Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej
Transkrypt
Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected] Zielona Góra, 2014.10.16 RIO.I.092.34.2014 Pan Tomasz Jaskuła Burmistrz Lubniewic WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach od 15 kwietnia do 29 sierpnia 2014 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Lubniewice o statusie miejsko-wiejskim za 2013 rok. Wyniki kontroli omówiono i protokół podpisano w dniu 29 sierpnia 2014 r. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Burmistrzowi wystąpienie pokontrolne. Czynności kontrolne w zakresie prawidłowości prowadzenia rejestrów jednostek organizacyjnych, pomocniczych oraz jednostek kultury wykazały brak aktualizacji rejestru jednostek organizacyjnych Gminy, stanowiącego załącznik Nr 2 do Statutu Miasta i Gminy Lubniewice. Wyjaśnienia w tej sprawie udzieliła L.J. Kierownik Referatu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego informując, że rozpoczęła prace nad aktualizacją poszczególnych aktów wewnętrznych jednostki, w tym m.in. Statutu Gminy Lubniewice. Przedmiotowy wykaz został zaktualizowany w trakcie kontroli w drodze uchwały Nr XLVI/327/2014 Rady Miejskiej z dnia 13 czerwca 2014 r. w sprawie zmiany Statutu Gminy Lubniewice. Kontrola wykazała również, że księga rejestrowa instytucji kultury, to jest Gminnego Ośrodka Kultury „Pod Morwą”, posiadała informację o złożeniu sprawozdań merytorycznych jednostki za 2011 i 2012 r. zamiast sprawozdań finansowych zgodnie ze wzorem księgi rejestrowej określonym § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. poz. 189) w związku z art. 45 ust. 1 i 2 oraz art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Wyjaśnienia w tej sprawie udzieliła A.G.- Kierownik Referatu Promocji, Kultury, Sportu i Turystyki, która stwierdziła, że przyczyną nieprawidłowości była pomyłka. W trakcie kontroli przedmiotowa księga rejestrowa została zaktualizowana. Kontrola w zakresie udzielania pełnomocnictw do jednoosobowego działania wykazała, że Burmistrz nie udzielił Dyrektorowi Zespołu Szkół Samorządowych w Lubniewicach pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, stosownie do art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.). Osoba odpowiedzialna - Burmistrz wyjaśnił, że nieprawidłowość powstała przez niedopatrzenie. W trakcie kontroli Burmistrz udzielił dyrektorowi ww. jednostki stosownego pełnomocnictwa. Kontrola w zakresie polityki rachunkowości wykazała, że opisy zasad ewidencji na 4 kontach są niezgodne z opisami zasad ewidencji przewidzianymi w § 15, 17, 18, 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Również opisy zasad ewidencji na 3 kontach są niezgodne z opisami zasad ewidencji na tych kontach określonymi w planie kont dla jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych stanowiącym załącznik Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu 2 terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz.289), co stanowi naruszenie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Osoba odpowiedzialna Z. I. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że nieprawidłowości powstały przez przeoczenie. W trakcie kontroli stwierdzone nieprawidłowości zostały usunięte. Czynności kontrolne wykazały, że jednostka nie zachowała częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym, która wynika z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Wyjaśnienia w tej sprawie udzielił Burmistrza, który stwierdził, że przyczyną niedotrzymania terminu inwentaryzacji było przeoczenie. Kontrola w zakresie procedur uchwalania budżetu jednostki samorządu terytorialnego i jego zmian wykazała, że sprawozdanie roczne instytucji kultury, to jest Biblioteki Publicznej zostało przedłożone Burmistrzowi z przekroczeniem terminu określonego w art. 265 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Ze złożonego przez Z.I. – Skarbnika Gminy wyjaśnienia wynika, że przyczyna nieprawidłowości było przeoczenie. W trakcie kontroli w zakresie podatków i opłat lokalnych inspektor stwierdził w przypadku 5 decyzji w sprawie ulg podatkowych, że organ podatkowy nie podał uzasadnienia faktycznego wymaganego art. 210 § 4 i 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Wyjaśnienia w tej sprawie udzieliła L.W. - Inspektor ds. wymiaru podatków, która stwierdziła, że przyczyną nieprawidłowości była mylna interpretacja przepisu . Inspektor stwierdził również przypadki nieterminowego odprowadzenia inkasa opłaty targowej na terenie Miasta i Gminy za okres od dnia 31 maja 2013 r. do dnia 17 czerwca 2013 r. na łączną kwotę 867,60 zł, to jest niezgodnie z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. W tej sprawie wyjaśnienia udzieliła L.W. - Inspektor ds. wymiaru podatków, która stwierdziła, że przez przeoczenie nie dotrzymywano ustawowo określonego terminu płatności. Kontrola 5 poleceń wyjazdów służbowych krajowych oraz 2 poleceń wyjazdów służbowych zagranicznych, wykazała brak prowadzenia miesięcznych ewidencji przebiegu pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych niebędących własnością pracodawcy, co jest wymagane przepisami art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku 3 dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz.361 ze zm.). W wyjaśnieniu Burmistrz stwierdził, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. W zakresie kontroli wydatków na zadania określone w art. 30a ustawy Karta Nauczyciela stwierdzono, że nie przekazano Radzie Miejskiej w Lubniewicach, dyrektorom szkół Gminy Lubniewice oraz związkom zawodowym zrzeszającym nauczycieli, sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego za 2013 r., do czego zobowiązuje art. 30a ust. 5 w związku z art. 91d pkt 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 191). W wyjaśnieniu Burmistrz stwierdził, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. Sprawdzając prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, 3 zamówień objętych kontrolą stwierdzono zastosowanie nieprawidłowych druków oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie osoby wykonującej czynności w postepowaniu o udzielenie zamówień, co jest niezgodne ze wzorem określonym załącznikiem Nr 10 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). Z wyjaśnienia złożonego przez W.G. - Kierownika Referatu Inwestycji i Nieruchomości wynika, że przyczyną nieprawidłowości była pomyłka. W 2 skontrolowanych protokołach postępowań w trybie przetargu nieograniczonego stwierdzono podanie niewłaściwych kwot dotyczących wartości zamówienia. Powyższe stanowi naruszenie art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 907 ze zm.). Inspektor stwierdził również, że w przypadku 3 protokołów postępowań w trybie przetargu nieograniczonego brak było wskazania kwoty stanowiącej równowartość w euro. Podanie ww. informacji wynika ze wzoru protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, stanowiącego załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w związku z § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 272, poz. 1650). W wyjaśnieniu W.G. - Kierownik Referatu Inwestycji i Nieruchomości stwierdził, że przyczyną nieprawidłowości było niedopatrzenie osoby sporządzającej protokoły. Kontrola w zakresie gospodarowania mieniem Gminy wykazała, że w przypadku 4 3 nieruchomości gruntowych oddanych w dzierżawę, nie sporządzono wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, do czego zobowiązuje art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami ( tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 ze zm.). Z wyjaśnienia W.G. - Kierownika Referatu Inwestycji i Nieruchomości wynika, że przyczyną nieprawidłowości była duża ilość pracy na stanowisku odpowiedzialnego pracownika. Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w 2010 r. W skierowanym do Burmistrza Lubniewic wystąpieniu pokontrolnym Prezes RIO wniósł o sporządzanie i publikowanie wykazów nieruchomości, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Inspektor stwierdził również brak sporządzenia planu wykorzystania zasobu nieruchomości stanowiących własność Gminy, czym naruszono art. 23 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 ). Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej R.B. – Inspektora ds. gospodarki nieruchomościami i rolnictwa wynika, że przyczyną nieprawidłowości była duża ilość obowiązków na stanowisku pracy. Kontrola wykazała również brak uchwalenia przez Radę Miejską zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasady i kryteriów wynajmowania lokali, których najem jest związany ze stosunkiem pracy, jeżeli w mieszkaniowym zasobie gminy wydzielono lokale przeznaczone na ten cel, do czego zobowiązuje art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 150) w związku z art. 30 ust.1 i 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.). Burmistrz wyjaśnił, że została podjęta przez organ stanowiący Gminy stosowna uchwała w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy, jednak została ona uchylona przez organ nadzoru. Obecnie trwają prace nad nowym projektem uchwały w tym zakresie. Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie kontroli wymienionym we wstępie wystąpienia nie stwierdzono nieprawidłowości. 5 Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Przestrzeganie terminu i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). 2. Egzekwowanie terminowości składania sprawozdań rocznych przez instytucje kultury, stosownie do art. 265 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). 3. Zamieszczanie uzasadniania faktycznego w decyzjach dotyczących ulg podatkowych, zgodnie z art. 210 § 4 i 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). 4. Egzekwowanie od inkasentów obowiązku odprowadzenia inkasa opłaty targowej zgodnie z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). 5. Egzekwowanie od pracowników obowiązku prowadzenia miesięcznych ewidencji przebiegu pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych niebędących własnością pracodawcy, stosownie do art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz.361 ze zm.). 6. Stosowanie druków oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie osoby wykonującej czynności w postepowaniu o udzielenie zamówienia, zgodnych ze wzorem określonym załącznikiem Nr 10 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). 7. Zamieszczanie w protokołach postępowań w trybie przetargu nieograniczonego informacji dotyczących wartości zamówienia zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 907 ze zm.) oraz kwoty stanowiącej równowartość w euro, stosownie do wzoru protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, stanowiącego załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). 6 8. Sporządzanie i publikowanie wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 ze zm.). 9. Sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości stanowiących własność Gminy zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 ). 10. Przygotowywanie projektu uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasady i kryteriów wynajmowania lokali, których najem jest związany ze stosunkiem pracy, jeżeli w mieszkaniowym zasobie gminy wydzielono lokale przeznaczone na ten cel, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (tekst jedn. D. U. z 2014 r. poz. 150). Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Rada Miejska w Lubniewicach. 2. aa. 7 8