W związku ze zgłaszanym przez Beneficjentów RPO WZ

Szczecin, 18.06.2014 r.
Burda Sp. z o.o.
ul. Piłsudskiego 20 /2
70-462 Szczecin
dane oferenta
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
W związku z realizacją projektu pn. „WebTaxOffice - Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”,
który otrzymał dofinansowanie w ramach Poddziałania 1.1.3 RPO WZ – Inwestycje MSP w nowe
technologie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2007-2013
– zwracamy się z prośbą o złożenie oferty, w odpowiedzi na poniższe zapytanie.
1. Stosowane pojęcia
 Zamawiający – firma Burda Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Piłsudskiego 20/2, 70-462 Szczecin,
 Oferent – firma składająca ofertę będącą odpowiedzią na Zapytanie Ofertowe,
 Zapytanie Ofertowe – niniejsze zapytanie wraz ze wszystkimi załącznikami,
 Przedmiot Zamówienia - przedmiot określony w punkcie 2 Zapytania Ofertowego.
 Umowa – wzór umowy jaką Zamawiający zawrze z wyłonionym w ramach procedury zbierania
i wyboru ofert Oferentem (lub jego przedstawicielem, po przedłożeniu stosownego
pełnomocnictwa), na mocy której Oferent dostarczy/wykona Przedmiot Zamówienia. Umowa
stanowi załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego.
2. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie i montaż instalacji telefonicznej i centrali w lokalu biura
Spółki Burda Sp. z o.o. znajdującego się w Szczecinie przy ul. Piłsudskiego 20 m 2.
Lp.
1
Zakres zlecenia
Dostawa centrali telefonicznej:
1. Parametry centrali:
a. Co najmniej 2 wewnętrznych linii analogowych z prezentacją numeru CLIP
b. Co najmniej 12 wewnętrznych linii telefonów systemowych CTS
c. Obsługa co najmniej 4 linii miejskich VoIP
d. Obsługa co najmniej 2 linii miejskich GSM
e. Obsługa co najmniej 2 linii miejskich analogowych z odbiorem prezentacji numeru
CLIP
f. Możliwość nagrania zapowiedzi słownych w długości łącznej co najmniej 20 min
g. Co najmniej 1 infolinia do obsługi ruchu przychodzącego
h. Możliwość wykonywania połączeń wewnątrz sieci wewnętrznej (numery
wewnętrzne), a także przełączania rozmów
i. Możliwość wykonywania konferencji telefonicznych (rozmów z więcej niż 1
użytkownikiem wewnątrz sieci) wspólnie z połączeniem zewnętrznym
j. Automatyczne rozpoznawanie wybieranego numeru i kierowanie połączenia
poprzez najtańszego operatora (VoIP, linia analogowa, GSM – również wybór
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
spośród najtańszych operatorów GSM dla danego połączenia)
k. Możliwość podłączenia do swojej sieci telefonicznej dowolnej bramki VoIP,
telefonu SIP lub aplikacji typu softphone – czyli po podłączeniu z zewnątrz
urządzenie lub aplikacja staną się klientem centrali telefonicznej. Ma to na celu
podłączenie się do sieci z miejsc poza siecią lokalną, np. z domu czy innej
lokalizacji i wykonywanie połączeń telefonicznych z numerów przypisanych do
centrali
l. Możliwość nagrywania rozmów na karcie pamięci lub dysku.
m. Obudowa naścienna
Montaż instalacji sieci telefonicznej:
1. Rozłożenie oprzewodowania strukturalnego przewodem UTP kat. minimum 5e, długość
kabla około 1300 mb – 4 pomieszczenia,
2. Wykonanie ślepych otworów pod puszki instalacyjne oraz montaż tych puszek,
3. Montaż gniazd teleinformatycznych kat. minimum 5e (klasy zbliżonej do Simon Basic lub
lepsza):
a. około 6 gniazd pojedynczych,
b. około 19 gniazd podwójnych,
4. Dostarczenie i podłączenie 6x telefon, parametry telefonów:
a. Przeznaczenie telefonu: dla księgowych
b. Co najmniej 6 programowalnych przycisków (lub innych funkcji szybkiego
dostępu), np. jako skróty dla połączeń telefonicznych pod poszczególne numery
c. Menu w języku polskim
d. Książka telefoniczna
e. Osobne klawisze:
i. Tryb głośnomówiący
ii. Powtórzenie ostatnio wybieranego połączenia
iii. Wyciszenie
f. Prezentacja numeru abonenta dzwoniącego wraz z nazwą z książki telefonicznej
g. Prezentacja czasu połączenia w trakcie rozmowy
h. Możliwość podłączenia zestawu słuchawkowego
i. Podręczna pamięć co najmniej 10 numerów wybranych, odebranych i
nieodebranych
j. Obsługa połączeń konferencyjnych
5. Dostarczenie i podłączenie 2x telefon, parametry telefonów:
a. Przeznaczenie telefonu: główne księgowe / osoby zarządzające
b. Co najmniej 16 programowalnych przycisków (lub innych funkcji szybkiego
dostępu), np. jako skróty dla połączeń telefonicznych pod poszczególne numery
c. Menu w języku polskim
d. Prezentacja godziny, dnia tygodnia i daty
e. Prezentacja numeru abonenta dzwoniącego wraz z nazwą z książki telefonicznej
f. Dostępne funkcje:
i. Przekazujące połączenie
ii. Tryb głośnomówiący
iii. Powtórzenie ostatnio wybieranego połączenia
iv. Wyciszenie
g. Możliwa regulacja głośności dzwonków i dźwięków systemowych
h. Obsługa zestawu słuchawkowego, regulacja głośności
i. Historia połączeń odebranych / nieodebranych
j. Obsługa połączeń konferencyjnych
k. Obsługa funkcji nagrywania
l. Kolorowy i dotykowy wyświetlacz
m. Książka telefoniczna. Możliwość synchronizacji książki z komputerem
n. Prezentacja czasu połączenia w trakcie rozmowy
o. Podręczna pamięć co najmniej 20 numerów wybranych, odebranych i
nieodebranych
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
6. Dostarczenie i podłączenie 1x telefon, parametry telefonu:
a. Przeznaczenie telefonu: sekretariat
b. Co najmniej 30 programowalnych przycisków (lub innych funkcji szybkiego
dostępu), np. jako skróty dla połączeń telefonicznych pod poszczególne numery
(może być przy użyciu dodatkowej przystawki)
c. Menu w języku polskim
d. Prezentacja godziny, dnia tygodnia i daty
e. Prezentacja numeru abonenta dzwoniącego wraz z nazwą z książki telefonicznej
f. Osobne klawisze:
i. Przekazujące połączenie
ii. Tryb głośnomówiący
iii. Powtórzenie ostatnio wybieranego połączenia
iv. Wyciszenie
g. Możliwa regulacja głośności dzwonków i dźwięków systemowych
h. Kolorowy i dotykowy wyświetlacz
i. Książka telefoniczna. Możliwość synchronizacji książki z komputerem
j. Prezentacja czasu połączenia w trakcie rozmowy
k. Podręczna pamięć co najmniej 20 numerów wybranych, odebranych i
nieodebranych
Warunki:
1. Koszt dostawy, robocizny i materiałów pokrywa Wykonawca.
2. Montaż, instalacja i konfiguracja całości, a także wdrożenie użytkowników - w cenie
3. Ewentualny koszt szpachlowania i malowania, wykonany za zgodą Zamawiającego,
pokrywa Zamawiający – do tych prac Zamawiający może powołać własną ekipę
budowlaną
4. Odbiór przedmiotu zamówienia odbędzie się gdy centrala oraz telefony będą podłączone do
sieci IP i gotowe do użytku – okablowanie i podłączenie w cenie
5. Gwarancja oraz wsparcie (helpdesk) door to door świadczone bezpośrednio przez Oferenta
w języku polskim przez 3 lata od daty podpisania Umowy
6. W okresie objętym gwarancją usuwanie awarii musi następować w przeciągu maksymalnie
2 godzin od momentu jej zgłoszenia przez Zamawiającego w dni robocze. W dni wolne od
pracy czas ustala się na maksymalnie do godziny 7:00 rano pierwszego dnia roboczego.
Oferent zapewni bezkosztowo zapasowe urządzenia na czas naprawy wadliwego
sprzętu. Za każdą godzinę opóźnienia w naprawie awarii lub dostarczenia sprzętu
Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 1% całej wartości
zamówienia.
7. Przegląd i konserwacja 2x do roku w okresie trwania gwarancji – w cenie
3. Warunki:
1. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
2. W razie jakichkolwiek nieprawidłowości lub braków formalnych złożonej oferty, Zamawiający
taką ofertę odrzuca i informuje o tym fakcie Oferenta. W takim wypadku Oferent ma prawo
złożyć poprawioną ofertę jeszcze raz, jednak w terminie zgodnym z Zapytaniem Ofertowym.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta nie zawierająca pełnego
zakresu przedmiotu zapytania zostanie odrzucona.
4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (wyjątkiem jest sytuacja opisana w punkcie 2 powyżej).
Ofertę pod rygorem nieważności należy złożyć w formie pisemnej (dopuszcza się formę
elektroniczną e-mail w formie podpisanych skanów).
5. Oferent wypełnia wszystkie pola w szablonie oferty (wzór – załącznik nr.1)
6. Oferent, który zostanie wyłoniony jako pierwszy na liście rankingowej zobowiązuje się do
stawienia w siedzibie Zamawiającego w wyznaczonym terminie w celu podpisania umowy na
wykonanie Przedmiotu Zamówienia, przy następujących założeniach:
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
a) Termin podpisania i dostarczenia Umowy wraz z ew. wymaganymi załącznikami do
siedziby Zamawiającego nie może przekroczyć 1 dnia roboczego od daty otrzymania
pisemnej informacji o wyborze oferty Oferenta przez Zamawiającego.
b) Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze przedstawionej przez niego oferty za
pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) na adres e-mail Oferenta podany w
złożonej przez niego ofercie. Wysłany e-mail zawierał będzie również propozycję
terminu podpisania Umowy, przy stałym założeniu, że Umowa zostanie podpisana w
siedzibie Zamawiającego, w dni robocze w godzinach 8-16, w terminie nie
przekraczającym założeń punktu 3.6.a).
c) Oferent powinien potwierdzić zaproponowany termin (o którym mowa w 3.6.b)), lub
ewentualnie zaproponować inny, mieszczący się w założeniach punktu 3.6.a) również
e-mailowo na adres [email protected], najpóźniej do godziny 18:00 tego
samego dnia roboczego liczonego od daty otrzymania pisemnej informacji o wyborze
jego oferty przez Zamawiającego. W innym wypadku za termin podpisania Umowy
uznaje się termin zaproponowany przez Zamawiającego, zgodnie z zapisami punktu
3.6.b).
d) W wypadku niedotrzymania przez wybranego Oferenta terminu określonego w
punkcie 3.6.a), przy jednoczesnym zachowaniu postanowień punktu 3.6.b) przez
Zamawiającego, przyjmuje się, że Oferent automatycznie rezygnuje z podpisania
umowy dotyczącej złożonej wcześniej Oferty na niniejsze Zapytanie Ofertowe. W
takim wypadku nastąpi wyznaczenie oraz poinformowanie nowego – kolejnego na
liście Oferenta, zgodnie ze sporządzoną wcześniej listą rankingową.
e) Kolejnego – nowego Oferenta obowiązują wszystkie zasady przedstawione niniejszym
Zapytaniem Ofertowym, włączając w to postanowienia punktu 3.6. Jednocześnie
wszystkie daty podpisania Umowy wymienione w tym punkcie zostaną przesunięte w
czasie o taki sam okres, o jaki przesunął się wybór kolejnego – nowego Oferenta.
Zamawiający zastrzega możliwość przedłużenia terminu składania ofert, powtórzenia
konkursu jak również przeprowadzenia dodatkowych negocjacji w zakresie ostatecznej ceny z
wybranym oferentem przed zawarciem umowy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego
oraz załączników, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu
zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Oferentom
niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie
Zamawiającego. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego
będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas
potrzebny na dokonanie zmian w ofercie, jednak nie dłuższy niż ilość dni, które minęły od
czasu publikacji Zapytania Ofertowego do czasu wprowadzenia zmiany.
Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia Zapytania Ofertowego w przypadku
przekroczenia ceny założonej w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu.
W przypadku wystąpienia wątpliwości, co do oświadczeń Oferentów dotyczących
oferowanego sprzętu, Zamawiający zastrzega sobie prawo – na każdym etapie postępowania
– do wezwania Oferenta do dostarczenia wzorcowych egzemplarzy oferowanego sprzętu, we
wskazanym przez Zamawiającego miejscu i czasie, w celu obejrzenia oferowanego sprzętu
oraz sprawdzenia zgodności oświadczeń Oferenta.
Przedmiot Zamówienia musi być dostarczony i zainstalowany w biurze projektu (adres
Zamawiającego), tak aby był gotowy do użycia, maksymalnie w terminie 10 dni liczonym od
daty podpisania Umowy Zamawiającego z Oferentem (o której mowa w p. 3.6).
Dostawa sprzętu będącego Przedmiotem Zamówienia do siedziby Zamawiającego na koszt
Wykonawcy – dostawa jednorazowa.
Płatność za Przedmiot Zamówienia nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury
dostarczonej Zamawiającemu w dniu dostawy Przedmiotu Zamówienia, lub faktury ProForma
przy jednoczesnym pisemnym oświadczeniu Oferenta, że po zaksięgowaniu płatności na
koncie bankowym Oferenta realizacja Przedmiotu Zamówienia nastąpi zgodnie z p. 3.11.
Jednocześnie Oferent zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu faktury lub faktury
ProForma maksymalnie do dnia 30.06.2014r. W przypadku niedotrzymania przez Oferenta
terminu określonego w punkcie 3.11, Oferent dokonuje natychmiastowego zwrotu wszystkich
płatności otrzymanych od Zamawiającego, przelewem na konto Zamawiającego, z którego te
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
środki wcześniej otrzymał – za każdy dzień zwłoki naliczana jest kara w wysokości 3% kwoty
(dni zwłoki naliczane są od dnia następującego po przekroczeniu terminu określonego w
punkcie 3.11). Jednocześnie Oferent nie wywiązał się z Warunków określonych Zapytaniem
Ofertowym, poprzez złamanie zapisów punktu 3.11, więc jego oferta zostaje odrzucona.
14. Oferent na dokumencie sprzedaży (np. Fakturze) w sposób klarowny oznacza pozycje
dotyczące punktu 1 Przedmiotu Zamówienia wraz z ich kosztem, lub dostarcza stosowne
oświadczenie.
15. Sprzęt, o którym mowa w Przedmiocie Zamówienia musi być fabrycznie nowy, nieużywany,
nieprefabrykowany, nieregenerowany, nienaprawiany oraz wolny od wad prawnych i
fizycznych. Wszystkie wtyczki / zasilacze w standardzie Europejskim.
16. Oferent oświadcza, że:
a) posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności obejmujących
Przedmiot Zamówienia
b) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
Przedmiotu Zamówienia zgodnie ze wszystkimi warunkami przedstawionymi w
niniejszym Zapytaniu Ofertowym.
4. Kryteria wyboru / oceny oferty:
Kryteria formalne:
1. Oferta wpłynęła w wyznaczonym terminie,
2. Cena obejmuje cały zakres zlecenia, przedstawiony w p.1 „Przedmiot zamówienia”
3. Oferta jest zgodna ze wszystkimi warunkami / założeniami określonymi niniejszym zapytaniem
Ofertowym.
Kryteria i warunki wyboru oferty:
1. 100% cena
5. Termin i sposób złożenia oferty:
1. Ofertę w języku polskim proszę dostarczyć osobiście, pocztą elektroniczną (w formie
podpisanych skanów) lub przesłać pocztą tradycyjną w zamkniętej, podpisanej kopercie na
formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zaproszenia na adres:
Burda Sp. z o.o.
ul. Piłsudskiego 20/2
70-462 Szczecin
e-mail: [email protected]
w terminie – do dnia 26.06.2014 r. do godziny 14:00.
2. Dla ofert przesyłanych pocztą tradycyjną decyduje data dostarczenia listu do siedziby
Zamawiającego, lub data pozostawienia Awizo.
3. Termin związania z ofertą upływa 14 dnia od dnia upływu terminu składania ofert (określonego
w punkcie 5.1).
6. Rozpatrzenie ofert i powiadomienie Oferenta:
1. Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu 26.06.2014 r. do godziny 15:00. Na jego podstawie
powstanie lista rankingowa zawierająca oferentów w kolejności zgodnej z obranymi kryteriami
przedstawionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
2. Powiadomienie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą Ofertę zostanie wysłane przez
Zamawiającego tego samego dnia, do godziny 15:30, na piśmie za pośrednictwem poczty
elektronicznej e-mail, wraz z proponowanym terminem podpisania Umowy, na adres Oferenta
wskazany w złożonej przez niego ofercie.
7. Informacje dodatkowe
Niniejsze zapytanie ofertowe jest dostępne również na stronie internetowej Zamawiającego, pod
adresem: www.ksiegowosc-burda.pl
W razie pytań informacji udziela:
Elżbieta Burda – tel. 602 473942; e-mail: [email protected]
Załączniki:
1. Wzór formularza ofertowego
2. Umowa
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”