Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

WZP/WIS/U-335-40/11
Załącznik nr 2 do SIWZ
dla rozwoju Mazowsza
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013
oraz budŜetu województwa mazowieckiego
Człowiek – najlepsza inwestycja
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
dotyczący „Obsługi sześciu dwudniowych szkoleń warsztatowych oraz pięciu jednodniowych
seminariów na potrzeby Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w 2011 r.”.
Część 1:
I. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest: „zakup usługi hotelarskiej, restauracyjnej, transportowej oraz
wynajem sali konferencyjnej wraz z wyposaŜeniem w celu przeprowadzenia sześciu
dwudniowych szkoleń warsztatowych na potrzeby Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów
Unijnych w 2011 r.”.
Kod CPV: 55.10.00.00-1 – Usługi hotelarskie; 55.30.00.00-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące
podawania posiłków; 63.71.00.00-9 – Usług dodatkowe w zakresie transportu lądowego;
70.22.00.00-9 – Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŜ mieszkalne.
II. ZałoŜenia zamówienia:
Celem działania jest zorganizowanie i przeprowadzenie przez Wydział Informacji i Szkoleń
Beneficjentów Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych sześciu dwudniowych
szkoleń warsztatowych realizowanych w ramach EFS, kaŜdorazowo dla maksymalnie 25 osób,
w okresie od momentu zawarcia umowy do 9 grudnia 2011 r., w terminach ustalonych przez
Zamawiającego i Wykonawcę z którym zostanie zawarta umowy.
Przewidywana liczba uczestników ogółem – 150 osób, w tym w jednym szkoleniu udział weźmie
nie więcej niŜ 25 osób:
− 6 grup × 25 osób = 150 osób
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 1 z 7
WZP/WIS/U-335-40/11
Załącznik nr 2 do SIWZ
Realizując polityki horyzontalne UE w szkoleniu brać będą udział równieŜ osoby
niepełnosprawne (w tym niepełnosprawne ruchowo) stąd rekrutacja poprzedzona będzie szeroką
kampanią skierowaną równieŜ do tej grupy społecznej.
III. Wymogi dotyczące wykonania zamówienia:
1. Zamówienie zostanie wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 30 listopada
2011 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą.
2. Realizacja szkoleń warsztatowych: z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót
i niedziel.
IV. Wymogi dotyczące obiektu, gdzie będą się odbywać szkolenia:
Zapewnienie realizacji usługi w obiektach hotelarskich, posiadających przyznaną co najmniej
kategorię trzygwiazdkową, posiadających zaplecze konferencyjne oraz noclegowo – restauracyjne
(kategoryzacja obiektów hotelarskich uzyskana zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów,
w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), znajdujących się
poza granicą administracyjną m.st. Warszawy z uwzględnieniem odległości nie większej niŜ 45km
od Centrum Warszawy (odległość mierzona od Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie, ul. Plac
Defilad 1, 00-901 Warszawa, za pomocą portali umoŜliwiających pomiar odległości, tj.
mapa.pf.pl; www.targeo.pl, www.zumi.pl lub podobnych), dostosowanych do potrzeb osób
niepełnosprawnych (spełniających co najmniej minimalne wymagania w zakresie dostosowania
obiektów do potrzeb osób niepełnosprawnych określone w Załączniku nr 8 do Rozrządzenia
Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169).
V. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia wykonania poszczególnych części zamówienia,
tj. szali szkoleniowej, cateringu i wyŜywienia, pokoi hotelowych w tym samym budynku:
1) Zapewnienia sali szkoleniowej i cateringowej w pierwszym i drugim dniu szkolenia
dostosowanej do przeprowadzenia szkolenia dla 25 osób.
2) Oznakowania sali szkoleniowej, gdzie będzie się odbywać szkolenie warsztatowe oraz
zamieszczenia widocznej informacji w holu budynku, gdzie będzie się odbywać szkolenie
warsztatowe zgodnie z zaleceniami Zamawiającego.
3) Sala konferencyjna musi znajdować się w tym samym budynku, gdzie zakwaterowani będą
uczestnicy grupy roboczej.
WyposaŜenie sali w kaŜdym dniu szkolenia:
• stolik, krzesła z miękkimi siedziskiem dla osób prowadzących;
• stoły, krzesła z miękkim siedziskiem dla 25 osób;
• rzutnik multimedialny;
• ekran do rzutnika multimedialnego;
• 1 komputer mobilny (laptop), podłączony do sieci energetycznej, z dostępem do sieci
Internet (komputer z oprogramowaniem umoŜliwiającym dokonanie prezentacji
multimedialnej w formie pokazu slajdów/filmu/innej formie);
• 22 komputery mobilne (laptopy), podłączone do sieci energetycznej, z dostępem do sieci
Internet (parametry: min. 3 GB RAM, ekrany min. 13,3”, dostęp do sieci Internet min.
2 Mb/s przypisany do jednego stanowiska szkoleniowego);
• stolik na sprzęt multimedialny;
• nagłośnienie;
• klimatyzacja/ogrzewanie;
• dostęp do Internetu bezprzewodowego;
• zapewnienie obsługi osobowej imprezy wchodzącej w skład usługi hotelarskiej (serwis
techniczny, obsługa cateringowa);
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 2 z 7
WZP/WIS/U-335-40/11
•
Załącznik nr 2 do SIWZ
moŜliwość zaciemniania i sterowania oświetleniem w przypadku sal zbytnio lub mało
oświetlonych, preferowane sale z dostępem do światła dziennego.
4) Parking będący własnością obiektu, gdzie odbywać się będzie szkolenie warsztatowe.
5) Zapewnienie parkingu strzeŜonego w bezpośrednim połoŜeniu obiektu dla co najmniej
5 samochodów.
6) Dostęp do sali konferencyjnej w pierwszym dniu szkolenia warsztatowego w godz. od 11:00
do 21:00 i w drugim dniu szkolenia warsztatowego w godz. od 8:00 do 14:00.
7) Zapewnienie wyŜywienia kaŜdorazowo dla wszystkich uczestników. Wykonawca prześle
Zamawiającemu 2 propozycje menu na kaŜde szkolenie warsztatowe nie później niŜ 10 dni
przed spotkaniem.
Zamawiający zastrzega sobie moŜliwość modyfikacji propozycji menu. Proponowane
wyŜywienie będzie kaŜdego dnia inne:
• obiad – 25 osób × 2 dni (w formie stołu szwedzkiego, obiad składający się z: 2 zup do
wyboru, min.5 przystawek zimnych, 4 przystawek gorących, 3 dań gorących głównych
oraz min. 4 deserów z uwzględnieniem dań wegetariańskich wraz z napojami zimnymi
i gorącymi);
• uroczysta kolacja – 25 osób × 1 dzień w postaci stołu szwedzkiego, (kolacja
w wyodrębnionej części restauracji);
• śniadanie – 25 osób × 1 dzień (w postaci stołu szwedzkiego).
8) W czasie trwania szkoleń warsztatowych serwis kawowy ciągły (1 i 2 dzień szkolenia
warsztatowego: od kawy powitalnej przez cały czas trwania spotkania):
• kawa ciągła z bieŜącym uzupełnianiem asortymentu dań słonych i słodkich, asortyment
dla kaŜdego z uczestników (napoje zimne i gorące, ciasto min. 5 rodzajów, np. tartinki,
sałatki przystawki podawane jedno porcjowo, babeczki kruche nadziewane róŜnymi
pastami – pierwszego dnia),
• kawa ciągła z bieŜącym uzupełnianiem asortymentu dań słonych i słodkich, asortyment
dla kaŜdego z uczestników (napoje zimne i gorące, np. ciasta, desery tartinki, sałaty,
babeczki kruche nadziewane róŜnymi pastami, warzywa faszerowane) – drugiego dnia.
• napoje zimne i gorące: woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków, kawa
z ekspresu ciśnieniowego i herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna, itp.). Napoje
zimne niegazowane, napoje gazowane podawane w butelkach 0,2-0,33 l oraz napoje
gorące – wszystkie podawane w zastawie porcelanowej i/lub szklanej, posiłki i serwis
kawowy serwowane w formie bufetu szwedzkiego w bezpośrednim sąsiedztwie sali
szkoleniowej.
9) Zapewnienia transportu uczestnikom dla kaŜdego z terminów szkoleń warsztatowych (zgodnie
z przepisami określonymi dla wykonywania usług transportu okazjonalnego):
• transport dla 25 osób na trasie Muzeum Techniki PKiN z Warszawy – miejsce docelowe
w dniu rozpoczęcia spotkania oraz powrót następnego dnia po zakończeniu na trasie –
miejsce odbywania się spotkania szkoleń warsztatowych – Warszawa (Sala Kongresowa).
10) Zapewnienia noclegów dla wszystkich uczestników dla kaŜdego z terminów szkoleń
warsztatowych:
• 10 pokoi dwuosobowych wraz ze śniadaniem wliczonym w cenę oraz 5 pokoi
jednoosobowych (lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania) wraz ze
śniadaniem wliczonym w cenę (pokoje usytuowane w tym samym budynku gdzie
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 3 z 7
WZP/WIS/U-335-40/11
Załącznik nr 2 do SIWZ
odbywają się spotkania szkoleń warsztatowych, kaŜdy pokój z węzłem sanitarnym).
Co najmniej 3 pokoje dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.
Wykonawca otrzyma ostateczną informację dotyczącą liczby uczestników (maksymalnie
25 osób) i miejsc noclegowych w terminie 3 dni przed rozpoczęciem szkoleń
warsztatowych. Doba hotelowa dla szkoleń warsztatowych rozpoczyna się od momentu
przybycia i zakwaterowania się większości grupy w obiekcie Wykonawcy a kończy się
drugiego dnia (w dniu wyjazdu), nie wcześniej niŜ godzina 14:30.
11) Bezpłatne: szatnia, parking wraz z obsługą, dostęp do Internetu dla wszystkich uczestników
szkoleń.
12) Pozostałe wymagania dla obiektu:
1. toaleta dostępna dla wszystkich uczestników szkolenia (poza salą szkoleniową,
w bezpośrednim jej sąsiedztwie);
2. miejsce wraz z wyposaŜeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla co najmniej 1 osoby)
w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej w celu zorganizowania
rejestracji uczestników, umoŜliwiające podpisywanie się uczestników na liście obecności
oraz dystrybucję materiałów szkoleniowych.
13) Wykonawca zobowiązany jest do:
1. Wskazania koordynatora i jego zastępcy odpowiadających przed Zamawiającym
za realizację poszczególnych etapów szkoleń warsztatowych. Tylko wskazane osoby
przez Wykonawcę są uprawnione do kontaktu z koordynatorem i jego zastępcą
wskazanymi ze strony Zamawiającego.
2. Zrealizowania zamówienia zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Przedmiotu
Zamówienia.
3. Zapewnienia dla wszystkich uczestników szkoleń warsztatowych w trakcie pobytu.
− Pełnego pakietu w ramach oferowanej usługi noclegowej, jaki zapewniają obiekty
hotelarskie, w których zakwaterowani zostaną uczestnicy dwudniowych szkoleń
warsztatowych.
− Wartość złoŜonej oferty musi obejmować koszty powyŜszych elementów.
14) Program szkolenia warsztatowego (projekt) zostanie kaŜdorazowo przekazany Wykonawcy
w formie elektronicznej na wskazany adres mailowy nie później niŜ 3 dni przed przyjazdem
uczestników na szkolenia warsztatowe.
15) Zamawiający w terminie uzgodnionym z Wykonawcą, przed kaŜdym uzgodnionym terminem
przeprowadzenia dwudniowego szkolenia, dokona oględzin miejsca realizacji przedmiotu
umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe
postawione przez Zamawiającego w niniejszym Załączniku. W przypadku stwierdzenia
rozbieŜności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin, na ich usunięcie pod rygorem
odstąpienia od Umowy, po którym dokona ponownych oględzin miejsca realizacji przedmiotu
umowy.
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 4 z 7
WZP/WIS/U-335-40/11
Załącznik nr 2 do SIWZ
Część 2:
I. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest: „zakup usługi restauracyjnej oraz wynajem sali konferencyjnej
wraz z wyposaŜeniem w celu przeprowadzenia pięciu jednodniowych seminariów na potrzeby
Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w 2011 r.”.
Kod CPV: 55.30.00.00-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; 70.22.00.00-9 –
Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŜ mieszkalne.
II. ZałoŜenia zamówienia:
Celem działania jest zorganizowanie i przeprowadzenie przez Wydział Informacji i Szkoleń
Beneficjentów Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych pięciu jednodniowych
seminariów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Mazowieckiego, kaŜdorazowo dla maksymalnie 50 osób, w okresie od momentu zawarcia umowy
do 2 grudnia 2011 r., w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą z którym
zostanie zawarta umowy.
Przewidywana liczba uczestników ogółem – 250 osób, w tym w jednym seminarium udział
weźmie nie więcej niŜ 50 osób:
− 5 grup × 50 osób = 250 osób
III. Wymogi dotyczące wykonania zamówienia:
1. Zamówienie zostanie wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 2 grudnia 2011 r.
w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą.
2. Realizacja seminariów: z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel.
IV. Wymogi dotyczące obiektu, gdzie będą się odbywać szkolenia:
Zapewnienie realizacji usługi w obiektach hotelarskich, posiadających przyznaną co najmniej
kategorię trzygwiazdkową, posiadających zaplecze konferencyjno – restauracyjne (kategoryzacja
obiektów hotelarskich uzyskana zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki
i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których
są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), znajdujących się Warszawie
z uwzględnieniem odległości nie większej niŜ 3km od Centrum Warszawy (odległość mierzona od
Dworca Centralnego w Warszawie, ul. Aleje Jerozolimie 54, 00-024 Warszawa, za pomocą portali
umoŜliwiających pomiar odległości, tj. mapa.pf.pl; www.targeo.pl, www.zumi.pl lub podobnych),
dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych (spełniających co najmniej minimalne
wymagania w zakresie dostosowania obiektów do potrzeb osób niepełnosprawnych określone
w Załączniku nr 8 do Rozrządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r.
w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie
(Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169).
V. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia wykonania poszczególnych części zamówienia,
tj. szali szkoleniowej, cateringu i wyŜywienia, w tym samym budynku:
1) Zapewnienia sali szkoleniowej i cateringowej w kaŜdym terminie szkolenia dostosowanej do
przeprowadzenia szkolenia dla 50 osób.
2) Oznakowania sali szkoleniowej, gdzie będzie się odbywać seminaria oraz zamieszczenia
widocznej informacji w holu budynku, gdzie będzie się odbywać seminarium zgodnie
z zaleceniami Zamawiającego.
3) Sala szkoleniowa oraz sala cateringowa muszą znajdować się w tym samym budynku.
WyposaŜenie sali:
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 5 z 7
WZP/WIS/U-335-40/11
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
Załącznik nr 2 do SIWZ
stolik, krzesła z miękkim siedziskiem dla osób prowadzących;
stoły, krzesła z miękkim siedziskiem w ustawieniu „teatralnym” kaŜdorazowo dla 50
osób;
dostęp do sieci Internet co najmniej w pomieszczeniu sali szkoleniowej;
rzutnik multimedialny;
ekran do rzutnika multimedialnego;
stolik na sprzęt multimedialny;
tablica typu flipchart oraz mazaki;
odpowiednie nagłośnienie w przypadku duŜej sali (w tym trzy mikrofony przenośne,
kompatybilne z zapewnionym sprzętem);
klimatyzacja/ogrzewanie;
zapewnienie obsługi osobowej (serwis techniczny, obsługa cateringowa);
moŜliwość zaciemniania i sterowania oświetleniem, w przypadku sal zbytnio lub mało
oświetlonych, preferowane sale z dostępem do światła dziennego.
4) Parking będący własnością obiektu, gdzie odbywać się będzie szkolenie warsztatowe.
5) Zapewnienie parkingu strzeŜonego w bezpośrednim połoŜeniu obiektu dla co najmniej
3 samochodów.
6) Zapewnienie wyŜywienia kaŜdorazowo dla wszystkich uczestników. Bufet oraz przestrzeń
restauracyjna musi być dostępna poza salą szkoleniową, ale w tym samym budynku):
• obiad – 50 osób × 1 dzień (obiad składający się z dwóch dań gorących w formie bufetu
(wybór potraw) podawany ok. godziny 13:00);
• 3 przerwy kawowe w formie serwisu kawowego podawanego przed rozpoczęciem
seminarium ok. godz. 8:30 (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do
kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto, kanapki) oraz podczas dwóch przerw (ok. godz.
11:00 oraz po obiedzie) – kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, mleko do
kawy, cukier, cytryna, ciastka lub ciasto,
W ramach przerw kawowych ciepłe napoje – dostępne przez cały czas trwania
seminarium.
7) Pozostałe wymagania dla obiektu:
1. toaleta dostępna dla wszystkich uczestników szkolenia (poza salą szkoleniową,
w bezpośrednim jej sąsiedztwie);
2. szatnia wraz z obsługą pozwalająca na pozostawienie płaszczy i kurtek w osobnym
zamykanym miejscu;
3. zapewnienie sali szkoleniowej w czasie realizacji seminariów w wymiarze 8 godzin
zegarowych jednorazowo dla kaŜdej grupy szkoleniowej;
4. dostęp do Internetu dla wszystkich uczestników seminariów;
5. miejsce wraz z wyposaŜeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla co najmniej 1 osoby)
w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej w celu zorganizowania
rejestracji uczestników, umoŜliwiające podpisywanie się uczestników na liście obecności
oraz dystrybucję materiałów szkoleniowych;
6. moŜliwość zorganizowania 2 seminariów równocześnie w dwóch salach w trakcie 1 dnia.
8) Wykonawca zobowiązany jest do:
1. Wskazania koordynatora i jego zastępcy odpowiadających przed Zamawiającym
za realizację poszczególnych etapów szkoleń warsztatowych. Tylko wskazane osoby
przez Wykonawcę są uprawnione do kontaktu z koordynatorem i jego zastępcą
wskazanymi ze strony Zamawiającego.
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 6 z 7
WZP/WIS/U-335-40/11
Załącznik nr 2 do SIWZ
2. Zrealizowania zamówienia zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Przedmiotu
Zamówienia.
9) Zamawiający w terminie uzgodnionym z Wykonawcą, przed kaŜdym uzgodnionym terminem
przeprowadzenia seminarium, zastrzega sobie moŜliwość dokonania oględzin miejsca
realizacji przedmiotu umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie
wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego w niniejszym Załączniku.
W przypadku stwierdzenia rozbieŜności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin, na ich
usunięcie pod rygorem odstąpienia od Umowy, po którym dokona ponownych oględzin
miejsca realizacji przedmiotu umowy.
Mazowiecka Jednostka WdraŜania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 7 z 7