IGA Kotkowska i Wasiak Sp. J.

Łódź, 2014-10-28
Wdrożenie zintegrowanego systemu Comarch ERP Optima, zrealizowane w hurtowni „IGA Kotkowska
i Wasiak Spółka Jawna” w Łodzi, przez SOCO Szyma i Wspólnicy Sp.J.
"Nowoczesny handel wymaga nowoczesnych rozwiązań. Staramy się
zawsze być z nimi na bieżąco ”
– mówi Andrzej Kotkowski, Dyrektor Hurtowni IGA
O firmie
O firmie
Łódzka hurtownia IGA Kotkowska i Wasiak Spółka Jawna od
ponad dwudziestu lat utrzymuje się w czołówce regionalnych
dostawców bielizny i pończosznictwa. Oferuje produkty
czołowych polskich
producentów i importerów. Dzięki
szerokiemu asortymentowi produktów jest w Łodzi miejscem
odwiedzanym chętnie nie tylko przez przedstawicieli sklepów i
mniejszych hurtowni, ale także przez wielu klientów
detalicznych. Obecnie rozwija w regionie sieć franszyzowych
sklepów detalicznych.
Sytuacja biznesowa przed implementacją s
Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu - wyzwania
Początkowo hurtownia mieściła się we własnym lokalu. Jego lokalizacja
była atrakcyjna, ale wielkość nie pozwalała na nadmierny rozwój. Pomimo
sporej powierzchni magazynu, część ekspozycyjno-handlowa, ze względu
na ograniczenia techniczne budynku, wyglądała jak mały sklepik; było w
nim miejsce tylko na jedno stanowisko sprzedaży, wyposażone w drukarkę
fiskalną. Hurtownia w tym okresie użytkowała oprogramowanie serii
Klasyka: F++ i KP, później KH (wersje plikowe), prowadząc zawsze
księgowość we własnym zakresie.
Pomimo szczupłości bazy technicznej, już wówczas hurtownia wyróżniała się zarówno asortymentem
towarów, jak i rzetelnością względem Dostawców oraz przyjaznością dla Klientów. Aby jednak myśleć o
rozwoju - należało się rozejrzeć za nową siedzibą. W nowej lokalizacji założono prowadzenie sprzedaży
typu „cash & carry”, z kilkoma stanowiskami kasowymi, wyposażonymi w nowe drukarki fiskalne i
1
czytniki kodów kreskowych. Z uwagi na rozwój instalacji sieciowej i konieczność zapewnienia większej
wydajności systemu, hurtownia przeszła wówczas na oprogramowanie Klasyka C/S.
Po niedługim czasie okazało się ono niewystarczające, głównie ze względu na ograniczone możliwości
raportowania Klasyki i coraz większe potrzeby konwersji zestawień do arkuszy kalkulacyjnych i
dokumentów tekstowych z poziomu użytkownika. Nie bez znaczenia była także zbyt uboga możliwość
kodowania towarów, zwłaszcza w układzie precyzyjnego oznaczania towaru zarówno kodem hurtowni,
jak i producenta bądź pośrednika. Potrzebne było wprowadzenie głębokiego kodowania towarów,
bowiem Klient oczekuiwał szybkiej informacji nie tylko o dostępności towaru w ogóle, ale także o jego
ilości dostępnej w poszczególnych rozmiarach, kolorach, czy też o różnych cechach. We znaki dawał się
brak rozdzielności dokumentów handlowych i magazynowych w Klasyce.
Bardzo istotny był również skok technologiczny - firma planuje dalszy rozwój sieci franszyzowej; dzięki
Optimie można to było zorganizować o wiele łatwiej, niż w Klasyce.
Rozwiązanie
Ponieważ personel hurtowni uczestniczył wcześniej w otwartych
szkoleniach, organizowanych w latach 2009-2011 przez SOCO w
ramach projektu „Szkolenia ogólne dla kadry zarządzającej i
pracowników przedsiębiorstw z obsługi oprogramowania do
zintegrowanego zarządzania przedsiębiorstwem (tzw. ERP)
opartego na technologii SQL” współfinansowanego ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego, część pracowników dysponowała podstawową
wiedzą z zakresu Comarch ERP Optima Handel. Pracownicy ci stanowili dodatkowe wsparcie w zakresie
podstawowej funkcjonalności Optimy. Działania wdrożeniowe praktycznie koncentrowały się na
uzupełnieniu wiedzy o nowościach wprowadzonych w interfejsie Comarch ERP Optima 2012/2013/2014
oraz przedstawieniu nowych funkcjonalności systemu (szkolenia w ramach projektu, ze względu na cykl
przygotowawczy i opracowaną dokumentację, były zorganizowane dla Optimy w wersji 17).
Przyjęto 12 godzin intensywnego wdrożenia, z czego połowa to były wykłady i pokazy, 5 godzin pracy
na bazie testowej, opartej na rzeczywistych słownikach kontrahentów i towarów oraz 10 godzin
wsparcia „czuwającego” po uruchomieniu systemu na rzeczywistej bazie produkcyjnej. W jego trakcie
specjalista był angażowany do doraźnych, ”gorących” problemów, zgłaszanych przez personel na
poszczególnych stanowiskach.
1 stycznia 2014 roku, zgodnie z założonym harmonogramem wdrożenia, system Comarch ERP Optima
wystartował na bazie produkcyjnej.
Równocześnie z modułem Handel, dla potrzeb detalicznych uzupełnionym modułem Detal, ruszyły także
moduły KH+ i BI, co przełożyło się na zupełnie inną jakość pracy w zakresie zarządzania firmą poprzez
znaczne poszerzenie możliwości analitycznych i sprawozdawczych całego systemu.
2
Korzyści
System Comarch ERP Optima umożliwił prowadzenie efektywnego
zarządzania siecią sklepów franszyzowych (scentralizowane,
precyzyjne zarządzanie łańcuchem dostaw oraz cenami sprzedaży, a
także minimalizacja stanów magazynowych przy zachowaniu możliwie
najszerszego, niezbędnego asortymentu rozmiarowego – do ok. 75%
stanu początkowego) Na podstawie prowadzonych analiz umożliwił
szybsze i trafniejsze podejmowanie decyzji biznesowych oraz ściślejsze
kontrolowanie kosztów, związanych z poszczególnymi punktami sprzedaży. Zaobserwowano także
skrócenie średniego czasu obsługi klienta w samoobsługowym trybie „cash & carry” o ok. 20 %.
Dzięki większym możliwościom różnego kodowania towarów, przedstawiciele handlowi mogą
efektywniej przeglądać zawartość magazynów i przez to – znacząco poszerzać ofertę, a więc takżewzmacniać wolumen sprzedaży firmy. Najistotniejsze jednak było pozyskanie możliwości całościowego,
syntetycznego oglądu stanu bieżącego firmy, co przełożyło się na precyzję i efektywność w zarządzaniu
nią.
"Dzięki systemowi Comarch ERP Optima otrzymuję wiele
precyzyjnych informacji, które są przydatne do ciągłego
doskonalenia naszych relacji z Klientami i Dostawcami ”
- Irena Kotkowska, Wspólniczka Hurtowni IGA
Wdrożone moduły Comarch ERP Optima:
HA,DET, KHP,ST, KB,BI,
Dane klienta:
Firma wdrażająca:
IGA Kotkowska i Wasiak Spółka Jawna
91-341 Łódź, ul. Brukowa 6/8
42 640 70 61
www.iga.biz.pl
SOCO Szyma i Wspólnicy Sp. J.
90-249 Łódź, ul. S. Jaracza 45
42 630 31 56
www.soco.com.pl
3