Załącznik nr 2 do siwz ZP 32-2015

Załącznik nr 2 do Siwz ZP 32/2015/CZP
Kody CPV
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane
92370000-5 - Usługi techników dźwięku
92312000-1 - Usługi artystyczne
92312100-2 - Usługi świadczone przez producentów teatralnych, grup wokalnych, zespołów
i orkiestr rozrywkowych
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji dot. zakończenia realizacji projektu pn.:
„Rozbudowa Podkarpackiego Parku Naukowo – Technologicznego (PPNT) - II etap ” realizowanego
w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 – 2013, Priorytet I: Nowoczesna
gospodarka, Działanie I.3 Wspieranie innowacji, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego.
II. Opis i cel konferencji
Celem konferencji jest zapoznanie opinii publicznej z efektami realizacji projektu pn.: „Rozbudowa
Podkarpackiego Parku Naukowo – Technologicznego (PPNT) - II etap ” realizowanego w ramach
Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 – 2013, Priorytet I: Nowoczesna gospodarka,
Działanie I.3 Wspieranie innowacji, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego.
W ramach konferencji planuje się zorganizowanie: prezentacji na temat projektu (cele projektu, efekty
realizacji oraz zapoznanie z aktualną ofertą PPNT), konferencji prasowej dla mediów, cateringu wraz
z obsługą dla uczestników konferencji oraz występu artystycznego.
Konferencja zostanie zorganizowana w sali konferencyjnej w budynku głównym – A (sala nr 132)
na terenie kompleksu Inkubatora Technologicznego PPNT. Konferencja skierowana będzie przede
wszystkim do przedsiębiorców z kraju, ze szczególnym uwzględnieniem MŚP z Podkarpacia,
potencjalnych inwestorów zagranicznych zainteresowanych inwestowaniem na Podkarpaciu,
przedsiębiorców, którzy już zainwestowali w PPNT, studentów, absolwentów, doktorantów z terenu
Podkarpacia, mieszkańców Podkarpacia, władz kraju, województwa, powiatów, gmin Podkarpacia.
Strona 1 z 11
Termin konferencji:
Inkubator Technologiczny, Jasionka 954– konferencja odbędzie się w dniu 18.11.2015 r.
Liczba uczestników: 200 osób.
Całe zadanie należy zrealizować w dniu 18.11.2015 r.
Ramowy harmonogram1:
•
konferencja prasowa
•
rejestracja - serwis kawowy
•
uroczyste rozpoczęcie (Pan Prezes)
•
prez. zapoznanie z aktualną ofertą PPNT (Pani Prezes)
•
występy prelegentów wraz z panelem dyskusyjnym
•
występ artystyczny
•
lunch
- godz. 10.00 – 10.30,
- godz. 10.30 – 11.00,
- godz. 11.00 – 11.15,
- godz. 11.15 – 11.40,
- godz. 11.40 – 13.10,
- godz. 13.15 – 14.00,
- godz. 14.00 – 15.00,
III Zadania Wykonawcy:
Organizacja konferencji:
• wyposażenie sali konferencyjnej,
• wyposażenie sali narad,
• przygotowanie recepcji konferencji,
• obsługa konferencji,
• wykonanie materiałów konferencyjnych,
• promocja konferencji w mediach,
• program artystyczny podczas konferencji,
• catering.
1. Wyposażenie sali konferencyjnej (nr 132) znajdującej się w Inkubatorze Technologicznym
Budynek A:
a) wyposażenie sali w scenę (nie mniejsza niż 4x5m- wysokość 30 cm, wykonana z podestów
scenicznych o wymiarach 200cm x 100 cm, ilość podestów 10 sztuk, nośność min. 500 kg/m² -pokryta
wykładziną welurową w wybranym kolorze o wymiarach 4m x 5m) – scena pozwalająca na występ
artystyczny;
b) kratownica aluminiowa, system QUA 290 (wykonany jest z rury 50x3mm oraz lamelek 20x2mm.
Posiada gniazdo SZ02.02., certyfikat ISO DIN 4113 oraz TÜV) na statywach wysokich VMB TE-076
(obciążenie: maksymalne - 200 kg, minimalne - 25 kg, wysokość: maksymalna - 6.32 m, minimalna - 1.75
1
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ramowego planu konferencji do dnia podpisania umowy z Wykonawcą. Obsługa przedmiotu
zamówienia odbywać się będzie w dniu realizacji konferencji w godzinach 7.00 - 19.00 w celu przeprowadzenia prac montażowych i
demontażowych oraz przygotowawczych i porządkowych.
2
m, materiał: profile stalowe zgodne z normą DIN 2394, waga: 95 kg, wymiary: szerokość - 2.47 m,
głębokość: 2.47 m);
c) horyzont wysokość max 600cm szerokość min. 40mb kolor biały perłowy;
d) nad sceną instalacja rampy z oświetleniem (również pod potrzeby występów artystycznych). System
oświetleniowy - oświetlenie frontu sceny oraz oświetlenia kontrowe, oświetlenie publiczności oparte na
inteligentnych urządzeniach ze źródłem światła LED ROBE Robin 600LedWash - 12szt, Robe Robin
Pointe - 6szt, konsoleta sterująca systemem oświetleniowym GrandMA2 OnPc Wing, splitery sygnału
DMX PXM PX-094 3, kompletne okablowanie systemu oświetleniowego;
e) system projekcji multimedialnej - dwa projektory multimedialne NEC PX750U 7500AnsiLm FullHD wraz
z dwoma ekranami projekcyjnymi firmy PROJECTA o wymiarach 400cm w formacie 16:9 (linia ekranów
szybkiego montażu tzw. Fast-Fold, dedykowana do zastosowań mobilnych- projekcji plenerowych,
eventów oraz zastosowań w edukacji);
f) Realizacja wizji - 2 szt kamera fullHD (Panasonic AG-HPX500 2/3" Shoulder Mounted P2 Camcorder),
mikser wizyjny BlackMagic emisja materiałów video, nagrywarka twardodyskowa oparta
o komputer MAC BOOK PRO wraz z dedykowanym oprogramowaniem;
g) system nagłośnieniowy- strefowy system nagłośnienia, stół mixerski QSC Touchmix16, oraz 4 systemy
bezprzewodowe Sennheiser Serii 500,
h) zapewnienie transmisji, przekazanej przez Zamawiającego, prezentacji o PPNT, w foyer przed
rozpoczęciem konferencji oraz w trakcie przerwy kawowej;
i) wyposażenie sceny w ławę i krzesła dla 7 osób;
j) wyposażenie sceny w mównicę posiadającą zamontowany mikrofon, oraz pozwalającą na podgląd
prezentacji dla prelegenta
k) Wykonawca przygotuje według wskazówek przekazanych przez Zamawiającego tabliczki zawierające
imię, nazwisko, funkcję każdej z osób zasiadających przy stole prezydialnym. Tabliczki wykonane
z tworzywa sztucznego, trwałe i estetyczne, papier standard, druk zafoliowany. Tabliczki muszą zawierać
wszelkie niezbędny oznaczenia zgodnie z wytycznymi dot. Promocji projektów współfinansowanych z
Programu
Operacyjnego
Rozwój
Polski
Wschodniej
(strona
internetowa:
http://porpw.parp.gov.pl/files/112/146/408/10002.pdf). W tym również tabliczki dla prelegentów
występujących w panelu dyskusyjnym;
l) zapewnienie nagłośnienia przez cały czas trwania konferencji (minimum 8 bezprzewodowych
mikrofonów.
ł) oznakowanie sali konferencyjnej, drogi do sali w której odbędzie się konferencja. Sala musi być
odpowiednio oznakowana i wizualizowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym
w trakcie realizacji zamówienia, zgodnie z wytycznymi dot. Promocji projektów współfinansowanych
z
Programu
Operacyjnego
Rozwój
Polski
Wschodniej
(strona
internetowa:
Strona 3 z 11
http://porpw.parp.gov.pl/files/112/146/408/10002.pdf); Oznakowanie musi być gotowe na co najmniej
godzinę przed rozpoczęciem się konferencji.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie elementów technicznych pomieszczeń,
w których zostanie zorganizowana konferencja. Wykonawca będzie także odpowiedzialny za montaż
i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas konferencji.
Zamawiający przed rozpoczęciem i w trakcie konferencji, może dokonać przeglądu poprawności działania
poszczególnych urządzeń;
Wykonawca zapewni do obsługi konferencji min.: 1 realizatora dźwięku, 1 realizatora wizji, 1 realizatora
oświetlenia, 2 operatorów kamery, 1 osobę do obsługi systemu multimedialnego, 2 monterów dekoracji
i sceno techniki, 3 techników sceny (co najmniej na godzinę przed rozpoczęciem konferencji prasowej)
czuwającego nad przebiegiem całości konferencji w tym również konferencji prasowej;
2. Wyposażenie Sali narad:
a) konferencja prasowa odbędzie się w Inkubatorze Technologiczny Podkarpackiego Parku NaukowoTechnologicznego Jasionka 954 36-002 Jasionka, sali narad nr 113;
b) liczba uczestników: 20 osób;
c) oznakowanie sali narad, drogi do sali w której odbędzie się konferencja. Oznakowanie musi być gotowe
na co najmniej godzinę przed rozpoczęciem się konferencji prasowej. Sala przeznaczone na konferencję
prasową musi zostać przygotowane, tak aby dostosować ją do liczby uczestników. Sala musi być
odpowiednio oznakowana i wizualizowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony
z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, zgodnie z wytycznymi dot. Promocji projektów
współfinansowanych z Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej (strona internetowa:
http://porpw.parp.gov.pl/files/112/146/408/10002.pdf);
b) sala narad na godzinę przed konferencją zostanie wyposażona w stół prezydialny na 7 osób;
c) Wykonawca zapewni nagłośnienie przez cały czas trwania konferencji (minimum 8 bezprzewodowych
mikrofonów,
e) Wykonawca przygotuje według wskazówek przekazanych przez Zamawiającego tabliczki zawierające
imię, nazwisko, funkcję każdej z osób zasiadających przy stole prezydialnym. Tabliczki wykonane z
tworzywa sztucznego, trwałe i estetyczne, papier standard, druk zafoliowany. Tabliczki muszą zawierać
wszelkie niezbędny oznaczenia zgodnie z wytycznymi dot. Promocji projektów współfinansowanych z
Programu
Operacyjnego
Rozwój
Polski
Wschodniej
(strona
internetowa:
http://porpw.parp.gov.pl/files/112/146/408/10002.pdf);
3. Przygotowanie recepcji konferencji:
Stół recepcyjny wraz z dwoma siedziskami pozwalający na wygodne ułożenie list obecności, gadżetów
konferencyjnych, materiałów konferencyjnych. Zapewnienie patery/szklanego naczynia na wizytówki
dla uczestników konferencji.
4. Obsługa konferencji:
a) zapewnienie konferansjera.
4
b) zapewnienie obsługi szatni co najmniej na godzinę przed rozpoczęciem konferencji
(prasowej/właściwej), w trakcie jej trwania do czasu zakończenia konferencji właściwej i wyjścia
ostatniego gościa, (minimum 2 osoby);
c) zapewnienie obsługi technicznej (co najmniej na godzinę przed rozpoczęciem konferencji prasowej)
na cały okres trwania konferencji prasowej oraz właściwej (minimum 2 osoby);
d) zapewnienie 2 hostess/hostów obecnych podczas konferencji prasowej, konferencji właściwej
mających za zadanie podawanie mikrofonów uczestnikom zadającym pytania/prelegentom;
e) zapewnienie 1 osoby do obsługi sprzętu komputerowego podczas konferencji prasowej, właściwej
(m.in. obsługa komputera, projektora multimedialnego, zmiana slajdów podczas prezentacji);
f) zapewnienie 2 osób do obsługi recepcji konferencji i rejestracji gości. Obsługa rejestracji musi być
gotowa na co najmniej godzinę przed rozpoczęciem właściwej konferencji. Zamawiający przekaże
Wykonawcy w wersji elektronicznej listę uczestników konferencji na 11 dni przed jej rozpoczęciem.
Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania listy obecności, listy odbioru gadżetów konferencyjnych.
Obsługa recepcji będzie zobowiązana do uzyskania podpisu na liście obecności, liście przekazania
gadżetów konferencyjnych wszystkich uczestników, wydania każdemu uczestnikowi kompletu materiałów
oraz gadżetów konferencyjnych. Nieodebrane gadżety oraz materiały konferencyjne wraz
z listami obecności, listami odbioru gadżetów zostaną przekazane do siedziby Zamawiającego
po zakończeniu konferencji.
g) zapewnienie min 1 osoby sprzątającej wraz ze sprzętem i środkami czystości do utrzymania czystości
ciągów komunikacyjnych i wejścia do budynku w trakcie konferencji.
5. Wykonanie materiałów konferencyjnych:
a) Wydrukowanie dla wszystkich uczestników konferencji (200 sztuk) materiałów informacyjnych (agenda
i prezentacja); format A4, nadruk dwustronny, szacowania liczba stron – 21 (ostateczna ilość stron
uzależniona jest od objętości prezentacji). Materiał powinien być w zwartej formie – szycie lub
bindowanie – zapakowany w papierowe teczki. Zamawiający poniesie rzeczywisty koszt wydrukowanej
liczby stron. Zastrzega się, że materiały mogą być drukowane na 4 dni robocze przed konferencją.
b) Zadaniem Wykonawcy będzie złożenie teczek i umieszczenie w każdej materiałów
konferencyjnych tj. m.in. wydrukowanych materiałów konferencyjnych. Umieszczenia w każdej teczce
folderu promocyjnego przekazanego Wykonawcy przez Zamawiającego.
c) Przygotowanie prezentacji multimedialnej – szacowana liczba slajdów 20 w programie powerpoint,
w tym przygotowanie jednej skróconej wersji prezentacji na potrzeby konferencji prasowej wykonanej na
podstawie prezentacji głównej. Do prezentacji zostaną wykorzystane materiały (logotypy, zdjęcia, treści)
dostarczone przez Zamawiającego. Opisy w poszczególnych slajdach powinny być zwięzłe, czytelne
i jasne w przekazie. Mają one stanowić uzupełnienie do wyświetlonych zdjęć i grafik przekazanych przez
zamawiającego.
d) wydruk min. 2 sztuk agend na konferencję, 4+0, papier kredowy o formacie A3 oraz zapewnienie
ekspozycji agendy przy recepcji i przed salą konferencyjną (na sztalugach lub stojakach).
f) wszystkie materiały konferencyjne opisane w punkcie nr 5 (a, b, c, d) muszą być oznakowane zgodnie
z wytycznymi dot. Promocji projektów współfinansowanych z Programu Operacyjnego Rozwój Polski
Wschodniej na stronie internetowej:
http://porpw.parp.gov.pl/files/112/146/408/10002.pdf (str. 18-24).
Strona 5 z 11
6. Promocja konferencji w mediach
Wykonawca w ramach zamówienia zapewnieni promocję („Public Relation”) wydarzenia w mediach
lokalnych w tym z wybranymi mediami na zasadzie współpracy sponsorskiej – opieki medialnej, przed
dniem realizacji konferencji oraz w trakcie 14 dni, po minimum 2 razy w lokalnej prasie oraz w telewizji
(TVP Rzeszów) oraz na platformach internetowych i w portalach społecznościowych (typu FB )
w/w mediów. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia sprawozdania z w/w działań promocyjnych.
7. Program artystyczny konferencji
Występ zespołu artystycznego w składzie min. 2 wykonawców w tym jeden zapewni vocal
z repertuarem własnym i coverowym , a drugi wykonawca zapewni akompaniament instrumentu
muzycznego klawiszowego, strunowego lub dętego z gatunku muzyki rozrywkowej, jazzowej. Czas
trwania koncertu nie powinien przekraczać 40 minut.
Godzina i miejsce wg uzgodnionego z Zamawiającym scenariusza. Szczegółowy program koncertu
zostanie ustalony na min 7 dni przed dniem uroczystości.
8. Catering
1. Zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie) w miejscu realizacji: foyer
znajdujące się przy sali konferencyjnej;
2. Ilość uczestników: maksymalnie 200 osób.
3. Zapewnienie:
a) serwisu kawowego przed rozpoczęciem się konferencji prasowej – ilość dostosowana do liczby
uczestników (20 osób) - kawa (świeżo parzona z ekspresu/zaparzacza, cappuccino) 250 ml/os, herbata
(ekspresowa w torebkach, czarna, zielona, owocowa) 250 ml/os; dodatki: cukier, śmietanka/mleczko
do kawy, cytryna – 20 porcji, soki owocowe (min. 3 rodzaje, co najmniej 0,3 l na osobę), woda mineralna
gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej butelki min. 0,2 l, max. 0,5 l; łącznie 0,5 l na
osobę), ciastka/ciasta (co najmniej 180 g na osobę), świeże filetowane owoce (co najmniej 3 rodzaje; co
najmniej 150 g na osobę);
BUFET ZAKĄSEK:
Ślimaczki z ciasta francuskiego z szynką parmeńską 30 g – 20 porcji
Roladki z tortilli z nadzieniem mięsnym i wegetariańskim 25 g – 20 porcji
Tartinki różnosmakowe na białym i ciemnym pieczywie 30 g – 20 porcji
- z pieczonym schabem i warzywami
- z serem pleśniowym i oliwkami
- z pastą tuńczykowo-serową
Pieczone kuleczki kokosowe z miodem 20 g – 20 porcji
Babeczki z kremem i owocami egzotycznymi 30 g – 20 porcji.
b) poczęstunku powitalnego podczas rejestracji – kawa (świeżo parzona z ekspresu/zaparzaczka,
cappuccino) 250 ml/os, herbata (ekspresowa w torebkach, czarna, zielona, owocowa) 250 ml/os; dodatki:
cukier, śmietanka/mleczko do kawy, cytryna – 400 porcji, soki owocowe (min. 3 rodzaje,
co najmniej 0,3 l na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej
6
butelki min. 0,2 l, max. 0,5 l; łącznie 0,5 l na osobę), woda mineralna z cytryną i mięta – 250 ml/os,
ciastka/ciasta (co najmniej 180 g na osobę), świeże filetowane owoce (co najmniej 3 rodzaje;
co najmniej 150 g na osobę);
BUFET ZAKĄSEK:
Ślimaczki z ciasta francuskiego z szynką parmeńską 30 g – 50 porcji
Roladki z tortilli z nadzieniem mięsnym i wegetariańskim 25 g – 50 porcji
Tartinki różnosmakowe na białym i ciemnym pieczywie 30 g – 50 porcji
- z pieczonym schabem i warzywami
- z serem pleśniowym i oliwkami
- z pastą tuńczykowo-serową
Pieczone kuleczki kokosowe z miodem 20 g – 50 porcji
Babeczki z kremem i owocami egzotycznymi 30 g – 50 porcji.
c) uroczyste rozpoczęcie konferencji: zapewnienie wina musującego po 1 lampce (minimum 100 ml
na osobę) dla każdego uczestnika;
d) lunchu w formie szwedzkiego stołu – 2 rodzaje zup: krem z pomidorów z serkiem ziarnistym 100
ml/os – 100 porcji, krem z borowików z mięsnymi tortellini 100 ml/os – 100 porcji, gorące dania główne:
pierś z kurczaka faszerowana szpinakiem i suszonymi pomidorami owinięta szynką parmeńską 150 g/os
– 110 porcji, medaliony schabowe ze śliwką kalifornijską w aksamitnym sosie 150 g/os – 110 porcji, łosoś
grillowany z ziołowym vinegrette – 120 g/os – 90 porcji, garnce pierogów (ruskie, z mięsem, z kapustą i
grzybami, z soczewicą, ze szpinakiem i serem feta) 100 g/os – 160 porcji, pieczone udźce wieprzowe 5
kg – 4 sztuki.
DODATKI:
Talarki ziemniaczane z ziołami -100 g/os – 140 porcji
Kopytka ziemniaczane - 100 g/os – 60 porcji
Ryż z warzywami - 100 g/os – 60 porcji
Surówka z kapusty pekińskiej z ziołami prowansalskimi - 100 g/os – 60 porcji
Surówka z kapusty czerwonej z rodzynkami - 100 g/os – 60 porcji
Mix sałat skropiony oliwą ziołową - 100 g/os – 60 porcji
Warzywa gotowane na parze - 100 g/os – 50 porcji
BUFET SŁONYCH ZAKĄSEK:
Tartinki różnosmakowe na białym i ciemnym pieczywie - 30 g/os – 50 porcji
- z pieczonym schabem i warzywami
- z serem pleśniowym i oliwkami
-z pastą tuńczykowo-serową
Łosoś parzony w całości - 5 kg – 2 sztuki
Plasterki łososia wędzonego na ziemno podane na plasterkach cytryny – 30 g/os – 80 porcji
Półmiski wędlin swojskich - 100 g/os – 80 porcji
Terrina z dziczyzny z borowikami - 80 g/os – 80 porcji
Roladki z tortilli z nadzieniem mięsnym i wegetariańskim - 25 g/os – 100 porcji
Strona 7 z 11
Galantyna drobiowa z pistacjami i kawałkami salami – 80 g/os – 50 porcji
Polędwiczki wieprzowe glazurowane – 80 g/os – 50 porcji
Ruloniki z szynki z kremem chrzanowym - 50 g/os – 100 porcji
Tatar ze śledzia na krążkach z pieczywa – 50 g/os - 50 porcji
Drumstiki drobiowe w cieście podane z dresingiem truskawkowo czosnkowym - 50 g/os – 100 porcji
Kurczak curry w cieście podany z sałatką z rukoli i mango – 50 g/os – 80 porcji
Sałatka śródziemnomorska z serem feta i oliwkami podana z dressingiem ziołowym w pucharku
- 50 g/os – 80 porcji
Mix sałat z pieczonym kurczakiem z parmezanem w aromacie sosu Tabasco w pucharku - 50 g/os
– 80 porcji
Koreczki capresse z pomidorków i kulek mozzarella - 35 g/os – 80 porcji
Deski serów różnorodnych z orzechami i winogronem - 50 g – 50 porcji
Pieczywo różnorodne białe i ciemne - 50 g – 200 porcji
BUFET SŁODKOŚCI
Panna Cotta tęczowa - 30 g – 70 porcji
Tiramisu w pucharku - 20 g – 70 porcji
Tradycyjny Creme Brulee - 30 g – 70 porcji
Pieczone kuleczki kokosowe z miodem - 20 g – 80 porcji
Babeczki z kremem i owocami egzotycznymi - 30 g – 80 porcji
Ciastka bankietowe w papilotkach - 50 g – 50 porcji
Lustra rzeźbionych owoców - 100 g – 100 porcji
Sernik na zimno z brzoskwiniami – 50 g – 50 porcji
Ciasto czekoladowe z wiśniami – 50 g – 50 porcji
e) zapewnienie napojów do lunchu – kawa (świeżo parzona z ekspresu/zaparzaczka, cappuccino)
250 ml/os, herbata (ekspresowa w torebkach, czarna, zielona, owocowa) 250 ml/os; dodatki: cukier,
śmietanka/mleczko do kawy, cytryna – 400 porcji, soki owocowe (min. 3 rodzaje, co najmniej 0,3 l
na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej butelki min. 0,2 l,
max. 0,5 l; łącznie 0,5 l na osobę), woda mineralna z cytryną i mięta – 250 ml/os, wino półwytrawne,
białe, czerwone, po 2 lampki (każda lampka zawiera minimum 100 ml na osobę) dla każdego uczestnika
konferencji.
4. Wykonawca zapewni aranżację pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się
gości i obsługi.
5. Wykonawca zapewni porządek, czystość, estetykę podania oraz właściwą temperaturę dań.
6. Wykonawca przy oferowaniu posiłków uwzględniać będzie stosowanie tylko świeżych produktów
dostępnych na rynku.
8
7. Wykonawca zapewni zastawę stołową podczas następujących części zamówienia: 8a, 8b, 8c, 8d, 8e,.
Gorące napoje podane zostaną w naczyniach ceramicznych, porcelanowych lub szklanych. Zimne napoje
podane zostaną w szklanych naczyniach.
Podania soków, wody w szklanych dzbankach. Całość zastawy utrzymana w tym samym wzornictwie.
Wszelkie naczynia muszą być czyste i nieuszkodzone. Podanie ciepłych napoi w taki sposób, aby przez
czas trwania konferencji i poczęstunku utrzymywana była ich stała i odpowiednio wysoka temperatura.
Zastawa stołowa porcelanowa, ceramiczna lub szklana wraz z metalowymi sztućcami, dostosowana
do każdej części oferowanego cateringu (część: 8a, 8b, 8c, 8d, 8e,). Ilość zastawy zgodna z ilością
uczestników, maksymalnie 200 kompletów.
8. Zapewnienie stolików koktajlowych odpowiadających liczbie zaproszonych gości (maks. 5 osób
jednocześnie przy jednym stoliku) oraz stołów, na których będzie zorganizowany catering w formie stołu
szwedzkiego, a także zapewnienie ich estetycznego nakrycia. Stoły nakryte obrusami (obrusy nie mogą
być jednorazowe papierowe), użyte obrusy muszą być czyste, nieuszkodzone i wyprasowane.
Wykonawca zapewni wystarczającą liczbę serwetek na stolikach koktajlowych oraz stołach. Wykonawca
zapewni dekorację ze świeżych kwiatów na stołach.
9. Posiłki winny posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd.
10. Koszty posiłków, dowozu cateringu, sprzętu, obsługi kelnerskiej ponosi Wykonawca.
11. Zapewnienie serwisu kelnerskiego podczas realizacji następujących części zamówienia: 8a, 8b, 8c,
8d, 8e, (1 kelner na nie więcej niż 20 uczestników konferencji).
12. Obsługa cateringowa musi być gotowa na pół godziny przed rozpoczęciem konferencji prasowej.
13. Godzina podania lunchu będzie zgodna z godziną wyznaczoną w agendzie konferencji.
W przypadku przesunięć w agendzie w trakcie trwania konferencji, godzina lunchu także zostanie
przesunięta, o czym Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego w dniu konferencji.
14. Wykonawca zapewni szklanki oraz wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, na stole
prezydialnym, mównicy, dla wszystkich zasiadających przy nim osób (woda butelkowana o pojemności
min. 0,2 maks. 0,5 l) w ilości 0,5 l na osobę. Wraz ze zmianą prelegentów każdorazowo nastąpi wymiana
szklanek, uzupełnienie wody mineralnej.
15. Posiłki (w tym również ciasta, napoje) pozostałe po konferencji zostaną zapakowane w pojemniki
jednorazowe oraz będą przekazane tego samego dnia lub następnego Zamawiającemu (siedziba RARR
S.A.).
16. Po zakończonej konferencji Wykonawca zapewni ekipę sprzątającą, której zadaniem będzie
posprzątanie sali konferencyjnej, jak również foyer znajdującego się przy sali konferencyjnej. Wykonawca
Strona 9 z 11
zapewni ekipie sprzątającej na własny koszt sprzęt i niezbędne środki czyszczące. W/w pomieszczenia
muszą zostać doprowadzone przez Wykonawcę do stanu sprzed przeprowadzenia konferencji.
17. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany liczby uczestników konferencji do 10%
i jednocześnie zwiększenia lub zmniejszenia zakresu świadczonych usług gastronomicznych.
18. W przypadku zaistnienia w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia okoliczności wskazujących
na niewywiązywanie się przez firmę cateringową w należyty sposób z powierzonych jej zadań,
Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania zmiany sposobu realizacji tej części przedmiotu
zamówienia bądź wymiany wybranej przez Wykonawcę firmy cateringowej.
9. Zakres współpracy Zamawiającego z Wykonawcą
1. Przed przystąpieniem do realizacji zadania Wykonawca zaproponuje i uzgodni ramowy harmonogram
przygotowań, w którym przedstawiony i zatwierdzony zostanie czas na realizację kolejnych elementów
zamówienia. Harmonogram wymaga akceptacji Zamawiającego.
2. Działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji niniejszego zamówienia wymagają
konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiającego.
3. W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym
lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego.
4. Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą
drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu.
5. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie
współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego. Osoba ta będzie na miejscu podczas
konferencji.
10. Zamawiający zapewnia:
a) Konferencja prasowa:
- zaproszenie uczestników konferencji prasowej oraz dziennikarzy,
- zapewnienie pomieszczenia niezbędnego do zorganizowania konferencji prasowej,
- wyposażenie sali na konferencję prasową w niezbędną liczbę krzeseł dla uczestników tj. dziennikarzy
oraz zaproszonych gości,
- energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający),
- dostęp do internetu bezprzewodowego.
b) Konferencja:
- pomieszczenie niezbędne do zorganizowania konferencji które będzie udostępnione
Wykonawcy na dzień przed realizacją zadania tj. sala 132 w budynku A.
- wyposażenie sali konferencyjnej w niezbędną liczbę krzeseł dla uczestników, krzesła dla panelistów,
10
- dostęp do internetu bezprzewodowego,
- parkingi,
- windy,
- energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający),
- toalety
c) Część artystyczna:
- pomieszczenie niezbędne do zorganizowania części artystycznej,
- pomieszczenie przeznaczone na garderobę dla artystów ze stołem i krzesłami
- energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający).
Strona 11 z 11