URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA 1 Egzemplarz Nr 1 IMIĘ I

URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA NADZORU
NAD DOKUMENTAMI
EDYCJA:
B/1
INDEX:
Ps-1
STRONA:
1
Egzemplarz Nr 1
IMIĘ I NAZWISKO
OPRACOWAŁ:
PEŁNOMOCNIK
ZATWIERDZIŁ:
PREZYDENT
DATA WEJŚCIA
W ŻYCIE
Numer
zmiany
Numer
strony
s.4
PODPIS
9.11.2007
Data
Podpis
Numer
zmiany
Numer
strony
Data
Podpis
28.07.2008
1
UWAGA:
Zabrania się kopiowania tego dokumentu. Prośby o wydanie
egzemplarza dokumentu winny być kierowane do Pełnomocnika ds.
Systemu Zarządzania Jakością
Procedura obejmuje : stron 6 oraz 2 załączniki
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA NADZORU
NAD DOKUMENTAMI
EDYCJA:
B/1
INDEX:
Ps-1
STRONA:
2
Spis treści
1.
2.
3.
4.
5.
Przedmiot i zakres działania.
Polityka i cel.
Odpowiedzialność.
Terminologia.
Opis postępowania.
5.1. Księga Jakości.
5.2. Opracowanie procedur i opis procesów.
5.3. Opracowanie zmian do dokumentów.
5.4. Rozpowszechnianie dokumentów.
5.5. Nadzór nad aktami prawnymi.
6. Załączniki.
1. Przedmiot i zakres działania.
Niniejsza procedura reguluje zasady postępowania w zakresie nadzoru nad:
• dokumentacją systemu jakości:
- Księgą Jakości,
- procesami,
- procedurami,
- instrukcjami i regulaminami,
• dokumentami zewnętrznymi:
- aktami prawnymi,
- przepisami.
Nadzór nad dokumentacją dotyczy:
• tworzenia i akceptacji nowych dokumentów,
• rozpowszechniania dokumentów,
• wprowadzania zmian do dokumentów,
• przechowywania dokumentów.
2.Polityka i cel.
Dokumentacja systemu jakości służy umacnianiu działalności Urzędu Miasta,
zapewnieniu konsekwentnej realizacji założonych procesów w sposób ustalony i znany
wszystkim uczestnikom tych procesów.
Dokumentacja jest tworzona tylko wtedy, gdy jest niezbędna dla prawidłowego
działania. Nadmierna rozbudowa dokumentacji jest zjawiskiem szkodliwym. Przy
planowaniu dokumentacji bierze się pod uwagę złożoność realizowanych procesów,
ilość pracowników realizujących te procesy, stopień ich wzajemnych powiązań i
współzależności, a także kwalifikacje personelu realizującego te procesy.
3. Odpowiedzialność.
3.1. Redaktorem dokumentów:
• Księgi Jakości,
• procedur systemowych,
• procesów
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA NADZORU
NAD DOKUMENTAMI
EDYCJA:
B/1
INDEX:
Ps-1
STRONA:
3
występujących w Urzędzie Miasta jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.
Dokumenty systemowe zatwierdzane są przez Prezydenta Miasta.
3.2. Redaktorami dokumentów operacyjnych są
Naczelnicy, Kierownicy oraz
pracownicy stanowisk samodzielnych, których dokument dotyczy. Redaktorów
poszczególnych dokumentów wyznacza Pełnomocnik na podstawie obowiązującego w
Urzędzie Miasta podziału odpowiedzialności. Dokumenty – procedury operacyjne
zatwierdza Pełnomocnik.
3.3. Obowiązuje zasada jednoosobowej odpowiedzialności autora za merytoryczną treść
dokumentu. Autorzy redagując treść dokumentu mają na uwadze efektywność
przyjętego rozwiązania dla osiągnięcia celów jakościowych.
3.4. Pełnomocnik koordynuje pracę, wyznacza terminy realizacji zadań. Pełnomocnik
realizuje zadania zapewniając wzajemną spójność dokumentów oraz kompletność i
zgodność przyjętych rozwiązań z wymaganiami normy.
4. Terminologia.
W procedurze zastosowano terminologię i definicje zawarte w serii norm PN-EN ISO
9000:2001.
Procesy kluczowe – to te procesy, w wyniku których powstaje „wartość dodana”
produktu Urzędu Miasta. Z reguły są to procesy dotyczące realizacji usługi.
5. Opis postępowania.
5.1 Księga Jakości.
5.1.1. Pełnomocnik redaguje Księgę Jakości. Księga odnosi się do wszystkich wymagań
normy i stanowi ogólny opis systemu zarządzania jakością. W Księdze Jakości
uregulowany jest sposób postępowania w zakresie wymagań normy oraz wskazane są
odniesienia do odpowiednich dokumentów szczegółowych tj. procedur, opisów
procesów, zarządzeń, wytycznych i instrukcji.
5.1.2. W Księdze Jakości zawarta jest również:
• Polityka Jakości Prezydenta Miasta,
• zasady ustalania celów jakości dla komórek organizacyjnych Urzędu Miasta oraz
nadzór nad nimi,
• mapa procesów realizowanych w Urzędzie Miasta,
• opis powiązań pomiędzy kluczowymi procesami,
• wyłączenia w stosunku do wymagań normy, nie mające zastosowania w
praktyce Urzędu Miasta wraz z ich uzasadnieniem,
• wykaz procedur.
5.1.3. Księga Jakości podlega akceptacji Prezydenta Miasta, który ustala datę jej wejścia
w życie.
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA NADZORU
NAD DOKUMENTAMI
EDYCJA:
B/1
INDEX:
Ps-1
STRONA:
4
5.2. Opracowanie procedur i opis procedur.
5.2.1. Nowe dokumenty systemu zarządzania jakością opracowuje wskazany przez
Pełnomocnika Naczelnik, Kierownik lub pracownik stanowiska samodzielnego,
wiodący w obszarze działalności, którego planowany dokument dotyczy.
5.2.2. Wzorcami edytorskimi dla dokumentów są:
• dla systemowych procedur opisowych, niniejsza procedura Ps-1,
• dla schematycznych procedur pisemnych - procedura operacyjna Po-1,
• dla opisowych procedur pisemnych - procedura Pu-1
Przy tworzeniu dokumentów brane są pod uwagę przepisy zawarte w Instrukcji
kancelaryjnej.
5.2.3. Opracowany projekt dokumentu jest weryfikowany przez Pełnomocnika pod
względem zgodności z wymaganiami normy ISO 9001:2000 i spójności z pozostałymi
dokumentami systemu zarządzania jakością. Pełnomocnik organizuje konsultacje
projektu dokumentu, w zakresie jego uzasadnionego zastosowania, wybierając do
konsultacji stanowiska samodzielne w istotny sposób powiązane z funkcjonowaniem
dokumentu.
5.2.4. Zweryfikowany projekt dokumentu podlega akceptacji Pełnomocnika.
5.2.5. Zaakceptowane dokumenty są wpisywane przez Pełnomocnika do Rejestru
dokumentów nadzorowanych – formularz 1/Ps-1.
5.3. Opracowanie zmian do dokumentów systemu zarządzania jakością
(SZJ).
5.3.1. Wniosek o zmianę w dokumencie SZJ na formularzu 2/Ps-1 może składać każdy
pracownik Urzędu Miasta, który uzna, że zmiana taka przyczyni się do poprawy
efektywności systemu jakości i działania Urzędu Miasta. Wniosek taki winien być
przesłany pocztą elektroniczną do Pełnomocnika.
5.3.2. Zmiany dotyczące określonych dokumentów SZJ, przebieg ich redagowania
i akceptacji jest taki sam jak określono w rozdziale 5.2., dla tworzenia nowego
dokumentu SZJ.
5.3.3. Strony, których zmiana dotyczy, w nagłówku, w polu „Edycja”, oznaczone są
cyfrą, będącą numerem zmiany ( przykład: A/1, co oznacza: edycja A, zmiana 1). W
trakcie wprowadzania zmian zachowuje się pierwotną numerację punktów dokumentu.
5.3.4. Zmiana rejestrowana jest na tytułowej stronie dokumentu, w tabelce
przewidzianej dla zmian.
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA NADZORU
NAD DOKUMENTAMI
EDYCJA:
B/1
INDEX:
Ps-1
STRONA:
5
5.4. Rozpowszechnianie dokumentów systemu jakości.
5.4.1. Pełnomocnik wykonuje jeden komplet wzorcowy dokumentacji w wersji
elektronicznej oraz papierowej nadając mu numer 1. Dokumentacja wykonana jest w
programie WORD. Komplet wzorcowy jest dostępny tylko dla Pełnomocnika , który
jako jedyny ma prawo dokonywania zmian w dokumentacji SZJ. Na tym komplecie
znajdują się wszystkie podpisy osób zatwierdzających dokumenty a także data ich
wejścia w życie.
5.4.2. Pełnomocnik rozpowszechnia dokumentację SZJ w wersji elektronicznej, na
stronie internetowej SZJ Urzędu Miasta Jelenia Góra, w wersji elektronicznej w
formacie PDF. Niektóre załączniki potrzebne do komunikowania się Pełnomocnika z
pracownikami Urzędu Miasta są opublikowane w programie WORD. Dokument taki
jest opatrzony adnotacją: „Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie
elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po
terminie wydruku”. Format PDF umożliwia wgląd i wydruk dokumentacji SZJ Urzędu,
jednocześnie uniemożliwiając modyfikację dokumentów.
5.4.3. Pełnomocnik za pisemną zgodą Prezydenta Miasta, może wydać egzemplarz
Księgi Jakości w wersji „papierowej” lub elektronicznej zabezpieczonej w formacie
PDF poza Urząd Miasta. W takim przypadku egzemplarz jest oznaczony widocznym
napisem „egzemplarz informacyjny, nie podlega aktualizacji”. Nie nadaje się numeru
takiemu egzemplarzowi.
5.4.4. Rozpowszechnianie zmian do dokumentów.
Pełnomocnik dokonuje zmian w wersji WORD dokumentu odnotowując fakt zmiany na
zmienionej stronie w trybie punktu 5.3. oraz na stronie tytułowej dokumentu. Zmieniony
dokument zapisuje w formacie PDF. Następnie z bazy intranetowej usuwa poprzednią
wersję dokumentu i wprowadza wersję zmodyfikowaną. O wprowadzeniu nowej wersji
dokumentu informuje pracowników Urzędu na stronie internetowej SZJ.
5.5. Nadzór nad aktami prawnymi.
5.5.1. Wszystkie wydziały Urzędu Miasta mają dostęp do programu komputerowego
Lex zawierającego zbiór aktów prawnych.
5.5.2. Pisemny zbiór aktów prawnych w postaci Monitorów Polskich i Dzienników
Ustaw prowadzi Wydział Organizacyjny i Kadr.
5.5.3. Nadzór nad aktami prawnymi sprawuje każdy naczelnik w swoim wydziale.
5.5.4. Każdy pracownik ma obowiązek korzystania z aktualnych zbiorów aktów
prawnych zgromadzonych w komputerowym programie prawnym Lex lub korzystać ze
zbioru zgromadzonego w Wydziale Organizacyjnym i Kadr.
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku
URZĄD MIASTA JELENIA GÓRA
PROCEDURA NADZORU
NAD DOKUMENTAMI
EDYCJA:
B/1
INDEX:
Ps-1
STRONA:
6
5.5.5. Zadaniem Biura Obsługi Prawnej jest doradztwo, udzielanie porad i wydawanie
opinii w zakresie stosowania prawa,
5.5.6. Każdy pracownik jest zobowiązany korzystać ze zbiorów aktów prawnych w
trakcie realizacji zadań służbowych, dla zapewnienia zgodności wyników swojej pracy z
wymaganiami aktualnych, obowiązujących przepisów.
5.5.7. Pracownicy korzystający ze swojej własnej pisemnej kopii przepisów są
zobowiązani do oznakowania jej wyraźnym napisem „egzemplarz informacyjny” i przed
jej użyciem każdorazowo upewnić się przez porównanie ze zbiorem aktów prawnych
zgromadzonych w komputerowym programie prawnym LEX lub u swojego Naczelnika
lub pisemnym zbiorem aktów zgromadzonym w Wydziale Organizacyjnym i Kadr, że
posiada wydanie aktualne.
6. Załączniki.
1. Formularz 1/Ps-1- Rejestr dokumentów nadzorowanych
2. Formularz 2/Ps-1- Wniosek o zmianę w dokumencie
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie iso.jeleniagora.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku.
Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku