Untitled - Insoft Consulting Sp. z oo

Dane Klienta:
Teatr Muzyczny im. Danuty Baduszkowej
Plac Grunwaldzki 1
81-372 Gdynia
www.muzyczny.org
Teatr Muzyczny im. Danuty Baduszkowej w Gdyni działa na trójmiejskim rynku już
kilkadziesiąt lat. Jest to najstarsza scena musicalowa oraz druga co do wielkości
scena teatralna w Polsce. Przez ponad 50-lat współpracowało z nim wielu
znanych polskich twórców. Nie zabrakło też największych światowych hitów (m.in.:
„Skrzypek na dachu”, „Chicago”, „Shrek“). Od 1990 roku prowadzi także
działalność edukacyjną – Teatr Muzyczny Junior.
SYTUACJA BIZNESOWA
W
związku
z
planowanym,
intensywnym
rozwojem
i rozbudową, w 2010 roku Teatr Muzyczny zdecydował się
na wdrożenie systemu do zarządzania. Na podjęcie takiej
decyzji
wpływ
wszelkich
miała
procesów
również
chęć
zachodzących
zautomatyzowania
w
poszczególnych
obszarach działalności Teatru.
Poszukiwano rozwiązania, które usprawni pracę Teatru
w zakresie gospodarki magazynowej, księgowości oraz zagadnień kadrowo-płacowych. Głównymi
kryteriami, którymi kierowano się przy wyborze były:

funkcjonalność,

możliwość rozwoju systemu,

szybkie pozyskiwanie informacji.
Teatr Muzyczny prowadzi specyficzną dla tej branży gospodarkę magazynową. Obejmuje ona
zarówno magazyn materiałów
niezbędnych do
produkcji spektakli, jak
również magazyn
wyprodukowanych już elementów, głównie kostiumów. Dodatkowo w Teatrze funkcjonują różnego
rodzaju
pracownie
(obuwnicza,
krawiecka,
perukarska,
stolarnia,
rekwizytornia,
garderoba,
modelatornia itp.). Poszukiwane rozwiązanie miało usprawnić działalność magazynów, jak i pracowni,
która do tej pory nie była odwzorowana w żadnym systemie, a jedynie odnotowywana w dokumentach
prowadzonych w formie papierowej przez pracowników poszczególnych działów. Prowadzenie
różnego rodzaju ewidencji w takiej formie było czasochłonne i przyczyniało się do ograniczonego
dostępu do informacji pozostałych pracowników Teatru.
Dużym utrudnieniem w pracy działu księgowości była konieczność ręcznego wprowadzania danych
z magazynu, jak również brak szybkiego i prostego dostępu do szczegółowych informacji o kosztach
spektaklu.
Teatr Muzyczny zatrudnia kilkaset osób na podstawie umów o pracę oraz umów cywilno – prawnych.
W związku z tym wdrożona aplikacja miała wesprzeć procesy kadrowo – płacowe i umożliwić sprawne
rozliczanie różnych rodzajów umów.
ROZWIĄZANIE
Teatr zdecydował się na program Comarch ERP Optima oraz współpracę z gdyńskim partnerem
Comarch - Insoft Consulting Sp. z o.o., który po szczegółowej analizie procesów zachodzących
w Teatrze dostosował program do jego specyficznych wymagań.
Case study
Strona 3 z 5
W ramach wdrożenia przeprowadzono analizę procesów zachodzących w Teatrze, a następnie
przygotowano projekt funkcjonalny przedstawiający zakres dostosowania do nich programu.
Wdrożenie objęło następujące obszary: handel, środki trwałe, księgowość oraz płace i kadry.
Dodatkowo partner Comarch zapewnił wsparcie w postaci szkoleń oraz asystę eksploatacji programu.
Wdrożenie przebiegło sprawnie, a uruchomienie programu odbyło się zgodnie z założonym planem
i nie zakłóciło pracy Teatru. Dodatkowo program został rozbudowany o narzędzie Analizy Business
Intelligence, umożliwiające uzyskanie szybkiego dostępu do potrzebnych, zagregowanych informacji.
Obecnie program Comarch ERP Optima użytkowany jest na 13 stanowiskach.
UZYSKANE KORZYŚCI
Wdrożone rozwiązanie sprostało wymaganiom dotyczącym
obsługi procesów kadrowo – płacowych. Program Comarch
ERP Optima umożliwia szybsze rozliczanie zarówno umów
o pracę, jak i umów cywilno-prawnych. Dodatkowo
aplikacja wyeliminowała konieczność ręcznego wyliczania
składników wynagrodzeń np. wynagrodzeń chorobowych,
średnich urlopowych, czy też różnego rodzaju potrąceń.
Wdrożenie programu usprawniło ewidencję i rozliczanie wynagrodzeń za spektakle za pomocą
indywidualnych składników płacowych zdefiniowanych dla każdej roli. Comarch ERP Optima
umożliwia szybkie tworzenie zestawień kosztów wynagrodzeń dotyczących pojedynczego spektaklu.
Przygotowano również rozwiązania dodatkowe, zgodnie z potrzebami Teatru. Zaliczyć do nich można
druki kadrowe (m.in. umowa o pracę, zmiana stanowiska, nabycie prawa do urlopu, karta pracy,
zestawienie dni wolnych itp.)
Program Comarch ERP Optima zautomatyzował wiele procesów zachodzących w Teatrze,
zapewniając oszczędność czasu oraz łatwy dostęp do zebranych informacji.
Wdrożenie przyczyniło się do optymalizacji gospodarki magazynowej. Bieżące odwzorowanie ruchu
w magazynach dało możliwość:

wglądu do aktualnych stanów wszystkich magazynów oraz pracowni,

rozliczania spektakli już na poziomie ich produkcji.
Dzięki możliwości tworzenia różnorodnych zestawień (z podziałem na spektakle, pracownie czy
produkty) pracownicy działu księgowości mają szybki dostęp do informacji o kosztach spektakli,
rekwizytów oraz innych elementów związanych z funkcjonowaniem Teatru.
Case study
Strona 4 z 5
ZAKRES WSPÓŁPRACY - PODSUMOWANIE
Współpraca Insoft Consulting z firmą Acel w zakresie:

dostawa licencji programu Comarch ERP Optima

kompleksowe wdrożenie programu Comarch ERP Optima

szkolenia użytkowników

usługa asysty Insoft Consulting
Wdrożone moduły Comarch ERP Optima

Analizy

Analizy Business Intelligence

Kadry i Płace

Handel

Kasa/Bank

Księga Handlowa

Środki Trwałe

Obieg dokumentów
Rozwiązania dodatkowe

Wydruki kadrowe: Karta pracy, Staż pracy, Zestawienie kategorii zaszeregowania,
Zestawienie dni wolnych.
Tekst powstał w marcu 2013 roku.
Case study
Strona 5 z 5