angielskim”, zwani dalej Uczestnikami Projektu (UP) mogą ubiegać się o dofinansowanie
uczestnictwa w konferencjach międzynarodowych i szkołach letnich, które obejmuje koszt podróży w
obie strony i koszt przejazdów lokalnych, koszt noclegów, wpisowe oraz diety, zgodnie z zasadami
określonymi w dokumentach wymienionych w ust.1 przy czym kwota diety nie może przekraczać
połowy kwoty diety przysługującej w danym kraju.
3. Uczestnikom Projektu przysługuje dofinansowanie dojazdu środkami komunikacji publicznej i/lub
prywatnej, kosztów zakupu biletów kolejowych II klasy oraz biletów autobusowych PKS, z
wyłączeniem opłat za miejsca sypialne i kuszetki, dopłat za opłatę u konduktora, a także z
wyłączeniem kosztów komunikacji miejskiej i przejazdów taksówką.
Strona 1 z 4
INSTYTUT POSTAW INFORMATYKI POLSKIEJ AKADEMII NAUK
Projekt PO KL „Technologie Informacyjne: Badania i ich Interdyscyplinarne Zastosowania”
Umowa nr UDA-POKL.04.01.01-00-051/10-00
Projekt – kontakt: ul. Jana Kazimierza 5, 01-248 Warszawa
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
4. W przypadku dojazdu samochodem prywatnym, refundacja poniesionych kosztów następuje do
wysokości ceny biletu najtańszego środka transportu publicznego na danej trasie, z wyłączeniem
opłat za parkowanie samochodu lub w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów
przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Decyzję o wysokości
refundacji poniesionych kosztów na wniosek kierownika-koordynatora Projektu podejmuje Dyrekcja
Instytutu Podstaw Informatyki PAN (IPI PAN).
5. Dofinansowanie przelotu samolotem możliwe jest jedynie w przypadku podróży międzynarodowej,
jednakże dofinansowanie przelotu przysługuje do wysokości nieprzekraczającej równowartość kwoty
2 000 PLN.
§ 2. Wymagane dokumenty
1. Podstawą przyznania dofinansowania uczestnictwa w konferencji lub szkole letniej przez IPI PAN jest
wniosek UP o wyrażenie zgody na wzięcie udziału w konferencji lub szkole letniej, poparty przez co
najmniej jednego członka zespołu koordynatorów naukowych Projektu, zawierający miejsce, czas i
opis konferencji lub szkoły letniej oraz uzasadnienie swojego uczestnictwa w ww. przedsięwzięciach,
a także wstępną kalkulację kosztów uczestnictwa w konferencji lub szkole letniej (koszty podróży w
obie strony, noclegów, wpisowego i diet).
2. Rozliczenie dofinansowania, o którym mowa w ust. 1, następuje na podstawie następujących
dokumentów:
1) w przypadku dojazdu samochodem prywatnym – wypełniony formularz ewidencji przebiegu
pojazdu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu;
2) w przypadku korzystania z publicznych środków transportu – bilety kolejowe, bilety lotnicze wraz
z kartami pokładowymi, inne potwierdzające wydatki na dojazd;
3) rachunki i faktury potwierdzające:
a) wydatki na uczestnictwo w konferencji lub szkole letniej (wpisowe),
b) wydatki na noclegi,
c) inne wydatki związane z wyjazdem, które kwalifikują się do refundacji z środków Projektu.
§ 3. Procedura udzielenia wsparcia i refundacji ze środków Projektu
1. Wnioski o wyrażenie zgody IPI PAN na uczestnictwo w konferencji lub szkole letniej oraz na jego
dofinansowanie opiniowane są przez zespół koordynatorów naukowych Projektu i akceptowane
przez Dyrekcję IPI PAN.
2. Kalkulacja kosztu wyjazdu na konferencję lub szkołę letnią dokonywana jest przez Dział
ds. Koordynacji Badań i Zarządzania Projektami IPI PAN.
3. Przed wyjazdem, w przypadku podróży zagranicznej, UP otrzymuje w Kasie IPI PAN diety oraz
ewentualną zaliczkę na inne wydatki związane z wyjazdem, które w terminie 14 dni od powrotu do
kraju należy rozliczyć w kasie IPI PAN, wypełniając formularz rozliczenia zaliczki z delegacji
zagranicznej.
Strona 2 z 4
INSTYTUT POSTAW INFORMATYKI POLSKIEJ AKADEMII NAUK
Projekt PO KL „Technologie Informacyjne: Badania i ich Interdyscyplinarne Zastosowania”
Umowa nr UDA-POKL.04.01.01-00-051/10-00
Projekt – kontakt: ul. Jana Kazimierza 5, 01-248 Warszawa
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
4. W terminie minimum 14 dni przed wyjazdem, w przypadku podróży krajowej, UP zawiadamia
o planowanej podróży kierownika-koordynatora Projektu, który wnioskuje do Dyrekcji IPI PAN
o wydanie „Polecenia wyjazdu służbowego”. Na formularzu tym należy uzyskać potwierdzenie
uczestnictwa w konferencji lub szkole letniej. „Polecenie wyjazdu służbowego” stanowi podstawę
rozliczenia wyjazdu. W terminie 14 dni od powrotu UP wypełnia „Polecenie wyjazdu służbowego”
i składa w kasie IPI PAN.
5. Do formularza „Polecenie wyjazdu służbowego” UP dołącza dokumenty wymienione w §2. ust. 2.
6. Wszystkie operacje finansowe związane z wyjazdem tj. zakup biletów dojazdowych, opłaty za noclegi,
przelewy za wpisowe, wypłata diet i zaliczek, dokonywane są przez Dział Koordynacji Badań i
Zarządzania Projektami oraz Dział Finansowo-Księgowy IPI PAN.
7. Wszystkie faktury powinny być wystawione na:
INSTYTUT PODSTAW INFORMATYKI
POLSKIEJ AKADEMII NAUK
ul. Jana Kazimierza 5, 01-248 Warszawa
NIP: 525 000 94 01
8. IPI PAN zastrzega sobie możliwość wstrzymania dofinansowania kosztów udziału w konferencji lub
szkole letniej w przypadku wyczerpania środków finansowych przekazanych Instytutowi na realizację
Projektu. Opłacenie kosztów zostanie niezwłocznie dokonane w momencie otrzymania kolejnej
transzy środków od instytucji finansującej Projekt.
§ 4. Postanowienia końcowe
1. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. IPI PAN zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu zgodnie z obowiązującymi go przepisami oraz
zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie Projektu nr UDA-POKL.04.01.01-00-051/10-00.
3. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej http://phd.ipipan.waw.pl/ oraz u Specjalisty ds.
finansowych Projektu w siedzibie IPI PAN, pok. 240.
4. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie ostateczną decyzję podejmuje Dyrektor IPI PAN na
wniosek Kierownika-koordynatora Projektu.
Warszawa, dnia 01.10.2011 r.
ZATWIERDZAM
DYREKTOR INSTYTUTU
[podpis]
Prof. dr hab. inż. Jacek Koronacki
Strona 3 z 4
INSTYTUT POSTAW INFORMATYKI POLSKIEJ AKADEMII NAUK
Projekt PO KL „Technologie Informacyjne: Badania i ich Interdyscyplinarne Zastosowania”
Umowa nr UDA-POKL.04.01.01-00-051/10-00
Projekt – kontakt: ul. Jana Kazimierza 5, 01-248 Warszawa
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik nr 1
do Regulaminu współfinansowania uczestnictwa w konferencjach międzynarodowych i szkołach letnich dla
Uczestników Projektu PO KL „Technologie informacyjne: badania i ich interdyscyplinarne zastosowania”
w zadaniu 2 „Nowe interdyscyplinarne studia doktoranckie w języku angielskim” współfinansowanego ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
.........................................................................
.........................................................................
(Imię i nazwisko, adres Uczestnika Projektu)
Marka i model samochodu ............................................................, nr rejestracyjny
..............................
poj. silnika ........................................, samochód: własny/użyczony1
EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU
Cel wyjazdu
Lp.
Data
wyjazdu
Trasa:
skąd – dokąd
(prowadzenie zajęć, uczestnictwo
w zajęciach lub powrót
do miejsca zamieszkania)
Ilość
przejechanych
kilometrów
Wartość
wg stawek
za 1 km
2
przebiegu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Sporządzono dnia ............................. r.
Oświadczam, że podany powyżej przebieg pojazdu jest zgodny ze stanem faktycznym.
................................................................................
(Podpis Uczestnika Projektu)
1
2
Niepotrzebne skreślić.
3
3
Stawka 0,5214 zł (przy poj. skok. silnika do 900 cm ) oraz 0,8358 zł (przy poj. skok. silnika powyżej 900 cm ).
Strona 4 z 4
INSTYTUT POSTAW INFORMATYKI POLSKIEJ AKADEMII NAUK
Projekt PO KL „Technologie Informacyjne: Badania i ich Interdyscyplinarne Zastosowania”
Umowa nr UDA-POKL.04.01.01-00-051/10-00
Projekt – kontakt: ul. Jana Kazimierza 5, 01-248 Warszawa