docPodstawa prawna: Kodeks pracy, Dział VI Rozporządzenie Ministra
download 
Reklamacja Transkrypt
Podstawa prawna: Kodeks pracy, Dział VI Rozporządzenie Ministra
Załącznik do zarządzenia nr 37/2009 z dnia 27 lutego 2009 r. Wydanie IV INSTRUKCJA nr 2/APK/2006 Warszawski Uniwersytet Medyczny Zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy Liczba stron: 9 Opracował Kierownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Data Zatwierdził Kanclerz WUM Data Obowiązuje od: Data Zasady określone w instrukcji obowiązują pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. Podstawa prawna: Kodeks pracy, Dział VI Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28.05.1996 r w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286, ze zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. nr 60 poz.281 z 1996 r.) Regulamin Pracy Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego Zasady ogólne: 1. Instrukcja określa zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, zwanym dalej „uczelnią”. 2. Zasady określone w niniejszej instrukcji obowiązani są stosować wszyscy pracownicy uczelni, nie będący nauczycielami akademickimi. 3. Bezpośredni nadzór nad przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji pełni Kierownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi. Załączniki do niniejszej instrukcji stanowią: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Lista obecności Lista obecności dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy Harmonogram czasu pracy (przykładowy wzór) – okres 1-miesięczny Karta ewidencji czasu pracy - okres 1-miesięczny Karta ewidencji czasu pracy - okres 3-miesięczny Karta ewidencji czasu pracy przy realizacji projektów – okres 3-miesięczny Ewidencja wyjść słuŜbowych i prywatnych Wniosek o urlop Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. załącznik nr 1 załącznik nr 2 załącznik nr 3 załącznik nr 4 załącznik nr 5 załącznik nr 6 załącznik nr 7 załącznik nr 8 Strona 1 z 9 l.p. 1 Czynność Ustalanie wymiaru czasu pracy Odpowiedzialny za realizację Kierownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Opis postępowania Ustala, zgodnie z przepisami prawa, ogólny wymiar czasu pracy na kolejne okresy rozliczeniowe. Informację o ogólnym wymiarze czasu pracy w poszczególnych miesiącach rozliczeniowych publikuje na stronie internetowej uczelni co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Okres rozliczeniowy przyjęty dla Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego wynosi 3 miesiące, z zastrzeŜeniem systemów czasu pracy określonych w § 21, § 22, § 24 ust. 3 i 4 Regulaminu pracy, dla których okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc. Dokument, zapis Informacja o wymiarze czasu pracy Sporządza indywidualne harmonogramy czasu pracy na okres rozliczeniowy dla kaŜdego z podległych pracowników pracujących w systemach czasu pracy: równowaŜnego, zmianowego i pracujących w porze nocnej W indywidualnym harmonogramie czasu pracy uwzględnia: 2 Planowanie rozkładu czasu pracy Bezpośredni przełoŜony - planowany wymiar czasu pracy pracownika (dni i ilość godzin pracy w poszczególnych dniach), pomniejszony o planowaną absencję Harmonogram czasu pracy - dni oddawane w zamian za pracę w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy lub za pracę w niedziele i święta. Podaje pracownikowi do wiadomości, w sposób przyjęty w danej jednostce organizacyjnej, indywidualny harmonogram czasu pracy na 3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 2 z 9 KaŜdy pracownik 3 Informowanie o nieobecności w pracy Niezwłocznie po powzięciu informacji o ewentualnej nieobecności w pracy, ale nie później niŜ w drugim dniu nieobecności w pracy, zobowiązany jest powiadomić bezpośredniego przełoŜonego lub pracownika Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi (osobiście, telefonicznie, poprzez osobę trzecią lub w kaŜdy inny skuteczny sposób) o nieobecności w Zwolnienie lekarskie pracy i przewidywanym Inny dokument stanowiący czasie jej trwania. uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Dokument, stanowiący Rozporządzeniem MPi PS uzasadnienie nieobecności w pracy, pracownik składa Inny dokument stanowiący bezpośredniemu uzasadnienie nieobecności w przełoŜonemu lub do Sekcji pracy, zgodnie z Personalnej Pracowników nie Rozporządzeniem Ministra będących Nauczycielami Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu Akademickimi . Zgłoszenia urlopu na Ŝądanie, pracownik dokonuje najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy Urlop na Ŝądanie naleŜy zgłaszać wyłącznie bezpośredniemu przełoŜonemu. Bezpośredni przełoŜony 4 5 Przekazanie informacji o nieobecności pracownika Dokonywanie zmian w indywidualnym harmonogramie czasu pracy Bezpośredni przełoŜony, Pracownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Bezpośredni przełoŜony Zwolnienia lekarskie oraz wnioski o urlop naleŜy przekazywać do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi niezwłocznie po ich wpłynięciu Niezwłocznie (w dniu powzięcia informacji) przekazują sobie telefonicznie lub osobiście informacje dotyczące wiadomych nieobecności pracowników w pracy. Dokonuje zmian w harmonogramie czasu pracy na skutek waŜnych przyczyn wynikłych po stronie pracodawcy lub pracownika (np. nieobecność pracownika, szczególne potrzeby pracodawcy). Wyznacza i powiadamia pracownika, Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Harmonogram czasu pracy Strona 3 z 9 którego zmiana dotyczy, o konieczności wykonania pracy i terminie jej wykonywania. 6 Prowadzenie list obecności Kierownik jednostki organizacyjnej ( osoba odpowiedzialna, wyznaczona przez kierownika jednostki organizacyjnej) 7 Przestrzeganie wyznaczonego czasu pracy 8 Wykonywanie pracy Kierownik jednostki w godzinach organizacyjnej nadliczbowych 9 Odbiór czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych KaŜdy pracownik KaŜdy pracownik Osoba odpowiedzialna przygotowuje listę obecności pracowników z uwzględnieniem planowanych absencji (urlopy wypoczynkowe). Lista wykładana jest przed rozpoczęciem pracy w Lista obecności – wzór 1 widocznym i dostępnym dla pracowników kaŜdej Lista obecności – wzór 2 - dla jednostki organizacyjnej pracowników pracujących w miejscu. NaleŜy uwzględnić ruchomym czasie pracy godziny pracy kaŜdego pracownika zatrudnionego w danej jednostce organizacyjnej uczelni. Lista obecności dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy, zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Zobowiązany jest punktualnie rozpoczynać pracę. Potwierdza kaŜdorazowo punktualne przybycie do pracy poprzez podpisanie Lista obecności – wzór 1 listy obecności przed rozpoczęciem pracy. Lista obecności – wzór 2 - dla W przypadku spóźnienia, pracowników pracujących w powinien niezwłocznie ruchomym czasie pracy zgłosić się do przełoŜonego w celu usprawiedliwienia się. Pracownicy, pracujący w ruchomym czasie pracy, wpisują na liście obecności – wzór 2 - godzinę rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Zleca pracownikowi wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach zgodnie z Instrukcją nr nadliczbowych 1/APK/2006 Zasady zlecania i wykonywania pracy w Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych, to godzinach nadliczbowych jest po uzyskaniu uprzedniej zgody Prorektora ds. Kadr lub Kanclerza. W celu odebrania przepracowanych godzin nadliczbowych, pracownik składa wniosek o odbiór godzin nadliczbowych Wniosek o odbiór kierownikowi jednostki nadgodzin organizacyjnej, zgodnie z Instrukcją nr 1/APK/2006 Zasady zlecania i wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 4 z 9 10 11 12 Opuszczenie miejsca pracy w godzinach pracy Dokumentowanie wyjść prywatnych i słuŜbowych Prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i słuŜbowych Bezpośredni przełoŜony KaŜdy pracownik Bezpośredni przełoŜony Na uzasadnioną prośbę pracownika lub ze względów słuŜbowych, wyraŜa kaŜdorazowo zgodę na opuszczenie przez pracownika miejsca pracy w godzinach pracy a takŜe na późniejsze rozpoczęcie pracy lub wcześniejsze jej zakończenie. KaŜdorazowo, przed opuszczeniem miejsca pracy w godzinach pracy, uzyskuje zgodę bezpośredniego przełoŜonego na wyjście z pracy i dokonuje wpisu do ewidencji. Prowadzi ewidencję, w której dokonuje się wpisów wyjść prywatnych i słuŜbowych pracowników w godzinach pracy. Pracownik kaŜdorazowo wskazuje termin odpracowania godzin związanych z wyjściem prywatnym. Ewidencja wyjść prywatnych i słuŜbowych Ewidencja wyjść prywatnych i słuŜbowych Prowadzi bieŜący nadzór nad czasem pracy podległych pracowników, w tym nad przestrzeganiem wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym, z zachowaniem wymaganego nieprzerwanego odpoczynku – 13 Przestrzeganie zgodności czasu pracy z przepisami prawa Bezpośredni przełoŜony – – – dobowego – co najmniej 11 godzin, tygodniowego - co najmniej 35 godzin, dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym – co najmniej jedna wolna niedziela w co 4tym tygodniu, przerwy w pracy wynoszącej co najmniej 15 minut jeśli czas pracy w ciągu doby wynosi co najmniej 6 godzin. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 5 z 9 Kierownik jednostki organizacyjnej 14 Prowadzenie ewidencji czasu pracy Pracownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Prowadzi na bieŜąco kartę ewidencji czasu pracy, dla pracowników wykonujących pracę w godzinach nadliczbowych lub odbierających czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych, pracujących w porze nocnej, pracujących w systemach czasu pracy: równowaŜnym i zmianowym. W karcie ewidencji czasu pracy odnotowuje się czas pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele, święta, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w Karta ewidencji czasu przeciętnie pięciodniowym pracy tygodniu pracy, czas pracy w porze nocnej, na drugiej Wniosek o zgodę na zlecenie zmianie, w godzinach pracy w godzinach nadliczbowych, czas nadliczbowych pozostawania w gotowości do pracy (dyŜury), urlopy, Zlecenie pracy w zwolnienia od pracy oraz godzinach nadliczbowych inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione Wniosek o odbiór nieobecności w pracy. nadgodzin Po zakończeniu kaŜdego Wniosek o urlop miesiąca, na podstawie dokumentów Zwolnienie lekarskie potwierdzających faktyczny czas pracy, dokonuje Inny dokument stanowiący miesięcznego rozliczenia uzasadnienie nieobecności w czasu pracy kaŜdego pracy, zgodnie z pracownika, obliczając: Rozporządzeniem MPi PS czas pracy w godzinach nadliczbowych (przekroczenia dobowego Lista obecności – wzór 1 wymiaru czasu pracy), z uwzględnieniem Lista obecności – wzór 2 - dla planowanego odbioru czasu pracowników pracujących w wolnego za czas ruchomym czasie pracy przepracowany w godzinach nadliczbowych w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego (na wniosek pracownika), oraz czas pracy w porze nocnej i na drugiej zmianie. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas pracy, dokonuje rozliczenia czasu pracy kaŜdego pracownika w okresie rozliczeniowym, obliczając liczbę godzin nadliczbowych w okresie rozliczeniowym Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 6 z 9 (przekroczenia średniotygodniowego wymiaru czasu pracy) Rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych następuje w oparciu o zatwierdzone wnioski o pracę w godzinach nadliczbowych, z uwzględnieniem wniosku o odbiór nadgodzin. KaŜdy pracownik 15 Potwierdzanie zgodności zapisów w karcie ewidencji czasu pracy i liście obecności Kierownik jednostki organizacyjnej 16 Przekazanie dokumentów potwierdzających rzeczywisty czas pracy w celu naliczenia wynagrodzenia 17 Udostępnianie karty Bezpośredni ewidencji czasu przełoŜony pracy 18 Rozliczanie czasu pracy Bezpośredni przełoŜony Pracownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Niezwłocznie po zakończeniu kaŜdego okresu rozliczeniowego, pracownik potwierdza poprzez złoŜenie podpisu, zgodność zapisów w karcie ewidencji czasu pracy za dany miesiąc ze stanem faktycznym. Karta ewidencji czasu pracy Lista obecności – wzór 1 Kierownik jednostki Lista obecności – wzór 2 - dla organizacyjnej, po pracowników pracujących w zakończeniu kaŜdego ruchomym czasie pracy miesiąca i okresu rozliczeniowego, potwierdza podpisem zgodność zapisów w kartach ewidencji czasu pracy i listach obecności podległych pracowników. Najpóźniej w terminie do 3 Karta ewidencji czasu pracy dnia roboczego miesiąca kalendarzowego Wniosek o zgodę na zlecenie następującego po pracy w godzinach zakończonym miesiącu, nadliczbowych przekazuje do Sekcji Personalnej Pracowników nie Wniosek o odbiór nadgodzin będących Nauczycielami Lista obecności Akademickimi dokumenty dotyczące czasu pracy z Wniosek o urlop minionego miesiąca w celu naliczenia wynagrodzenia. Na kaŜde Ŝądanie pracownika udostępnia mu do wglądu indywidualną kartę ewidencji czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy Karta ewidencji czasu Pracownik Sekcji pracy odpowiedzialny za sprawy kadrowe: Wniosek o zgodę na zlecenie a) weryfikuje dokumenty pracy w godzinach potwierdzające rzeczywisty nadliczbowych czas pracy pod kątem: zgodności czasu pracy z Wniosek o odbiór przepisami prawa, nadgodzin kompletności dokumentacji oraz prawidłowości Lista obecności rozliczenia czasu pracy. Oblicza liczbę godzin Wniosek o urlop nadliczbowych płatnych z dodatkiem 50% lub 100%, Zwolnienie lekarskie liczbę godzin pracy w porze nocnej (dodatek 20%) i liczbę Inny dokument stanowiący godzin pracy na II zmianie uzasadnienie nieobecności w Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 7 z 9 (dodatek 10%). b) przygotowuje zlecenie wypłaty, zawierające zestawienie liczby godzin płatnych z właściwym dodatkiem do wynagrodzenia, do zatwierdzenia przez Kanclerza lub jego zastępców pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Zlecenie wypłaty c) Przekazuje zatwierdzone zlecenie wypłaty do pracownika Sekcji odpowiedzialnego za naliczenie płac w terminie do 8 dnia kalendarzowego miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. 19 Wprowadzanie danych do systemu informatycznego w celu naliczenia wynagrodzenia Pracownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Na bieŜąco wprowadza do systemu informatycznego dane dotyczące absencji pracowniczej (na podstawie otrzymywanych dokumentów). Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Wniosek o urlop Zwolnienie lekarskie Inny dokument Strona 8 z 9 Obieg dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem i rozliczaniem czasu pracy Dokument, zapis Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Harmonogram czasu pracy Lista obecności – wzór 1 Lista obecności – wzór 2 Karta ewidencji czasu Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Wniosek o odbiór nadgodzin Karta ewidencji czasu pracy – oryginał za okres rozliczeniowy Przechowywanie i przekazywanie dokumentów i zapisów Odpowiedzialny za realizację Przechowywanie w jednostce organizacyjnej Kierownik jednostki organizacyjnej Przechowywanie w jednostce organizacyjnej do końca miesiąca i przekazywanie do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu Kierownik jednostki organizacyjnej Przechowywanie w jednostce organizacyjnej do końca okresu rozliczeniowego i przekazywanie do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym okresie rozliczeniowym Kierownik jednostki organizacyjnej Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Kierownik jednostki organizacyjnej Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Kierownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Zwolnienie lekarskie Wniosek o urlop Inny dokument stanowiący uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Zwolnienie lekarskie Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 9 z 9
