CEO-Sposob-na-CUW - IPOPEMA Business Consulting

Dobre praktyki | inwestycje
Sposób na CUW
Jednym ze sposobów na obniżenie kosztów działania jest uruchomienie centrum usług
wspólnych, które pozwala dodatkowo poprawić efektywność i jakość zarządzania firmą.
W warunkach pogorszenia dostępu do finansowania warto wesprzeć jego tworzenie
dotacjami unijnymi.
B
udowa centrum usług wspólnych (CUW) jest zwykle złożonym procesem, wymagającym
zaangażowania znacznych
środków finansowych. Jak każda transformacja, reorganizacja służb wsparcia
wymaga poniesienia kosztów i nakładów związanych z wieloma rodzajami
wdrażanych zmian.
Optymalizacja zatrudnienia niesie
za sobą konieczność wypłaty odpowiednich odpraw i świadczeń zagwarantowanych zgodnie z funkcjonującymi
28
CEO / WRZESIEŃ 2009 • www.magazynceo.pl
w firmie porozumieniami grupowymi,
natomiast centralizacja generuje potrzebę dofinansowania w zakresie relokacji pracowników do wybranego miejsca
CUW. Zwykle jeszcze większe nakłady
związane są ze zmianami dotyczącymi
infrastruktury IT, wdrożenia niezbędnych modyfikacji systemów i nowych
rozwiązań informatycznych. Do tego
dochodzą koszty związane z wybudowaniem lub wydzierżawieniem siedziby
oraz dostosowaniem powierzchni biurowej, zgodnie z wymogami nowoczesnego
centrum usług wspólnych, i wynagrodzenie doradcy wspierającego proces wdrożenia zmiany organizacyjnej.
Należy zatem liczyć się z kosztami rzędu
kilku, a nawet kilkunastu milionów
złotych. To z kolei, jak nietrudno przewidzieć, może przyprawić o ból głowy
niejednego dyrektora finansowego.
Obiecujące Poddziałanie 4.5.2
W tej sytuacji warto przedyskutować dodatkową możliwość finansowania wdrożenia centrum usług przy wykorzystaniu
ILUSTRACJA: ISTOCKPHOTO
Maksymilian Randzio
dotacji unijnych. Z pomocą przedsiębiorstwom przychodzi Program Operacyjny
Innowacyjna Gospodarka 2007–2013,
umożliwiający pozyskanie dotacji unijnych na tworzenie lub rozbudowę centrum
usług wspólnych w ramach Poddziałania
4.5.2. Celem tego Poddziałania jest zwiększenie poziomu inwestycji, w szczególności dotyczących najnowszych rozwiązań technologicznych i nowoczesnych
usług. Program wspiera przedsiębiorstwa
usługowe, które dokonują inwestycji
o wysokim potencjale innowacyjnym,
o dużej wartości, tworzą wiele miejsc
pracy. Koncepcja centrum usług wspólnych doskonale wpisuje się w realizację
tego celu, co zostało potwierdzone bezpośrednim wskazaniem CUW, jako
jednego z projektów współfinansowanych ze środków unijnych. Poddziałanie
4.5.2 wspiera również centra badawczo-rozwojowe i centra IT, co w znaczący sposób zwiększa konkurencję w ramach konkursu.
Bez wątpienia jest o co walczyć.
Kwota przeznaczona w bieżącym
roku na dofinansowanie w ramach
Poddziałania 4.5.2 wynosi 1 059 360
000 zł. Od 25 maja prowadzony jest
nabór ciągły, aż do wyczerpania alokacji przeznaczonej na 2009 r. Zgodnie
z informacjami podanymi przez
Ministerstwo Gospodarki, do 28 sierpnia złożone zostały wnioski odpowiadające 76,11% alokacji przewidzianej
w obecnym roku. Analogiczne nabory
wniosków planowane są również na
kolejne lata Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka 2007–2013.
Maksymalny udział dofinansowania wynosi 30% wydatków kwalifikowanych przy wymaganym wkładzie
własnym w wysokości jedynie 25%
całości kosztów projektu. Zakres wydatków kwalifikowanych jest obszerny.
Zaliczyć tu można koszty związane
z zakupem środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych
lub koszty utworzenia nowych miejsc
pracy (dwuletnie koszty wynagrodzenia pracowników).
Potencjał dofinansowania jest więc
bardzo duży, co łatwo uświadomić sobie,
przeprowadzając prostą kalkulację:
2 lata x 12 miesięcy x 200 pracowników
x średni miesięczny koszt pracownika
3500 zł x 30% = 5,04 mln zł!
Symulacja punktacji merytorycznej fakultatywnej dla CUW
30 punktów otrzymujemy bezwarunkowo ze względu na: rodzaj planowanej inwestycji (15 punktów) oraz konkurencyjność cenową i jakościową (15 punktów). Wynika to
bezpośrednio z założeń modelu funkcjonowania centrum – świadczenie wysokiej jakości usług po konkurencyjnej cenie dzięki zwiększeniu efektywności. Wykazanie pozytywnego wpływu na polityki horyzontalne UE to dodatkowe 3 punkty – za zapewnienie równości kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminowanie. Natomiast nawiązanie
współpracy z podmiotami z sektora MSP w wyniku realizacji projektu może zapewnić
kolejne 5 punktów. Za przewidywany przyrost netto pracowników można otrzymać
od 2 do 15 punktów. Załóżmy, że tworzymy centrum usług wspólnych z przyrostem
zatrudnienia netto w przedziale 201–225, za co otrzymujemy 10 punktów.
Kolejne kryterium dotyczy planowanego odsetka pracowników z wyższym wykształceniem, gdzie można otrzymać 0,5, 5 lub 10 punktów za wynik odpowiednio poniżej
50%, w przedziale 50–70% i powyżej 70%. Praktyka pokazuje, że w przypadku
centrów usług wspólnych wynik ten mieści się przeważnie w przedziale 50–70%. Do
wyniku doliczamy więc 5 punktów.
Punktację różnicuje się także w zależności od miejsca, w którym ma powstać CUW.
Kryterium to pozwala uzyskać od 0 do 9 punktów. Wyższą liczbę punktów otrzymuje
się za umieszczenie centrum na obszarach preferowanych ze względu na poziom bezrobocia, wg NUTS 3 – to klasyfikacja służąca identyfikacji obszarów kwalifikujących się
do wsparcia w ramach polityki strukturalnej UE, wydzielająca podregiony składające
się najczęściej z kilku powiatów. Liczba punktów ustalana jest poprzez obliczenie procentowego stosunku stopy bezrobocia wybranej lokalizacji do średniej krajowej stopy
bezrobocia. Jeśli sięga on 50–100% średniej krajowej stopy bezrobocia, otrzymujemy
4 punkty. Wyższy wynik dla tego kryterium jest mało prawdopodobny ze względu na
specyficzne wymagania lokalizacyjne, które występują przy tworzeniu centrum usług
wspólnych. Centrum nie może bowiem funkcjonować na obszarach w pełni rolniczych
lub w małym ośrodku bez odpowiedniej bazy edukacyjnej. Z drugiej strony, istnieje
ryzyko wyboru lokalizacji o wybitnie niskiej stopie bezrobocia.
W wyniku przeprowadzonej symulacji osiągnięty został wynik 57 punktów, który
oznacza uzyskanie rekomendacji Komisji Konkursowej.
Co można dofinansować?
Kwestią zasadniczą w dofinansowaniu
budowy lub rozbudowy centrum jest
wybór przedmiotu dofinansowania, którym mogą być koszty inwestycji w środki trwałe oraz wartości niematerialne
i prawne lub koszty utworzenia miejsc
pracy. Nie ma możliwości łączenia kosztów kwalifikowanych w ramach dwóch
kategorii wydatków. Co zatem mamy
do wyboru? Koszty kwalifikujące się
do objęcia pomocą z pierwszej kategorii obejmują m.in.: cenę nabycia prawa
własności lub wieczystego użytkowania
gruntów do wysokości 10% całkowitych
kosztów kwalifikujących się do objęcia
pomocą na inwestycję, cenę nabycia lub
koszt wytworzenia środków trwałych,
w tym: budowli i budynków, maszyn
i urządzeń, narzędzi, przyrządów
i aparatury, wyposażenia technicznego
i infrastruktury technicznej dla prac
biurowych, infrastruktury technicznej
związanej z nową inwestycją czy cenę
nabycia materiałów lub robót budowlanych, pod warunkiem że pozostają
w bezpośrednim związku z celami projektu inwestycyjnego objętego wsparciem na nowe inwestycje.
Alternatywą jest uwzględnienie
w kosztach kwalifikowanych dwuletnich kosztów pracy nowo zatrudnionych pracowników. Obejmują one koszty
płacy brutto tych osób, powiększone
o obowiązkowe płatności związane z zatrudnieniem, ponoszone przez przedsiębiorcę od dnia zatrudnienia.
Na podstawie praktyki budowy
i wdrażania CUW stwierdzić można,
że największy udział w jego wydatkach
stanowią koszty pracy, dlatego to właśnie ta kategoria dofinansowania jest
zwykle bardziej korzystna dla przedsiębiorstw aplikujących. Niemniej jednak
już na etapie konstruowania wstępnego biznesplanu należy zwrócić uwagę
www.magazynceo.pl • WRZESIEŃ 2009 / CEO
29
Dobre praktyki | inwestycje
na uwzględnienie wszystkich kategorii
kosztów kwalifikowanych w ramach
Poddziałania 4.5.2. To pozwoli w późniejszym etapie wybrać optymalny
wariant dofinansowania na podstawie
zweryfikowanych wartości.
minimum 5 lat, a w przypadku małych
i średnich przedsiębiorstw przez 3 lata od
zakończenia projektu. W centrum usług
wspólnych trwałość rezultatów może
zostać zapewniona jedynie poprzez zachowanie nowo utworzonych miejsc pracy.
Jak policzyć dotowany wzrost
zatrudnienia
W poszukiwaniu handicapu
Podstawowym kryterium formalnym,
kwalifikującym projekt do programu,
jest wykazanie wzrostu zatrudnienia
netto nie mniejszego niż 100 osób.
Należy przez to rozumieć wzrost netto
liczby pracowników u danego przedsiębiorcy, wynikający bezpośrednio z realizacji inwestycji, w stosunku do średniego zatrudnienia w ciągu 12 miesięcy
poprzedzających dzień złożenia wniosku
o udzielenie pomocy. Liczba pracowników jest kalkulowana w przeliczeniu na
pełne etaty w ciągu jednego roku, a więc
pracownicy zatrudnieni na niepełny etat
oraz pracownicy sezonowi są przeliczani
na pełne etaty.
Obligatoryjny przyrost nowych miejsc
pracy musi rozpocząć się w trakcie realizacji inwestycji i trwać nie dłużej niż
przez 3 lata po jej zakończeniu, osiągając
w tym czasie przynajmniej minimalny
wymagany wzrost.
Należy pamiętać, że za nowo zatrudnionego pracownika nie będzie uznana osoba wykonująca pracę na rzecz
wnioskodawcy na podstawie umowy
o dzieło, umowy zlecenia czy w formie
samozatrudnienia, a także osoba, której
dotychczasowy stosunek prawny został
zmieniony na umowę o pracę.
W przypadku grup kapitałowych
decydujących się na restrukturyzację
i utworzenie centrum usług wspólnych
należy ostrożnie planować ewentualne
przesunięcia części zasobów do nowego podmiotu. Chociaż przyrost nowych
miejsc pracy liczony jest w odniesieniu
do wnioskodawcy (wraz z podmiotem
właścicielskim wobec wnioskodawcy)
i nie dotyczy stanu zatrudnienia całej
grupy kapitałowej, pracownicy przenoszeni do centrum na mocy artykułu 23 Kodeksu pracy nie mogą zostać
uwzględnieni w wymaganym wzroście
zatrudnienia netto.
Zgodnie z regulaminem konkursu,
wnioskodawca musi ponadto zapewnić trwałość rezultatów projektu przez
30
CEO / WRZESIEŃ 2009 • www.magazynceo.pl
Załóżmy, że podejmujemy decyzję o budowie centrum, które zapewni wzrost
zatrudnienia netto w wymaganej liczbie
100 osób. Przed podjęciem decyzji aplikowania o dotacje i zaangażowaniem
zespołu w przygotowanie wniosku kluczową kwestią jest szczegółowa weryfikacja wszystkich kryteriów przyzna-
dofinansowanie Cuw
Nabór wniosków o dofinansowanie
prowadzony jest w trybie konkursowym otwartym przez instytucję
wdrażającą, w tym wypadku Ministerstwo Gospodarki. Nabór ma charakter
ciągły, czyli trwa do wyczerpania
alokacji środków przeznaczonych na
dany rok lub do końca danego roku
(w zależności, co nastąpi szybciej).
Ocena formalna trwa nie dłużej niż 30
dni roboczych od daty wpływu wniosku, natomiast ocena merytoryczna nie
dłużej niż 75 dni kalendarzowych. Cały
proces, od przesłania wniosku o dofinansowanie do chwili poinformowania
wnioskodawcy o przyznaniu wsparcia,
trwa około 4 miesięcy. W dalszej kolejności, w terminie nie dłuższym niż 30
dni, przygotowuje się z beneficjentem
umowę o dofinansowanie.
wania punktów i szacunek możliwej
do uzyskania liczby punktów. Każdy
wnioskodawca musi spełnić szereg kryteriów formalnych oraz merytorycznych. O ile kwestie formalne nie powinny przysporzyć problemów większości
przedsiębiorstw (z wyjątkiem wcześniej
opisanych kryteriów dotyczących wzrostu zatrudnienia netto), o tyle kryteria
merytoryczne już tak.
Te ostatnie dzielą się na kryteria obligatoryjne i kryteria fakultatywne. Do
kategorii obligatoryjnej zaliczone zostały m.in.: opłacalność finansowa przedsięwzięcia, zdolność wnioskodawcy do
sfinansowania projektu, dostępność
zasobów gwarantujących realizację projektu oraz, w przypadku dużych przedsiębiorstw, spełnienie efektu zachęty
(nie dotyczy MSP).
Wątpliwości mogą pojawić się w zakresie wymogu spełnienia efektu zachęty, który polega na uzasadnieniu, że
inwestycja nie byłaby dokonana w przypadku nieotrzymania pomocy. Praktyka
pokazuje, że jest to trudne do wykazania.
Dlatego przewidziano jednocześnie złagodzone rygory w omawianym względzie, których spełnienie pozwala uznać
dany projekt jako wypełniający znamiona efektu zachęty. W tym przypadku
niezbędne jest wykazanie, że pomoc znacząco przyczyni się do zwiększenia rozmiaru, zasięgu, tempa realizacji projektu
lub wydania większych kwot.
Warunkiem uzyskania dofinansowania jest uzyskanie minimum
55 wymaganych punktów w ramach
kryteriów merytorycznych fakultatywnych. Ustalone kryteria faworyzują centra badawczo-rozwojowe, o czym świadczy przyznawanie 35 punktów dla tego
rodzaju inwestycji (dla CUW jedynie
15 punktów) czy maksymalnej punktacji za przyrost zatrudnienia już przy
wzroście powyżej 20 pracowników (dla
CUW odpowiednio przy wzroście powyżej 250 pracowników). Z kolei centra IT
otrzymują już na starcie 25 punktów
z tytułu zakładanego rodzaju inwestycji. Niemniej jednak wymagany próg
55 punktów jest możliwy do uzyskania
również przez centrum usług wspólnych realizujące usługi, np. w zakresie
finansów i księgowości czy kadr i płac.
Potwierdza to przeprowadzona symulacja (patrz ramka).
Ryzyko pod kontrolą
Ważną kwestią jest możliwie wczesna identyfikacja rodzajów ryzyka
związanych z możliwością nieuzyskania wymaganego progu punktowego.
Analiza powinna odbyć się we wczesnej fazie planowania docelowego kształtu i sposobu działania centrum usług
wspólnych, co pozwoli na odpowiednie
przeformułowanie planów.
Ryzyko zasadniczo związane jest
z dwoma kryteriami: przyrostem netto
pracowników i odsetkiem pracowników z wyższym wykształceniem.
W przypadku, gdy jeszcze na etapie
przygotowywania wniosku planowany przyrost zatrudnienia netto spadnie
o 25%, punktacja zmniejszy się o 4 lub
6 punktów, tym samym uniemożliwiając osiągnięcie wymaganego progu 55
punktów. W takiej sytuacji wnioskodawca może rozważyć zwiększenie przyrostu netto, np. poprzez rozszerzenie
zakresu restrukturyzacji i przeniesienie
do centrum obsługi dodatkowych funkcji wsparcia. Jednak zmiany te muszą
być każdorazowo wnikliwie analizowane i wymagają wsparcia doświadczonego
doradcy. Ryzyko obniżenia udziału pracowników z wyższym wykształceniem
w całości zatrudnionych powinno zostać
uwzględnione przy planowaniu rekrutacji do centrum. Odpowiednie wymogi
rekrutacyjne oraz bieżący monitoring
procesu rekrutacji powinny całkowicie
wyeliminować ryzyko osiągnięcia wyniku poniżej 50%. Co więcej, możliwe jest
podniesienie punktacji aż o 5 punktów,
przy założeniu uzyskania tego wyniku
powyżej 70%. W tej mierze konieczne
jest jednak przeprowadzenie wnikliwej
analizy wymogów rekrutacyjnych, dopasowując je do potrzeb obsługi procesów
w centrum.
Czynnik wsparcia
Jak pokazuje praktyka, proces aplikowania o dotacje nie jest łatwy. Staranne
przygotowanie wniosku wymaga nie
zostać osiągnięty dopiero wtedy, gdy
przedsiębiorstwo skutecznie przeprowadzi planowany projekt, utworzy założoną
liczbę miejsc pracy, uzyska zakładane
korzyści oraz otrzyma pozytywną ocenę
w trakcie okresowych kontroli ze strony
instytucji wdrażającej. W rezultacie beneficjent będzie miał prawo do wniosko-
Podstawowym kryterium formalnym
kwalifikującym projekt do programu
jest wykazanie wzrostu zatrudnienia
nie mniejszego niż sto osób.
tylko znacznego zaangażowania czasowego, ale również znajomości wymogów
UE, umiejętności odpowiedniego przedstawienia projektu oraz przygotowania
szczegółowego biznesplanu. Wypełnienie wniosku o dofinansowanie jest
jedynie pierwszym krokiem na drodze
do uzyskania dofinansowania projektu transformacji służb wsparcia. Nie
wystarczy bowiem otrzymać rekomendację Komisji Konkursowej. Sukces może
wania o refundację ustalonej w ramach
konkursu części poniesionych kosztów
kwalifikowanych.
Aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia na którymkolwiek etapie
realizacji całego przedsięwzięcia, warto
pomyśleć o skorzystaniu z pomocy
doświadczonego doradcy.
•
Autor pracuje jako Senior Consultant
w IPOPEMA Business Consulting.
www.magazynceo.pl • WRZESIEŃ 2009 / CEO
31