docPodstawa prawna: Ustawa Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r
download 
Reklamacja Transkrypt
Podstawa prawna: Ustawa Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r
INSTRUKCJA nr 2/APK/2006 Warszawski Uniwersytet Medyczny Wydanie III Zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy Liczba stron: 9 Opracował Kierownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Agnieszka Mochocka Data 20.05.2008 Zatwierdził Kanclerz AM Bartosz Grucza Data 30.05.2008 Obowiązuje od: Data 01.06.2008 Zasady określone w instrukcji obowiązują pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. Podstawa prawna: Ustawa Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r Dział VI Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28.05.1996 r w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286, ze zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. nr 60 poz.281 z 1996 r.) Regulamin Pracy Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego Zasady ogólne: 1. Instrukcja określa zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, zwanym dalej „uczelnią”. 2. Zasady określone w niniejszej instrukcji obowiązani są stosować wszyscy pracownicy uczelni, nie będący nauczycielami akademickimi. 3. Bezpośredni nadzór nad przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji pełni Kierownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi. Załączniki do niniejszej instrukcji stanowią: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Lista obecności Lista obecności dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy Harmonogram czasu pracy (przykładowy wzór) – okres 1-miesięczny Karta ewidencji czasu pracy - okres 1-miesięczny Karta ewidencji czasu pracy - okres 3-miesięczny Karta ewidencji czasu pracy przy realizacji projektów – okres 3-miesięczny Ewidencja wyjść słuŜbowych i prywatnych Wniosek o urlop Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. załącznik nr 1 załącznik nr 2 załącznik nr 3 załącznik nr 4 załącznik nr 5 załącznik nr 6 załącznik nr 7 załącznik nr 8 Strona 1 z 9 l.p. 1 Czynność Ustalanie wymiaru czasu pracy Odpowiedzialny za realizację Kierownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Opis postępowania Ustala, zgodnie z przepisami prawa, ogólny wymiar czasu pracy na kolejne okresy rozliczeniowe. Informację o ogólnym wymiarze czasu pracy w poszczególnych miesiącach rozliczeniowych publikuje na stronie internetowej uczelni co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Okres rozliczeniowy przyjęty dla Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego wynosi 3 miesiące, z zastrzeŜeniem systemów czasu pracy określonych w § 21, § 22, § 24 ust. 3 i 4 Regulaminu pracy, dla których okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc. Dokument, zapis Informacja o wymiarze czasu pracy Sporządza indywidualne harmonogramy czasu pracy na okres rozliczeniowy dla kaŜdego z podległych pracowników, z wyjątkiem pracowników, którzy pracują w stałym rozkładzie czasu pracy lub w zadaniowym systemie czasu pracy. W indywidualnym harmonogramie czasu pracy uwzględnia: 2 Planowanie rozkładu czasu pracy Bezpośredni przełoŜony - planowany wymiar czasu pracy pracownika (dni i ilość godzin pracy w poszczególnych dniach), pomniejszony o planowaną absencję Harmonogram czasu pracy - dni oddawane w zamian za pracę w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy lub za pracę w niedziele i święta. Podaje pracownikowi do wiadomości, w sposób przyjęty w danej jednostce organizacyjnej, indywidualny harmonogram czasu pracy na 3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 2 z 9 3 Informowanie o nieobecności w pracy KaŜdy pracownik Niezwłocznie po powzięciu informacji o ewentualnej nieobecności w pracy, ale nie później niŜ w drugim dniu nieobecności w pracy, zobowiązany jest powiadomić bezpośredniego przełoŜonego lub pracownika Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi (osobiście, telefonicznie, poprzez osobę trzecią lub w kaŜdy inny skuteczny Zwolnienie lekarskie sposób) o nieobecności w pracy i przewidywanym Inny dokument stanowiący czasie jej trwania. uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Dokument, stanowiący Rozporządzeniem Ministra uzasadnienie nieobecności w Pracy i Polityki Socjalnej w pracy, pracownik składa sprawie sposobu bezpośredniemu usprawiedliwiania przełoŜonemu lub do Sekcji nieobecności w pracy oraz Personalnej Pracowników nie udzielania pracownikom zwolnień od pracy będących Nauczycielami Akademickimi . Zgłoszenia urlopu na Ŝądanie, pracownik dokonuje najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, nie później niŜ w ciągu 2 godzin po czasie, w którym miał rozpocząć pracę. Urlop na Ŝądanie naleŜy zgłaszać wyłącznie bezpośredniemu przełoŜonemu. 4 5 Przekazanie informacji o nieobecności pracownika Dokonywanie zmian w indywidualnym harmonogramie czasu pracy Bezpośredni przełoŜony, Pracownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Bezpośredni przełoŜony Niezwłocznie (w dniu powzięcia informacji) przekazują sobie telefonicznie lub osobiście informacje dotyczące wiadomych nieobecności pracowników w pracy. Dokonuje zmian w harmonogramie czasu pracy na skutek waŜnych przyczyn wynikłych po stronie pracodawcy lub pracownika (np. nieobecność pracownika, szczególne potrzeby pracodawcy). Wyznacza i powiadamia pracownika, którego zmiana dotyczy, o konieczności wykonania pracy i terminie jej wykonywania. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Harmonogram czasu pracy Strona 3 z 9 6 7 8 9 Prowadzenie list obecności Przestrzeganie wyznaczonego czasu pracy Kierownik jednostki organizacyjnej ( osoba odpowiedzialna, wyznaczona przez kierownika jednostki organizacyjnej) KaŜdy pracownik Wykonywanie pracy Kierownik jednostki w godzinach organizacyjnej nadliczbowych Odbiór czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych KaŜdy pracownik Osoba odpowiedzialna przygotowuje listę obecności pracowników z uwzględnieniem planowanych absencji (urlopy wypoczynkowe). Lista wykładana jest przed rozpoczęciem pracy w Lista obecności – wzór 1 widocznym i dostępnym dla pracowników kaŜdej Lista obecności – wzór 2 - dla jednostki organizacyjnej pracowników pracujących w miejscu. NaleŜy uwzględnić ruchomym czasie pracy godziny pracy kaŜdego pracownika zatrudnionego w danej jednostce organizacyjnej uczelni. Lista obecności dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy, zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Zobowiązany jest punktualnie rozpoczynać pracę. Potwierdza kaŜdorazowo punktualne przybycie do pracy poprzez podpisanie Lista obecności – wzór 1 listy obecności przed rozpoczęciem pracy. Lista obecności – wzór 2 - dla W przypadku spóźnienia, pracowników pracujących w powinien niezwłocznie ruchomym czasie pracy zgłosić się do przełoŜonego w celu usprawiedliwienia się. Pracownicy, pracujący w ruchomym czasie pracy, wpisują na liście obecności – wzór 2 - godzinę rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Zleca pracownikowi wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach zgodnie z Instrukcją nr nadliczbowych 1/APK/2006 Zasady zlecania i wykonywania pracy w Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych, to godzinach nadliczbowych jest po uzyskaniu uprzedniej zgody Prorektora ds. Kadr lub Kanclerza. W celu odebrania przepracowanych godzin nadliczbowych, pracownik składa wniosek o odbiór godzin nadliczbowych kierownikowi jednostki organizacyjnej, zgodnie z Wniosek o odbiór Instrukcją nr 1/APK/2006 nadgodzin Zasady zlecania i wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 4 z 9 10 11 12 Opuszczenie miejsca pracy w godzinach pracy Dokumentowanie wyjść prywatnych i słuŜbowych Prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i słuŜbowych Bezpośredni przełoŜony KaŜdy pracownik Bezpośredni przełoŜony Na uzasadnioną prośbę pracownika lub ze względów słuŜbowych, wyraŜa kaŜdorazowo zgodę na opuszczenie przez pracownika miejsca pracy w godzinach pracy a takŜe na późniejsze rozpoczęcie pracy lub wcześniejsze jej zakończenie. KaŜdorazowo, przed opuszczeniem miejsca pracy w godzinach pracy, uzyskuje zgodę bezpośredniego przełoŜonego na wyjście z pracy i dokonuje wpisu do ewidencji. Prowadzi ewidencję, w której dokonuje się wpisów wyjść prywatnych i słuŜbowych pracowników w godzinach pracy. Pracownik kaŜdorazowo wskazuje termin odpracowania godzin związanych z wyjściem prywatnym. Ewidencja wyjść prywatnych i słuŜbowych Ewidencja wyjść prywatnych i słuŜbowych Prowadzi bieŜący nadzór nad czasem pracy podległych pracowników, w tym nad przestrzeganiem wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym, z zachowaniem wymaganego nieprzerwanego odpoczynku – 13 – Przestrzeganie zgodności czasu pracy z przepisami prawa Bezpośredni przełoŜony – – dobowego – co najmniej 11 godzin, tygodniowego - co najmniej 35 godzin, dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym – co najmniej jedna wolna niedziela w co 4tym tygodniu, przerwy w pracy wynoszącej co najmniej 15 minut jeśli czas pracy w ciągu doby wynosi co najmniej 6 godzin. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 5 z 9 Prowadzi na bieŜąco kartę ewidencji czasu pracy, w której odnotowuje: czas pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele, święta, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, czas pracy w porze nocnej, na drugiej zmianie, w godzinach nadliczbowych, czas pozostawania w gotowości do pracy (dyŜury), urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione nieobecności w pracy. 14 Rozliczanie czasu pracy Bezpośredni przełoŜony Po zakończeniu kaŜdego miesiąca, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas pracy, dokonuje miesięcznego rozliczenia czasu pracy kaŜdego pracownika, obliczając: czas pracy w godzinach nadliczbowych (przekroczenia dobowego wymiaru czasu pracy), z uwzględnieniem planowanego odbioru czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego lub w kolejnym okresie rozliczeniowym (na wniosek pracownika), oraz czas pracy w porze nocnej i na drugiej zmianie. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas pracy, dokonuje rozliczenia czasu pracy kaŜdego pracownika w okresie rozliczeniowym, obliczając liczbę godzin nadliczbowych w okresie rozliczeniowym (przekroczenia średniotygodniowego wymiaru czasu pracy) Karta ewidencji czasu pracy Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Wniosek o odbiór nadgodzin Wniosek o urlop Zwolnienie lekarskie Inny dokument stanowiący uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Lista obecności – wzór 1 Lista obecności – wzór 2 - dla pracowników pracujących w ruchomym czasie pracy Rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych następuje w oparciu o zatwierdzone wnioski o pracę w godzinach nadliczbowych, Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 6 z 9 z uwzględnieniem wniosku o odbiór nadgodzin. KaŜdy pracownik 15 Potwierdzanie zgodności zapisów w karcie ewidencji czasu pracy i liście obecności Kierownik jednostki organizacyjnej 16 Przekazanie dokumentów potwierdzających rzeczywisty czas pracy w celu naliczenia wynagrodzenia 17 Bezpośredni przełoŜony Udostępnianie karty Bezpośredni ewidencji czasu przełoŜony pracy Niezwłocznie po zakończeniu kaŜdego okresu rozliczeniowego, pracownik potwierdza poprzez złoŜenie podpisu, zgodność zapisów w karcie ewidencji czasu pracy za dany miesiąc ze stanem faktycznym. Karta ewidencji czasu pracy Lista obecności – wzór 1 Kierownik jednostki Lista obecności – wzór 2 - dla organizacyjnej, po pracowników pracujących w zakończeniu kaŜdego ruchomym czasie pracy miesiąca i okresu rozliczeniowego, potwierdza podpisem zgodność zapisów w kartach ewidencji czasu pracy i listach obecności podległych pracowników. Najpóźniej w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu, przekazuje do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi dokumenty dotyczące czasu pracy z minionego miesiąca w celu Karta ewidencji czasu pracy sprawdzenia poprawności wyliczeń oraz naliczenia Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach wynagrodzenia. nadliczbowych W trakcie nie zakończonego okresu rozliczeniowego przekazuje Wniosek o odbiór nadgodzin potwierdzoną za zgodność z Lista obecności oryginałem kopię karty ewidencji czasu pracy, w Wniosek o urlop której dokonuje miesięcznego rozliczenia Zwolnienie lekarskie Inny dokument stanowiący czasu pracy, o którym mowa uzasadnienie nieobecności w w pozycji: rozliczanie czasu pracy, zgodnie z pracy. Rozporządzeniem MPi PS Po zakończeniu okresu rozliczeniowego, przekazuje oryginał karty ewidencji czasu pracy. Zwolnienia lekarskie oraz wnioski o urlop naleŜy przekazywać do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi niezwłocznie po ich wpłynięciu. Na kaŜde Ŝądanie pracownika udostępnia mu do wglądu indywidualną kartę ewidencji czasu pracy. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Karta ewidencji czasu pracy Strona 7 z 9 18 Nadzór nad przestrzeganiem i prawidłowym rozliczaniem czasu pracy Pracownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Pracownik Sekcji odpowiedzialny za sprawy kadrowe: a) weryfikuje dokumenty potwierdzające rzeczywisty czas pracy pod kątem: zgodności czasu pracy z przepisami prawa, kompletności dokumentacji Karta ewidencji czasu oraz prawidłowości pracy rozliczenia czasu pracy. Oblicza liczbę godzin Wniosek o zgodę na zlecenie nadliczbowych płatnych z pracy w godzinach dodatkiem 50% lub 100%, nadliczbowych liczbę godzin pracy w porze nocnej (dodatek 20%) i liczbę Wniosek o odbiór godzin pracy na II zmianie nadgodzin (dodatek 10%). b) przygotowuje zlecenie wypłaty, zawierające zestawienie liczby godzin płatnych z właściwym dodatkiem do wynagrodzenia, do zatwierdzenia przez Kierownika Działu Personalnego c) Przekazuje zatwierdzone zlecenie wypłaty do pracownika Sekcji odpowiedzialnego za naliczenie płac w terminie do 8 dnia kalendarzowego miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. 19 Wprowadzanie danych do systemu informatycznego w celu naliczenia wynagrodzenia Pracownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Na bieŜąco wprowadza do systemu informatycznego dane dotyczące absencji pracowniczej (na podstawie otrzymywanych dokumentów). Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Lista obecności Wniosek o urlop Zwolnienie lekarskie Inny dokument stanowiący uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Zlecenie wypłaty Wniosek o urlop Zwolnienie lekarskie Inny dokument Strona 8 z 9 Obieg dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem i rozliczaniem czasu pracy Dokument, zapis Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Harmonogram czasu pracy Przechowywanie i przekazywanie dokumentów i zapisów Odpowiedzialny za realizację Przechowywanie w jednostce organizacyjnej Kierownik jednostki organizacyjnej Przechowywanie w jednostce organizacyjnej do końca miesiąca i przekazywanie do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu Kierownik jednostki organizacyjnej Przechowywanie w jednostce organizacyjnej do końca okresu rozliczeniowego i przekazywanie do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym okresie rozliczeniowym Kierownik jednostki organizacyjnej Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Kierownik jednostki organizacyjnej Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Kierownik Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi Lista obecności – wzór 1 Lista obecności – wzór 2 Karta ewidencji czasu pracy – potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia za kaŜdy miesiąc Wniosek o zgodę na zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych Wniosek o odbiór nadgodzin Karta ewidencji czasu pracy – oryginał za okres rozliczeniowy Zwolnienie lekarskie Wniosek o urlop Inny dokument stanowiący uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Zwolnienie lekarskie Zlecenie wypłaty Przekazywanie do Sekcji Personalnej Pracowników nie będących Nauczycielami Akademickimi w terminie do 8 dnia roboczego miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Kierownik Działu Personalnego Strona 9 z 9
