2. Podstawy programu Microsoft Access

8
2.
Wprowadzenie do projektowania baz danych
Podstawy programu Microsoft Access
Baza danych utworzona w programie Microsoft Access składa się z wielu obiektów
róŜnych typów. MoŜna podzielić je na dwie grupy o róŜnym zastosowaniu. Pierwsza z
nich związana jest ściśle z przetwarzanymi w bazie danymi, a obiekty do niej naleŜące
słuŜą do przechowywania, wyszukiwania i prezentacji tych danych (tabele, kwerendy,
formularze, raporty). Grupa druga to obiekty, których podstawową rolą jest organizacja
elementów grupy pierwszej w system powiązanych ze sobą okien tworzących
wyspecjalizowaną aplikację pracującą w środowisku MS Access (makra i moduły). W
odróŜnieniu od innych popularnych systemów zarządzania bazami danych jak np.
FoxPro, dBase, Paradox wszystkie wymienione powyŜej elementy są przechowywane w
jednym wspólnym pliku o rozszerzeniu mdb. Zaletą takiego rozwiązania jest fakt
zwartości utworzonego projektu (bazy budowane za pomocą innych programów mogą
składać się nawet z kilkudziesięciu plików), wadą natomiast duŜy rozmiar
pojedynczego pliku (maksymalnie do 4GB), a co za tym idzie problemy z
przenoszeniem go między róŜnymi komputerami. Inną konsekwencją jest stosunkowo
duŜa wraŜliwość na uszkodzenia. Utrata nawet niewielkiej części danych wskutek
błędów zapisu lub awarii nośnika moŜe doprowadzić do nieodwracalnej straty wielu, a
w skrajnym przypadku nawet wszystkich, elementów projektu. Pracując z programem
Access naleŜy więc przestrzegać takich podstawowych zasad jak regularne
wykonywanie kopii bezpieczeństwa, czy teŜ unikanie otwierania bazy zapisanej na
dyskietce. To ostatnie jest częstym powodem utraty danych, gdyŜ w czasie pracy
Access bardzo intensywnie korzysta z dysku, co w krótkim czasie prowadzi do
nieodwracalnych uszkodzeń nośnika. Dyskietkę naleŜy traktować jedynie jako miejsce
przechowania aktualnej wersji projektu, który przed rozpoczęciem pracy powinien być
kopiowany do katalogu roboczego na twardym dysku.
2.1
Otwieranie bazy danych
Po uruchomieniu Access-a pojawia się okienko umoŜliwiające wybór sposobu
budowy nowego projektu (rys. 2.1). Dostępna jest opcja Otwórz istniejący plik
umoŜliwiająca otwarcie zachowanego wcześniej projektu oraz są dwie opcje tworzące
nową bazę: Pusta baza danych programu Access i Projekty, strony i kreatory baz
danych programu Access. Wybór kreatora powoduje wygenerowanie bazy w oparciu
o jeden z kilku szablonów przedstawiających typowe problemy. Wśród gotowych
wzorców moŜna znaleźć między innymi “Kartotekę serwisową”, “Księgowość”,
“Zarządzanie kontaktami”, itp. Utworzenie bazy w taki sposób jest bardzo proste i
polega na wykonaniu kilku poleceń wyświetlanych przez kreator w formie kolejnych
okien dialogowych. Tak uzyskana baza ma nieskomplikowaną strukturę i wykorzystuje
jedynie w niewielkim stopniu moŜliwości programu Access. NaleŜy ją traktować raczej
jako pewien szkielet projektu, przeznaczony do dalszej rozbudowy i adaptacji do
Podstawy programu Microsoft Access
9
indywidualnych potrzeb. Znacznie więcej moŜna osiągnąć projektując bazę
samodzielnie od podstaw. Umiejętności te są niezbędne równieŜ w przypadku
modyfikacji projektu wygenerowanego na podstawie gotowego szablonu. Opracowanie
to skupia się głównie na prezentacji metod budowy projektów bez wykorzystania
kreatorów. Sposób ten stawia przed uŜytkownikiem nieco wyŜsze wymagania, ale
osiągane efekty końcowe są znacznie ciekawsze. Posługiwanie się kreatorem jest na tyle
proste, Ŝe kaŜdy kto pozna podstawy działania programu Access będzie umiał
wykorzystać go bez dalszych wyjaśnień.
Rys. 2.1 Okno wyboru trybu tworzenia nowego projektu
Po wybraniu opcji Pusta baza danych programu Access wyświetla się okno z
pytaniem o nazwę pliku, w którym zostanie zapisany projekt (rys 2.2). Nazwą
proponowaną przez program jest “dbN.mdb”, gdzie N jest kolejnym numerem pliku o
takiej nazwie w bieŜącym katalogu. Nazwa domyślna powinna być zastąpiona przez
nazwę opisującą działanie przyszłego projektu, co moŜe kiedyś ułatwić jego
identyfikację i odszukanie. Okno obsługuje się w sposób typowy dla Windows [3],
naleŜy jedynie wybrać odpowiedni folder w polu Zapisz w oraz wpisać nazwę w
okienku Nazwa pliku. Podając nazwę moŜna pominąć rozszerzenie (razem z kropką),
które zawsze będzie ustalone automatycznie na mdb.
Opisane powyŜej operacje moŜna wykonać równieŜ w czasie działania programu.
Nową bazę danych moŜna utworzyć za pomocą polecenia Nowy z menu Plik, lub
wybierając odpowiedni przycisk z belki narzędziowej Baza danych (rys. 2.3). Pojawi
się okno dialogowe, z dwoma zakładkami umoŜliwiające wybór sposobu tworzenia
bazy (pusta baza danych – element Baza danych z zakładki Ogólne lub gotowy szablon
bazy z zakładki Bazy danych). Po zaakceptowaniu dokonanego wyboru przyciskiem
OK wyświetli się opisane juŜ okno z pytaniem o nazwę pliku.
10
Wprowadzenie do projektowania baz danych
Rys. 2.2 Okno wyboru nazwy nowego projektu
Rys. 2.3 Przyciski z belki narzędziowej Baza danych: tworzenie nowej bazy,
otwieranie istniejącego pliku
MoŜliwe jest równieŜ odczytanie juŜ istniejącego pliku, po wybraniu opcji Otwórz z
menu Plik lub naciśnięciu drugiego przycisku z belki narzędziowej Baza danych.
Wyświetlone w wyniku tych operacji okno dialogowe Otwórz jest podobne do okna
Nowy plik bazy danych i uzupełniono go jedynie o funkcje ułatwiające poszukiwanie
pliku na dysku. Istotną z punktu widzenia uŜytkownika jest jedyne moŜliwość wyboru
sposobu otwarcia pliku. Przycisk Otwórz umoŜliwia po rozwinięciu (rys. 2.4).
otwieranie bazy w trybie z wyłącznością. Ten sposób otwarcia blokuje dostęp do bazy
innym uŜytkownikom w czasie gdy jest ona otwarta. Ma to znaczenie głównie w
przypadku pracy w sieci, gdzie istnieje moŜliwość wykorzystania bazy równocześnie na
kilku stanowiskach.
Rys. 2.4 Przyciski Otwórz z okna dialogowego Otwórz
Podstawy programu Microsoft Access
11
Po wykonaniu jednej z powyŜszych operacji w obszarze roboczym programu pojawi
się okno Nazwa: Baza danych, gdzie Nazwa jest aktualną nazwą pliku projektu
(rys 2.5). Okno to jest punktem centralnym całej bazy danych. Zawiera listę wszystkich
obiektów wchodzących w jej skład i umoŜliwia wykonywanie operacji edycyjnych na
tych obiektach.
Rys. 2.5 Okno omawianej bazy danych “Biblioteka”
2.2
Okno Baza danych.
Okno Baza danych słuŜy do przeglądania i edycji obiektów wchodzących w skład
projektu. Jak wspomniano juŜ na wstępie tego rozdziału Access dzieli składniki bazy na
kilka grup o róŜnym znaczeniu i zastosowaniu:
Tabele - obiekty podstawowe, bez których baza danych nie moŜe istnieć.
SłuŜą do przechowywania danych. Obiekty innych rodzajów
korzystają z tabel i mogą być tworzone dopiero w dalszej
kolejności. Tworzenie i modyfikacja tabel została opisana w
rozdziale 3.
Kwerendy - obiekty pozwalające na wyszukiwanie informacji zawartych
w tabelach, ich automatyczną modyfikację lub uaktualnianie,
wykonywanie obliczeń na podstawie danych zawartych w jednej
lub wielu tabelach itp. Opis sposobu tworzenia tych obiektów i
kilka przykładów ich wykorzystania znajduje się w rozdziale 4.
Formularze - obiekty pozwalające na wyświetlanie i edycję danych
zawartych w tabeli, lub będących wynikiem kwerendy.
12
Wprowadzenie do projektowania baz danych
Formularze są oknami wzbogaconymi o charakterystyczne dla
graficznych interfejsów uŜytkownika elementy sterujące jak pola
wyboru, listy, przyciski itp. Obiekty te zostały opisane w
rozdziale 5.
Raporty - obiekty słuŜące do drukowania danych przechowywanych w
tabelach, lub będących wynikiem działania kwerendy.
UmoŜliwiają zorganizowanie danych w grupy, sortowanie i
wykonywanie prostych obliczeń. Raporty moŜna wzbogacić o
elementy graficzne pozwalające zwiększyć ich atrakcyjność i
czytelność. Obiekty te nie zostały szczegółowo opisane w tym
opracowaniu. Kilka informacji znalazło się w rozdziale 5.
Makra - obiekty o istotnym znaczeniu w przypadku budowy
kompletnego systemu bazy danych, tworzącego samodzielną
aplikację.
UmoŜliwiają
na
wprowadzenie
elementów
programowania, obsługę zdarzeń systemu Widows, uruchamianie
kwerend, otwieranie tabel i formularzy oraz wiele innych operacji
koniecznych przy budowie aplikacji. Makropoleceniom
poświęcony został rozdział 6.
Moduł - obiekt będący zbiorem procedur napisanych w języku Access
Basic - wewnętrznym języku programowania Accessa. Stosowany
do budowy zaawansowanych aplikacji w środowisku MS Access.
Ze względu na obszerność temat ten nie został omówiony w tym
opracowaniu. Więcej informacji na temat modułów i języka
Access Basic znaleźć moŜna w literaturze uzupełniającej [1], [6].
KaŜdy rodzaj obiektu w oknie Baza danych reprezentowany jest przez odpowiedni
przycisk. Z kaŜdym przyciskiem związana jest lista zawierająca nazwy obiektów
danego typu. Na rys. 2.5 przedstawione zostało okno bazy danych “Biblioteka” z
widoczną listą tabel.
Na górze okna znajdują się przyciski umoŜliwiające dodawanie nowych lub
oglądanie i edycję elementów juŜ istniejących. Zestaw tych przycisków zaleŜy od
aktualnie wybranego typu obiektów bazy. MoŜliwe są następujące polecenia:
Otwórz - ma róŜne zastosowania, w zaleŜności od rodzaju obiektu. W
przypadku tabel powoduje otwarcie wybranej na liście tabeli w
trybie do edycji (czyli przeglądania, modyfikacji i wstawiania)
danych. W przypadku kwerend powoduje wykonanie wskazanej
kwerendy i wyświetla jej wynik. W przypadku formularzy otwiera
wskazany formularz, umoŜliwiając wykonywanie operacji
zgodnych z jego przeznaczeniem.
Projektuj - otwiera wskazany obiekt w trybie modyfikacji struktury
(zmiana struktury tabeli, wyglądu formularza, modyfikacja
działania kwerendy lub makrodefinicji itp.).
Nowy - słuŜy do dodawania nowych obiektów. Po jego wciśnięciu
pojawia się okno dialogowe umoŜliwiające wybór sposobu
Podstawy programu Microsoft Access
13
tworzenia danego obiektu: z pomocą kreatora, lub samodzielne.
Szczegóły tego procesu są indywidualne dla poszczególnych
elementów i zostały opisane w dalszych rozdziałach.
Podgląd - występuje jedynie przy obiektach typu raport. Pokazuje
gotowy raport w trybie podglądu wydruku, nie uruchamiając
procedury drukowania.
Uruchom - występuje jedynie przy obiektach typu makro i moduł.
Powoduje wykonanie wskazanej na liście makrodefinicji lub
modułu.
Opisane powyŜej operacje uzupełniają opcje menu Plik, Edycja oraz menu
podręczne, które umoŜliwiają czynności takie jak zmiana nazwy obiektu, import obiektu
do innej bazy danych lub eksport do bazy aktualnie otwartej, wydruk dowolnego
wskazanego na liście obiektu bazy danych itp. Operacje te są standardowe dla wielu
innych aplikacji Windows, a ich opis bardzo przejrzysty i nie powinien sprawiać
kłopotu uŜytkownikowi znającemu ogólne zasady pracy w Windows.
2.3
Ćwiczenia do samodzielnego wykonania
Ćwiczenie 2.1. Zapoznaj się z obsługą standardowego okna dialogowego do
otwierania/tworzenia pliku w środowisku Windows. Odszukaj
przykładową bazę “Biblioteka” (plik biblioteka.mdb) i wczytaj ją do
programu
Microsoft
Access.
Wypróbuj
działanie
opcji
Otwórz tylko do odczytu, dodając nowe obiekty do bazy otwartej z
tym atrybutem.