Rozliczenie

Gdybym ja to wiedział!
Finanse i organizacja
Rozliczenie
Co muszę zrobić po spotkaniu?
Zebrane w trakcie i po spotkaniu dokumenty, rachunki, listy uczestników itd. muszą zostać
przedłożone w PNWM w celu rozliczenia dotacji.
Najpóźniej dwa miesiące po zakończeniu spotkania należy złożyć w PNWM kompletne
rozliczenie, składające się z następujących dokumentów:
Arkusz kontrolny – decyzja wstępna
W odpowiednich rubrykach arkusza należy wpisać rzeczywistą liczbę uczestników oraz odbytych
dni programu i wyliczyć wysokość dotacji końcowej. Arkusz ważny jest tylko z Państwa podpisem!
Jednostki centralne PNWM mogą stosować procedury odbiegające od tego opisu.
Zestawienie wpływów i wydatków
Prosimy o przygotowanie zestawienia wszystkich wpływów i wydatków w formie tabeli, która może
wyglądać następująco:
Koszty programu:
Rodzaj wydatku
Opis wydatku
Kwota
zakwaterowanie (jeśli dotyczy)
zakwaterowanie opiekunów w hotelu i całej
grupy w schronisku młodzieżowym
wyżywienie
wspólne posiłki, pizza, pożegnalna kolacja,
wyjście na lody
transport
dojazd gości autobusem, tramwajem do
szkoły
koszty przejazdów (wycieczki)
kolej, autobus
wstępy
basen, muzea, wystawy
materiały
materiały do pracy projektowej
inne
nieoczekiwane wydatki
łącznie
Zestawienie wpływów mogłoby wyglądać następująco:
Natalia Hoffmann
www.polsko-niemiecka-wymiana-szkolna.pl
1 Gdybym ja to wiedział!
Finanse i organizacja
Opis wpływu
Kwota
wkład własny uczniów i uczennic
podmiot prowadzący szkołę, rada rodziców
dotacje od samorządu (miasto, gmina)
prywatni sponsorzy
PNWM
łącznie
Zestawienie wydatków gości będzie wyglądało prościej:
Rodzaj wydatku
Kwota
koszty podróży
ubezpieczenie
inne (wyżywienie podczas podróży, opłaty parkingowe)
wiza (dla uczniów z innym obywatelstwem)
Łącznie
I analogicznie zestawienie wpływów patrz wyżej.
Wymagane rachunki oraz dokumenty
W celu rozliczenia dotacji PNWM, z reguły nie jest konieczne przedstawianie żadnych rachunków
lub innych dokumentów finansowych, chyba że wspomniano o tym w załączniku 2 do decyzji
finansowej. W takim przypadku należy w rozliczeniu przesłać kopię rachunku. Mimo tego muszą
Państwo przechowywać przez 5 lat wszystkie faktury, rachunki oraz kwity, ze względu na
możliwość kontroli Państwa wydatków przez PNWM.
W celu rozliczenia kosztów podróży należy załączyć kopię rachunku za koszty podróży lub kopie
biletów.
Program
Do rozliczenia prosimy załączyć program spotkania - taki, jaki został zrealizowany. Podobnie jak
przy wniosku, należy wyszczególnić punkty programu oraz zaznaczyć, które z nich odbywały się
wspólnie, a które w osobnych grupach.
Natalia Hoffmann
www.polsko-niemiecka-wymiana-szkolna.pl
2 Gdybym ja to wiedział!
Finanse i organizacja
Sprawozdanie
Prosimy odpowiedzieć na wszystkie pytania zawarte w formularzu Sprawozdanie. Mogą też
Państwo dołączyć dokumentację projektu i wyniki ewaluacji.
Lista uczestników
Listę uczestników należy wypełnić podczas trwania spotkania. Muszą się na niej znaleźć: imię,
nazwisko, adres oraz własnoręczny podpis każdego uczestnika i opiekuna. Przy każdym
uczestniku należy wpisać liczbę dni programu, w których dana osoba wzięła udział. Dane zawarte
w listach należy potwierdzić podpisami osób prowadzących spotkanie.
Decyzja ostateczna
Przesłane do PNWM rozliczenie sprawdzane jest pod kątem spełniania warunków formalnych
i merytorycznych dofinansowania PNWM oraz zawartości dokumentacji. Jeśli dokumentacja nie
jest pełna, zostaną Państwo pisemnie poproszeni o dosłanie brakujących dokumentów lub
informacji. W przypadku kompletnej dokumentacji wystawiana jest decyzja ostateczna oraz
wypłacana druga rata dotacji. PNWM prześle Państwu pismo z dokładną informacją o ostatecznej
kwocie dofinansowania i wysokości drugiego przelewu.
Jeżeli rozliczenie wykaże konieczność cofnięcia decyzji o dofinansowaniu przez PNWM, szkoła
zobowiązana jest do zwrotu przekazanej przed programem zaliczki.
Natalia Hoffmann
www.polsko-niemiecka-wymiana-szkolna.pl
3