MS Access, czyli jak surfować po danych.

MS Access, czyli jak surfować po danych.
Nie ma przedsiębiorstwa, które
by
nie
generowało
danych
dotyczących
sprzedawanych
produktów,
kontrahentów,
zawieranych z nimi transakcji.
Zapisywanie ich na papierze i
każdorazowe przeszukiwanie stert
papierów
w
poszukiwaniu
potrzebnych
danych
może
doprowadzad do utraty zdrowia lub
życia :)
Jak możemy usprawnić swoją pracę?
Na pewno usprawnieniem działalności firmy byłoby przechowywanie wspomnianych danych w
sposób uporządkowany w bazach danych. MS Access jest przykładem systemu zarządzania bazą danych
dzięki któremu możliwe jest zebranie, uporządkowanie, przeanalizowanie i udostępnienie innym
użytkownikom danych, którzy zamienią je na informacje i trafne dochodowe decyzje.
A ja używam MS Excela!
Wiele osób uważa, iż MS Excel jest dobrym narzędziem do gromadzenia danych. Jeżeli należysz do
tej grupy osób, to z pewnością zaskoczę Ciebie, że mój zawodnik jest wagi ciężkiej i kładzie twojego na
łopatki już w pierwszej rundzie.
W programie MS Excel dane przechowywane są tematycznie w różnych arkuszach. Przykładowo
Pan Jaś w jednym arkuszu przechowuje dane o przyjętych zleceniach a w kolejnych odpowiednio
informacje o klientach, szczegółach zrealizowanych zleceo, płatnościach oraz dodatkowych
porozumieniach. O ile utrzymanie spójności danych w jednym arkuszu tzn. by mied wszystkie wymagane
dane o kliencie, nie sprawia mu większych problemów, to jednak zachowanie spójności między
wszystkimi arkuszami Excel’a już nie jest takie proste. Na porządku dziennym są pomyłki w numerach
zamówieo, zdarzają się sytuacje, że istnieje zamówienie a nie można odnaleźd jego szczegółów lub
danych o jego odbiorcy. To scenariusz bardzo optymistyczny, gdyż zwykle jeden pracownik nie zajmuje
się wszystkim. Proszę sobie wyobrazid, jaki bałagan powstaje gdy każdy pracownik tworzy swój plik
Excela i gromadzi w nim dane wynikające ze swojego zakresu obowiązków.
Czas na MS Access! Ten produkt nie tylko dba o spójnośd danych w danej tabeli, ale także
wymusza spójnośd danych miedzy tabelami.
Uchwycenie i zapisanie zależności biznesowych między
danymi ma jeszcze jedną dodatkową zaletę: łączenie
danych dla celów sprawozdawczych jest banalnie
proste, nawet dla osób które nie znają biznesu.
Ponadto praca zespołowa, jest w pełni wspierana.
Dzięki temu na porządku dziennym jest model
accessowy w którym sekretarka wprowadza dane o
kliencie, handlowiec koncentruje się na zamówieniach,
magazynier na wydaniu towaru, a kwestura na płatnościach. Sprawnośd ich pracy zależy od sprawności
przepływu informacji między nimi, którą zapewnia MS Access.
Niewątpliwie MS Access jest aplikacją pełną gracji, zatem przyjrzyjmy się dwóm (z wielu) jej
urokom.
Urok 1: Błyskawiczne wyszukiwanie informacji
Nie da się wyciągad wniosków na podstawie dużej ilości informacji, dlatego rzadko pracuje się na
wszystkich danych. Dane które są zbyteczne w danym
momencie są „szumem informacyjnym”. Jeżdżąc
komunikacją miejską, w tłoku i hałasie, trudno uwierzyd że
mimo otaczającym dźwiękom jesteśmy w stanie
skoncentrowad się na rozmowie. Tak jak mózg z łatwością
filtruje zbyteczne hałasy które do nas docierają, tak
kwerendy filtrują dane składowane w tabelach bazy danych.
Powszechny scenariusz: Pan Jaś przygotowuje
dane do wysłania ponaglenia odbiorcom za przekroczenie
terminu płatności za faktury. Po zebraniu danych w arkuszach excela, tj, lista faktur, dane o płatnościach,
informacje o dodatkowych porozumieniach odwlekających terminy płatności, przystępuje do
kwintesencji swojej pracy. Musi oznaczyd faktury których termin płatności minął, odfiltrowad pozycje
które go nie interesują, skonfrontowad wiersze z dokonanymi płatnościami i z postanowieniami
odwlekającymi płatności. Oprócz comiesięcznej „małpiej pracy”, problem stanowi aktualnośd danych np.
czy adres klienta z faktury jest ciągle bieżący, czy od momentu zebrania danych do opracowania
zestawienia nie uległy one modyfikacji przez osoby trzecie. Praca się wydłuża, gdyż pracownik musi
pracowad z kilkoma listami danych, dbad o ich aktualnośd, wiedzied jak logicznie łączyd ze sobą
informacje z różnych list.
Po 3 dniach szkolenia: Pan Janusz wykonuje dwuklik i ma dane potrzebne do wysłania
ponagleo. Leżącego się nie kopie, ale odstąpimy od tej zasady, ku chwale tego artykułu :). MS Access w
porównaniu z MS Excelem za pomocą kwerend dostarcza tzw. dynamicznego (wirtualnego) zestawu
rekordów. Co oznacza, że zbiór danych, zwracany przez kwerendę, nie jest zapisywany w bazie danych,
ponadto po zamknięciu kwerendy wyszukany zbiór przestaje istnied. Oczywiście dane, na podstawie
których zostało wygenerowane zestawienie, pozostają nietknięte w tabeli. W kwerendach jest zapisane
co chcemy zobaczyd, a nie dane które chcemy zobaczyd. Takie zachowanie się tego obiektu, przejawia się
zaletami: dane nie są duplikowane, kwerendy automatycznie odzwierciedlają wszystkie zmiany
dokonywane w tabelach bazy, a tym samym generowane zestawienia są zawsze aktualne. Po
przygotowaniu odpowiedniej kwerendy, zestawienie z przeterminowanymi fakturami Pan Jan może
generowad codziennie poprzez kliknięcie odpowiedniej kwerendy.
Co mogę dodać? MS Access jest mistrzem jeśli chodzi o operacje na zbiorach danych. Dzięki
wbudowanym mechanizmom potrafi błyskawicznie łączyd rozproszone dane między różnymi tabelami. a
także je analizowad poprzez grupowanie, budowanie tabel oraz wykresów przestawnych. Funkcje
tekstowe, matematyczne, daty i czasu wynoszą kwerendy na szczyt ich możliwości.
Urok 2: Dbanie o prezentację informacji
Możemy śmiało powiedzied, że liczy się nie tylko
wnętrze ale także wygląd. Kwerendy niewątpliwie
dostarczają nam cennych informacji dla zarządu ale
prezentują je w sposób mało atrakcyjny. Z pomocą
przychodzą nam accessowe raporty które porządkują
informacje zarówno od strony logicznej jak i
estetycznej. W raportach możemy grupowad dane,
tworzyd sumy częściowe, koocowe, dodawad grafikę.
Warto
poświęcid
czas
na
zaprojektowanie
przejrzystego, czytelnego, atrakcyjnego układu raportu,
gdyż dane w nim zawarte zyskują powagę. Jeżeli raport jest robiony „na kolanie”, jest niechlujny i dane w
nim zawarte budzą wątpliwośd czy są wiarygodne. Proszę pamiętad że wiele osób ocenia naszą pracę,
umiejętności na podstawie produktu koocowego którym jest przygotowany raport.
Powszechny scenariusz: Zapewne Pan Jaś przygotował sobie szablon raportu w Excel’u. Co
miesiąc wkleja w odpowiednie komórki nowe, aktualne dane. Może się okazad, że danych jest więcej niż
przewidział, więc poświęca czas na dodanie nowych wierszy, na ich sformatowanie, modyfikowanie
formuł które liczą podsumowania, modyfikuje układ wydruku. Krótko mówiąc to monotonna praca która
prowadzi do znużenia, pomyłek i niezadowolenia z pracy.
Po 1 dniu szkolenia praca Janusza z programem Access odmieni się dzięki obiektowi typu raport.
Przygotowanie projektu raportu polega na zaprojektowaniu w jaki sposób mają zostad wyświetlone dane
ze źródła danych którym jest najczęściej kwerenda. Ponieważ kwerenda dostarcza zawsze bieżących
danych to i raport jest zawsze aktualny. Dzięki temu Pan Janusz nie musi co miesiąc poświęcad czasu na
przekopiowanie nowych danych w odpowiednie miejsca raportu. Może generowad raporty o każdej
porze, gdyż na ich przygotowanie nie poświęci już ani minuty.
Podsumowanie
MS Access jest rozbudowaną aplikacją, która z jednej strony może użytkowników onieśmielad,
przytłaczad a z drugiej strony może byd dla nich wyzwaniem. W tej aplikacji każdy znajdzie coś dla siebie.
Mniej doświadczony użytkownik skorzysta początkowo z licznych kreatorów, z czasem zacznie pracowad
w widokach projektów, a zanim się obejrzy pokusi się o usprawnienia w języku VBA.
Nie sposób nie wspomnied, że MS Access pozwala budowad interfejsy do zarządzania danymi.
Dzięki tej funkcjonalności ,dane składowane w programie są dostępne dla osób które na co dzieo nie
pracują z tym produktem pakietu Office.
Opanowanie MS Access’a tak jak każdego innego produktu wymaga czasu, ale kto z nas od razu
zrobił salto w tył :). Dbajmy o dane które generują nasze przedsiębiorstwa, gdyż dla systemów
analitycznych śmieci na wejściu oznaczają śmieci na wyjściu.
Grzegorz Domaoski,
trener CTS, wykładowca WSZiM w Sochaczewie