Pobierz artykuł PDF

SYSTEM KLASY ECM JAKO ROZWIZANIE INFORMATYCZNE WSPOMAGAJCE
ZARZDZANIE WIEDZ W ORGANIZACJI
RADOSŁAW WÓJTOWICZ
Streszczenie
Głównym celem artykułu jest zaprezentowanie syntetycznych i przegldowych wybranych zagadnie dotyczcych systemów informatycznych zaliczanych do klasy
ECM, czyli systemów zarzdzania treci w przedsibiorstwie. Pierwsza cz artykułu zawiera definicje podstawowych poj z opisywanego obszaru. Nastpnie
przedstawiono charakterystyk technologii informatycznych słucych zarzdzaniu
wiedz, a w tym w szczególnoci systemów ECM. Opracowanie kocz uwagi dotyczce implementacji systemów ECM w organizacji.
Słowa kluczowe: Enterprise Content Management, zarzdzanie treci przedsibiorstwa,
przedsiwzicia informatyczne, zarzdzanie dokumentami, zarzdzanie wiedz
Wprowadzenie
W artykule zostan zaprezentowane wybrane zagadnienia dotyczcych zarzdzania wiedz za
pomoc nowoczesnych technologii informatycznych, a w szczególnoci systemów zarzdzania treci w przedsibiorstwie. Współczesne moliwoci technologiczne w zakresie wspomagania
zarzdzania wiedz w organizacji obejmuj przede wszystkim: oprogramowanie wspomagajce
prac grupow, oprogramowanie do zarzdzania przepływem pracy, intranety i portale korporacyjne, narzdzia do zdalnego nauczania, hurtownie danych i Business Intelligence, zarzdzanie
dokumentami elektronicznymi oraz tytułowe zarzdzanie treci w przedsibiorstwie. Ostatnia
z wymienionych technologii informatycznych wydaje si by obecnie najistotniejszym elementem
budowy kompleksowych systemów zarzdzania wiedz w rónych podmiotach gospodarczych.
1. Definicje podstawowych poj
Zarzdzanie wiedz sprawia wci wiele trudnoci zarówno teoretykom opisujcym to zagadnienie, jak i praktykom zajmujcym si wdraaniem tej koncepcji w przedsibiorstwach.
Przegldajc literatur przedmiotu, mona znale bardzo wiele definicji okrelajcych sam wiedz, a take zarzdzanie wiedz. Prawidłowe wyjanienie tych poj, które stanowi centrum
zainteresowania i dalszych analiz w niniejszym opracowaniu, jest niezbdne, gdy sposób postrzegania przedmiotu bada ma bezporedni wpływ na całokształt opisywanych zagadnie. Dlatego te,
w tej czci pracy zostan przedstawione bardzo syntetycznie wybrane definicje wiedzy oraz zarzdzania wiedz, a nastpnie terminy odnoszce si do zarzdzania treci.
Podczas analizy zawartych w literaturze definicji wiedzy mona zauway, e ich autorzy traktuj wiedz w bardzo niejednorodny sposób. W ciekawy sposób postrzega wiedz J. Oleski piszc,
e jest ona po prostu „zebran i zakumulowan informacj” [12, 222]. Autorowi tej definicji udało
si oczywicie uchwyci cz natury wiedzy, cho definicje te jest zbyt ogólna z perspektywy jej
istoty w kontekcie implementacji systemów informatycznych. Dokładniej zjawisko wiedzy definiuj T.H. Davenport i L. Prusak, którzy pisz, e wiedza to „płynne połczenie sformułowanych
106
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 81, 2016
dowiadcze, wartoci, całociowych informacji i konkretnych spostrzee, które dostarczaj postaw do oceny oraz nios ze sob nowe dowiadczenia i informacje” [4, 5]. Zauwamy, e po
pierwsze autorzy zwrócili uwag na to, e wiedza płynie równie z dowiadczenia, co z punku widzenia przedsiwzi informatycznych ma istotne znaczenia, poniewa na to jak s one realizowane,
maj równie wpływ zdarzenia z przeszłoci, czyli dowiadczenia nabyte podczas realizacji podobnych przedsiwzi. Drug istotn cech, zaakcentowan przez Davenporta i Prusaka, jest fakt, e
wiedza, któr si posidzie stanowi tworzywo, do powstawania nowej wiedzy, do dalszego działania. W odniesieniu do realizacji złoonych projektów informatycznych, a takimi s z pewnoci
przedsiwzicia implementacyjne dotyczce systemów klasy ECM, oznacza midzy innymi to, e
wiedza o tych wczeniej prowadzonych, pozwala doskonali metodyki realizacji nowych przedsiwzi.
Kolejnym pojciem, które zgodnie z zapowiedzi zostanie zdefiniowane, jest zarzdzanie wiedz. Podobnie jak w przypadku samej wiedzy i tu odnajdujemy bardzo wiele rónych sposobów
rozumienia tego zjawiska. W proponowanych definicjach czsto podkrelana jest waga „powikszania iloci wiedzy organizacyjnej” [4, 18]. Jeszcze inne spojrzenie na zagadnienie zarzdzania
wiedz proponuj I. Nonaka i H. Takeuchi. Odnosz si oni w swojej definicji bezporednio do
wypracowanej specyficznej koncepcji i pisz o „przystosowaniu, eksternalizacji, łczeniu i internalizacji”, które prowadz do konwersji wiedzy ukrytej i dostpnej. [11, 85]. Powysze definicje
niewtpliwie mogłyby zosta z powodzeniem zastosowane w wielu konkretnych przedsiwziciach,
w których zarzdzanie wiedz odbywa si zgodnie z okrelonym podejciem (zasobowym, procesowym bd japoskim1), jednak dla celów niniejszego opracowania definicja zarzdzania wiedz
musi ulec pewnemu uogólnieniu tak, aby odpowiadała przedsiwziciu informatycznemu zawizanemu na przykład z wdroeniem systemu klasy ECM. Warto zauway, e jednym z wyróników
przedsiwzi wdroeniowych jest wielowymiarowo działa zwianych z wiedz niezbdn do
skutecznej ich realizacji. W trackie przebiegu kolejnych faz cyklu ycia projektów informatycznych
kreuje, pozyskuje i dokumentuje si now wiedz (podczas wielu analiz i procesów badawczych),
a take korzysta si z wiedzy i dowiadcze nabytych w przeszłoci. W zwizku z tym, zarzdzanie
wiedz w obszarze implementacji systemów IT moe odbywa si zgodnie z jedn koncepcj lub
łczy elementy rónych podej. Sposób łczenia i wybór tych elementów bdzie uzaleniony od
wielu czynników, midzy innymi: od specyfiki danej dziedziny wiedzy projektowej, od celu jej wykorzystania, czy od ródeł, z których pochodzi. Dlatego zarzdzanie wiedz w odniesieniu do
projektów informatycznych naley rozumie jako proces polegajcy na zgodnym z wyznaczonymi
procedurami i celami kształtowaniu zasobów wiedzy po to by mogła ona by w okrelony sposób
wykorzystana.
Systemy klasy Enterprise Content Management (systemy do zarzdzania treci w przedsibiorstwie) słu do budowania, porzdkowania, zarzdzania i przechowywania bazy prac w formie
cyfrowej na dowolnych nonikach i w dowolnym formacie. Zarzdzanie treci stanowi podstaw,
czyli infrastruktur zarzdzania wiedz.
Aplikacje na tym rynku obejmuj jedn lub wicej sporód nastpujcych funkcji:
a) Gromadzenie i zapisywanie dokumentów i treci z innych noników w zbiory danych za
pomoc robotów przeszukujcych lub innymi rodkami zautomatyzowanymi i/lub rcznymi oraz przeprowadzanie przechwytywania/wzbogacania metadanych, formatowania,
przekształce i/lub konwersji.
1
Szerzej o podejciach zarzdzania wiedz w: [8, 123-124], [7, 22-29].
107
Radosław Wójtowicz
System klasy ECM jako rozwizanie informatyczne wspomagajce zarzdzanie wiedz
w organizacji
b) Porzdkowanie i konserwacja informacji, w tym niektóre lub wszystkie z nastpujcych
funkcji:
• indeksowanie, katalogowanie i/lub klasyfikacja informacji w systemie zarzdzania
treci,
• budowanie katalogów,
• definiowanie przepływów roboczych do ledzenia dokumentów i zmian oraz wysyłanie ostrzee, kiedy potrzebne jest podjcie czynnoci,
• ewidencjonowanie, audyt i rejestracja w logach,
• aktualizacja i usuwanie treci,
• wyszukiwanie informacji w systemie zarzdzania treci (mog by udostpnione
wbudowane narzdzia).
c) Zapewnienie bezpieczestwa dokumentów poprzez zarzdzanie prawami i zezwoleniami na tworzenie, edycj, umieszczanie i/lub usuwanie materiałów; zarzdzanie
dostpem uytkowników; oraz ochrona własnoci intelektualnej [9, 21].
Czytelnicy zainteresowani syntetycznym przegldem literatury dotyczcej zagadnie zwizanych
z ECM powinni zapozna si z prac [1].
Szerzej na temat systemów ECM traktuje kolejna cz artykułu.
2. Charakterystyka wybranych technologii informatycznych stosowanych w zarzdzaniu
wiedz
Skuteczne zarzdzanie wiedz stanowi jedno z najwaniejszych zada stawianych przed współczesn informatyk ekonomiczn. Zadanie to moe by efektywnie wykonane przy załoeniu, e
zastosuje si odpowiednie metody i narzdzia stymulujce i wspomagajce gromadzenie i przepływ
wiedzy w organizacji. Te metody i narzdzia mog mie charakter organizacyjny i technologiczny.
W tej czci artykułu skupimy si na aspektach technologicznych wspomagania zarzdzania wiedz.
Do najwaniejszych technologii informatycznych majcych zastosowanie w interesujcym nas
obszarze nale:
• oprogramowanie dla grup roboczych,
• oprogramowanie do zarzdzania przepływem pracy,
• intranety i portale korporacyjne,
• narzdzia do zdalnego nauczania,
• hurtownie danych i Business Intelligence,
• zarzdzanie dokumentami elektronicznymi,
• zarzdzanie treci w przedsibiorstwie.
Przejdziemy teraz do krótkiej charakterystyki wymienionych rozwiza programistycznych.
Oprogramowanie dla grup roboczych (groupware). Jest to szeroka gama produktów
informatycznych, która zorientowana jest na wspomaganie wymiany informacji miedzy
członkami grup roboczych. Nale do nich programy takie, jak: pocztowe (e-mail), współdzielone kalendarze i terminarze, konferencyjne, wielostanowiskowe pakiety biurowe,
platformy komunikacyjno-aplikacyjne (np. MS Exchange czy Lotus Domino/Notes).
Oprogramowanie do zarzdzania przepływem pracy (workflow). Oprogramowanie to umoliwia definiowanie, tworzenie i zarzdzanie wykonywaniem przepływów pracy, s wic
ukierunkowane na modelowanie i kontrolowanie procesów gospodarczych.
108
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 81, 2016
Intranety i portale korporacyjne. Intranety s obecnie powszechnie stosowane w wielu przedsibiorstwach i instytucjach w celu wspierania efektywnej komunikacji i wymiany dokumentów
midzy pracownikami. Zaimplementowano w nich otwarte standardy internetowe, umoliwiajce
prezentowanie dowolnych dokumentów w postaci stron WWW, co oznacza niskie koszty wdroenia
i eksploatacji intranetów i przyczynia si do stałego wzrostu popularnoci tego rodzaju rozwiza.
Portale korporacyjne stanowi rozwiniecie intranetów w kierunku udostpniania uytkownikom
wszelkich niezbdnych im do pracy informacji w jednym miejscu i czasie, co wie si m.in. z integracj z innymi, funkcjonujcymi w organizacji, systemami informatycznymi np. klasy ERP czy
CRM.
Narzdzia do zdalnego nauczania (e-learning systems). Narzdzia te słu przede wszystkim do
przekazywania wiedzy midzy ludmi. Umoliwiaj zdalne nauczanie z wykorzystaniem technik
komputerowych (np. wideokonferencje, dyskusje on-line).
Hurtownie danych i Business Intelligence. Hurtownie danych s to repozytoria danych, których
zawarto pochodzi z wielu ródeł. Hurtownie danych umoliwiaj na formułowanie zapyta, tworzenie sprawozda, analiz wykorzystania zasobów, dostarczaj uzasadnienia podejmowanych
decyzji strategicznych. Natomiast systemy klasy Business Intelligence (BI) ogólnie słu do realizacji procesu przekształcania danych w informacje, a informacji w wiedz, która moe by
wykorzystana np. do zwikszenia konkurencyjnoci przedsibiorstwa. W tym miejscu warto zauway, e w systemach tych upatruje si szans na realizacj idei zarzdzania wiedz
w przedsibiorstwie, jednak w praktyce gospodarczej odnotowuje si spore trudnoci zwizane
z efektywnym wdraaniem tego rodzaju systemów zwizane m.in. z wysokimi kosztami i czstym
brakiem moliwoci delegowania do wdroe kadry kierowniczej (4, 115).
Zarzdzanie dokumentami elektronicznymi (ZDE). Systemy ZDE zdefiniujemy jako zestaw
rodków programowo-sprztowych automatyzujcych całociowo lub czciowo cykl ycia dokumentów (zbiorów dokumentów) w organizacji. Systemy takie dostarczaj wszystkich niezbdnych
narzdzi pozwalajcych utrzymywa pełn kontrol nad dokumentami, istniejcymi w postaci elektronicznej, czyli plikami komputerowymi zapisanymi na odpowiednich nonikach.
Ostatnia z wymienionych technologii to, bdce najistotniejszym z punktu widzenia niniejszego
opracowania, zarzdzanie treci w przedsibiorstwie, które mona traktowa jako merytoryczne
i technologiczne rozwinicie kilku wymienionych wczeniej technologii, w swej istocie głównie
o charakterze integrujcym.
Organizacja Association for Information and Image Management (AIIM) zdefiniowała system
ECM nastpujco:
Enterprise Content Management s to strategie, metody i narzdzia wykorzystywane do przechwytywania, zarzdzania, przechowywania, utrzymywania oraz dostarczania treci i dokumentów
zwizanych z procesami organizacyjnymi. ECM obejmuje zarzdzanie informacjami w całym zakresie
przedsibiorstwa, niezalenie od tego, czy informacje s w formie dokumentu papierowego, pliku elektronicznego, cigu danych czy nawet e-maila [3].
AIIM okreliła te pi podstawowych komponentów ECM:
a) przechwytywanie (capture),
b) zarzdzanie (manage),
c) przechowywanie (store),
d) zachowywanie (preserve),
e) dostarczanie (deliver).
109
Radosław Wójtowicz
System klasy ECM jako rozwizanie informatyczne wspomagajce zarzdzanie wiedz
w organizacji
W ramach tych obszarów mona zidentyfikowa nastpujce funkcje szczegółowe:
a) Skanowanie dokumentów oraz optyczne rozpoznawanie pisma (OCR).
System ECM pozwala na skanowanie papierowych dokumentów oraz optyczne rozpoznawanie
pisma w celu zamiany zeskanowanych obrazów na tekst. Zeskanowane dokumenty oraz dane tekstowe
s wówczas łatwiejsze do odszukania ni papierowe dokumenty, np. w segregatorach.
b) Pozyskiwanie treci elektronicznych.
Treci, które s ju dostpne w formie elektronicznej, mog by importowane lub dołczane do
systemu ECM. Dziki temu uytkownicy mog przetwarza treci zarówno z systemów informatycznych jak i dokumentów papierowych, wykorzystujc ten sam interfejs systemu ECM.
c) Indeksowanie oraz wyszukiwanie treci.
Treci zachowywane w systemie ECM s automatycznie indeksowanie – przygotowywane do
przyszłego wyszukiwania, w tym wyszukiwania pełnotekstowego. Uytkownicy mog wyszukiwa
dokumenty poprzez wprowadzenie cigu znaków, który bdzie wyszukiwany w dowolnej czci dokumentu.
d) Zarzdzanie dokumentami.
Dokumenty zarzdzane przez system ECM mog by edytowane, zapisywane w nowej wersji,
blokowane w celu uniknicia jednoczesnych zmian, przywracane lub porównywane z poprzednimi
wersjami. Dla dokumentów Microsoft Office funkcje te s zintegrowane z systemem ECM i dostpne
bezporednio z aplikacji Word, Excel itp.
e) Zarzdzanie treciami internetowymi (CMS).
System ECM pozwala równie zarzdza treci umieszczana na stronach firmowych lub portalach. Procesy, które wykorzystuj treci internetowe, mog wykorzystywa dostpne w systemie ECM
funkcjonalnoci (takie jak kontrola dostpu, moderacja, konfigurowanie przepływu pracy).
f) Przepływ pracy, obieg dokumentów oraz zarzdzanie procesami biznesowymi (BPM).
Bardzo istotn cech kadego współczesnego systemu klasy ECM jest zapewnienie mechanizmów zarzdzania przepływem pracy (workflow), marszrutami (obiegami) dokumentów oraz
procesami biznesowymi. Procesy biznesowe najczciej mog by modelowane za pomoc notacji
BPMN, EPC i BPEL. Ta pierwsza stała si obecnie standardem, poniewa (przynajmniej w załoeniach) miała umoliwia uruchamianie procesów, a wraz z jzykiem UML stanowi doskonale
uzupełniajce si narzdzie do tworzenia specyfikacji systemów informatycznych i procesów biznesowych. Po skonfigurowaniu procesów biznesowych system przydziela zadania oraz odpowiednie
dokumenty odpowiedzialnym za nie pracownikom lub systemom informatycznym (zadania zautomatyzowane). Kady proces moe by monitorowany (np. jego postp lub status) oraz analizowany (np.
redni czas realizacji, nieefektywne miejsca w procesie).
Zarzdzenie treci moe wspiera organizacj w poszukiwaniu istniejcej wiedzy w firmie, np.
poprzez tworzenie tzw. map wiedzy – pracownik X w oddziale Y posiada wiedz dotyczc tematu
Z itp. Jednak główna funkcja ECM to praca z informacj i dokumentami w formie elektronicznej. Enterprise Content Management obejmuje cały cykl ycia informacji (dokumentu), od momentu jej
zaistnienia w firmie (np. poprzez zeskanowanie rachunku) a do jej usunicia.
Rozwizania informatyczne klasy ECM ewoluowały bardzo szybko, pojawiały si wic wci
nowe elementy tych systemów, np. zwizane z wersjonowaniem dokumentu, kiedy kade jego uycie
generuje nowe metadane dotyczce treci. Informacje o tym, jak i kiedy zawarto została wykorzystana, pozwala na stworzenie w systemie nowych opcji filtrowania, cieek wyszukiwania,
przydzielania, firmowych taksonomii i folksonomii, sieci semantycznych i decyzji odnonie reguł zarzdzania cyklem ycia dokumentu. W procesach decyzyjnych wykorzystuje si obecnie bardzo czsto
110
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 81, 2016
poczt elektroniczn i komunikatory internetowe. Nowoczesny system klasy ECM moe zapewni
dostp do danych zwizanych z tego rodzaju komunikacj i wykorzystywa je w podejmowaniu decyzji biznesowych.
Rozwój w kierunku zintegrowanych rozwiza odzwierciedlał wspólny trend w brany oprogramowania: postpujc ewolucj w stron bardziej kompleksowych rozwiza. W zwizku z tym
obecnie organizacje maj moliwo wdroenia jednego elastycznego systemu ECM do zarzdzania
informacjami we wszystkich działach funkcjonalnych [6].
3. Uwagi kocowe dotyczce implementacji systemów klasy ECM
Jak mona wywnioskowa z poprzedniej czci artykułu, system ECM obejmuje praktycznie
wszystkie procesy w organizacji, których celem jest wspieranie procesów gospodarczych poprzez:
zbieranie (wyszukiwanie) istniejcych informacji (treci), tworzenie nowych informacji, sortowanie
informacji, zarzdzanie informacj, dystrybuowanie (rozprowadzanie informacji). W zwizku z tym
konieczne staje si zaplanowanie strategii i metodyki wdroeniowej oraz stosowanie odpowiedniego
zarzdzania projektem. W trakcie opracowywania planu zarzdzania tego rodzaju projektem wdroeniowym w organizacji powinno si uwzgldni nastpujce czynniki:
• cele i definicje projektu (czynniki sukcesu przedsibiorstwa, co jest głównym celem),
• analiz wymaga,
• przepisy prawne (odpowiedzialno „zewntrzna”, np. prawo handlowe, odpowiedzialno „wewntrzna”, np. ochrona danych, odpowiedzialno za produkty i usługi
itp.)
• strategi IT (architektura sprztu i oprogramowania, łatwo integracji z innymi aplikacjami, dostpno na rynku midzynarodowym, usability).
• moliwoci rynkowe i techniczne (obecna oferta na rynku, produkty powielarne vs.
rozwizania dedykowane) [3, 11].
Jak wynika z dowiadcze osób zajmujcych si wdroeniami systemów wspomagajcych prac
zespołow, w przypadku systemów ECM nie sprawdzaj si metodyki typu „wielki wybuch” (bigbang), poniewa wprowadzałyby zbyt duy chaos w funkcjonowaniu przedsibiorstwa. Otó wdroenie takiego systemu wymaga podejcia etapowego, zwikszajcego stopniowo zakres funkcjonalny
systemu działajcego w danym podmiocie gospodarczym. Etapy wdroenia systemu zarzdzania
treci w przedsibiorstwie mog by nastpujce: zarzdzanie tylko wybranymi dokumentami, zarzdzanie obiegiem wikszoci dokumentów przetwarzanych w kilku najwaniejszych procesach
gospodarczych, zarzdzanie przepływem wszystkich dokumentów [13, 346–255].
Zarządzanie wybranymi dokumentami sprowadza si do: zarzdzania dostpem do niektórych
dokumentów (za pomoc okrelania praw dostpu dla uytkowników), grupowania dokumentów według okrelonych zasad i tworzenia hierarchii dokumentów, automatycznego (i półautomatycznego)
opisywania dokumentów i nadawania im unikalnych identyfikatorów, wyszukiwania i przegldania
oraz archiwizowania dokumentów.
Zarządzanie obiegiem wiĊkszoĞci dokumentów w wytypowanych procesach to kolejny etap
wdroenia systemu. Jego realizacja pozwala na: sprawn dystrybucj dokumentów do poszczególnych adresatów (zarówno wewntrznych, jak i zewntrznych), ledzenie drogi dowolnego
dokumentu wewntrz firmy (kto i kiedy otrzymał dany dokument, kiedy si z nim zapoznał, co z nim
111
Radosław Wójtowicz
System klasy ECM jako rozwizanie informatyczne wspomagajce zarzdzanie wiedz
w organizacji
zrobił itd.), natychmiastowe sprawdzenie u kogo znajduje si dany dokument i co si z tym dokumentem dzieje, otrzymywanie raportów dotyczcych spraw nie załatwionych w terminie, czasów
realizacji typowych zada itp.
Etap zarzdzania przepływem wszystkich dokumentów i zada moe by w praktyce zrealizowany wyłcznie przy wsparciu systemu ECM przez system (moduł) zarzdzania przepływem pracy.
W tym etapie nastpuje: okrelenie tzw. marszruty dokumentu, czyli drogi przepływu dokumentu wewntrz firmy (od kogo do kogo jest on przekazywany, jakie warunki musz by spełnione, aby
dokument mógł by przekazany), zapewnienie obiegu dokumentów zgodnego ze zdefiniowanymi procedurami, co eliminuje dowolno istniejc w przypadku rcznego przekazywania dokumentów,
automatyczne rejestrowanie zapisów dotyczcych marszruty dokumentów, informowanie przez system jakie czynnoci maj by wykonane przez pracownika przy realizacji danego kroku, lokalizowanie
okrelonego dokumentu oraz sprawdzenie w jakiej fazie procedury znajduje si on w danym momencie.
Przejdziemy teraz do zaprezentowania przykładowego fragmentu wykazu prac wdroeniowych,
zawierajcy najwaniejsze etapy procesu implementacyjnego.
Warto zwróci uwag na zadania 12 i 13 – zwizane z integracj systemu klasy ECM z systemem
ERP. Jest to jeden z newralgicznych punktów projektu wdroeniowego, poniewa wymaga cisłej
współpracy midzy dostawcami rozwiza IT. W polskich firmach najczciej wypełnianymi dokumentami podlegajcymi integracji z innymi systemami s wnioski urlopowe oraz wszelkie rozliczenia
zwizane z delegacjami czy samochodami słubowymi [10]. W przypadku duych i złoonych systemów ERP takich, jak np. SAP konieczne czsto jest skorzystanie ze specjalistycznych rozwiza np.
SAP.NET Connector, Web Service Designer, iView, czy te Business Connectivity Services [14, 15].
Na zakoczenie tej czci artykułu naley podkreli, e systemy ECM faktycznie coraz czciej
staj si centraln czci szeroko rozumianych systemów zarzdzania wiedz, w których wspomagaj
przede wszystkim nastpujce działania: identyfikacj wiedzy, jej pozyskiwanie, rozwijanie, dzielenie
si wiedz, korzystanie z niej i przechowywanie. W tym ujciu dokumenty i ich treci staj si nonikami i ródłami wiedzy, rozumianej przede wszystkim jako umiejtno odczytywania i rozumienia
kontekstu otrzymywanych informacji. M.in. dziki właciwemu „wkomponowaniu” systemów ECM
w system zarzdzania wiedz moliwe staje si efektywne korzystanie z zasobów intelektualnych całego przedsibiorstwa i praktyczna realizacja wizji organizacji samouczcej si.
112
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 81, 2016
Tabela 1. Przykładowy fragment wykazu prac wdroeniowych dla systemu klasy ECM
Lp.
I.
1
2
II.
3
4
5
III.
6
7
8
IV.
9
10
11
12
13
14
V.
15
16
VI.
17
18
19
Opis zadania
ANALIZA PRZEDWDROENIOWA
Zebranie materiałów niezbdnych do sporzdzenia analizy przedwdroeniowej – wizyta w siedzibie
klienta
Analiza przedwdroeniowa i opracowanie koncepcji wdroenia w zakresie nastpujcych obszarów:
– obiegu faktur,
– obiegu dokumentów zewntrznych i wewntrznych,
– schematów obiegów dokumentów,
– role poszczególnych uczestników w procesie obiegu dokumentów,
– teczki w poszczególnych działach, ujednolicenie wykazu akt,
– zdefiniowanie raportów,
– integracja z systemem zewntrznym, np. klasy ERP,
– integracja z urzdzeniami zewntrznymi, np. skaner
INSTALACJA i KONFIGURACJA
Instalacja i konfiguracja systemu na jednym serwerze (jednoserwerowa)
Dopasowanie systemu do infrastruktury IT klienta.
Instalacja systemu na jednym stanowisku uytkownika kocowego
Wprowadzenie kont uytkowników oraz struktury organizacyjnej firmy
SZKOLENIA
Szkolenie administratora systemu w zakresie podstawowej konfiguracji
Szkolenie sekretariatu w zakresie obsługi korespondencji przychodzcej i wychodzcej
Szkolenie przedstawicieli działów w zakresie obsługi zamodelowanych procesów
WDROENIE WŁACIWE
Jednorazowy import bazy kontrahentów
Wykonanie procedury obiegu faktur
Wykonanie workflow (np. dla zapyta ofertowych, obsługi zamówienia, urlopów, delegacji itp.)
Opracowanie automatycznych importów danych z systemu ewidencji, w tym np.:
– pobieranie kontrahentów z systemu ERP,
– pobieranie bazy produktów
(ilo i cena),
– pobieranie faktur sprzedaowych i sald
Integracja z systemem ERP, w tym:
– pobieranie kontrahentów z systemu ERP,
– eksport dokumentów z systemu ECM do systemu ERP
Przygotowanie raportów
DOKUMENTACJA
Opracowanie dokumentacji
wdroeniowej
dot. obiegu dokumentu
Opracowanie dokumentacji technicznej dot. integracji z systemem zewntrznym
INNE
Zarzdzanie projektem
Konsultacje zdalne w ramach przekazywanych prac lub na inne zadane tematy
Obsługa techniczna wdroenia
ródło: opracowanie własne.
113
Radosław Wójtowicz
System klasy ECM jako rozwizanie informatyczne wspomagajce zarzdzanie wiedz
w organizacji
4. Podsumowanie
Właciwie truizmem jest stwierdzenie, e informatyka gospodarcza jest dziedzin bardzo dynamiczn, która wyjtkowo szybko ulega zmianom, a co dzie rodz si w przedsibiorstwach tej
brany nowe pomysły, metody, ulepszenia zwizane z wci niedoskonałymi technologiami komputerowymi. Projekty informatyczne dotyczce wdraania systemów ECM s szczególnie wraliwe
na pojawiajce si zmiany w ich otoczeniu, a take w wewntrznym rodowisku realizacji.
Ze wzgldu na złoono opisywanego tematu i ograniczenia objtociowe artykułu, przedstawione
rozwaania naley traktowa jako wprowadzenie w dziedzin wykorzystania systemów ECM w zarzdzaniu wiedz, majce przede wszystkim charakter identyfikacyjny i systematyzacyjny, a które
z pewnoci bdzie wymagało dalszych prac badawczych.
Bibliografia
[1] Alalwan J.A., Weistroffer H.R., Enterprise content management research: a comprehensive
review, Journal of Enterprise Information Management, Vol. 25 Iss: 5, Bingley 2012.
[2] What is Enterprise Content Management (ECM)?, http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management.aspx (5.07.2016).
[3] Boehn M.: Der Weg zum richtigen ECM-System. DMS/ECM-Loesungs-Guide, Isi Medien
GmgH, München 2014.
[4] Davenport T.H., Prusak L.: Working Knowledge. How Organisation Manage What They
Know, Harvard Business School Press, Boston 1998.
[5] Drelichowski L.: Czynniki determinujce zastosowanie narzdzi Business Intelligence w sektorze MSP oraz zarzdzaniu regionalnym. W: Zeszyty Naukowe Uniwersytetu
Szczeciskiego nr 576, Studia Informatica nr 24, Szczecin 2009.
[6] http://pl.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management (5.07.2016).
[7] Jarugowa A., Fijałkowska J.: Rachunkowo i zarzdzanie kapitałem intelektualnym, ODDK,
Gdask 2002.
[8] Jelonek D.: Zarzdzanie wiedz jako czynnik wspomagajcy wdroenie zmian organizacyjnych, [w:] Pozyskiwanie wiedzy i zarzdzanie wiedz. Prace Naukowe AE nr 1011, red.
M.Owoc, AE, Wrocław 2004.
[9] Kleu T., Micheletti G., Roufka M.: Zarzdzanie treci w przedsibiorstwie: Od chaosu do
produktywnoci, White paper IDC 2013.
[10] Marciniak M.: Zintegrowa wszystko ze wszystkimi, http://www.computerworld.pl/artykuly/363121_2/Zintegrowac.wszystko.ze.wszystkim.html (5.07.2016).
[11] Nonaka I., Takeuchi H.: Kreowanie wiedzy w organizacji, Poltext, Warszawa 2000.
[12] Oleski J.: Standardy informacyjne w gospodarce, Wydawnictwo Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa 1997.
[13] Wójtowicz R.: Zarys metodyki wdraania system zarzdzania obiegiem dokumentów
w przedsibiorstwie, "Informatyka Ekonomiczna" nr 22, J. Korczak, H. Dudycz (red.), Prace
Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu nr 212, Wrocław 2011.
[14] Zacherl M.: So funktioniert Microsoft Sharepoint als Drehscheibe fuer SAP-Daten, Computerwoche, Ausgabe 2015–12, s. 14.
114
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management
Nr 81, 2016
THE ECM SYSTEM AS AN IT SOLUTION SUPPORTING OF THE KNOWLEDGE
MANAGEMENT IN AN ORGANISATION
Summary
The main goal of this article is to present synthetic and selected aspects relating
to the content management systems in the enterprise. The first part of the article contains definitions of basic concepts of the described area. Then the article presents the
characteristics of the main information technologies for knowledge management, and
in particular ECM systems. The elaboration contains also the final comments regarding some implementation issues.
Keywords: Enterprise Content Management, IT-projects, document management, knowledge
management
Radosław Wójtowicz
Katedra Technologii Informacyjnych
Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu
e-mail: [email protected]
115