zapytanie ofertowe na zakup oprogramowania systemu b2b

 Warszawa, dnia 10 czerwca 2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE NA ZAKUP OPROGRAMOWANIA SYSTEMU B2B W związku z realizacją projektu „Wdrożenie systemu B2B w Liquid Systems Sp. z o. o. w celu usprawnienia procesów biznesowych z partnerami wnioskodawcy” współfinansowanego w ramach działania 8.2 POIG „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B” firma Liquid Systems Sp. z o.o. zwraca się z prośbą o złożenie oferty na zakup oprogramowania systemu B2B. Projekt polega na usprawnieniu procesu świadczenia usług pomiędzy spółką Liquid Systems Sp. z o.o. i jej partnerami biznesowymi. W ramach projektu zostanie wdrożony system informatyczny B2B, który zautomatyzuje elementy procesu świadczenia usług odbywających się wewnątrz spółki oraz procesów zachodzących pomiędzy zamawiającym i jego partnerami. Dodatkowo dzięki integracji systemów informatycznych partnerów z rozbudowanym w ramach projektu systemem B2B zamawiającego, możliwe będzie usprawnienia elementów procesu zachodzących bezpośrednio po stronie partnerów. W ramach integracji z systemami informatycznymi partnerów nastąpi implementacja zaawansowanego podpisu elektronicznego oraz Elektronicznej Wymiany Danych w standardzie EDI. 1. Opis przedmiotu zamówienia: Oprogramowanie systemu B2B oparte zostanie na następujących elementach: -­‐ Sprzęt serwerowy i teleinformatyczny, -­‐ Oprogramowanie typu CRM Sugar CRM -­‐ Oprogramowanie typu RP Comarch Optima -­‐ Oprogramowanie centrali telefonicznej Asterix PBX -­‐ Oprogramowanie ORTS obsługujące zgłoszenia dokonywane poprzez pocztę elektroniczną -­‐ Zestaw zdalnego dostępu i wideokonferencji -­‐ Warstwa oprogramowania integrująca wymienione elementy software’owe -­‐ Warstwa oprogramowania integrująca system z systemami partnerów System B2B zoptymalizuje procesy biznesowe: 1. Sprzedaż nowego oprogramowania lub wydłużenia licencji na oprogramowanie, sprzedaż sprzętu teleinformatycznego 2. Wdrożenie oprogramowania lub instalacja sprzętu teleinformatycznego 3. Wsparcie techniczne 4. Podtrzymywanie relacji z partnerem 5. Rozliczenie uwzględniając automatyzację wymiany informacji zgodnie ze standardem EDI oraz wdrożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Strona 1 z 6
2. Wymogi dedykowanego systemu B2B : Proces sprzedaży nowego oprogramowania lub wydłużenia licencji na oprogramowanie, sprzedaż sprzętu teleinformatycznego -­‐ na potrzeby odebrania zamówienia system będzie automatycznie rejestrował zamówienia, w przypadku połączenia telefonicznego nagrana zostanie treść rozmowy z konsultantem, w przypadku zamówienia mailowego, zapisana zostanie treść zamówienia, zamówienie zostanie automatycznie umieszczone w profilu partnera w systemie i będzie dostępne zarówno dla pracowników spółki, jak również dla upoważnionego pracownika partnera, zamówienie zostanie natychmiast uwidocznione w panelu zadań do wykonania przez pracowników obsługujących zamówienia, -­‐ w celu weryfikacji aktualnych cen u dostawców system dokona automatycznej aktualizacji ceny oferowanego oprogramowania i sprzętu, dla pracownika spółki Liquid Systems będzie zawsze widoczna historia cen, -­‐ na potrzeby weryfikacji dotychczasowej współpracy z partnerem historia płatności oraz transakcji będzie dostępna na bieżąco w systemie w profilu partnera, -­‐ na potrzeby stworzenia oferty, oferta wygenerowana będzie przez system informatyczny, dostępna w formie elektronicznej podpisanej podpisem cyfrowym, -­‐ w celu wysłania oferty, dokument oferty dostępny dla partnera od razu po zaakceptowaniu oferty przez upoważnionego pracownika spółki, dostępna będzie pełna historia wcześniejszych ofert, partner będzie mógł zaakceptować, odrzucić lub zgłosić poprawki do oferty, widoczne będzie w systemie potwierdzenie odczytu oferty, -­‐ na potrzeby zakupu oprogramowania lub sprzętu u dostawcy po zatwierdzeniu oferty system automatycznie dokona zamówienia i zakupu zamówionego oprogramowania lub sprzętu. W przypadku gdy nie będzie to możliwe system wygeneruje druk zamówienia, a pracownik będzie go musiał jedynie przekazać, -­‐ w celu przekazania oprogramowania lub sprzętu partnerowi system wygeneruje automatycznie potwierdzenie odbioru podpisane podpisem cyfrowym, Proces wdrożenia oprogramowania lub instalacji sprzętu teleinformatycznego -­‐ na potrzeby odebrania zamówienia system będzie dokonywał automatycznej rejestracji zamówienia, w przypadku rozmowy telefonicznej nagrana zostanie treść rozmowy z konsultantem, w przypadku zamówienia mailowego zapisana zostanie treść zamówienia, zamówienie zostanie automatycznie umieszczone w profilu partnera, dostępne zarówno dla pracowników spółki Liquid Systems jak i upoważnionego pracownika partnera, zamówienie będzie natychmiast widoczne w panelu zadań do wykonania dla pracowników obsługujących zamówienia, -­‐ na potrzeby weryfikacji aktualnych cen u dostawców oprogramowania lub sprzętu system będzie automatycznie uaktualniał ich ceny, historia cen będzie dostępna dla pracownika spółki, -­‐ na potrzeby weryfikacji dotychczasowej współpracy z partnerem wszystkie informacje dotyczące płatności oraz historii transakcji będą dostępne na bieżąco w systemie w profilu partnera, -­‐ na potrzeby analizy potrzeb wdrożeniowych lub instalacyjnych partnera będzie widoczna przez partnera historia prac wdrożeniowych lub instalacyjnych przeprowadzonych u partnera, analiza nadal będzie przeprowadzana ręcznie i w bezpośrednim kontakcie z partnerem, jednak dostęp do historycznych jak i bieżących działań będzie łatwiejszy, cześć spotkań z partnerem zostanie zastąpiona wideokonferencjami, Strona 2 z 6
-­‐ na potrzeby stworzenia oferty wdrożeniowej i instalacyjnej system automatycznie wygeneruje dokument oferty, który będzie dostępny w formie elektronicznej podpisanej podpisem cyfrowym, -­‐ na potrzeby wysłania oferty dokument oferty będzie widoczny przez partnera od razu po zaakceptowaniu jej przez upoważnionego pracownika spółki Liquid Systems, będzie dostępna pełna historia ofert, dzięki integracji systemu partner będzie mógł zaakceptować, odrzucić lub prosić o poprawki do oferty, w systemie będzie widoczne potwierdzenie odczytania oferty, -­‐ na potrzeby zakupu oprogramowania lub sprzętu u dostawcy po zatwierdzeniu oferty system automatycznie dokona zamówienia i zakupu zamówionego oprogramowania lub sprzętu. W przypadku gdy nie będzie to możliwe system wygeneruje druk zamówienia, a pracownik będzie go musiał jedynie przekazać, -­‐ na potrzeby stworzenia dokumentacji prac wdrożeniowych lub instalacyjnych, dokumenty pogrupowane będą w konkretne projekty, widoczna historia dokumentacji prac wdrożeniowych lub instalacyjnych, dokumenty dostępne w systemie w panelu partnera dla pracowników wykonawców oraz upoważnionych pracowników partnera, będą oni mogli na bieżąco obserwować dokonywane zmiany i reagować w przypadku braku ich akceptacji, -­‐ w systemie będzie dostępne potwierdzenie odbioru prac w formie elektronicznej podpisanej podpisem cyfrowym, -­‐ szkolenia będą odbywały się zdalnie za pomocą wideokonferencji oraz bezpośredniego dostępu do infrastruktury technicznej partnera, potwierdzenie dokonania szkolenia dostępne w systemie w formie elektronicznej podpisanej podpisem cyfrowym, -­‐ na potrzeby stworzenia dokumentacji po wdrożeniu lub instalacji system umożliwi dostęp do dokumentacji planu prac wdrożeniowych lub instalacyjnych dokumenty pogrupowane będą w konkretne projekty, widoczna historia dokumentacji planów prac wdrożeniowych lub instalacyjnych, dokumenty dostępne w systemie w panelu partnera, pracownicy Liquid Systems oraz upoważnieni pracownicy partnerów będą mieli do nich łatwy dostęp, a dzięki scentralizowaniu ich przechowywania – możliwość szybkiego wyszukiwania pełno tekstowego, Proces wsparcia technicznego -­‐ na potrzeby odebrania zgłoszenia o wsparcie zgłoszenia wsparcia technicznego będą automatycznie odnotowywane w systemie, w przypadku połączenia telefonicznego nagrana zostanie treść rozmowy z konsultantem, w przypadku zamówienia mailowego zapisana zostanie treść zamówienia, zamówienie automatycznie umieszczone w profilu partnera w systemie, dostępne zarówno dla pracowników spółki Liquid Systems, jak również upoważnionego pracownika partnera, zgłoszenie telefoniczne może zostać przekazane bezpośrednio do odpowiedniego konsultanta, zgłoszenie mailowe natychmiast widoczne w panelu zadań do wykonania pracowników obsługujących zgłoszenia, -­‐ w celu weryfikacji zakresu wsparcia uzgodnionego umową z partnerem zakres wsparcia dostępny od razu w systemie w profilu partnera, -­‐ na potrzeby zapoznania się z problemem partnera korespondencja mailowa i ticketowa o problemie dostępna w systemie, widoczne w systemie archiwizowane rozmowy telefoniczne i wideo, dostępne dla konsultantów dokumenty dotyczące przeprowadzonych wdrożeń i instalacji, -­‐ w celu udzielenia wsparcia będzie możliwość szybkiego dostępu do dokumentacji i łatwe jej przeszukiwanie przez konsultanta spółki Liquid Systems, udostępniony kanał wideokonferencji dla komunikacji z partnerem, możliwość bezpiecznego dostępu (szyfrowanego) do zdalnej infrastruktury technicznej partnera, Strona 3 z 6
Proces podtrzymywania relacji z partnerem -­‐ dla potrzeb analizy przyszłych potrzeb partnera, stworzenia oferty, wysłanie jej, oczekiwanie na kontakt ze strony partnera system umożliwi wprowadzanie do systemu reguł informowania partnerów o nowościach w ofercie, promocjach, bądź typowych zestawach modułów oprogramowania czy sprzętu kupionego przez partnera, na podstawie tych reguł i historii sprzedaży system automatycznie wygeneruje oferty do wszystkich partnerów spełniających kryteria, dzięki integracji z systemem partnera będzie on mógł zaakceptować, odrzucić lub prosić o więcej informacji na temat oferty, potwierdzenie oferty widoczne będzie w systemie, oferta będzie tworzona dla partnera automatycznie w momencie zbliżania terminu końca jego licencji na dany moduł oprogramowania, -­‐ na potrzeby weryfikacji dostępności uaktualnień sprzedawanego oprogramowania (za szczególnym uwzględnieniem uaktualnień krytycznych) u dostawców wszystkie informacje na temat konfiguracji oprogramowania u partnerów będą zapisywane automatycznie w systemie, po otrzymaniu informacji o aktualizacji od producenta, pracownik spółki Liquid Systems będzie definiował w systemie regułę powiadomienia wraz ze stosowna informacją, a system dokona powiadomień, potwierdzenie odczytania powiadomienia będzie widoczne w systemie dzięki czemu system automatycznie wytypuje partnerów do udzielenia przypomnienia, Proces rozliczania -­‐ w celu wyliczenia wartości usługi system automatycznie wyliczy wartość usług na podstawie dostępnych w systemie ofert oraz zgłoszeń wsparcia (bazujących na ticketach, minutach pomocy technicznej, wideo, zdalnej lub bezpośredniej) -­‐ na potrzeby wystawiania faktur za usługę, system umożliwi automatyczne wystawianie faktury w momencie zatwierdzenia wykonania usługi, zostanie ona podpisana podpisem elektronicznym i dzięki integracji z Comarch Optima automatycznie zostanie przekazana do podsystemu księgowego, -­‐ na potrzeby wysłania faktury system automatycznie dostarczy fakturę do systemu partnera przy pomocy standardu EDI, w przypadku gdy partner posiada znany spółce Liquid Systems podsystem księgowy i dopuści do integracji systemów informatycznych, faktura zostanie automatycznie przekazana do takiego podsystemu księgowego partnera, -­‐ w celu monitorowania płatności system bezie automatycznie generował komunikaty o terminach płatności i przypominał o niezapłaconych wierzytelnościach zarówno upoważnionym pracownikom spółki jak i jej partnerom, przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności jak i informacje o braku płatności będą generowane automatycznie i dodatkowo będą mogły być wysyłane droga mailową, za pośrednictwem sms’ow oraz będą dostępne w systemie telefonicznym po odpowiedniej identyfikacji. Planowana funkcjonalność systemu B2B pozwoli na realizację nowych zadań w stosunku do aktualnie obsługiwanych przez systemy IT spółki Liquid Systems, takich jak: a) Automatyczne wystawianie podpisanych podpisem elektronicznym dokumentów firmowych – faktur, ofert, protokołów odbioru itp. b) Wymiana elektroniczna faktur, ofert, protokołów odbioru z systemami informatycznymi partnerów c) Wymiana dostępności i cen sprzętu oraz oprogramowania z systemami informatycznymi dostawców d) Scentralizowane przechowywanie dokumentów i działań wykonywanych na rzecz partnerów e) Łatwe wyszukiwanie dokumentów i informacji o wykonywanych działaniach f) Rejestracja zamówień i zleceń od partnerów (maile, rozmowy tel., notatki wewnętrzne pracowników) Strona 4 z 6
g) Rejestracja dokumentów tworzonych na potrzeby partnerów h) Wymiana dokumentów i informacji o wykonywanych działaniach z systemami informatycznymi partnerów i) Automatyczne prognozowanie i wystawianie ofert dla partnerów j) Automatyczne informowanie partnerów o dostępnych aktualizacjach sprzedawanego oprogramowania k) Automatyczne i precyzyjne wyliczanie wartości usług wsparcia l) Umożliwienie dostępu do archiwum usług wsparcia zarówno dokonywanego za pomocą poczty elektronicznej, jak również połączeń telefonicznych, wideo i zdalnego dostępu do infrastruktury informatycznej ł) Automatyczne informowanie partnerów o przypadających terminach płatności m) Wspomożenie procesu windykacji n) Archiwizacja danych o) Kontrola dostępu do danych 3. Termin realizacji zamówienia: • 31.12.2013 r. 4. Miejsce realizacji zamówienia: • Według wskazania Liquid Systems Sp. z o.o. 5. Wymagania konieczne do spełnienia przez Wykonawcę: • Wykonawca powinien posiadać wieloletnie doświadczenie w podobnych realizacjach, gwarantujące wykonanie zlecenia na najwyższym poziomie, • Zapewnienie gwarancji wysokiej jakości usługi. 6. Kryteria wyboru oferty: • Cena –100% 7. Termin związania ofertą: • 31.12.2013 r. 8. Miejsce i termin składania ofert: • Liquid Systems Sp. z o.o. ul. Krzywickiego 2/1, 02-­‐078 Warszawa e-­‐mail: pawel.trochimiuk@l-­‐s.pl • Termin: 19.06.2013 r. 9. Dane Zamawiającego: • Liquid Systems Sp. z o.o. ul. Krzywickiego 2/1, 02-­‐078 Warszawa NIP: 526-­‐272-­‐97-­‐56 Oferent powinien przedstawić cenę realizacji niniejszego zamówienia w wymaganym terminie realizacji w PLN oraz potwierdzić spełnienie wszystkich wymagań koniecznych, wskazanych w pkt. 5 zapytania ofertowego. Strona 5 z 6
Szczegółowy opis projektu i systemu jest dostępny do wglądu w siedzibie Liquid Systems Sp. z o.o. Strona 6 z 6