zal 03_Opis przedmiotu zamowienia_39

Opis Przedmiotu Zamówienia
1. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa logistyczna konferencji informacyjnopromocyjnej na zakończenie Projektu pn. ”Poprawa ochrony przeciwpowodziowej Lewina
Brzeskiego na rzece Nysie Kłodzkiej” współfinansowanego ze środków Europejskiego
Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko dla władz
i pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie POIiŚ.
Zadaniem wykonawcy będzie min.:
• obsługa
logistyczna
konferencji,
w
tym
zapewnienie
przedstawiciela Wykonawcy w charakterze opiekuna grupy, którego zadaniem będzie
min. sprawowanie nadzoru nad realizacją całości zamówienia, nadzoru nad salą
konferencyjną wraz z wymaganym wyposażeniem, ustawienie w sali materiałów
promocyjnych (roll-up), dostarczonych przez Zamawiającego,
• zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urządzeń audio-video oraz nagłośnienia.
• rejestracja
uczestników
na
miejscu
(lista
obecności
prowadzona
w dniu konferencji oraz przekazywana Zamawiającemu w terminie 2 dni od daty
zakończenia konferencji), wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych
(dostarczonych przez Zamawiającego) oraz zakwaterowanie uczestników konferencji
w pokojach hotelowych.
• zapewnienie wyżywienia, tj.:
- w pierwszym dniu gorącej kolacji (dla maks. 40 osób),
- w drugim dniu obsługi cateringowej oraz uroczystego obiadu (w hotelu, w którym odbywać
się będzie konferencja) dla maks. 130 osób.
• zapewnienie i zorganizowanie transportu dla wszystkich uczestników konferencji
z miejsca konferencji do wizytowanego obiektu i na terenie inwestycji oraz do sali
konferencyjnej w Lewinie Brzeskim i z powrotem do miejsca konferencji.
• produkcja, personalizacja (czyli wpisywanie imion i nazwisk gości) i wysyłka
zaproszeń oraz rejestrowanie uczestników konferencji oraz przekazanie
Zamawiającemu listy zarejestrowanych osób.
Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną listę zaproszonych gości najpóźniej 7 dni
przed terminem konferencji.
2. Termin wykonania zamówienia:
Zamówienie zostanie wykonane w terminie maksymalnie do 14.11.2014 r. Dokładna data
konferencji zostanie ustalona w ciągu 14 dni przed terminem konferencji.
3. Miejsce realizacji zamówienia:
Zamawiający zleca zorganizowanie konferencji najpóźniej na 2 tygodnie przed jej
rozpoczęciem.
Konferencja powinna odbyć się w województwie opolskim w odległości do 40 km od granic
administracyjnych miasta Lewin Brzeski. Ośrodek powinien spełniać wymogi hotelu 3
gwiazdkowego.
4.
Konferencja i czas jej trwania:
Konferencja dla max. 130 osób
Ramowy plan Konferencji:
1 dzień:
• rejestracja uczestników i zakwaterowanie w pokojach hotelowych (dla max. 40 osób)
• kolacja (menu powinno zawierać ciepły posiłek i przystawki oraz napoje), a także
śniadanie w drugim dniu konferencji), tj. dla max. 40 osób.
2 dzień:
1.
Rejestracja uczestników + odbiór materiałów promocyjnych / informacyjnych (maks.)
130 osób)
2.
Otwarcie konferencji, powitanie uczestników / Dyrektor RZGW
3.
Wystąpienia zaproszonych gości:
• Minister Środowiska
• Prezes KZGW
• Prezes NFOŚiGW
• Wojewoda Opolski
• Marszałek Województwa Opolskiego
• Burmistrz Lewina
4.
Prezentacja multimedialna na temat przeciwpowodziowych inwestycji prowadzonych
przez RZGW we Wrocławiu / Dyrektor RZGW
5.
Prezentacja
multimedialna
na
temat
inwestycji
„Poprawa
ochrony
przeciwpowodziowej Lewina Brzeskiego na rzece Nysie Kłodzkiej” /
6.
Przerwa kawowa / catering
7.
Film promocyjny na temat inwestycji
8.
Przejazd do Lewina Brzeskiego - wizja lokalna na terenie inwestycji
Konferencja prasowa:
•
Po przyjeździe do Lewina Brzeskiego w formie stand-briefingu prasowego na terenie
inwestycji (uczestnicy na stojąco na tle jazu, namiot / ścianka pop-up lub roll-up’y /.
Wykonawca zapewni mikrofony na statywach + nagłośnienie oraz salę konferencyjną
w Lewinie Brzeskim jeżeli warunki atmosferyczne nie pozwolą na organizację
konferencji w plenerze.
9.
Powrót do hotelu - uroczysty obiad
5. Zakwaterowanie uczestników:
a) noclegi z pierwszego na drugi dzień konferencji dla max. 40 osób powinny być zapewnione
w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych.
Każdy pokój powinien posiadać łazienkę. Zakwaterowanie uczestników ma nastąpić
w jednym budynku hotelowym, względnie w kilku budynkach, ale składających się na jeden
zamknięty ośrodek. Niedopuszczalne jest zakwaterowanie uczestników w tzw. formule
„rozrzucenia na mieście”. Wykonawca zobowiązany jest na życzenie zapewnić uczestnikom
rezerwację dodatkowych noclegów, w dniu poprzedzającym konferencje. Rozliczenie za
wykorzystane przez uczestnika dodatkowe noclegi, o których mowa powyżej będą
dokonywane przez uczestnika bezpośrednio z hotelem. Wykonawca zobowiązany jest
również do zapewnienia, co najmniej 40miejsc parkingowych. W każdym z ośrodków, gdzie
zakwaterowani są uczestnicy konferencji wymagane jest pomieszczenie bagażowe
zapewniające bezpieczne składowanie bagażu w przypadku przyjazdu przed rozpoczęciem
doby hotelowej lub w razie konieczności zwolnienia pokoi przed zakończeniem konferencji
lub w przypadku zakończenia konferencji po upływie ostatniej doby hotelowej.
2
6. Sala
a) Wynajem sali konferencyjnej w wielkości stosownej do liczby uczestników konferencji,
zapewniającej optymalne warunki, w ośrodku w którym zakwaterowani są uczestnicy
konferencji,
b) Wyposażenie sali: stół prezydialny na 5 osób, stoły, krzesła, rzutnik multimedialny
z możliwością podłączenia laptopa, rzutnik na folie, ekran do rzutników, system
nagłośnieniowy zapewniający dobrą słyszalność, obejmujący również mikrofony
bezprzewodowe, zapewnienie bezprzewodowego oraz przewodowego dostępu do
internetu oraz obsługa techniczna,
c) Wynajem sali konferencyjnej w Lewinie Brzeskim wraz z zapewnieniem mikrofonów na
statywach + nagłośnienia.
7. Wyżywienie
a) zapewnienie spożywania przez uczestników posiłków w restauracji znajdującej się
na terenie ośrodka wraz z obsługą,
b) menu, które dostarczy Wykonawca na 5 dni przed terminem rozpoczęcia konferencji
będzie zatwierdzane przez Zamawiającego,
c) wyżywienie w układzie:
Pierwszy dzień: kolacja dla max. 40 osób
Menu powinno zawierać dwa różne gorące dania do wyboru i dwa rodzaje przystawek do
wyboru oraz napoje (soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, herbata,
kawa), a także śniadanie w drugim dniu konferencji), tj. dla max. 40 osób.
Drugi dzień: catering i obiad. dla max.130 osób
Poczęstunek w przerwie konferencji - catering:
- kanapki bankietowe na pieczywie jasnym lub ciemnym z minimum czterema składnikami
– co najmniej 4 szt./osobę, waga kanapki minimum 60 g;
- ciasta (tradycyjny kołacz śląski z serem i z makiem, ciasta z kremem – co najmniej 3 porcje
na osobę);
- ciasteczka, cukierki, owoce,
- kawa (świeżo parzona z ekspresu/zaparzacza), herbata (ekspresowa w torebkach, (min. 2
rodzaje) – łącznie co najmniej 0,3 l kawy i herbaty na osobę; cukier, śmietanka, cytryna,
soki owocowe (min. 3 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę), woda mineralna
gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej butelki min. 0,2 l, max. 0.5 l;
łącznie 0,5 l na osobę).
Obiad ma się składać z przystawki, dwóch dań i deseru, z możliwością wyboru wersji
wegetariańskiej, tj.:
- dwa rodzaje zup do wyboru (łącznie co najmniej 0,4 l na osobę),
- trzy różne gorące dania główne do wyboru (1 danie wegetariańskie i 2 dania mięsne, tj.
50% z mięsa wołowego i 50% z mięsa drobiowego; łącznie co najmniej 150 g na osobę),
- dwa rodzaje przystawek do wyboru (łącznie co najmniej 100g na osobę),
- dwa różne desery do wyboru (łącznie co najmniej 200g na osobę),
- napoje do obiadu: kawa (świeżo parzona z ekspresu/zaparzacza), herbata (ekspresowa
w torebkach, (min. 2 rodzaje) – łącznie co najmniej 0,3 l kawy i herbaty na osobę; cukier,
śmietanka, cytryna, soki owocowe (min. 3 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę),
woda mineralna gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej butelki min. 0,2 l,
max. 0.5 l ; łącznie 0,5 l na osobę).
Opracowała: Sylwia Sobotkiewicz
3