Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 4/2013

Załącznik do Zarządzenia Nr …..........Dyrektora PCPR
Procedury przyznawania i rozliczania dofinansowań do organizacji sportu,
kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych
§1
Procedury określają:
1. Definicje pojęć stosowanych w niniejszej procedurze.
2. Warunki, jakie muszą spełniać wnioskodawcy ubiegający się o uzyskanie dofinansowania,
3. Zasady dotyczące składania wniosków o dofinansowanie,
4. Weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków,
5. Zasady przyznawania dofinansowań,
6. Decyzja w sprawie dofinansowania,
7. Zawarcie, realizacja i rozliczenie umowy dofinansowania.
§2
Definicje pojęć stosowanych w niniejszej procedurze:
Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:
1. procedurach – należy przez to rozumieć ”Procedury przyznawania i rozliczania
dofinansowań do organizacji sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych”,
2. PFRON należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych;
3. PCPR – należy przez to rozumieć Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Świdniku,
4. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie
w Świdniku.
5. Środkach Funduszu – należy przez to rozumieć środki finansowe Państwowego Funduszu
Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych pozostające w dyspozycji PCPR.
6. Komisji - należy przez to rozumieć komisję powołaną przez Dyrektora PCPR, której
zadaniem jest opiniowanie wniosków o dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki
osób niepełnosprawnych,
7. Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji
zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych /tj. Dz.U. z 2011 r. Nr
127, poz.721 z póź. zm./,
8. Rozporządzeniu – należy rozumieć Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z
dnia 25 czerwca 2002r. w sprawie określenia rodzajów zadań powiatu, które mogą być
finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
/Dz.U.Nr 96, poz. 861 z późń. zm./,
9. Wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie organizacji sportu, kultury,
rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych,
10. Wnioskodawcy – należy przez to rozumieć osoby prawne i jednostki organizacyjne
nie posiadające osobowości prawnej prowadzące działalność na rzecz osób
niepełnosprawnych przez okres co najmniej 2 lat przed dniem złożenia wniosku,
11. osobie niepełnosprawnej – należy przez to rozumieć osobę, o której mowa w art. 1 ustawy
z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób
niepełnosprawnych /tj. Dz. U. z 2011 r. Nr 127 poz. 721 ze zm./,
12. orzeczeniu równoważnym – należy przez to rozumieć regulacje, o których mowa w art. 5 i
62 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz
zatrudnianiu osób niepełnosprawnych /tj.Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz.721, z późn. zm./.
§3
Warunki, jakie muszą spełniać wnioskodawcy ubiegający się o uzyskanie dofinansowania:
1. O dofinansowanie ze środków Funduszu organizacji sportu, kultury, rekreacji i turystyki dla
osób niepełnosprawnych mogą ubiegać się osoby prawne i jednostki organizacyjne
nieposiadające osobowości prawnej, jeżeli:
1) prowadzą działalność na rzecz osób niepełnosprawnych przez okres co najmniej 2 lat
przed dniem złożenia wniosku,
2) udokumentują zapewnienie odpowiednich do potrzeb osób niepełnosprawnych
warunków technicznych i lokalowych do realizacji zadania,
3) udokumentują posiadanie środków własnych lub pozyskanych z innych źródeł na
sfinansowanie przedsięwzięcia w wysokości nieobjętej dofinansowaniem ze
środków Funduszu.
§4
Zasady dotyczące składania wniosków o dofinansowanie:
1. Dofinansowanie ze środków Funduszu następuje na pisemny wniosek złożony do PCPR.
2. Dofinansowanie dotyczy tylko podmiotów działających na terenie Powiatu Świdnickiego.
3. Wniosek o dofinansowanie ze środków Funduszu składa się do dnia 30 listopada roku
poprzedzającego realizację zadania.
4. Druk wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszych procedur.
5. Do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć:
1) Dokument stanowiący podstawę prawną funkcjonowania Wnioskodawcy tzn.
zaświadczenie o wpisie do ewidencji lub odpis aktualny z rejestru KRS, wystawiony
nie później niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku.
2) Statut
3) Program merytoryczny planowanego zadania (m. in. nazwa, szczegółowy zakres,
miejsce realizacji zadania)
4) Szczegółowy kosztorys wydatków związanych z realizacją zadania.
5) Listę osób niepełnosprawnych biorących udział w zadaniu, w przypadku gdy w
zadanie planuje się udział więcej niż 100 osób niepełnosprawnych wnioskodawca
składa oświadczenie o ilości osób biorących udział w imprezie.
§5
Weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków:
1. PCPR w terminie 10 dni od dnia złożenia wniosku informuje wnioskodawcę, który złożył
wniosek o występujących we wniosku uchybieniach, które powinny zostać usunięte
w terminie 30 dni. Nieusunięcie ich w wyznaczonym terminie powoduje pozostawienie
wniosku bez rozpatrzenia.
2. Kompletne wnioski o dofinansowanie rozpatrywane są przez Komisję powołaną
zarządzeniem przez Dyrektora PCPR, której zadaniem jest zaopiniowanie wniosków.
3. Opiniowanie wniosków przez Komisję odbywa się w terminie 30 dni od dnia podjęcia przez
Radę Powiatu w Świdniku uchwały w sprawie określenia zadań rehabilitacji zawodowej i
społecznej oraz przeznaczenia na nie środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób
4.
5.
6.
7.
Niepełnosprawnych, przypadające według algorytmu dla Powiatu Świdnickiego w danym
roku.
Opinia o której mowa w pkt. 3 zawiera:
a. Merytoryczną analizę imprezy
b. Weryfikację kalkulacji kosztów
c. Określenie wysokości kosztów kwalifikowanych i możliwego dofinansowania
d. Informację o spełnianiu lub nie warunków merytorycznych uzyskania
dofinansowania.
Wzór opinii oceniającej zasadność przyznania dofinansowania stanowi załącznik nr 2 do
niniejszych procedur.
Wnioski po zaopiniowaniu tworzą listę rankingową zgodnie z uzyskaną punktacją.
Z posiedzenia komisji sporządza się protokół wraz z listą rankingową.
§6
Zasady przyznawania dofinansowań:
1. Dofinansowanie ze środków PFRON nie przysługuje:
a. jeżeli podmiot ubiegający się o dofinansowanie ma zaległości w terminowym
regulowaniu wymaganych zobowiązań wobec PFRON
b. Wnioskodawcom, którzy w ciągu trzech lat przed złożeniem wniosku byli stroną
umowy o dofinansowanie ze środków Funduszu, rozwiązanej z przyczyn leżących
po stronie Wnioskodawcy.
c. Wnioskodawcom, w stosunku do których toczy się postępowanie w organach /tj.
policja, prokuratura, sąd/ w związku z nieprawidłową realizacją umowy do czasu
uzyskania prawomocnego wyroku.
2. Wysokość dofinansowania organizacji sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób
niepełnosprawnych uzależniona jest od wysokości środków finansowych PFRON
przeznaczonych Uchwałą Rady Powiatu w Świdniku na realizację tego zadania na dany rok
i nie może przekroczyć 60% kosztów przedsięwzięcia.
3. W przypadku posiadania ograniczonej ilości środków, Komisja wewnętrzna może ustalić
mniejszy niż 60% dofinansowania.
4. Dofinansowanie nie może obejmować kosztów realizacji zadania poniesionych przed
zawarciem umowy o dofinansowanie ze środków Funduszu.
5. Dofinansowanie nie może być wyższe niż kwota wnioskowana przez Wnioskodawcę.
6. Kwota dofinansowania przyznawana jest w pełnych złotych, zaokrąglanych na zasadach
ogólnych.
7. W przypadku dofinansowania przez Starostę wniosku w wysokości niższej niż
wnioskowana kwota dofinansowania, wnioskodawca pokrywa różnicę ze środków własnych
bądź innych źródeł. Nie jest możliwe zmniejszenie wartości wnioskowanego do realizacji
zadania.
8. W przypadku rezygnacji wnioskodawcy z przyznanego dofinansowania, dofinansowanie
zostaje przyznane kolejnemu wnioskowi z listy rankingowej, aż do wyczerpania środków
finansowych na to zadanie.
9. Przy realizacji zadań z zakresu organizacji sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób
niepełnosprawnych mają zastosowanie przepisy Ustawy oraz Rozporządzenia.
§7
Decyzja w sprawie dofinansowania:
1. Dyrektor PCPR, na po uwzględnieniu listy rankingowej podejmuje decyzję o przyznaniu lub
odmowie przyznania dofinansowania, aż do wyczerpania środków finansowych PFRON.
2. Od decyzji Dyrektora PCPR nie przysługuje odwołanie.
3. Odmowa przyznania dofinansowania wymaga uzasadnienia.
4. Wnioskodawca o przyznaniu lub odmowie dofinansowania informowany jest na piśmie.
§8
Zawarcie, realizacja i rozliczenie umowy dofinansowania:
1. W przypadku przyznania dofinansowania, jest ono udzielane po podpisaniu dwustronnej
umowy pomiędzy Starostą Powiatu Świdnickiego i Wnioskodawcą.
2. Warunkiem zawarcia umowy dofinansowania jest spełnianie przez Wnioskodawcę
warunków uczestnictwa w programie także w dniu podpisania umowy.
3. Umowa o której mowa w ust.1 powinna zawierać:
1) Oznaczenie stron umowy
2) Rodzaj zadania podlegający dofinansowaniu
3) Wysokość środków Funduszu przyznanych na realizację zadania
4) Termin rozpoczęcia realizacji zadania
5) Zakres i sposób realizacji umowy
6) Zobowiązanie do zachowania formy pisemnej w przypadku zmiany lub rozwiązaniu
umowy
7) Warunki i termin wypowiedzenia umowy
8) Warunki rozwiązania umowy i zwrotu niewykorzystanych środków Funduszu
9) Sposób sprawowania kontroli wykorzystania środków Funduszu
10) Zobowiązanie do przedłożenia PCPR dokumentów rozliczeniowych oraz dowodu
pokrycia udziału własnego w kosztach zadania,
11) Sposób rozliczenia oraz zestawienie dokumentów potwierdzających wydatkowanie
środków Funduszu.
4. Umowę zawiera się na czas realizacji wnioskowanego zadania.
5. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
6. W przypadku podpisywania umowy przez osoby statutowo reprezentujące Wnioskodawcę,
informacja o tym powinna być zawarta w treści umowy ze wskazaniem w szczególności:
imienia i nazwiska, serii i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz pełnionej
funkcji.
7. Przekazanie środków Funduszu następuje zgodnie z zapisem umowy na wskazany przez
Wnioskodawcę nr rachunku.
8. Przekazanie środków finansowych dokonywane jest w terminie 30 dni od dnia podpisania
umowy.
9. Kosztami kwalifikowanymi do dofinansowania przy realizacji zadań z zakresu organizacji
sportu, kultury, rekreacji i turystyki są koszty niezbędne do realizacji zadania, uwzględnione
we wniosku i kosztorysie zadania oraz zawarte w Umowie, poniesione w okresie realizacji
Umowy, potwierdzone odpowiednimi dowodami księgowymi.
10. PCPR rozlicza pod względem finansowym i merytorycznym przekazywane środki
finansowe PFRON; w ramach tego procesu pracownik PCPR dokonuje weryfikacji
formalnej i merytorycznej dokumentów rozliczeniowych przedłożonych przez
Wnioskodawcę,
11. Faktury VAT (lub inne dowody księgowe, gdy wystawienie faktury VAT nie jest możliwe),
przedłożone w celu rozliczenia dofinansowania, realizator opatrzy klauzulą „opłacono ze
środków PFRON w kwocie: .... – zgodnie z umową nr: ... z dnia”.
12. Dokumenty rozliczeniowe Wnioskodawca składa w PCPR w terminie określonym w
Umowie.
13. Rozliczenie wydatkowanych środków oraz realizacji zadania następuje na podstawie
sprawozdania końcowego z realizacji zadania z zakresu sportu, kultury i rekreacji i turystyki
osób niepełnosprawnych, stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej procedury oraz
dołączonych do niego następujących dokumentów:
1) przedstawionych oryginałów opłaconych rachunków/faktur, zawartych umów,
opisanych pod względem merytorycznym, z opisem operacji oraz wskazaniem której
pozycji kosztorysu dotyczy, z opisem z których środków będą opłacone (PFRON,
wkład własny lub sponsora) oraz zatwierdzonych pod względem finansowym
i merytorycznym przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu
wnioskodawcy.
14. Sprawozdanie z przeprowadzonego zadania zawiera:
1) informację o stopniu zrealizowania zadania, przypadku niepełnej realizacji zadania
konieczne jest tego uzasadnienie
2) termin realizacji zadania oraz jego opis,
3) Informację o uczestnikach zadania, w tym liczbę osób niepełnosprawnych oraz ich
listę,
4) ocenę efektów realizacji zadania.
5) oświadczenia, czy Wnioskodawca jest płatnikiem podatku VAT
6) zestawienie rachunków/faktur, zawartych umów według poszczególnych pozycji
kosztorysu zadania z adnotacją z których środków będą opłacone (PFRON, wkład
własny lub sponsora),
15. W rozliczeniu nie uwzględnia się kosztów opłat i kar umownych, a także podatku od
towarów i usług w przypadku Wnioskodawców będących płatnikami VAT.
16. Przekroczenie kosztów ponad wysokość określoną w zaakceptowanym przez PCPR
kosztorysie, także w przypadkach, gdy niezbędne były dodatkowe materiały lub usługi dla
przeprowadzenia zadania, Wnioskodawca pokrywa ze środków własnych.
17. Pracownik merytoryczny PCPR sprawdza przedłożone dokumenty pod względem zgodności
z Umową i przyjętymi procedurami.
18. Oryginały dokumentów zwracane są Wnioskodawcy.
19. PCPR zastrzega sobie prawo przeprowadzenia kontroli realizacji zadania w dniu/dniach i
miejscu realizacji zadania.