ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE

Państwowa WyŜsza Szkoła Zawodowa
w Elblągu
Instytut Informatyki Stosowanej
ZINTEGROWANE SYSTEMY
INFORMATYCZNE
Przygotował Podsiadło Robert.
1
Zintegrowany system informatyczny to według Encyklopedii Wikipedia –
„(…)technologicznie zaawansowana klasa systemów informatycznych wspomagających
zarządzanie w przedsiębiorstwach i instytucjach. Optymalizuje procesy zarówno wewnętrzne,
jak i zachodzące w najbliŜszym otoczeniu poprzez oferowanie gotowych narzędzi. Narzędzia
te słuŜą do automatyzacji wymiany danych pomiędzy działami przedsiębiorstwa oraz
pomiędzy przedsiębiorstwem a innymi podmiotami biznesowymi z jego otoczenia (np.
kooperantami, dostawcami, odbiorcami, bankami, urzędami skarbowymi).”
(http://pl.wikipedia.org/wiki/Zintegrowany_system_informatyczny)
Nowoczesne rozwiązania pozwalają na zintegrowanie wszystkich aplikacji dotyczących
poszczególnych segmentów firmy. Powstaje wówczas zintegrowany system informatyczny
(ZSI). W porównaniu z niepowiązanymi ze sobą aplikacjami, ZSI posiada jedną, ale bardzo
istotną cechę, która decyduje o jego wyŜszości nad rozwiązaniami wcześniejszymi. Dane
dotyczące przedsiębiorstwa, choć zostają wprowadzane osobno w poszczególnych modułach,
gromadzone są w jednej wspólnej dla całej firmy bazie danych. Dzięki temu są natychmiast
dostępne dla wszystkich uŜytkowników systemu. Mogą oni korzystać z tych danych w czasie
rzeczywistym. Zatem, choć zintegrowany system nadal składa się z wielu
wyspecjalizowanych modułów odpowiedzialnych za poszczególne sfery działalności firmy,
wszystkie te aplikacje są powiązane ze sobą dzięki wspólnej bazie danych. Dlatego
poszczególne dane wystarczy do systemu wprowadzić tylko raz, tj. w tym miejscu, gdzie
powstają.
„(…) System informatyczny, obsługujący wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa,
począwszy od marketingu i planowania oraz zaopatrzenia , poprzez techniczne przygotowanie
produkcji i jej sterowanie, dystrybucję, sprzedaŜ, gospodarkę remontową do praw finansowoksięgowych i gospodarki zasobami ludzkimi nazywany jest systemem ERP.” (Piotr Adamczewski
„Zintegrowane Systemy Informatyczne” wydanie III, MIKOM, Warszawa, luty 2003)
Cytowana juŜ wcześniej encyklopedii Wikipedia, ERP opisuje następująco: „ERP (ang.
Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) termin będący
określeniem na klasę systemów informatycznych, na które składa się zbiór współpracujących
ze sobą aplikacji (modułów). Systemy te słuŜą do wspomagania zarządzania znacznej ilości
działań wykonywanych w przedsiębiorstwie lub grupy współpracujących ze sobą
przedsiębiorstw poprzez gromadzenie oraz umoŜliwienie wykonywania operacji na zebranych
danych. Wspomaganie to moŜe obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia
optymalizację wykorzystania zasobów oraz zachodzących procesów przedsiębiorstwa.
(…)Podstawowym ich elementem jest baza danych, która zazwyczaj jest wspólna dla
wszystkich pozostałych modułów.”
Procesy integracyjne występują w dwóch wymiarach realizacyjnych:
• Systemowy – dotyczy struktury technicznej: sprzętu komputerowego, sieci,
okablowania, serwisu i szkoleń itd.
• Aplikacyjny – na poziomie baz danych (wiele aplikacji korzysta z jednej bazy), na
poziomie funkcji (moŜe to być nowa aplikacja, która łączy zadania realizowanie
wcześnie przez kilka aplikacji), na poziomie interfejsu uŜytkownika (umoŜliwia
jednoczesną pracę na kilku aplikacjach z poziomu portala korporacyjnego np.
przeglądarki internetowej).
2
Przykłady systemów ERP
Światowym standardem w zakresie ERP jest niewątpliwie system R/3 niemieckiej firmy
SAP. Główne komponenty systemu są przystosowane do obsługi poprzez przeglądarkę
internetową w ramach spersonalizowanego portalu. Warty podkreślenia jest najnowszy
produkt firmy SAP Business One, który adresowany jest dla sektora MŚP. Struktura posiada
następujące moduły:
• Księga – obsługuje prowadzenie księgi głównej, tworzenie i obsługa kont,
budŜetowanie,
• Zakup - zarządzanie i obsługa dostawców oraz transakcji, aktualizacja poziomu
zapasów, przetwarzanie płatności,
• SprzedaŜ - tworzenie ofert cenowych, wprowadzanie zleceń klienta, zarządzanie
fakturami, rozrachunki, aktualizacja sald,
• Produkcja – tworzenie zleceń produkcyjnych, kontrolowanie dostępności produktów i
materiałów
• Kalkulacja – generowanie rachunków strat i zysków
• Partnerzy handlowi
• Magazyn
• Banki – obsługa transakcji finansowych
• Raporty – umoŜliwia tworzenie raportów niemal wszystkich aspektów działalności
firmy np. zobowiązań klientów, kontaktów z klientami, zapasów magazynowych,
wycen itd.
• Administracja – zarządzanie w zakresie konfigurowania systemu i współpracy z
innymi systemami.
Rośnie równieŜ popularność systemu Oracle Applications od momentu wprowadzenia
na rynek internetowej wersji wszystkich modułów oraz połączenia ich w jeden zestaw EBusiness Suite, oparty na wspólnej technologii i jednolitej architekturze. Aplikacje są
wygodne w obsłudze i administrowaniu albowiem uŜytkownik posługuje się tylko
przeglądarką internetową.
Zintegrowany zestaw aplikacji biznesowych Oracle E-Business Suite obejmuje 55
modułów szczegółowych, zawierających wszystkie składniki, potrzebne do sprawnego
zarządzania firmą. Pakiet pozwala klientom na prowadzenie pełnego e-biznesu – od
sprzedaŜy i marketingu w sieci globalnej, aŜ do łańcucha dostaw i zakupów przez Internet.
RównieŜ Polska ma swój akcent w rozwój zintegrowanych systemów informatycznych.
Polski system nazywa się Impuls, jest rozwijany i wdraŜany juŜ od kilku lat przez firmę
BPSC. System składa się z następujących modułów:
• Finanse - Księgowość - Koszty
• Kadry - Płace
• Środki trwałe
• SprzedaŜ - Dystrybucja
• Produkcja
• Gospodarka materiałowa
• Gospodarka remontowa – stan techniczny urządzeń, koszty serwisowania kontrola
kosztów utrzymania majątku trwałego itd.
• CRM - wspomaga procesy sprzedaŜy, marketingu i serwisu.
3
Wybór gotowego ZSI
Przeniesienie zachodnich sposobów realizacji ZSI na grunt polski nie gwarantuje
powodzenia. Problem tkwi bowiem w umiejętnym przystosowaniu do lokalnych warunków.
Muszą one uwzględniać krajowe realia, takie jak trudności w wyznaczaniu i weryfikacji
strategicznego kierunku rozwoju przedsiębiorstwa w perspektywie 5-10 lat. Wymusza to
konieczność stosowania innego sposobu realizacji ZSI, poniewaŜ planowanie jest moŜliwe
tylko w ograniczonym przedziale czasowym co z kolei wymusza realizację przedsięwzięcia
we względnie krótkich etapach, które stanowią względnie zamkniętą całość. Takie podejście
powinno przynosić informatyzowanej firmie szybkie efekty i gwarantować szybki zwrot
inwestycji.
Przyjęcie, Ŝe kaŜde przedsięwzięcie jest podzielone na wyraźnie odróŜnialne etapy
powoduje Ŝe zakończenie kaŜdego etapu przynosi efekty pod względem zakresu prac jak i
odpowiedniej dokumentacji. W przypadku przerwania działań w dowolnym momencie,
tworzona dokumentacja daje obraz wykonanych prac i stanowi podstawę do wznowienia prac,
równieŜ przez innych wykonawców.
Z praktyki jednak wynika Ŝe zdecydowana większość realizacji ZSI w Polsce przebiega w
wariancie wyboru gotowego systemu spośród oferowanych, najczęściej w spolszczonej wersji
światowych standardów.
Na podkreślenie zasługuje równieŜ dość szybki rozwój outsourcingu. Rozwiązanie to
znajduje coraz szersze zastosowanie w nowocześnie funkcjonujących przedsiębiorstwach,
pozwala na zlecenie m.in. obsługi informatycznej przedsiębiorstwa firmom zewnętrznym.
Takie rozwiązanie jest w wielu przypadkach tańsze.
Coraz większą popularność zdobywa teŜ model ASP (Application Sernice Provider) w
którym dostawca usług aplikacyjnych dzierŜawi lub wynajmuje oprogramowanie
uŜytkownikom, wykorzystując do tego np. sieć Internet. Główne zalety stosowania - ASP to:
• dostęp do najnowszych wersji oprogramowania,
• brak inwestycji związanych z zakupem oprogramowania,
• stała, wcześniej wynegocjowana opłata za okres usług,
• zmniejszenie kosztów na sprzęt i personel informatyczny,
• duŜe bezpieczeństwo przechowywanych danych,
• zdalny dostęp do przechowywanych danych z dowolnego miejsca.
Systemy CRM
Do tej pory omawiane systemy zwane ERP stanowiły rozwiązania przeznaczone do
wewnętrznego zarządzania przedsiębiorstwem, do monitorowania relacji z klientami słuŜą
osobne, ale zintegrowane z systemem moduły typu CRM (Customer Relationship
Management). Jest w nich odzwierciedlona całkowita zmiana podejścia do marketingu.
Relacje z klientem nie kończą się w momencie sprzedaŜy produktu, tak jak to było w
tradycyjnym modelu marketingu. Obecnie dzięki gromadzeniu w bazie danych historii
zakupów klient staje się partnerem o częściowo rozpoznanych potrzebach. Zakłada się, Ŝe
kontakt z klientem będzie długoterminowy, a sprzedaŜ artykułu jest zaledwie początkiem
wielokrotnych przyszłych relacji.
Dzięki sygnałom płynącym od klientów powstają impulsy doprowadzające do zmiany
produkcji. Produkcja przez to staje się bardziej elastyczna i jest w stanie szybko zareagować
4
na sygnały dochodzące z rynku. System informatyczny na podstawie dotychczasowej
działalności przedsiębiorstwa pozwala obliczyć przewidywany popyt na produkowane
towary. Mało tego, zaawansowane systemy pozwalają na przeprowadzenie symulacji, dzięki
którym zarząd firmy moŜe prześledzić konsekwencje podjęcia takich, a nie innych kroków.
MoŜna w ten sposób rozwijać róŜne alternatywne plany produkcji, aby na końcu wybrać ten
najbardziej opłacalny. Dzięki systematycznie powstającej jednolitej bazie danych w kaŜdej
chwili moŜna uzyskać informacje na temat bieŜącej produkcji firmy, zrealizowanej sprzedaŜy
czy stanów magazynowych.
Zaawansowany system potrafi obsługiwać przedsiębiorstwo złoŜone nawet z kilku
zakładów i moŜe łączyć ich bazy danych dla potrzeb zarządu. Zazwyczaj ZSI jest takŜe
systemem wielowalutowym, co ułatwia transakcje kupna i sprzedaŜy realizowane w róŜnych
krajach.
5