Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

WZP/WIS/U-332-8/12
Załącznik nr 2.4 do SIWZ
dla rozwoju Mazowsza
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz
ze środków budŜetu Województwa Mazowieckiego
CZĘŚĆ 4
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Dotyczy organizacji dziesięciu dwudniowych szkoleń na potrzeby Mazowieckiej Jednostki WdraŜania
Programów Unijnych w 2012 r.
I.
Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia w Części 4 jest zakup usługi hotelarskiej, restauracyjnej, transportowej oraz
wynajem sal konferencyjnych wraz z wyposaŜeniem w celu zorganizowania i przeprowadzenia
dziesięciu dwudniowych szkoleń celowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Mazowieckiego 2007-2013.
Symbol dostaw i usług zgodnie z CPV: 55.10.00.00-1 – Usługi hotelarskie; 55.30.00.00-3 – Usługi
restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; 63.71.00.00-9 – Usług dodatkowe w zakresie
transportu lądowego; 70.22.00.00-9 – Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŜ
mieszkalne..
II.
ZałoŜenia zamówienia:
Przeprowadzenie przez Mazowiecką Jednostkę WdraŜania Programów Unijnych 10 dwudniowych
szkoleń wdroŜeniowych (warsztatowych) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Mazowieckiego organizowanych dla beneficjentów Priorytetów I, II, III, IV, V, VI,
VII RPO WM.
Przewidywana ilość uczestników ogółem max. 300 osób (10 szkoleń × 30 osób).
III.
•
•
Termin wykonania zamówienia:
Zamówienie powinno zostać wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do
7 grudnia 2012 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą.
Zamówienie powinno zostać wykonane z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót
i niedziel, chyba Ŝe Zamawiający w trakcie realizacji umowy uzna inaczej.
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 1 z 4
WZP/WIS/U-332-8/12
IV.
Załącznik nr 2.4 do SIWZ
Wymogi dotyczące obiektu, gdzie będą się odbywać spotkania:
Zapewnienie realizacji usługi w obiektach hotelarskich, posiadających przyznaną co najmniej
kategorię trzygwiazdkową, posiadających zaplecze konferencyjne oraz noclegowo – restauracyjne
(kategoryzacja obiektów hotelarskich uzyskana zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów,
w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), znajdujących się poza
granicą administracyjną m.st. Warszawy z uwzględnieniem odległości nie większej niŜ 60km od
Centrum Warszawy, szacowany czas dojazdu z Centrum Warszawy nie moŜe być dłuŜszy niŜ
2 godziny (odległość mierzona od Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie, ul. Plac Defilad 1, 00-901
Warszawa, za pomocą portali umoŜliwiających jednoczesny pomiar szacowany czasu i odległości,
tj. mapa.pf.pl; www.targeo.pl, www.zumi.pl lub podobnych), dostosowanych do potrzeb osób
niepełnosprawnych (spełniających co najmniej minimalne wymagania w zakresie dostosowania
obiektów do potrzeb osób niepełnosprawnych określone w Załączniku nr 8 do Rozrządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów,
w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169).
V.
Wykonawca jest zobligowany do:
Wykonawca zobligowany będzie do zapewnienia wykonania poszczególnych części zamówienia
w tym samym budynku:
1. Zapewnienia sal szkoleniowych wraz z niezbędnym wyposaŜeniem:
• w pierwszym dniu szkolenia 1 salę szkoleniową wyposaŜoną w stoły, krzesła z miękkim
siedziskiem w ustawieniu „podkowa” dla max. 30 uczestników;
• zapewnienie w drugim dniu szkolenia – 2 sal szkoleniowych (wyposaŜonych w stoły, krzesła
z miękkim siedziskiem dla dwóch grup po max. 15 osób) – ustawienie
ma umoŜliwić pracę w grupach przy zajęciach warsztatowych.
• zapewnienia krzeseł z miękkim siedziskiem i stolika dla max. 4 prowadzących (uwzględniając
podział na pierwszy i drugi dzień szkolenia);
• zapewnienia ekranów do rzutnika multimedialnego (uwzględniając podział na pierwszy
i drugi dzień szkolenia);
• zapewnienia stolików na sprzęt multimedialny (uwzględniając podział na pierwszy i drugi
dzień szkolenia);
• zapewnienie laptopów dla wszystkich uczestników szkolenia (kaŜdorazowo 30 szt.);
• zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia (uwzględniając podział na pierwszy i drugi dzień
szkolenia);
• zapewnienia klimatyzacji/ogrzewania;
• zapewnienia systemu zaciemniania i sterowania oświetleniem;
• zapewnienia dostępu do sali szkoleniowej w pierwszym dniu szkolenia w godz. od 10:00 do
21:00 i w drugim dniu szkolenia w godz. od 8:00 do 15:00;
• zapewnienie moŜliwości wjazdu dla osoby na wózku inwalidzkim;
• dostęp do Internetu bezprzewodowego, co najmniej w sali szkoleniowej;
• zapewnienie komputerów z dostępem do Internetu kaŜdorazowo dla wszystkich uczestników
i prowadzących wraz z obsługą techniczną zapewniającą podłączenie sprzętu;
• zapewnienie w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsca wraz
z wyposaŜeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla 1 osoby) w celu zorganizowania rejestracji
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 2 z 4
WZP/WIS/U-332-8/12
•
Załącznik nr 2.4 do SIWZ
uczestników, umoŜliwiającej podpisywanie się na liście obecności oraz dystrybucję
materiałów szkoleniowych;
zapewnienie toalety dostępnej poza salą szkoleniową, ale w bezpośrednim
jej sąsiedztwie.
2. Zapewnienia wyŜywienia kaŜdorazowo dla wszystkich uczestników szkolenia, obejmującego:
• Obiad max. 30 osób x 2 dni;
• Kolacja max. 30 osób x 1 dzień;
• Śniadanie max. 30 osób x 1 dzień;
• I dnia: 3 przerwy kawowe (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do
kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto, kanapki – tylko pierwszego dnia przed rozpoczęciem
szkolenia) dla wszystkich uczestników szkolenia – pierwszego dnia. Pierwsza przerwa
kawowa przed rozpoczęciem szkolenia;
• II dnia: 2 przerwy kawowe (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do
kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto) dla wszystkich uczestników szkolenia;
• w ramach przerw kawowych ciepłe napoje - dostępne przez cały czas trwania szkolenia;
• obiad - tj. pierwszego i drugiego dnia- obiad w formie bufetu dwudaniowy z sokami i deserem
(zupa i drugie danie, soki oraz ciasto, owoce). KaŜdorazowo minimum: 2 smaki soków,
2 rodzaje zup, 2 rodzaje mięs i ryba, 2 rodzaje surówek/ warzyw, 2 rodzaje dodatków (np.
ziemniaki i ryŜ, makaron i frytki itp.);
• kolacja – tj. pierwszego dnia wieczorem – kolacja w formie bufetu z wyborem potraw
(kaŜdorazowo minimum: 2 potrawy gorące, 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, serki/jogurty
mleko, bułki, masło, chleb biały, chleb razowy, herbata, soki, warzywa i owoce);
• śniadanie – tj. drugiego dnia rano – śniadanie w formie bufetu z wyborem potraw
(kaŜdorazowo minimum: 2 potrawy gorące, 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, serki/jogurty,
dŜem, mleko, płatki do mleka, bułki, masło, chleb biały, chleb razowy, herbata, soki, warzywa
i owoce);
• wyŜywienie (bufet kawowy, obiady, śniadanie i kolacja) powinno być dostępne poza salą
szkoleniową, jednak w jej bezpośrednim sąsiedztwie;
• wszystkie posiłki powinny być serwowane w formie bufetu szwedzkiego.
3. Zapewnienia transportu dla kaŜdego z terminów szkolenia:
Kurs dla max. 30 osób – I dnia szkolenia: z centrum Warszawy (okolice PKiN) na miejsce
szkolenia, II szkolenia: z miejsca szkolenia do centrum Warszawy (okolice PKiN).
4. Zapewnienia noclegów dla kaŜdego z terminów szkolenia obejmujących:
• 13 pokoi dwuosobowych oraz 4 pokoje jednoosobowe, usytuowane w jednym budynku.
• KaŜdy pokój z własnym węzłem sanitarnym.
• Co najmniej 1 pokój dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
5. Zapewnienia kaŜdorazowo 4 bezpłatnych miejsc parkingowych na czas trwania szkolenia.
6. Wykonawca zobowiązuje się do złoŜenia faktury za grudzień 2012 roku do dnia 07.12.2012 r.
7. Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia osoby do stałego kontaktu w sprawie realizacji
przedmiotu umowy.
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 3 z 4
WZP/WIS/U-332-8/12
Załącznik nr 2.4 do SIWZ
8. Zamawiającemu przysługuje prawo zgłoszenia Wykonawcy na 1 dzień roboczy przed
planowanym terminem szkolenia, rzeczywistą ilość zrekrutowanych uczestników na szkolenie,
która będzie podstawą do zapłaty. Zgłoszona liczba uczestników nie moŜe być mniejsza niŜ 15
osób, ani większa niŜ 30 osób.
9. Zapewnienia dodatkowej atrakcji o charakterze integracyjno – rekreacyjnym dla wszystkich
uczestników szkolenia w trakcie pobytu.
Zapis „dodatkowe atrakcje o charakterze integracyjnym dla wszystkich uczestników szkolenia
w trakcie pobytu” dotyczy atrakcji, jakie zapewniają hotele, w których zakwaterowani zostaną
uczestnicy szkoleń.
Zamawiający brał pod uwagę atrakcje takie jak: basen, sauna, odnowa biologiczna, kręgielnia,
sala bilardowa oraz inne, oferowane przez organizatora.
Wartość złoŜonej oferty musi obejmować koszty powyŜszych elementów.
10. Zamawiający w terminie uzgodnionym z Wykonawcą, przed kaŜdym uzgodnionym terminem
przeprowadzenia szkolenia, zastrzega sobie moŜliwość dokonania oględzin miejsca realizacji
przedmiotu umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi
jakościowe (w tym sposób organizacji sali szkoleniowej) postawione przez Zamawiającego
w niniejszym Załączniku. W przypadku stwierdzenia rozbieŜności, Zamawiający wyznaczy
dodatkowy termin, na ich usunięcie pod rygorem odstąpienia od Umowy, po którym dokona
ponownych oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy.
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 4 z 4