generator opis

ALBECO Soft
mgr inż. Piotr Berłowski
ul. Wawrzyniaka 11
60-506 Poznań
[email protected]
www.albeco.poznan.pl
tel. 8420-027, fax 8420-228
PROGRAM
GENERATOR
Instrukcja użytkownika
wersja 0.9 23.04.2004
- 1/8 -
Spis treści
1. Przeznaczenie programu..............................................................................................................................3
2. Postać danych..............................................................................................................................................3
2.1. Dane elementarne................................................................................................................................3
2.2. Klucze .................................................................................................................................................4
2.3. Dodatkowe informacje.........................................................................................................................4
3. Podział danych na pliki...............................................................................................................................4
4. Format plików.............................................................................................................................................5
4.1. Pliki tekstowe z separatorem...............................................................................................................5
4.2. Pliki tekstowe o stałej szerokości pól..................................................................................................5
4.3. Bezpośredni odczyt baz danych dBase lub Paradox............................................................................6
5. Instalacja i konfiguracja programu..............................................................................................................7
5.1. Instalacja..............................................................................................................................................7
5.2. Konfiguracja programu........................................................................................................................7
6. Posługiwanie się programem.......................................................................................................................8
- 2/8 -
1. Przeznaczenie programu
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 lutego 2003 r. “w sprawie przekazywania danych
dotyczących wielkości obrotu produktami leczniczymi przez hurtownie farmaceutyczne” nakłada na
sprzedawców obowiązek składania ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, kwartalnych raportów
dotyczących wielkości obrotu.
Dla wygenerowania szczegółowego kwartalnego sprawozdania z obrotów potrzebne są następujące dane:
liczba sprzedanych opakowań poszczególnych produktów leczniczych
wartość sprzedaży poszczególnych produktów leczniczych
Dane te muszą być w raporcie składanym w postaci elektronicznej przedstawione dla każdego produktu
osobno, rozbite na 3 miesiące kwartału i podzielone na określonych w rozporządzeniu 10 grup odbiorców.
Sprawozdanie z obrotów trzeba składać w postaci pliku XML.
Program GENERATOR tworzy plik raportu w żądanym formacie na podstawie danych wyeksportowanych
z systemów informatycznych używanych w hurtowniach do ewidencji magazynu i sprzedaży (programów
magazynowo-handlowych).
Program umożliwia również bezpośredni odczyt potrzebnych informacji z baz danych różnego typu
oprogramowania używającego tabel w standardzie dBase (*.DBF) lub Paradox (*.DB).
Program umożliwia częściowe uzupełnienie danych poprzez “ręczne” podzielenie odbiorców na grupy.
Możliwe jest również przystosowanie danych w systemie hurtowni na potrzeby generowania raportu. Jeżeli
system nie przewiduje podziału klientów na grupy można ten podział zakodować w symbolu lub innym
przekazywanym do generatora polu tekstowym umieszczając w nim jako dwa ostatnie znaki kod grupy
odbiorców.
2. Postać danych
2.1. Dane elementarne
Dane te są niezbędne dla wygenerowania raportu. Umieszczenie ich wszystkich w jednym wierszu pliku
danych lub w jednym rekordzie pliku DBF daje komplet niezbędnych informacji.
EAN13 – 13 cyfr zawierających kod towaru
liczba sprzedanych opakowań – na jednej fakturze lub suma sprzedaży z okresu
nieprzekraczającego jednego miesiąca - liczba dziesiętna całkowita lub z separatorem dziesiętnym ;
cena lub wartość sprzedaży - cena netto lub wartość netto sprzedaży podanej ilości - liczba
dziesiętna całkowita lub z separatorem dziesiętnym
data sprzedaży – data w dowolnym formacie
grupa odbiorców – liczba z przedziału 1 do 10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
zakłady opieki zdrowotnej
apteki ogólnodostępne
punkty apteczne
sklepy zielarsko – medyczne
sklepy zielarsko – drogeryjne
sklepy specjalistycznego zaopatrzenia medycznego
sklepy ogólnodostępne
sklepy zoologiczne
zakłady lecznicze dla zwierząt oraz lekarze weterynarii
hurtownie farmaceutyczne
Grupa może być polem o szerokości nie przekraczającej 20 znaków. Jako numer grupy będą
- 3/8 -
potraktowane 2 ostatnie znaki. Przy szerokości pola większej niż 2 znaki należy numer grupy
wpisać z zerem nieznaczącym np. XXX01, YYYYYYYY03, ZZ10.
2.2. Klucze
W przypadku umieszczenia danych w kilku plikach informacje muszą być ze sobą powiązane unikalnymi
kluczami.
unikalny identyfikator towaru – dowolny łańcuch znaków ASCII max. 20 znaków jednoznacznie
identyfikujący produkt
unikalny identyfikator klienta – dowolny łańcuch znaków ASCII max. 20 znaków
jednoznacznie identyfikujący klienta
unikalny identyfikator faktury – dowolny łańcuch znaków ASCII max. 20 znaków jednoznacznie
identyfikujący fakturę sprzedaży.
Określenie “dowolny łańcuch” oznacza znaki ASCII o kodach od 32 do 255. W przypadku pliku tekstowego
z separatorem, wewnątrz klucza nie może występować znak wybrany jako separator pól.
2.3. Dodatkowe informacje
W przypadku, gdy system magazynowo-handlowy nie daje możliwości podzielenia klientów na grupy
odbiorców podział klientów można wykonać ręcznie w programie generatora. Program może przechowywać
bazę danych klientów i przy kolejnych raportach trzeba będzie przydzielać do grup tylko nowych klientów.
W takim wariancie w pliku danych należy umieścić pole z nazwą klienta. Nazwa może mieć długość do 60
znaków. W pliku tekstowym z polami oddzielonymi separatorem należy pole z nazwą otoczyć znakami
cudzysłowu.
3. Podział danych na pliki
Dane potrzebne do zsumowania i podzielenia sprzedaży mogą być wprowadzone w postaci plików
tekstowych lub tabel bazy danych w stndardzie dBase lub Paradox. Piki tekstowe mogą być plikami
z dowolnym separatorem rozdzielającymi poszczególne pola danych lub plikami o stałej szerokości pól.
Program może importować dane z kilku plików zawierających elementarne informacje i klucze
poszczególnych danych. Kolejność pól w poszczególnych wierszach plików jest dowolna. Pliki mogą
zawierać dodatkowe, nadmiarowe informacje zbędne dla utworzenia raportu.
Przykład 1
w pierwszym pliku mogą się znajdować unikalne identyfikatory towarów i ich kody EAN13
w drugim unikalne identyfikatory klientów i kody grupy odbiorców
w trzecim data sprzedaży leku, unikalny kod towaru, ilość sprzedanych opakowań i cena sprzedaży
oraz unikalny identyfikator klienta.
Przykład 2
w pierwszym pliku mogą się znajdować unikalne identyfikatory faktur, daty sprzedaży i unikalne
identyfikatory klientów
w drugim pliku kody EAN13 towaru, ilość i cena oraz unikalny identyfikator faktury
w trzecim pliku unikalne identyfikatory klientów i nazwy firm z zakodowaną grupą odbiorców
Klienci mogą zostać również podzieleni na grupy odbiorców “ręcznie” w programie generatora po
uprzednim wprowadzeniu ich pozostałych danych.
- 4/8 -
Przykład 3
w pierwszym pliku data sprzedaży leku, jego kod EAN13, ilość sprzedanych opakowań i cena
sprzedaży oraz unikalny identyfikator klienta
w drugim unikalne identyfikatory klientów i kody grupy odbiorców
W każdym z tych przypadków i w innych program GENERATOR potrafi utworzyć plik raportu.
Jako separator dziesiętny może wystąpić kropka albo przecinek. Dane nie muszą być “wyrównane” do
brzegu pola.
4. Format plików
4.1. Pliki tekstowe z separatorem
W plikach tekstowych może wystąpić jako separator dowolny znak. (przecinek, średnik,apostrof, ”belka”
(|) itp.) Przy konfigurowaniu importu danych w programie generatora trzeba określić, w których polach
znajdują się potrzebne informacje. Program przyjmuje, że pola są numerowane od początku wiersza.
Pierwsze pole ma numer zero. Umieszczanie separatora za ostatnim polem nie jest konieczne.
4.2. Pliki tekstowe o stałej szerokości pól
Aby wskazać programowi generatora odpowiednie pole danych należy podać odstęp od początku wiersza
i szerokość pola. Odstęp to liczba znaków poprzedzających pierwszy znak pola.
Przykładowo w pliku o następującej strukturze wiersza (odstępy – spacje dla ich uwidocznienia zastąpiono
znakiem # ):
1234567###ABCDEFG##HIJKLMNOPQR####STUYWZ###1234567890123
pole
odstęp
0
1
2
0
10
43
szerokość
zawartość pola danych
10 1234567
33 ABCDEFG##HIJKLMNOPQR####STUYWZ
13 1234567890123
Spacje na początku i końcu pola zostaną “obcięte” – nie ma potrzeby wyrównywania pola do jego granicy.
- 5/8 -
4.3. Bezpośredni odczyt baz danych dBase lub Paradox
Program umożliwia import danych z kilku różnych tabel. Przy konfiguracji importu należy wskazać, które
pola zawierają potrzebne informacje elementarne i klucze. Klucze mogą być zarówno liczbami jak
i tekstami. Typowo będą to tabele pozycji dokumentów, kontrahentów, nagłówków dokumentów towarów
i grup odbiorców.
Ponieważ nie wszystkie sprzedawane towary muszą być produktami leczniczymi, nie wszystkie dokumenty
muszą dokumentować sprzedaż, program wymaga podania nazw pól desygnatorów poszczególnych
rekordów i ich wartości.
- 6/8 -
Konfiguracja importu wymaga dobrej znajomości struktury bazy danych i czynność tą najlepiej powierzyć
administratorowi systemu.
Ponieważ w jednej tabeli mogą znajdować się zarówno pozycje dokumentów sprzedaży, które mogą mieć
ujemną wartość w polu zawierającym ilość, jak i dokumentów zakupu, program umożliwia zmianę znaku
wartości odczytanej z tego pola. Generator w polu zawierającym informacje o grupie odbiorców będzie
poszukiwał liczby z przedziału 1..10, jeśli we wskazanym polu nie będzie liczby tylko tekst generator
będzie usiłował zamienić ostatnie dwa znaki tego tekstu na liczbę określającą grupę odbiorców.
W przypadku braku powodzenia potraktuje klienta jako odbiorcę należącego do grupy 7.
5. Instalacja i konfiguracja programu
5.1. Instalacja
Po pobraniu programu z naszej strony należy go zainstalować w dowolnym folderze np. domyślnie
ustawionym przez instalatora. Program korzysta z “silnika” bazy danych BDE firmy Borland. W trakcie
instalacji pojawia się okienko z żądaniem określenia miejsca zainstalowania Borland Database Engine.
Sugerujemy wybranie lokalizacji domyślnej, czyli kliknięcie na “OK”.
5.2. Konfiguracja programu.
Po pierwszym uruchomieniu programu należy go skonfigurować korzystając z kreatora uruchamianego
w opcji menu Ustawienia/Format importownych danych.
Użytkownicy korzystający z programu ZBYT naszej firmy oraz z programów Subiekt mają zadanie bardzo
ułatwione. Wystarczy wskazać folder, w którym Generator ma szukać pliku danych wyeksportowanego
z systemu magazynowo-handlowego.
Przygotowanie danych w programach Subiekt opisuje odrębna dokumentacja.
Użytkownicy innych programów eksportujących pliki tekstowe muszą wskazać Generatorowi lokalizację
- 7/8 -
plików i ich zawartość.
UWAGA – kolejność podawanych danych ma znaczenie.
W najogólniejszym przypadku mogą wystąpić następujące pliki:
-“sprzedaży” – zawierający pozycje faktur - komplet danych elementarnych lub klucze
umożliwiające ich odnalezienie w kolejnych plikach – ten plik musi być wprowadzony jako pierwszy;
-“faktur” – daty sprzedaży, grupy klientów lub klucze danych klientów – jeśli ten plik występuje
to powinien zostać opisany jako drugi;
-“klientów” – klucze klientów i ich grupy lub klucze grup – trzeci lub czwarty;
-“towarów” – klucze towarów i ich kody EAN13 – trzeci lub czwarty;
-“grup klientów” – klucze grupy klientów i ich kody (01-10) – jeśli plik występuje to zawsze
jako ostatni;
Wprowadzenie nazw plików, ich lokalizacji i zawartości kończy konfigurację programu.
W opcji ustawienia, dane własne należy podać REGON i NIP firmy. Wpisanie właściwego klucza aplikacji
zamienia wersję “demo” na wersję zarejestrowaną - w pełni funkcjonalną.
6. Posługiwanie się programem
Po zakończeniu żmudnego etapu konfiguracji posługiwanie się programem jest już banalne.
Naciśnięcie na klawisz “Nowy” powoduje odczytanie plików.
Naciśnięcie na klawisz “Zapisz” powoduje zapisanie raportu w postaci pliku XML w wybranej lokalizacji
Naciśnięcie na klawisz ”Wydruk” powoduje wydrukowanie na domyślnej drukarce załącznika nr 1.
- 8/8 -