instrukcja wypełniania wniosku

INSTRUKCJA
WYPEŁNIANIA
WNIOSKU
Erasmus+
Kształcenie i szkolenia zawodowe
Akcja 1 (KA1)
Mobilność uczniów i kadry
aktualizacja: 04/03/2014
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Mobilność uczniów i kadry
UWAGA:
PRZED ROZPOCZĘCIEM WYPEŁNIANIA WNIOSKU
NALEŻY GO ZAPISAĆ NA SWOIM KOMPUTERZE
i dopiero wówczas rozpocząć jego wypełnianie.
NIE wypełniaj formularza bezpośrednio w przeglądarce internetowej,
gdyż nie działa on wtedy prawidłowo i UTRACISZ wynik swojej pracy
Przy wypełnianiu wniosku należy pamiętać poniższych zasadach.
1. W momencie:
 wpisywania numeru/numerów PIC do wniosku,
 wypełniania części budżetowej wniosku,
 składania ostatecznej wersji wniosku online
musi być zapewniona stała łączność internetowa urządzenia (np. komputera), na którym wypełniany jest
wniosek.
2. W przypadku potrzeby konsultacji treści wniosku pomiędzy partnerami, przed wysłaniem go pocztą
elektroniczną, zaleca się spakowanie pliku (np. w formacie ZIP lub RAR).
B.1.
Dane identyfikacyjne projektu

Tytuł projektu
(należy podać tytuł projektu, jaki według Państwa będzie najlepiej oddawał
treść projektu)

Data rozpoczęcia projektu
(najwcześniejsza możliwa data rozpoczęcia projektu: 01.06.2014,
najpóźniejsza możliwa data rozpoczęcia projektu: 31.12.2014)

Łączny czas trwania projektu (w miesiącach)
(należy wybrać z listy 12 miesięcy lub 24 miesiące, przy czym należy
pamiętać, iż w wybranym okresie muszą być zrealizowane wszystkie
działania zaplanowane we wniosku: przygotowanie, mobilności zagraniczne,
kontynuacja, złożenie raportów końcowych przez uczestników wyjazdów)

UWAGA: w przypadku dużej liczby mobilności, niezależnie od ich typu,
zalecany jest wybór 24 miesięcy

Data zakończenia projektu
(najpóźniejsza możliwa data zakończenia projektu: 30.06.2016)
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/dokumenty
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Mobilność uczniów i kadry
B.2.
Narodowa Agencja instytucji wnioskującej
[należy wybrać z listy PL01 (POLSKA)]
C.1.
Instytucja wnioskująca
Uwaga:
Po wpisaniu numeru PIC, dane instytucji wnioskującej zostaną
automatycznie zaimportowane do wniosku. Nie ma możliwości
edytowania i poprawiania danych, które zostały zaimportowane do
wniosku. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w podanych danych,
należy je skorygować w profilu użytkownika na Portalu Użytkownika
URF, a następnie ponownie wpisać numer PIC do wniosku.
Aby uzupełnić pole „Typ instytucji”, należy:
 zalogować się do Portalu Użytkownika URF,
 w zakładce ORGANISATIONS wybrać poz. „My Organisations”,
 kliknąć ikonkę „MO” po prawej stronie danej organizacji,
 w oknie edycji danych, na liście rozwijalnej w lewym dolnym
rogu ekranu wybrać program Erasmus+,
 kliknąć na zakładce EAC, która pojawiła się na górnej belce,
 wskazać odpowiednią pozycję na liście Organisation Type,
 kliknąć przycisk „Sprawdź PIC” w punkcie C.1. wniosku.
C.2.
Instytucja partnerska
Uwaga:
Po wpisaniu numeru PIC, dane instytucji partnerskiej zostaną
automatycznie zaimportowane do wniosku. Nie ma możliwości
edytowania i poprawiania danych, które zostały zaimportowane do
wniosku. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w podanych danych,
należy je skorygować w profilu użytkownika na Portalu Użytkownika
URF, a następnie ponownie wpisać numer PIC do wniosku.
D.
Opis projektu
(z listy rozwijalnej należy wybrać przynajmniej jeden, a maksymalnie trzy
najistotniejsze tematy, jakie porusza projekt)
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/dokumenty
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Mobilność uczniów i kadry
G.1.
Szczegółowy opis działań
(należy podać wszystkie planowane mobilności dla wszystkich uczestników
wybierając właściwy typ mobilności, w której pojedynczy uczestnik zamierza
brać udział. Jeśli zaplanowano udział pojedynczych osób w różnych typach
mobilności w różnych krajach, należy je pojedynczo rozpisać.
Jeśli zaplanowano wyjazd większej liczby uczestników na jedną i tę samo
mobilność, należy ich wpisać w jednej mobilności).
Typ działania:




Prowadzenie zajęć/szkoleń w zagranicznej instytucji
Staże osób uczących się w zagranicznych placówkach kształcenia lub
szkolenia zawodowego
Staże osób uczących się w zagranicznych przedsiębiorstwach
Szkolenie kadry/job shadowing
Uwaga:
a)
b)
c)
Czy jest to działanie długoterminowe: należy wybrać NIE
Kraj wyjazdu: OBOWIĄZKOWO należy wybrać POLSKA
Czas trwania – należy wpisać liczbę dni
(aby przeliczyć liczbę tygodni na liczbę dni, prosimy o
zastosowanie następującego algorytmu: 1 tydzień = 7 dni,
np.: czas trwania stażu 4-tygodniowego to 28 dni)
WAŻNE:
Aby we wniosku, prawidłowo skalkulować stawki dla „osób towarzyszących” należy:
1. W sekcji G.1 wniosku utworzyć działanie dla uczniów, jako ”Typ działania” wybierając Staże
osób uczących się w zagranicznych przedsiębiorstwach albo Staże osób uczących się
w zagranicznych placówkach kształcenia lub szkolenia zawodowego), w polu ”Osoby
towarzyszące” wpisując „0”. Można tu wpisać wszystkich uczniów wyjeżdżających w ramach
projektu, a na grupy podzielić ich w tabeli poniżej.
2. W sekcji G.1 wniosku utworzyć kolejne, osobne działanie dla opiekunów, jako ”Typ działania”
wybierając Prowadzenie zajęć/szkoleń w zagranicznej instytucji albo Szkolenie
kadry/job shadowing), w polach ”Liczba uczestników” oraz ”Osoby towarzyszące” wpisując
tę samą liczbę opiekunów. Można tu wpisać wszystkich opiekunów wyjeżdżających w ramach
projektu, a na grupy podzielić ich w tabeli poniżej.
3. Tylko w ten sposób uzyskamy prawidłowe dane finansowe w sekcji budżet.
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/dokumenty
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Mobilność uczniów i kadry
I.1. Podróż
Uwaga:




Koszty podróży na uczestnika naliczane są automatycznie w zależności
od wybranej odległości w kilometrach
Stawki kosztów podróży dla poszczególnych odległości określone są
w „Przewodniku po programie Erasmus+”
W przypadku wyboru odległości 0-99 km, zgodnie z wytycznymi
w „Przewodniku po programie Erasmus+” – koszty podróży nie
przysługują
Wybór odległości w kilometrach odnosi się do podróży najkrótszą trasą
w linii prostej i dotyczy kosztów podróży w obie strony (od miejsca
zamieszkania do miejsca docelowego, w którym realizowana będzie
mobilność i z powrotem).
Uwaga:
W celu właściwego wyboru odległości i związanej z nią kwoty
dofinansowania kosztów podróży należy obowiązkowo skorzystać
z Kalkulatora Odległości, który dostępny jest pod poniższym linkiem:
 http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_pl.htm
I.2. Wsparcie indywidualne uczestników (koszty utrzymania)
Uwaga:



Koszty te naliczane są automatycznie* w oparciu o stawki
dzienne określone dla kraju wyjazdu, długość czasu trwania
wyjazdu, liczbę uczestników;
Algorytm naliczania kosztów utrzymania jest następujący:
- 70% stawki dziennej dla kadry (określonej przez Komisję
Europejską);
- 80% stawki dziennej dla uczniów (określonej przez Komisję
Europejską);
Poglądowa tabela stawek kosztów utrzymania dla polskich
uczestników mobilności w ramach akcji KA1 VET znajduje się na
stronie internetowej.
* UWAGA: aby wyliczyć prawidłowy budżet dla osób towarzyszących – patrz punkt G.1 instrukcji.
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/dokumenty
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Mobilność uczniów i kadry
I.3. Wsparcie organizacyjne
(koszty te naliczane są automatycznie w oparciu o stawki określone
w „Przewodniku po programie Erasmus+”).
I.5. Wsparcie osób ze specjalnymi potrzebami



Dofinansowanie kosztów w tej kategorii przysługuje tylko uczestnikom
niepełnosprawnym.
Nie określono limitu dofinansowania w tej kategorii. Wysokość
wnioskowanego dofinansowania należy oszacować na podstawie
kosztów rzeczywistych.
We wniosku należy podać opis kosztów wliczonych do tej kategorii i
uzasadnienie ubiegania się o dofinansowanie.
J.2.1. Budżet projektu – całkowita kwota dofinansowania
Uwaga:



tabela „obliczone dofinansowanie” zostanie automatycznie wyliczone
przez system;
tabela „WNIOSKOWANE DOFINANSOWANIE” – musi być
OBOWIĄZKOWO wypełnione przez wnioskodawcę. Kwota w tej
kategorii może być mniejsza od kwoty obliczonego dofinansowania lub
jej równa;
w przypadku wpisania mniejszej kwoty wnioskowanego dofinansowania
– należy OBOWIĄZKOWO szczegółowo opisać powód zmiany
wnioskowanego dofinansowania w tabeli pt. „Prosimy przedstawić
ewentualne uwagi odnośnie wprowadzonego powyżej budżetu”.
K. Lista kontrolna
Uwaga:


PRZED ZŁOŻENIEM WNIOSKU ONLINE wnioskodawca
OBOWIĄZKOWO musi wydrukować „Oświadczenie” (klikając
przycisk „wydrukuj oświadczenie”), przekazać je do podpisu przez
prawną reprezentację instytucji wnioskującej, następnie
zeskanować podpisane oświadczenie i OBOWIĄZKOWO załączyć
w postaci zeskanowanego pliku w tabeli N. Załączniki.
Identycznie należy postąpić w przypadku dołączenia jakiekolwiek
dodatkowego dokumentu.
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/dokumenty
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Mobilność uczniów i kadry
O. Złożenie wniosku
Przed złożeniem i wysłaniem wniosku drogą elektroniczną (za pomocą przycisku
„Złóż i prześlij online”), należy sprawdzić jego poprawność i zatwierdzić go. Tylko
ostateczna wersja wniosku powinna zostać przesłana drogą elektroniczną do
Narodowej Agencji.
W przypadku wystąpienia problemów technicznych związanych z wypełnianiem i składaniem wniosku
online, prosimy o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem adresu e-mail:
[email protected]
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/dokumenty