Szkolenie dla Beneficjentów Działania 1.4 PO RPW Kontroler też

2011
Szkolenie dla Beneficjentów
Działania 1.4 PO RPW
Kontroler też człowiek – zasady
dokonywania kontroli na miejscu
projektów realizowanych w ramach
PO RPW
Grażyna Dąbrowa
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Renata Michalczyk
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Definicja
 Kontrola – narzędzie skutecznego i sprawnego zarządzania, obejmujące
badanie stanu rzeczywistego i jego porównanie ze stanem pożądanym oraz
umożliwiające wyeliminowanie zidentyfikowanych, negatywnych zjawisk
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wytyczne KE w zakresie realizacji kontroli projektów
Rozporządzenie KE 1083/06 Artykuł 70
 Państwa członkowskie są odpowiedzialne za zarządzanie programami
operacyjnymi i ich kontrolę, a w szczególności:
 Zapewnienie ustanowienia systemów zarządzania i kontroli programów
operacyjnych zgodnie z art. 58-62 oraz ich skutecznego funkcjonowania
 Zapobieganie, wykrywanie i korygowanie nieprawidłowości oraz
odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych wraz z odsetkami z tytułu
zaległych płatności w uzasadnionych przypadkach
 Zgłaszanie nieprawidłowości oraz informowanie Komisji Europejskiej
o przebiegu postępowań administracyjnych i prawnych
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wytyczne KE w zakresie realizacji kontroli projektów
Rozporządzenie KE 1828/06 Artykuł 13
 Weryfikacje obejmują następujące procedury:
 Kontrole formalne w odniesieniu do każdego wniosku o płatność
złożonego przez beneficjenta
 Kontrole operacji na miejscu
 W przypadku, gdy na mocy ust. 2 lit b) kontrole na miejscu
przeprowadzane są na wybranej próbie dokumentacja opisująca
metodę doboru próby oraz identyfikująca wybrane do celów
weryfikacji operacje i transakcje jest przechowywana przez
kontrolującego
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wytyczne KE w zakresie realizacji kontroli projektów na miejscu terminy
 Terminy przeprowadzania kontroli na miejscu:
 w trakcie realizacji projektu – w czasie który umożliwia wykonanie
optymalnych sprawdzeń w miejscu
 po zakończeniu projektu - potwierdzające osiągnięcie celu i rzetelność
wykonanych prac
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Podział kontroli
 Kontrole
 Planowe kontrole realizacji umów na miejscu
 Doraźne kontrole realizacji umów (kontrole ad hoc) - w każdym czasie
w trakcie trwania realizacji projektu w oparciu o analizę ryzyka
wystąpienia uchybienia lub nieprawidłowości podczas realizacji
projektu
 Obligatoryjne kontrole na zakończenie realizacji każdego projektu
przed jego ostatecznym rozliczeniem
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Kontrola doraźna
 W sytuacji zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez
beneficjenta lub w przypadku wystąpienia istotnych uchybień w
realizacji projektu
 Zakres kontroli doraźnej jest każdorazowo określany w programie
kontroli
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Kontrole na zakończenie realizacji projektu (ex post)
 Czy cel projektu został zachowany
 Czy w projekcie nie nastąpiły znaczące modyfikacje

Czy beneficjent wypełnia obowiązki w zakresie informacji i promocji
projektu
 Czy beneficjent przechowuje we właściwy sposób dokumentację związaną z
projektem
 Czy nie istnieje możliwość odzyskiwania podatku VAT, który stanowił
wydatek kwalifikowalny
 Czy nie złamano zasady podwójnego finansowania
 Czy projekt nie wygenerował dochodu
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Postępowanie kontrolne

Kontrolę realizacji projektów w terenie prowadzi się w składzie co najmniej
dwóch osób.
 Kontrola obejmuje:
 ogólną ocenę realizacji projektu
 szczegółową ocenę realizacji wybranych elementów w zakresie
rzeczowym, formalnym i finansowym
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zadania przewodniczącego zespołu kontrolującego
 Zawiadomienie beneficjenta o terminie i rodzaju kontroli
 Zorganizowanie i sprawne przeprowadzenie kontroli
 Wybór próby do szczegółowej kontroli
 Obiektywna ocena stanu realizacji projektu
 Sporządzenie listy sprawdzającej
 Sporządzenie protokołu z kontroli z wnioskami i zaleceniami
 Przekazanie informacji pokontrolnej
 Przekazanie zaleceń pokontrolnych do beneficjenta
 Wprowadzenie ustaleń kontroli do systemu informatycznego
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zawiadomienie o kontroli
 Informacja w terminie nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od
przewidywanego terminu kontroli
 Nazwa podmiotu upoważnionego do przeprowadzenia kontroli
 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli
 Termin przeprowadzenia kontroli
 Zakres kontroli
 Wyszczególnienie dokumentów przewidzianych do kontroli
 Lista osób kontrolujących ze strony PARP
 Nazwisko osoby do kontaktu
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
 Oznaczenie instytucji kontrolującej
 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli
 Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego
 Numery dowodów tożsamości osób wchodzących w skład zespołu
kontrolującego
 Nazwa i adres jednostki kontrolowanej
 Zakres kontroli
 Nazwa i numer projektu oraz adres jednostki kontrolowanej
 Podpis osoby udzielającej upoważnienia
 Termin ważności upoważnienia
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wyłączenia z możliwości uczestnictwa w zespole
kontrolującym
 Podpisanie oświadczeń o bezstronności przez kontrolujących
 Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli w przypadkach, o
których mowa w art. 24 ustawy z dn. 14.06.1960 r. – KPA (Dz.U. z 2000 r.
Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.)
 Kontrolujący podlega wyłączeniu także w przypadku zaistnienia w toku
kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione podejrzenia co do
jego bezstronności
 O wyłączeniu decyduje kierownik jednostki kontrolującej
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zasady sprawnego przeprowadzenia kontroli na miejscu
 Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolującym warunki i
środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli
 Kontrola projektów może być przeprowadzona w każdym miejscu
bezpośrednio związanym z realizacją projektu
 Kontrola na miejscu realizowana jest w godzinach pracy obowiązujących w
jednostce kontrolowanej
 Podmiot kontrolowany powinien przedstawić podczas kontroli, na prośbę
kontrolującego, dokumenty związane z przedmiotem kontroli oraz udzielić
szczegółowych wyjaśnień
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zasady sprawnego przeprowadzenia kontroli na miejscu cd.

Przedłużenie kontroli możliwe jest tylko, gdy:
 Wystąpiły okoliczności, których nie można było przewidzieć
 Ustalenia kontrolne wskazują na konieczność pogłębienia kontroli
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Etapy kontroli
 Zaplanowanie czynności kontrolnych (powołanie zespołu kontrolnego,
sporządzenie upoważnień do kontroli, oświadczeń o bezstronności)
 Przekazanie zawiadomienia o planowanej kontroli
 Przeprowadzenie czynności kontrolnych
 Sporządzenie listy sprawdzającej z wizyty kontrolnej w ramach PO RPW
 Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnych
 Sporządzenie i przekazanie zaleceń pokontrolnych
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zakres kontroli
 Ustalenie zgodności faktycznego postępu realizacji projektu z jego
założeniami (umową o dofinansowanie)
 Rzeczowy stan zaawansowania projektu, realne możliwości uzyskania
pełnego efektu rzeczowego w wymaganym terminie
 Kontrola poziomu osiągnięcia wskaźników zakładanych we wniosku o
dofinansowanie, w szczególności wskaźników kluczowych na poziomie
projektu jak również na poziomie horyzontalnym programu;
 Kontrola rozliczeń finansowych (weryfikacja dowodów zapłaty i innych
dokumentów potwierdzających fakt dostarczenia zamówionych towarów i
usług, sprawdzenie czy istnieje wyodrębniona ewidencja księgowa, itd.);
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zakres kontroli cd.
 Kontrola zgodności realizacji projektu z harmonogramem rzeczowo-
finansowym
 W przypadku podmiotów stosujących Prawo Zamówień Publicznych:
 Sprawdzenie prawidłowości udzielania zamówień publicznych – czy
stosowano przepisy ustawy PZP przy wyłanianiu wykonawców i
dostawców oraz czy stosowano te przepisy prawidłowo
 Czy spełnione zostały przesłanki wyboru trybu udzielenia zamówienia
określone w ustawie PZP
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zakres kontroli cd.
 W przypadku beneficjentów wyłączonych z zakresu stosowania ustawy PZP
ma zastosowanie zapis Kodeksu cywilnego, a także § 15 ust. 2 umowy
o dofinansowanie:
 Zobowiązanie wydatkowania środków w sposób celowy, oszczędny
i konkurencyjny
 Czy zastosowano obowiązujące wzory dokumentów

Czy umowa została zawarta z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą
ofertę
 Czy dokumenty zostały podpisane przez upoważnione osoby
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zakres kontroli cd.
 Kontrola realizacji obowiązków dotyczących sprawozdawczości

Kontrola działań w zakresie informacji i promocji:
 Czy oznaczono miejsce realizacji projektu
 Czy oznaczono sprzęt zakupiony w ramach projektu
 Czy prawidłowo stosuje się znaki graficzne EFRR i UE
 Kontrola prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zakres dokumentów do kontroli
 protokoły odbioru albo innego rodzaju dokumenty potwierdzające odbiór
dostaw lub usług realizowanych w związku z projektem;
 faktury za wykonanie dostaw lub usług realizowanych w związku z
projektem;
 potwierdzenia przelewu na rachunek wykonawców dostaw lub usług
realizowanych w związku z projektem;
 oferty od wykonawców, dokumenty związane z prowadzonymi
postępowaniami mającymi na celu wykonanie usług lub dostaw;
 SIWZ (wraz ze wszystkimi załącznikami) dla postępowań o udzielenie
zamówień na wykonanie dostaw lub usług realizowanych w związku z
projektem
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zakres dokumentów do kontroli cd.
 ogłoszenia o przetargach (w tym kopie ogłoszeń przekazanych do BZP oraz
do Dziennika Urzędowego UE) na wykonanie dostaw lub usług
realizowanych w związku z projektem;
 umowy na realizowane zamówienia oraz ewentualne aneksy do umów;
 struktura organizacyjna zarządzania projektem;
 informacje o systemie księgowym projektu (opis systemu wraz z polityką
rachunkowości i planem kont);
 informacje o rachunku bankowym otwartym na potrzeby projektu wraz z
wyciągiem bankowym z przepływów finansowych na tym rachunku;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zakres dokumentów do kontroli cd.
 ewidencja środków trwałych w zakresie jakim obejmuje elementy
infrastruktury (wyposażenia) stanowiącego przedmiot projektu;
 wizytacja w miejscu realizacji projektu;
 informacje o działaniach jakie były podjęte przez Beneficjenta w zakresie
przestrzegania polityk horyzontalnych UE;
 informacje o sposobie, w jaki zapewniona będzie trwałość projektu
(instytucjonalna, finansowa, organizacyjna);
 informacje o komórkach organizacyjnych, które przechowywać będą
dokumentację związaną z realizacją projektu przez okres wynikający z
umowy
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Metodologia doboru próby
 Zapewnia odpowiednią wielkość próby oraz uwzględnia poziom ryzyka
charakterystyczny dla danego typu beneficjentów i projektów
 Wybór dokumentów do kontroli (próby reprezentacyjnej)
z wykorzystaniem schematu losowania warstwowego.
 Należy kontrolować pozycje, które są obarczone ryzykiem wystąpienia
uchybienia lub nieprawidłowości.
 Należy przyjąć odrębne zasady w zależności od specyfiki projektów, które
poddawane będą kontroli
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Analiza ryzyka
 Jeśli nie jest możliwe bądź celowe przeprowadzenie kontroli 100 %
realizowanych projektów wybór projektów do kontroli na podstawie
wyników przeprowadzonej analizy ryzyka.
 Jeśli nieefektywna – duża ilość nieistotnie zróżnicowanych projektów –
wybór projektów do kontroli może zostać przeprowadzony na podstawie
doboru losowego.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Czynniki ryzyka
 Rodzaj projektu
 Złożoność projektu
 Rodzaj beneficjenta
 Doświadczenie beneficjenta w realizacji projektów
 Wartość projektu
 Problemy występujące podczas realizacji projektu
 Jakość i terminowość przedstawianych przez beneficjenta wniosków o
płatność
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Czynniki ryzyka cd.
 Występowanie pomocy publicznej w ramach projektu
 Czas trwania projektu
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Rozpoczęcie kontroli
 Przewodniczący zespołu kontrolującego przed przystąpieniem do czynności
kontrolnych
 Informuje o uprawnieniach zespołu do przeprowadzenia kontroli
 Przekazuje upoważnienia do przeprowadzenia kontroli
 Zwraca się o skierowanie do współpracy osób odpowiedzialnych za
realizację projektu
 Zwraca się o udostępnienie wniosków o płatność, umów, dokumentacji
księgowej
 Zwraca się o udostępnienie kontrolującym pomieszczenia biurowego z
dostępem do telefonu i internetu
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Lista sprawdzająca
 Zawiera pytania dotyczące realizacji projektu z odpowiedziami „TAK”,
„NIE”, „NIE DOTYCZY” oraz miejsce na wpisanie ewentualnych uwag
osób przeprowadzających kontrolę
 Sporządzana w formie tabelarycznej
 Stanowi załącznik do dokumentacji z przeprowadzonej kontroli
 Podpisana przez osoby przeprowadzające kontrolę wraz z datą jej
sporządzenia
 Zatwierdzenie listy sprawdzającej z kontroli na miejscu przez osobę
upoważnioną ze strony beneficjenta
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Ustalenia z kontroli
 Umożliwiają ocenę kontrolowanego projektu
 Opisują stan faktyczny ze szczególnym uwzględnieniem ewentualnych
rozbieżności (nieprawidłowości) między stanem faktycznym a zakresem
określonym w umowie wraz z określeniem skali, proporcji i tendencji
 Umożliwiają określenie przyczyn powstania odstępstw i nieprawidłowości,
ich skutków, możliwości usunięcia rozbieżności, nieprawidłowości
 Beneficjent ma prawo do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do
konkretnych ustaleń ujętych w protokole (przed podpisaniem protokołu)
 Kontrolujący zobowiązani są do zbadania przedstawionych dowodów
dotyczących zastrzeżeń i wprowadzenia ewentualnych zmian do protokołu
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Informacja pokontrolna
 Obiektywna – przedstawia bezstronnie ocenę stanu faktycznego kontroli
 Jasna, logiczna zwięzła – zawierająca niezbędne informacje z punktu
widzenia celu i zakresu kontroli
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Termin sporządzenia informacji pokontrolnej
 Sporządzenie - niezwłocznie po zakończeniu kontroli
 Przekazanie do podmiotu kontrolowanego - nie później niż 21 dni
kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Elementy informacji pokontrolnej
 Podstawa prawna kontroli
 Nazwa jednostki kontrolującej
 Osoby uczestniczące w kontroli ze strony jednostki kontrolującej
 Termin kontroli
 Nazwa i adres jednostki kontrolowanej
 Nazwa i numer kontrolowanego projektu
 Zakres kontroli
 Informacje na temat sposobu wyboru dokumentów do kontroli
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Elementy informacji pokontrolnej cd.
 Ustalenia kontroli – opis istniejącego podczas kontroli stanu
 Stwierdzone nieprawidłowości / uchybienia
 Wnioski z przeprowadzonej kontroli
 Uwagi do wyjaśnień podmiotu kontrolowanego
 Sporządzenie dokumentu w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach
 Podpisanie przez osoby upoważnione do podejmowania decyzji po stronie
podmiotu kontrolującego i kontrolowanego
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Uprawnienia kontrolowanego
 Prawo zgłaszania zastrzeżeń
 Prawo do uzyskania wyjaśnień do treści informacji pokontrolnej
 Prawo do odmowy podpisania informacji pokontrolnej
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zgłoszenie zastrzeżeń
 Termin do zgłoszenia zastrzeżeń, wyjaśnień lub prawo do odmowy
podpisania informacji pokontrolnej wraz z uzasadnieniem odmowy przez
podmiot kontrolowany wyznaczany jest przez instytucję kontrolującą i
wynosi nie krócej niż 7 dni kalendarzowych od daty doręczenia infromacji
pokontrolnej
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zalecenia pokontrolne
 W wyniku stwierdzenia uchybień lub nieprawidłowości w realizacji
projektu – zalecenia pokontrolne
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zalecenia pokontrolne cd.
 Zawierają uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych
uchybień lub nieprawidłowości
 Wydawane są w terminie 21 dni kalendarzowych od ustalenia stanu
faktycznego w ostatecznej wersji informacji pokontrolnej i przekazywane
niezwłocznie podmiotowi kontrolowanemu
 Nie podpisanie przez podmiot kontrolowany informacji pokontrolnej lub
zgłoszenie zastrzeżeń nie wstrzymuje wykonania zaleceń pokontrolnych
 W przypadku przekroczenia wyznaczonego terminu na zgłaszanie
zastrzeżeń podmiot przeprowadzający kontrolę ma prawo odmówić ich
rozpatrzenia
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Zobowiązania beneficjenta
 Obowiązek wdrożenia zaleceń pokontrolnych z zachowaniem terminu
 Obowiązek pisemnego poinformowania podmiotu kontrolującego
 O sposobie wykorzystania uwag i wniosków
 O sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych
 O przyczynie niepodjęcia działań
Lokalizacje Punktów Konsultacyjnych KSU
www.parp.gov.pl/pk
Informatorium PARP
tel. +48 22 432 89 91 do 93
oraz
+48 801 33 22 02
[email protected]
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
ul. Pańska 81/83, 00-834 Warszawa
tel. +48 22 432 80 80, fax +48 22 432 86 20
www.parp.gov.pl
Dziękujemy za uwagę