procedura - BIP Urząd Gminy w Bierzwniku

PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
0142-P-10
Wersja:02
Strona 1 z 5
Właściciel procedury:
Zastępca Wójta Gminy Bierzwnik
Data
Imię i nazwisko
Opracował: 06.02.2012 r.
Beata Czerska
Sprawdził: 08.02.2012 r.
Aneta Kołuda
Zatwierdził: 10.02.2012 r.
Władysław Kowalczyk
Obowiązuje od: 10.02.2012 r.
Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Podpis
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
0142-P-10
Wersja:02
PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
Strona 2 z 5
1. Cel.
Celem Procedury jest dostarczenie wytycznych, a także ustalenie odpowiedzialności w zakresie
przeprowadzenia przeglądu Systemu Zarządzania Jakością, którego elementem jest dokonanie
samooceny kontroli zarządczej funkcjonującej w Urzędzie Gminy Bierzwnik.
2. Zakres stosowania.
Procedurę stosuje się dla całości działań prowadzonych w Urzędzie Gminy Bierzwnik.
3.
Definicje i skróty.
Wójt – Wójt Gminy Bierzwnik
Urząd – Urząd Gminy Bierzwnik
PJ / Pełnomocnik ds. SZJ - Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością
KKO – Kierownik komórki organizacyjnej/ Samodzielne stanowisko pracy
Zastępca Wójta – Zastępca Wójta Gminy Bierzwnik
Najwyższe kierownictwo – Wójt Gminy Bierzwnik, Zastępca Gminy Bierzwnik i Skarbnik
Gminy Bierzwnik.
4.
Odpowiedzialność.
4.1. Wójt Gminy Bierzwnik
a) określa termin przeglądu zarządzania;
b) zatwierdza wynik przeglądu zarządzania,
c) zatwierdza zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.
4.2. Pełnomocnik ds. SZJ
a) przygotowuje materiały na przegląd zarządzania – dane wejściowe, o których mowa
w punkcie 5.1.3,
b) przygotowuje protokół przeglądu zarządzania.
4.3. KKO/Właściciele procesów
a) przygotowują materiały na przegląd zarządzania – dane wejściowe o których mowa
w punkcie 5.1.3, zgodnie z niniejszą Procedurą i wytycznymi Pełnomocnika d. SZJ.
Postępowanie.
Odpowiedzialność
5.1. Przygotowanie przeglądu zarządzania
Wójt, PJ,
KKO/Właściciele
5.
Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
5.1.1. Przegląd zarządzania odbywa się co najmniej raz
w roku w terminie ustalonym przez Wójta. Przegląd
zarządzania odbywa się obligatoryjnie w terminie
umożliwiającym przeprowadzenie samooceny kontroli
zarządczej i złożenie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
do końca kwietnia
5.1.2. Zastępca Wójta określa dane i informacje, jakie mają
przygotować
KKO
i
właściciele
procesów
wraz
z wytycznymi dotyczącymi terminu i formy przekazania.
5.1.3. Dane wejściowe na przegląd obejmują informacje
dotyczące:
a) realizacji celów i osiągniętych rezultatów oraz realizacji
zadań (w tym sprawozdanie z wykonania planu działalności
lub celów Urzędu Gminy Bierzwnik),
b) wyników audytów wewnętrznych,
c) informacji zwrotnych od Klientów,
d) funkcjonowania procesów i zgodności usług,
e) statusu działań zapobiegawczych i korygujących,
f) działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów
zarządzania,
g) wyników kontroli zewnętrznych,
h) wyników szacowania ryzyka,
i) zmian, które mogą wpływać na System Zarządzania
Jakością,
j) zaleceń dotyczących doskonalenia,
h) ankiety do samooceny kontroli zarządczej wypełnione przez
Pracowników i Kierowników komórek organizacyjnych.
5.2. Przeprowadzenie przeglądu zarządzania.
Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
0142-P-10
Wersja:02
Strona 3 z 5
procesów
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
0142-P-10
Wersja:02
PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
5.2.1. Podczas przeglądu zarządzania:
a) przeprowadza się analizę danych wejściowych na przegląd
obejmujących dane i informacje wymienione w punkcie 5.1.3,
b) dokonuje się samooceny kontroli zarządczej w oparciu
o samooceny ankiety do samooceny kontroli zarządczej ,
c) dokonuje się oceny adekwatności, w tym aktualności
Polityki Jakości,
d) dokonuje się analizy wyników szacowania ryzyka,
c) podejmuje się decyzje dotyczące doskonalenia systemu
(patrz punkt 5.3.1).
Strona 4 z 5
Wójt / Zastępca
Wójta/PJ
5.2.1.W przeglądzie uczestniczy najwyższe Kierownictwo,
KKO oraz inni Pracownicy zaproszeni przez Wójta.
5.3. Wynik przeglądu zarządzania.
5.3.1. Na podstawie przeprowadzonego przeglądu zarządzania
podejmowane są decyzje i zalecenia dotyczące:
a) doskonalenia skuteczności Systemu Zarządzania Jakością
i jego procesów, jak również mechanizmów kontroli
zarządczej,
b) doskonaleniem usług w powiązaniu z wymaganiami Klienta,
c) zasobów.
Wójt
5.4. Działania podejmowane po przeglądzie zarządzania
5.4.1. Jeżeli w wyniku przeglądu zarządzania podjęto decyzje
dotyczące realizacji działań korygujących i zapobiegawczych
są one podejmowane zgodnie z Procedurą „Działania
korygujące i działania zapobiegawcze”.
Wójt, Zastępca
Wójta/PJ
5.4.2. Informacje z przeglądu zarządzania są komunikowane
wszystkim Pracownikom Urzędu zgodnie z Procedurą
„Komunikacja wewnętrzna”.
Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
0142-P-10
Wersja:02
Strona 5 z 5
6. Forma dokumentowania procesu – zapisy.
Arkusz samooceny kontroli zarządczej
Protokół przeglądu zarządzania
Załączniki.
NUMER FORMULARZA
7.
NAZWA
0142-F13
„Ankieta do samooceny kontroli zarządczej”
0142-F14
„Protokół przeglądu zarządzania”
8. Dokumenty związane.
0142-P-2 Procedura Audyty wewnętrzne
0142-P-4 Procedura Działania korygujące i zapobiegawcze
0142-P-5 Procedura Zarządzanie ryzykiem
Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego