Protokol Zebrania Komitetu LPC 1ii16

Protokół z Zebrania Komitetu LPC w dniu 1 lutego 2016:
Osoby obecne:
Zarząd LPC: Paweł Dokurno, Ewa Gordon, Danuta Kwaśny, Agnieszka Łokaj,
Bogusław Rutkowski, Remigiusz Szarama, Ireneusz Warso i Tomasz Zarzycki
Goście: Ewa Chrzanowska
1. Zebranie otworto o godzinie 1905. Nie było uwag zgłoszonych do programu zebrania
ogłoszonego na stronie internetowej Osrodka i na Tablicy Ogłoszeń w Domu
Ośrodka LPC.
2. Ze względu na nieobecność sekretarza, pani Anety Wójcik protokółu z
poprzedniego zebrania w dniu 23 listopada 2015 odczytał Paweł Dokurno
3. Paweł Dokurno przedstawił bilans finansowy Ośrodka na dzień 31 stycznia 2016
o
o
o
W sumie Ośrodek dysponuje środkami w kwocie £8,059 (Gotówki jest -£376, na koncie
bieżącym £2,488 i na koncie depozytowym £5,947).W ciągu 10 miesięcy roku
podatkowego mieliśmy więcej wydatków niż wpływów, chociaż do końca roku sytuacja
powinna się odwrócić. Z nietypowych wydatków należy wymienić drobne remonty –
wykonanie szafy w Pokoju Harcerskim, zasłony. Nie są to duże kwoty, nic co by
stanowiło zagrożenie dla budżetu. Do końca 2015 płaciliśmy dość dużo za gaz, teraz
mamy nadpłatę, w związku z czym płacimy zaledwie £10 miesięcznie za gaz.
Wpływy finansowe Ośrodka to przede wszystkim zwrot z inwestycji, czyli wynajmu
mieszkania i Domu Ośrodka – 2/3, i opłaty członkowskie – 1/4.
Pan Dokurno poinformował o akcji Gift Aid – Inland Revenue otrzymało rozliczenie akcji
za rok finansowy 2014/15 i przekazał Ośrodkowi otrzymał zwrot zapłaconych podatków
od sumy £510.00, w kwocie £127.50. Namawiał aby przekazać innym infomacje o Gift
Aid i namówić wszystkie osoby, które płacą podatek w Wielkiej Brytanii i wspomagają
Ośrodek LPC aby podpisały deklaracje.
Przypomniał Parafii i Polskiej Szkole Sobotniej o marcowym terminie wpłaty za
utrzymanie Domu Ośrodka LPC za rok 2015/16.
4. Omówienie prace nad zmianami i poprawkami w statucie LPC
o W dniu 12 grudnia 2015 odbyło się Zebranie Powierników Ośrodka LPC, na którym
przyjęto 4 rezolucje (wcześniej omówione i zatwierdzone przez Walne Zgromadzenie
członków LPC i Komitet Ośrodka) dokonujące zmian w Statucie Ośrodka LPC.
Rezolucje zostały przesłane do Charity Commission do akceptacji. Dokładniejsza
informacja zostanie przedstawiona na następnym zebraniu Komitetu Ośrodka.
5. Przyjęcie nowych członków Ośrodka LPC
Pani Iza Pietraszak, Justyna Skocki i Szymon Zagórski zostali przyjęci do grona
członków Ośrodka LPC. Jednogłośnie.
6. Ze spraw bieżących omówiono następujące kwestie:
o
o
o
o
o
W Domu Ośrodka odbyło się sporo okolicznościowych imprez na Boże Narodzenie i
Nowy Rok. Po raz pierwszy od długiego czasu mieliśmy znowy Zabawę Sylwestrową.
Dzieci miały spotkanie z Mikołajem i przygotowują się do zabaw karnawałowych.
Odbyły się także spotkania organizowane przez Parafię – Wigilia oraz Polską Szkołę
Sobotnią – Jasełka. Pan Dokurno serdecznie podziękwał wszystkim organizatorom.
Przed Swiętami Bożego Narodzenia zostały wykonane kartki Ośrodkowe z
życzeniami świąteczno-noworocznymi. Zostały one wysłane do seniorów naszej
społeczności i przyjaciół Ośrodka. W tym roku planujemy rozszerzyć tą akcję.
Wcześniej zajmiemy się tą sprawą to przygotujemy to lepiej. Pan Irek Warso zgłosił
propozycję, żeby przygotować kalendarz ze zdjęciami z wydarzeń Osrodkowych.
Można go sprzedawać, jako pamiątkę i promocję Ośrodka. Przygotowanie powinno
się zacząć w październiku.
W pokoju harcerskim wykonywana jest szafa, tak aby wszystkie grupy które
korzystają z Domu Ośrodka w sposób cykliczny mogły przetrzymywać swoje rzeczy.
Pracami zajmuje się Irek Warso.
Na parkingu wkrótce będzie wykonana barierka blokująca wjazd, tak aby w soboty
dzieci z Polskiej Szkoły były bezpieczne. Przy zmianie zajęć na parkingu jest dość
ciasno. Pan Dokurno poprosił aby nie przyjeżdzać wcześniej na zajęcia i zaraz po
zajęciach opuszczać parking jak najszybciej
Agnieszka Łokaj poruszyła problem sprzątania. Niestety w Ośrodku wiele się dzieje, i
czasami nie da się sprzątnąć na niedzielę. Uzgodniono że należy kupić nowy sprzęt
do sprzątania, i przypomnieć użytkownikom o obowiązku posprzątania po sobie.
Irek Warso zobowiązał się do hurtowych zakupów środków czystości.
Uzgodniono że przez kuchnię nie ma wyjścia ewakuacyjnego, natomiast w trakcie
wszystkich imprez musi być przygotowane wyjście ewakuacyjne – do ogrodu.
Niezastawione, otwarte z klucza, oczywiście potem zamykane.
Poruszony został problem wysprzątania garażu i piwnicy. Sławek Rutkowski został
zobowiązany do sprzątnięcia swoich rzeczy z piwnicy. Wówczas w garażu i piwnicy
można będzie trzymać rzeczy użytkowników Domu, czy też szkoły. W ogrodzie
planujemy zbudowanie pomieszczenia gospodarczego na przetrzymywanie rzeczy.
Musimy z tym poczekać, bo na sąsiedniej posesji jest budowa, i wykonawca
zobowiązał się do naprawy płotu. Poza tym trzeba poczekać na lepszą pogodę.
Agnieszka Łokaj kontaktowała się z Lewisham Connections oraz Age UK,
organizacjami zajmującymi się osobami starszymi, w tym Polakami. Jest możliwość
pomocy takim osobom, np. wykonania przeróbek w domu które ułatwią im życie.
Możemy zapisać się do tzw Bank Credit, gdzie pomagamy komuś i za to możemy
liczyć na pomoc kogoś innego, woluntariuszy. Część starszych osób chciałaby
kontaktować się z polskimi organizacjami. Paweł Dokurno poinformował że ogromna
większość osób działających w Ośrodku, to osoby, które mają dzienną pracę i ciężko
jest znaleźć kogoś kto mógłby poświęcić czas w ciągu dnia. Dopiero wieczorem lub w
weekend. Próbowaliśmy kontaktować te organizacje z Klubem Seniora czy Parafią,
ale nasze próby były nieskuteczne. Pani Ewa Chrzanowska powiedziała że nie wie
dlaczego, ale to sprawdzi.
Ośrodek jest zauważany przez inne organizacje. Kontaktują się z nami organizacje
lokalne, narodowe, polskie i angielskie. Agnieszka Łokaj poinformowała że będzie
więcej zainteresowania mediów naszym Ośrodkiem w trakcie i po imprezach, które
się będą odbywały. Pan Tomasz Zarzycki zapytał o możliwość wypożyczenia
pracownika na dzień w zamian za reklamę firmy, w Ośrodku, czy na stronie
internetowej Ośrodka, umieszczenie logo, wspomnienie że Ośrodek jest
sponsorowany przez daną firmę.
Irek Warso zapytał o wykorzystanie okna na parterze jako miejsce na reklamę.
Agnieszka Łokaj poruszyła sprawę tablic informacyjnych i ogłoszeń. Część imprez
jest sponsorowana, co jest zaznaczone na plakacie. Sponsorzy spodziewają się że
plakat z ich logo będzie wisiał przez określony czas, nawet jeśli nie ma już miejsc.
Paweł Dokurno powiedział że powinniśmy mieć określone ile czasu ma wisieć plakat,
i na której tablicy. Jeśli plakat spadnie, ulegnie zniszczeniu, to powinien być
wydrukowany na nowo (Sławek) i powieszony. Zdjęcia powinny być trzymane w
zamykanej tablicy, bo szybko giną. Parafia ma osobną tablicę, więc mamy do
dyspozycji 3 tablice. Musimy pilnować aby ważne informacje były widoczne.
7. Planowane imprezy na najbliższe miesiące:
o Szkolna zabawa karnawałowa dla dzieci – 6 lutego, organizowana przez
Polską Szkołe Sobotnią.
o Turniej tenisa Stołowego planowany na niedzielę 28 lutego, organizowany
przez Irka Warso.
o Wystawa fotograficzna Izy Banaszkiewicz – 6 marca 2016. Planowany jest
występ dwóch piosenkarek, poczęstunek przygotowany przez sponsorów.
Goście jeszcze nie są zaproszeni, ale spodziewamy się ważnych
osobistości. Plus oczywiście wszysscy członkowie Osrodka.
8. Sprawy szkolne
W sobotę w Polskiej Szkole zdarzył się incydent. W Sali reprezentacyjnej
przewróciła się szafa. Dziecko ledwo zdążyło odskoczyć. Pani Ewa Gordon
poprosiła żeby zlikwidować tą szafę. Jednocześnie wszyscy zastanawiali się czy są
jakieś inne rzeczy, które mogą stanowić zagrożenie. Jedynie obrazy wiszą wysoko,
ale są lekkie, więc co najwyżej mogą nabić guza. Nie znaleziono innych poważnych
zagrożeń.
Pan Zarzycki przedstawił projekt ścianki szklanej która ma być zainstalowana w
pomieszczeniu na dole. Nie ma progu na dole, panele będą wieszane na stalowej
belce, która jest pod sufitem. Panele wykonane sa z hartowanego szkła, w pełni
bezpieczne. Po złożeniu panele zajmą około 30cm, więc wciąż mamy sporo
miejsca.
Panele moze wykonać firma Prostolarka z Sanoka, koszt około 4 tysięcy funtów.
Montaż zasponsoruje firma pana Tomasza Zarzyckiego. Powinno to potrwać jeden
cały dzień. Płatność została ustalona jako wspólne przedsięwzięcie Ośrodka i
Szkoły (po połowie kosztów). Ale w celu ułatwienia procesu Ośrodek początkowo
zapłaci całość a Polska Szkoła dokona zwrotu połowy kosztów.
Technicznie wykonanie projektu jest możliwe na początku kwietnia, w czasie
przerwy szkolnej. Jeśli to nie będzie możliwe – najbliższy dostępny termin.
Wszyscy obecni wyrazili zgodę na wykonanie projektu.
9. Wolne wnioski
Anieszka Łokaj podjęła się znaleźć wykonawcę logo i symbolu Ośrodka,
zarejestrować te symbole, tak aby były własnością Ośrodka. Pan Zarzycki podał że
są firmy, które wykonują takie prace, za całkiem małe pieniądze.
Agnieszka zgłosiła Ośrodek do projektu „trees on the green”. Możemy promować
Dzień Kobiet, Ośrodek LPC i zapewnić zabawę dzieciom z Polskiej Szkoły. I
dorosłym.
Paweł Dokurno poprosił żeby wszelkie imprezy w Ośrodku były dokumentowane
zdjęciami. Przyda się do kartki świątecznej, kalendarza i dokumentuje historię
Ośrodka.
10. Zamknięcie zebrania
Następne zebranie ustalono na poniedziałek 18 kwietnia 2016, godzina 19 00
Walne Zebranie członków Ośrodka LPC ustalono na sobotę 21 maja 2016, na
godzinę 1645
Zebranie zamknięto o godzinie 2110.
Spisał Pawel Dokurno