Podstawowe zadania i funkcje kontroli finansowej w jednostkach

Podstawowe zadania i funkcje kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Na czym w praktyce polega kontrola wstępna, bieżąca i następcza?
Kontrola finansowa jest narzędziem zarządzania wykorzystywanym do uzyskania racjonalnej
pewności, że cele zarządzania zostały osiągnięte. Jest to więc zbiór procedur, zasad i
mechanizmów organizacyjnych pozwalających osiągnąć następujące cele:
1. stosowanie prawidłowych, oszczędnych, wydajnych i skutecznych działań jednostki
sektora finansów publicznych;
2. przestrzeganie przepisów prawa (powszechnie obowiązujących, jak i stanowionych przez
jednostkę);
3. gromadzenie i utrzymywanie zbioru wiarygodnych danych finansowych oraz rzetelne ich
wykorzystywanie w przedkładanych sprawozdaniach finansowych i budżetowych;
4. zabezpieczenie majątku jednostki przed utratą w wyniku marnotrawstwa, nadużyć, złego
zarządzania i błędów.
Celem kontroli jest zapewnienie zgodności między przebiegiem a wynikiem określonego
zadania. Jest ona procesem, w którym dokonujemy porównań stanu faktycznego z
obowiązującą normą. W pojęciu kontroli mieści się:
1. ustalenie stanu faktycznego, tj. poszczególnych faz działania oraz jego wyników,
2. porównanie stanu rzeczywistego z obowiązującymi dla danego stanu normami oraz
ustalenie odchyleń od tej normy.
3. wykrywanie przyczyn niezgodności zachodzących między rzeczywistym działaniem a
wyznaczonym postępowaniem.
Pojęcie normy należy tu rozumieć szeroko - będą to uregulowania prawne, a także przepisy
wewnętrzne, odnoszące się do szeroko rozumianej działalności jednostki, w tym: planowania
budżetowego i realizacji budżetu, finansowania, zatrudniania, wynagradzania, zaopatrzenia i
gospodarowania materiałami, ewidencji zdarzeń gospodarczych, gospodarowania aktywami
trwałymi, działalności inwestycyjnej.
W kontroli winny być ujęte obowiązujące w danej jednostce unormowania wewnętrzne (m.in.:
zakładowy plan kont, instrukcja obiegu dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna, polityka
rachunkowości) pod względem zgodności z przepisami ustawowymi i obowiązującą praktyką
1/5
Podstawowe zadania i funkcje kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
dla ewentualnego zgłoszenia uwag dotyczących ich wadliwości lub dezaktualizacji.
Kontrola finansowa jest szczególnie istotna z punktu widzenia ochrony finansów publicznych.
Według przepisów ustawy o finansach publicznych kontrola finansowa obejmuje:
1. zapewnienie przestrzegania procedur kontroli finansowej;
2. przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i
dokonywania wydatków;
3. badanie i porównywanie ze stanem wymaganym (wynikającym z obowiązujących
przepisów prawa) pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania dotacji, zamówień
publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
4. prowadzenie gospodarki finansowej i stosowanie procedur kontroli finansowej.
Czynności kontroli finansowej należy prowadzić na wszystkich etapach działalności, tj. w formie:
1. kontroli wstępnej,
2. kontroli bieżącej,
3. kontroli następczej.
Kontrola wstępna, jako kontrola decyzji i operacji planowanych (zamierzonych) ma na celu
zapobieganie nieprawidłowym działaniom. Polega na czynnościach sprawdzających, akceptacji
rozliczenia, badaniu poprawności i prawidłowości dokumentów rodzących powstanie
zobowiązań i należności. Fakt przeprowadzenia kontroli wstępnej osoba kontrolująca
potwierdza na dokumencie (w miejscu do tego wyznaczonym), a w przypadku kontroli
rzeczowej (np. postępu realizacji inwestycji) - na protokole kontroli lub na innym dokumencie, z
tym, że kontrolę rzeczową przeprowadza się w obecności odpowiedzialnego za realizację prac.
2/5
Podstawowe zadania i funkcje kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich
wykonywania dla stwierdzenia, czy wykonywanie to ma prawidłowy przebieg i jest zgodne z
ustalonymi wyznaczeniami (wskaźnikami planu finansowego, limitami wydatków, normami
zużycia, zasadami racjonalnego i efektywnego gospodarowania). Kontroli bieżącej podlegają
również wszystkie zasoby jednostki. Dla zapewnienia prawidłowego gospodarowania i ochrony
mienia niezbędne jest:
1. przeprowadzenie kilka razy w roku niezapowiedzianej kontroli gotówki i innych walorów
przechowywanych w kasie oraz ich zabezpieczenie,
2. przeprowadzenie przynajmniej raz w roku:
1. kontroli zabezpieczenia środków trwałych, środków trwałych w budowie, zapasów
materiałów i towarów; kontrola winna być przeprowadzona w trakcie ich inwentaryzacji, a o ile
składniki te nie podlegały w danym roku inwentaryzacji, kontrolę przeprowadza się w terminie
wyznaczonym przez zarządzającego kontrolę,
2. kontroli stanu zapasów wybranych materiałów i towarów na koniec dowolnego okresu
sprawozdawczego,
3. inwentaryzacji sprzętu i innych składników majątkowych, nie będących środkami
trwałymi, co do których istnieje obowiązek ewidencjonowania ilościowego (materiały biurowe,
środki czystości) w wyznaczonym terminie,
4. oceny użyteczności składników - kontrola winna być przeprowadzona przed ich
inwentaryzacją (w ramach tzw. czynności przedinwentaryzacyjnych) jeżeli składniki te nie
podlegały w danym roku inwentaryzacji; kontrolę wybranych składników majątkowych
przeprowadza się w terminie wyznaczonym przez zarządzającego kontrolę.
Kontrolą bieżącą należy również objąć obce składniki majątkowe, będące na stanie jednostki.
Kontrola następcza (końcowa) polega na badaniu przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych
oraz związanych z nimi dokumentów. Do zadań kontroli końcowej należy w szczególności:
3/5
Podstawowe zadania i funkcje kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
1. analizowanie, badanie uzyskanych efektów działania oraz porównanie ich z założonymi
celami,
2. badanie sprawności działania operacyjnego - m.in. sprawdzenie, czy dany proces
przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności oraz czy podczas realizacji procesu
(zadania, operacje, przedsięwzięcia) zostały wyeliminowane wcześniej zauważone zjawiska
negatywne oraz czy wcześniej wykonane kontrole zostały przeprowadzone w sposób rzetelny,
3. dostarczenie informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań
operacyjnych należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.
W wyniku kontroli końcowej, która ujawniła nieprawidłowości, winny być podjęte czynności
pokontrolne, mające na celu:
1. usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków oraz
zapobieganie występowania ich w przyszłości,
2. usprawnienie badanej działalności przez wyeliminowanie z procesów ujawnionych
nieprawidłowości, także w przypadku strat, rażących nieprawidłowości lub powtarzających się
zaniedbań,
3. zastosowanie sankcji wobec pracowników za nie odpowiedzialnych.
Kontrole w ww. formach polegają na sprawdzeniu dokumentacji pod względem:
1. formalnym - kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz
prawidłowości ich sporządzenia za względu na treść i formę;
2. merytorycznym - kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej
czynności jest celowe i czy jej wykonanie jest zgodne z planem lub ustaleniami zawartymi w
umowie;
3. rachunkowym - kontrola dokumentów polega na sprawdzeniu poprawności rzetelności
wyliczeń zawartych w dokumentach.
4/5
Podstawowe zadania i funkcje kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Kontrola finansowa prowadzona jest na podstawie kryterium legalności, celowości,
gospodarności i rzetelności. Legalność operacji finansowo-gospodarczej oznacza, że dokonana
jest ta czynność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Celowość operacji gospodarczej
oznacza, że jest ona zgodna z zadaniami i celami, które realizuje jednostka. Gospodarność
przy realizacji operacji gospodarczej ma miejsce wtedy, gdy przy określonych nakładach
osiągnięto najkorzystniejsze wyniki. Rzetelność operacji gospodarczej oznacza, że jest ona
faktycznie przewidywana do realizacji i rzeczywiście realizowana.
Akty prawne:
1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z
późn. zm.),
2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz.
2104 z późn. zm.),
3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.),
4. Komunikat nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli
finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 56).
5/5